Manual Excel XP

Excel xp
Professor Adagilson Oliveira
Sumrio Excel xp
O primeiro contato
A primeira planilha
O que o Excel faz............................................................................................................................. 5 Iniciando o programa....................................................................................................................... 5 A janela do Excel.............................................................................................................................. 5 Pastas de trabalho, planilhas e clulas............................................................................................. 7 Frmulas e funes.......................................................................................................................... 7 Obtendo ajuda................................................................................................................................. 8
10
Formatando planilhas
Salvando uma pasta de trabalho.................................................................................................... 12 Abrindo uma pasta de trabalho...................................................................................................... 13 Nova pasta de trabalho.................................................................................................................. 14 Modos de visualizao................................................................................................................... 15 Seleo.......................................................................................................................................... 16 Recorte, cpia e colagem............................................................................................................... 17 Movendo dados por arraste............................................................................................................ 17 Inserindo linhas e colunas.............................................................................................................. 18 Impresso...................................................................................................................................... 18
20
Frmulas e Funes
O digitado e o exibido.................................................................................................................... 21 Formatao de valores................................................................................................................... 22 Texto.............................................................................................................................................. 24 Alinhamento................................................................................................................................... 24 Fonte.............................................................................................................................................. 25 Bordas............................................................................................................................................ 26 Padro de preenchimento.............................................................................................................. 27 Formatao de colunas.................................................................................................................. 28 Formatao de planilhas................................................................................................................ 28 Estilos............................................................................................................................................ 28 AutoFormatao............................................................................................................................. 29 Desenhos....................................................................................................................................... 30
33
Grficos
Operadores matemticos............................................................................................................... 33 Escrita correta de frmulas............................................................................................................ 33 Inserindo funes numa frmula.................................................................................................... 34 Soma.............................................................................................................................................. 34 Mdia aritmtica............................................................................................................................ 35 Funo SE...................................................................................................................................... 36 Uso de dois pontos e de ponto e vrgula........................................................................................ 38 Copiando frmulas......................................................................................................................... 38 Referncia absoluta e relativa........................................................................................................ 39
40
Etapas de criao de um grfico.................................................................................................... 40 Formatando o grfico..................................................................................................................... 44
Gerenciando dados
Editando o grfico.......................................................................................................................... 48 Escolha do tipo do grfico.............................................................................................................. 49

49
Classificao.................................................................................................................................. 50 Filtragem........................................................................................................................................ 51 Formulrios.................................................................................................................................... 53 Subtotais........................................................................................................................................ 54 Validao de dados........................................................................................................................ 55 Estrutura de tpicos....................................................................................................................... 57 Tabelas dinmicas.......................................................................................................................... 59 Importao de dados..................................................................................................................... 62
Ferramentas 64
Complementos
Desfazer e repetir.......................................................................................................................... 64 Localizar e substituir...................................................................................................................... 64 Proteo de dados......................................................................................................................... 65 Atingir metas................................................................................................................................. 67 Cenrios......................................................................................................................................... 68 Auditoria........................................................................................................................................ 70 Macros........................................................................................................................................... 71
73
Personalizao do ambiente
Modelos.......................................................................................................................................... 73 Salvando para a Internet................................................................................................................ 74 Mesclagem de clulas.................................................................................................................... 75 Nomes para clulas........................................................................................................................ 75 Comentrios................................................................................................................................... 76 Formatao com pincel.................................................................................................................. 76 Formatao condicional................................................................................................................. 77 Seqncias e listas......................................................................................................................... 77 Operaes com datas e horas........................................................................................................ 78 Congelamento de painis............................................................................................................... 80 Diviso de janela............................................................................................................................ 81
82
Barras de ferramentas................................................................................................................... 82 Personalizao de barras e menus.................................................................................................82 Opes........................................................................................................................................... 83 Instalao do Office........................................................................................................................ 84
O primeiro contato
Neste primeiro momento vamos saber o que o Excel faz, conhecer os elementos da sua janela e aprender os conceitos bsicos no trabalho com planilhas eletrnicas.
O Excel faz parte do pacote Office da Microsoft e atualmente o software de planilha eletrnica mais popular do mercado. A planilha eletrnica agiliza muito todas as tarefas que envolvem clculos e segundo as pesquisas, o aplicativo mais utilizado nos escritrios do mundo inteiro.
O que o Excel faz

Com o Excel voc faz os mais variados clculos com rapidez. Voc pode tambm gerar grficos para interpretar visualmente os dados da planilha. Pode fazer simulaes jogando com os nmeros para criar cenrios diferentes. O Excel tem uma coleo grande de funes matemticas, lgicas, estatsticas, etc. Com isso voc faz desde um controle de despesas domsticas at sofisticados clculos de engenharia. Faz desde um grfico para trabalho escolar at complexas anlises econmicas.
Iniciando o programa
O Excel pode ser iniciado como qualquer outro programa do ambiente Windows. A maneira mais comum usar o cone do menu Todos os programas. Faa assim:
1. 2. 3.
Clique no boto Iniciar da Barra de Tarefas. Aponte o menu Todos os programas. Clique no cone Microsoft Excel.
O Windows permite iniciar um programa de vrios outros modos. Por exemplo: atravs comando Executar..., atravs da pasta Meu Computador, clicando em atalhos, etc..
A janela do Excel
Se voc observar outros softwares do pacote Office da Microsoft vai perceber que a janela do Excel tem semelhanas com as janelas do Word, do PowerPoint ou do Outlook. Na configurao padro voc vai encontrar os seguintes itens: barra de ttulo, barra de menus, barra de ferramentas padro, barra de formatao, barra de frmulas, barra de
status, rea da planilha, painel de tarefas, barras de rolagem e guias de planilhas.
Figura 1 Janela do Excel
Barra de ttulo:
Contm o menu Controle, o nome do documento ativo, o nome do programa e os trs botes: minimizar, maximizar e fechar.
Barra de menus:
Exibe os menus: Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados, Janela e Ajuda.
Barra de ferramentas padro:
Contm botes para os comandos mais
usados do Excel.
Barra de formatao:
Contm botes para os comandos mais usados na formatao de planilhas.

Barra de frmulas:
Na barra de frmulas mostrado o contedo da clula selecionada tal como ele foi digitado, que em muitos casos diferente do que exibido na planilha.
rea da planilha:
Exibe a planilha ativa.
Guias de planilhas:
Ficam na parte de baixo da rea de planilha. H uma guia para cada planilha da pasta de trabalho aberta.
No confunda pasta de trabalho do Excel com pasta do Windows.
Barras de rolagem:
Permitem movimentar a rea da planilha para visualizar clulas que estejam fora do campo de viso.
Barra de status:
Exibe informaes sobre a operao do programa.
Note:
os botes minimizar, maximizar e fechar aparecem duas vezes na rea de Trabalho do Excel. Os botes que ficam na barra de ttulo agem sobre o Excel. Os botes que ficam na barra de menus ou na rea de planilhas agem sobre a pasta de trabalho ativa.
Pastas de trabalho, planilhas e clulas

No trabalho com planilhas precisamos compreender alguns conceitos bsicos. Vamos detalhar cada um na seqncia:
Pastas de trabalho.
O Excel cria arquivos com extenso .xls, chamados pastas de trabalho. Estes arquivos so os documentos bsicos do Excel e contm um conjunto de planilhas.
Planilhas.
As planilhas ficam contidas nas pastas de trabalho. A planilha se apresenta ao usurio como uma tabela formada por vrias linhas e colunas. As colunas so identificadas por letras e as linhas so identificadas por nmeros. O cruzamento das linhas com as colunas produz as clulas.
Clulas.
A clula o elemento bsico da planilha. A clula armazena dados de vrios tipos, tais como: texto, valores frmulas e funes.
Identificao de clulas:
No Excel cada clula identificada por uma letra e um nmero. A letra define a coluna que contm a clula e o nmero define a linha que a contm. Por exemplo: a clula B20 est no encontro da coluna B com a linha 20. Como o alfabeto tem poucas letras, as colunas depois do Z so identificadas por duas letras. Por exemplo: AA, AX ou BA.
Frmulas e funes
O Excel tem uma grande capacidade de automatizar clculos graas s frmulas e funes.
Frmulas.
As frmulas do o poder de clculo s planilhas eletrnicas. Voc insere frmulas numa clula comeando a linha com um sinal de igual (=). As frmulas podem buscar dados em outras clulas para calcular um resultado. Por exemplo: se voc quer exibir na clula A3 a soma dos valores colocados nas clulas A1 e A2, digite na clula A3 a frmula =A1+A2.
Funes:
Em muitos casos, voc monta uma frmula usando as quatro operaes bsicas da Matemtica. Para os clculos mais elaborados o
Excel tem uma coleo de funes prontas para livrar o usurio de ter que quebrar a cabea com procedimentos complexos. Funes so procedimentos que o Excel utiliza nas frmulas. So exemplos de funes: clculo de mdia, operaes matemticas avanadas, clculo de juros, testes lgicos, clculos estatsticos, etc.
Obtendo ajuda
H vrios caminhos para conseguir ajuda sobre o funcionamento do Excel. Voc pode usar a documentao disponvel no computador, recorrer a materiais impressos e digitais ou buscar socorro na Internet.
Manuais impressos e digitais

