Manual de Calidad10

ASEG ASESORIAS DE GESTION
Manual de la Calidad MC 001
Manual de la Calidad ISO 9001:2008

De
ASEG ASESORIAS DE GESTION DE LA CALIDAD

Direccin Cra 30 # 3-27 Ciudad, Bogot D.C
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CONTROL DEL DOCUMENTO

Redactado: YUTD MERY GIL OSCAR GMEZ GRAJALES OSCAR GOMEZ GRAJALES Verificado: GINA MARCELA GUTIRREZ DIANA HERNNDEZ HERNNDEZ Aprobado: BRENDA LUZ PERALTA Fecha documento: Fecha revisin: No. de Revisin: 25-11-2012 15-05-2013 001 GERENTE GENERAL GERENTE OPERATIVO GERENTE FINANCIERO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN GERENTE COMERCIAL GERENTE ADMINISTRATIVO
LISTA DE DISTRIBUCIN
Personas Autorizadas Gerencia general Gerente de comercial Gerente operativo Representante de la Direccin Jefe de calidad Copia # 0104-001 0104-002 0104-003 0104-004 0104-005 Emitido 15/05/2013 15/05/2013 15/05/2013 15/05/2013 15/05/2013
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INTRODUCCIN
ASEG, es una organizacin que quiere certificarse en NTC ISO 9001:2008. ASEG desarrollar, implementar el Sistema de Gestin de la Calidad el 21/11/12 con el fin de: satisfacer los requisitos de la norma internacional NTC ISO 9001:2008 documentar las mejores prcticas de negocio de la empresa entender y satisfacer ms adecuadamente las necesidades y las expectativas de sus clientes mejorar la administracin global de la empresa Incentivar la participacin de sus colaboradores Capacitar continuamente al personal Actualizar peridicamente las herramientas de comunicacin, en la aplicacin de nuevas tecnologas. El manual describe nuestro Sistema de Gestin de la Calidad, perfila los campos de autoridad, las relaciones y los deberes del personal responsable del desempeo de la empresa. El manual est dividido en ocho secciones que estn directamente relacionadas con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008. Cada seccin comienza con una declaracin que expresa el deber de ASEG de implementar y satisfacer los requisitos bsicos de la norma a la que se hace referencia. Despus de cada declaracin se aporta informacin especfica acerca de los procedimientos que describen los mtodos usados para implementar los requerimientos pertinentes. Este manual se utiliza internamente para orientar a los empleados de ASEG con respecto a los diversos requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 que deben ser cumplidos y mantenidos para asegurar la satisfaccin del cliente, la mejora continua y brindar las directivas necesarias que generen una fuerza laboral dotada de poder, autoridad y responsabilidad.
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Seccin 1: Alcance 1.1 Generalidades El Manual de la Calidad traza las polticas, los procedimientos y los requisitos de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad. El sistema est estructurado de tal forma que cumpla con las condiciones establecidas en NTC ISO 9001:2008. El sistema comprende el diseo, desarrollo, operaciones y servicio de asesoras en BPM, certificaciones y procesos de produccin de la empresa ASEG a empresas del sector agroindustrial. 1.2 Aplicacin ASEG ha determinado que todos los requisitos son aplicables a las operaciones de esta empresa asesora de servicios.
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Seccin 2: Referencias normativas 2.0 Referencias del Sistema de Gestin de la Calidad Durante la implementacin de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad se usaron como referencia los siguientes documentos: NTC ISO 9001-2008, Sistemas de Gestin de Calidad Requisitos NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC ISO 22000,Sistema de inocuidad de alimentos NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC ISO 14001, Sistema de gestin ambiental. NTC-6001. La norma NTC 6001 es una norma que establece requisitos para un sistema de Gestin para las MYPES (Micro y pequeas empresas), cuyo objetivo es la mejora de la organizacin y la consolidacin de Herramientas que le permitan desarrollar una estructura interna slida y altos estndares de calidad competitivos frente a nuevos mercados.
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Seccin 3: Definiciones 3.0 Definiciones del Sistema de Gestin de la Calidad ASEG Bienes propiedad del cliente Cualquier tipo de instrumentacin, accesorios, manuales o contenedores de embarque que pertenezcan a un cliente. Producto suministrado por el cliente Cualquier tipo de servicio o material suministrado para ser utilizado en la fabricacin, modificacin o reparacin de un bien propiedad del cliente. Producto El artculo final, que se alcanza cuando se cumplen todos los trminos y condiciones del contrato. (Por ejemplo: bienes manufacturados, mercancas, servicios, etc.) Registros de Calidad La documentacin de actividades hecha segn se especifica en los documentos a nivel Procedimientos o Instrucciones de Trabajo, segn se aplique. Auditora de Gestin o Rendimiento: consiste en el examen y evaluacin de la gestin de un rgano, organismo, entidad, programa, proyecto, proceso o actividad, para establecer el grado de economa, eficiencia, eficacia, calidad e impacto de su desempeo en la planificacin control y uso de los recursos y en la conservacin y preservacin del medio ambiente, as como para comprobar la observancia de las disposiciones que le son aplicables. Auditora interna: la que realizan los profesionales facultados dentro de su propia organizacin, funciona para mejorar las operaciones de una organizacin. Auditora externa: la que realizan los profesionales facultados que no son empleados de esa organizacin , definindose expresamente en este cuerpo legal quienes son las personas jurdicas facultadas para la realizacin de este acto. Contrato: Acuerdo Vinculante Plan de calidad: Documento que especfica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse y cuando deben aplicarse a un proyecto o producto, proceso y contrato especfico. Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos y requisitos. Cliente de auditora: Persona que solicita una auditoria. Equipo auditor: Uno o ms auditorias, que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo si es necesario de expertos tcnicos.
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Experto tcnico: Aporta conocimientos al equipo auditor. Anlisis de alternativas: Consiste en analizar las diferentes alternativas que se disponen para lograr el objetivo propuesto. Estas identifican diversas estrategias del proyecto, algunas de las cuales se analizan posteriormente usando los criterios de costo, tiempo, riesgo, recursos tcnicos y humanos, apoyo a otras instituciones, etc...
Amenazas: Factores que ponen en peligro los objetivos planificados. Alcance: Se refiere a la amplitud y profundidad de cualquier actividad, proyecto o programa. Por ejemplo: alcance geogrfico, alcance poblacional, etc... Anlisis de viabilidad: Permite verificar en qu medida los efectos positivos del proyecto continuarn despus de que la ayuda externa haya finalizado. Anlisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Es una de las tcnicas evaluativos ms utilizadas en la elaboracin de un diagnstico interno y del contexto externo en el cual se est actuando.
