CHAP I: LA NOTION D'AUDIT INTERNE.

I. GENERALITES.
La complexit de la notion d'audit interne suggre que l'on s'arrte tout d'abord sur le sens que l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et enfin sur la dmarche adopter pour la ralisation d'une mission d'audit interne. A. ESSAIS DEFINITIONNELS ET HISTORIQUE DE LA NOTION D'AUDIT INTERNE. Il sera question dans cette partie d'aborder quelques dfinitions proposes sur la notion d'audit interne et sur l'volution qu'a subi la notion d'audit. 1. Definitions: Audit vient du mot latin audire qui signifie couter . Les Romains employaient ce terme pour dsigner un contrle au nom de l'empereur sur la gestion des provinces. C'est une dmarche permettant de recueillir des informations objectives pour dterminer dans quelle mesure les lments du systme cible satisfont aux exigences des rfrentiels du domaine considr. Il s'attache notamment dtecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activits qu'il examine. C'est en tenant compte de cette assertion que le conseil d'administration de L'IFACI a traduit la dfinition internationale de l'audit interne approuve par l'IIA le 19 juin 1999 le 21 mars 2000 comme ....une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques de contrle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit. Page 7 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de

WWF-CCPO La notion d'audit connue l'poque des Romains n'est plus la mme qui svit de nos jours. En ralit, elle a subi de nombreuses mutations au cours de son histoire. 2. Historique de la notion d'audit Il est possible d'voquer les diffrentes phases d'volutions de l'audit dans un tableau synthtique : i. Tableau historique de l'audit Priode 1) 2000 avant J.C 1700 Prescripteur de Auditeurs l'audit Rois, Empereurs, Eglises et tats Etats, tribunaux commerciaux et actionnaires Etats et actionnaires Etats et actionnaires comptabilit. Etats, banques comptabilit. et actionnaires Etats, tiers et actionnaires Etats, comptabilit et du conseil. Professionnels d'audit et du Professionnels d'audit et de Attester la qualit du contrle interne et le respect des normes comptables et des normes d'audit. Attester l'image fidle des comptes et la qualit du contrle interne dans le 7) partir de 1990 Professionnels d'audit et de Professionnels de la comptabilit Juristes. Professionnels d'audit et de Comptables. Rprimer et punir les fraudeurs. Protger le patrimoine. Eviter les fraudes et attester la fiabilit du bilan. Eviter les fraudes et les 5) 1940 1970 erreurs et attester la sincrit et la rgularit des tats financiers historiques. Attester la sincrit et la rgularit des tats financiers historiques. 6) 1970 1990 4) 1900 1940 Clercs, Ecrivains. Punir pour les dtournements de fonds. Protger le patrimoine. 3) 1850 1900 Objectifs de l'audit 2) 1700 1850

tiers et actionnaires

conseil.

respect des normes. Protection contre la fraude internationale.

Source : LIONNEL COLLINS, GERARD VALIN, audit et contrle interne , Dalloz, Paris, 1992, Page 17. Etant en cours d'volution permanente, la notion d'audit, en particulier celle de l'audit interne fait face plusieurs confusions avec certaines notions dont il conviendrait de clarifier les contours. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO

INTRODUCTION : CHAP I: LA NOTION D'AUDIT INTERNE. o I. GENERALITES. A. ESSAIS DEFINITIONNELS ET HISTORIQUE DE LA NOTION D'AUDIT INTERNE. B. CONCEPTS VOISINS ET QUELQUES DOMAINES DE L'AUDIT INTERNE. o II. Approche normative et mthodologie d'une mission d'audit interne. A. Approche normative de l'audit interne. B. DEMARCHE D'UNE MISSION D'AUDIT INTERNE. 3. Phase de finalisation de la mission. 4. Techniques et outils Les auditeurs mettront en oeuvre : CHAP II : LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DE L'INFORMATION COMPTABLE RELATIVE AUX ACHATS DE

SERVICES. o I. GENERALITES A. Dfinitions des termes : B. Critres de qualit et objectifs de l'information comptable 1. Critres de qualits de l'information. 2. Objectifs de l'information comptable : o II. ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION. A. Environnement comptable et flux informationnels : B. Principes d'organisation et tapes cls du processus de traitement de l'information comptable : CHAPIII: PRESENTATION DE WORDL WIDE FUND FOR NATURE. o I. ORGANISATION GENERALE DE WWF-CARPO A. Prsentation de WWFCARPO B. Organisation et fonctionnement du WWF. o II. Organisation du CCPO.(annexe3) o I. Processus de traitement de l'information comptable relative aux achats. B. La pratique interne au sein de WWF o II. Finalisation de la mission d'audit du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats de service. B. Recommandations : CONCLUSION GENERALE Table des matires Bibliographie

Audit interne du processus de traitement e l'information compta WWFCCPO Rdig par TCHOL KALDJOB Pierre Valent Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de

LISTE DES ABREVIATIONS CCPO : Cameroon Country Program Office WWF: World Wide Fund For Nature DRH: Directeur des ressources humaines et Oprations IIA : Institute of Internal Auditors Page 3 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO LISTE DES ANNEXES N annexe 1 2 3 4 5 6 Titres Situation WWF-CARPO en Afrique Organigramme WWF-CARPO Organigramme WWF-CCPO Purchase requisition Bon de commande Receiving report pages 21 24 25 29 30 31

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO LISTE DES TABLEAUX et figures N Titres I ii Tableau historique de l'audit Tableau comparatif audit : interne, gal et contractuel Schma de la dmarche iv Carte d'identit de WWF Tableau de traitements primaires Tableau du Processus de traitement proprement dit Tableau de test de conformit aux standards de la fonction d'audit interne PAGES 3 5 6 11 23 32 33 37

iii Tableau comparatif audit : conformit, efficacit et rgularit

Tableau de test de permanence de la conformit la norme de la pratique 39 interne dans le cadre du processus de traitement de l'information comptable li aux oprations d'achat Page 5 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO

INTRODUCTION :
La cration de la valeur est l'objectif principal de nombreuses organisations. Celles-ci mettent en oeuvre de nombreuses stratgies et tactiques afin d'accrotre leurs performances et rpondre ainsi aux exigences des propritaires de l'entit. Face l'augmentation des risques ns des mutations diverses externes l'organisation (lgislation, progrs technologiques, normes professionnelles et thiques etc.) et des changements internes consquents, les organisations comprennent mieux la ncessit de disposer d'un outil qui permettrait une meilleure matrise des oprations, une gestion optimale du risque et un meilleur reporting au gouvernement d'entreprise. Ceci justifie l'importance sans cesse accrue de l'audit interne. L'audit interne vise donner une assurance raisonnable aux utilisateurs de l'information qui leur est destin est fiable et ne comporte pas d'anomalies significatives.

Aussi, est-il important pour les dirigeants et les bailleurs de fonds du bureau Cameroun du World Wide Fund For Nature d'avoir cette assurance que les reporting financiers qui leurs sont adresss ont t tablis dans les rgles de l'art. Raison pour laquelle nous avons opt pour l' audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achat : cas de WWF-CCPO dans le cadre de notre stage acadmique qui s'est droul du 1 juillet 2008 au 30 Aot 2008 au sein de l'unit Comptable et financire de WWF-CCPO. Ledit travail sera subdivis en deux grandes parties la premire portera sur une revue littraire de l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable, et la seconde sur la mise en oeuvre de cet audit uniquement sur les oprations d'achats. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux operations d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature - Cameroon Country Program Office.

CHAP I: LA NOTION D'AUDIT INTERNE.

I. GENERALITES.
La complexit de la notion d'audit interne suggre que l'on s'arrte tout d'abord sur le sens que l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et enfin sur la dmarche adopter pour la ralisation d'une mission d'audit interne. A. ESSAIS DEFINITIONNELS ET HISTORIQUE DE LA NOTION D'AUDIT INTERNE.