Ao adquirir o Excel voc recebe um manual impresso com informaes bsicas sobre o funcionamento do programa. Alm disso, a Microsoft publica vrias obras sobre o Excel, em vrios nveis de aprofundamento. Voc pode ver o que existe visitando o endereo das publicaes da Microsoft na Internet. O endereo : www.microsoft.com/brasil/mspress/. Nas livrarias voc tambm encontrar publicaes sobre o Excel, tanto em papel, como em CDROM.
A Ajuda do programa
Clique no menu Ajuda e no comando
Ajuda do Microsoft Excel.
Na janela de Ajuda h trs guias, cada uma com um modo diferente de consulta. Clique numa das guias: Contedo, Assistente de resposta ou ndice. D duplo clique sobre um contedo para visualizar suas sub-divises.
Use tambm o boto Ajuda do Excel da barra padro.
Figura 2 Ajuda do Excel 2000
O Assistente do Office
O Assistente do Office um servio de ajuda, representado por um instrutor divertido. Voc vai encontr-lo em todos os programas do pacote. O Assistente fica observando o que voc faz. Quando ele tem alguma dica sobre o que voc est fazendo acende uma lmpada na cabea do Assistente. O padro do Office trabalhar com o Assistente ativo. Ele aparece quando o Excel iniciado. Se voc no quer iniciar com o Assistente ativo, clique sobre ele e escolha o boto opes. Ento desmarque Mostrar dica do dia ao inicializar. Quando voc clica sobre o Assistente ele abre um balo de dilogo com vrias opes de consulta relacionadas ao que voc est fazendo. Clique numa opo, ou ento, digite uma pergunta no campo Consultar mais. O Assistente verificar o texto digitado procurando palavras-chave. A partir das palavras-chave encontradas ele oferecer opes de ajuda. Em certos momentos o Assistente pode se tornar incmodo. Para remov-lo da tela clique no comando Ocultar assistente do Office do menu Ajuda. Voc poder traz-lo de volta a qualquer momento. Basta voltar ao menu Ajuda e clicar na opo Mostrar assistente do Office. Lembre-se que a utilizao do Assistente consome memria e isso deixa o computador mais lento.
Use tambm o boto Oque isto?
O que isto?
O boto O Que isto? aparece em muitas caixas de dilogo do Windows. Sua funo explicar o funcionamento dos elementos da caixa. Se voc quer saber, por exemplo, o que faz um boto da caixa de dilogo faa assim:
1. 2. 3. 4.
Clique no boto O que isto? O boto muda de forma para uma seta com uma interrogao ao lado. Clique no item da tela que voc deseja informaes. Surgir uma etiqueta de texto explicando a funo do item clicado. Depois de ler a etiqueta clique em qualquer lugar da tela para continuar trabalhando.
Na Internet
Clique em Ajuda e em Office na Web. Se o computador estiver conectado Internet ser aberto um endereo da Microsoft sobre o Office.
Figura 3. Menu Ajuda.
A primeira planilha
Neste captulo vamos criar uma planilha simples para mostrar o funcionamento bsico do Excel. No vamos nos preocupar neste momento com detalhes de formatao ou com recursos mais sofisticados.
EXEM PL O:
CONT ROL E
DE
ORAM E NTO
DOM STIC O
Vamos criar uma planilha para controle de oramento domstico. Faremos assim: criaremos uma tabela com os seguintes campos: Data, Descrio, Dbito, Crdito e Saldo. Na parte de cima da tabela colocaremos um ttulo e na parte de baixo colocaremos dois valores totais: o total de dbitos do ms e o total de crditos.
Com esta planilha voc poder controlar o seu caixa domstico ou sua conta bancria, por exemplo. Mas j que o objetivo das planilhas eletrnicas simplificar a nossa vida deixaremos aos cuidados do Excel todos os clculos. Esta a diferena entre uma simples tabela e uma planilha. A planilha calcula. Vamos comear.
1. 2. 3. 4.
Inicie o Excel com uma pasta de trabalho nova. Clique na guia da planilha 1 para deix-la ativa. Clique na clula A1 para deix-la ativa. Digite o ttulo da planilha na clula A1: Controle de oramento domstico - janeiro/2002.
Note:
voc pode digitar texto longo numa clula. O texto vai avanar sobre as clulas vizinhas se elas estiverem vazias.
4. 5. 6. 7.
Clique na clula A3 para deix-la ativa. Digite nela o texto: Data. Clique na clula B3 para deix-la ativa. Digite nela o texto Descrio. Repita o procedimento nas clulas C3, D3 e E3, digitando em cada uma os textos: Crdito, Dbito e Saldo, respectivamente. Clique na clula A4. Digite a data 01/01/2002.
Note:
s vezes a data exibida na clula de um modo diferente do que voc digitou. possvel configurar o modo como datas so exibidas. Voc aprender isso mais adiante.
8. 9.
Clique na clula B4. Digite: Saldo anterior. Clique na clula E4. Digite o saldo da conta corrente no incio do ms. Por exemplo: R$ 1.000,00. voc pode fazer o lanamento dos dbitos e crditos do ms. Use a coluna A para as datas e a coluna B para descrever o lanamento. Se o lanamento for um crdito (ganho ou entrada), digite o valor na coluna C e se for um dbito (despesa ou sada) digite na coluna D. coluna E, dos saldos, no digitaremos valores. Usaremos frmulas, para que o Excel calcule o saldo automaticamente. Na clula E5 digite: =E4+C5-D5. clulas E6, E7, E8, etc. voc tambm digitar frmulas. Na clula E6 digite =E5+C6-D6. Na clula E7 digite =E6+C7-D7. Nas demais clulas de saldo, siga a mesma lgica. agora calcular o total de crditos do ms. Usaremos a funo SOMA do Excel. Digamos que voc fez dez lanamentos no seu controle de conta corrente. Clique na clula C15 e digite: =SOMA(C5:C14). Na clula C15 voc ter o total de crditos do ms.
10. Agora
11. Na
12. Nas
13. Vamos
14. Para
calcular o total de dbitos do ms usaremos novamente a funo SOMA. Clique na clula D15 e digite =SOMA(D5:D14).
Pronto. Sua primeira planilha est criada. Se voc no entendeu alguma etapa do processo no se preocupe, mais adiante veremos com detalhes as operaes que executamos e os meios de melhorar a planilha.
Figura 4 Planilha de controle de oramento domstico
Agora leia o prximo item da apostila e veja como salvar a pasta.
Salvando uma pasta de trabalho

Para salvar uma pasta pela primeira vez usamos o comando como... Faa assim:
1. 2.
Salvar
Escolha o menu Arquivo e a opo dilogo Salvar como
Salvar como...
Surgir a caixa de
No campo Salvar em selecione a pasta em que voc quer arquivar seu documento. Geralmente o Excel est configurado para usar a pasta Meus Documentos como padro. Abaixo do campo Salvar em voc v o contedo da pasta selecionada. No campo Nome do arquivo digite o nome da sua pasta de trabalho. O Excel d uma sugesto de nome. No campo Salvar como tipo voc deve escolher o formato em que ser gravado o arquivo. A opo Pasta de trabalho do Excel a escolha mais comum. Por ltimo, clique em
Salvar.
3. 4.
5.
Use tambm o boto Salvar da barra padro
Figura 5 Caixa de dilogo Salvar como
Salvando alteraes: Se voc modificar uma pasta de trabalho depois de t-la salvo pela primeira vez fica bem simples gravar as alteraes. Basta clicar no comando Salvar do menu Arquivo. Lembre-se que a verso modificada substitui a verso anterior.
Abrindo uma pasta de trabalho

Para abrir pastas de trabalho gravadas faa assim:
1. 2.
No menu
Arquivo
escolha
Abrir...
Surgir a caixa Abrir.
No campo Examinar selecione a pasta que contm o documento desejado. Abaixo deste campo exibido o contedo da pasta selecionada. No campo Nome do arquivo digite o nome da pasta de trabalho ou clique no nome exibido na lista. No campo Arquivos do tipo voc pode escolher que tipo de arquivos aparecero na caixa de arquivos disponveis. Finalize clicando em
Abrir.
3. 4. 5.
Use tambm o boto Abrir da barra padro.
Use tambm o boto Novo da barra padro.
Figura 6 Caixa de dilogo Abrir
Nova pasta de trabalho

Ao iniciar o Excel, uma nova pasta de trabalho em branco criada automaticamente. Esta pasta segue o modelo padro do Excel. A qualquer momento, porm, possvel criar novas pastas de trabalho. Como o Excel um aplicativo de janelas mltiplas voc pode ter mais de uma pasta de trabalho aberta simultaneamente. Para criar uma nova pasta de trabalho faa assim:
1. 2.
Clique em
Arquivo
e em Novo... Surgir o painel de tarefas.
Clique no link modelos gerais. Se voc no tem um modelo definido em mente escolha o modelo padro chamado Pasta de trabalho que aparece na guia Geral. Clique em
OK.
3.
Use tambm a cortina de Zoom da barra padro.
Figura 7 Painel de tarefas
O Excel vai criar uma pasta de trabalho baseada no modelo que voc escolheu. Modelos so pastas parcialmente montadas que servem de base para o Excel criar novas pastas. Falaremos sobre modelos mais adiante.
Modos de visualizao
O Excel tem vrios modos de exibir os dados de uma planilha. Vejamos quais so e quando us-los. Os modos de visualizao so escolhidos no menu Exibir.
Normal
O modo normal ideal para voc trabalhar na sua planilha. Ele exibe a planilha como uma grande tabela
Zoom
O comando zoom controla o afastamento ou proximidade com que as clulas so exibidas na tela. O comando zoom imita as lentes fotogrficas zoom que aproximam ou afastam os objetos dos nossos olhos. Use uma porcentagem de zoom confortvel para voc, mas lembre-se: o tamanho dos objetos na tela no necessariamente o tamanho com o que o objeto ser impresso.
Pr-visualizao das quebras de Pgina

Planilhas grandes ocupam vrias pginas ao serem impressas. No modo Visualizar quebras de pgina voc v e controla como a planilha vai ser paginada para impresso.
Tela inteira
A opo Tela inteira oculta boa parte dos elementos da janela do Excel permitindo que a rea de planilha fique o mais ampla possvel. que no modo Tela cheia inclusive a barra de tarefas do Windows fica escondida. Para acess-la tecle CTRL + ESC.
Note
Para sair do modo Tela inteira v ao menu comando Tela inteira para desativ-lo.
Exibir
e desmarque o
Visualizao de impresso
Este modo permite ver como ficar a planilha impressa. Para acess-lo v ao menu Arquivo e clique em Visualizar impresso.
Alternando entre planilhas

Uma pasta de trabalho tem trs planilhas ao ser criada e voc pode adicionar mais planilhas se quiser. Para alternar entre uma planilha e outra use a guia de planilhas localizada abaixo da rea de planilha.
Seleo
Antes de executar um comando no Excel precisamos definir quais clulas sero atingidas pelos efeitos do comando. Uma clula selecionada fica realada para diferenciar-se das outras clulas. H vrias maneiras de selecionar no Excel. Para selecionar:
Uma clula:
Clique na clula ou digite o nome da clula na barra de
frmulas.
Uma linha:
Clique no nmero da linha localizado no lado esquerdo da rea de trabalho do Excel.

Uma coluna:
Clique na letra da coluna, localizada no lado superior da rea de trabalho do Excel.

Um grupo contnuo de clulas:
se as clulas esto lado a lado, clique na primeira da seqncia e depois segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica na ltima clula do grupo.
Um grupo contnuo de linhas:
Clique no nmero da primeira linha e depois segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica no nmero da ltima linha do grupo. Os nmeros das linhas ficam no lado esquerdo da rea de trabalho do Excel.
Um grupo contnuo de colunas:
Clique na letra da primeira coluna e depois segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica na letra da ltima
Use tambm os botes Recortar e Colar da barra padro.
Use tambm os botes Copiar e Colar da barra padro
coluna do grupo As letras das colunas ficam no lado superior da rea de trabalho do Excel.
Um grupo qualquer de clulas, linhas ou colunas:
Se as clulas no esto lado a lado clique na primeira clula e em seguida mantenha a tecla CTRL apertada enquanto clica nas outras clulas, linhas ou colunas do grupo.
Recorte, cpia e colagem

Voc usa as operaes de recorte, cpia e colagem no Excel de modo semelhante ao usado em outros aplicativos. Para mover o contedo de uma clula para outra posio use os comandos Recortar e Colar. Se voc quer copiar um contedo para outra posio use Copiar e Colar. Para mover dados faa assim:
1. 2. 3. 4.
Selecione as clulas que contm os dados. No menu Editar escolha Recortar. As clulas selecionadas ficam realadas com um efeito animado de formigas marchando. Selecione as clulas que recebero os dados recortados. No menu
Note: Editar
escolha
Colar.
o Excel move tambm a formatao da clula.
Para copiar dados faa assim:

1. 2. 3. 4. 5. 6.
Selecione as clulas que contm os dados. No menu Editar escolha Copiar. As clulas selecionadas ficam realadas com um efeito animado de formigas marchando. Selecione as clulas que recebero os dados copiados. No menu
Editar
escolha
Colar.
Se voc quiser fazer mais cpias selecione outras clulas para receber os dados copiados e use o comando Colar. Para encerrar o processo tecle ESC.
Movendo dados por arraste

Outra forma de mover dados de uma clula para outra usar o arraste de mouse. Faa assim:
1.
Selecione as clulas cujos dados sero movidos.
2. 3.
Aponte sobre as clulas selecionadas de modo que o ponteiro do mouse fique na forma de seta padro. Arraste o contedo das clulas at o local de destino e solte o boto do mouse.
Note que a formatao tambm movida.
Inserindo linhas e colunas

Imagine que voc digitou um volume grande de dados e s ento percebeu que esqueceu de digitar uma linha no meio da planilha. No se preocupe. Voc pode inserir uma linha nova na planilha a qualquer momento fazendo assim:
1. 2.
Selecione a linha localizada abaixo de onde voc quer inserir uma linha nova. No menu Inserir escolha
Linhas.
Para inserir colunas adicionais o procedimento semelhante. A coluna nova entra a direita da coluna selecionada. que o Excel renomeia todas as linhas e colunas e faz as modificaes necessrias nas frmulas da planilha para no criar problemas para o usurio.
Note
Impresso
Antes de imprimir uma planilha preciso definir alguns detalhes. Comece pela configurao de pgina. Em seguida visualize a impresso para ter uma prvia de como a planilha ser impressa. Por ltimo defina a impresso propriamente. Vejamos cada etapa:
Configurar pgina
No menu Arquivo clique em correspondente.
Configurar pgina...
Surgir a caixa de dilogo
Use tambm o boto Visualizar impresso da barra padro.
Figura 8 Caixa de dilogo Configurar pgina
Na configurao de pgina voc define:

