GUA DE AUDITORIA INTERNA No.

7 CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR

NDICE

INTRODUCCIN PROPSITOS DE LA GUA CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR PROCEDIMIENTOS BSICOS DE CONTROL APLICABLES A LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR EVALUACIN DE LA ADMINISTRACIN DE LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, RECOMENDABLES A LOS CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR PRESENTACIN Y DISCUSIN DEL BORRADOR DEL INFORME INFORME

GUA DE AUDITORIA INTERNA No. 7 CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR

INTRODUCCIN La presente gua de auditoria interna de crditos y cuentas por cobrar, emitida por la comisin de auditoria interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, tiene

como propsito presentar los lineamientos bsicos para realizar el trabajo de auditoria interna de los crditos y cuentas por cobrar. La evaluacin del control, administracin y registro de las operaciones relacionadas permite la disminucin de costos innecesarios y el incremento de la eficiencia operativa de la entidad. Los crditos y las cuentas por cobrar constituyen un rubro de vital importancia en las empresas, por lo tanto, el auditor interno debe conocer y evaluar las polticas y procedimientos aplicados. En esta gua se incluyen sus propsitos, concepto, naturaleza y registro de los crditos y las cuentas por cobrar, los objetivos de la auditoria interna, los procedimientos bsicos de control, la evaluacin del administracin de los crditos y las cuentas por cobrar, la importancia de los sistemas de procesamiento electrnico de datos, las tcnicas y procedimientos de auditoria recomendables a los crditos y cuentas por cobrar y lo relacionado al informe.

PROPSITOS DE LA GUA Los propsitos de esta gua son los siguientes: Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los crditos y las cuentas por cobrar. Definir los objetivos de la auditoria interna en los crditos y las cuentas por cobrar. Determinar la metodologa recomendable, indicando algunas tcnicas y procedimientos de que dispone el auditor interno para la ejecucin del trabajo. Establecer la comunicacin de los resultados.

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar son todos los derechos de cobro de una entidad convertibles en dinero, mercancas y/o servicios. En las cuentas por cobrar se incluyen actividades que realiza una

entidad para la recuperacin del precio de los productos y/o servicios que fueron proporcionados por sus clientes mediante el uso del crdito. Por su naturaleza las cuentas por cobrar pueden ser originadas por venta de productos o servicios prestados al crdito a clientes, crditos a deudores diversos y cuentas por cobrar documentadas. El registro de las cuentas por cobrar tiene como objetivo, que se presente en el balance general, el monto real de los derechos que por este concepto tiene una entidad, al eliminar los saldos que correspondan a cuentas de dudosa recuperacin e incobrables.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR Los objetivos bsicos que el auditor interno debe evaluar en la administracin de cuentas por cobrar son: Garantizar informacin financiera confiable y oportuna relacionada al rubro de crditos y cuentas por cobrar. Establecer la validez de las cuentas por cobrar. Promover la eficiencia operativa de los crditos y cuentas por cobrar, evaluando que la polticas y procedimientos aplicados permitan alcanzar la mayor eficiencia, tales como: cobros realizados en el menor perodo posible, reduccin al mximo de las cuentas incobrables, alta rotacin de las cuentas por cobrar, evaluacin del costo beneficio de las operaciones realizadas en los crditos y las cuentas por cobrar. Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos aplicables a los crditos y las cuentas por cobrar en coordinacin con otras actividades relacionadas de la entidad.

PROCEDIMIENTOS BSICOS DE CONTROL APLICABLES A LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR

El auditor interno debe verificar la existencia de polticas y procedimientos aplicables a los crditos y cuentas por cobrar. Estas deben ser dictadas por la administracin de la entidad para la salvaguarda los derechos de cobro, los cuales se recomiendan incluyan como mnimo los siguientes aspectos: EN EL OTORGAMIENTO DEL CRDITO Que exista una solicitud con la informacin general del cliente. Que se incluyan informes de tipo financiero proporcionados por el cliente (estados financieros, estados de cuenta, etc.) Confirmacin de referencias comerciales con empresas o personas individuales. Existencia de copia de los documentos de identificacin del cliente (personales o de la entidad a la cual se otorga el crdito). Que exista evidencia de los anlisis financieros realizados. Debe indicarse la autorizacin del crdito, el monto, las condiciones del mismo y los funcionarios responsables de la aprobacin. EN LAS CUENTAS POR COBRAR Contar con un sistema que permita llevar el control de los crditos otorgados, cobros realizados y saldo de los clientes; as como un anlisis de antigedad de saldos. Arqueos peridicos de facturas, documentos, ttulos y/o contraseas de pago. Confirmacin de saldos con clientes, por correo y/o con visitas personales. Envo mensual de estados de cuenta. Corte de recibos de caja

EVALUACIN DE LA ADMINISTRACIN DE LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR El auditor interno debe realizar peridicamente pruebas que le permitan verificar que las polticas y procedimientos establecidos en la entidad, permiten alcanzar eficiencia y efectividad en la administracin de los crditos y las cuentas por cobrar. Para la verificacin de las polticas y procedimientos el auditor interno debe realizar pruebas y como mnimo verificar que: Exista un reporte de antigedad de saldos de las cuentas por cobrar y que se analice. Existan polticas que promuevan la pronta recuperacin de la cartera, tales como: descuentos por pronto pago, cobro de intereses por mora, etc. La recuperacin de la cartera se efecte dentro de los plazos establecidos.