Asesora: Es la transferencia de conocimientos y experiencias en forma interactiva y estandarizada (best practice / mejores prcticas) teniendo en cuenta el contexto institucional. Siempre tiene carcter propositivo: se dan consejos y recomendaciones. Tiene carcter subsidiario, ya que facilita la autoayuda. El asesor y asesora deben ser independientes, idneos, objetivos y de confianza.
rbol de problemas: Estructura conceptual en la que se establecen relaciones causales y de interdependencia entre las dificultades detectadas. Pretende ser una herramienta de clasificacin de problemas.
Base de datos (archivo): Conjunto de datos almacenados de manera organizada y sistemtica, que pertenecen a un mismo contexto y se relacionan entre s, los cuales son registrados o recolectados para su posterior uso.
Eficacia (efectividad): Refleja en qu medida se espera alcanzar o ha sido alcanzado el objetivo especfico de un proyecto, tenindose en cuenta tanto el nivel de logro, como los perodos temporales para hacerlo. La eficacia es un trmino que indica la contribucin de un proyecto al logro de su objetivo especfico.
Evaluacin - en general: Es el proceso formalizado de anlisis que reflexiona sobre lo que se har, se est haciendo o se ha hecho, con el propsito de informar, tomar mejores decisiones o aumentar la capacidad de hacerlo en el futuro.
Indicador/es: Evidencia/s cuantitativa/s o cualitativa/s utilizada/s como criterios para valorar y evaluar el comportamiento y la dinmica de las variables que caracterizan los
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objetivos del proyecto, y para apreciar el grado de realizacin de los cambios pretendidos. Idealmente los indicadores deben ser independientes, verificables y definidos con precisin en trminos de su naturaleza y plazo de tiempo estipulados. Deben expresar: quin, cunto, qu calidad, cundo y dnde. Proyecto: Es una actividad o conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo determinado en un lugar y tiempo limitado. Permite cambiar realidades. El proyecto deber definir claramente los objetivos,
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MISION
Somos una empresa lder en la prestacin de servicios de asesoras a las pymes de industrias alimentarias en implementacin de sistemas de gestin de calidad, anlisis microbiolgico, fisicoqumico y procesos de produccin con el objetivo de fortalecer su competitividad y productividad; asegurando la sostenibilidad de la organizacin, al mejoramiento de calidad de sus colaboradores, siendo socialmente responsables.
VISION
Ser en al ao 2018, una empresa con excelencia en calidad, promoviendo la integracin de tecnologa de la informacin y nuevos mtodos de investigacin y desarrollo en la prestacin de servicios de asesoras para pymes, mejorando el dinamismo y participacin entre asesor y cliente.
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Seccin 4: Sistema de Gestin de la Calidad
4.1 Requisitos generales

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ASEG; ha establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de acuerdo con los requisitos de NTC ISO 9001:2008. Los objetivos de calidad, los resultados de las auditoras internas y externas, el anlisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisin de la Direccin son algunas de las tcnicas y las herramientas que ASEG usa para medir y mejorar el sistema continuamente. Los asesores integrados por un grupo interdisciplinar, identificaron los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad, la secuencia y las interacciones entre estos. Por cada proceso identificado se determinaron los criterios y mtodos de funcionamiento as como tambin se determinaron la disponibilidad de los recursos y la informacin necesaria para la efectiva operacin y el control de tales procesos. Cada proceso es supervisado, medido y analizado para identificar e implementar las acciones necesarias con el fin de alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. El mapa de proceso (ANEXO 1) describe la interaccin entre los procesos de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad. 4.2 Requisitos de la documentacin 4.2.1 Generalidades El Sistema de Gestin de la Calidad de ASEG ha sido documentado y es mantenido eficazmente para asegurar los controles suficientes de nuestro sistema y la conformidad a los requisitos de la norma ISO 9001:2008. La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad es distribuida a nivel de gerencias.
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Fig. 1 Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad Gerencias La Poltica de Calidad, que abarca un compromiso con el cumplimiento de los requisitos, la mejora continua de la eficacia del sistema y la satisfaccin del cliente. Este Manual de la Calidad, que describe nuestro Sistema de Gestin de la Calidad, perfila las autoridades, las interrelaciones, los deberes del personal responsable del desempeo dentro del sistema, los procedimientos y/o referencias de todas las actividades que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad. Los procedimientos requeridos por la norma, los programas de auditoras internas y externas, acciones correctivas y preventivas, Revisin de la Direccin y los documentos identificados como necesarios para una eficaz planificacin, operacin y control de nuestros procesos. Auxiliar Instrucciones de trabajo. Los registros de calidad requeridos por la norma y los registros necesarios a la organizacin para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad.