Tamanho do papel:
escolha o formato de papel que est na sua retrato ou paisagem.
impressora.
Orientao das pginas: Margens:
na guia margens voc define a largura das margens.
Cabealho e rodap: Nmero de pginas:
Voc pode inserir dados no cabealho ou rodap como: nome da planilha, numerao das pginas, data e hora. Defina em quantas folhas de papel a planilha ser distribuda. Escolha corretamente para que os dados no saiam muito pequenos ou muito grandes.
Visualizar pgina
Depois de configurar a pgina use o comando Visualizar impresso do menu Arquivo para ter uma prvia da impresso. Se tudo estiver correto passe para a impresso propriamente.
Imprimir
Use o comando Imprimir... do menu Arquivo.
Para uma impresso rpida clique no boto Imprimir da barra padro.
Figura 9 Caixa de dilogo Imprimir
Escolha uma das impressoras configuradas no seu micro, o que ser impresso, quantas cpias e se as cpias sero agrupadas.
Formatando planilhas
Vejamos como melhorar a aparncia de sua planilha. Para isso estudaremos as opes do menu Formatar
EXEM PL O:
CONT ROL E
DE
RENDIM E NTO
ESCOL AR
Vamos fazer uma planilha que controla o rendimento escolar de um aluno.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Inicie o Excel com uma pasta de trabalho nova. Clique na guia Plan1 para deix-la ativa. Na clula A1 digite o ttulo para a planilha: Notas bimestrais. Na clula A3 digite o texto Disciplinas. Na clula B3 digite 1 bimestre, na clula C3 digite 2 bimestre, na clula D3 digite 3 bimestre e na clula E3 digite 4 bimestre. Na clula F3 digite Mdia anual. Embaixo da clula A3 digite o nome das disciplinas. Por exemplo: Portugus, Matemtica, Histria, etc...
Na barra de frmulas o contedo da clula aparece do jeito que foi digitado.
8. 9.
Digite as notas que o aluno teve durante o ano em cada bimestre. Use valores de 0 a 10, com uma casa decimal. Por exemplo: 7,5. Na coluna de Mdia anual utilizaremos frmulas. A mdia anual conseguida somando as notas dos quatro bimestres e dividindo por 4. Para que o Excel calcule a mdia anual do aluno em Portugus digite na clula F4 a frmula: =(B4+C4+D4+E4)/4. demais disciplinas siga o mesmo raciocnio que foi usado para calcular a mdia de Portugus.
10. Nas
Pronto. Os textos, valores e frmulas foram digitados. Agora vamos salvar a pasta de trabalho e mais tarde, faremos a formatao. Para salvar a pasta de trabalho faa assim:
1. 2. 3. 4.
Clique em Arquivo e no comando Salvar como... Digite um nome para a planilha. Sugerimos Notas bimestrais. Selecione uma pasta para armazenar o arquivo. Sugerimos a pasta Meus Documentos. Clique em Salvar.
Figura 10 Planilha Notas bimestrais sem formatao
A pasta de trabalho est salva. Pode fech-la clicando no boto Mais tarde vamos formatar esta planilha.
Fechar.
O digitado e o exibido
Trabalhando no Excel voc ver que muitas vezes digitamos um valor e o Excel o exibe de modo diferente do que foi digitado. Esta uma das grandes vantagens do Excel. O usurio pode digitar valores de forma simplificada que o Excel se encarrega de fazer a formatao. Veja um exemplo. Se voc digitar nmeros em clulas formatadas para moeda o resultado o seguinte:
Voc digita ... 1 1000 1,1 e o Excel exibe ... R$ 1,00 R$ 1.000,00 R$ 1,10
2,1234
R$ 2,12
Acostume-se com a idia que o Excel formata o que voc digita antes de exibir na clula. Vamos ver em seguida como fazer a formatao de valores.
Formatao de valores
Formatar valores no Excel definir como os nmeros digitados sero exibidos na clula. Para formatar os valores de uma clula faa assim:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Selecione a clula ou as clulas. Clique no menu Formatar clulas.

Formatar
e em
Clulas...
Clique na guia Nmero. Selecione uma categoria: Geral, nmero, moeda, data, hora, etc.. Defina os detalhes para aquela categoria. Clique em
OK.
Esta a explicao geral, mas voc s vai comear a entender quando conhecer os detalhes de cada categoria. Por isso vamos falar das categorias principais separadamente.
Figura 11 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Nmero
Categoria Geral
Esta a formatao que apresenta menos diferenas entre o digitado e o exibido. Quando criamos uma planilha nova, geralmente todas as
clulas esto formatadas na categoria geral. Veja alguns exemplos de valores formatados na categoria geral.
Voc digita ... 1 1000 1.000 1,0001 1,100 00001 10/01 e o Excel exibe ... 1 1000 1.000 1,0001 1,1 1 10/jan No acrescenta casas decimais No acrescenta separador de milhar No altera o separador de milhar digitado No faz arredondamento Elimina os zeros direita Elimina os zeros esquerda Pode alterar a exibio de datas.
Categoria nmero
A categoria nmero ideal para definir quantas casas decimais sero exibidas. Tambm podemos definir se o separador de milhar ser exibido e de que forma sero exibidos os nmeros negativos. Veja os exemplos. Definimos 4 casas decimais, com separador de milhar e nmeros negativos identificados pelo sinal de menos.
Voc digita ... 1 1000 -1,1 -2,1234 e o Excel exibe ... 1,0000 1.000,0000 -1,1000 -2,1234
Categoria Moeda
Esta categoria indicada para trabalho com dinheiro. Todo valor digitado na clula ser interpretado como moeda. Geralmente o nmero de casas decimais 2. O smbolo da moeda definido para cada pas. Vamos aos exemplos:
Voc digita ... 1 1000 1,1 2,1234 e o Excel exibe ... R$ 1,00 R$ 1.000,00 R$ 1,10 R$ 2,12
Categoria Data
Quando uma clula est formatada para data, todos os valores digitados nela sero interpretados como data. Isso, s vezes, leva a resultados surpreendentes. Vamos escolher datas no formato: 10 maro, 1998. Veja os exemplos:
Voc digita ... 1/03 01/03/00 01/13/00 32 e o Excel exibe ... 01 maro, 2000 01 maro, 2000 01/13/00 01 fevereiro, 1900 Quando no especificamos o ano o Excel supe que o ano corrente Quando escrevemos 00 no ano o Excel supe que seja 2000 e no 1900 Como no existe ms 13 o Excel no pode exibir a data. O valor tratado como se fosse texto. Quando escrevemos apenas um nmero numa clula formatada para data o Excel conta os dias a partir de 01/jan/1900. Neste caso, 32 nos leva ao 32 dia contado a partir de 1900, ou seja 01/fev/1900.
Texto
O Excel detecta automaticamente quando digitamos texto numa clula. O que precisamos prestar ateno em alguns casos particulares. Vamos fazer um resumo:
Voc digita ... 1 Um Brasil 500 01/mar/00 123 10/13/00 R$1,0000.0 e o Excel trata como ... Valor Texto Texto Valor texto Texto Texto porque ... Sem comentrio Sem comentrio Quando valores e texto se misturam, o Excel trata tudo como texto. Datas so valores que podem ser expressos como combinao de nmeros e palavras. Quando comeamos uma digitao com o apstrofo () o Excel trata a informao como texto, mesmo que digitemos nmeros. Datas impossveis so tratadas como texto. Valores inseridos com erro so tratados como texto
importante saber que texto no pode ser usado em frmulas ou funes. Por isso, quando uma frmula no est dando certo confira se o valor inserido no tem algum erro de apresentao. O Excel pode estar tratando-o como texto.
Alinhamento
O Excel tem vrias opes de alinhamento de textos e valores da clula. Voc pode optar por alinhamento esquerdo, centralizado ou direito. Se quiser pode girar o texto para que ele seja exibido na vertical ou inclinado. Para definir o alinhamento do texto da clula faa assim:
1. 2. 3. 4.
Selecione as clulas que sero formatadas. No menu Formatar, escolha Na caixa de dilogo
Clulas... Formatar clulas
e escolha a guia
Alinhamento.
Defina as opes de formatao e clique em OK.
Figura 12 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Alinhamento
Fonte
Voc pode formatar a fonte da clula. No importa que a clula esteja preenchida com valores ou com texto. Para formatar a fonte faa assim:
1. 2. 3. 4.
Selecione as clulas que sero formatadas. No menu

Formatar,
escolha
Clulas...
Na caixa de dilogo
Formatar clulas
escolha a guia
Fonte.
Figura 13 Caixa de dilogo Formatar clulas guia fonte
Bordas
Quando trabalhamos no modo normal do Excel vemos as linhas horizontais e verticais que separam as clulas. Estas linhas no so impressas. Clique em Arquivo e em Visualizar impresso para ver como ficar o aspecto da planilha impressa. Geralmente criamos linhas horizontais e verticais para melhorar a apresentao dos dados impressos. Fazemos isso definindo bordas para as clulas.
1. 2. 3. 4.
Selecione as clulas que sero formatadas. No menu Formatar, escolha Na caixa de dilogo
Clulas... Formatar clulas
escolha a guia
Bordas.
Figura 14 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Bordas
Padro de preenchimento
possvel preencher uma clula com cores slidas ou com padres de preenchimento. Faa isso na guia Padres da caixa de dilogo Formatar clulas. O procedimento semelhante ao dos outros itens de formatao. No esquea de selecionar as clulas primeiro.
Figura 15 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Padres
O que falamos sobre largura de colunas vlido tambm para largura de linhas.
Formatao de colunas
A formatao de coluna basicamente trabalha com a largura da coluna. Para formatar uma coluna selecione a coluna ou clique numa clula da coluna. No menu
Largura: Formatar,
comando Colunas temos as seguintes opes:
permite digitar uma largura para as colunas selecionadas.
AutoAjuste da seleo: Ocultar:
o Excel ajusta a largura da seleo para o encaixar o texto mais longo da coluna. clicando neste comando as colunas selecionadas no so mais vistas, nem impressas, embora continuem ativas na planilha. Este comando tem vrias utilidades como: ocultar colunas com informaes auxiliares que no precisam ser impressas ou, ento, reduzir a quantidade de informao visvel na tela para deixar a rea de trabalho mais limpa.
Reexibir:
Desfaz a ao do comando ocultar. Primeiro selecione as duas colunas vizinhas da coluna oculta. Por exemplo: se a coluna B est oculta, selecione A e C. Em seguida clique no comando Reexibir.
Largura padro:
digitando uma nova largura padro todas as colunas da planilha sero alteradas.
Formatao de planilhas
Uma pasta de trabalho tem vrias planilhas. O padro iniciar uma pasta nova com trs planilhas nomeadas Plan1, Plan2 e Plan3. Outras planilhas podem ser criadas, se necessrio. O comando Planilhas do menu Formatar permite os seguintes ajustes:
Renomear: Ocultar:
permite mudar o nome da planilha selecionada.
a planilha selecionada deixa de ser vista na rea de trabalho, embora permanea ativa. Geralmente ocultamos planilhas com informaes auxiliares, de menor importncia ou sigilosas.
Reexibir...:
torna visvel novamente uma planilha oculta. Clique no comando para escolher a planilha na lista de planilhas ocultas.
Plano de fundo...:
permite escolher uma imagem decorativa para servir de fundo da planilha. A imagem ser repetida para encher a tela, formando um ladrilho.
Estilos
Um estilo um conjunto completo de definies de formatao. Aplicando um etilo, num s clique voc define a fonte, o alinhamento, as bordas, etc.. Os estilos economizam tempo na hora de formatar
clulas. O Excel traz alguns estilos prontos. Para aplicar um estilo selecione as clulas, clique em Estilo no menu Formatar. Ento use a caixa de dilogo Estilo para definir um estilo.
Figura 16 Caixa de dilogo Estilo
AutoFormatao
A auto formatao simplifica bastante o trabalho de formatar planilhas. Voc seleciona um conjunto de clulas e escolhe uma opo de auto formatao. O Excel faz todos os ajustes de fonte, bordas, padres, alinhamento, etc. por voc. Para usar a auto formatao faa o seguinte:
1. 2. 3. 4.
Selecione um conjunto de clulas. A auto formatao no se aplica a uma nica clula. No menu
Formatar
clique em
AutoFormatao.
Na caixa de dilogo formatao. Clique em OK.
AutoFormatao
selecione um modelo de
Figura 17 Caixa de dilogo AutoFormatao
A auto formatao muito prtica, mas no se aplica a todos os casos. s vezes, a nica soluo a formatao passo a passo.
Desenhos
A barra de desenhos do Excel permite colocar linhas, setas, quadrados, crculos, caixas de texto, wordart e clipart na planilha. Com isso voc pode melhorar a aparncia do seu trabalho. Um objeto de desenho entra na planilha numa camada acima das clulas. Os desenhos e imagens no ficam ligados a uma clula em particular. Se o desenho cobrir uma clula preenchida ela continua funcionando normalmente.
EXEM PL O: F ORM ATA ND O UM A PL ANIL HA
Vamos abrir a planilha Notas bimestrais para format-la. Faa assim:

