Sistema de Informacin Administrativa INDICE

Introduccin Necesidad de la planeacin Caractersticas afines de los planes Definicin de las estrategias 2 2 3 4

Pasos en la creacin de una estrategia Funcin del SIA en las decisiones de planeacin estratgica

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De los planes estratgicos a corto plazo Cuestionario

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Conclusin Bibliografa

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Sistema de Informacin Administrativa INTRODUCCIN

En este trabajo hablaremos sobre la importancia y eficacia de los sistemas de informacin en la planeacin de los sistemas dentro de las organizaciones. A la vez, estudiaremos que la base de toda organizacin est en la necesidad de planear desde el principio de modo que los cambios sean naturales y no causen efectos negativos en las empresas, todos estos planes deben contener ciertas caractersticas que se desglosaran en este estudio. Cada empresa debe definir sus estrategias a corto, mediano y largo plazos y, para lograrlo hay pasos que guan su creacin correcta de manera que sirvan de puente a la consecucin efectiva de los objetivos. Tambin hablaremos de la importancia que tienen los sistemas de informacin administrativa en las decisiones a tomar en las empresas gracias a la gran cantidad de informacin que proveen a los directivos de la empresa. Acompaado a esto ahondaremos en los planes estratgicos a corto plazo que implica, y que resultados eficientes ofrece su buena planificacin.

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Planeacin con el sistema de informacin administrativa
La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa. Mientras que los empleados trabajan en su sistema, los gerentes lo hacen sobre el sistema. Todos stos en cualquier nivel realizan planeacin, y el desempeo eficiente de las otras funciones gerenciales depende de esta actividad. Planear es decir de antemano lo que debe hacerse, como ha de hacerse, cuando se har y quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto donde nos hallamos en la actualidad y el punto a donde queremos llegar.

I.

Necesidad de la planeacin

Una compaa que sobrevive es un sistema adaptativo, o sea, el que se ajusta a los cambios ambientales. Tales cambios ocurren a una velocidad abrumadora. El proceso de planeacin, apoyado por un buen sistema de informacin administrativa (SIA), ofrece los medios para que las compaas se adapten antes de que se presente el desastre. La elaboracin e implantacin de los planes deben basarse en un buen sistema de informacin administrativa que lleva a la correcta coordinacin de los esfuerzos para el logro de los objetivos empresariales.

II.

Caractersticas afines de los planes

El trabajo de una organizacin comienza con una misin principal y luego se divide en una jerarqua de tareas menores en cada uno de los niveles ms bajos. Esta estructura de divisin del trabajo se acompaa de una estructura de planes. Todos los planes pueden describirse en funcin de un conjunto de caractersticas y necesidades de informacin afines: Finalidad Nivel Alcance Lapso Necesidades de informacin

Las relaciones estructurales de los planes por medio de dichas caractersticas. Los planes estratgicos generales de la compaa dan la direccin y limitaciones de los objetivos formulados en los planes del nivel inferior y as sucesivamente. Esta inclusin de planes en niveles en orden decreciente garantiza la integracin de la totalidad de los planes en un sistema de planes.

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III.

Definicin de las estrategias

La estrategia se refiere a la configuracin deseada de una firma en una fecha futura especificada. La estrategia es el concepto de negocio, el conjunto de metas y objetivos que deben alcanzar y los cursos de accin, la distribucin de recursos, autorizaciones y tareas que deben lograrse por lo menos en un ciclo en el ritmo de la planeacin de ese negocio. La forma, configuracin, postura e identidad de la compaa que se desea en una fecha futura pueden ser descritas a partir de un grupo de objetivos estratgicos por alcanzar: a) Alcance: productos, clientes, mercados, relaciones de precio/calidad de los productos. b) Ventaja competitiva: posicin especial en el mercado o posicin de oferta, ventajas especiales del producto, fuerza financiera especial, etc. c) Especificaciones de las metas financieras: formulaciones cuantitativas de las metas aceptables y deseadas como tamao de la compaa, rentabilidad, activos, etc. d) Asignacin de recursos: distribucin de capital a largo plazo, inversin y desinversin, produccin, regiones geogrficas, segmentos del mercado, etc.
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e) Nivel de aceptacin de riesgo o exposicin: razn de inversin en proyectos y capital social de la compaa en una probabilidad especifica de xito en promedio y el nivel de riesgo/rendimiento de ella.