Il sera question dans cette partie d'aborder quelques dfinitions proposes sur la notion d'audit interne et sur l'volution qu'a subie la notion d'audit. 1. Definitions: Audit vient du mot latin audire qui signifie couter . Les Romains employaient ce terme pour dsigner un contrle au nom de l'empereur sur la gestion des provinces. C'est une dmarche permettant de recueillir des informations objectives pour dterminer dans quelle mesure les lments du systme cible satisfont aux exigences des rfrentiels du domaine considr. Il s'attache notamment dtecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activits qu'il examine. C'est en tenant compte de cette assertion que le conseil d'administration de L'IFACI a traduit la dfinition internationale de l'audit interne approuve par l'IIA le 19 juin 1999 le 21 mars 2000 comme ....une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques de contrle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit. Page 7 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO La notion d'audit connue l'poque des Romains n'est plus la mme qui svit de nos jours. En ralit, elle a subi de nombreuses mutations au cours de son histoire. 2. Historique de la notion d'audit Il est possible d'voquer les diffrentes phases d'volutions de l'audit dans un tableau synthtique : i. Tableau historique de l'audit Priode Prescripte Auditeurs Objectifs ur de de l'audit l'audit Rois, Empereurs, Eglises et tats Clercs, Ecrivains. Punir pour les dtourneme nts de fonds. Protger le patrimoine. 2) 170 0 185 0

1) 2000 avant J.C 1700

Etats, tribunaux commerci aux et actionnair es Etats

Comptable Rprimer 3) 1850 s. et punir les 1900 fraudeurs. Protger le patrimoine.

Profession Eviter les 4) 1900 nels de la fraudes et 1940 comptabilit attester la et actionnair Juristes. es fiabilit du bilan. Etats Profession Eviter les 5) 1940 nels d'audit fraudes et 1970 et de les erreurs et et attester actionnair es comptabilit la sincrit et la . rgularit des tats financiers historiques . Etats, Profession Attester la 6) 1970 nels d'audit sincrit et 1990 et de la banques rgularit comptabilit des tats et financiers actionnair . historiques es . Etats, Profession Attester la 7) partir nels d'audit qualit du de 1990 et de contrle tiers interne et comptabilit le respect et des normes actionnair et du comptables conseil. es et des normes d'audit. Etats, tiers et Profession Attester nels d'audit l'image et du fidle des comptes et la qualit conseil.

actionnair es

du contrle interne dans le respect des normes. Protection contre la fraude internation ale.

Source : LIONNEL COLLINS, GERARD VALIN, audit et contrle interne , Dalloz, Paris, 1992, Page 17. Etant en cours d'volution permanente, la notion d'audit, en particulier celle de l'audit interne fait face plusieurs confusions avec certaines notions dont il conviendrait de clarifier les contours. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO

II. Approche normative et mthodologie d'une mission d'audit interne.

Comme tout audit, l'audit interne doit tre fait en rfrence aux normes internationales en la matire et suivre une mthodologie propre. A. Approche normative de l'audit interne. 1. Gnralits sur les normes et les standards. L'ISO et le CEI dfinissent la norme comme un document tabli par consensus et approuv par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et rpts, des rgles, des lignes directrices ou des caractristiques, pour des activits ou leurs rsultats garantissant un niveau d'ordre optimal dans un contexte donn. 3 En rgle gnrale, une organisation n'est pas tenue de respecter certaines normes. Toutefois, le respect de celles-ci peut lui tre impos dans le cadre de ses relations d'affaire avec un tiers. Par ailleurs certaines dispositions lgales peuvent contraindre un type d'entit donne de respecter un certain nombre de textes. 2. Normes rglementaires et professionnelles. L'exercice des activits peut tre soumis, selon que l'on appartient une circonscription territoriale aux normes rglementaires ou, selon que l'on appartient un corps de mtier aux normes professionnelles.
3

t Directives ISO/CEI - partie 2 : Rgles de structure et de rdaction des Nomes internationales, cinquime dition, 2004 ( 3.1.)

Page 13 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO

 Normes rglementaires : Si l'exercice de certaines activits est libre dans certains pays, l'exercice d'autres est par contre soumis au respect de la lgislation territoriale en vigueur. Par ailleurs, chaque entreprise tant unique, il peut arriver, et il arrive mme trs souvent que celle- ci dfinisse ses propres standards en matire d'audit interne. Aussi, l'auditeur interne dans sa mission, devra veiller d'une part l'application des directives de l'administration, et d'autre part la mise en oeuvre de la loi du pays. Normes internationales professionnelles de l'audit interne : Ce sont des normes reconnues comme tel sur le plan mondial par des organismes de renom comme l'IIA. Il s'agit : - des normes de qualification (srie 1000) ; - Des normes de fonctionnement (srie 2000) ; - Des normes de mise en oeuvre. B. DEMARCHE D'UNE MISSION D'AUDIT INTERNE. La conduite d'une mission d'audit interne se structure en trois grandes tapes : la prparation de la mission (A), le droulement de ladite mission (B) et sa conclusion (C). Au cours de cette mission, l'auditeur utilise plusieurs mthodes et outils (D). 1. Phase de prparation de la mission. La mission d'audit interne commence par un ordre de mission, lequel ouvre officiellement la phase de prparation de la mission qui est notamment axe sur la dtermination du risque d'audit. Le risque d'audit tant dfini comme le risque que l'opinion donne par l'auditeur soit biaise du fait d'une anomalie significative contenue dans les tats financiers. Par ailleurs lors de cette phase, seront dfinis aussi les objectifs de la mission. Cette dernire peut avoir des objectifs gnraux et des objectifs spcifiques. Ces objectifs sont consigns dans le rapport d'orientation de la mission. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO Les objectifs gnraux s'assureront que les principes lis la scurit des actifs, la fiabilit des informations, au respect des rgles et directives et voir l'optimisation des ressources sont respects. Quant aux objectifs spcifiques, il faudra prciser de faon concrte la manire dont les auditeurs raliseront un certain type de diligences. Il importe de prciser lors de l'analyse du risque d'audit que l'auditeur doit avoir la matrise de

l'environnement de l'entit auditer avant de procder la mission proprement dite. 2. Phase de droulement de la mission. Cette phase dbute par une runion d'ouverture ; cette runion prsente l'audit les objectifs assigns la mission : c'est l'examen du rapport d'orientation. Ensuite, de commun accord avec l'audit, il sera tabli un chronogramme des diligences effectuer par l'auditeur : c'est le planning de travail. Par la suite, c'est l'entre dans la phase pratique. Ici les auditeurs mettront en exergue leur expertise, pour entre autre valuer le contrle interne et procder des travaux de rvision. L'valuation du contrle interne : Elle permet l'auditeur d'apporter un jugement de qualit sur l'ensemble de scurits mises en oeuvre pour matriser le fonctionnement des activits et par voie de consquence, d'apporter des amliorations susceptibles de rendre le contrle interne plus performant. Chaque dysfonctionnement, chaque anomalie constate lors de l'analyse du contrle interne donne lieu l'tablissement d'une feuille de rvlation des problmes apparents (FRAP). . Cette analyse va se faire plusieurs niveaux. Nous les rsumerons sur le tableau synthtique propos par Antoine MERCIER et Philippe MERLE dans Mmento pratique Francis Lefebvre, audit et commissariat aux comptes . A la fin de l'valuation du contrle interne, o seront valus les points forts et les points faibles de l'entit audite, l'auditeur ressortira les points de non comptitivit et proposera des solutions susceptibles de renverser la tendance Page 15 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO Schema de la dmarche de l'valuation du contrle interne Analyse du risque inhrent Description des procedures Test de conformit ou de comprhension Prise de connaissance des procdures

Points forts appliqus et efficaces Identification des points forts Tests de permanence Premire evaluation du contrle interne Analyse du risque de non permanence Evaluation finale du contrle interne Points forts non appliqus et/ou non efficaces Faiblesses de contrle interne Exploitation de l'valuation du contrle interne La rvision des comptes en ce qui la concerne portera sur la conciliation entre les donnes recueillies des diffrents centres de l'entit audite pour vrifier leur similitude. La vrification des pices probantes n'en sera pas des restes.

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux operations

d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature - Cameroon Country Program Office.