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4.2.2 Manual de la Calidad Este Manual de la Calidad ha sido preparado con el nivel ms alto de atencin a los detalles por el representante de la Direccin y los gerentes de rea. El manual describe con exactitud nuestro Sistema de Gestin de la Calidad. El alcance y las exclusiones aceptables del Sistema de Gestin de la Calidad se detallan en la seccin uno de este manual. Cada seccin del manual hace referencia a los procedimientos documentados del Sistema de Gestin de la Calidad relacionados con los requisitos delineados en esa seccin. 4.2.3 Control de documentos Todos los documentos de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad son controlados de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos. Este procedimiento define el proceso para: aprobar la idoneidad de los documentos antes de su emisin. revisar y actualizar segn necesidad y re-aprobar los documentos. garantizar que se identifiquen los cambios y el estado actual de revisin de los documentos. asegurar que las versiones pertinentes de los documentos apropiados se encuentren disponibles en los puntos de uso. asegurar que los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables. garantizar que los documentos de origen externo sean identificados y que su distribucin sea controlada. evitar el uso indebido de documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente si se conservan con algn fin. Anexo 4. 4.2.4 Control de registros de calidad Los registros de calidad se conservan para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del Sistema de Gestin de la Calidad. Los registros son conservados de acuerdo con el Procedimiento Control de los Registros de Calidad. Anexo 4 Este procedimiento exige que los registros de calidad permanezcan legibles, fcilmente identificables y disponibles. La Tabla de Control de los Registros de Calidad define los
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controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de permanencia y eliminacin de los registros de calidad. La tabla siguiente identifica los registros requeridos por la norma:
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Seccin 5: Responsabilidad de la Direccin
5.1 Responsabilidad de la Direccin
La Direccin General ha estado activamente comprometida con la implementacin del

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Sistema de Gestin de la Calidad y ha proporcionado la visin y la Direccin estratgica para el crecimiento de dicho sistema estableciendo los objetivos de calidad y la poltica de calidad. Para seguir ofreciendo el liderazgo y demostrar el compromiso con la mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad, la Direccin General: comunica a los empleados la importancia de satisfacer los requisitos del cliente y los requisitos de la ley. establece los objetivos de calidad en los niveles y en las funciones correspondientes dentro de la empresa. revisa la Poltica de Calidad para determinar la continua idoneidad durante las reuniones de Revisin de la Direccin. realiza reuniones trimestrales para evaluar la idoneidad del sistema, su adecuacin y eficacia. identifica las oportunidades de mejora y los cambios necesarios. finalmente, garantiza la disponibilidad de recursos necesarios para la efectiva operacin y el control de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad. Anexo 6 5.2 Enfoque al cliente
Para satisfacer los requisitos de los clientes y para superar sus expectativas, ASEG se esfuerza continuamente en identificar las necesidades presentes y futuras de ellos. Nuestro proceso de comunicacin garantiza que los requisitos de los clientes as como tambin aquellos de la ley sean determinados, comprendidos, convertidos en requerimientos internos y comunicados a las personas apropiadas de nuestra organizacin. Anexo 4 5.3 Poltica de calidad
Asesoras de Gestin (ASEG), atiende y satisface las necesidades de las empresas del sector agroindustrial con la prestacin del servicio de asesora en implementacin de sistemas de gestin, BPM, HACCP, mejorando continuamente nuestros procesos. Para ello hacemos nuestro, el compromiso de hacer las cosas bien a la primera. Garantizando el cumplimento de la normatividad legal vigente y los compromisos adquiridos con nuestros
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clientes en las actividades y procesos desarrollados, aumentando su satisfaccin y rentabilizando al mximo nuestra gestin. 5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de calidad Los objetivos de calidad son establecidos y aprobados por el representante de la Direccin. Estos objetivos son especficos, mensurables y conformes a la poltica de calidad. Los objetivos han sido establecidos a nivel de empresa, a nivel de gerencia, a nivel de producto y a nivel de proceso y son registrados en la Tabla de Objetivos de Calidad. Anexo 7. La Direccin General revisa cada objetivo de calidad contra metas de rendimiento y comunica el progreso a los empleados. 5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad El sistema de calidad ha sido planificado e implementado para satisfacer nuestros objetivos de calidad y los requisitos de la clusula 4.1 de la NTC ISO 9001:2008. La planificacin de calidad se manifiesta en la medida en que se planifican y se implementan cambios que afectan el sistema de calidad. La Representante de la Direccin es responsable de asegurar que el Sistema de Gestin de la Calidad ha sido implementado de manera eficaz y la Direccin General asegura que la integridad del sistema es mantenida cuando se planean e implementan cambios que afecten a la calidad. 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.5.1Responsabilidad y autoridad Se ha establecido un organigrama para mostrar la interrelacin del personal en la organizacin. Las descripciones del puesto de trabajo definen las responsabilidades y autoridad de cada uno de los cargos en el organigrama. Establecidas en el documento, manual de funciones de la empresa.
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Las descripciones del puesto de trabajo y el organigrama son revisadas y aprobadas con respecto a su idoneidad por la Direccin General y los gerentes.
5.5.2 Representante de la Direccin La Direccin General ha encargado a Ginna Marcela Gutirrez - Gerente Comercial como Representante de la Direccin y como tal ella tiene, independiente de otras funciones, la responsabilidad y la autoridad para:
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garantizar que todos los procesos necesarios para nuestro Sistema de Gestin de la Calidad son establecidos, implementados y mantenidos. informar sobre el desempeo y rendimiento del Sistema de Gestin de la Calidad y advertir sobre las mejoras que son necesarias. asegurar que existe un proceso adecuado para fomentar la conciencia de los requisitos del cliente en toda la organizacin. Cuando y si es aplicable actuar como un enlace con partes externas, tales como clientes y/o auditores en asuntos relacionados con nuestro Sistema de Gestin de la Calidad.
5.5.3 Comunicacin interna Nuestro proceso de comunicacin interna comunica la efectividad de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad a todos los empleados de ASEG. Anexo 4 Los mtodos definidos para la comunicacin interna incluyen, pero no se limitan a: las reuniones entre departamentos y la Direccin. la conduccin de la Revisin de la Direccin. Correos de actas sobre reuniones. Boletines informativos para el personal. La circulacin de memorandos digitales y fsicos Correos de comunicacin rutinaria del negocio.
5.6 Revisin de la Direccin 5.6.1 Generalidades La Direccin General revisa el Sistema de Gestin de la Calidad trimestralmente durante las reuniones de Revisin de la Direccin. La revisin evala la idoneidad del sistema, su adecuacin y eficacia, e identifica las oportunidades de mejora y los cambios necesarios. Se conservan registros de cada reunin de revisin administrativa.
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5.6.2 Informacin para la revisin La evaluacin del Sistema de Gestin de la Calidad se basa en la revisin de la informacin aportada para la Revisin de la Direccin. Entre otra informacin, se cuenta con: resultados de auditoras. retroalimentacin de los clientes. desempeo del proceso y conformidad del producto. datos de calidad en el mbito de la empresa. estado de las acciones preventivas y correctivas. acciones de seguimiento de revisiones administrativas anteriores. cambios proyectados que podran afectar el Sistema de Gestin de la Calidad. recomendaciones para la mejora.
5.6.3 Resultados de la revisin Los resultados de la Revisin de la Direccin se utilizan como objetivos para generar una mejora de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad y una mejora del producto. Durante las reuniones de revisin, la Direccin General y los Directores identifican las acciones apropiadas que deben emprenderse para mejorar la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad y sus procesos, la mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente y la necesidades de recursos. Cualquier decisin que se tome durante la reunin, las acciones asignadas, quien es responsable y su fecha lmite de realizacin se registran en las actas de Revisin de la Direccin.
