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I. Introduccin: La tecnologa sanitaria se ha convertido en un elemento crucial de la atencin para la salud, que permite a los proveedores de atencin sanitaria diagnosticar, atender, monitorear y tratar a los pacientes en un entorno de atencin adecuado. La gestin de calidad de la tecnologa de atencin sanitaria ayuda a garantizar que estos servicios se proporcionen de forma segura y eficaz. El primer paso en la gestin de tecnologas sanitarias es determinar qu artculos deben gestionarse y crear el inventario de tecnologas sanitarias, un documento de trabajo que se comprueba y actualiza peridicamente para que refleje correctamente la situacin de los activos de tecnologas sanitarias. Cuando se usa adecuadamente, el inventario es un instrumento muy til para mejorar la gestin de muchos aspectos clave de las tecnologas sanitarias. Se comentar la funcin del inventario de los equipos en cada paso del ciclo, a fin de subrayar su importancia en todas las facetas de la GTS. III. Definicin de inventario: Un inventario es una relacin detallada de los activos que posee una organizacin o institucin. Para ser til, un inventario debe mantenerse y actualizarse continuamente de modo que refleje la situacin actual de cada activo. Segn la naturaleza de la organizacin y de sus activos asociados, se controlan y actualizan diferentes datos cuando se producen cambios. El objetivo es disponer de un registro exacto y actualizado de todos los activos que posee la organizacin, en el que se refleje la situacin actual en cada momento. En el marco de la GTS, un inventario es el primer instrumento, y el ms importante, para lograr una serie de metas generales: Un inventario de equipos mdicos ofrece una evaluacin tcnica de la tecnologa disponible, con informacin sobre el tipo de su cantidad, y sobre su situacin operativa actual. El inventario proporciona la base para una gestin eficaz de los activos, facilitando la programacin del mantenimiento preventivo y el seguimiento de las tareas de mantenimiento, reparaciones, alertas y rdenes de baja de equipos. El inventario puede aportar informacin financiera para respaldar evaluaciones econmicas y presupuestarias. El inventario es la base imprescindible para organizar un departamento eficaz de GTS. En el marco general del inventario de equipos se crean, gestionan y mantienen elementos como historiales y cuadernos de uso de los equipos, manuales de uso y reparacin, y procedimientos e indicadores de anlisis y aseguramiento de la calidad. Por otra parte, los inventarios de accesorios, material, fungible y repuestos se vinculan directamente con el inventario principal de equipo mdico. IV. Tipos de inventarios: Pueden mantenerse inventarios de equipos mdicos en distintos niveles de la estructura de atencin sanitaria de un pas. A escala nacional, el ministerio de salud u otro organismo de supervisin puede llevar un inventario de equipos muy complejos o controlados rigurosamente, como los dispositivos empleados en medicina nuclear o los que emiten radiaciones ionizantes. Estos inventarios pueden utilizarse para garantizar un servicio adecuado que proteja grandes inversiones en equipos de alta tecnologa y vigile posibles riesgos como la exposicin radiactiva y nuclear. Si los activos son de propiedad pblica, puede mantenerse un inventario de mbito nacional o regional/provincial. Sin embargo, la mayora de los inventarios de equipos se mantienen en los distintos centros de atencin sanitaria. En organizaciones de pequeo tamao, como un consultorio local, el inventario puede constar de unos pocos artculos sencillos y actualizarse con muy poca frecuencia si es que se actualiza. En cambio, los hospitales especializados de alto nivel pueden tener inventarios de miles de artculos con actualizaciones continuas. Cada inventario es nico, adaptado al registro de los activos del centro, y su tamao y complejidad depender del tipo de inventario de que se trate y de su finalidad, as como de la escala de la actividad. Muchos tipos de equipos mdicos requieren material fungible y accesorios. Por ello, adems del inventario de equipo mdico, el centro de atencin sanitaria deber mantener por separado un inventario del material fungible necesario para utilizar los equipos mdicos (2), que abarca artculos como tubos para venoclisis, electrodos, papel electrocardiogrfico, gel conductor o reactivos. El inventario incluye un sistema de control de existencias que permite un seguimiento de la informacin sobre cantidades y fechas

II. Finalidad: La finalidad del presente documento es exponer aspectos generales de los inventarios de tecnologas sanitarias que ayuden a las personas interesadas que trabajan en este sector a conocer mejor esta disciplina. Los lectores podrn conocer los distintos tipos de inventarios y los datos que comprenden. Adems, el documento pretende ilustrar la funcin de un inventario exacto y detallado en la gestin de tecnologas en salud (GTS) y la importancia de asegurarse de que el inventario ofrezca informacin til para tomar decisiones fundamentadas. Es importante comprender que mantener un inventario exacto no es la finalidad del proceso de GTS, sino que el inventario es una aportacin para las numerosas actividades del ciclo de GTS (figura 1).