IV.
1.

Pasos en la creacin de una estrategia

Analizar el ambiente. Identifique las condiciones actuales del ambiente que influyen en la compaa. Busque las primeras seales de un cambio repentino en el futuro. Examine los posibles escenarios del futuro. Clasifique la informacin bajo los encabezados de a) eventos, b) tendencias y c) demandas constitutivas. Identificar las fuerzas y debilidades de la compaa. Evale los productos, mercados, procesos, personal, planta, equipo y recursos financieros. Busque las fuerzas y debilidades, particularmente en comparacin con otras firmas de la industria. Relacinelas con las oportunidades futuras de nuevos productos, nuevos mercados y crecimiento de las utilidades. Aclarar los valores personales de la alta gerencia. La orientacin de las utilidades, las creencias en la responsabilidad social, la filosofa referente a los empleados y clientes, y las creencias ticas deben incorporarse a un conjunto orientador de principios y restricciones. Este sistema de valores, una vez aceptado, seguramente repercutirn en las principales decisiones futuras acerca de la estrategia. Identificar las oportunidades por explotar. Al adaptar las fuerzas de la compaa a las oportunidades futuras, deberemos descubrir los nichos concretos que es preciso llenar. La forma que tendr la empresa en el futuro debe ser desarrollado ahora. Las limitaciones sern el sistema de valores y el nivel concreto de riesgo. Definir alcance del producto mercado. Los resultados de los pasos 1 al 5 permiten a la gerencia especificar la gama de productos, los futuros mercados por explotar y el alcance de las actividades de la compaa. Definir la ventaja competitiva. La ventaja competitiva comprende las cualidades del servicio, precio, confianza, imagen, ubicacin y otros aspectos que parecen exclusivos al cliente y que corresponden a sus necesidades. La definicin contesta la pregunta del cliente: Por qu he de comprarle a esta compaa y no a otra de la competencia? Establecer objetivos y medidas cuantitativos del rendimiento. Aunque la creatividad e innovacin son sumamente importantes en el establecimiento del alcance y de la ventaja competitiva, las especificaciones cuantitativas de carcter financiero precisan le definicin de los componentes de la estrategia. Establecer la asignacin de los recursos. deben los recursos ser aplicados al crecimiento interno o a las adquisiciones?, a qu problemas bsicos ha
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de dedicar su tiempo la alta gerencia?, conviene destinar ms recursos a la adquisicin de equipo o a mejorar los recursos humanos? 9. Establecer el nivel de riesgo que se correr en las decisiones referentes a los recursos. En este nivel influir el sistema de valores mencionado antes, as como las consideraciones de tipo econmico.

V.

Funcin del sistema de informacin administrativa en las decisiones de planeacin estratgica

Una vez establecidas las especificaciones deseadas para el futuro, ser preciso tomar decisiones muy importantes respecto a las formas ptimas de alcanzar esas especificaciones. Es decir, debe elaborarse un plan a largo plazo para realizar la estrategia. Hay que tomar decisiones de gran trascendencia que se refieren al equipo de capital, a alternativas, a adquisiciones/desinversiones/fusiones, desarrollo de nuevos productos, solicitudes de contratos, expansin de mercadotecnia, planeacin fiscal y planes de remuneracin de ejecutivos. Alternativas de equipo de capital Las compras de equipo de capital representan compromisos a largo plazo en los recursos de la compaa. De ah que sean decisiones estratgicas. Al comparar las opciones, la gerencia necesita informacin de la ndole siguiente: Caractersticas del equipo Costo Costo neto de la instalacin Tasas de inters Impuestos y depreciacin Fuentes de fondos y estructura de capital Fuentes de equipo Capital de trabajo que se necesita Presupuesto de flujo de caja Cambios inflacionarios en la fijacin de precios

Gran parte de la informacin anterior puede conservarse en el sistema de informacin administrativa (MIS). Planeacin fiscal La planeacin fiscal se ha convertido en un factor muy importante de la planeacin estratgica en las empresas multinacionales. El sistema que estudia el ambiente debe recoger constantemente las leyes y estructuras fiscales de varios pases. Y despus el efecto que las estructuras fiscales tienen en la ubicacin de la
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planta, en las operaciones bancarias, en las inversiones y en los embarques ser analizado por los sistemas de modelado del SIA a fin de contribuir a la toma de decisiones. Planes de remuneracin para ejecutivos y no ejecutivos Los planes de remuneracin representan decisiones estratgicas acerca de la asignacin de los recursos de la compaa. Es decir, deben reflejar una filosofa de la gerencia y el cumplimiento de las expectativas por las cuales las personas aceptan el empleo a largo plazo. Por medio de su sistema de modelado, el sistema de informacin administrativa ayuda a la gerencia a tomar decisiones de sistemas que afectan a multitud de variables, entre otras: 1. Estructura de sueldos 2. Nivel de la estructura de remuneracin relacionada con la competencia local y la industria en general. 3. Prestaciones como vacaciones pagadas y das festivos, pensiones, beneficios mdicos, seguros, permisos por enfermedad. 4. Horario flexible 5. Comisiones 6. Bonos 7. Plan de compra de acciones 8. Bonos para ejecutivos 9. Otras prestaciones para ejecutivos, como automvil, y avin costeados por la compaa.

