Вы находитесь на странице: 1из 41

Dokumenthantering med SharePoint 2010

Sundsvall 42
2012-10-18 Lars Blixt Mobil: 0733-98 80 43 Lars.blixt@precio.se @larsblixt Blogg: http://kompetens.wordpress.com/
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Agenda
Inledning, presentation, historik Varfr dokumenthantering? Vad menar vi med dokumenthantering? Vad vill vi uppn med dokumenthantering? Varfr r metadata viktigt? Demo SharePoint Problemen vid infrande av ett dokumenthanteringssystem? Frgor & diskussion

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Dokument?
Information som str fr sig sjlv och kan tydas, utskriven p papper eller i elektronisk form.

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Informationshantering utveckling

Historia lagringsmedium
Hrddisk 1950 Tape/Band 1951 Floppy disk 1960 Stordator CD 1981 Vadstena diariet 1336 DVD 1995 PC CF 1995 Gutav Vasa, Riksregistratur 1523 USB 2000
Amerikanska folkbokfring 1890 Wikipedia 2001

Papper

Hlkort 1800

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

1500 1600

1700

1800

1900

2000

Hur stor plats tar informationen?

Volvo FM340 skpbil med baklyft Totalvikt: 26 ton. Lastfrmga: ca 14 ton. Volym: 40 m3

Kingmax microSD-kort med 64 GB (11*15*1 mm)

Papper 500 st ark papper, ca 2,5 kg => 1000 sidor => 14 000 / 2,5 = 5600 * 1 000 5,6 miljoner sidor

1 kb = 1 sida => 1000 sidor 1 mb Antal sidor 64 000 * 1000 = 64 miljoner sidor

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Slutsats?

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Varfr dokumenthantering?

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Dokumenthantering Vad r det?

Dokumenthantering
Skapa/upprttar dokument Faststlla/godknna dokumentet Frndring av dokument Hitta/ska dokument Arkivering/rensning av dokument
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Dokumenthantering?
Intrant Ledningssystem Projektplats Avtalssystem rendehantering

Basen dokumenthantering Fileshare Avd.disk

Basen:

Versionshantering In-utcheckning Behrighet och skerhet Struktur Skning

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Vad vill Ni uppn?

Varfr dokumenthantering?
Tillgngligt fr rtt personer Strukturerad s att det gr att hitta rtt och ltt Sker, s den inte kan bli frstrd, inte tillgnglig fr obehriga. Se skillnad p frdiga dokument och arbetsmaterial (Statushantering, dokumentlivscykel) Sprbarhet, kunna se vad som har hnt med informationen (Versionshantering) Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration) Stdja arbetsprocessen, tydligt garskap Kunna rensa/gallra information p strukturerat stt

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Hur arbetar Pelle och Lisa idag?

Hur arbetar man idag?


Individuellt, delvis egna arbetsstt, inget regelverk eller policy Egna namnstandardar och mappstrukturer Arbetar mycket p C:\ och G:\ etc, lever i sk informationsar Anvnder outlook som dokumenthanteringssystem Anvnder olika typer av ppna filtjnster t ex dropbox, skydrive etc Ibland anvnder man sig av SharePoint (Ofta utan styrning och tanke) Diariet lever sitt eget liv, men ej till det dagliga arbetet

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Dokumenthantering => mappar i Fileshare?


Det r en de-facto standard hos mnga idag Metaforen lever kvar Ltt att kopiera filer, lgger de elektroniska dokumenten i flera mappar Officiellt system t ex diariet (Platina, W3D3, Public 360) sedan arbetar man utanfr detta.

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Fretag X

Ekonomi

Internt

Produktion

Frsljning & Marknad

Marknad

Sm

Mindre kliniker

Forskning institutioner

Landsting

Frskning

PR

Nyhetsbrev

Stora sjukhus

Tjnstesektorn

Inudstri

Statliga myndigheter

Sjukvrd

stora

sm

Privata lab

Sjukhus

Fileshare finns i sjn


2011

Privat

Statligt

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Stora

Sder

2010

2012

Flytta kaos ifrn fileshare till SharePoint blir det bttre?

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Resultat SharePoint r ett skrpsystem

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

r metadata lsningen?

Varfr metadata?
Data om Data (Information om information) Hitta rtt, snabbt F en dynamisk struktur (navigation) Styra flden och funktioner Ordning och reda
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Fretag X

Ekonomi

Internt

Produktion

Frsljning & Marknad

Marknad

Sm

Mindre kliniker

Forskning institutioner

Landsting

Frskning

PR

Nyhetsbrev

Stora sjukhus

Tjnstesekt orn

Inudstri

Statliga myndighete r

Sjukvrd

stora

sm

Privata lab

Sjukhus

Fileshare ostrukturerad metadata


2011

Privat

Statligt

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Stora

Sder 2012

2010

Exempel metadata
Ett skivspr p en CD
Artist Utgivningsr Kompositr Genre Betyg Inspelningsplats Producent

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Metadata standard
Dublin Core MoReq (2) METS Bygginformation (www.metadata.se)
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Producent kontra konsument Metadata

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

S enkelt som mjligt F metadata

Mjlighet att ska p s mnga metadata

Exempel
Flt Dokument id Dokument typ Beskrivning/titel gare/ansvarig Frklaring Unikt dokument nr Typ av dokument, taxonomi eller lista Beskrivning av dokumentet Ansvarig fr dokumentet

Frfattare
Sekretessklass Dokumentstatus

Frfattare till dokumentet


Sekretessniv Status p dokument lista, flde

Sprk
Beslutat av Dokumentdatum Giltig till Version Bevarande period

Sprk fr dokumentet
Vem har beslutat/faststllt dokumentet? Senast uppdaterat Hur lnge r det giltigt? Version p dokumentet Hur lnge dokumentet ska bevaras?
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Demo Sharepoint
Som innan, gra likadant fast i SharePoint Tnk efter fre. Tnk metadata. Hur ska vi ska efter informationen? Hur fr vi in metadatan enklast?
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Informationen mste kunna d?

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Dokumenthanteringsprocess

Dokumenthanteringsprocess
Revisioner? Lsta dokument?

Vem? Vem? Roller? Behrighet?


Metadata? Struktur Mallar?

Var? Vem?

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Rensning/gallring?

Lngtidslagring?

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Problem och utmaningar

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

SharePoint paradoxen

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Vilken vg ska vi ta?

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Tnk rtt och sikta rtt

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

t elefanten i sm tuggor

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Kravstll ! ! och involvera anvndarna

Vanligaste felen som jag har sett...


Ej frankrat frn ledningen, det dr med dokumentation r inte s viktigt... Tnker inte att det r en dokumenthanteringsprocess Ingen ger dokumenthanteringsprocessen Tekniken frst, sedan lser vi arbetsmetoderna Slpper anvndarna helt fria, fortstter med samma arbetsstt som innan

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Vanligaste felen forts ..


Ingen frankrad metadata Utnyttjar inte potentialen i mallar Ingen eller lite utbildning vid infrande av dokumenthanteringssystemet Frsker svlja elefanten i en tugga Bestm omfng och ambitionsniv, sikta rtt Ingen tanke p att rensa/gallra dokumenten Symbios med gamla arbetsstt, outlook, USB, hrddisk etc. Tillrckligt enkelt.

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Det tar tid, tnk lngsiktigt

Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Frgor och diskussion

Tack Fr mig !!
Intresserad Kurs Dokumenthantering i Praktiken 14-15 November Stockholm
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

Вам также может понравиться