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de caducidad a fin de disponer siempre de las existencias necesarias y utilizar los artculos antes de su caducidad. Un control eficaz de las existencias de material fungible evita quedarse sin reserves y permite que las estimaciones presupuestarias cubran el costo de este material. Mantener un inventario de refacciones es tambin un componente importante para garantizar el funcionamiento seguro y eficaz de los equipos mdicos. Para cada dispositivo mdico es importante disponer de existencias de los tipos de artculos que se desgastan con el tiempo o deben ser sustituidos peridicamente, como filtros, juntas y otras piezas recomendadas por el fabricante. Adems, mediante el uso del inventario debe garantizarse la disponibilidad de materiales de mantenimiento generales como fusibles, tornillos o cables elctricos. Un inventario de refacciones puede ayudar a estimar los costos anuales de mantenimiento de los equipos mdicos existentes. Tambin pueden resultar tiles los siguientes inventarios auxiliares o complementarios relacionados con las tecnologas sanitarias: Herramientas de taller y equipos de medicin. Un inventario de estos artculos ayuda al equipo de mantenimiento de equipos mdicos a mantener sus instrumentos y equipos de medicin organizados, en buen estado de funcionamiento y calibrados. Equipos industriales y hospitalarios. Los artculos como calderas, autoclaves, equipos de lavandera, generadores elctricos o sistemas de distribucin de aire comprimido, vaco y gases mdicos son necesarios para el buen funcionamiento del hospital y exigen mantenimiento. Un inventario de estos equipos es til para gestionar su mantenimiento. Equipos de seguridad. Mantener un inventario de artculos como extintores, mangueras de incendios, alarmas o lavaojos y efectuar verificaciones peridicas para verificar su buen estado garantizar que funcionen cuando se necesiten. Materiales y residuos radiactivos y peligrosos. Mantener un inventario de estos materiales ayuda a garantizar su gestin y eliminacin adecuada y evitar contaminaciones innecesarias. El presente documento se centra en los inventarios de equipo mdico, material fungible, refaccione, instrumentos de taller y equipos de medicin. No contempla los inventarios de equipos industriales y hospitalarios, equipos de seguridad ni materiales y residuos radiactivos o peligrosos. V. Artculos que han de incluirse en un inventario: Los principales activos de tecnologa sanitaria que han de incluirse en un inventario son los equipos mdicos. Muchas veces, los equipos mdicos se registran en un inventario independiente del inventario principal de los activos del hospital, ya que para la GTS se requiere informacin distinta. El departamento responsable del centro de atencin sanitaria (por ejemplo, un departamento de mantenimiento de equipo mdico o un departamento de ingeniera clnica) determina qu equipos deben incluirse en el inventario. Algunas organizaciones optan por incluir todos los dispositivos mdicos en el inventario, incluso los artculos pequeos, como estetoscopios y termmetros; sin embargo, esto puede resultar poco prctico en organizaciones de gran tamao. Cuando una organizacin decide no incorporar determinados artculos al inventario establece una serie de criterios para decidir la inclusin o exclusin de los diversos artculos. Un mtodo es el basado en los riesgos, que consiste en incluir en el inventario y en el plan de gestin de equipos mdicos los equipos de mayor riesgo y excluir los equipos de menor riesgo. La Asociacin para el avance de la instrumentacin mdica (Association for the Advancement of Medical Instrumentation, AAMI), en su estndar ampliamente reconocido Recommended practice for a medical equipment management program [Prcticas recomendadas para un programa de gestin de equipos mdicos] (3), requiere que los criterios para la inclusin en el inventario de un equipo tengan en cuenta su funcin, los riesgos fsicos asociados con el mismo, las necesidades de mantenimiento y el historial de incidencias. Fennigkoh y Smith (1989)(4) crearon un algoritmo numrico para evaluar los equipos mdicos teniendo en cuenta su funcin, riesgo y necesidades de mantenimiento. Muchos centros de atencin sanitaria de todo el mundo utilizan ese algoritmo que se explica en el apndice A como base para analizar la inclusin de equipos en el inventario. Una adaptacin de este algoritmo figura en el documento Introduccin al programa de mantenimiento de equipos mdicos (5) de la presente serie de documentos tcnicos. Dicha adaptacin aade como criterio el historial de incidencias de los equipos, de modo que aquellos que tengan una frecuencia de averas mayor asciendan en la escala de riesgo (y por lo tanto sean ms susceptibles de figurar en el inventario) y aquellos con una frecuencia de averas menor desciendan en la escala de riesgo (y sean menos susceptibles de ser inventariados). A partir del modelo de Fennigkoh y Smith y de la idea de un algoritmo para determinar la inclusin de un equipo en el inventario se han aportado muchas mejoras y sugerencias para determinar cmo decidir qu equipos deben inventariarse. Wang y Levenson (2000) (6) destacaron que es esencial tener en cuenta la criticidad y la tasa de uso prioridad a la hora de decidir qu equipos se deben incluir en un inventario. La prioridad refleja la importancia del equipo para el objetivo general del hospital. Un equipo especialmente relevante para la misin fundamental del hospital (por ejemplo, un equipo utilizado para realizar anlisis clnicos habituales) puede ser ms importante que un equipo complejo o de alto riesgo (por ejemplo un respirador) del que se disponga de numerosas unidades. Adems, la tasa de uso considera la frecuencia de empleo de cada equipo. Por ejemplo, un equipo que se use con frecuencia y del que slo haya una unidad tiene una tasa de uso mucho ms alta (y por lo tanto puede ser mucho ms importante) que otro que se use con poca frecuencia o del que existan varias unidades (como podra ser un desfibrilador). En el Apndice A se describe este algoritmo ms a detalle. Wang et al. (2006) (7) describen otras estrategias distintas para determinar la inclusin de equipos en un inventario y en un programa de gestin de equipos mdicos. Cada centro de atencin sanitaria tiene diferentes necesidades y tasas de uso de equipos, y el departamento responsable del inventario de equipo mdico debe tener en cuenta todos estos factores para determinar qu equipos se deben incluir y cules no. Independientemente del mtodo empleado para determinar la inclusin de los equipos en el inventario, es importante que el departamento responsable reevale frecuentemente dicha inclusin, especialmente cuando haya cambios en la prioridad o la tasa de uso. VI. Informacin que ha de incluirse en un inventario Cada centro de atencin sanitaria tiene distintas necesidades en cuanto a la informacin que debe incluirse en el inventario sobre cada artculo. En la tabla 1 se muestra una lista de datos que pueden incluirse. En la parte superior del cuadro figura la informacin mnima que siempre suele incluirse, que proporciona a cualquier departamento la informacin sobre un equipo que puede resultar necesaria incluso para el sistema de GTS ms bsico. En la tabla 1 tambin figuran otros datos tiles para considerarla inclusin de los equipos en el inventario. 1. Nmero de identificacin de inventario: En un inventario de equipos mdicos, se asigna a cada equipo un nmero nico para poder identificarlo inequvocamente entre todos los equipos inventariados. Para una organizacin ptima de los datos, toda la informacin reunida sobre el equipo en el proceso de gestin de equipos, por ejemplo, el historial de mantenimiento y reparaciones, los procedimientos y calendarios de mantenimiento preventivo, y el uso de refacciones, se vincula al citado nmero de identificacin.