1. 2. 3. 4.
No menu Formatar, clique em
Abrir.
No campo Examinar selecione a pasta Meus Documentos. Selecione o arquivo Notas bimestrais na lista. Clique em
OK.
Vamos agora formatar a planilha em etapas.
Formatao das fontes

1.
Selecione a clula A1.
2. 3. 4. 5. 6.
No menu Arquivo, selecione Fonte. Aumente a fonte do ttulo para Arial Negrito 12 pontos para obter um destaque maior. Selecione a linha 3. Na caixa de dilogo
Fonte
mude a fonte para Arial negrito.
Selecione as clulas com os nomes das disciplinas. Na caixa de dilogo Fonte mude a fonte para Times New Roman Negrito Itlico 12 pontos.
Formatao das colunas

1. 2.
Selecione as colunas A,B,C,D,E e F. Faa isso clicando com o mouse na letra A e arrastando o mouse at a letra F. No menu
Formatar, AutoAjuste da seleo.
clique em
Colunas.
Ento escolha a opo
Note que durante a seleo as clulas ficam com uma cor destacada. Pronto. As colunas foram ajustadas na largura para exibir todos os textos e valores digitados.
Formatao de nmeros
1. 2. 3. 4.
Selecione todas as clulas que contm notas, inclusive as mdias. No menu

Formatar,
clique em Clulas e em seguida na guia
Nmero.
Defina que os nmeros sero formatados na categoria geral com uma casa decimal apenas. Clique em OK.
Observe que as mdias so arredondadas para a primeira casa decimal.
Formatao de bordas
1. 2. 3. 4.
Selecione as clulas de A3 at F10 No menu Formatar clique em Clulas e em seguida na guia

Bordas.
Defina que as clulas tero borda superior e inferior fina, inclusive internamente. Clique em
OK.
Formatao de padres
1. 2. 3. 4. 5.
Selecione as clulas A3 at F3 (Ttulos das colunas) No menu Formatar clique em Clulas e em seguida na guia Defina uma cor clara para as clulas e clique em OK. Selecione as clulas A4 at A10 (nomes das disciplinas) Volte caixa de dilogo de clulas.
Padres Padres.
e defina outra cor clara para as
Pronto. A planilha est formatada e com boa aparncia. Se quiser clique no menu Arquivo e em Visualizar impresso para ver como a planilha ser impressa.
Por ltimo clique em Arquivo/Salvar para gravar as modificaes feitas na planilha. Em seguida pode fech-la.
Frmulas e Funes
Neste captulo veremos como se trabalha com frmulas e funes que so as ferramentas que mais nos ajudam nos clculos repetitivos.
Operadores matemticos
O Excel usa algumas convenes da Informtica e da Matemtica para escrever frmulas. Os smbolos usados nas operaes bsicas so:
Aritmticos
So usados para as operaes aritmticas bsicas
Operador + * / ^ Nome Sinal de mais Sinal de menos Asterisco Barra normal Acento Circunflexo Operao Adio Subtrao Multiplicao Diviso Potenciao Digite na clula =2+2 =3-2 =2*3 =4/2 =2^3 E o Excel exibe 4 1 6 2 8
De comparao
So utilizados para fazer comparao de valores.
Operador = > < >= <= <> Nome Sinal de igual Sinal de maior que Sinal de menor que Sinal de maior ou igual que Sinal de menor ou igual que Sinal de diferente Operao Igualdade Maior que Menor que Maior ou igual que Menor ou igual que Diferena Exemplo A1=A2 A1>A2 A1<A2 A1>=A2 A1<=A2 A1<>A2
Escrita correta de frmulas

Devemos seguir algumas regras para inserir frmulas numa clula: Toda frmula no Excel comea com o sinal de igual (=)
Ordem das operaes

O Excel executa operaes na mesma ordem usada pela Matemtica, ou seja: Primeiro potenciao e radiciao, depois multiplicao e diviso e por ltimo adio e subtrao. Esta ordem pode ser alterada pelo uso de parnteses. O que est dentro de parnteses executado primeiro, como na Matemtica.
Uso de parnteses
Na Matemtica as frmulas podem ser representadas em duas dimenses. No Excel escrevemos as frmulas colocando os caracteres em linha, usando parnteses sempre que for necessrio para definir a ordem em que as operaes sero executadas. Veja os exemplos:
Para calcular a frmula ...
A1 A3 A4 + A2 A5 ( B 2 B3) * B 4 B5 B 6 C1 1 C2
Digite no Excel ... =A1/A2+(A3-A4)/A5 =(B2-B3)*B4/(B5B6) =1-C1/C2
Inserindo funes numa frmula

Funes so comandos do Excel que executam operaes repetitivas ou complexas. Vamos exemplificar. Na planilha Notas bimestrais fizemos alguns clculos de mdia. A mdia anual de cada disciplina foi calculada somando as quatro notas bimestrais e dividindo o resultado por quatro. Na clula da mdia de Portugus digitamos: =(B4+C4+D4+E4)/4 No deu muito trabalho porque havia poucos nmeros envolvidos. Mas imagine usar este mtodo para tirar a mdia de uma lista com centenas de valores. Neste caso devemos apelar para a funo mdia. Vamos obter o mesmo resultado para a mdia de Portugus se digitarmos: =MDIA(B4:E4) A frmula acima pode ser lida assim: Mdia dos valores contidos no intervalo de clulas que vai de B4 at E4. Bem, agora que sabemos que existem funes no Excel para facilitar nossa vida. Resta saber quais so estas funes e como escrev-las corretamente numa frmula. O Excel tem muitas funes, cada uma com suas particularidades. melhor comear pelas mais usadas para depois, aos poucos, ir conhecendo as demais funes. Cada funo tem um modo correto para ser escrita. o que chamamos em Informtica de sintaxe do comando. S os comandos escritos na sintaxe correta sero executados. Vamos agora passar ao estudo das funes mais usadas: SOMA, MDIA e SE.
Soma
A funo SOMA tima para fazer a soma do contedo de vrias clulas. Veja no exemplo seguinte a sintaxe da funo: =SOMA(A3:A10) Podemos ler a frmula assim: Soma dos valores do intervalo que vai da clula A3 at a clula A10.
Voc tambm pode inserir a funo SOMA numa clula usando apenas cliques de mouse. Faa assim:
1. 2. 3. 4.
Selecione a clula onde ser inserida a funo. Clique no boto AutoSoma da barra padro. O Excel seleciona automaticamente um intervalo de clulas prximo. Se voc aceitar a sugesto conclua pressionando ENTER. Para escolher um intervalo diferente clique na primeira clula e arraste o ponteiro at a ltima clula do intervalo desejado. As clulas selecionadas ficaro realadas com uma moldura animada do tipo formigas marchando. Pressione ENTER.
5.
O Excel escreve a frmula na clula selecionada baseado nas informaes dadas com os cliques de mouse.
Mdia aritmtica
O clculo de mdia aritmtica feito pela funo MDIA. Esta funo soma todos os valores de um intervalo e divide o resultado pelo nmero de clulas do intervalo. Vamos exemplificar a sintaxe da funo mdia. Para calcular a mdia dos valores do intervalo entre a clula A3 at a clula A10 escreva. =MDIA(A3:A10) Uma forma prtica de inserir funes usar o comando Funo do menu Inserir. Com ele no precisamos conhecer detalhes da sintaxe da funo. Vamos exemplificar.
1. 2. 3. 4.
Selecione a clula onde ser inserida a funo. Clique no menu Inserir e no comando dilogo Inserir funo.
Funo...
Surgir a caixa de
Escolha a funo desejada e clique em OK. Por exemplo: a funo estatstica MDIA. Surgir a caixa de dilogo da funo. Digite as informaes necessrias para definir a funo. Por exemplo: a funo MDIA pede o intervalo de clulas. Digite o intervalo no campo Nm1. Ser algo como A3:A10. Conclua com
OK.
5.
Figura 18 Caixa de dilogo Inserir funo
Figura 19 Assistente de funo
Funo SE
A funo SE do tipo lgica. Vamos estud-la atravs de um exemplo.
EXEM PL O: USAN DO A F UN O SE
Abra a planilha Notas Bimestrais e crie mais uma coluna na tabela, ao lado da mdia anual, com o ttulo Resultado. Digamos que a mdia para aprovao seja 7,0. O Excel escrever a palavra APROVADO na coluna Resultado se mdia for maior ou igual a 7,0 e a palavra EXAME se a nota for inferior a 7,0. Faremos isso com a funo SE.
Note: Texto deve ser digitado entre aspas.
A funo SE envolve trs informaes, argumentos. Vejamos quais so:

Teste lgico Valor se verdadeiro Valor se falso
tambm
chamadas
Verificar se a mdia anual igual ou superior a 7,0 Escrever a palavra APROVADO. Escrever a palavra EXAME.
Para inserir a funo SE faa assim:

1. 2. 3. 4.
Selecione a clula ao lado da mdia anual de Portugus. Clique no menu Inserir e no comando Na caixa de dilogo em OK.
Colar funo Funo...
escolha a funo lgica SE e clique
Na caixa de dilogo da funo SE digite os valores dos trs argumentos que so teste lgico, valor se verdadeiro e valor se falso. Veja na figura como foram digitados. Clique em OK.
5.
Figura 20 Caixa de dilogo da funo SE
Figura 21 Planilha Notas bimestrais
Use tambm os botes Copiar e Colar da barra padro .
Repita a operao para as outras clulas. Se voc no quiser ter muito trabalho d uma olhada no assunto que vem a seguir: cpia de frmulas. No esquea de formatar as clulas novas e de salvar as alteraes na planilha.
Uso de dois pontos e de ponto e vrgula

Dois pontos (:)
O dois pontos usado nas frmulas para definir um intervalo de clulas. Ns j o usamos na funo SOMA e na funo MDIA. Veja os exemplos: =SOMA(A3:A10) =MDIA(A3:A10) A3:A10 pode ser lido como intervalo de clulas entre A3 e A10, ou seja, esto includas no intervalo as clulas A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 e A10.
Ponto e vrgula (;)

O ponto vrgula usado nas frmulas para separar dados e intervalos. Vamos exemplificar: =SOMA(A3:A6;A8:A10) Lemos a frmula assim: Soma dos valores dos intervalos de A3 at A6 e de A8 at A10. Ou seja, ser feita a soma dos valores de A3, A4, A5, A6 e tambm de A8, A9 e A10.
Copiando frmulas
Vamos partir de um exemplo: o da planilha Notas bimestrais. Ns digitamos a frmula para o clculo da mdia de Portugus: =MDIA(B4:E4). Temos que digitar as frmulas das mdias de Matemtica, Histria, Geografia, etc. As frmulas so quase iguais. Neste caso podemos usar a cpia de frmulas. Para copiar uma frmula faa assim:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Selecione a clula que ser copiada. Clique no menu Clique no menu

Editar
e em Copiar. e em Colar.
Selecione a clula para onde a frmula ser copiada.