3. Phase de finalisation de la mission. A la suite de la mise en oeuvre de toutes les diligences par l'auditeur pour remplir son cahier de charges, il sera tabli un rapport de mission. Ce dernier est tabli partir des diffrentes FRAP. Ledit rapport contiendra les problmes rencontrs, leurs causes et les recommandations faites par les auditeurs. Il devra respecter un certain nombre de principes : - Il doit avant sa phase de finalisation tre prsent aux responsables audits pour amendement; - Il doit tre tabli de manire claire, objective, convaincante et diffus le plus rapidement possible ; Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO - Il doit tre conu pour les besoins de ses utilisateurs et doit donc tre comprhensible par eux. Il sera subdivis en deux parties dont l'une est la synthse de l'autre : le dtail. Pour clturer leur mission, les professionnels d'audit tiendront une runion de clture seront prsents les conclusions de la mission qui leur a t assign. Ils prsenteront lors de cette runion les techniques et les outils dont ils ont utilis. 4. Techniques et outils Les auditeurs mettront en oeuvre : - Les procdures analytiques : L'utilisation des procdures analytiques dans le cadre d'un audit interne consiste : faire des comparaisons entre les donnes rsultant des comptes et des donnes antrieures, postrieures ou prvisionnelles de l'entit ou des donnes d'entit similaires afin d'tablir des relations entre elles ; analyser les variations significatives et les tendances ; tudier et analyser les lments ressortant de ces comparaisons. 4 - L'observation physique : L'objectif ici est de s'assurer de l'existence relle des actifs acquis par l'organisation audite ; - La confirmation directe : c'est le fait de recueillir les informations concernant les oprations ralises par l'entreprise auprs des diffrents partenaires avec qui l'audit les a ralis, le but tant de dtecter les diffrences entre les informations en provenance de l'audit et de ses partenaires ; - Les sondages : L'tendue des oprations effectues par l'organisation rend trs fastidieuse une analyse exhaustive de toutes les informations. A cet effet, le sondage permet de dterminer les comptes, oprations ayant un caractre significatif et sur la base desquels les

oprations d'audit interne seront effectues. Parmi les outils qu'utiliseront les auditeurs pour arriver leurs fins, l'on peut citer l'outil informatique, les questionnaires.
4

ANTOINE MERCIER, PHILIPPE MERLE, Mmento pratique Francis Lefebvre, audit et commissariat aux comptes , Editions Francis Lefebvre, Paris, 2002, Page 413

Page 17 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO

CHAP II : LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DE L'INFORMATION COMPTABLE RELATIVE AUX ACHATS DE SERVICES.

I. GENERALITES
Les mots tant polysmiques, il importe de s'arrter sur la signification que l'on veut tout d'abord les donner (1), puis nous nous attarderons sur les objectifs et les critres de qualit d'une information. A. Dfinitions des termes : 1. Notion de processus. Etymologiquement processus vient du mot latin pro qui signifie pour , dans le

sens de et du mot cedere qui veut dire aller vers l'avant , avancer . D'aprs le dictionnaire Larousse le processus est une Suite continue d'oprations, d'actions constituant la manire de faire, de fabriquer quelque chose . Le mot processus peut alors tre vu comme un ensemble d'actions conduisant un but dfini ; c'est une suite d'oprations normalises effectues par le personnel pour arriver au rsultat attendu. D'aprs la norme ISO 9001 relativement la gestion de la qualit, le processus est un systme organis d'activits qui utilise des ressources (personnel, quipement, matriels et machines, matire premires et informations) pour transformer des lments entrants en lments de sortie dont le rsultat est un produit. Ce processus peut tre celui de traitement de l'information. 2. Notion de traitement de l'information comptable. Pour mieux apprhender la notion de traitement de l'information comptable , il faudrait tout d'abord dfinir les termes suivants : traitement et information comptable Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l' ensemble des oprations que l'on fait subir des matires premires, des substances ou des matriaux pour les transformer . Tandis que l'information est une donne qui augmente notre connaissance. De manire gnrale elle est un : lment de connaissance susceptible d'tre reprsent l'aide de conventions pour tre conserv, trait ou communiqu 5. Pour ce qui est de l'information comptable particulirement, elle est apprhende comme la transcription comptable des faits conomiques ; lesquels sont dfinis comme tout phnomne juridique, conomique, ou simplement matriel modifiant ou susceptible de modifier, dans leur nature ou dans leur valeur, les lments du patrimoine de l'entreprise 6. L'information comptable est en gnrale mesurable, c'est--dire qu'elle prend la forme de chiffre. Elle peut tre perue de deux manires : - la donne : ici il s'agit de la matire premire ; en elle seule elle n'a aucun sens et n'en prend un qu'aprs traitement ; - l'information : elle a un sens et permet de prendre des dcisions. Elle renseigne son destinataire sur une situation donne. On pourrait voir le traitement de l'information comme l'ensemble des oprations que l'on fait subir une donne (information brute) pour la transformer en information (produit fini) ayant un sens et susceptible de servir les utilisateurs. Toutefois, toute information issue d'un tel processus de traitement n'est pas toujours utile aux yeux de ceux qui elle est destine. D'o l'importance d'apprcier les critres de qualit de

l'information.

B. Critres de qualit et objectifs de l'information comptable 1. Critres de qualits de l'information. Pour qu'une information soit utile, il faut qu'elle remplisse de nombreux critres. Ce sont en l'occurrence les critres de :
5

Arrt conjoint du ministre de l'Industrie et du ministre de l'Education Nationale franais du 22 dcembre 1981 sur le vocabulaire informatique. J.O. du 17 janvier 1982. NC, P. 625.
6

Gore, Dupouy, op. cit., p. 291.

Page 19 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO - Pertinence : l'information est pertinente si elle permet l'utilisateur d'valuer les vnements passs, prsents ou futurs ;de confirmer ou de rajuster les valuations effectues pralablement ; - Fiabilit. : l'information est fiable lorsque les utilisateurs ont la certitude qu'elle reprsente fidlement la ralit et n'est entache d'aucune erreur significative. L'information sera d'autant plus fiable qu'elle est objective, vrifiable et sans biais; - Rapidit de la prsentation. : l'information

est opportune lorsque les dcideurs y ont accs au moment o elle est encore susceptible d'influencer les dcisions; - Comprhensibilit : l''information doit tre suffisamment dtaille et comporter assez d'explications techniques pour que les utilisateurs la comprennent bien. Elle doit tre nonce clairement et sans ambigut. Il ne faudra pas par souci de simplification en exclure les renseignements essentiels ou susceptibles de rduire la comprhension que peut avoir les utilisateurs; - Comparabilit : l'information fournie est d'autant plus utile qu'elle permet de comparer les rsultats de priodes diffrentes et d'entits diffrentes. - Exhaustivit : l'information fournie doit prendre en compte toutes les oprations ralises par l'organisation. Disposer d'une information comptable fiable est primordiale pour une entit la vue des objectifs que l'on peut assigner cette information. 2. Objectifs de l'information comptable : - Information comme outil de prise de dcision : une bonne information doit permettre de fournir aux dcideurs des lments objectifs sur les choix dcisionnels qu'ils ont prendre sans risque de se tromper ; - Information comptable comme outil de communication des rsultats aux actionnaires et des parties prenantes l'affaire : le rle premier de l'information comptable tant de prsenter les rsultats, il est naturel que ces rsultats soient prsents aux diffrentes partenaires en relation d'affaires ; - Information comptable outil de communication avec l'TAT : l'importance de l'information comptable est due la

communication aux dmembrements Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO tatiques du rsultat de l'organisation en vue de la dtermination entre autres de l'assiette fiscale et des statistiques nationales (en l'occurrence du PIB). Au vu de tout ce qui prcde, disposer d'une information fiable est indispensable non seulement pour toute organisation, mais galement pour tous ses partenaires. Ceci tant, il conviendrait de mettre sur pied des mcanismes permettant de disposer d'informations comptables utiles. Cela passe par la mise en place des procdures adquats ; lesquels ne le sauraient tre si l'organe charg d'laborer ladite information n'a une matrise suffisante de l'environnement comptable et les flux d'informations changs.

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II. ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION.

Pour s'assurer du degr de fiabilit des informations fournies par une entit, il est judicieux avant tout de dterminer les changes qu'elle a avec les composantes de son environnement. Puis par la suite, il faudra dterminer les pralables en termes d'organisation pour assurer le meilleur traitement des donnes.