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Una vez que se ha asignado el nmero de identificacin de inventario a un equipo, este se marca con su nmero. El departamento de ingeniera clnica determina el sistema de numeracin y marcado que se emplear en la organizacin para la identificacin. Como ayuda para tomar esta decisin, a continuacin se describen tres posibles sistemas de numeracin (8): 2. Numeracin secuencial: Se empieza por el 1, luego el 2, el 3 y as sucesivamente hasta asignar un nmero a todos los artculos. A cada artculo nuevo se le asigna el siguiente nmero disponible. Es el mtodo ms simple, pero el nmero asignado no proporciona ninguna informacin sobre el aparato. Para asignar el siguiente nmero se mantiene una lista maestra (y la correspondiente copia de seguridad) con todos los nmeros ya asignados. 3. Numeracin codificada: Se emplea un cdigo para identificar caractersticas especficas de los equipos, correspondiendo distintas partes del cdigo a diferentes caractersticas. Un ejemplo de cdigo podra ser 01-XXX-02, donde 01 indica el tipo de aparato (por ejemplo, ultrasoridos), XXX indica el fabricante, y 02 indica que el artculo es el segundo ultrasoridos del fabricante XXX. Conociendo el cdigo, cualquier persona interesada puede tener inmediatamente informacin sobre el equipo, como el tipo, el fabricante y la unidad concreta de que se trata. El cdigo puede incorporar otros datos que la organizacin considere oportunos. Sin embargo, algunas organizaciones pueden considerar este sistema complicado o innecesario. El uso de un sistema computarizado de gestin del inventario puede suprimir la necesidad de un cdigo as, ya que en ese caso puede accederse fcilmente a la informacin sobre el equipo con slo teclear su nmero de identificacin de inventario. Sin embargo, un sistema de numeracin codificado puede ser til para otros centros. Si se emplea un sistema as, el departamento de ingeniera clnica debe acordar el sistema de codificacin y tener claro el significado de los cdigos. 4. Cdigo de barras: Los equipos pueden marcarse mediante adhesivos con cdigos de barras. Este sistema, ms avanzado, requiere un lector de cdigo de barras para leer el nmero de identificacin de inventario y programas computarizados para asociar el cdigo de barras a la informacin detallada sobre el aparato. Esto puede ser til si se utiliza un sistema computarizado de gestin de inventario, pero exige un suministro permanente de adhesivos adems del lector de cdigos y el programa informtico adecuado. Para facilitar el uso y evitar confusiones si en un momento determinado no se dispone de un lector de cdigo de barras, conviene que el nmero de identificacin de inventario asociado al cdigo de barras tambin figure en la etiqueta de inventario. Tabla 1. Datos de Inventario. Elemento Breve descripcin / finalidad Datos mnimos incluidos en la ficha de inventario Nmero de Identificador nico para cada equipo identificacin de inventario Tipo de equipo/ Informa sobre la naturaleza del artculo, utilizando una artculo nomenclatura uniforme y estndar, por ejemplo el Universal Medical Device Nomenclature System (sistema universal de nomenclatura de dispositivos mdicos, UMDNS) o la Global Medical Device Nomenclature (nomenclatura mundial de dispositivos mdicos, GMDN) Breve Describe el artculo y su funcin o finalidad descripcin del equipo/ artculo Fabricante Modelo/ nmero de catlogo Nmero de serie Ubicacin fsica en el centro de atencin sanitaria Estado/ estatus operativo