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Seccin 6: Gestin de los recursos
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6.1 Provisin de recursos La empresa ha implementado un Sistema de Gestin de la Calidad que cumple con la norma NTC ISO 9000 2008. Esta implementacin se logr con el compromiso de la Direccin y con los recursos suficientes para realizarla. Para mantener eficazmente el proceso y mejorarlo continuamente, la Direccin establece y proporciona los recursos necesarios. 6.2 Recursos humanos 6.2.1 Generalidades Para garantizar la competencia de nuestro personal, se han preparado descripciones del puesto de trabajo que identifican la cualificacin requerida para cada uno de los cargos que afectan la calidad del producto. Dentro de esta cualificacin se incluyen los requisitos de educacin, habilidades y experiencia. Las cualificaciones apropiadas, junto con la capacitacin necesaria, proporcionan la capacidad requerida en cada cargo. 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin La cualificacin se revisa durante la contratacin, cuando un empleado cambia de cargo o cuando se modifican los requisitos para un cargo. Recursos Humanos mantiene registros de las cualificaciones de los empleados. Si se encuentran discrepancias entre la cualificacin del empleado y los requisitos del puesto, se decide dar capacitacin o se emprende otra accin para brindar al empleado la capacidad necesaria para su tarea. En este ltimo caso se evalan los resultados para determinar si fueron eficaces. La formacin y la evaluacin se llevan a cabo de acuerdo con el Procedimiento de Competencia, Conciencia y Capacitacin. Todos los empleados reciben capacitacin sobre la importancia y la trascendencia de sus actividades y sobre la manera en que contribuyen al logro de los objetivos de calidad.
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6.3 Infraestructura Para satisfacer los objetivos de calidad y los requisitos del producto, ASEG ha determinado la infraestructura necesaria. La infraestructura ha sido proporcionada e incluye edificios, rea de trabajo, elementos utilitarios, equipo de proceso y servicios de apoyo. A medida que surgen nuevas necesidades de infraestructura, se documentarn en proyectos de calidad. Se da mantenimiento a la infraestructura existente para asegurar la conformidad del producto. Anexo 4 Los requisitos de mantenimiento se documentan en: Planes de mantenimiento preventivo. Planes de servicios sanitarios. Planes de mantenimiento de edificios.
6.4 Ambiente de trabajo Se mantiene un ambiente de trabajo adecuado para lograr la conformidad del servicio por medio de recursos humanos. Los requisitos se determinan durante la planificacin de calidad y se documentan en el proyecto de calidad. Anexo 4 El ambiente laboral se administra para que constantemente sea el adecuado. Se evalan los datos del sistema de calidad para establecer si el ambiente laboral es suficiente para lograr la conformidad del producto o si es necesario emprender acciones correctivas o preventivas relacionadas con el ambiente laboral.
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Seccin 7: Realizacin del servicio
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7.1 Planificacin de la realizacin del servicio
La planificacin de calidad es requerida antes de que se implementen nuevos servicios o procedimiento .La planificacin de calidad puede presentarse como un proyecto de diseo o segn el Procedimiento Planificacin de la realizacin del servicio. Anexo 4 Durante esta planificacin, la Direccin General y/o el personal designado identifican: Los objetivos de calidad y los requisitos para prestar el servicio. Los procesos, la documentacin y los recursos necesarios. Los requisitos de verificacin, validacin, monitoreo, inspeccin y prueba. Los criterios para la aceptacin del servicio.
Dentro de los resultados de la planeacin de calidad se incluye la documentacin de proyectos de calidad, procesos, procedimientos y resultados de diseo. 7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio ASEG determina los requisitos del cliente antes de aceptar un pedido. Anexo 4. Dentro de los requisitos del cliente se incluyen aquellos: Exigidos por el cliente. Exigidos por las actividades de entrega y posteriores a la entrega. No establecidas por el cliente, pero necesarias para el uso especfico o conocido y el uso proyectado. Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la prestacin del servicio. Los requisitos adicionales determinados por ASEG.
Los requisitos del cliente se determinan de acuerdo con el Procedimiento Procesos Relacionados con el Cliente. 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el servicio ASEG tiene un proceso definido para la revisin de los requisitos relacionados con el producto. La revisin se realiza antes de la aceptacin del servicio. El proceso garantiza que:
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Los requisitos del servicio estn definidos. Se resuelven las discrepancias entre los requisitos del contrato o el pedido y los expresados con anterioridad. ASEG tiene la capacidad de satisfacer los requisitos definidos. Se conservan registros que muestran los resultados de la revisin y cualquier accin que surja de la misma. Cuando un cliente no suministra una instruccin documentada de los requisitos, estos se confirman antes de la aceptacin. Cuando los requisitos del producto cambian, ASEG comunica dichos cambios al personal relevante y corrige los documentos correspondientes.
7.2.3 Comunicacin con el cliente ASEG ha implementado un procedimiento eficaz para la comunicacin con los clientes, relativo a la: informacin sobre el servicio. manejo de preguntas, contratos y pedidos, incluyendo rectificaciones. retroalimentacin del cliente, incluyendo quejas.
7.3 Diseo y desarrollo 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo El Procedimiento Diseo y Desarrollo esboza el mtodo para controlar el proceso de diseo y desarrollo. El Director del departamento operativo planifica el diseo y el desarrollo de acuerdo con este procedimiento. Anexo 4 Dentro de la planificacin del diseo se incluyen: Etapas de diseo revisiones del diseo requeridas. mtodos de verificacin y validacin adecuados para cada una de las etapas de diseo y desarrollo. responsabilidades y autoridad para el diseo y el desarrollo. identificacin de las interrelaciones tcnicas requeridas por el proyecto. actualizacin del plan de diseo en la medida en que el proyecto avanza. Elementos de entrada para el diseo y desarrollo
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La informacin necesaria para determinar los requerimientos del servicio est determinada y documentada en el Procedimiento Diseo y Desarrollo. 7.3.2 Datos de entrada Todos los datos de entrada (inputs) son revisados para comprobar que sean adecuados y completos, y para resolver cualquier ambigedad en los mismos. Dentro de los aportes se incluye: Requisitos de funcionamiento y desempeo. Requisitos legales y reglamentarios pertinentes. Segn corresponda, la informacin proveniente de diseos similares anteriores. Otros requisitos esenciales de diseo y desarrollo.