A. Environnement comptable et flux informationnels : 1. Environnement comptable L'environnement comptable est constitu de l'ensemble des personnes qui changent avec le dpartement en charge des questions comptable et financires des documents comptables. Ces personnes peuvent tre membres de l'organisation laquelle est rattache ledit dpartement ou non. En dpit du caractre interne ou externe de ces personnes l'organisation, l'on distingue au niveau de la comptabilit des flux entrants et des flux sortants. 2. Flux informationnels comptables. Les flux entrants sont les documents comptables qui proviennent des diffrentes directions de l'organisation et qui matrialisent leurs activits. Ces documents sont Page 21 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO transmis au service comptable pour comptabilisation. 7 Ils constituent la matire premire du travail comptable. On peut distinguer quelques uns comme les documents en provenance de : - La DRH, comme les bulletins de calcul de la paie, les supports de conventions de prts et autres documents matrialisant les oprations spcifiques effectues avec le personnel et ayant des incidences financires ; - La caisse, comme les arrts journaliers de caisse, les brouillards de saisie, les fiches de contrle et d'inventaire de caisse ; - La DAF, comme les ordres de dpenses approuves et ordre de recettes, les doubles de chque de rglement mis, les copies des chques reus ; - La direction des ventes, comme les factures de vente, les bons de commandes reus des clients, les bordereaux de livraison signs des clients ; - La Direction gnrale, comme les documents mis par la direction et devant tre traduits en terme de comptes (projet d'affectation des rsultats) ; - La direction technique, comme les factures d'achat, les rapports d'inventaire ; - Direction de la production, comme les fiches de suivi de stock de produits finis, les fiches de cot de production des produits manufacturs. Quant aux flux sortants, il s'agit des documents mis par le dpartement comptable et

financier pour l'information des tiers. Il peut s'agir: - Des tats financiers de synthse (bilan, compte de rsultat, TAFIRE, tat annex) et des grands livres de comptes - Des reporting financiers, du DIPE ; - Des relevs de comptes de tiers extrait du Grand Livre ;

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B. Principes d'organisation et tapes cls du processus de traitement de l'information comptable : 1. Principes d'organisation Si le traitement comptable des oprations n'exige pas une structuration particulire du service comptable et financier, il parat assez vident que par mesure de
7

Confre, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO prcaution, certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou fraudes susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement comptable et financier non organis, il est difficile, voire mme impossible d'apprcier la ralit de l'information comptable. D'o la ncessit d'dicter un certain nombre de rgles qui, non pas qu'ils

garantissent la rgularit et la conformit des traitements comptables, mais offre de scurits permettant d'avoir un commencement de confiance sur les tats financiers qui seront dits. On peut aborder entre autre la sparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de procdures, l'auto-contrle des fonctions, lequel peut tre fait aux travers les agents qui interviennent durant les tapes cls du processus de traitement de l'information comptable relative aux achats. 2. Etapes cls du processus de traitement de l'information comptable. Le service comptable et financier, dans l'excution de sa mission, est semblable une entreprise industrielle. Il intgre des matires premires dans sa machine de production pour produire de l'information comptable qui sera diffuse aux tiers et mis en stockage dans le respect de la dure lgale de conservation des documents comptables et financier. Il existe trois grandes tapes dans le processus de traitement de l'information comptable : collecte des donnes, traitement proprement dit, et diffusion de l'information comptable. Ce processus est propre chaque organisation dpendamment de sa taille, du volume de ses activits, de ses objectifs et des choix stratgiques de la direction. L'on peut nanmoins le structurer de la manire suivante8 : - Collecte des donnes et pices comptables : elle doit tre exhaustive afin de respecter le principe de l'exhaustivit de l'information comptable. Tri ou classement des donnes et documents prcdemment collects par type de journal comptable : il s'agira ici d'identifier pour chaque pice comptable les journaux auxiliaires qui seront utiliss;
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Confre, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008

Page 23 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO - Contrle des pices comptables : ce tout premier contrle permet de vrifier : la qualit des pices justificatives fournies, la conformit de ses pices par rapport la procdure mise en place (bons de commande, signatures des personnes dment autorises) ; permet d'effectuer le contrle arithmtique et le rapprochement par rapport aux sommes dcaisses ; - Codification des pices comptables : il s'agira d'attribuer un code chaque pice comptable. Par exemple pour une pice justificative d'un achat fait le 11 juin 2007, la codification peut tre : ACH/06/07/000056. - Imputation manuelle desdites pices : il s'agit d'identifier les comptes dbiter et crditer avec leurs montants respectifs ; Les oprations ci-dessus sont en gnrale effectues par le comptable ou l'assistant comptable. - Contrle des imputations : ce contrle permet de valider les imputations prcdemment faites. Il est exerc par le chef comptable. Au cas o il y'aurait des ajustements faire, ceux-ci

doivent tre fait et les nouvelles imputations soumises une fois de plus pour validation. Cette opration sera ritre aussi longtemps que le chef comptable n'aura pas valid l'imputation manuelle de ses pices ; - Saisie informatique des pices comptables imputes : l'imputation comptable effectue, le comptable ou l'assistant comptable devra par la suite procder leur saisie dans le logiciel de comptabilit (ERP) mis en place au sein de l'organisation ; - Edition du brouillard informatique prsenter au chef comptable pour validation : le comptable ou l'assistant comptable procde l'dition du brouillard de saisie informatique qu'il soumet au chef comptable pour validation ; - Contrle des saisies : le chef comptable, partir du brouillard informatique, procde la vrification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement, s'il y a des corrections oprer, elles seront faites et l'on ne passera l'tape suivante qu'aprs validation de ces corrections ; Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO - Edition balance, journaux et grand livre provisoires : Priodiquement (mensuellement, trimestriellement), le chef comptable dite les balance, journaux et grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrle de cohrence ; - Contrle de cohrences : ledit contrle est effectu pour vrifier la cohrence entre tous ces tats imprims ; - Analyse et justification des soldes des comptes + travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'anne il est opr des travaux d'inventaire pour clturer les comptes de l'organisation. Ces travaux tiennent compte des principes de la comptabilit dont la prudence, la sparation des exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit d'oprer une analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes et de transferts pour se rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent compte que des oprations qui devraient s'y rattacher. - Saisie des ajustements et des critures de fin d'exercice ; - Clture des comptes : c'est l'opration par laquelle les comptes de l'organisation sont bloqus ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant partir de ce moment intervenir. - Edition balance, grand livre et journaux dfinitifs ; - Confection des tats financiers ; - Diffusion des rsultats.

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CHAPIII: PRESENTATION DE WORDL WIDE FUND FOR NATURE.

Ce chapitre sera abord sur deux plans: tout d'abord une prsentation de l'organisation gnrale de WWF-CARPO, puis celle du CCPO.

I. ORGANISATION GENERALE DE WWF-CARPO

Pour mieux comprendre le WWF-CARPO, il importe tout d'abord de s'arrter sur sa prsentation de faon gnrale et ensuite d'aborder les aspects lis son organisation et son fonctionnement (voir annexe 1) A. Prsentation de WWF-CARPO Cette partie s'articulera autours de deux ides majeures : le WWF en bref et sa carte d'identit. 1. Origine de l'organisation En 1961, date de la cration de WWF, celles-ci (les initiales WWF) renvoyaient World Wildlife Fund. En effet, l'objectif principal du WWF se rsumait en la recherche de ressources pour la protection des espces en voie de disparition ou en danger du fait de l'action de l'homme principalement. Cependant, tant donn le caractre interdpendant de la flore, de la faune et de tout les lments constitutifs de l'environnement, le WWF a revu son objectif et s'est attel la protection de la nature dans son ensemble d'o sa nouvelle dnomination World Wide Fund for Nature savoir Fonds mondial pour la nature depuis 2001. Cette structure est de nos jours reprsente dans tous les continents.

2. Le rseau mondial de WWF WWF est implante dans plus de cent (100) pays et oeuvre en vue de la construction d`un avenir o il existerait davantage d'harmonie entre l'Homme et son environnement. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO Dans le cadre de la ralisation de ses missions, le WWF collabore avec de nombreux partenaires. Ses ressources proviennent des particuliers (53%), de gouvernements et d'organismes d'aides (22%), d'entreprises (10%), de trusts et de fondations (6%). Les ressources autres que celles sus cites reprsentent environ 9 % de celles-ci. Elles permettent de financer de faon continue plus de deux mille (2000) projets pour la ralisation de ses missions. 3. Les missions de l'organisation Toutes les actions de WWF sont guides par la volont de protger l'environnement. Ainsi ses missions sont relatives entre autres : La sauvegarde de la biodiversit ; La promotion d'une attitude responsable dans le cadre de la lutte contre les changements climatiques ; L'utilisation rationnelle des nergies et ressources naturelles ; La lutte contre la pollution ; A ces missions originelles, il convient de noter un largissement actuel du champ d'activit de WWF qui mne actuellement des actions visant : L'amlioration des conditions d'existence des populations ; La recherche d'un dveloppement durable ; L'atteinte de ces missions suppose une attitude responsable, une ducation des populations dans le monde entier. A cet effet, WWF a entre autres objectifs la vulgarisation de comportements responsables qui incluent : Le respect d'autrui et de ses spcificits d'ordre culturelles. Ceci induit la lutte contre les discriminations et prjugs bass sur la religion, l'ethnie, la culture, ou les convictions politiques ; L'ouverture aux divers oprateurs (et principalement aux communauts locales) qui oeuvrent galement dans le cadre de la protection des richesses naturelles ; L'utilisation prioritaire d'articles non polluants, recycls et la lutte contre le gaspillage des ressources ;

 La culture de l'honntet, la recherche de la transparence, de l'efficience dans toutes les actions entreprises. Page 27 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO iv. Carte d'identit de WWF.