Identifica la empresa que fabrica el artculo, indicando su nombre, direccin y datos de contacto Identificador nico de la lnea de productos (asignado por el fabricante)

Todos Todos

Identificador nico del artculo (asignado por el fabricante) Incluye el nmero de habitacin, o rea; permite localizar el equipo mdico cuando deba someterse a mantenimiento preventivo; puede incluir informacin sobre el lugar de almacenamiento del material fungible y las refacciones. Indica si el equipo est en servicio o fuera de servicio, y en el segundo caso indica el motivo: por ejemplo, pendiente de calibracin o de mantenimiento preventivo, en reparacin, en espera de refacciones o daado sin posibilidad de reparacin. Indica la alimentacin elctrica necesaria para el equipo, por ejemplo de 110 V, 220 V, 380 V o trifsica; puede ser til para sealar los equipos que necesiten transformadores u otras medidas especiales. Describe cualquier requisito especial necesario para el funcionamiento o el mantenimiento del equipo. Fecha en la que se registr el equipo en el inventario y fecha de la actualizacin ms reciente de la informacin.

Todos Todos

Alimentacin elctrica

Requisitos de funcionamiento y mantenimiento Fecha inicial de registro en el inventario y de actualizacin Proveedor del servicio de mantenimiento

Equipos mdicos, equipos de medicin Equipos mdicos, equipos de medicin Equipos mdicos Todos

Tipo de inventario Equipos mdicos Todos

Proveedor compra

de

Proporciona informacin sobre el proveedor incluyendo el nombre, contacto y, en caso de contar con una empresa o taller externo para el mantenimiento del equipo, incluir detalles del contrato (incluyendo vigencia de la garanta); informacin que indique fecha en que se realiz el mantenimiento. Se usa como contacto para compras, pedidos de reposicin, sustituciones en garanta, etc.

Equipos mdicos, equipos de medicin Todos

Todos

Tabla 1. Datos de inventario Informacin adicional Nmero de lote Suele asignarse al material fungible o los reactivos fabricados en un mismo lote o partida; puede ayudar a detectar defectos; til para los sistemas de control de existencias de material fungible.

Material fungible

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Nmeros de la versin actual del software y firmware Datos del departamento propietario Costo de compra Fecha de compra Usados para equipos que funcionan con programas informticos (software) o circuitos electrnicos (firmware); pueden facilitar la deteccin de problemas asociados al software o el firmware. Designa el contacto para notificar retrasos en el servicio tcnico y programar el mantenimiento preventivo. Dato de inters para el clculo de los valores de inventario de activos fijos y para fines presupuestarios. En el caso de activos fijos, se usa para calcular los valores de depreciacin o determinar la sustitucin/obsolescencia En el caso de material fungible o refacciones, puede emplearse para determinar las tasas de uso, las necesidades de pedidos de reposicin y las fechas de caducidad til para el seguimiento de la validez y vencimiento de las garantas. Sirve como base para la documentacin del historial de mantenimiento y se usa como referencia cuando deba solucionarse un problema. Equipos mdicos, equipos de medicin Equipos mdicos Todos Todos fungible refacciones asociada Ao fabricacin o refacciones y el material fungible.

de

Vida til prevista del equipo

Historial de funcionamiento y mantenimiento Todos

Fecha de vencimiento de la garanta Fecha de instalacin e informacin y resultados sobre las pruebas de aceptacin Evaluacin/ clasificacin en materia de seguridad y riesgos Calendario y procedimientos de mantenimiento preventivo Fecha y resultado de las calibraciones realizadas; fecha de las prximas calibraciones necesarias y procedimientos Cantidad de refacciones

Equipos mdicos, equipos de medicin

Incluye la evaluacin de riesgos realizada (u otra justificacin en caso necesario) que determin la inclusin del equipo en el inventario; tambin puede servir para determinar la prioridad asignada al equipo en lo que respecta a su reparacin y pruebas. Resume la frecuencia del mantenimiento preventivo, as como los procedimientos de mantenimiento.

Equipos mdicos

Historial de rdenes de retirada y peligros notificados Cualquier otra informacin que se desee

Se emplea para calcular la antigedad del equipo; en combinacin con la vida til prevista del equipo, sirve para determinar cundo debe ser sustituido, retirado o eliminado. Indica el tiempo esperado (tpicamente, expresado en aos) durante el cual el equipo puede funcionar de forma segura y eficaz; puede usarse como dato para determinar cundo debe ser sustituido, retirado o eliminado. Puede incluir cuadernos de uso o de mantenimiento (para el funcionamiento o el servicio tcnico), rdenes de trabajo o informes de servicio tcnico, informes de mantenimiento preventivo y otra informacin sobre el funcionamiento y mantenimiento del equipo; puede usarse en el diagnstico de averas, para evaluar posibles compras de equipos nuevos similares y para determinar cundo debe ser sustituido, retirado o eliminado un artculo. Se usa para detectar y controlar posibles peligros asociados al uso del aparato.