Exista determinacin del costo financiero del mantenimiento de la cartera y su incidencia en los resultados de la entidad.

LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS Cuando los registros de contabilidad incluyan procesamiento electrnico de datos, el auditor interno debe considerar la posibilidad de emplear software de auditoria. En otros casos el auditor interno tiene preparacin y experiencia para elaborar sus propios programas por computadora. El objetivo principal del programa de auditoria en procesamiento electrnico de datos ser realizar verificaciones por montos de cuentas por cobrar, clculos en cargos y abonos, totales y subtotales y facilitar el anlisis de antigedad de saldos. Se puede obtener con facilidad una muestra representativa para realizar un examen en las cuentas por cobrar y con ella realizar varias verificaciones. El auditor interno debe evaluar adems los procedimientos de manejo del sistema de cuentas por cobrar, la segregacin de funciones, procedimientos de verificacin y registro de las transacciones relacionadas con esta cuenta, mtodos de deteccin de errores, funcionamiento de equipo, archivos y llaves de seguridad.

TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA RECOMENDABLES A LOS CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR A continuacin se incluyen algunas tcnicas y procedimientos de que dispone el auditor interno para evaluar las reas de crditos y cuentas por cobrar. FAMILIARIZACIN El auditor interno debe familiarizarse con las polticas y procedimientos aplicados por la entidad relacionada con los crditos y cuentas por cobrar, para ello debe considerar los siguientes aspectos: Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos que aplique la entidad.

Conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con el otorgamiento de crditos y el control de las cuentas por cobrar. Identificar los puestos claves relacionados con los crditos y cuentas por cobrar. Conocer la naturaleza e integracin de las cuentas por cobrar y sistemas auxiliares existentes para su control y administracin.

ENTREVISTAS Y FLUJO GRAMAS Mediante las entrevistas y/o flujo grama, de las funciones relacionadas con el otorgamiento de crditos y control de las cuentas por cobrar, el auditor interno puede: Conocer como se llevan a cabo, las diferentes actividades relacionadas con el otorgamiento de los crditos y el control de las cuentas por cobrar. Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos indicados en los manuales o instructivos especficos.

ANLISIS DE LA INFORMACIN FINANCIERA El auditor interno debe obtener la informacin financiera necesaria para formarse un juicio de los crditos y las cuentas por cobrar, como integraciones, anlisis de antigedad de saldos, estadsticas de clientes y otros anlisis financieros. Realizar revisiones analticas que incluyen el comportamiento de los estados de cuentas por cobrar de los clientes.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN E INVESTIGACIN ESPECFICA Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin, as como en las entrevistas y/o flujo gramas del procedimiento del otorgamiento de crditos y la administracin de las cuentas por cobrar; el auditor interno debe examinar la documentacin selectivamente y realizar las investigaciones especficas que considere necesarias. A continuacin se mencionan algunas de ellas: Analizar los manuales de polticas y procedimientos, verificando su actualizacin y cumplimiento, principalmente en el otorgamiento de los crditos.

Estudiar los registros contables, tanto principales como auxiliares y realizar los cortes de formas existentes, para comprobar su funcionalidad y uso adecuado. Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes relativos a las cuentas por cobrar. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que sigue el proceso de otorgamiento de crditos. Realizar los procedimientos de revisin analtica, que incluyan la rotacin de las cuentas por cobrar, comparaciones peridicas y el anlisis de la antigedad de los saldos. Establecer el monto de las cuentas que se consideran de dudosa recuperacin, con el propsito de crear las estimaciones contables necesarias y determinar si existen reclamos de entrega de productos o prestacin de servicios. Revisar las notas de crdito y dbito, principalmente las emitidas posteriormente al cierre de cada ejercicio contable. Practicar arqueos peridicos de los documentos que amparan el derecho de cobro de las cuentas por cobrar, cotejar el resultado con los registros principales y auxiliares de contabilidad. Confirmar los saldos de cuentas por cobrar peridicamente y de las respuestas obtenidas, cotejarlas con los registros auxiliares y principales de contabilidad y de existir diferencia que amparan el derecho de cobro, como colateral para obtener financiamiento, confirmar los detalles con los terceros involucrados.

PRESENTACIN Y DISCUSIN DEL BORRADOR DEL INFORME El auditor debe presentar las deficiencias encontradas, con una cuantificacin del costo de las mismas y presentar sus recomendaciones en borrador y discutirlo con el personal involucrado, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechando su experiencia. La discusin permitir: Asegurarse que se trate de problemas cuya solucin sea factible, en las circunstancias actuales o en un futuro inmediato.

Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operacin y resultados de la empresa. Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras reas. Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones a sugerir. Presentar las deficiencias y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

INFORME El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de toda evaluacin, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaracin sencilla. El informe debe contener una breve descripcin del trabajo desarrollado, la identificacin y cuantificacin de las debilidades encontradas, as como las deficiencias en los procedimientos de control; las justificaciones y comentarios del personal involucrado y concluyendo con las recomendaciones. El informe del auditor en el rea de crditos y cuentas por cobrar debe ser enviado al rgano que reporta, el cual debe considerar la adopcin de las medidas correctivas, siendo importante que el escrito en el informe y a las decisiones de la administracin se les d el seguimiento respectivo