7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo Los resultados del diseo y el desarrollo se documentan de acuerdo con el Procedimiento Diseo y Desarrollo. La documentacin se hace en un formato que permite la verificacin contra los datos de entrada y es aprobada antes de su divulgacin. Los resultados: satisfacen los requisitos de los datos de entrada. suministran informacin apropiada para venta y prestacin de servicio. contienen o hacen referencia a los criterios de aceptacin del servicio. especifican las caractersticas del servicio, esenciales para su uso seguro y apropiado. 7.3.4 Revisin de diseo y desarrollo La planificacin del diseo determina las etapas adecuadas del proyecto para realizar la revisin de diseo y desarrollo. Los resultados de la revisin del diseo se registran en las actas de las reuniones de revisin de diseo, las cuales se conservan como un registro de calidad. Las revisiones de diseo: evalan los resultados de las actividades de diseo y desarrollo, y determinan si satisfacen los requisitos. identifican cualquier problema y proponen las acciones necesarias. incluyen a los representantes de las funciones relacionadas con la etapa de diseo y desarrollo que se est revisando.
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7.3.5 Verificacin de diseo y desarrollo La verificacin de diseo y desarrollo se planifica y se realiza para garantizar que los resultados (output) del diseo y el desarrollo han satisfecho los requisitos de los datos de entrada (input) de diseo y desarrollo. Los registros de los resultados de la verificacin y de cualquier accin necesaria se conservan de acuerdo con el Procedimiento Diseo y Desarrollo. 7.3.6 Validacin de diseo y desarrollo La validacin de diseo y desarrollo se lleva a cabo de acuerdo con la planificacin de diseo, para garantizar que el producto resultante est en capacidad de satisfacer los requisitos de la aplicacin o uso especificado o previsto. La validacin se concluye antes de la entrega, siempre y cuando sea viable. Los registros de las actividades de validacin se conservan de acuerdo con el Procedimiento de Diseo y Desarrollo. 7.3.7 Control de cambios de diseo y desarrollo El Procedimiento de Diseo y Desarrollo define un proceso para identificar, registrar, verificar, validar y aprobar los cambios de diseo. Dentro de la revisin de los cambios de diseo y desarrollo se incluye una evaluacin del efecto de los cambios sobre las partes constitutivas y el producto entregado. Se conservan los registros para mostrar los resultados de la revisin y cualquier accin necesaria identificada durante dicha revisin. 7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compra Se sigue un procedimiento documentado para garantizar que el producto adquirido satisfaga los requisitos de compra especificados. Anexo 4. El procedimiento delinea la extensin del control necesario para los proveedores. Los proveedores son evaluados y seleccionados con base en su
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capacidad de suministrar el producto de acuerdo con los requisitos, tal y como lo describe el procedimiento. Los criterios de seleccin, evaluacin y reevaluacin son documentados en el procedimiento. Los registros de la evaluacin y de cualquier accin necesaria se conservan como registros de calidad. 7.4.2 Informacin de las compra La informacin de compra describe el producto que se va a comprar, en la que se incluye, segn corresponda: Los requisitos para la aprobacin del producto, los procesos y el equipo. Los requisitos de calificacin del personal. Los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Los documentos de compra se revisan para garantizar que los requisitos sean adecuados, antes de realizar pedidos al proveedor. 7.4.3 Verificacin del producto comprado El procedimiento describe el proceso utilizado para verificar que el producto adquirido satisface los requisitos especificados de compra. Si la organizacin o el cliente hacen la verificacin en las instalaciones del proveedor, las disposiciones de la verificacin y los mtodos para liberar el producto quedan documentados en la informacin de compra. 7.5 Produccin y prestacin del servicio 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio ASEG planifica y lleva a cabo la produccin y prestacin de servicio bajo condiciones controladas de acuerdo con el procedimiento documentado. Anexo 4. Dentro de las condiciones controladas se incluyen, si corresponde: La disponibilidad de informacin que describa las caractersticas del producto. La disponibilidad de instrucciones de trabajo. El uso de equipo adecuado.
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La disponibilidad y uso de dispositivos de monitoreo y medicin. La implementacin de monitoreo y medicin. La implementacin de actividades de liberacin del producto, entrega y postentrega.
7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio ASEG valida cualquier proceso para la produccin y la prestacin de servicio cuando la produccin resultante no se puede verificar mediante monitoreo o medicin subsiguientes. Esto incluye cualquier proceso en el que las deficiencias se manifiestan slo despus de que el producto est en uso o de que el servicio ha sido prestado. La validacin demuestra la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados planificados. ASEG ha documentado el proceso de validacin, incluyendo: Los criterios definidos para la revisin y aprobacin de los procesos. La aprobacin del equipo y la calificacin del personal. El uso de mtodos y procedimientos especficos. Los requisitos para los registros. La revalidacin.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad ASEG identifica la prestacin del servicio a lo largo de la realizacin del mismo, de acuerdo con el Procedimiento Identificacin y Rastreabilidad. El producto es identificado con respecto a los requisitos de monitoreo y medicin. ASEG controla y registra la identificacin exclusiva del producto cuando la rastreabilidad es un requerimiento especificado. 7.5.4 Propiedad del cliente ASEG maneja con sumo cuidado la propiedad del cliente mientras est siendo usada o se halle bajo el control de la organizacin. Un procedimiento describe la identificacin, verificacin, proteccin y cuidado de la propiedad del cliente suministrada para uso.
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Si cualquier propiedad del cliente resulta perdida, daada o se encuentra que por alguna razn es inadecuada para el uso, se informa al cliente y se anota en los registros 7.5.5 Preservacin del producto ASEG preserva la conformidad del producto durante el procesamiento interno y la entrega al destino proyectado, como se determina en el procedimiento. Esta preservacin incluye la identificacin, el manejo, el empaque, el almacenamiento y la proteccin. La preservacin tambin se extiende a las partes constitutivas del producto. 7.6 Control de dispositivos de monitoreo y medicin ASEG ha determinado las actividades de monitoreo y medicin que deben ser llevadas a cabo y ha establecido los dispositivos correspondientes para demostrar la conformidad de la prestacin del servicio con los requisitos definidos. Un procedimiento documentado de lnea el proceso usado para garantizar que el monitoreo y la medicin se lleven a cabo de una manera que sea coherente con los requisitos de monitoreo y medicin. Cuando es necesario garantizar la validez de los resultados, el equipo de medicin es: Calibrado o comprobado a intervalos especficos, o antes del uso, con respecto a normas de medicin que corresponden con normas de medicin nacionales o internacionales. Ajustado o reajustado segn las necesidades. Identificado para permitir determinar el estado de calibracin. Protegido contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medicin. Protegido contra dao y deterioro durante el manejo, el mantenimiento y el almacenamiento. Adicionalmente, Control de Calidad evala y registra la validez de estos resultados de medicin, cuando se encuentra que el equipo no cumple con los requisitos.