Equipos mdicos, equipos de medicin Todos

Equipos mdicos, equipos de medicin

Equipos mdicos, equipos de medicin Todos

Equipos mdicos, equipos de medicin Equipos mdicos, equipos de medicin

Un inventario solo es til para un centro de atencin sanitaria si contiene la informacin importante que necesita el centro; por consiguiente, pueden aadirse todos los campos de datos que se consideren necesarios

Sirve como referencia al solucionar problemas del equipo y permite asegurarse de que se cumplen los plazos de calibracin.

Dispositivos, sistemas, accesorios, material

Cuando se usa en sistemas de control de existencias, sirve como indicador para realizar un pedido de reposicin cuando la cantidad en existencias alcanza un nivel determinado. Seala equipos complementarios importantes, entre ellos cualquier dispositivo o accesorio necesario para el funcionamiento de un equipo. Resulta til disponer de los nmeros de catlogo de los accesorios, las

Refacciones, material fungible Equipos mdicos, equipos de medicin

VII. Gestin del inventario: Un inventario slo es eficaz si es exhaustivo y exacto. Para ello debe actualizarse siempre que haya cambios o informacin nueva, as como en las auditoras y exmenes anuales. La gestin del inventario puede dividirse en tres etapas: Recopilacin inicial de datos. En los centros de atencin sanitaria ya existentes, el primer paso para establecer un programa eficaz de GTS, y el ms crucial, es elaborar un inventario de todos los equipos mdicos. En este proceso, un grupo de trabajo integrado por un usuario final que conozca los equipos y un tcnico, ingeniero u otro responsable de gestin del inventario adecuadamente calificados y formado visita todos los departamentos del centro y comprueba cada uno de los equipos registrando todos los datos necesarios para el inventario. Para localizar todos los equipos puede ser necesario abrir cajones y buscar en armarios, cuartos de material, etc. En muchos centros, este proceso revelar la existencia de muchos equipos obsoletos o no reparables, lo que puede suponer una buena oportunidad para eliminarlos. En el Apndice B figura un ejemplo de formulario de recopilacin de datos para el inventario. En el caso de centros de atencin sanitaria nuevos, resulta prudente recopilar los datos para el inventario antes de que se ponga en marcha el centro. Esto permite que el centro disponga desde el principio de una documentacin adecuada que siente las bases para un sistema eficaz de GTS. Los datos

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recopilados se incorporan a un sistema de gestin del inventario computarizado o en papel. Actualizacin de la informacin. El inventario de equipos se actualiza siempre que cambie la informacin sobre cualquier artculo del inventario. Cada vez que se adquiera un nuevo equipo mediante compra o donacin, deber introducirse en el inventario antes de que comience a usarse. Los equipos arrendados o prestados durante un periodo prolongado tambin deben incorporarse al inventario. Los datos de los equipos ya incluidos en el inventario debern actualizarse para reflejar cualquier modificacin, como un cambio de ubicacin o de situacin de funcionamiento, una actualizacin del software o firmware o una tarea de mantenimiento o reparacin del aparato. Auditora o revisin anual. Cada ao, el departamento de ingeniera clnica (u otro rgano responsable) realiza una revisin del inventario de equipos mdicos con el fin de comprobar que toda la informacin es correcta y efectuar las actualizaciones y cambios que resulten necesarios. De modo anlogo al proceso de recopilacin inicial de datos para el inventario, las personas encargadas de la tarea visitan cada departamento y comprueban los datos de cada equipo para asegurarse de que son exactos. Cualquier cambio se registra y despus se transfiere a la ficha principal del inventario correspondiente al equipo en cuestin. IX. El inventario como herramienta: Una vez creado, el inventario puede ser un herramienta muy til para el departamento de ingeniera clnica y para el centro de atencin sanitaria en su conjunto. Este apartado ilustra la utilidad de mantener un inventario eficaz. 1. Previsin y elaboracin de presupuestos: El inventario de equipos puede facilitar el clculo de previsiones para elaborar diversos presupuestos. Tomando en consideracin los valores actuales de los equipos (basados en las tasas de depreciacin estndares de cada pas), realizando una evaluacin de las necesidades, identificando los equipos que deben ser sustituidos y determinando la vida til esperada de los equipos es posible prever los presupuestos de activos fijos de los aos siguientes para la compra de nuevos equipos (10). Los costos anuales de servicio tcnico y funcionamiento asociados al inventario de equipos pueden utilizarse para planificar los presupuestos anuales futuros. Adems, las cifras de uso de refacciones y material fungible pueden servir para prever y planificar las existencias futuras y determinar los presupuestos correspondientes. 2. Planificacin y equipamiento de un taller tcnico: Para mantener los equipos en buen estado y funcionando de forma segura es fundamental contar con un taller con espacio suficiente y las herramientas y equipos de anlisis adecuados. El inventario de equipos aporta informacin importante para determinar las herramientas y equipos de anlisis necesarios para el mantenimiento, as como el presupuesto requerido para adquirir, calibrar y mantener los instrumentos (11). En funcin de los requisitos tcnicos de los equipos mdicos registrados en el inventario, puede ser necesario contar en el taller con diversas zonas dedicadas a diferentes tipos de trabajo, por ejemplo, un laboratorio de electrnica, talleres de soldadura y carpintera, espacio de almacenamiento para equipos a la espera de reparacin, una zona de desinfeccin para descontaminar los equipos y un espacio para herramientas, equipos de medicin, documentacin tcnica, equipos de proteccin como guantes, gafas o guardapolvos, as como una zona de almacenamiento de materiales peligrosos. Puesto que las herramientas y los equipos de medicin son caros, se recomienda mantener tambin un inventario independiente de los mismos para evitar la prdida de artculos y tener controlado su uso. Tambin hay que tener en cuenta que muchos equipos de medicin especializados deben ser calibrados peridicamente para garantizar su exactitud. 3. Determinacin del personal necesario: El conocimiento de los equipos que se dispone puede ayudar al departamento de ingeniera clnica a determinar el personal y cualificaciones necesarios para mantener en buen estado de funcionamiento los equipos del inventario (12). La tecnologa mdica en su conjunto engloba muchos tipos diferentes de tecnologas, con diversos grados de complejidad tcnica. La evaluacin de la cualificacin tcnica necesaria para el mantenimiento de los equipos y de las cantidades de equipos de cada nivel de complejidad permitir al gerente contratar al personal adecuado con la gama de capacidades tcnicas necesarias para mantener los equipos. Adems, el inventario de equipos permitir a la direccin de la organizacin contratar a mdicos, personal de enfermera, personal tcnico y dems profesionales que tengan las capacidades necesarias para utilizar eficazmente los equipos. En la mayora de los casos, el personal clnico tambin ser responsable de diferentes tareas de mantenimiento, por ejemplo la calibracin, la limpieza y el almacenamiento, as como tareas sencillas como el cambio de filtros o lmparas. En entornos con recursos limitados, los usuarios de los equipos tambin podrn participar ms activamente en la gestin del inventario.

