Universidad de El salvador

Facultad de Ingeniera y Arquitectura

Escuela de Ingeniera Civil

PLANEAMIENTO Y ADMINISTRACIN DE OBRAS III

Docente: Ing. Mario Alfredo Velsquez Tarea Evaluada No. 9: LNEAS BASE

Alumnos: Campos Cruz, Carlos Antonio Castro Iraheta, Adriana Elizabeth Renderos Mndez, Francisco Antonio Snchez Blanco, Rafael Eduardo

CC06036 CI09001 RM09107 SB07001

Ciudad Universitaria, 12 de Junio de 2013.

NDICE
INTRODUCCIN ..................................................................................................................................................... 3 OBJETIVOS ............................................................................................................................................................... 4 OBJETIVO GENERAL:....................................................................................................................................... 4 OBJETIVOS ESPECFICOS: ............................................................................................................................. 4 MANEJO DE LNEAS BASE EN MICROSOFT PROJECT. ............................................................................ 5 GENERALIDADES.............................................................................................................................................. 5 VENTAJAS PRINCIPALES DE UTILIZAR UNA LNEA BASE. ......................................................... 7 Evaluacin del desempeo. ................................................................................................................. 7 Valor Devengado. .................................................................................................................................... 8 Estimacin mejorada. ............................................................................................................................ 8 PASOS PARA LA DEFICINICN DE LNEAS BASE EN MICROSOFT PROYECT. ....................... 10 ACTUALIZACIN DE LNEAS BASE. ........................................................................................................ 12 ANLISIS COMPARATIVO DEL PROGRESO DEL PROYECTO. ........................................................ 14 COMPARACIN ENTRE LNEAS BASE. .............................................................................................. 16 EJEMPLO DE APLICACIN. ......................................................................................................................... 17 CONCLUSIONES .................................................................................................................................................... 22 BIBLIOGRAFA ...................................................................................................................................................... 23

INTRODUCCIN

En la ejecucin de proyectos de Obras Civiles, un factor muy importante e imprescindible es el control que se debe de tener sobre el desarrollo del mismo proyecto, ya que esto permite prestar atencin a si el proyecto se encuentra atrasado o adelantado de acuerdo a lo planificado. Esta informacin facilita la toma de decisiones acerca de que sern las acciones a realizar con el fin de corregir el ritmo de trabajo y as mantener los costos presupuestados. Por tal motivo, es necesario definir de una manera clara y precisa Cul es la lnea de Trabajo a seguir?, para ello se vuelve indispensable la creacin de lo que se conoce como Lnea Base. La Lnea Base es la medida inicial o estado de la situacin problema antes de iniciar las actividades del proyecto, en base al cual se podr hacer comparaciones para verificar los cambios. Es decir que es el punto de arranque de la medicin y sirve para comparar y medir el progreso. Para la elaboracin de esta Lnea Base, se disponen de mltiples herramientas informticas que vienen a simplificar en gran manera el trabajo. A continuacin se presenta la forma de elaboracin de las Lneas Base utilizando Microsoft Project. Adems se desarrolla un ejemplo en el cual se intenta describir de la mejor manera posible cada uno de los pasos a realizar dentro del Microsoft Project para la elaboracin de dichas Lneas Base.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Adquirir un dominio amplio sobre las Lneas Base en los proyectos de Ingeniera Civil.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
Conocer la importancia de las Lneas Base en un Proyecto de Ingeniera Civil. Identificar las ventajas que presentan la utilizacin de las Lneas Base Aprender a elaborar Lneas Base utilizando Microsoft Project.

MANEJO DE LNEAS BASE EN MICROSOFT PROJECT.