VI.

De los planes estratgicos a los planes a corto plazo

La eleccin de estrategias se convierte en un plan a largo plazo al desarrollar los principales pasos para realizarlos. Tambin los pasos son resultado de mtodos creativos, de un riguroso anlisis y de la toma final de decisiones. Los costos y beneficios pueden ser calculados como pautas por modelos del sistema de informacin administrativa de la gerencia. Por ltimo, el plan se prepara como una descripcin de lo que debe hacerse, cundo ha de realizarse, quin debe encargarse de hacerlo y los resultados que se esperan. Cuanto ms tiempo abarquen las descripciones, ms aproximadas sern. Planeacin a corto plazo y el sistema de informacin administrativa

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Esta figura muestra cmo la planeacin estratgica gua los planes anuales de operacin y los funcionales. Una vez establecidos los objetivos de las operaciones y los programas funcionales, pueden identificarse las tareas. Los planes estratgicos se realizan mediante planes a corto plazo y las actividades funcionales que intervienen en el cumplimiento de estos ltimos. En el proceso de planeacin a corto plazo, cada gerente desarrolla paquetes de trabajo para todas las tareas importantes que integran sus programas. Dichos paquetes describen el trabajo por hacer, los recursos que hay que emplearse (mano de obra y materiales) y la tasa mensual estimada. El modelo de planeamiento mediante el sistema de informacin administrativa combina entonces toda esa informacin y genera un conjunto de informes que constituyen la base del plan anual. Modelos de planeacin con el sistema de informacin administrativa Aunque varios modelos de planeacin pueden ser incorporados al sistema de informacin administrativa, los siguientes son los de importancia directa para la alta gerencia:
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1. Modelo consolidado de utilidades: es el plan anual de utilidades de la compaa en general. 2. Modelo de utilidades por divisin: muestra ms detalles que el anterior pues se centra en partes de la compaa y no en su totalidad. 3. Modelos de centros de utilidades o de inversin: se concentran en partes de la compaa encabezadas por un gerente que tiene absoluta responsabilidad por las utilidades (y las inversiones en el segundo caso). 4. Modelos de centros de costos: son modelos de la planeacin de actividades funcionales como mercadotecnia, produccin, ingeniera y las actividades staff corporativas como pronsticos econmicos, capacitacin y desarrollo, relaciones pblicas. 5. Modelos de productos: estos modelos de planeacin muestran los recursos previstos que se aplican, as como los costos e ingresos de las lneas de productos o de los productos principales. 6. Modelos de recursos: se ocupan de la planeacin para la adquisicin. Almacenamiento y uso de materiales por material en toda la compaa. 7. Modelos de unidad estratgica de negocios: se refieren a los planes para los segmentos del mercado de productos.

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Sistema de Informacin Administrativa CUESTIONARIO

1. Qu ofrece un buen Sistema de Informacin Administrativa? Un buen Sistema de Informacin Administrativa ofrece los medios para que las compaas se adapten antes de que se presente el desastre. Tambin lleva a la correcta coordinacin de los esfuerzos para el logro de los objetivos empresariales. 2. En funcin a que pueden describirse las planes? Los planes pueden describirse en funcin de un conjunto de caractersticas y necesidades de informacin afines: Finalidad Nivel Alcance Lapso Necesidades de informacin 3. A qu se refiere la definicin de la estrategia? La definicin de la estrategia se refiere a la configuracin deseada de una firma en una fecha futura especificada. La estrategia es el concepto de negocio, el conjunto de metas y objetivos que deben alcanzar y los cursos de accin, la distribucin de recursos, autorizaciones y tareas que deben lograrse por lo menos en un ciclo en el ritmo de la planeacin de ese negocio. 4. Cules son los pasos para la creacin de una estrategia? Los pasos para la creacin de una estrategia son nueve: Analizar el ambiente. Identificar las fuerzas y debilidades de la compaa. Aclarar los valores personales de la alta gerencia. Identificar las oportunidades por explotar. Definir alcance del producto mercado. Definir la ventaja competitiva. Establecer objetivos y medidas cuantitativos del rendimiento. Establecer la asignacin de los recursos. Establecer el nivel de riesgo que se correr en las decisiones referentes a los recursos.

