Auditoria de Otros Activos. 1. Conceptos: 1.1.

Pre-pagados: Son erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que
se van a causar o por servicios a percibir en el futuro. Estos gastos pagados por anticipado se desembolsan y cancelan en una fecha anticipada a la de su consumo o expiracin. En trminos generales los gastos pagados por anticipado representan bienes o servicios, cuya aplicacin a los resultados de operacin se hace conforme a estos sean utilizados o devengados. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son: Seguros Pagados por Anticipado Intereses Pagados por Anticipado Impuestos Pagados por Anticipado Alquileres Pagados por Anticipado Entre otros. 1.2. Cargos Diferidos: son las ltimas partidas que aparecen en la seccin del activo dentro del balance general, los cargos diferidos estn formados por rubros que son gastos que no ocurren de manera frecuente o recurrente cuyo desembolso es atribuible a futuros ejercicios econmicos. Es decir, son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados por la empresa, en ningn momento, estos se debe amortizar durante el periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen a diferencias de los gastos Pagados por Anticipados, propiamente dicho, la naturaleza de ser partidas no monetarias siendo, en consecuencia susceptibles de ser ajustados por inflacin, inclusive en lo que se refiere a su amortizacin. Y representan la erogacin efectuada por servicios que se van a recibir, cuyo propsito no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo. Algunos cargos diferidos: Gastos de Organizacin Mejoras a la propiedad arrendada Gastos de instalacin Gastos de investigacin

 Entre otros. 1.3. Activos Intangibles: De acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad un activo intangible es un activo identificable, de carcter no monetario y sin apariencia fsica, que se tiene para ser utilizado en la produccin o suministro de bienes y servicios, para ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la administracin de la entidad. Con frecuencia, las entidades emplean recursos, o incurren en pasivos, para la adquisicin, desarrollo, mantenimiento o mejora de recursos intangibles tales como el conocimiento cientfico o tecnolgico, el diseo e implementacin de nuevos procesos o nuevos sistemas, las licencias o concesiones, la propiedad intelectual, los conocimientos comerciales o marcas (incluyendo denominaciones comerciales y derechos editoriales). Conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, el concepto de Intangibles se restringe a aquellos activos no circulantes que sin ser materiales son aprovechables en el negocio. Se distinguen dos clases: en partidas que representan la utilizacin se servicios o el consumo de bienes y servicios pero que, en virtud de que se espera que producirn ingresos y las partidas cuya naturaleza es de un bien incorpreo, que implican un derecho o privilegios y, en algunos casos, tiene la particularidad de poder reducir costos de produccin, mejora de la calidad del producto y promover su aceptacin en el mercado. En trminos generales, los activos intangibles representan desembolsos de los cuales se espera que las empresas reciban beneficios en ejercicios futuros al que se incurren, siendo dicho periodo de aplicacin, frecuentemente de naturaleza subjetiva. 1.4. Inversiones: son definidas como el grupo que comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de inters social, ttulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente econmico con carcter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones econmicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de inters social, se registran por su costo histrico. Las dems inversiones, como bonos, cdulas, certificados, etc., se contabilizarn por su valor nominal. Sin embargo, en caso de presentarse diferencias entre este ltimo y el costo histrico, con el propsito de no quebrantar las normas contables bsicas de "valuacin o medicin", tales diferencias se controlarn a travs de cuentas auxiliares complementarias de la inversin, especficamente en los ttulos en que se presente la diferencia. Para el efecto, se utilizarn los rubros Descuento por Amortizar o Prima por Amortizar.

El costo histrico incluye las sumas en que se incurre para la compra de la inversin, el cual, para el caso de las inversiones representadas en acciones y cuotas o partes de inters social se ajustar mensual o anualmente, reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

2. Objetivos que persigue el auditor al examinar los Pre-Pagados, Cargos Diferidos, Activos Intangibles e Inversiones.

2.1. Objetivos de Auditora de Pre-Pagados.

Verificar mediante la inspeccin de la documentacin de respaldo, que el importe cargado a las cuentas de gastos pagados por adelantado sea correcto, de conformidad con las erogaciones realizadas. Comprobar mediante la revisin de registros contables, que el crdito por amortizacin de los gastos pre-pagados corresponda con el plazo estimado para agotar el gasto. Comprobar que los pagos anticipados se determinen de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Comprobar que se trate de servicios pagados por anticipados o recompras de artculos y tiles sujetos a consumo, que afecten los resultados de operacin conforme se utilicen. Comprobar que las aplicaciones o resultados en el ejercicio, correspondan a las porciones devengadas por servicios, efectivamente recibidos o consumados efectuados. Comprobar su correcta valuacin. Cerciorarse que haya consistencia en la poltica de tratamiento de estos activos. Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros. Evaluar el sistema de control interno.

