Tcnica 13.

Planeacin Estratgica
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La mejor manera de prepararse para el cambio, sin importar lo repentino e inesperado que ste sea, es establecer y mantener un proceso de constante innovacin.
Konosuke Matsushita
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Sobrevivir no es suficiente
El xito de las pequeas empresas depende de su capacidad para mejorar constantemente. Existen dos tcnicas que hacen posible direccionar y mejorar la empresa: T13. Planeacin estratgica: Poltica bsica y directrices. T14. Planeacin operativa: Girar el ciclo PERA.

Estas deben estar totalmente relacionadas con lo visto en el elemento 4. FINANZAS

Estas tcnicas permitirn al empresario tener cada vez mayor control sobre su empresa.
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Direccionamiento

Los elementos fundamentales se encuentran en la poltica bsica y en las directrices de una empresa.
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Planeacin estratgica
Para pequeas empresas de la IC, el largo plazo normalmente comprende entre tres y cinco aos. Esta planeacin busca definir la misin del negocio, los valores que sern seguidos por todos y la visin de dnde se anhela llegar en el tiempo.
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Elementos de la poltica bsica

Misin
Es la razn de ser de la empresa. Describe el mercado que se atiende, las caractersticas que harn destacar a la empresa y los medios o la forma de alcanzar los objetivos. Debe identificar plenamente a la empresa, estableciendo la diferencia con otras empresas del mismo giro. Deben evitarse enunciados de misin que identifiquen a cualquier negocio.
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Valores

Marcan los principios que deben regir el comportamiento de las personas dentro de la organizacin. Determinan los grandes lineamientos de la cultura organizacional que los lderes quieren implantar en su empresa.
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Visin
Mxima aspiracin de la empresa para los prximos aos. Guan el establecimiento de directrices. Debe ser clara y concreta, algo equivalente a una macrometa, que sirva de brjula a los esfuerzos que se realizarn en los prximos aos. 9

La importancia de la poltica bsica

Cuando un grupo de personas comparte valores y tiene una visin comn, es fcil encontrar mejores formas de servir a los dems y contribuir al logro de las metas.

Es decir, cuando hay un qu, puede encontrarse un cmo.

La filosofa de la empresa, contenida en su poltica bsica, debe ser desafiante, idealista y atractiva para que los colaboradores encuentren suficientes motivos para entregarse a la causa. 10

Poltica bsica: Beneficios

Las personas se entregan a la causa cuando observan que sus mismos lderes practican los valores que pregonan y son congruentes y justos con su gente.

Los colaboradores conocen mejor la empresa para la que trabajan y saben hacia dnde va. Da motivos al personal para ponerse la camiseta. Genera energa positiva entre la gente y el impulso hacia el logro de objetivos. Elimina o reduce las barreras entre reas y entre niveles, formando un verdadero equipo.
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Poltica bsica: Malas prcticas

El director redacta bonitos enunciados y los cuelga en la pared, esperando que los colaboradores reaccionen como por arte de magia. Los enunciados de la poltica no tienen nada que ver con la realidad de la empresa. Los colaboradores identifican de inmediato la incongruencia. Implementar la poltica bsica cuando la empresa no est lista y no ha adquirido confianza en si misma.
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Poltica bsica y directrices

La poltica bsica ayuda a direccionar la empresa, sin embargo no es suficiente. Para completar el direccionamiento se requiere establecer directrices.
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Directrices: Diagnstico
Antes de establecer las Directrices, se requiere hacer un diagnstico.
Resultados del ao anterior, alcances en las directrices establecidas, y en caso de haber desviaciones, identificar sus causas. Revisin del mtodo de gestin y sus indicadores de desempeo.

Revisin de satisfaccin del cliente.

Polticas de los proveedores. Situacin poltica del gobierno.

Nuevas tecnologas.

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Diagnstico: FODA

Se destacan los aspectos ms importantes, tanto internamente (fuerzas y debilidades) como en el entorno (oportunidades y amenazas).
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Poltica Bsica + FODA = Directrices

La finalidad es buscar la satisfaccin de los tres principales consumidores de la organizacin:

clientes, accionistas y colaboradores.
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Directrices
Las directrices determinan el foco de atencin que toda la organizacin debe tener en el siguiente ciclo, normalmente anual. Las directrices son lineamientos para la empresa, y no deben confundirse con objetivos de rea.
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Directrices: Un mismo rumbo

Comprensin clara acerca de la direccin del negocio.

Cada rea deber aportar lo que le corresponda, en el momento oportuno, para alcanzar los objetivos. Los objetivos de rea se alinean con los objetivos generales de la empresa.
No hay divorcio entre las reas.
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Directrices: Recomendaciones
Deben plantearse con la participacin de todas las reas. Definir cul ser la contribucin de cada una de las reas de la empresa. Deben ser realistas, la planeacin contar as con el total compromiso de las personas y la cooperacin entre las distintas reas.
El proceso participativo es ms eficaz, aunque ms lento que la forma tradicional en la que al empleado se le dice, por ejemplo: Tu objetivo es terminar la obra a tiempo y t veras cmo lo haces.
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Directrices: Establecimiento
Normalmente se establecen durante los ltimos meses del ao. Algunas empresas ajustan el ciclo de planeacin a sus ciclos operativos, que son influenciados por la estacionalidad de sus productos.