VIII. Sistemas computarizados de gestin de inventarios: Aunque es perfectamente aceptable registrar un inventario en papel, un sistema computarizado puede facilitar su gestin, especialmente si es grande. El inventario puede integrarse en un sistema computarizado de gestin del mantenimiento (CMMS), que generalmente unifica en un sistema el inventario, el historial de reparaciones y mantenimiento y el control de las rdenes de trabajo. Un CMMS tambin puede incluir otra informacin que se considere necesaria. Hay sistemas computarizados de gestin del mantenimiento comerciales, o pueden personalizarse para necesidades especficas. En muchos casos puede desarrollarse un CMMS sencillo utilizando un programa comercial o gratuito de hoja de clculo o base de datos en el que se archive la informacin bsica antes indicada. Adems de las funciones ya mencionadas, un CMMS puede generar informes para facilitar el anlisis y las decisiones de la direccin, por ejemplo anlisis estadsticos para identificar las tendencias de mantenimiento y averas, y para determinar soluciones como la sustitucin de equipos o la necesidad de capacitacin. Un CMMS tambin puede mantener un inventario de refacciones, realizar un seguimiento de su utilizacin y activar automticamente los pedidos de reposicin. Si se incluyen datos financieros, un CMMS puede generar informes sobre las tendencias presupuestarias como apoyo a la elaboracin de previsiones financieras. Un CMMS puede tener la capacidad de registrar todo el historial de reparaciones y mantenimiento de cada artculo del inventario. Cada vez que se efecte cualquier tarea de servicio tcnico en un equipo, sta se introduce en el sistema con el correspondiente nmero de identificacin de inventario. De este modo, cualquier persona con acceso al sistema podr consultar todo el historial de mantenimiento y reparacin del equipo, lo que puede servir para detectar tendencias de averas y ayudar a diagnosticar problemas. El seguimiento de rdenes de servicios otra funcin importante de un CMMS robusto: permite controlar todas las rdenes de servicio de mantenimiento abiertas en un departamento de ingeniera clnica. Algunos sistemas pueden generar automticamente rdenes de servicio cuando sea necesario un mantenimiento preventivo y generar procedimientos de trabajo especficos para cada dispositivo. El documento Sistema computarizado de gestin del mantenimiento (9) de la presente serie de documentos tcnicos contiene informacin adicional sobre los CMMS.