GENERALIDADES.
Una Lnea Base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categoras: previsiones de fechas de inicio, fechas de finalizacin, duraciones, trabajo y costos) que se pueden definir para registrar el plan de proyecto original una vez se ha finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, se pueden definir otras lneas base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una Lnea Base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales. Como la Lnea Base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el avance real del proyecto, sta debe incluir los clculos ms optimistas para la duracin de las tareas, las fechas de comienzo y finalizacin, los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. La Lnea Base puede representar tambin una obligacin contractual del proyecto. La informacin de Lnea Base que difiere sistemticamente de los datos actuales puede ser una indicacin de que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en la naturaleza del mismo. Puede modificarse o redisearse la Lnea Base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas del proyecto estn de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio. Sin embargo esto requiere de una serie de pasos que van desde la solicitud del cambio, hasta el informe del cambio en el proyecto, en los cuales se ven implicados el Contratista, el Ingeniero Residente, los Supervisores, el Cliente entre otros.

Figura 0. Cambios en el Proyecto.

Es posible que resulte especialmente til definir varias lneas de base para proyectos de larga duracin o proyectos en los que la Lnea Base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o costos programados.

VENTAJAS PRINCIPALES DE UTILIZAR UNA LNEA BASE.

Las ventajas principales de tener una Lnea Base de proyecto son: Capacidad de evaluar el desempeo. Clculo del valor devengado. Estimacin exacta del futuro mejorada.

Evaluacin del desempeo.

Si tenemos los conocimientos sobre una planificacin anterior, podemos compararla con los planes actuales y hacer una estimacin para sondear si estamos o no en el camino correcto. Para tener ms certeza respecto a esto, el software utilizado por el lder de proyecto puede contener una metodologa que as lo indique, lo que proveer de discrepancias de informacin, las cuales pueden ser tiles para estimaciones futuras. Por ejemplo, una tarea que fue planeada para empezar la semana pasada y la planificacin Esfuerzo/Duracin fue de 10 das, debera concluir a finales de la presente semana. No obstante, si consideramos que dicha tarea inici el mircoles pasado y actualmente nos encontramos en el da lunes de la segunda semana, habiendo revisado la tarea, podramos estimar que nos tomar otros ocho das completarla.
Comienzo planificado Lunes Semana 1 Finalizacin planificada Viernes Semana 2 Duracin planificada 10 das Comienzo real Mircoles Semana 1 Finalizacin lista Mircoles Semana 3 Duracin modificada 11 das

Por consiguiente, sobre la estimacin actual observaremos que la tarea tomar un da extra para completar y estar tres das tarde. Esta es una forma un tanto rudimentaria de hacer la evaluacin del desempeo, la cual podra realizar cualquier persona. Si le agregamos un valor para mejorarlo, podremos basarnos en el uso de una mejor medida como lo es la utilizacin del Valor Devengado. Si se

registran las horas reales ocupadas en una tarea, el software usado por el lder de proyecto puede ser capaz de calcular el valor completo del porcentaje.

Valor Devengado.
Con esta tcnica existe la posibilidad de comparar las horas y los costos planeados de un proyecto anterior, en contraste con los costos y el tiempo de un trabajo actual, tomando en cuenta el avance de cada tarea y el proyecto como un todo. Frecuentemente ste incluye el clculo de un indicador de desempeo. Esto permitir observar las tendencias en el desempeo y de este modo predecir los recorridos potenciales. En un nivel de tarea individual, el valor devengado es un buen indicador para conocer el tiempo y costo utilizado hasta el momento; comparado con la cifra tiempo/costo que en realidad ha sido gastada. Sin embargo, se aconseja no transmitir demasiada confianza sobre tales previsiones, sobre todo en las etapas iniciales del ciclo de vida del proyecto, ya que pocas tareas han sido iniciadas o completadas; a medida que el tiempo avanza la exactitud de las predicciones se irn incrementando gradualmente. Cuando una tarea es completada, el valor devengado calculado ser igual a las cifras planificadas, de manera que esta medida no puede ser utilizada para mejorar la exactitud de la estimacin.

Estimacin mejorada.
Cuando se crea un plan se estima cunto tiempo tomar la realizacin de cada tarea y cunto esfuerzo requerir completar cada una de stas. El lder de proyecto tambin puede calcular los costos probables, y si est cobrando por el trabajo hecho podr conocer cul ser el ingreso. Pero cmo hacer esto? Las herramientas ms comnmente usadas estn basadas en la experiencia previa, como si se tratara de mirar a travs de una bola de cristal.