2.2. Objetivos de Auditora de Cargos Diferidos.

Verificar que los plazos de amortizacin que se manejaron durante el periodo sean los a d e c u a d o s y r e f l e j e n c l a r a m e n t e la realidad de la empresa respecto a este rubro Cerciorarse de que el importe de los cargos diferidos se determinen en concordancia con los principios contables y que su monto sea razonable considerndolo en funcin de las ganancias futuras que han de obtenerse. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. Verificar las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta.

2.3. Objetivos de Auditoria de Activos Intangibles.

Comprobar que son propiedad de la empresa Determinar que se trata de erogaciones de las que se derivarn beneficios en ejercicios futuros. Comprobar su adecuada valuacin, tomando en consideracin su valor potencial de beneficio futuro (valor de uso). Cerciorarse que haya consistencia en la poltica de contabilizacin. Evaluar la razonabilidad del periodo de aplicacin a los resultados. Determinar la existencia de gravmenes. Cerciorarse que haya consistencia en la aplicacin de los mtodos de valuacin (capitalizacin y amortizacin). Comprobar la adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

2.4. Objetivos de Auditoria de Inversiones.

Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. Determinar el cobro de las cuentas de inversiones. Verificar que se haya realizado una planeacin y anlisis de inversiones adecuados. Obtener informacin acerca de las transacciones de inversiones ms representativas en relacin con los procedimientos. Determinar la eficiencia y eficacia de los mtodos de inversiones de la compaa. Establecer el cumplimiento de las polticas de inversiones.

3. Control interno aplicable a los Pre-Pagados, Cargos Diferidos, Activos Intangibles e Inversiones.

3.1. Control interno aplicable a los Pre-Pagados.

El Control Interno de las Gastos Pagados Por Anticipado, est representado por el conjunto de polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Cuando implementamos los Controles Internos para los Gastos Pagados Por Anticipado, debemos tener en cuenta que estos estn constituidos por bienes o servicios que la empresa ha pagado por adelantado, y que aun no han sido recibidos. Al momento de pagarse se entra en posesin de un derecho (Activo Circulante), para uso exclusivo de la empresa y que no sern utilizados en el proceso productivo, a medida que se va recibiendo el servicio o se va consumiendo el activo, se va transformando en gasto, por lo que debe cargarse al tipo de gasto que le corresponda.

Dentro de este grupo, los ms utilizados son: Seguros pagados por anticipado Alquileres pagados por anticipado Intereses pagados por anticipado

Los controles internos para los pre-pagados se basan en la normativa que rige la empresa, plasmada en los manuales de procedimientos. Por tal motivo, cuando vamos a efectuar los manuales, tomamos en consideracin: 1.- Principios de Contabilidad: a) Del valor histrico original: Deben registrarse al valor realmente pagado por ellos. b) De la realizacin y del periodo contable: Los diferidos deben afectar los resultados del ejercicio a que correspondan. De ah la necesidad de diferir su aplicacin a los resultados, justamente para afectar correctamente los ejercicios que reciban el beneficio del gasto pagado anticipadamente c) De la consistencia: En el concepto, o sea erogaciones semejantes deben considerarse igualmente cargos diferidos. En la aplicacin a resultados, es decir que el procedimiento y la base de aplicacin a gastos debe ser semejante ao con ao.

d) Criterio Prudencial: Puesto que los cargos diferidos, en estricto sentido son gastos, (especialmente los gastos por amortizar) es conveniente que se apliquen a resultados lo ms rpidamente posible mediante tasas altas de amortizacin. 2.- Las funciones y limitaciones que tiene el personal encargado. 3.- Las polticas de amortizaciones de los cargos diferidos se har as: Por concepto de organizacin y pre operativos y programas para computador (Software), en un perodo no mayor a cinco (5) y a tres (3) aos, respectivamente. Por concepto de tiles y papelera, se amortizarn en funcin directa con el consumo. Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, se amortizarn en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prrrogas) y su vida til probable, cuando su costo no es reembolsable. Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarn durante un perodo de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. Por concepto de impuestos, se amortizarn durante la vigencia fiscal pre-pagadas.