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4. Determinacin de las necesidades de capacitacin: Una vez creado, el inventario de equipos puede emplearse, junto con el historial de mantenimiento y el registro de las rdenes de servicio, para identificar averas y fallos de funcionamiento de los equipos, as como usos indebidos causados por una capacitacin inadecuada. De este modo es posible determinar deficiencias de capacitacin asociadas de forma especfica a equipos (por ejemplo, tecnologas nuevas que sean difciles de aprender a usar), departamentos (por ejemplo, la aplicacin incorrecta de la tecnologa) o personas (por ejemplo, la repeticin de un error por una misma persona) (2). Es importante sealar que la capacitacin puede ir dirigida tanto al personal tcnico como al clnico. Cuando sea responsabilidad de los profesionales clnicos mantener y actualizar el inventario de equipos (por ejemplo, en consultorios pequeos y otros entornos con recursos limitados), es fundamental que reciban capacitacin sobre la administracin de inventarios. Adems, la llegada de un nuevo equipo desencadena habitualmente una serie de actividades de capacitacin en el centro de atencin sanitaria; por ejemplo, sobre el uso y tcnica adecuados (necesarias para el personal clnico, pero tambin tiles para el personal de mantenimiento) o sobre el mantenimiento general, la limpieza y almacenamiento correctos del equipo (tanto para el personal clnico como para el de mantenimiento). En el caso de equipos especializados, los datos inciales incluidos al incorporar el nuevo equipo al inventario pueden servir para programar sesiones peridicas obligatorias de capacitacin y actualizacin para todo el personal. Si el hospital o centro de atencin sanitaria aplica algn tipo de sistema de gestin de calidad, es posible que dicho sistema incluya el seguimiento y la documentacin de todas las actividades de capacitacin realizadas (tanto relacionadas con los equipos como de otro tipo) y restrinja el uso y mantenimiento de los equipos al personal que haya sido debidamente capacitado. En ese caso, la capacitacin sobre los equipos y su uso se gestionar en combinacin con dicho sistema. 5. Gestin de los contratos de servicio tcnico: En ocasiones ser necesario recurrir a proveedores de servicios externos para realizar actividades de mantenimiento y reparacin de equipos mdicos o de medicin. Esto sucede a menudo en el caso de equipos muy especializados o equipos en garanta. El inventario puede ayudar a determinar qu equipos necesitan mantenimiento externo y a elaborar el presupuesto necesario y disponible para dicho servicio. Los proveedores de servicios externos pueden efectuar el mantenimiento in situ o llevarse el equipo del centro de atencin sanitaria a un taller externo. Es importante que el departamento de ingeniera clnica efecte un seguimiento de todas las actividades realizadas por los proveedores de servicios externos y se asegure de que toda la documentacin del mantenimiento realizado se incorpore al historial del equipo para que los datos del inventario sean completos y exactos. Por seguridad, el departamento de ingeniera clnica de un centro de atencin sanitaria debe exigir siempre a los proveedores de servicios externos informes de mantenimiento que detallen, por ejemplo, todas las tareas realizadas y los componentes sustituidos. 6. Aplicacin de un programa eficaz de gestin de equipo mdico: Toda organizacin que pretenda contar con un programa eficaz de gestin de equipo mdico deber disponer de un inventario de equipos y mantenerlo. El inventario constituye la base del programa. Los intervalos de inspeccin, pruebas y mantenimiento se definen a partir del anlisis inicial de riesgos que determina la inclusin de un equipo en el inventario. Una organizacin puede tambin decidir incluir en el inventario, elementos para fines de seguimiento, elaboracin de presupuestos, etc., o artculos que no requieran un mantenimiento peridico. El centro deber decidir qu artculos inventariados deben incluirse en el programa de gestin de equipo mdico basndose en los recursos y necesidades especficos del centro. La organizacin adecuada de la documentacin tcnica (incluidos los manuales de usuario y manuales de mantenimiento) se realiza en el marco del inventario de equipos y de los historiales de mantenimiento, dentro de un programa ms amplio de aseguramiento de la calidad. Los calendarios y procedimientos de mantenimiento se conservan junto con la documentacin del equipo para consultarlos fcilmente cuando deban llevarse a cabo dichos procedimientos. Una buena organizacin y documentacin de la informacin del inventario permite evaluar y garantizar la calidad y la eficacia de los servicios tcnicos. Planificacin de pedidos de refacciones y material fungible: Un inventario de equipos mdicos puede ayudar a determinar qu refacciones y material fungible se necesitan para mantener en funcionamiento el equipo. Los inventarios de refacciones y material fungible permiten alertar al personal cuando deba realizarse un pedido para evitar el agotamiento de las existencias y la interrupcin del servicio. Las principales funciones de estos inventarios son determinar las tasas de uso (nmero de componentes por unidad de tiempo) y establecer un nivel de reposicin que sea suficiente para mantener el servicio durante el tiempo necesario para pedir y recibir los nuevos componentes. Si la gestin es adecuada, las existencias nunca se agotan y el servicio no se interrumpe. Evaluacin de las necesidades: En todos los centros de atencin sanitaria es beneficioso analizar sus necesidades para poder proporcionar eficientemente los tratamientos e intervenciones definidos en el mbito de atencin del centro. Esta evaluacin incluye habitualmente una lista de los tipos y cantidades de equipos necesarios para realizar eficazmente dichos tratamientos e intervenciones. La lista puede compararse con el inventario actual para detectar las deficiencias y excesos en el inventario de equipos y planificar el mejor modo de satisfacer las necesidades de la organizacin. Las deficiencias del inventario pueden ser cuantitativas (relativas al nmero de aparatos necesario para responder a las demandas de los pacientes) o cualitativas (relativas a las prestaciones, la integridad, la fiabilidad o la funcionalidad de los equipos). Esta evaluacin de las necesidades puede usarse para planificar la compra de nuevos equipos o recopilar listas de peticiones para donaciones. En el documento Evaluacin de las necesidades de dispositivos mdicos (13) de la presente serie de documentos tcnicos puede encontrarse informacin ms detallada sobre este asunto. Establecimiento de polticas y objetivos de sustitucin y eliminacin: Todo equipo tiene una vida til prevista y, en su momento, tiene que ser sustituido o eliminado. Los historiales de mantenimiento asociados a los artculos del inventario pueden evaluarse para determinar cuando un equipo ya no es reparable, til, seguro o econmicamente eficiente. A lo largo del tiempo, las tendencias pueden ayudar a determinar la vida til esperada de cada equipo y si es o no econmicamente eficiente mantenerlo en servicio. Esta informacin puede ayudar a establecer polticas relativas a la sustitucin o eliminacin de equipos. Posteriormente, dicha informacin puede emplearse en la elaboracin de presupuestos para nuevas compras de activos fijos, contratacin de servicios de reparacin, etc. Establecimiento de objetivos de adquisicin y donacin: Cuando se elimina un equipo, generalmente debe ser sustituido a travs de una compra o una donacin (14). El seguimiento en el tiempo de los niveles de inventario y las tendencias, junto con un anlisis de las necesidades tecnolgicas, puede ayudar al centro de atencin sanitaria a determinar los equipos que necesita adquirir. A partir de esta informacin puede elaborarse un plan de compras en el que se especifique qu equipos son