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ASEG emprende la accin apropiada sobre el equipo o cualquier producto afectado. Los registros de los resultados de la calibracin y la comprobacin se conservan. Cuando se usan programas de computadora en el monitoreo y medicin de requisitos especificados, se confirma la capacidad del software para satisfacer la aplicacin proyectada. Esto se debe hacer antes del uso inicial y se debe reconfirmar segn sea necesario.
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Seccin 8: Medida, anlisis y mejora
8.1 Generalidades La organizacin tiene planes e implementa los procesos de monitoreo, medida, anlisis y mejora, segn corresponda:
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para demostrar la conformidad del producto. para garantizar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad. para perfeccionar constantemente la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad.
Estos procesos son identificados en procedimientos documentados e incluyen la determinacin de mtodos aplicables, incluyendo tcnicas estadsticas y qu tan extendido es su uso. Anexo 4 8.2 Seguimiento y medicin 8.2.1 Satisfaccin del cliente Como una de las medidas del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad, ASEG supervisa la informacin relacionada con la percepcin del cliente con respecto al grado en que la organizacin ha satisfecho sus requerimientos. El mtodo para la obtencin y uso de esta informacin est identificado en los Procedimientos Procesos Relacionados con el Cliente y Responsabilidad de la Direccin. Anexo 4 8.2.2 Auditora Interna ASEG realiza auditoras internas a intervalos programados con el fin de establecer si el Sistema de Gestin de la Calidad: Se ajusta a los acuerdos planeados, a los requisitos de esta Norma Internacional y a los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad establecido por la organizacin. Est eficazmente implementado y mantenido.
Se ha diseado e implementado un programa de auditora que identifica un programa de auditora basado en la importancia de las reas a ser auditadas, as como en los resultados de auditoras anteriores. Anexo 4 Los criterios de auditora, el alcance, la frecuencia, los mtodos, las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar auditoras y para informar y conservar los resultados, estn definidos y documentados en el Procedimiento Auditora Interna.
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El responsable de la gestin del rea que est siendo auditada tiene el deber de asegurar que las acciones son emprendidas sin demoras indebidas, con el fin de eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Dentro de las actividades de seguimiento se incluye la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin. 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos ASEG aplica mtodos adecuados para el monitoreo y, cuando corresponda, para la medicin de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad. Estos mtodos demuestran la capacidad de los procesos para lograr los resultados proyectados. Mtodos empleados en el anlisis estadstico del servicio, relacionada a la satisfaccin del cliente a travs de: Diagramas de Pareto Causa efecto Cartas de control
Cuando estos resultados no se logran, se emprende la rectificacin y la accin correctiva, segn sea pertinente, para garantizar la conformidad del servicio. El proceso para identificar y llevar a cabo el requerido monitoreo y medicin de los procesos est documentada en los Procedimientos Monitoreo, Medicin y Anlisis de los Procesos de realizacin del producto y Responsabilidad de la Direccin. 8.2.4 Seguimiento y medicin del servicio ASEG supervisa y mide las caractersticas del servicio para verificar que se satisfagan los requisitos del mismo. Esto se efecta en las etapas adecuadas del proceso de realizacin del producto, identificado en Monitoreo, Medicin y Anlisis de los Procesos de Elaboracin del Producto. El mtodo ms adecuado es la aplicacin de cartas de control.
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Se conserva la evidencia de conformidad con los criterios de aceptacin. Los registros indican la persona que autoriza la liberacin del producto. La liberacin del producto y la prestacin del servicio no tienen lugar hasta que todas las disposiciones planificadas se han concluido satisfactoriamente, a menos que algo distinto sea aprobado por una autoridad competente y, cuando sea el caso, por el cliente. 8.3 Control del servicio no conforme ASEG garantiza que el producto que no satisface los requisitos es identificado y controlado para evitar su entrega o uso no deseado. Los controles, responsabilidades y autoridades relacionadas con el manejo del producto inadecuado se definen en el Procedimiento Control del producto no conforme.
8.4 Anlisis de los datos La Direccin General y/o los Directores de departamento determinan, recopilan y analizan los datos apropiados para evaluar el Sistema de Gestin de la Calidad con el fin de demostrar que dicho sistema sea adecuado y efectivo en el satisfacer los requisitos de la norma. La Direccin General y/o los Directores de departamento analizan la informacin con el fin de identificar oportunidades de mejora y asignar tareas y acciones preventivas y correctivas en la medida en que sean necesarias. Los procesos para determinar, recopilar y analizar estos datos estn definidos en el Procedimiento Responsabilidad de la Direccin. Anexo 4. Entre los datos pertinentes se incluyen los datos generados como resultado del monitoreo y la medicin, y los provenientes de otras fuentes relevantes. El anlisis de los datos proporciona informacin relacionada con: la satisfaccin del cliente. la conformidad con los requisitos del producto.
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las caractersticas y tendencias de los procesos y productos, incluyendo las oportunidades de una accin preventiva.
8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua ASEG mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad mediante el uso de la poltica de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de auditora, el anlisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la Revisin de la Direccin. 8.5.2 Accin correctiva ASEG emprende acciones correctivas para eliminar la causa de las no conformidades, con el fin de evitar la recurrencia. Las acciones correctivas son adecuadas a los efectos de las no conformidades halladas. Anexo 4. Un procedimiento documentado define los requisitos para: revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de clientes). determinar las causas de las no conformidades. evaluar la necesidad de acciones para garantizar que las no conformidades no se repitan. determinar e implementar la accin necesaria. registrar los resultados de la accin emprendida. revisar la accin correctiva emprendida.
8.5.3 Accin preventiva Cuando ASEG identifica unas no conformidades potenciales, se determinan y se implementa una accin preventiva para eliminar las causas potenciales con el fin de evitar su ocurrencia. Las acciones preventivas son adecuadas a los efectos de los problemas potenciales. Anexo 4. Un procedimiento documentado define los requisitos para: determinar las no conformidades potenciales y sus causas. evaluar la necesidad de una accin para prevenir que se den no conformidades. determinar e implementar la accin necesaria.
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registrar los resultados de la accin emprendida. revisar la accin preventiva emprendida.