Por concepto de contribuciones y afiliaciones, se amortizarn durante el perodo propagado pertinente. Por otros conceptos, se amortizarn durante el perodo estimado de recuperacin de la erogacin o de obtencin de los beneficios esperados.

Segn lo antes expuesto, se podran implementar los siguientes Controles Internos:1.Gastos Pagados Por Anticipado o Pre-pagados: a) Para los Seguros Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y cdigo de esta cuenta. Preparar un formato en Excel, en donde contemple la siguiente informacin: Empresa contratante Tipo de pliza Numero de pliza Fecha de inicio Fecha de culminacin Monto total Forma de pago: Efectivo o cheque Periodo de amortizacin Monto de amortizacin Observaciones Anexar las copias de las plizas de seguros contratadas. Anexar las copias de los soportes de pago. El registr o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente.

b) Para los Alquileres Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y cdigo de esta cuenta. Preparar un formato en Excel, en donde contemple la siguiente informacin:

Derecho adquirido (terreno, edificio, local, etc.) Arrendador Arrendatario Periodo del contrato de arrendamiento Fecha de inicio Fecha de culminacin Monto total Forma de pago Periodo de amortizacin Monto de amortizacin Condiciones relevantes del contrato Anexar las copias de los contratos de arrendamientos. Anexar las copias de los soportes de pago. El registr o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente.

c) Para los Intereses Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y cdigo de esta cuenta. Preparar un formato en Excel, en donde contemple la siguiente informacin: Nombre de la Institucin Bancaria Monto original del prstamo Numero del prstamo Tiempo de duracin del crdito Fecha de apertura del crdito Finalizacin del crdito Monto de los intereses pagados por anticipados Periodo de amortizacin (mensual, trimestral, etc.)

Observaciones. Anexar las copias de los contratos del crdito, junto con la tabla de amortizacin del mismo. Anexar las copias de los soportes (estado de cuentas bancarias en donde se contempla la operacin) El registr o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente.

Nota: Estos controles pueden ser llevados de manera fsica o digital. Lo importante es que al momento de solicitarlos estn disponibles de manera inmediata.

3.2. Control interno aplicable a los Cargos Diferidos.

Cuando implementamos los controles internos a los cargos diferidos, observamos que estos gastos son por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida, representan los pagos efectuados por servicios ya recibidos, que beneficiaran a la empresa durante varios ejercicios econmicos. Dentro de los ms conocidos, tenemos:

Gastos de Organizacin Gastos de desarrollo Campaa publicitaria Mejoras a propiedad arrendada.

Podemos implementar los siguientes controles: Preparar una carpeta de Cargo Diferidos, debido a que estos se llevara de forma global. Preparar un formato en Excel, en donde contemple la siguiente informacin: Tipo de Gasto Diferido Sub-divisin del Gasto Diferido Monto individual de los Gastos Diferidos Monto total a amortizar Periodo de amortizacin Forma de pago

Fecha de inicio Fecha de culminacin Anexar las copias de las facturas y de los soportes de pagos (estado de cuentas bancarias en donde se contempla los desembolsos realizados). El registr o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente.

Nota: Este tipo de Control es nico, debido a que se realiza una vez por la Organizacin, mayormente en su nacimiento, por ser un gasto fuerte, se considera un Activo, por lo tanto este tiene un periodo de amortizacin en varios aos. Y la porcin de amortizacin es la misma anualmente. 3.3. Control interno aplicable a los Activos Intangibles. En el estudio y la evaluacin del control interno deben de cumplirse los objetivos relativos a autorizacin, procesamiento y clasificacin de transacciones, salvaguarda fsica de la documentacin soporte y de verificacin y evaluacin. Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno sobre los activos intangibles: Autorizacin: aprobacin por parte de la administracin de las erogaciones por estos conceptos. Procesamiento y clasificacin de transacciones. Salvaguarda fsica de la documentacin soporte: Existencia de archivos de documentacin. (Archivos adecuados que faciliten su localizacin). Verificacin y evaluacin: Revisin peridica de la vigencia de los beneficios futuros.