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5. Cul es la funcin del Sistema de Informacin Administrativa en las decisiones de planeacin estratgica? La funcin del Sistema de Informacin Administrativa en las decisiones de planeacin estratgica se da una vez establecidas las especificaciones deseadas para el futuro, entonces es preciso tomar decisiones muy importantes respecto a las formas ptimas de alcanzar esas especificaciones. Es decir, debe elaborarse un plan a largo plazo para realizar la estrategia. Las decisiones de gran trascendencia se refieren al equipo de capital, a alternativas, a adquisiciones/desinversiones/fusiones, desarrollo de nuevos productos, solicitudes de contratos, expansin de mercadotecnia, planeacin fiscal y planes de remuneracin de ejecutivos. 6. Cuando se trata de equipo de capital que tipo de informacin necesita la gerencia que el Sistema de Informacin Administrativa le provea? Las informaciones que necesitan son de la ndole siguiente: Caractersticas del equipo Costo Costo neto de la instalacin Tasas de inters Impuestos y depreciacin Fuentes de fondos y estructura de capital Fuentes de equipo Capital de trabajo que se necesita Presupuesto de flujo de caja Cambios inflacionarios en la fijacin de precios

7. Qu sern analizados por los sistemas modelados del SIA? Por los sistemas modelados del SIA sern analizados los efectos que las estructuras fiscales tienen en la ubicacin de la planta, en las operaciones bancarias, en las inversiones y en los embarques. 8. Qu representan los planes de remuneracin? Los planes de remuneracin representan decisiones estratgicas acerca de la asignacin de los recursos de la compaa. Es decir, deben reflejar una filosofa de la gerencia y el cumplimiento de las expectativas por las cuales las personas aceptan el empleo a largo plazo.

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9. Qu sucede en el proceso de planeacin a corto plazo? En el proceso de planeacin a corto plazo, cada gerente desarrolla paquetes de trabajo para todas las tareas importantes que integran sus programas. Dichos paquetes describen el trabajo por hacer, los recursos que hay que emplearse (mano de obra y materiales) y la tasa mensual estimada. 10. Cules son los modelos de planeacin con el sistema de informacin administrativa? Los modelos de planeacin con el sistema de informacin administrativa son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Modelo consolidado de utilidades Modelo de utilidades por divisin Modelos de centros de utilidades o de inversin Modelos de centros de costos Modelos de productos Modelos de recursos Modelos de unidad estratgica de negocios

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CONCLUSIN
Planear es decir de antemano lo que debe hacerse, como ha de hacerse, cuando se har y quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto donde se encuentra la empresa en la actualidad y el punto a dnde quiere llegar. Un Sistema de Informacin Administrativa correcto lleva a la coordinacin eficiente de los esfuerzos para el logro de los objetivos empresariales. Las caractersticas que deben poseer los planes estn relacionadas con: la finalidad, el nivel, el alcance, el lapso y las necesidades de informacin. Para la definicin correcta de las estrategias hay que realizar un anlisis FODA, luego buscar las ventajas competitivas de la empresa, tambin se debe formular las metas cuantificables y asignar los recursos con que cuenta la empresa; teniendo presente el nivel de riesgo o xito. Existen nueve pasos para la creacin de estrategias empezando con: Analizar el ambiente. Identificar las fuerzas y debilidades de la compaa. Aclarar los valores personales de la alta gerencia. Identificar las oportunidades por explotar. Definir alcance del producto mercado. Definir la ventaja competitiva. Establecer objetivos y medidas cuantitativos del rendimiento. Establecer la asignacin de los recursos. Establecer el nivel de riesgo que se correr en las decisiones referentes a los recursos. El SIA ayuda a tomar decisiones correctas de gran trascendencia que se refieren al equipo de capital, a alternativas, a adquisiciones/desinversiones/fusiones, desarrollo de nuevos productos, solicitudes de contratos, expansin de mercadotecnia, planeacin fiscal y planes de remuneracin de ejecutivos. En el proceso de planeacin a corto plazo, cada gerente desarrolla paquetes de trabajo para todas las tareas importantes que integran sus programas. Dichos paquetes describen el trabajo por hacer, los recursos que hay que emplearse y la tasa mensual estimada.
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He aqu la importancia del Sistema de informacin administrativa y el porqu deben invertir las organizaciones en un correcto sistema que los ayude a enfrentar los cambios ambientales constantes del ambiente.

BIBLIOGRAFA
Murdick Robert G. Munson John C. Sistemas de Informacin Administrativa. Editorial Prentice Hall. 2da edicin

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