REVISIONES AL MANUAL
Rev# 0 FECHA 12-11-2012 Descripcin Elaboracin Manual Original Pgina 38 de 56

Manual de la Calidad 1 15-05-2014 MC 001 Revisin de verificacin de cumplimiento de requisitos
ANEXO 1. MAPA DE PROCESO ASEG.
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ANEXO 2. DIAGRAMA CROBY COMERCIAL.
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Manual de la Calidad
RECURSOS Fsico: equipos de computo, escritorio, papelera, impresoras y oficina Humanos: equipo de trabajo interdisciplinar, contadores, asesores comerciales ENTRADA Informacin del cliente y necesidad RESPONSABLE Gerencia comercial
MC 001
ESPECIFICACIN Implementar uno de los servicios ofrecidos o solicitados en el portafolio (sistemas de gestin, anlisis fisicoqumico entre otros
NOMBRE ACTIVIDAD Comercial Alcance: llamar al cliente Hasta: firmar el contrato. PROCEDIMIENTO Mapa de procesos.
SALIDA Contrato legalizado
PROVEEDORES Externos: Base de datos de pymes del agro alimentario de Bogot y Cundinamarca
CLIENTE INTERNO Gerencia de operaciones
ANEXO 3 DIAGRAMA DE COSBY OPERACIONES
RECURSOS Fsico: equipos de cmputo, escritorio, papelera, impresoras y oficina Humanos: equipo de trabajo interdisciplinar, microbilogos, ingenieros, abogados, auditores Oficios varios. ENTRADA Orden de trabajo
RESPONSABLE Gerencia Operaciones
ESPECIFICACIN Implementar uno de los servicios de acuerdo al contrato realizado por el rea comercial: sistemas de gestin, anlisis fisicoqumico, microbiolgico entre otros
NOMBRE ACTIVIDAD Comercial Alcance: Gestin de contrato Hasta: Implementar y asesorar el servicio ofrecido PROCEDIMIENTO Mapa de procesos
SALIDA Implementar asesora y realizar visitas peridicas de control
PROVEEDORES Externos: Informacin general de la empresa, diagnostico base para el xito del proceso para pymes de industrias alimentarias de Bogot y Cundinamarca
CLIENTE INTERNO Gerencia de operaciones
Anexo 4. LISTADO MAESTRO DE PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS EN EL MANUAL DE CALIDAD DE LA EMPRESA - ASESORIAS DE GESTIN (ASEG) Numeral de la norma Cdigo procedimiento Nombre procedimiento rea responsable
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Manual de la Calidad
4.2.3 4.2.4 5.2 5.5.3 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2.1 7.3.1 7.4.1 7.5.1 8.1 8.2.1 8.2.2 5.3 8.4 8.5.2 8.5.3 C010 C011 C012 C013 C014 C015 C016 C017 C018 C019 C020 C021 C022 C023 C024 C025 C026 C027 C028 Control de documentos Control de registros de calidad Enfoque al cliente Comunicacin interna Seleccin de personal Infraestructura Ambiente de trabajo realizacin del servicio Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio Planificacin del diseo y desarrollo Proceso de compras Produccin y servicio Anlisis, medicin y mejora Satisfaccin del cliente Planificacin y realizacin de Auditoras Internas Control producto no conforme Anlisis de los datos Accin correctiva Accin preventiva Gerencia operativa Oficina de calidad Gerencia operativa Gerencia operativa Oficina de calidad Gerencia comercial Oficina de calidad Gerencia operativa Gerencia comercial
MC 001
Representante de la direccin Representante de la direccin Gerencia comercial Gerencia comercial Gerencia administrativa Gerencia administrativa Gerencia administrativa Gerencia comercial Gerencia comercial
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Anexo 5. LISTADO DE REGISTROS DE CALIDAD
Numeral # 5.1 5.6.1 6.2.2 7.1 7.2.2 7.3.2 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.6 8.2.2 8.2.4 8.3 8.5.2 8.5.3
Formato ASG000 ASG001 ASG002 ASG003 ASG004 ASG005 ASG006 ASG007 ASG008 ASG009 ASG0010 ASG0011 ASG0012 ASG0013 ASG0014 ASG0015 ASG0016 ASG0017 ASG0018 ASG0019
Procedimiento relacionado Comunicado del SGC Revisin del SGC Evaluacin de desempeo laboral realizacin del servicio Aprobacin de requisitos Comunicacin al cliente Evaluacin de resultados Requisitos de servicios Validacin del servicio Cambios de diseo al servicio Seleccin de proveedores Verificacin de requisitos del servicio Trazabilidad del servicio. Proteccin bienes del cliente Verificacin de equipos, monitoreo del servicio Auditoria interna Seguimiento y verificacin calidad del servicio. Controles y responsabilidades. Accin correctiva Accin preventiva
Nombre del registro Responsabilidad de la Direccin Revisin del representante de la direccin. Competencia, toma de conciencia y formacin Planificacin de la realizacin del servicio Revisin de los requisitos relacionados con el servicio Datos de entrada Revisin de diseo y desarrollo Verificacin de diseo y desarrollo Validacin de diseo y desarrollo Control de cambios de diseo y desarrollo Proceso de compra Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio Identificacin y trazabilidad Propiedad del cliente Control de dispositivos de monitoreo y medicin Auditora Interna Seguimiento y medicin del servicio Control del servicio no conforme Accin correctiva Accin preventiva
Anexo 6 LISTA DE REGISTRO ACTA DE REUNIONES.

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ACTA No. Correspondiente a la Reunin de gerencias de la empresa ASEG
En la ciudad de _______________________, siendo las ___________ (a.m. /p.m.), del da _______________, del ao _____, previa convocatoria hecha por el representante de la direccin, de acuerdo al artculo ______ de los estatutos sociales, se reunieron en la sede principal de _______________ S.A.S los siguientes miembros de la gerencia.
Nombre ______________ ______________ ______________ ______________
Cdula ciudadana No. ____________ ____________ ____________ ____________
Suplente ___________ ___________ ___________ ___________
Para presidir la reunin fue elegido el Sr. (a).________________ y como auditor el Sr(a).____________________________ En la reunin se tomaron las siguientes decisiones: 1. Lectura del acta de la reunin anterior leda por el auditor interno, fue aprobada por unanimidad 2. Informe del Representante de la Direccin La Gerencia general imparti su aprobacin al informe del Representante de la Direccin de la empresa S.A.S, sobre las operaciones de la empresa, correspondiente al ejercicio _ (mes) _ a __ (mes) __ del ao 2.00___ 3. Lectura y Aprobacin del Acta. Habindose agotado los asuntos a tratar, el gerente general de la reunin levant la sesin siendo las _______ (a.m. /p.m.),
________________ Gerente General
--------------------Auditor interno
Anexo 7. TABLA DE OBJETIVOS E INDICADOR DE CALIDAD DE LA EMPRESA ASEG

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Objetivo e indicador de calidad.