Editar
Repita a operao 4 para colar a frmula em outras clulas. Pressione ENTER para encerrar.
Note:
as cpias de frmulas geralmente no so idnticas original. O Excel adapta a frmula mudando o endereo das clulas. Veja o exemplo: Na clula F4 temos a frmula =MDIA(B4:E4)
Se copiarmos a frmula em F4 para outras clulas o resultado ser o seguinte: Cpia em F5: Cpia em F6: Cpia em F7: =MDIA(B5:E5) =MDIA(B6:E6) =MDIA(B7:E7)
Cpia por arraste

Outra forma de copiar frmulas e valores para clulas prximas e por arraste. Faa assim:
1. 2.
Selecione a clula que ser copiada. Aponte na ala que existe no canto inferior direito da clula. Repare que o ponteiro muda de forma quando apontamos para a ala da clula. Arraste a ala para as clulas vizinhas, selecionando em quais voc quer colar o contedo. Solte o boto do mouse. Pronto o contedo da clula foi copiado nas clulas vizinhas.
3. 4.
Referncia absoluta e relativa

Ns vimos que o Excel adapta as frmulas quando ns as copiamos para outras clulas. Por exemplo: Na clula C2 escrevemos a frmula =B2*B8 Se copiarmos esta frmula para a clula C3 o resultado ser: =B3*B9. Esta adaptao das frmulas copiadas nem sempre interessante. Vamos dar um exemplo onde ocorrem problemas.
Figura 22 Planilha de preos
Para calcular o preo em reais poderamos digitar na clula C2 a frmula =B2*B8. O problema acontece se tentarmos copiar esta frmula para as outras clulas. Copiando para a clula C3 o resultado ser =B3*B9. Como no h cotao de dlar em B9 a tabela sair com erro.
Num caso desses melhor escrever $B$8 em vez de B8. O smbolo cifro faz com que a identificao da clula no se altere se movermos ou copiarmos a frmula. B8 uma referncia relativa. absoluta. $B$8 uma referncia
Grficos
Com os dados do Excel podemos criar grficos para apresentar melhor a informao. Neste captulo veremos como criar, formatar e editar grficos.
Com o Excel criamos grficos dos mais variados tipos. Os grficos melhoram a visualizao dos dados. Muitas vezes, passando os olhos num grfico o leitor consegue tirar uma concluso instantaneamente.
Etapas de criao de um grfico

Estudaremos as etapas atravs de um exemplo.
EXEM PL O: GRF I CO DE EVOL U O DA POPUL A O
Para criar grficos no Excel o primeiro passo digitar numa planilha os dados que serviro de base para a montagem do grfico.
Figura 23 Planilha Evoluo da populao brasileira
Depois de digitar os dados podemos iniciar a criao do grfico que orientada pelo Assistente de grfico.
Etapa 1 Tipo do grfico

1.
Clique em
Inserir
e no comando
Grfico...
Surgir o Assistente de grfico.
Use tambm o boto Assistente de grfico da barra padro.
2. 3.
Selecione o tipo de grfico desejado. Escolheremos o tipo Colunas 3D. Clique em Avanar.
Figura 24 Assistente de grfico Etapa 1
Etapa 2 Intervalo e seqncia

1.
Na guia Intervalo, em intervalo de dados, digite A5:B10. O intervalo tambm pode ser selecionado com o mouse. Clique em A5 e arraste at B10. Na guia Seqncia exclua a primeira seqncia de dados, pois, ela se refere aos anos e no queremos que eles apaream como barras. No campo nome da seqncia digite Populao. No campo valores digite B5:B10, que o intervalo de valores de populao. No campo Rtulos do eixo digite A5:B5, que o intervalo de valores de anos. Clique em Avanar.
2. 3. 4. 5. 6.
Etapa 3 Opes de grfico

1. 2. 3. 4. 5.
Digite um ttulo para o grfico. Em nosso caso: Evoluo da populao brasileira. Digite um ttulo para o eixo horizontal. Em nosso exemplo: Anos. Digite um ttulo para o eixo vertical: Em nosso caso: Populao em milhes. Na guia Legenda desmarque a opo caso desnecessria. Clique em
Avanar. Mostrar legenda,
pois no nosso
Etapa 4 Local do grfico

Esta ltima etapa apenas para decidir se o grfico vai ser um objeto dentro da planilha que contm os dados ou se vai ficar numa planilha em separado. Escolha a opo como objeto em Plan1 e clique em Concluir. Pronto. Finalmente o grfico aparece.
Figura 28 Grfico Evoluo da populao brasileira
Formatando o grfico
Depois de criar o grfico sempre aparecem detalhes para ajustar. hora de formatar o grfico. O grfico composto por vrios elementos. Os principais so: rea do grfico rea de plotagem Paredes Eixos Linhas de grade Seqncias de dados Legenda o quadro que contm todos os elementos do grfico um quadro menor que contm todos os elementos menos o ttulo So planos que ficam atrs das barras Nos eixos aparecem os valores do grfico So linhas auxiliares que formam uma grade nas paredes e facilitam a leitura dos dados So as barras no grfico de barras A legenda identifica as seqncias de dados
Note:
Cada tipo de grfico tem suas particularidades de formatao. O grfico de barras formatado diferente do grfico tipo pizzas ou do tipo linhas.
rea do grfico
A rea do grfico pode ser movida e redimensionada. Para mover a rea, clique nela e arraste-a para uma nova posio. Para redimensionar selecione-a com o mouse e arraste uma das alas que aparecem em volta do quadro. Para formatar a rea do grfico, clique nela e depois, no menu Formatar escolha rea do grfico selecionada... Ser possvel definir a fonte, cor e padro de fundo.
Figura 29 Caixa de dilogo Formatar rea do grfico
rea de plotagem
A rea de plotagem um quadro menor que contm todos os elementos do grfico menos o ttulo. Podemos mov-la e redimension-la. Basicamente o que podemos formatar nela o padro de cores. Para fazer isso a selecione e no menu Formatar escolha rea de plotagem selecionada...
Figura 30 Caixa de dilogo Formatar rea de plotagem
Paredes do grfico
As paredes ficam atrs das barras e o que podemos formatar nelas o padro de cores. Clique na parede e depois, no menu Formatar escolha Paredes selecionadas...
Eixos
Clique num dos eixos, horizontal ou vertical, e no menu escolha Eixo selecionado...
Formatar
Ser possvel formatar a fonte, o alinhamento do texto, a escala do eixo, etc.
Figura 31 Caixa de dilogo formatar eixo
Seqncia de dados
Clique numa das barras do grfico para formatar a seqncia de dados. No menu Formatar escolha Seqncias de dados... Ser possvel alterar a forma das barras, o padro de cores, profundidade, etc.
Figura 32 Caixa de dilogo Formatar seqncias de dados
Linhas de grade
As linhas de grade dividem a parede do grfico em faixas. Servem para auxiliar a leitura do grfico. Para format-las clique numa linha de grade e no menu Formatar escolha Linhas de grade... Observe a figura seguinte e compare com o grfico antes da formatao. Veja como a formatao pode melhorar a aparncia de um grfico.
Figura 33 Grfico Evoluo da populao brasileira formatado
Editando o grfico
As vezes criamos e formatamos um grfico e s mais tarde notamos que alguma informao precisa ser mudada. Com o Excel, a qualquer momento, podemos alterar valores, acrescentar dados, mudar o tipo do grfico, trocar os ttulos, etc. Se um valor do grfico precisa ser mudado, basta digitar o novo valor na planilha base do grfico. Alteraes feitas nos valores da planilha alteram imediatamente o grfico. Para modificar um grfico, selecione a rea do grfico. Note que surge na barra de menus do Excel o item Grfico. Neste menu ficam os comandos de edio. Vejamos os comandos do menu Grfico: Tipo do grfico Dados de origem Opes de grfico Local Efeito 3D Com um clique de mouse alteramos o tipo do grfico selecionado. Com este comando podemos mudar os intervalos da planilha base que alimentam o grfico com informaes Com este comando alteramos os ttulos, legenda, rtulos, etc. Para alterar o local onde o grfico inserido Altera a aparncia de grficos tridimensionais.
Figura 34 Caixa de dilogo Exibio 3D
Escolha do tipo do grfico

Um grfico pode facilitar a interpretao de dados, mas preciso escolher o tipo correto de grfico para cada tipo de informao. Veja algumas dicas sobre escolha de grficos: Para mostrar a evoluo de valores ao longo do tempo prefira grficos de barras ou de linhas. Por exemplo: o crescimento do nmero de usurios de computador ao longo dos anos. Para grficos matemticos contnuos prefira o tipo linhas suavizadas. Por exemplo: grficos de equaes. Para mostrar a participao das partes num conjunto use grfico tipo pizza. Por exemplo: grficos com a porcentagem de cada grupo racial no total da populao brasileira.
Gerenciando dados
Neste captulo veremos como gerenciar volumes grandes de informao classificando, filtrando, resumindo e analisando dados.
Vamos exemplificar o gerenciamento de dados com os dados da planilha seguinte:
Figura 35 Planilha Preos de automveis
Classificao
No Excel no preciso se preocupar com a ordem que digitamos listas de dados. O Excel tem a ferramenta de classificao para nos ajudar. Vamos classificar a planilha Preos de automveis da seguinte maneira: vamos organizar os carros por marca e por preo, comeando pelo carro mais caro de cada marca. Faa assim:
1. 2. 3.
Selecione o intervalo de dados dos preos (A3:D20). No menu Classificar.

Dados
clique em
Classificar...
No campo Classificar por selecione a coluna Marca e ordem crescente. Deste modo o Excel vai reorganizar as linhas para que os carros da mesma marca fiquem juntos. No campo Em seguida por selecione a coluna Preo e ordem decrescente. Deste modo, depois de organizar por marca o Excel vai organizar pelo preo, comeando pelo maior. Clique em
OK.
4.
5.
Figura 36 Caixa de dilogo Classificar
Figura 37 Planilha Preos de automveis classificada
Filtragem
A ferramenta de filtragem boa para selecionar dados numa lista grande. Filtrar exibir dados que atendem uma certa condio e ocultar os demais. Vamos filtrar a planilha Preos de automveis da seguinte maneira: Vamos exibir apenas as linhas dos carros da categoria Sedan. Faa assim:
1. 2.
Selecione o intervalo de dados (A3:D20) No menu Dados clique em Filtrar e em lado de cada ttulo de coluna.
AutoFiltro.
Surgiro botes ao
3.
Clique no boto do ttulo Categoria e selecione a opo Sedan.
Pronto o Excel exibir apenas as linhas dos carros Sedan.
Figura 38 Planilha Preos de automveis filtrada
Para exibir as linhas ocultas pela filtragem clique no menu Filtrar e na opo Mostrar tudo.
Dados,
em
Vamos fazer mais uma filtragem de modo diferente. Vamos exibir apenas os carros que custam menos de R$ 20.000,00. Faa assim:
1. 2. 3. 4.
Clique no boto da coluna Preo. Escolha a opo Personalizar... Surgir a caixa de dilogo AutoFiltro.
Personalizar
No primeiro campo selecione menor do que e no segundo campo digite 20.000,00 Clique em
OK.
Figura 39 Caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro
Os textos da primeira linha da tabela so usados como rtulo dos campos do formulrio.
Figura 40 Planilha Preos de automveis filtrada por preo
Para remover um filtro clique em opo AutoFiltro.
Dados,
em
Filtrar...
e desmarque a
Formulrios
Quando temos dados para digitar em listas grandes, podemos recorrer ajuda dos formulrios do Excel. Digitar dados num formulrio muitas vezes mais prtico que digit-los diretamente na lista. Antes de trabalhar com formulrios vamos entender os termos usados. Um formulrio uma caixa de dilogo com vrios campos. Cada campo representa uma coluna da lista. O conjunto de todos os dados de uma linha da tabela compe um registro. Agora vamos exemplificar.
1. 2. 3. 4.
Clique em alguma clula da lista de preos da planilha Preos de automveis. No menu

Dados
clique em Formulrio. Surgir um formulrio na tela.