Logo de World Wide Fund for Nature (Fonds mondiaux pour la Nature) Contexte gnral Champs d'action cologisme Zone d'influence Monde entier Fondateur Julian Huxley Forme juridique ONG Fondation 1961, Morges, Suisse Sige central Gland, Suisse Personnage(s) clef Sir Julian Huxley Mthode Non-violence, Lobbying, Recherche, Innovation Financement 120 910 695$ USD (2005) Volontaires Approximativement. 4 700 000 dans le monde entier Site internet http://www.wwf.org ou http://www.panda.org Fiche d'identit

Slogan For a living planet Missions Stopper la dgradation de l'environnement dans le monde et construire un avenir o les tres humains pourront vivre en harmonie avec la nature : en prservant la biodiversit du globe, en garantissant une utilisation durable des ressources naturelles renouvelables; en encourageant les mesures destines rduire la pollution et la surconsommation.

Afin d'arriver enrayer et inverser le processus de dgradation de la plante, son objectif ultime, le Fonds Mondiaux pour la Nature s'est dot d'une structure organisationnelle particulire. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO
prcdent sommaire suivant

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B. Organisation et fonctionnement du WWF. 1. L'organisation globale de WWF. Le World Wide Fund for Nature est dot d'une structure organisationnelle en rseau. La glande, Suisse, est le sige de la maison de l'International de WWF : elle est son secrtariat. Son rle est de mener et de coordonner le rseau de WWF (network en anglais), constitu de tous les bureaux WWF du monde. Cesdiffrents bureaux relvent de deux catgories : ceux qui peuvent soulever des fonds et mener bien des travaux de manire autonomes ; ces bureaux forment avec le secrtariat la BASE ; et

 ceux qui doivent fonctionner sous la direction d'un des bureaux indpendants de WWF ; ils ont juste pour rle d'implmenter les programmes dfinies par la BASE. En pareille occurrence on peut citer le Central Africain Regional Program Office (CARPO), bureau coordonnateur des programmes pays de la sous rgion Afrique. 2. Organisation WWF-CARPO Le WWF a mis en place 4 grands programmes en Afrique correspondant la subdivision politique de ce continent : le programme WAMER (Western Africa) de l'Afrique de l'Ouest ; le programme Mediteranean Coast de l'Afrique du Nord ; le programme EAMER (Eastern Africa Marine Ecoregion) de l'Afrique de l'Est ; le Programme de l'Afrique Centrale (CARPO). S'agissant de ce dernier programme, son sige, depuis le 25 mars 20049 se trouve Yaound, sise au quartier Bastos, au lieu communment appel derrire usine BAT , la rue les Rochelles . Le Central African Regional Program Office s'implmente dans quatre pays au travers de quatre grands programmes. Chacun desdits pays dispose d'un bureau pays, lequel est sous la coordination du bureau rgional dont l'organigramme est fourni en annexe 2. 9 D'aprs l' ACCORD DE SIEGE ENTRE LA REPUBLIQUE DU CAMEROUN ET LE FONDS MONDIAL POUR LA NATURE (WWF) relatif au sige du Bureau Rgional du WWF pour l'Afrique Centrale Yaound Cameroun Page 29 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO Chacun de ces bureaux pays (Country Program Office), dans la phase de la mise en oeuvre du programme pour lequel il a t mis sur pied, dispose de nombreux projets. C'est ainsi que le bureau pays du Cameroun :Cameroon Country Program Office (CCPO) a son sein plus d'une quarantaine de projets. Ces diffrents projets s'implmentent sur tout le territoire camerounais au travers de quatre sites (fields office en anglais) dont au Nord, Limb, Campo et Yokadouma ; et d'un bureau administratif situ yaound. Le CARPO et le CCPO partagent les mmes locaux.

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II. Organisation du CCPO.(annexe3)

Comme la plupart des bureaux WWF en Afrique Centrale, le CCPO est en pleine phase de restructuration. Il nous a t donc impossible d'avoir un organigramme prsentant de manire claire et formelle la rpartition des tches qui y est faite. Aussi, l'organigramme que nous vous proposons en annexe n'est qu'une ossature de ce que nous avons pu faire le constat durant notre stage acadmique. L'organisation de WWF-CCPO fait ressortir quatre grandes composantes savoir le reprsentant rgional, le dpartement de la conservation, le dpartement administratif et des oprations et celui de la finance. A. Le reprsentant rgional Le reprsentant rgional comme son nom l'indique reprsente l'organisation non seulement au Cameroun mais galement en Rpublique centrafricaine, au Congo- Kinshasa et au Gabon. Il est responsable de la coordination des diverses actions menes par les diverses reprsentations de WWF sous sa responsabilit. Il rend compte WWF international. B. Le dpartement de la conservation Le dpartement de la conservation entreprend des actions concrtes sur le terrain afin de sauvegarder les ressources naturelles dtectes dans les diverses corgions. Toute action est entreprise dans le cadre de la mise en oeuvre d'un projet dtermin; le projet tant un ensemble d'oprations visant la protection d'une ressource dtermine Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO dans un site donn. La ralisation des diverses oprations est possible grce des ressources alloues par des bailleurs de fonds pour un projet particulier. C. L dpartement financier Le dpartement financier a pour mission essentielle la gestion des ressources financires qui

devrait aboutir entre autres l'tablissement d'tats financiers reprsentant l'image fidle des actions entreprises par WWF-CCPO. Il est sous la charge d'in directeur financier et est organis autour de deux units avec leur tte des chefs d'units: 1. L'unit comptable et financire : Elle est responsable de la collecte des documents comptables ( factures, chques mis et reus etc.). Grce l'analyse de ceux-ci, elle effectue des enregistrements comptables pour l'tablissement des divers tats financiers de synthse et des livres comptables. Elle est aussi responsable du suivi des relations bancaires et des fournisseurs. Elle effectuera ainsi le paiement des factures terme chu. 2. L'unit BIC : budget et contrle interne ( Budget and Internal control). L'unit BIC effectue notamment les oprations lies la gestion de la partie financire du contrat. Elle oprera cet effet des activits suivantes : L'audit financier trimestriel des divers sites de WWF-CCPO ; Le contrle visant s'assurer que les procdures internes sont respectes lors de la ralisation des diverses oprations. Le suivi budgtaire : il vise rguler les dpenses en fonction des lignes budgtaires y relatives. Les carts constats doivent tre analyses et expliqus. Le suivi des projets : en effet, chaque dpense et chaque recette doit tre affecte au projet correspondant. Un rapport dtaill doit ensuite tre effectu au bailleur de fond. Page 31 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO D. Le dpartement des ressources humaines et oprations Le plus jeune de tous les dpartements au WWF-CCPO, il est fond pour s'intresser aux aspects lis la gestion des ressources humaines et du personnel d'appui. Il est compos de plusieurs services dont le service de la logistique. Ce service a de nombreuses responsabilits qui peuvent se rsumer comme suit : La gestion de toutes les immobilisations corporelles de WWF-CCPO avec un accent particulier sur la gestion du parc automobile ; Le management des chauffeurs ainsi que des dplacements de ces derniers ; La gestion des dplacements de l'ensemble du personnel de WWF-CCPO dans le cadre des activits de l'organisation.

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO CHAP IV : PHASE D'AUDIT DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DE L'INFORMATION COMPTABLE.

