Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Sundsvall 42
2012-10-18 Lars Blixt Mobil: 0733-98 80 43 Lars.blixt@precio.se @larsblixt Blogg: http://kompetens.wordpress.com/
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Agenda
Inledning, presentation, historik Varfr dokumenthantering? Vad menar vi med dokumenthantering? Vad vill vi uppn med dokumenthantering? Varfr r metadata viktigt? Demo SharePoint Problemen vid infrande av ett dokumenthanteringssystem? Frgor & diskussion
Dokument?
Information som str fr sig sjlv och kan tydas, utskriven p papper eller i elektronisk form.
Informationshantering utveckling
Historia lagringsmedium
Hrddisk 1950 Tape/Band 1951 Floppy disk 1960 Stordator CD 1981 Vadstena diariet 1336 DVD 1995 PC CF 1995 Gutav Vasa, Riksregistratur 1523 USB 2000
Amerikanska folkbokfring 1890 Wikipedia 2001
Papper
Hlkort 1800
1500 1600
1700
1800
1900
2000
Volvo FM340 skpbil med baklyft Totalvikt: 26 ton. Lastfrmga: ca 14 ton. Volym: 40 m3
Papper 500 st ark papper, ca 2,5 kg => 1000 sidor => 14 000 / 2,5 = 5600 * 1 000 5,6 miljoner sidor
1 kb = 1 sida => 1000 sidor 1 mb Antal sidor 64 000 * 1000 = 64 miljoner sidor
Slutsats?
Varfr dokumenthantering?
Dokumenthantering
Skapa/upprttar dokument Faststlla/godknna dokumentet Frndring av dokument Hitta/ska dokument Arkivering/rensning av dokument
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Dokumenthantering?
Intrant Ledningssystem Projektplats Avtalssystem rendehantering
Basen:
Varfr dokumenthantering?
Tillgngligt fr rtt personer Strukturerad s att det gr att hitta rtt och ltt Sker, s den inte kan bli frstrd, inte tillgnglig fr obehriga. Se skillnad p frdiga dokument och arbetsmaterial (Statushantering, dokumentlivscykel) Sprbarhet, kunna se vad som har hnt med informationen (Versionshantering) Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration) Stdja arbetsprocessen, tydligt garskap Kunna rensa/gallra information p strukturerat stt
Fretag X
Ekonomi
Internt
Produktion
Marknad
Sm
Mindre kliniker
Forskning institutioner
Landsting
Frskning
PR
Nyhetsbrev
Stora sjukhus
Tjnstesektorn
Inudstri
Statliga myndigheter
Sjukvrd
stora
sm
Privata lab
Sjukhus
Privat
Statligt
Stora
Sder
2010
2012
r metadata lsningen?
Varfr metadata?
Data om Data (Information om information) Hitta rtt, snabbt F en dynamisk struktur (navigation) Styra flden och funktioner Ordning och reda
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Fretag X
Ekonomi
Internt
Produktion
Marknad
Sm
Mindre kliniker
Forskning institutioner
Landsting
Frskning
PR
Nyhetsbrev
Stora sjukhus
Tjnstesekt orn
Inudstri
Statliga myndighete r
Sjukvrd
stora
sm
Privata lab
Sjukhus
Privat
Statligt
Stora
Sder 2012
2010
Exempel metadata
Ett skivspr p en CD
Artist Utgivningsr Kompositr Genre Betyg Inspelningsplats Producent
Metadata standard
Dublin Core MoReq (2) METS Bygginformation (www.metadata.se)
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Exempel
Flt Dokument id Dokument typ Beskrivning/titel gare/ansvarig Frklaring Unikt dokument nr Typ av dokument, taxonomi eller lista Beskrivning av dokumentet Ansvarig fr dokumentet
Frfattare
Sekretessklass Dokumentstatus
Sprk
Beslutat av Dokumentdatum Giltig till Version Bevarande period
Sprk fr dokumentet
Vem har beslutat/faststllt dokumentet? Senast uppdaterat Hur lnge r det giltigt? Version p dokumentet Hur lnge dokumentet ska bevaras?
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Demo Sharepoint
Som innan, gra likadant fast i SharePoint Tnk efter fre. Tnk metadata. Hur ska vi ska efter informationen? Hur fr vi in metadatan enklast?
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Dokumenthanteringsprocess
Dokumenthanteringsprocess
Revisioner? Lsta dokument?
Var? Vem?
Rensning/gallring?
Lngtidslagring?
SharePoint paradoxen
t elefanten i sm tuggor
Tack Fr mig !!
Intresserad Kurs Dokumenthantering i Praktiken 14-15 November Stockholm
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010