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Directrices: Tipo y nmero

TIPOS: Directrices financieras bsicas (Rentabilidad, ventas y utilidades) Directrices estratgicas (lineamientos enfocados a alcanzar los objetivos financieros y la satisfaccin de los otros consumidores de la empresa).

NMERO: No debe ser elevado Es conveniente no ms de cinco Al inicio de la aplicacin de la tcnica, el nmero adecuado para una pequea empresa podran ser tres.
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Directrices: Despliegue
El nmero de directrices, al ser desplegadas en los diferentes niveles de la organizacin, se convierte en gran cantidad de estrategias y acciones. Es mejor tener pocas y cumplirlas, que llenarse de buenos deseos irrealizables que pierdan de vista el foco de atencin. El despliegue de directrices se hace en tres niveles: directriz, estrategias y acciones. Estos tres niveles sern suficientes para la mayora de las pymes. Lo importante es que todos los niveles de la organizacin identifiquen cul ser su contribucin en el cumplimiento de las directrices de la empresa.
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Directrices: Negociacin
Cada directriz, al ser desplegada, debe negociarse tanto verticalmente con el director, con los gerentes, los gerentes con los jefes, etctera como horizontalmente, es decir, entre las reas que tienen algo que ver en el logro de cada directriz.

La negociacin ayuda a unir las diferentes reas, generando una planeacin ms efectiva.
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Directrices: Ventajas
Todos saben cmo se relaciona su trabajo con las acciones estratgicas y operativas del negocio. Establece un despliegue de los objetivos fundamentales del negocio, a travs de estrategias en toda la organizacin, mejorando las relaciones entre las reas. La evaluacin y la retroalimentacin del proceso estn muy bien estructuradas, lo cual permite una discusin abierta y constructiva. Desarrolla un entorno propicio para la participacin creativa. Crea una cultura organizacional que trabaja preventivamente y con base en ciclos de mejora.

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Directrices: Elementos bsicos

El ciclo PERA, que se convierte en RAPE en el despliegue de directrices. Inicia con R (revisar), es decir, verificacin de la situacin de la empresa. El despliegue de las metas parte de arriba hacia abajo, mientras que los mtodos los construyen los que harn el trabajo. Negociacin horizontal de objetivos y estrategias. No hay objetivos de rea. Cada quien tiene que buscar la contribucin al logro de los objetivos de empresa. Ante la incongruencia entre los objetivos de dos reas, debe existir una negociacin horizontal. Proceso de revisin y ajuste.
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Directrices: Revisiones peridicas

Los responsables de cada meta, realizan chequeos y ajustes peridicos, girando el PERA.

Mientras la empresa alcanza la madurez en cuanto a la ejecucin de los planes, puede ser el director el que realice comprobaciones peridicas, reafirmando a sus colaboradores, la importancia de las directrices.
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La responsabilidad de la direccin

Direccionar la empresa es de fundamental importancia y debe ser la principal responsabilidad de la mxima autoridad. La poltica bsica y las directrices son dos elementos que permiten darle sentido al trabajo en una empresa.
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Decisiones estratgicas
Cuando se establezcan directrices, deben contemplarse los aspectos estratgicos del negocio. A partir de ah hay que reflexionar sobre qu productos nuevos pueden ser incluidos en la oferta o qu nuevos mercados pueden conquistarse. Si se combinan ambas variables, pueden explorarse las oportunidades en cuatro dimensiones:

Mercados actuales con productos actuales. Mercados nuevos con productos actuales. Mercados actuales con productos nuevos. Mercados nuevos con productos nuevos.

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Revisin estratgica
Es de suma importancia efectuar una revisin de la capacidad instalada del negocio para determinar su situacin. Esta revisin incluye a proveedores, los procesos de abastecimiento, las operaciones principales del negocio, la fuerza de comercializacin y la entrega del producto o servicio.
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Anlisis de la capacidad instalada

La capacidad instalada que representa muchas veces la inversin de un negocio a veces est subutilizada. Este anlisis permite descubrir cualquier restriccin en el sistema que est impidiendo el mejor aprovechamiento de esa capacidad y por consiguiente limitando la rentabilidad del negocio. Las directrices pueden enfocarse entonces en la liberacin de esa restriccin o cuello de botella.
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El despliegue de directrices, punto de partida para la mejora

Es conveniente mencionar que las acciones planteadas en el despliegue de las directrices sern el punto de partida para la tcnica 14. Enlazando as desde el largo plazo o planeacin estratgica que establece la visin las directrices y los planes operativos que sirven para guiar las acciones cotidianas de mejora.
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Fondo PYME

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