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I. Processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

Le dpartement comptable et financier est au coeur des activits du Fonds mondiaL pour la nature. Il est un dpartement support tous les autres et jouent le rle d'interface entre les acteurs du terrain et les dcideurs, entre les bailleurs de fonds et WWF-CCPO pour ce qui est du reporting financier. Pour mener bien ses activits, il recense les informations issues de toutes les autres entits de l'organisation, pouvant tre traduites dans les comptes de l'organisation. Tout commence par un proposal. Un proposal est une proposition de work-plan que l'on envoi un ou plusieurs bailleurs de fonds en vue d'obtenir de celui ou de ceux-ci le financement d'une activit ou d'un projet donn. C'est une invitation contracter. Ce work-plan contient de nombreux volets dont les volets technique, juridique et financier. Il est tabli la base par les

chefs de projets, en collaboration avec l'unit de Budget and Internal Control. Il est noter que le volet financier du proposal doit tre suffisamment exhaustif, car une fois qu'il est accept par le potentiel financeur, il n'est plus modifiable sans son accord exprs. Une fois le proposal valid par le potentiel bailleur de fond, naturellement avec quelques amendements, il se transforme en contrat. Ce dernier doit tre valid par le Reprsentant Rgional. Cette phase de validation du contrat par le leader de WWF en Afrique Centrale est intitul secure funding pour dire financement sr, certain . Ds cet instant, l'laboration d'un plan comptable correspondant au projet est faite. Chaque ligne budgtaire tant rattache un compte particulier. Lequel compte peut tre li l'achat d'un bien ou d'un service. Le processus li cet achat, bien que soumis des normes internes WWF obit une pratique qui peut tre quelque fois diffrente. Page 33 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO A. La norme applicable au sein de WWF '. Prsentation schmatique' COUT D'ACHAT Infrieur 500CHF COUT D'ACHAT suprieur A 500CHF ETAPE1 : DEMANDE D'ACHAT

ETAPE 1 : DEMANDE D'ACHAT

ETAPE 2 : RECEPTION DES FACTURES PRO FORMAT

ETAPE 3: BON DE COMMANDE

ETAPE 4: Reception Des Biens Acquis

ETAPE 5 : Reception De La Facture Dfinitive

ETAPE 6: REGLEMENT DE LA FACTURE

Source: CARPO FIELD OPERATONS MANUAL, PART II: FINANCIAL POLICIES AND PROCEDURES. (Traduction en franais par l'auteur) 2. Prsentation descriptive Le schma ci-dessus retrace le processus d'achat des biens et des services au sein de WWF qui se formule en six tapes. A chacune de ces tapes, il est mis en place des scurits visant la responsabilisation de chaque oprateur. > La demande d'achat (annexe4) La demande d'achat (connue sous l'appellation de purchase requisition : est un document mis par un responsable qui exprime un besoin dans le cadre de la ralisation de ses activits. Celle-ci doit tre approuve par un suprieur hirarchique dtermin (chef du dpartement concern, responsable d'un projet etc. ;) qui doit au pralable s'assurer que la dpense a t budgte eu gard la ralisation d'un projet prcis financ par un bailleur particulier. L'approbation de la dpense par le suprieur 10 Con~~re mmoire in de cycle 9frf,57CT, rdig par 9frflle 0O.91TOVE7 Z AT AC7(sur l' Audit interne du cycle des immobilisations corporelles dans une optique d'amlioration de l'e~~icacit Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO hirarchique donne l'autorisation au responsable de la logistique de procder l'achat effectif de l'quipement requis. Scurit(s) requise(s) : La demande d'achat doit tre signe par le demandeur et vise par son suprieur hirarchique. > La rception et la comparaison des factures pro format Dans une optique de minimisation des cots sous contrainte de l'obtention d'un produit de qualit satisfaisante, la commande n'est effectue qu'aprs une comparaison des prix relatifs trois factures pro format mises par des fournisseurs diffrents. Elle a comme document support a quotation form (annexe) Scurit(s) requise(s) : Chaque facture pro format doit comporter l'adresse et l'identification du fournisseur. Elle est analyse par au moins 3 responsables dont le responsable ayant autoris la dpense. Le choix est enfin effectu en fonction des besoins et des ressources dont dispose le projet li l'opration d'achat. > L'tablissement du bon de commande (annexe5) Le bon de commande est le document de base du processus d'achat. Tout bon de commande est tabli sous la base d'une facture pro format slectionne. Il est tabli en cinq (5) exemplaires

repartis comme suit : > l'original est transmettre au fournisseur ; ~ un exemplaire est sauvegarde dans le fichier des bons de commandes avec la demande d'achat et le mmo justifiant le choix du fournisseur retenu ; ~ un exemplaire est transmis et class par le Service de la Comptabilit ; ~ un exemplaire est transmis au responsable du ^projet concern ; > la souche est conserve dans le registre des bons de commande. Scurit(s) requise(s): Le bon de commande doit tre sign de tous les responsables ayant autoris la dpense (chef de projet ou reprsentant rgional). Le service de la logistique le contresigne galement. Il est important que soient prcises les droits et les obligations de WWF-CCPO et du fournisseur en cas d'importation. Page 35 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO > La rception des biens ou des services (annexe6) La rception des biens est assure par un responsable du service de la logistique grce un document appel receiving report (annexe 4). Il a la charge de s'assurer de la conformit du bien eu gard au besoin exprim. Tout dfaut doit tre signal au transporteur, au fournisseur et ventuellement l'assureur. Deux cas de figures peuvent se prsenter : Si le projet d'affectation se trouve Yaound, le bon de livraison devra tre transmis au Service de la comptabilit accompagn de la facture et du bon de commande ; Si le demandeur n'est pas situ Yaound, alors 3 copies d'un goods Issue note (bon de transfert) devront tre tablies par un responsable du projet ou son mandataire afin de matrialiser l'affectation du bien au projet correspondant. Un exemplaire est transmis au responsable du projet correspondant, le second est adjoint au bon de commande et class par le Service de la logistique et la souche est conserve dans le registre des Goods Issued note . Scurit(s) requise(s) : le bon de livraison doit tre sign afin de matrialiser la rception effective des biens par le responsable de la logistique ou un responsable de projet ou dans une troisime mesure son mandataire. > La rception de la facture La rception du bien se fait grce au bon de livraison accompagn ventuellement de la facture du fournisseur. Celle-ci devra tre rgle suivant les dispositions pralablement dfinies par WWF-CCPO et le fournisseur. La facture est reue soit lors de la rception des biens soit une date ultrieure. Celle-ci est compare au bon de commande et au bon de livraison afin de s'assurer de l'exactitude des articles, de la quantit de marchandises livres ainsi que de la

qualit de celle-ci. Un accent doit galement tre mis sur le contrle de conformit du prix unitaire et du prix global de la marchandise consigne sur la facture dfinitive. Scurit(s) requise(s) : La facture doit contenir des informations relatives l'identification du fournisseur. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO > Le paiement de la facture Ds la rception de la facture, tous les documents relatifs au processus d'achat doivent tre lis ensemble (facture pro forma, bon de commande, bon de livraison, facture dfinitive) avant toute demande et approbation ventuelle du paiement de ladite facture. Eu gard aux termes du contrat pass avec le fournisseur, le paiement de la facture est effectu. Une liste des fournisseurs locaux doit tre tablie et priodiquement mise jour elle doit indiquer le nom du fournisseur, son adresse, les services fournis. WWF-CCPO devra s'assurer de la rgularit de chaque fournisseur vis--vis du cadre rglementaire du secteur d'activit donn. Scurit(s) requise(s) : un cachet PAYE devrait tre appos sur chaque facture paye afin d'viter des paiements doubles prjudiciables WWF-CCPO. B. La pratique interne au sein de WWF 1. Les traitements primaires N d'ord Opration re de l'opr ation 1 2 Oprande

Emission du besoin par voie d'intranet (mail) et expdition de celui- Service ci la messagerie du DRH & Oprations. demandeur Traitement de la demande par le DRH et expdition (forward du mail) au service concern : logistique pour toutes acquisitions, achat, gestion des vehicules, et organisation des voyages Quotation (annexe7) de la demande pour toutes les dpenses dpassant 500 CHF, soit 220 000 F.CFA. C'est le fait de recueillir trois factures proformat des fournisseurs qui vendent le mme produit en vue de choisir celui qui offre le meilleur ratio qualitcot-.Une synthse est faite sur un document intitul :Quotation Form, sign du responsable de la logistique. Validation du quotation form et expdition de celui-ci par mail au demandeur aprs signature. Approbation du choix du fournisseur DRH & oprations Service de la Logistique

DRH & oprations

Demandeur

Page 37 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO 6 Edition bon de commande (le bon de commande ou BC est exig pour Service de la tous les achats excepts ceux qui sont pays au comptant. Le BC est sign par le responsable de la logistique et le demandeur. logistique Appel du fournisseur pour livraison Service de la logistique 8 Rception commande + bordereau de livraison Service de la logistique+dema ndeur 9 Rception de la facture et enregistrement dans le registre des courriers Rception reus et expdition au service de la logistique via le Program Assistant Service de la logistique 11 Contrle de la facture et validation par l'inscription Bon Payer 12 Saisi de la facture dans la base de donnes du logiciel de Gestion des Fournisseurs : GFS et marquage du tampon pour prciser que la facture a t enregistre. 13 Expdition des pices constitutives de donnes au dpartement comptable et financier contre dcharge dans un registre tenu cet effet : - Quotation form ; - Bon de commande ; - Bordereau de livraison ; - Facture Source : entretien avec le responsable de la logistique ; 2. Processus de traitement proprement dit : Directeur financier Service de la logistique Service de la logistique