Novo.
Para incluir um registro no formulrio clique em
Digite os dados nos campos do formulrio. Para passar de um campo a outro use a tecla TAB. No final da digitao tecle ENTER. Os registros novos sero includos no final da lista. Depois de digitar os novos registros clique em
Fechar.
5.
Figura 41 Formulrio
Subtotais
O comando subtotais permite obter vrias informaes de uma lista de dados. Vamos partir da planilha Preos de automveis. Com o comando subtotais podemos obter informaes como as seguintes: Saber quantos carros de cada marca esto na tabela. Saber o preo mdio dos carros de cada categoria. Saber o preo mximo dos carros de cada marca. Saber o preo mnimo dos carros em cada categoria.
Vamos usar os subtotais para saber qual o preo mdio dos carros em cada categoria. Faa assim:
1.
Selecione os dados da tabela e classifique-a primeiro por categoria e depois por preo decrescente. Caso no se lembre como fazer isso volte atrs no item Classificao desta apostila. No menu
Subtotais Dados
2. 3. 4. 5.
escolha
Subtotais... em
No campo A cada alterao Clique em OK.
escolha Categoria.
No campo Usar funo escolha mdia.
Pronto. O Excel cria os subtotais para ns.
Figura 42 Planilha Preos de automveis com subtotais
Para cancelar a exibio de subtotais clique no menu Dados e no comando Subtotais. Na caixa de dilogo, clique no boto Remover todos.
Validao de dados
A validao um mecanismo que permite controlar a digitao de dados. Podemos definir que alguns valores no sero aceitos numa clula. Vamos a um exemplo: Uma empresa atacadista de equipamentos de Informtica tira seus pedidos de compra no Excel. No pedido de compra h uma tabela com as seguintes colunas: Quantidade, produto, preo unitrio e preo total. Vamos criar uma validao de dados nas clulas da quantidade. Queremos que sejam aceitos apenas nmeros inteiros maiores que 3. Isso porque 3 o pedido mnimo aceito pela empresa e inteiros porque no d para cortar os equipamentos e vender em pedacinhos.
Figura 43 Planilha Pedido de compra
Para criar uma validao de dados faa assim:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Selecione as clulas do item quantidade (A4:A7). No menu

Dados Validao de dados.
escolha
Validao...
No campo Permitir escolha Nmero inteiro. No campo Dados escolha maior do que. No campo mnimo digite 3. Na guia Mensagem de entrada digite o Mnimo 3. Na guia Alerta de erro digite o quantidade mnima 03. Clique em OK.
ttulo ttulo
Quantidade e a
mensagem
Quantidade e a
mensagem
Figura 44 Caixa de dilogo validao de dados
Pronto. O Excel no aceitar qualquer valor na coluna das quantidades. Quando o usurio selecionar uma clula receber uma mensagem de entrada. Se o usurio tentar digitar um valor invlido ser avisado por uma caixa de alerta.
Figura 45 Mensagem de entrada
Figura 46 Alerta de validao
Para remover uma validao, primeiro selecione as clulas. Em seguida clique no menu Dados e escolha Validao... Na caixa de dilogo clique no boto Limpar tudo.
Estrutura de tpicos
A estrutura de tpicos organiza os dados em nveis. Deste modo, podemos exibir todos os detalhes de uma planilha ou selecionar apenas os dados mais gerais. Vamos exemplificar atravs da planilha Relatrio de vendas.
Figura 47 Planilha Relatrio de vendas estruturada em tpicos
Nesta planilha temos trs opes de exibio: Podemos mostrar todos os dados, ou apenas os resultados por regio, ou s o resultado geral do pas.
Figura 48 Planilha Relatrio de vendas com tpicos recolhidos parcialmente
Figura 49 Planilha Relatrio de vendas com tpicos totalmente recolhidos
Fazemos as mudanas no modo de exibio clicando nos botes + e do lado esquerdo da planilha. So os botes da estrutura de tpicos. O boto + expande a exibio. O boto recolhe a exibio.
Para criar uma estrutura de tpicos na planilha faa o seguinte.

1. 2.
Selecione os dados da planilha que sero estruturados. No menu clique em clique em AutoTpicos.
Dados Organizar estrutura de tpicos.
Em seguida
Pronto. O Excel criar a estrutura de tpicos. Este mtodo simples s funciona para algumas planilhas como a que usamos no exemplo. A criao automtica s d certo quando o Excel encontra a planilha preparada. A incluso de clulas com a funo SOMA ajuda a estruturao em tpicos. Se o comando AutoTpicos no funcionar voc pode criar a estrutura manualmente. simples. Voc s tem que agrupar as linhas para criar as chaves da estrutura de tpicos. Para agrupar as linhas da regio Centro Oeste, por exemplo, faa assim:
1. 2.
Selecione as linhas 5,6 e 7. No menu Agrupar.

Dados,
clique em
Organizar estrutura de tpicos
e no comando
Repita a mesma operao para agrupar as demais regies. Para criar a chave geral selecione as linhas de 4 a 20 e aplique o comando Agrupar.
Figura 50 Menu Tpicos
Tabelas dinmicas
As tabelas dinmicas so timas para analisar dados de grandes listas. Vamos exemplificar. Veja a planilha Controle dirio de vendas.
Figura 51 Planilha Controle dirio de vendas
O gerente da empresa quer saber informaes como: qual a regio que est comprando mais? Qual o tipo de produto que est vendendo mais? Quem o melhor vendedor? As tabelas dinmicas tornam estas anlises muito fceis. Elas resumem os dados. Vamos criar uma tabela dinmica para a planilha Controle dirio de vendas. Faa assim:
1. 2. 3. 4.
No menu
Dados
escolha
Relatrio de tabela e grficos dinmicos...
Surgir o
Assistente de tabela dinmica e grfico dinmico.
Na etapa 1 indique que a tabela dinmica usar dados de uma lista do Excel e que quer uma tabela dinmica. Na etapa 2 indique o local onde a tabela dinmica vai colher os dados. s selecionar com o mouse as clulas da lista de dados. Na etapa 3 indique o local onde a tabela dinmica vai ficar. Escolha na planilha atual. Digite apenas o endereo da clula onde ficar o canto superior esquerdo da tabela. Por exemplo: H3. Clique em Concluir.
5.
Figura 52 Assistente de tabela dinmica e grfico dinmico
Pronto. A estrutura da tabela dinmica est montada.
Figura 53 Estrutura de tabela dinmica
O prximo passo definir as posies dos campos na tabela. Isso simples. Basta arrastar o nome do campo que est na barra Tabela dinmica para uma das reas da tabela. Faa o seguinte: Arraste o campo Regio para a rea campos de coluna. Arraste os campos Vendedor e Tipo para a rea campos de linha. Arraste o campo Valor para a rea itens de dados.
Figura 54 Barra Tabela dinmica
Pronto. Uma tabela dinmica est montada.
Figura 55 Tabela dinmica
O nome do recurso tabela dinmica porque os campos podem ser arrastados para posies novas. Com isso produzimos novas combinaes de dados que permitem anlises diferentes.
Importao de dados
Muitas vezes os dados que voc precisaria digitar para criar uma planilha esto prontos em outro arquivo. O Excel pode importar informaes da Internet, de bancos de dados e de arquivos de texto.
Figura 56 Menu Obter dados externos
Da Internet
Para importar dados de uma pgina de Internet voc deve informar o endereo da pgina e quais dados da pgina sero importados. Faa assim: No menu Dados clique em Obter dados externos e em Surgir a caixa de dilogo Nova consulta Web.
Criar consulta Web.
Figura 57 Caixa de dilogo Nova consulta Web
De bancos de dados
O Excel pode importar dados de vrios tipos de bancos de dados. Para isso ele conta com o auxlio do programa Microsoft Query que faz a tarefa de se conectar a um banco de dados. Para importar dados de um banco de dados faa assim:
Figura 58 Caixa de dilogo do Microsoft Query
Escolha o tipo de banco de dados desejado e siga as instrues do Microsoft Query. Para cada banco de dados a seqncia a seguir diferente.
Use tambm os botes Desfazer e repetir da barra padro
Ferramentas
Neste captulo veremos vrias ferramentas que nos ajudam a melhorar a qualidade das planilhas, como verificao ortogrfica, proteo de dados, metas e macros.
Desfazer e repetir
Quando cometemos algum engano, ou queremos voltar atrs no que fizemos usamos o comando Desfazer. Para repetir nossa ltima ao usamos o comando Repetir. A maioria das aes do usurio pode ser desfeita ou repetida. Para desfazer a sua ltima ao clique no menu Desfazer. Para repetir a sua ltima ao clique no menu Repetir.
Editar Editar
e no comando e no comando
O Excel memoriza as 100 ltimas aes do usurio.
Localizar e substituir
Com os comandos Localizar e Substituir podemos substituir palavras e vrios outros itens da planilha. So comandos muito teis em planilhas grandes.
Substituir
Digamos que o usurio digitou uma planilha com preos de software. No final do trabalho o autor conclui que melhor usar Microsoft Office, em vez de Office. A substituio manual muito trabalhosa, pois a planilha longa. Para automatizar a substituio fazemos o seguinte:
1. 2. 3. 4.
No menu
clique em Localizar e substituir.

Editar
Substituir...
No campo Localizar digite a palavra que ser buscada. No campo anterior.

Substituir por
digite a palavra que entrar no lugar da
Para substituir apenas a primeira palavra encontrada clique em Substituir.
5. 6.
Para substituir todas as ocorrncias da palavra na planilha clique em Substituir tudo. Para voltar planilha, clique em
Fechar.
Figura 59 Caixa de dilogo Substituir
Proteo de dados
Muitas vezes criamos planilhas para outras pessoas usarem. A proteo de dados evita que outros usurios alterem o nosso trabalho. s vezes protegemos dados para que ns mesmos no os alteremos por engano. A proteo pode bloquear alteraes na pasta de trabalho inteira, numa planilha especfica ou apenas em algumas clulas. O padro do Excel iniciar uma pasta nova com a proteo desativada. Para ativar a proteo. Faa assim:
Figura 60 Menu Proteger
1. 2. 3. 4. 5.
No menu
Ferramentas
clique em Proteger.
Proteger planilha....
Escolha a opo de proteo. Por exemplo:
Escolha o tipo de informao que ser protegida. Digite, se quiser, uma senha. Ela pedida quando algum quiser desativar a proteo. Clique em OK.
Figura 61 Caixa de dilogo Proteger planilha
Pronto. A proteo est ativa. Se algum tentar alterar dos dados receber a mensagem que os dados esto protegidos. Algumas clulas, porm, podem ter ficado de fora do bloqueio. Isso interessante quando queremos deixar algumas clulas liberadas para digitao. Para definir que uma ou mais clulas no fiquem travadas quando a planilha for protegida faa assim:
1. 2. 3. 4.
Antes de ativar a proteo selecione as clulas. No menu Clulas.