Podemos mejorar la exactitud de la estimacin si contamos con un registro de estimaciones previas comparadas con los resultados actuales. Esto puede darnos un margen de error (tal vez en porcentaje) el cual puede incorporar todas las estimaciones futuras. Si nuestro software de administracin de proyectos tiene una plantilla instalada, al final de cada proyecto podemos usar los datos de discrepancia para actualizar dicha plantilla de tareas con las estimaciones ya revisadas. Teniendo una Lnea Base en cada proyecto, el lder de proyecto puede monitorear constantemente el desempeo del mismo, as como mejorar la exactitud de estimaciones futuras.

PASOS PARA LA DEFICINICN DE LNEAS BASE EN MICROSOFT PROYECT.1

1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. Si va a definir una Lnea Base para tareas especficas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de Lnea Base. (Si va a definir una Lnea Base para todo el proyecto, omita este paso). SUGERENCIA. Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYS y haga clic en la primera y en la ltima tarea que desee. Para seleccionar tareas que no estn contiguas, presione CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez. 3. En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Establecer Lnea Base. 4. Haga clic en Establecer Lnea Base y, a continuacin, seleccione la Lnea Base que desea definir.

Figura 1. Establecimiento de Lnea Base.

5. En Para, siga uno de estos procedimientos:

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Tomado de http://office.microsoft.com, Ayuda de Microsoft Proyect

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Para definir la Lnea Base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo. Para definir la Lnea Base slo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

Figura 2. Establecimiento de Lnea Base.

En Resumir lneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de Lnea Base: Para todas las tareas de resumen: Active esta casilla de verificacin si desea que los datos de Lnea Base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de Lnea Base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de Lnea Base de las subtareas. De subtareas a tareas de resumen seleccionadas: Active esta casilla de verificacin si desea que los datos de Lnea Base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar la supresin de subtareas y las tareas agregadas para las que ha guardado previamente valores de Lnea Base.

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ACTUALIZACIN DE LNEAS BASE.2

Despus de definir una Lnea Base o el plan inicial, se pueden actualizar los datos guardados. SUGERENCIA. Si los cambios en el plan se producen mientras el proyecto est en marcha, tal vez le resulte til guardar un segundo conjunto de datos de Lnea Base o provisionales en lugar de actualizar los datos guardados existentes. 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que contienen los datos de Lnea Base o provisionales que desea actualizar. (Si va a actualizar datos de Lnea Base o provisionales para todo el proyecto, omita este paso). SUGERENCIA. Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYS y haga clic en la primera y en la ltima tarea que desee. Para seleccionar tareas que no estn contiguas, presione CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez. 3. En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Establecer Lnea Base. 4. Realice uno de los procedimientos siguientes: Si va a actualizar una Lnea Base, haga clic en Establecer Lnea Base y, a continuacin, seleccione la Lnea Base que desea actualizar. Si va a actualizar un plan provisional, haga clic en Establecer plan provisional. En la lista Copiar, seleccione los datos que va a copiar. En la lista En, haga clic en el plan provisional que desea actualizar. 5. En Para, siga uno de estos procedimientos: Para actualizar los datos de Lnea Base o provisionales para todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.
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Tomado de http://office.microsoft.com, Ayuda de Microsoft Proyect

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Para actualizar los datos de Lnea Base o provisionales slo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

Figura 3. Actualizacin de lneas base.

En Resumir lneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de Lnea Base actualizados: Para todas las tareas de resumen Active esta casilla de verificacin si desea que los datos de Lnea Base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de Lnea Base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de Lnea Base de las subtareas. De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla de verificacin si desea que los datos de Lnea Base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar la supresin de subtareas y las tareas agregadas para las que ha guardado previamente valores de Lnea Base. NOTA. Si ha seleccionado tanto subtareas como sus tareas de resumen, active ambas casillas de verificacin. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Cuando se le pregunte si desea sobrescribir los datos guardados existentes, haga clic en S. 13

ANLISIS COMPARATIVO DEL PROGRESO DEL PROYECTO (UTILIZANDO LNEAS BASE).3

Puede comparar los datos de Lnea Base y los datos programados de dos formas distintas: Para ver los datos de variacin en una vista de hoja, en el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en Variacin. Para ver los datos de variacin en forma de grfico en la vista Gantt de seguimiento, en el men Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.