10 Rception de la facture par le service de la logistique et acheminement vers le Directeur financier

N Opration A Rception des donnes en provenance du service de la logistique

Oprande

Unit Comptable et financire

B Vrification conformit des donnes, contrle arithmtique des factures

Unit Comptable et financire

Etablissement de la facture si l'achat concerne un projet spcifique en dehors du projet core

Unit Comptable et financire

C Classement des factures pour celles devant attendre trente (30) jours

Unit Comptable et financire

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO D Slection du fournisseur dont le terme est chu pour paiement. Ledit paiement est fonction de la situation nette de la trsorerie et des situations prioritaires (voyages, transferts de fond pour projets, salaires, impts) E Etablissement du chque + imputation comptable et acheminement pour approbation Unit Comptable et financire Unit Comptable et financire F Approbation imputation comptable et vrification de l'galit arithmtique entre le montant du chque mis et celui de la facture payer G Etablissement du Bank Payment Requisition : sign du Directeur financier, du chef de projet et du personnel comptable l'ayant tabli ; Unit Comptable et financire H Validation du chque par les personnes signataires I Photocopie du chque pour rangement Unit Comptable et Directeur financier

financire J Etablissement de la liste des fournisseurs rgler, le mercredi, et Unit Comptable expdition de cette liste la rception pour inviter lesdits fournisseurs et venir encaisser leur paiement financire Unit Comptable et financire L Classement des pices dans les diffrents chronos de banques Unit Comptable et financire M Codification des pices et saisie des critures comptables sur le logiciel comptable ACCPAC Unit Comptable et financire N Impression check list pour vrification des saisies Unit Comptable et financire O Edition du badge :c'est l'opration par laquelle les saisies, sans tre valides peuvent tre consultes. Unit Comptable et financire P Validation du badge Responsable comptable et financier Responsable comptable et financier Tout le monde

K Remise des chques le jeudi aux fournisseurs prcdemment appels la veille contre leur signature sur la photocopie du chque.

Q postage des critures

R Corrections des critures (si besoin y est)

Notons que La nomenclature des comptes WWF ne suit pas les prescriptions faites par le droit Comptable OHADA, relatif au Droit des socits commerciales et du Page 39 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO GIE et celles relatives au plan comptable, en particulier la structure des comptes. A

WWF les comptes ont 20 positions : _ _ _ _ / / / . Les quatre premires correspondent aux subdivisions du grand livre, les huit suivantes au Code Projet (9F075401=projet du core), les quatre autres au Code du donneur, et les quatre dernires au code de l'activit, objet de la dpense ou de la recette Tous ces traitements n'ont pour seule objectif que la production des tats financiers de synthse. 3. Les outputs: Suite au traitement comptable ci-dessus opr, il est tabli de manire priodique des documents d'information sur la situation financire de l'organisation en gnrale et de chacun des projets implments pour la protection et la sauvegarde de la biodiversit. Ces documents d'informations peuvent tre standardiss ou tablis suivant un format spcifique, rpondant aux exigences du pourvoyeur en capitaux. Pour ceux qui sont standards, on distingue : - Over all results : document gnr trimestriellement ; il reprend les montants globaux des diffrents projets en terme de dpenses, de revenus, de soldes ; - Contrle budgtaire : document retraant la situation de chaque projet ; - La srie des rapports financiers produits trimestriellement .

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux operations d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature Cameroon Country Program Office.

II. Finalisation de la mission d'audit du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats de service.

L'tape actuelle du processus d'audit interne nous permettra de porter une apprciation relative au systme de contrle du processus de traitement des oprations d'achat, notamment ceux des services de WWF-CCPO. L'un des apports les plus importants de cet audit interne sera sans nul doute les recommandations qui en dcouleront. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO A. Evaluation du systme de contrle du processus de traitement des achats. Le contrle interne est une fonction rcemment introduite au WWF-CCPO. Elle est assume par l'unit du BIC11. Cette unit effectue des missions d'audit interne suivant les normes mises cet effet par WWF international dans son document intitul : AUDIT MANUAL WWF INT FY 07. La mission de cet audit interne tant de fournir une assurance objective au travers des consultations des diffrents services de WWF-CCPO afin de les aider atteindre leurs objectifs respectifs et d'amliorer leur rendement en proposant des solutions susceptibles d'accrotre leur efficacit. 1. Analyse de la structure organisationnelle Comme prcdemment prcis, l'audit interne est effectu par le service du BIC. Ce dernier, nous l'avons vu au prcdent chapitre est subordonn au dpartement administratif qui il rend compte. Le premier risque encouru ici est la subordination du contrle un dpartement oprationnel ; qui, en principe, devrait aussi tre contrl eu gard son activit. Ce positionnement hirarchique pourrait avoir une mauvaise influence sur l'efficacit de l'action du contrleur interne. Ainsi, cet acteur, aussi comptent et expriment soit-il, ne saurait donner une assurance objective et entirement indpendante dans la mission qui lui est assigne. Le second risque que nous pouvons identifier peut tre li la sparation des fonctions. La sparation des fonctions est un principe de base et fondamental toute organisation. Ce principe institue la succession de fonctions indpendantes qui interviennent dans le traitement de l'information comptable. Il garantie par ailleurs un minimum de contrle des oprations ralises par chacun des agents de l'entit. L'analyse qui suit a pour objectif de dceler les incompatibilits susceptibles d'exercer une influence ngative sur l'efficacit du systme organisationnel. Pour dceler ces risques, nous analyserons la pratique interne au vu de la non exhaustivit de la procdure comptable et financire mise en place.
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Source : entretien avec le responsable du contrle interne

Page 41 Le risque li la sparation des pouvoirs que nous pouvons identifis ici est notamment le cas des traitements fait par des agents et dont le contrle est exerc par eux-mmes. Nous prendrons le cas par exemple du cas de la saisie, de la validation et du postage des critures

comptables. Le postage est l'opration par laquelle les imputations comptables, prcdemment saisies sont non seulement rendues accessibles dans la base de donnes comptable, mais aussi prises en comptes dans les soldes des comptes. Dans l'unit comptable et financire coexiste deux agents dont le chef de cette unit. En principe, comme les imputions, les saisies comptables devraient aussi tre valides par les personnes indpendantes ; c'est--dire par celles qui n'ont pas particip leur saisie. Il arrive trs souvent que la personne qui devrait en principe tre charge d'effectuer les saisies soit aussi entrain de les valider, voir mme de les poster. 2. Test de conformit de la mission d'audit interne par rapport au cadre de rfrence dfini par l'IIA. Le tableau suivant permet d'valuer les procdures mises en place par le BIC lors des missions d'audit. v. TEST DE CONFORMITE AUX STANDARDS DE LA FONCTION D'AUDIT INTERNE Normes internationales de l'audit interne NORMES DE QUALIFICATION L'indpendance et l'objectivit de La fonction d'audit l'auditeur interne sont remises en cause cause du rattachement de interne est une la fonction d'audit interne au fonction rcemment L'audit interne doit tre indpendant Dpartement Administratif et et les auditeurs internes doivent Financier. mise en place au effectus leur travail avec objectivit. WWF-CCPO. Elle est assume par Le responsable de l'audit interne doit l'unit BIC relever d'un niveau hirarchique permettant aux auditeurs internes d'exercer leurs responsabilits. 1000- Mission, pouvoirs et responsabilits: La nature des missions d'assurance ralises doit tre dfinie dans une charte d'audit. Les auditeurs internes doivent avoir une attitude impartiale et dpourvue de prjugs, et viter les conflits Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO d'intrts. Ecarts observs dans le cadre du processus de traitement de l'information comptable li aux achats Remarques

1200- Comptence et conscience professionnelle: Les missions doivent tre remplies avec comptence et conscience professionnelle 1300- Programme d'assurance et d'amlioration

Aucun cart

Un programme d'assurance

qualit : Le responsable de l'audit interne doit qualit n'est pas laborer et tenir jour un programme d'assurance. mis en place Des valuations internes et externes doivent tre effectues et les rapports y relatifs rdigs. NORMES DE FONCTIONNEMENT 2000- Gestion d'un audit interne : Le responsable doit rdiger cette activit de faon garantir qu'elle apporte une valeur ajoute l'organisation Pas d'cart significatif Les audits internes sont effectus suivant un canevas mis sur pied par WWF International et applicable dans toutes les reprsentations de l'organisme. 2100- Nature du travail- L'audit interne doit valuer les processus de management des risques, de contrle et de gouvernement d'entreprise et contribuer leur amlioration sur la base d'une approche systmatique et mthodique. Les missions d'audit ne portent sur plusieurs cycles la fois.

