GESTIN Y MODELADO DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO La gestin de los procesos de negocio, se entiende como la aplicacin de tcnicas para modelar,

gestionar y optimizar los procesos de negocio de la organizacin. Partiendo de que el proceso es la forma natural de organizacin, el modelado de los procesos permite establecer un flujo de trabajo dentro y entre funciones, para tratar de conseguir que, con la suma de los esfuerzos funcionales, se capturen los requerimientos del negocio para obtener un mejor entendimiento y facilitar la comunicacin as como identificar las mejoras en los procesos con el objetivo de conseguir los objetivos de la organizacin y las expectativas y requerimientos de los clientes, de una forma eficaz y eficiente (Markovic y Pereira, 2007). La mejora de procesos puede venir por dos vas complementarias: cambios en ciertos aspectos del proceso existente, o un cambio radical del proceso (reingeniera). En el primer caso se trata de eliminar aquellas tareas que no estn aportando valor al proceso desde el punto de vista del cliente, o bien modificar algunas de dichas actividades de forma que aporten un mayor valor. La metodologa PDCA (plan, do, check, act), proporciona una sistemtica en la resolucin de problemas o en la mejora de procesos, ya que asegura que se atacan las causas de raz, proporcionando en definitiva, el camino ms corto y seguro para la resolucin del problema o la consecucin de la mejora pretendida. El proyecto de mejora PDCA, consta de 7 etapas: equipo de trabajo, seleccin de proyecto, comprensin de la situacin inicial, anlisis, acciones correctivas, resultados, estandarizacin y control, y oportunidades de mejora y planes futuros (Roure et al., 1997). En la creacin o cambio radical del proceso se trata de cuestionar de nuevo y de raz el diseo global del proceso de forma que se consigan alcanzar los nuevos objetivos o generar considerablemente ms valor con l. Segn, Hammer y Champy, (1993) y Hall et al., (1993), "reingeniera es la revisin fundamental y el rediseo radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez". Su metodologa se divide en las siguientes

fases: definir equipo de trabajo, anlisis de los requerimientos de los clientes y del negocio, comprensin del funcionamiento del proceso actual, anlisis y generacin de ideas creativas e innovadoras para el rediseo del proceso, diseo e implantacin del nuevo proceso y seguimiento de los resultados. Modelado de Procesos de Negocio Los sistemas organizativos son difciles de comprender sin un mtodo apropiado de anlisis debido a su amplitud y complejidad. Una organizacin puede estar formada por un buen nmero de reas funcionales, departamentos y puestos, con mltiples puntos de contacto entre s. Un modelo proporciona la oportunidad de organizar y documentar la informacin sobre un sistema (Vernadat, 1996). Por lo tanto, la finalidad del modelado del negocio es describir cada proceso, especificando sus datos, actividades (o tareas), roles (o agentes) y reglas de negocio (Garca-Molina, 2007). Kosanke (2003), resume los objetivos del modelado en: (1) la adquisicin de conocimiento explcito sobre los procesos de negocio en la operativa del negocio, (2) la explotacin de dicho conocimiento en proyectos de reingeniera o mejora, (3) la ayuda a la toma de decisiones y (4) la facilidad de interoperabilidad entre los procesos de negocio. Curtis et al. (1992), afirman que existen cuatro puntos de vista en cuanto al modelado de los procesos de negocio: vista funcional (qu), la cual representa la dependencia funcional entre los elementos del proceso; vista dinmica (cundo, cmo), que proporciona una secuenciacin y control de la informacin sobre el proceso; vista informacional, que incluye la descripcin y relacin entre las entidades que son producidas, consumidas o incluso manipuladas por los procesos, y la vista organizacional (quin, dnde) que describe quin desarrolla cada tarea o funcin y dnde se desarrolla dentro de la organizacin. Debido a la naturaleza compleja y dinmica de las organizaciones, los modelos son necesarios para entender el comportamiento de las mismas y disear los nuevos sistemas as como mejorar el funcionamiento de los existentes. Las siguientes tcnicas se han