Formatar
escolha
Clulas...
Formatar
Na guia Proteo desmarque a opo Travar. Deste modo, quando a planilha for protegida, estas clulas no ficaro travadas. Clique em
OK.
Figura 62 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Proteo
Atingir metas
O comando Atingir meta permite encontrar o valor de uma clula para que determinado valor de outra clula dependente seja atingido. Vamos exemplificar como o auxlio da planilha Notas bimestrais.
Figura 63 Planilha Notas bimestrais
O aluno ficou para prova final em Matemtica. Ele quer saber que nota vai precisar para conseguir aprovao. Podemos fazer assim:
1. 2.
No menu
Ferramentas
escolha
Atingir Meta.
Atingir meta.
No campo (I5).
Definir clula
digite o endereo da mdia de Matemtica
3. 4. 5.
No campo aprovao. No campo (H5). Clique em
Para valor
digite 7,0, que a mdia final exigida para digite o endereo da nota da prova final
Variando clula OK
O Excel vai apresentar a nota 7,5, necessria na prova final para atingir uma mdia final 7,0.
Figura 64 Caixa de dilogo Atingir meta
Figura 65 Caixa de dilogo Status do comando Inserir meta
Cenrios
Com a ferramenta Cenrios modificamos rapidamente alguns dados da planilha e observarmos o que acontece com os demais. Por exemplo: queremos observar o crescimento de um capital investido ao longo dos anos em trs possveis cenrios: um cenrio de rendimento baixo, um de rendimento mdio e um de rendimento alto. O primeiro passo criar uma planilha como esta:
Figura 66 Planilha de capitalizao
Para esta planilha podemos criar trs cenrios diferentes. Para criar o primeiro cenrio faa o seguinte:
1. 2. 3. 4.
No menu
Ferramentas, Adicionar
clique em
Cenrios...
Gerenciador de cenrios.
Clique em
para criar o primeiro cenrio. Surgir a caixa
Adicionar cenrio.
Digite um nome para o cenrio. No nosso exemplo digitamos Rendimento baixo. No campo clulas variveis digite o endereo das clulas que variam no cenrio. No nosso exemplo a clula B4 que armazena a taxa de juros anual. Digite os valores para as clulas variveis naquele cenrio. No nosso exemplo digitamos 6%. Clique em OK.
5. 6.
Pronto. O primeiro cenrio est criado. Repita a operao para os outros dois cenrios, usando os nomes Rendimento mdio com taxa de 15% e Rendimento alto com taxa de 25%.
Figura 67 Caixa de dilogo Gerenciador de cenrios
Figura 68 Caixa de dilogo Adicionar cenrio
Figura 69 Caixa de dilogo Valores de cenrio
Com os trs cenrios criados podemos mudar rapidamente de um para outro e ver as diferenas de rendimento ano a ano em cada caso. Para exibir um cenrio basta selecion-lo na lista e clicar em Mostrar.
Auditoria
A ferramenta auditoria usada para saber se um valor depende do valor de outras clulas ou se ele afeta o valor de outras clulas. Vamos exemplificar fazendo uma auditoria na planilha Pedido de compra.
Figura 70 Menu Auditoria
1. 2. 3.
Clique na clula que exibe o Total Geral. (D8). Clique no menu precedentes.
Ferramentas
e em
Auditoria.
Escolha
Rastrear
O Excel cria setas azuis mostrando quais clulas influem no valor do Total Geral.
Figura 71 Planilha Pedido de compra auditada
Qualquer alterao nos valores de clulas precedentes altera o resultado da clula auditada. Para remover as setas de auditoria basta clicar em Remover todas as setas do menu Auditoria.
Macros
Macros so conjuntos de instrues para execuo em lote. Se voc executa freqentemente uma mesma seqncia de comandos, talvez seja melhor criar uma macro para esta seqncia. Deste modo, sempre que precisar dela basta executar a macro. Vejamos atravs de um exemplo simples, como se cria uma macro. Digamos que voc queira uma macro que desenhe a bandeira do Brasil no slide com um simples clique de mouse.
1. 2. 3.
No menu
Ferramentas,
clique em
Macro
e em Gravar nova macro... Digite um nome para a
Surgir a caixa de dilogo Gravar macro. Por exemplo: Bandeira. Clique em OK.
macro.
4.
A partir de agora todo evento que ocorrer na rea de trabalho ser gravado na macro. Desenhe sua bandeira. Coloque no slide um retngulo azul, um losango amarelo, um crculo azul, etc.. Quando terminar o desenho, clique no boto na tela. Sua macro est gravada.
Parar
5. 6. 7.
que fica flutuando
Para executar a macro clique em Ferramentas/Macro/Macros... Surgir a caixa de dilogo Macro. Procure o nome de sua macro, selecione-o e clique em Executar.
Figura 72 . Caixa de dialogo Gravar Macro
Figura 73 . Caixa de dialogo Macro
O conjunto de instrues que compe uma macro gravado na linguagem Visual Basic. O exemplo acima apenas uma amostra de como trabalhar com macros. Como as macros so criadas atravs de uma linguagem de programao bastante poderosa, as possibilidades de criao so enormes e no cabem no objetivo desta apostila.
Complementos
Neste captulo veremos alguns recursos complementares para aumentar a produtividade do trabalho no Excel, como modelos, tcnicas de formatao, e de exibio.
Modelos
Modelos so documentos parcialmente definidos e formatados, que servem de base para criar documentos novos. Os modelos simplificam nosso trabalho, pois, muitas definies que precisariam ser criadas num documento em branco j esto prontas no modelo. Para criar uma pasta baseada num modelo do Excel faa o seguinte:
1. 2. 3. 4.
No menu
Arquivo
escolha
Novo...
Surgir o painel de tarefas.

Novo.
Clique no link Modelos gerais. Surgir a caixa de dilogo Selecione um modelo nas guias disponveis. Clique em OK.
Ao criar um documento baseado num modelo no alteramos o modelo. O modelo, poder ser reutilizado em outras ocasies. O documento criado uma cpia.
A pgina HTML criada s pode ser lida. No possvel usar nela recursos do Excel.
Figura 74 Caixa de dilogo Novo
Se voc quiser, pode criar seus prprios modelos. O caminho o seguinte:

1. 2. 3. 4. 5.
Crie uma pasta e prepare-a do modo que voc deseja. No menu

Arquivo
escolha
Salvar como...
Salvar como.
Digite um nome para o modelo. No campo Arquivo do tipo selecione a opo Modelo. O Excel seleciona automaticamente a pasta Templates como destino do arquivo. Clique em
Salvar.
Salvando para a Internet

Uma planilha do Excel pode ser convertida num arquivo HTML que pode ser exibido na Internet. Para salvar uma planilha como pgina de Internet faa assim:
1. 2. 3.
No menu Arquivo clique no comando Salvar como pgina da Web.... Digite um nome para a pgina e selecione uma pasta para armazen-la. Clique em
OK.
Se a planilha contiver imagens elas sero gravadas em arquivos separados, como o padro da Internet e ficaro armazenadas numa pasta prpria junto com o arquivo HTML criado.
Use tambm o boto Mesclar e centralizar da barra de formatao que mescla as clulas e centraliza o texto
Note:
voc est salvando a planilha num formato de arquivo que lido pelos navegadores de Internet. Para que a pgina fique realmente disponvel na grande rede preciso armazenla num servidor de Internet.
Mesclagem de clulas
Observe o aspecto da planilha abaixo. Essa apresentao s possvel com a mesclagem de clulas.
Figura 75 Clulas mescladas
Mesclar clulas reunir duas ou mais clulas para que o Excel as trate como se fossem uma s. No exemplo a clula com o texto Populao Brasileira a mesclagem de 10 clulas. A clula onde est escrito Centro Oeste a mesclagem de duas clulas. Para mesclar clulas faa assim:
1. 2. 3. 4.
Selecione as clulas para mesclar. No menu

Formatar
escolha
Clulas...
Na guia Alinhamento marque a opo Mesclar clulas. Clique em OK.
Nomes para clulas

Para facilitar a criao de frmulas podemos dar nomes s clulas. Geralmente mais prtico trabalhar com nomes do que com endereos de clulas. Observe o exemplo seguinte:
Figura 76 Planilha com nomes de clulas
Na planilha do exemplo a cotao do dlar est na clula C3, mas nas frmulas da planilha foi usada a palavra dlar em vez de C3. Isso porque a clula C3 foi nomeada como dlar.
Se preferir, digite o nome para a clula na caixa de nome da barra de frmulas.
Para
uma clula, selecione-a e use o Inserir/Nome/Definir.... Ele abre a caixa de dilogo Definir nome.
nomear
comando
Figura 77 Caixa de dilogo Definir nome
Comentrios
Comentrios so etiquetas amarelas de texto que fixamos numa clula. Uma clula com comentrio fica marcada com um sinal vermelho no canto superior direito. Ao apontarmos a clula com o mouse, o comentrio exibido ao lado. Os comentrios so usados para dar informaes ao usurio sobre o contedo da clula, ou para que outras pessoas faam comentrios de reviso. Para inserir um comentrio numa clula, selecione-a. Em seguida, clique em Inserir/Comentrio. Digite o comentrio e depois clique em outra parte da planilha para continuar o trabalho. Para editar um comentrio, selecione a clula e clique em comentrio. Para editar vrios comentrios, clique em barra de reviso.
Inserir/Editar
Exibir/Comentrios.
Surgir a
Figura 78 Barra de reviso
Formatao com pincel

Para simplificar as formataes repetidas existe a ferramenta pincel. O pincel um comando de cpia que s copia as instrues de formatao. Para deixar uma clula com a mesma formatao de outra j formatada faa assim:
1.
Selecione a clula que est formatada.
2. 3.
Clique no boto pincel da barra de ferramentas. Clique na clula que receber a formatao.
Pronto. A formatao da primeira clula ser copiada na segunda. Os valores de cada clula no sofrem alterao.
Formatao condicional
O Excel pode mudar a formatao de uma clula dependendo do valor que ela apresenta. o que se chama de formatao condicional. Vamos exemplificar voltando ao exemplo da planilha Notas bimestrais. Quando a nota igual ou superior a sete deve ser escrita em azul se estiver abaixo de sete deve ser escrita em vermelho. Vamos formatar uma clula para exibir texto em cores diferentes dependendo do valor da clula. Faa assim:
1. 2. 3. 4. 5.
Selecione as clulas que sero formatadas condicionalmente. No menu Formatar clique em correspondente.
Formatao condicional.
Surgir a caixa
Selecione os valores para formar a frase o valor da clula maior ou igual a 7,0. Clique no boto formatar e escolha cor vermelha para a fonte. Clique em OK
Pronto. Se o valor da clula for menor que 7,0 ser exibido em vermelho. Se quiser, o usurio pode clicar no boto Adicionar e incluir uma segunda condio para formatao condicional.
Figura 79 Caixa de dilogo Formatao condicional
Seqncias e listas
O Excel nos livra do servio chato que digitar seqncias. Imagine criar uma planilha com centenas de linhas e ter que digitar o nmero de cada linha. Para criar seqncias automaticamente faa o seguinte:
1. 2.
Digite os dois primeiros nmeros da seqncia. Por exemplo: 1 e 2. Use duas clulas seguidas. Selecione as duas clulas iniciais da seqncia.
3.
Aponte na ala da seleo e arraste-a com o mouse at onde quiser. A seqncia vai sendo criada automaticamente. A ala fica no canto inferior direito da seleo. Solte o mouse e a seqncia est pronta.
Continuao da seqncia 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10.... 5, 7, 9, 11, 13, 15... -1, -3, -5, -7, -9, -11... 30, 40, 50, 60, 70, 80...
4.
Veja como o Excel cria outras seqncias a partir de dois valores:

Valores iniciais 1, 2 1, 3 3, 1 10, 20
Listas
As listas do Excel so seqncias de textos armazenadas na memria do programa. Por exemplo: SEG, TER, QUA, QUI, SEX, SAB e DOM. Com elas o Excel nos auxilia a criar listas longas e repetitivas. Se voc digitar em duas clulas seguidas SEG e TER, pode deixar que a continuao por conta do Excel. Apenas arraste a seleo das duas clulas com o mouse para continuar a seqncia. Aps DOM o Excel volta para SEG. Para conhecer as listas memorizadas pelo Excel clique no comando Opes... do menu Ferramentas. Escolha a guia Listas. Voc pode adicionar mais listas ao conjunto.
Operaes com datas e horas

O Excel pode fazer operaes como somar datas ou subtrair horas. Vejamos exemplos em que estas operaes so teis.
Clculo de idades
Temos uma lista onde registramos dados de pessoas, inclusive a data de nascimento. Queremos acrescentar uma coluna na lista com a idade das pessoas. Para fazer o clculo da idade automaticamente, tendo a data de nascimento, fazemos assim: A data de nascimento est na clula B3. Na clula da idade inclua a frmula: =(HOJE() B3)/365. Formate a clula da idade para exibir nmeros inteiros. Agora vamos entender: A funo HOJE() fornece data de hoje, ou seja a data registrada no relgio do computador. Digamos que a data de nascimento seja 30/01/1961 e a data de hoje seja 29/12/2001. Quando o Excel faz a operao 29/12/2001 - 30/01/61 o resultado 14943 dias. Ou seja, quando opera com datas o Excel devolve resultados em dias. Dividindo 14.295 por 365 teremos 40 anos.
Figura 80 Operao com datas
Clculo de horas trabalhadas

Voc est fazendo um trabalho cobrado por hora e quer controlar suas horas trabalhadas. Para calcular automaticamente as horas trabalhadas no dia faa assim: Digite os horrios de incio e fim de atividades em cada perodo do dia. Digamos que a distribuio por clulas a seguinte: B5: horrio de entrada da manh, C5: horrio de sada da manh. D5: horrio de incio da tarde, E5: horrio de sada da tarde. F5: horrio de incio da noite, G5: horrio de sada da noite. Na clula das horas trabalhadas digite a frmula: = (C5-B5) + (E5-D5) + (G5-F5) Pronto. O Excel faz as operaes com horas e nos d o total de horas trabalhadas.
Figura 81 Operaes com datas
Digitao de datas
Com a chegada do ano 2000 bom saber alguns detalhes sobre como escrever datas. Datas digitadas com dois dgitos sero interpretadas como pertencentes ao intervalo que vai de 1930 a 2029. Assim: 20/02/00 interpretado como 20/02/2000 20/02/28 interpretado como 20/02/2028 20/02/30 interpretado como 20/02/1930 Para escrever 20/02/1910 no correto usar 20/02/10 Para escrever 20/02/2040 no correto usar 20/02/40
Congelamento de painis
Quando trabalhamos com planilhas grandes temos que usar as barras de rolagem. S que ao rolar uma planilha para cima os ttulos das colunas somem da nossa vista. Do mesmo modo ao rolar uma planilha para a esquerda perdemos de vista os ttulos de linhas. descmodo trabalhar sem ver os ttulos das colunas. Para resolver este problema existe o congelamento de painis. Congelar painis deixar algumas linhas ou colunas da planilha fixas na tela. Mesmo se rolarmos a planilha as clulas congeladas continuam visveis. Vejamos um exemplo:
Figura 82 Planilha com painis congelados
Figura 83 Planilha com painis congelados e pgina rolada para cima
As linhas 1, 2 e 3 da planilha esto congeladas. Na segunda imagem da planilha as linhas 4 at 17 esto ocultas por causa da rolagem da pgina para cima, mas as linhas 1, 2 e 3 continuam fixas na tela. Para congelar painis faa o seguinte:
1. 2.
Clique na clula que delimitar os painis congelados. No exemplo a clula A4. Clique no menu Janela e em
Congelar painis.
Pronto. As linhas acima e as colunas esquerda da clula selecionada ficam congeladas. Para desfazer o congelamento de painis clique no menu Janela e no comando Descongelar painis.
Diviso de janela
s vezes quando trabalhamos numa planilha grande queremos enxergar algo no incio da planilha e algo que est no fim. Para trabalhar em duas partes diferentes da planilha ao mesmo tempo existe a diviso de janela. Para dividir a janela em duas partes faa assim:
1. 2.
Clique numa linha para definir que a diviso ser acima desta linha. No menu
Janela
escolha
Dividir.
Pronto. A rea de trabalho est dividida em duas partes, com barras de rolagem independentes.
Figura 84 Janela dividida
Para desfazer a diviso de janelas clique no menu diviso.
Janela
e em
Remover
Personalizao do ambiente
Neste captulo veremos como personalizar o ambiente de trabalho do Excel, alterando barras, menus e opes de usurio.
Barras de ferramentas
O Excel tem vrias barras de ferramentas. A rea de trabalho ficaria congestionada se todas fossem exibidas ao mesmo tempo. Exiba somente as barras que voc precisa para as tarefas que est realizando. Para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas clique no menu em Barras de ferramentas e marque o nome da barra na lista.
Exibir,
H dois modos de exibio das barras: flutuante ou ento, aderida a uma das laterais da rea de trabalho do Excel. Uma barra pode aderir a qualquer um dos quatro lados da rea de trabalho. Para desprender uma barra da lateral, arraste-a com o mouse pelo puxador que fica no canto da barra. Se arrastarmos o puxador da barra para dentro da rea de trabalho a barra torna-se flutuante. Veja em seguida como personalizar as barras ou criar barras novas.
Personalizao de barras e menus

No menu Ferramentas clique no comando Personalizar... Surgir a caixa de dilogo para personalizar barras e menus. Para adicionar um boto novo em uma barra basta arrastar o nome do comando da caixa Personalizar para a barra na rea de trabalho. Para remover um boto de uma barra basta arrast-lo da barra para dentro da caixa de dilogo Personalizar. Para mudar a posio de um boto numa barra basta arrast-lo para nova posio enquanto a caixa Personalizar estiver aberta. Para criar uma barra nova, clique no boto Nova... da caixa Personalizar. D um nome para a barra e em seguida arraste o nome dos comandos que desejar para dentro da barra nova. Para adicionar um comando num dos menus do Excel arraste o nome do comando da caixa Personalizar para o menu desejado.
Figura 85 Caixa de dilogo Personalizar
Opes
No menu Ferramentas temos o comando Opes.. Ele abre a caixa de dilogo Opes do Excel. Nesta caixa de dilogo definimos muitas configuraes do programa. Vamos apenas comentar algumas:
Auto recuperao:
Periodicamente o Excel salva uma cpia temporria da pasta ativa por segurana no caso de travamento ou queda de energia. Esta cpia temporria ser restaurada quando reiniciarmos o programa depois de algum problema. Regule o tempo de auto recuperao para um valor cmodo. Valores muito curtos podem atrapalham o usurio, pois durante a auto recuperao o computador fica muito lento.
Arquivos de trabalho:
O usurio pode definir que pastas o Excel usa como padro para gravar arquivos ou pesquisar cliparts.
Use tambm a opo Acidionar ou remover programas do Painel de Controle do computador.
Figura 86 Caixa de dilogo Opes
Instalao do Office
Para instalar o Excel num computador pela primeira vez use o programa de instalao fornecido pela Microsoft. O Excel comercializado como parte do pacote Office. Faa assim:
1.
Insira o CD-ROM no drive. Opcionalmente voc pode acessar os arquivos de instalao, de alguma outra fonte, como um disco rgido ou pela rede. Execute o programa de instalao chamado Instalar.exe. Siga as instrues do programa de instalao.
2. 3.
Para reparar uma instalao danificada, para remover ou acrescentar componentes ou para desinstalar o Excel num computador faa o seguinte:
1. 2. 3. 4.
Acesse o Painel de controle do seu computador. D um duplo clique no cone Clique em instalao.
Adicionar/remover... Adicionar ou remover programas.
Selecione o Office, na lista de programas instalados. e siga as instrues do programa de
Instalao no primeiro uso

Por medida de economia de espao em disco, alguns componentes do Office so instalados apenas quando forem usados pela primeira vez. Pode acontecer de voc clicar num comando e receber uma mensagem avisando que o recurso no foi instalado ainda. Nesse caso, coloque o CDROM do Office no drive e clique em Sim para fazer a instalao.
Instalao danificada
O Office 2000 detecta automaticamente quando a instalao est com problemas. Nesse caso, ele solicita a colocao do CD-ROM de instalao no drive para que possa reinstalar os arquivos danificados.

Manual Excel XP

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Manual Excel XP

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Excel xp

Professor Adagilson Oliveira

Etapas de criao de um grfico.................................................................................................... 40 Formatando o grfico..................................................................................................................... 44

Editando o grfico.......................................................................................................................... 48 Escolha do tipo do grfico.............................................................................................................. 49

O que o Excel faz

status, rea da planilha, painel de tarefas, barras de rolagem e guias de planilhas.

Figura 1 Janela do Excel

Contm botes para os comandos mais

Contm botes para os comandos mais usados na formatao de planilhas.

Exibe a planilha ativa.

No confunda pasta de trabalho do Excel com pasta do Windows.

Exibe informaes sobre a operao do programa.

Pastas de trabalho, planilhas e clulas

Manuais impressos e digitais

Use tambm o boto Ajuda do Excel da barra padro.

Figura 2 Ajuda do Excel 2000

Use tambm o boto Oque isto?

Figura 3. Menu Ajuda.

Figura 4 Planilha de controle de oramento domstico

Agora leia o prximo item da apostila e veja como salvar a pasta.

Salvando uma pasta de trabalho

Escolha o menu Arquivo e a opo dilogo Salvar como

Use tambm o boto Salvar da barra padro

Figura 5 Caixa de dilogo Salvar como

Abrindo uma pasta de trabalho

Surgir a caixa Abrir.

Use tambm o boto Abrir da barra padro.

Use tambm o boto Novo da barra padro.

Figura 6 Caixa de dilogo Abrir

Nova pasta de trabalho

e em Novo... Surgir o painel de tarefas.

Use tambm a cortina de Zoom da barra padro.

Figura 7 Painel de tarefas

Pr-visualizao das quebras de Pgina

Alternando entre planilhas

Clique na clula ou digite o nome da clula na barra de

Clique no nmero da linha localizado no lado esquerdo da rea de trabalho do Excel.

Clique na letra da coluna, localizada no lado superior da rea de trabalho do Excel.

Use tambm os botes Recortar e Colar da barra padro.

Use tambm os botes Copiar e Colar da barra padro

Recorte, cpia e colagem

o Excel move tambm a formatao da clula.

Para copiar dados faa assim:

Movendo dados por arraste

Selecione as clulas cujos dados sero movidos.

Note que a formatao tambm movida.

Inserindo linhas e colunas

Surgir a caixa de dilogo

Use tambm o boto Visualizar impresso da barra padro.

Figura 8 Caixa de dilogo Configurar pgina

Na configurao de pgina voc define:

escolha o formato de papel que est na sua retrato ou paisagem.

na guia margens voc define a largura das margens.

Cabealho e rodap: Nmero de pginas:

Para uma impresso rpida clique no boto Imprimir da barra padro.

Figura 9 Caixa de dilogo Imprimir

Vamos fazer uma planilha que controla o rendimento escolar de um aluno.

Na barra de frmulas o contedo da clula aparece do jeito que foi digitado.

Figura 10 Planilha Notas bimestrais sem formatao

Selecione a clula ou as clulas. Clique no menu Formatar clulas.

Surgir a caixa de dilogo

Figura 11 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Nmero

Defina as opes de formatao e clique em OK.