El control interno aplicable a sta rea puede ser el siguiente:

Que exista autorizacin formal, en donde se evidencia la comprobacin y justificacin de dichos cargos. As mismo, con relacin a las patentes, marcas y nombres comerciales o industriales, se requiere especial cuidado a efecto de que sean registrados legalmente, est en vigor el derecho a usarlos y en posesin de su legtimo propietario.

3.4. Control interno aplicable a las Inversiones.

Con respecto a las Inversiones, es conveniente tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, adquisicin y venta, custodia, cobranza, tesorera, registro de operaciones y cobro de rendimientos. Adecuada proteccin de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores. Valuacin peridica de las inversiones. Recordando que para la valuacin de inversiones rige la regla costo o mercado el ms bajo

Existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos. Arqueos peridicos tanto de los valores como del efectivo.

Con respecto al efectivo en bancos deben existir conciliaciones peridicas e investigacin de todas las posibles diferencias. Conciliacin con los Puestos de Bolsa que mantengan inversiones de la empresa. Polticas formales que limiten la naturaleza de inversiones que se destinan a valores y a otros instrumentos financieros. Registro detallado y completos de los valores e instrumentos derivados, el custodio de los valores y el encargado de los registros de las inversiones. Registros detallados y completos de los valores que se poseen, as como de las provisiones y condiciones conexas. Inspeccin fsica y peridica de los valores disponibles por parte del auditor interno o de un funcionario que no est facultado para autorizar, guardar ni llevar un registro de las inversiones. Determinacin de la contabilidad apropiada de los instrumentos financieros complejos por parte de personal competente.

4. Irregularidades ms comunes en las cuentas de Pre-Pagados, Cargos Diferidos, Activos Intangibles e Inversiones.

4.1. Irregularidades ms comunes en los Pre-Pagados y Cargos Diferidos.

Algunas de las irregularidades ms frecuentes en la auditoria de ambas cuentas son: Que el valor de lo consumido sea igual que los registrados. Lo registrado no coincida que este en fsico. Que lo reflejado en el libro mayor sea diferente a lo reflejado en el libro diario. Que se encuentre una evaluacin mal calculada. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las comprobaciones. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los resultados lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.

No cumplimiento de los objetivos de la auditoria, su alcance y metodologa. No evaluar correctamente los resultados expuestos, segn legislacin establecida. No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena marcha de la organizacin. No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas apropiadas. El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e interesados. No participacin de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los resultados del Informe.

4.2. Irregularidades ms comunes en los Activos Intangibles.

Lanzamiento de nuevos productos, descontinuacin de productos, cambios tecnolgicos o modificaciones de ingeniera que afecten el valor de los activos intangibles relacionados con ellos. Estimaciones que afectan el valor neto en libros de los Activos (amortizacin, determinacin del valor de uso, etc.). Cambios en los mtodos de amortizacin de los activos. Efecto de regulaciones oficiales, que afecten el valor de los activos Intangibles. Activos intangibles enajenados y no dados de baja en la contabilidad. Existencia de gravmenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a disponibilidad. Registros poco confiables. Procedimientos deficientes para la revisin o actualizacin del costo.

4.3. Irregularidades ms comunes en las Inversiones.

Existencia de inversiones de alto riesgo. Existencia de inversiones en empresas que se encuentran en cesacin de pagos. Falta de una valor de cotizacin conocido. Situacin de economas en recesin que dificulten el cobro de la renta, amortizacin y la recuperacin del monto invertido. Inadecuada separacin de funciones entre quienes aprueban, registras y custodian los ttulos. No existen medidas de custodia adecuadas. No se concilian los saldos contables con las existencias fsicas. No se lleva un registro de vencimientos de inversiones.

5. Procedimiento de auditora aplicable a los Pre-Pagados, Cargos Diferidos y Activos Intangibles.

5.1. Procedimiento de auditora aplicable a los Pre-Pagados.