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cruciales y deben comprarse a corto plazo y se establezcan objetivos para adquisiciones futuras. Adems, cuando se determine la carencia de una tecnologa, esta puede aadirse a una lista de peticiones de donaciones para transmitirla a organizaciones benficas a fin de fomentar donaciones tiles y adecuadas. En los documentos Gua de recursos para el proceso de adquisicin (15) y Donaciones de dispositivos mdicos: consideraciones relativas a su solicitud y suministro (16) de la presente serie de documentos tcnicos puede encontrarse informacin ms detallada sobre adquisiciones y donaciones. 11. Anlisis, gestin y mitigacin de riesgos: En la exposicin anterior sobre la inclusin o exclusin de equipos en el inventario se ha sealado el anlisis de riesgos como factor determinante clave. Una vez creado el inventario, un anlisis completo del mismo puede detectar posibles mbitos de riesgo, lo que permitir su gestin y mitigacin adecuadas. El anlisis puede incluir la identificacin de zonas peligrosas en un hospital (p.ej., zonas expuestas a radiacin en las proximidades de los departamentos de diagnstico por imagen), la creacin de planes de contingencia en caso de fallas de determinados dispositivos, y la distribucin de equipos de seguridad en el centro (por ejemplo, ubicaciones de los extintores). 12. Planificacin para catstrofes y situaciones de emergencia: El conocimiento de las cantidades y tipos de equipos inventariados puede facilitar la planificacin para catstrofes y situaciones de emergencia al permitir determinar el nmero de pacientes que puede aceptar un centro en dichas situaciones. Adems, permite conocer con antelacin qu tipo de tratamientos pueden o no proporcionarse y poder gestionar as las situaciones de emergencia del modo ms eficiente posible. 13. Fomento de la estandarizacin de los equipos: La evaluacin de un inventario de equipos puede ayudar a reconocer las posibles ventajas de la estandarizacin de los equipos (14). En esta decisin influyen elementos importantes, como el costo de las refacciones (descuentos por volumen en la compra), las tasas de fallas de los equipos, la falta de capacitacin especializada entre los usuarios de los equipos y los responsables de su mantenimiento debida a la variabilidad entre los distintos equipos, y el costo de formar a los usuarios y al personal tcnico de mantenimiento. La evaluacin puede poner de manifiesto que una estandarizacin conllevara la obtencin de refacciones a un precio menor, la reduccin de los costos de la capacitacin, al ser innecesaria la capacitacin de ms personas en un nico tipo de tecnologa, y la reduccin de los costos de la compra de herramientas y equipos. En el documento Introduccin al programa de mantenimiento de equipos mdicos (5) de la presente serie de documentos tcnicos figura informacin ms detallada sobre la planificacin y el equipamiento de un taller tcnico, la determinacin del personal requerido y de las necesidades de formacin, la gestin de contratos de servicio tcnico y la aplicacin de un programa eficaz de gestin de los equipos mdicos. X. Observaciones finales: Aunque atendiendo a su definicin bsica un inventario es simplemente una lista de activos, por lo expuesto anteriormente queda claro que un inventario puede ser un instrumento mucho ms til y potente. En el caso de la GTS, el inventario sirve como base de todo el ciclo de gestin y cada eslabn del ciclo depende de que la informacin sea completa y exacta. Todo centro de atencin sanitaria que quiera aplicar un programa de GTS de alta calidad, el primer paso y el ms importante es perfeccionar el inventario de equipos.