Figura 4. Anlisis de resultados, mtodo Gantt.

En la tabla Variacin se muestran las fechas de comienzo y finalizacin de los datos programados y los datos de Lnea Base, lo que le permite evaluar su previsin sobre cmo debera progresar el proyecto (Lnea Base) frente a cmo progresa en realidad (real).

Tomado de http://office.microsoft.com, Ayuda de Microsoft Proyect

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Si la variacin del proyecto no muestra los valores previstos, puede deberse a varias causas: Puede que no haya definido una Lnea Base. La variacin es el valor de Lnea Base comparado con el valor real de un campo. Si no hay Lnea Base, Microsoft Office Project calcula esta diferencia utilizando un valor de 0 para los campos de Lnea Base, lo que da lugar a variaciones tan grandes como el propio campo programado. Por ejemplo, si tiene un costo programado de 60 dlares para una tarea y no define una Lnea Base, el costo de Lnea Base es de 0 dlares. El campo Variacin de costo indicar, por tanto, 60 dlares. Puede que haya definido varias lneas de base, pero Office Project utiliza slo los valores de Lnea Base iniciales (es decir, los valores del campo Lnea Base y no los de Lnea Base1 a Lnea Base10) al calcular la variacin. En ese caso, tal vez aparezca informacin en los campos de variacin, pero esa informacin puede no estar actualizada y posiblemente sea demasiado grande. Puede que haya agregado nuevas tareas al proyecto pero que no las haya agregado al plan de Lnea Base. En ese caso, tal vez aparezcan variaciones iguales a los valores programados. Puede que no haya actualizado los valores reales de las tareas finalizadas o en curso. En ese caso, las variaciones podran ser iguales que los valores programados o ms grandes de lo previsto. Puede que haya agregado nuevas tareas o recursos asignados y, despus, haber definido un plan de Lnea Base, y que la informacin de Lnea Base an no se haya actualizado. En ese caso, se muestran valores precisos de variacin para las distintas tareas, pero no para las tareas de resumen.

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COMPARACIN ENTRE LNEAS BASE.

Si desea mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseo, tal vez desee definir varias lneas de base, ya que las lneas de base contienen ms valores que los planes provisionales. Para ver la informacin de seguimiento de varias lneas de base, utilice la vista Gantt con varias lneas de base. (En el menVer, haga clic en Ms vistas. En el cuadro de dilogo Ms vistas, seleccione Gantt con varias lneas de base y, a continuacin, haga clic en Aplicar). NOTA. De manera predeterminada, en la vista Gantt con varias lneas de base se muestran las tres primeras lneas de base (Lnea Base, Lnea Base1 y Lnea Base2). Para que se muestren otras lneas de base, modifique los estilos de barra del diagrama de Gantt

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EJEMPLO DE APLICACIN.
Se utilizar como base uno de los ejercicios que fueron proporcionados a inicio del ciclo. PASO #1.

Primero, elaboramos nuestro cronograma como normalmente lo hacemos, hasta que nos quede tal como lo deseamos. En ese momento, podemos decidir que nuestro plan de actividades nos gusta y que ser la base para comparar avances y desviaciones.

Figura 5. Paso # 1 de ejemplo de aplicacin.

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PASO #2.

Ahora crearemos la Lnea Base, utilizando el comando del men Herramientas > Seguimiento > Establecer Lnea Base (Tools > Tracking > Set baseline). Se muestra la siguiente ventana.

Figura. Paso # 2 de ejemplo de aplicacin.

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PASO#3.