desarrollado para facilitar la comunicacin y la captura de informacin. A continuacin se enumeran y explican brevemente algunas de las tcnicas ms significativas en el modelado de procesos de negocio: Diagrama de flujo - Flow Chart: Los diagramas de flujo, que datan de los aos 60 (Schriber, 1969), se definen como una representacin grfica de una secuencia lgica de procesos de trabajo (Lankin et al., 1996). Mediante la utilizacin de diferente simbologa, representa operaciones, datos, direcciones de flujo y recursos; para la definicin, anlisis o solucin de un problema. Este formalismo es muy flexible, el estndar ofrece la nomenclatura, pero ser quien disee el proceso, quien estructure los diferentes bloques del diagrama segn el conocimiento que posea de ste. Se caracteriza por su gran facilidad de uso y aporta gran cantidad de informacin ya que muestra la totalidad del sistema, aunque presenta la problemtica de su extensin, lo que dificulta la visin global de todo el sistema as como que los lmites del proceso no suelen estar muy claros (Aguilar-Savn, 2004). Diagramas de flujo de datos- Data Flow Diagram (DFD): Los DFD, son representaciones de informacin a travs de entidades externas, pasos internos de procesado y elementos de almacenamiento de datos de un proceso de negocio (Kettinger et al., 1995). Estos diagramas permiten ver cmo fluyen los datos a travs de la organizacin, los procesos as como las transformaciones que sufren dichos datos y los diferentes tipos de salidas, aunque no modela representaciones de flujos de materiales, recursos humanos, y otros elementos relacionados con los procesos de negocio (Yourdon, 1989). Diagrama entidad-relacin - Entity-Relationship (ER) Diagram: El diagrama ER es un modelo de red, que describe con un alto nivel de abstraccin, la distribucin de datos almacenados en un sistema. Los diagramas ER se centran en los datos y en sus interrelaciones y por ello, no representan la estructura para el modelado de otros elementos del proceso. Dichos diagramas son representaciones completamente estticas y no proporcionan la informacin en el tiempo para poder analizarla y medirla (Giaglis, 2001).

Diagrama estado-transicin - State Transition (ST) Diagram: Los diagramas ST, se originan para la descripcin de la perspectiva dinmica de sistemas dependientes en el tiempo y consiste en crculos que representan los estados, definidos como el modo perceptible de comportamiento de un sistema, y flechas, que representan las transiciones entre estados. Son muy tiles ya que proporcionan informacin explcita acerca de la secuencia de tiempo relacionado con los diferentes eventos dentro del sistema. Las limitaciones las presenta en la descripcin de la colaboracin entre los objetos que causan dichas transiciones. IDEF - Integrated Definition for Function Modelling: IDEF es una familia de tcnicas de modelado, que ofrecen una perspectiva integrada para representar y modelar procesos y estructuras de datos. Sus inicios se remontan a la necesidad de las Fuerzas Armadas Estadounidenses por mejorar sus operaciones de produccin, inicindose as el programa ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing). La familia IDEF, consiste en un gran nmero de tcnicas, entre las cuales se destaca IDEF0 e IDEF3, que son aquellas relacionadas con los procesos de negocio, aunque existen otras versiones como IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF4 e IDEF5. La tcnica IDEF0, est diseada para modelar las decisiones, acciones y actividades de una organizacin u otro sistema, y representa la perspectiva funcional de modelado, es decir, el qu (Mayer et al., 1995). Es considerada una tcnica sencilla pero poderosa, ampliamente usada en la industria durante la etapa de anlisis en la reingeniera de procesos. Permite identificar apropiadamente los procesos y sus interfases as como elaborar los documentos que permitan su control en cualquiera de sus etapas de desarrollo. IDEF0 utiliza solo un tipo de anotacin en sus representaciones grficas conocido como ICOM (Input-Control-Output-Mechanism). La representacin esttica de sus diagramas no permite visualizar las perspectivas de modelado de comportamiento o informacional. Para vencer dichas limitaciones, se desarroll IDEF3 (Process Description Capture), que describe a los procesos como secuencias ordenadas de hechos o actividades, representando el cmo, y mostrando la visin dinmica o de comportamiento.

Diagramas de actividad de roles - Role Activity Diagram (RAD): Los RAD son utilizados para esquematizar las actividades bajo la responsabilidad de cada rol as como la interaccin entre ellos y con sucesos externos, entendiendo por rol, el comportamiento deseado de los individuos dentro de la organizacin (Huckvale y Ould, 1995). Los diagramas RAD centran su atencin en el concepto de rol, por ello su idoneidad en aquellos contextos en los que la perspectiva organizacional, es un factor clave que debe ser modelado. Diagrama de interaccin de roles - Role Interaction Diagram (RID): Los RID, son grficos que representan los roles de los procesos de negocio. Las actividades estn conectadas a los roles en una matriz. Aunque dichos diagramas son ms complejos que los de flujo, son muy intuitivos y aportan facilidad en su lectura, a pesar que tienden al desorden debido a la gran cantidad de flechas relacionando diferentes puntos. Los RID, no son tan flexibles como los de flujo, aunque lo son ms que muchas otras tcnicas. Su mejor uso se centra en el diseo del flujo de trabajo y suelen ser utilizados para procesos que implican la coordinacin de actividades interrelacionadas (Aguilar-Savn, 2004). Redes Petri - Petri Nets (PN): Las PN fueron creadas por el alemn Carl Adam Petri en 1962. En su tesis doctoral "kommunikation mit automaten" (Comunicacin con autmatas), establece los fundamentos para el desarrollo terico de los conceptos bsicos de las PN que representan una alternativa para modelar el comportamiento y la estructura de un sistema (Adam, 1962). La manipulacin de los datos, tiene que ser representada directamente en la estructura de la red y esto le confiere un tamao excesivamente grande. Adems, no tiene en cuenta la estructura jerrquica, y no permite construir un modelo global mediante la separacin de submodelos con interrelaciones bien definidas. Tcnica Orientada a Objetos - Object-Oriented (OO) Technique: La tcnica OO, se utiliza para modelar y programar procesos caracterizados como objetos, que son desarrollados y transformados por actividades. Utiliza los objetos como bloque esencial de construccin y combina la estructura de datos (atributos) y funciones (operaciones) en una sola entidad. Existen diversidad de tcnicas basadas en la programacin orientada a objetos, pero de