2200- Planification de la mission : Les auditeurs Pas d'cart significatif internes doivent concevoir et formaliser un plan pour chaque mission. Ce plan prcise le champ d'intervention, les objectifs, la date et la dure de la mission ainsi que les ressources alloues. 2300- Accomplissement de la mission : Les auditeurs internes doivent identifier les informations ncessaires, fiables, pertinentes, utiles pour atteindre les objectifs de la mission. 2400- Communication des rsultats : Les auditeurs internes doivent communiquer les rsultats de la mission. 2500 : Surveillance des actions de progrs : Le responsable de l'audit interne doit mettre en place et tenir jour un systme permettant de surveiller la Pas d'cart significatif

Pas d'cart significatif Non voqu

suite Page 43 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO des donne aux rsultats communiqus au management. 2600- Acceptation des risques par la direction gnrale Source : IIA et auteur La remarque majeure que l'on fait ici est que l'organisation de la structure fait en sorte que les critres lis la qualification de l'auditeur ne soient pas respects du fait du rattachement de cet auditeur un dpartement oprationnel. vi. Test de permanence de la conformit la norme interne de la pratique interne dans le cadre du processus de traitement de l'information comptable lis aux achats. Opration Rsult ats ONR i uo n Les besoins en termes d'achat sont-ils toujours valids par le DRH& oprations ? Existe-t-il toujours des quotations form pour tous les achats dont le montant est suprieur 500 CHF ? Validation du quotation form et expdition de celui-ci par mail au demandeur aprs signature. Approbation du choix du fournisseur Rception commande + bordereau de livraison Tous les bons de commande sont-ils toujours signs par les personnes autorises ? v v v Edite t-on toujours les bons de commande ? v v A S Du fait que le demandeur peut directement s'adresser la logistique Certains types d'achat sont directement faits auprs des fournisseurs agrs. Observations Non voqu

Ds lors qu'il ya quotation form

Toutes les factures reues proviennent-elles toujours de la rception ?

Certains courriers sont directement achemins la logistique lors de la livraison des biens.

Le directeur financier appose t-il toujours v la mention de bon payer sur la facture ? Toutes les factures sont-elles toujours saisies sur GFS par la logistique ? tous les chques sont-ils signs par des personnes dment autoriss et soumis l'approbation pralable du directeur Financier ? L'imputation comptable est-elle toujours valide par le directeur financier v v

Nous avions d faire sign toutes les pices d'imputations comptables des justifs de FY08

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO La dite imputation lorsqu'elle est saisie, est-elle toujours marque du cachet saisi su ACCPAC, Poste... ? Etabli t-on toujours un bank Payment en I cas de paiement par chque ? Est-il toujours sign du Directeur financier, du chef de projet et du personnel comptable l'ayant tabli ; Le chque est-il toujours photocopi pour rangement ? Les pices sont-elles toujours classes dans les diffrents chronos de banques ? Codification des pices et saisie des critures comptables sur le logiciel comptable ACCPAC I I I I La plupart du temps il manque la signature du chef projet. I Nous avions d rgulariser ces imputations

Impression check list pour vrification des saisies

L'impression du check list n'est pas systmatique, il est presque toujours omis, ou bien s'il est fait, dans certains cas il n'a pas t fait une vrification des saisies.

Edite t-on toujours le badge ?

Cas o c'est le responsable comptable &financier saisi lui-mme les oprations.

Les critures comptables sont elles toujours postes ?

I Ces sites ne bnficient pas de privilges leur permettant de poster directement les critures Ces contrles prsentent quelques dfaillances. Par exemple, ce sont les

Les imputations comptables faites dans I les sites sont- elles toujours soumises au contrle pour tre postes? Le contrle de ces imputations prsente- I t-il des dfaillances ?

auditeurs externes qui dclent certaines mauvaises imputations ou ventilation des charges. Le contrle interne tend t-il ses actions au niveau du bureau central Le Bon de Commande est-il I C'est une dfaillance du sytme.

Source : auteur Page 45 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO B. Recommandations : Les recommandations que nous pouvons faire peuvent tre soit lies aux traitements des oprations - En vue de garantir l'indpendance de l'unit de contrle interne, celle-ci devrait-tre dtache du dpartement oprationnel qui elle est rattache ; Ceci d'autant plus que cette unit doit aussi avoir un regard sur les oprations ralises non seulement par l'unit comptable, mais aussi par le directeur financier lui-mme. - Les missions d'audit fait au niveau des extensions de WWF qui sont sur le terrrain ne

devraient plus se limiter uniquement au contrle des pices (de leur conformit et de leur rgularit), au contrle du respect des procdures mises en place, ainsi qu' l'imputation comptable faite au niveau des sites qui ont un service comptable, mais devait aussi s'largir pour faire la conciliation entre les factures adresses par un fournisseur prsentes par le site, et l'historique des transactions pris chez ce fournisseur ; - Les badges fait par les sites doivent tre scrupuleusement examins avant le postage pour viter que certaines erreurs d'imputations ne se produisent ; - Les imputations et les saisies, ainsi que le postage ne doivent pas tre fait par la mme personne pour rduire le risque d'erreur et d'viter par la mme occasion de faire l'opration diverse de l'opration diverse de l'opration diverse de l'opration diverse d'une transaction qui avait t mal impute. Par ailleurs, toutes les imputations au vue de la pratique doivent tre imprativement valides par le responsable financier. L'on ne devrait par consquent plus attendre qu'une mission d'audit se prsente pour le faire ; - Pour faire participer le service de contrle interne dans le processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats, on peut modifier lgrement la procdure applicable pour dire que priodiquement, ceux-ci devraient par exemple auditer toutes les pices comptables imputes par la comptabilit et faire un tat de concordance entre les rgistres de rception de Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO facture tenue par la rception, la base de donnes des factures enregistres par le service de la logistique sur le logiciel GFS, les factures payes et celles comptabilises. - Il est noter que pour parfaire le systme de gestion des projets mis en place, il faudrait que les informations relatives un achat donn soient concilies dans une seule base donne qui dterminera lequel des projets l'a support et s'il a t pay ou existe encore dans la liste des factures rgulariser. Ceci permettra au responsable du contrle interne d'avoir un tat dtaill des oprations d'achat par projet et de mieux faire le contrle des imputations comptables effectues . Page 47 Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO

CONCLUSION GENERALE
Notre objectif dans cette tude a t notamment de faire ressortir l'volution de la fonction d'audit, et notamment d'audit interne. Il en dcoule que la fonction d'audit interne n'est pas confondre avec certaines fonctions et que dpendamment des objectifs qui lui seront assigns par la direction, cette fonction pourra s'tendre sur plusieurs domaines d'applications en vue d'amliorer l'efficacit dans la gestion des ressources dont dispose cette organisation. Il est noter que l'audit interne ne peut tre exerc convenablement et atteindre ses objectifs que si au pralable une dmarche approprie d'audit est mise en oeuvre pour amliorer l'efficacit de l'organisation et surtout de sont processus de traitement de l'information comptable relative aux achats. Ce processus de traitement de l'information comptable revt une importance capitale, eu gard entre autres aux objectifs que l'on assigne l'information comptable et aux critres de qualit de cette information. Notons-le, l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable vise la matrise des diffrentes tapes de transformation des donnes en information fiable, permettant de fournir une assurance auprs de ceux qui l'utilisent, que ladite information a t produite sans anomalies significatives. Aussi, conviendra t-on qu'il faille avoir une claire matrise de l'environnement de l'organisation et des diffrentes changes qui sont susceptibles d'intervenir et tre traduites en critures comptables. La qute de cette matrise est la dmarche permanente du personnel financier de World Wide Fund For nature, au niveau de sa reprsentation camerounaise (CCPO), organisation mondiale de protection de la biodiversit, o nous avons eu l'opportunit d'effectuer notre stage acadmique. Plus qu'enrichissant, ce stage nous a permis entre autres d'apprhender la manire dont est structure une ONG, de ctoyer le milieu professionnel dans tous ses aspects : humain et social, sympathique et conflictuel, de nous rendre compte de la teneur de notre formation acadmique qui vise nous donner des bases ncessaires pour comprendre toute forme d'organisation, et faire quelques tests. Parlant de tests, par rfrences aux standards internationaux et la norme interne, nous avons effectu quelques tests qui nous ont permis de dtecter quelques zones risque qui, avec la dynamique de perfection entreprise dans l'organisation de WWF, vont sans doute tre rduites. Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux oprations d'achats : cas de WWF-CCPO