Por lo pronto, nos interesa la primera opcin Establecer Lnea Base. En la segunda parte de la ventana, marcaremos Proyecto completo para aplicar la Lnea Base a todas las tareas. Luego click en Aceptar. Ahora la Lnea Base esta lista. Para verificar que la existencia de la Lnea Base, solamente hay que seleccionar una vista que contenga informacin de la Lnea Base. Una de ellas es la vista de Gantt de seguimiento, que se puede poner en pantalla con la opcin de men Ver > Gantt de seguimiento (View > Tracking Gantt). La barra gris que aparece debajo de las barras de las tareas es la Lnea Base y nos dice cmo se encontraba calendarizada la tarea en el plan original. En este momento, como acabamos de guardar la Lnea Base, todas las tareas coinciden con su Lnea Base, pero eso no ser as en cuanto las tareas comiencen a tener variacin.

Figura 7. Paso # 3 de ejemplo de aplicacin, vista de Gantt de seguimiento.

Observacin: en la vista de Gantt de seguimiento algunas tareas se muestran en color rojo. Esto no significa que estn retrasadas, si no que forman parte de la ruta crtica.

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PASO # 4, Introduciendo una modificacin.

Para apreciar la utilidad de la Lnea Base, se actualizarn algunas tareas al 100%, pero se modificar la tarea 5 para que tenga una duracin de 13 das en lugar de 10. Como la tarea tiene vnculos con las siguientes, todo el plan se ver afectado. El resultado se puede observar en la vista de Gantt de seguimiento.

Figura 8. Paso # 4 de ejemplo de aplicacin, vista de Gantt de seguimiento una vez aplicada la modificacin.

Como se puede ver, las primeras tareas coinciden con la barra gris de su Lnea Base, pero a partir de la 5, las tareas se desfasan, ya que una tarea (la 5) tiene una duracin mayor que la planeada originalmente. En el diagrama se puede ver que las tareas siguientes ya no coinciden con su barra gris del plan original.

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PASO #5. Introduccin de la tabla de Variacin.

Podemos hacer que se muestre en pantalla la tabla de Variacin, que nos muestra cmo ha cambiado nuestro plan con respecto a fechas de inicio y fin de las tareas. En el men Ver > Tabla > Variacin (View > Table > Variance) se selecciona esta tabla, en la que podemos apreciar que, a partir de la tarea 5, nuestro plan tiene una variacin de comienzo y fin de 3 da. Los campos de Comienzo previsto y Fin previsto contienen, precisamente, los valores de inicio y fin que el plan tena en el momento en que guardamos Lnea Base.

Figura 9. Paso # 5 de ejemplo de aplicacin, vista de Gantt de seguimiento una vez aplicada la modificacin y de tabla de variacin junto al diagrama.

Podemos observar que las casillas de comienzo y fin que se encuentran sombreadas son las que han sufrido algn cambio en sus fechas de inicio y fin.

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CONCLUSIONES
Como grupo de trabajo concluimos que: Las Lneas Base son una herramienta de gran ayuda a la hora de demostrar como una accin de parte del Cliente o del Contratista, perjudica el tiempo de ejecucin de la Obra. Las Lneas Base sirven como Plan a seguir para lograr la culminacin de la obra dentro del plazo establecido y dentro de los costos presupuestados para dicha obra. Es importante que todos y todas conozcamos varias herramientas que tenemos disponibles para simplificar los trabajos y realizarlos eficientemente, como lo es Microsoft Project. Es decir que se debera manejar al menos lo bsico del manejo de estas herramientas. Debemos darle la importancia necesaria a estos tipos de trabajos de investigacin, ya que nos permiten obtener informacin muy importante que nos ser til en el desarrollo de nuestra vida como profesional al frente de un proyecto.

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BIBLIOGRAFA

1. http://office.microsoft.com/es-mx/project-help/crear-o-actualizar-una-linea-debase-o-un-plan-provisional-HA010156784.aspx 2. http://www.liderdeproyecto.com/articulos/tres_principales_ventajas_de_la_linea_b ase_de_un_proyecto.html 3. http://www.desapmo.uchile.cl/implantacion/manuales/project_server/project_prof esional.pdf 4. http://elringdepm.wordpress.com/2010/11/07/14/

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