todas ellas, la ms importante es UML (Unified Modelling Language), lenguaje grfico para visualizar, especificar y documentar cada una de las partes que comprende el desarrollo de software. UML ofrece una forma de modelar entes conceptuales como son los procesos de negocio y funciones de sistema, adems de entes concretos como son escribir clases en un lenguaje determinado, esquemas de base de datos y componentes de software reusables. UML consiste en nueve diagramas diferentes, cada uno de los cuales muestra el aspecto esttico o dinmico del sistema: diagrama de clases, de objetos, de estados, de actividad, de secuencia, de colaboracin, de casos de uso, de componentes y de despliegue. Metodologas Genricas Normalmente cuando se realiza una bsqueda sobre las tcnicas de modelado, se obtienen resultados que representan a ms de una tcnica. Dichos resultados son metodologas generales con facultades para el modelado de procesos.

Desafortunadamente, existe una gran confusin de conceptos, ya que las metodologas son utilizadas tanto para indicar la propia metodologa como las tcnicas asociadas a la misma. Anlisis y diseo estructurado - Structured Systems Analysis and Design Method (SSADM): Metodologa que engloba un sistema de procedimientos, tcnicas y documentacin de estndares para el anlisis y diseo de las diferentes fases del desarrollo de sistemas. Se caracteriza por una estructura en cascada, donde cada fase precedente tiene que estar terminada para poder iniciar la siguiente. Su estructura consiste en cinco mdulos principales, los cuales se dividen en fases, pasos y tareas: estudio de fiabilidad, anlisis de requerimientos, especificacin de las necesidades, especificacin del sistema lgico y diseo fsico. SSADM utiliza tres tcnicas clave para el estudio de sistemas, denominadas modelado lgico de datos, diagramas de flujos de datos y modelado entidad/evento (Hutchings, 1996).

Metodologa de los sistemas blandos - Soft Systems Methodology (SSM): La metodologa trata con situaciones problemticas en las cuales existe un alto componente social, poltico y humano. El enfoque sistmico atiende al estudio de las relaciones que conforman numerosos factores de un sistema, tomando muy en cuenta la intensidad con que dichos elementos se comunican, al integrar una estructura organizacional determinada. Dicha metodologa plantea una visin inter, multi y transdisciplinaria que ayuda a analizar la empresa de manera integral. Se divide en las siguientes etapas; reconocer y expresar la situacin problemtica, producir "definiciones bsicas" de sistemas relevantes, desarrollar modelos conceptuales de los sistemas relevantes, comparar modelos conceptuales con la situacin percibida, identificar cambios deseables y factibles, y tomar accin para mejorar la situacin. Presenta problemas en el anlisis estructurado o para informar sobre una descripcin (Checkland y Scholes, 1999). Metodologa GRAI - Graph with Results and Activities Interrelated: La metodologa GRAI fue desarrollada como anlisis del sistema decisional de la empresa. El modelo GRAI consiste en un macro-modelo de referencia conceptual para los sistemas de fabricacin y un micro-modelo conceptual para los centros de decisin, que son representados mediante la Rejilla y la Red GRAI respectivamente. La Rejilla GRAI permite modelar el sistema de decisin, mientras que las Redes permiten modelar las actividades de decisin de cada centro de decisin identificado en la Rejilla (Doumeingts, 1984). Utiliza cuatro vistas: funcional, fsica, decisional e informacional, para proveer al analista de una descripcin genrica de los procesos de fabricacin. Estas vistas permiten generar modelos parciales de la empresa.

Tcnicas para el Modelado de Procesos de Negocio en Cadenas de Suministro. Raquel Sanchis, Ral Poler y ngel Ortiz. Universidad Politcnica de Valencia. Centro de Investigacin Gestin e Ingeniera de Produccin (CIGIP)

http://www.scielo.cl/scielo.php?pid=S0718-07642009000200005&script=sci_arttext