Mejorar el diseo de tecnologa de la comunicacin en un 100% en el segundo semestre del ao 2013, con la utilizacin del presupuesto anual. Capacitar al personal de la empresa en servicio al cliente en un 100% el primer trimestre del ao 2013, programadas cada mes en un horario de 2:00pm a 5:00PM, lunes y martes. Realizar los cobros de cartera en un 100% en el ao para el clculo de presupuesto del siguiente ao, a travs de llamadas y citacin del cliente a las instalaciones de la empresa. Disear el portafolio de servicios con relacin a las necesidades urgentes de los clientes con un 90% de aceptacin en el primer trimestre del ao 2013. Implementar estrategias de mejora de la calidad del servicio con el registro de inconformidades y anlisis estadstico en todos los procesos de la empresa en un 100% en los primeros 2 aos.
Responsable
Gerencia de administracin Gerencia de administracin Gerencia financiera
Gerencia operativa y comercial Representante de la direccin
Anexo 8 FORMATO DE PROCEDIMIENTOS.
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Fecha elaboracin: 10/05/2013 Fecha de emisin: ________________
ASEG
ASESORIAS DE GESTIN
Asesoras de gestin Direccin Cra 30 # 3-27 Ciudad, Bogot D.C
Manual de procedimientos
Versin: 0001
Nombre formato: control de documento Actividad Identificar necesidad Elaborar o modificar el documento
Fecha: 31/05/2013 Descripcin Crear un documento nuevo o modificar uno existente. Para elaborar o modificar documentos, recopila la informacin necesaria para elaborar el borrador del documento teniendo en cuenta la estructura de la documentacin que se requiera y su identificacin. Remitir el documento al responsable para su revisin, si hay observaciones devolver para ajustes Presentar los documentos ya terminados para su aprobacin por parte del responsable.
Cdigo: 4.2.3 Responsable Oficina de calidad Oficina de calidad
Revisar el documento
Representante de la direccin
Aprobar el documento
Representante de la direccin. Oficina de calidad
Distribucin del documento
Se distribuye el documento a los responsables e involucrados y se publica en las reas de la empresa para asegurar la disponibilidad del documento en todos los sitios de trabajo.
Modificar o actualizar documentos
Registrar el documento Implementar el documento
Oficina de calidad Oficina de calidad.
Las personas que desarrollan los procesos se encargan de: Dar aplicacin a los documentos, a partir de la fecha de vigencia incluida en los mismos. Verificar constantemente que los documentos que se vienen aplicando sean los vigentes. Verificar permanentemente que lo que est escrito sea lo que realmente se ejecuta.
Observaciones_______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
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Oscar Gmez Oficina de calidad Elabora Oficina de calidad Verifica Representante de la direccin Aprueba
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ASEG
ASESORIAS DE GESTIN
Versin: 0001
Nombre formato: Control registros de c Actividad Identificacin
Fecha:31/05/13 Descripcin La identificacin de los registros en algunos casos se realiza de acuerdo a la Gua para elaboracin de documentos, considerando que un formato se convierte en un registro cuando contiene datos que evidencian el trabajo realizado. Para el caso de registros generados por sistemas de informacin y registros electrnicos, estos se identificaran por el nombre sin necesidad de contar con un cdigo.
Cdigo: 4.2.4 Responsable Representante de la direccin
Almacenamiento
Proteccin
El almacenamiento de los registros se efecta en carpetas, folders, o cualquier otro medio que garantice su conservacin y fcil recuperacin y se mantienen en archivadores o escritorios Los registros en papel se mantienen en lugares limpios y en condiciones apropiadas que no permitan su deterioro, esto es, libre de polvo, humedad o cualquier elemento que afecte su legibilidad y conservacin. Para el caso de registros electrnicos estos se mantienen en sitios libres de polvo, humedad y campos electromagnticos.
Oficina de calidad
Cada rea de la empresa
Recuperacin (localizacin y acceso)
Los registros deben ser almacenados fsicamente en archivadores y/o en formatos digitales, en folders y/o carpetas debidamente marcadas, en reas que tengan las condiciones ambientales que los registros requieren, con la finalidad de asegurar su proteccin y recuperacin.
Cada rea de la empresa
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Manual de la Calidad Tiempo de retencin y disposicin final El tiempo de retencin y disposicin final de los registros e estipula en los primeros 2 aos, para evitar inconvenientes de certificacin y jurdicos. MC 001
Oficina de calidad
Observaciones: Control registros de calidad
Oficina de calidad
Oficina de calidad
Oscar Gmez Representante de la
Elabora
Verifica
direccin Aprueba
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ASEG
Asesoras de gestin Direccin Manual de la Calidad Cra 30 # 3-27 Ciudad, Bogot D.C
ASESORIAS DE GESTION
ASESORIAS DE GESTIN ASEG
MC 001
Versin: 0001
Nombre formato: Actividad Desarrollo del programa de auditoras Aprobacin del programa de auditoras Seleccin el equipo auditor
Fecha:31/05/13 Descripcin Se elabora y presenta el programa de auditoras y se enva al representante de la alta direccin. Dirigida al representante de la direccin Debe seleccionar el equipo auditor teniendo en cuenta: la naturaleza del proceso a auditar, las hojas de vida de los auditores con sus respectivos certificados como auditores internos, la dependencia donde trabaja para asegurar que nadie audite su propio trabajo, las competencias funcionales y comportamentales. Se establece el plan de las auditoras internas, diligenciando para cada proceso a auditar, el formato Plan de auditoras internas, en ste se determina el objetivo, el alcance, los criterios de auditora y horarios de las visitas y otros detalles que se consideren pertinentes para asegurar que se contemplen todos los aspectos requeridos para alcanzar el objeto de la auditoria. Seguidamente se concerta con el lder del proceso a auditar los detalles del plan y se aprueba mediante la firma del mismo por las partes involucradas. Es responsabilidad del lder del proceso, divulgar dichos planes de auditora a sus colaboradores para que estn enterados de la fecha de la visita.
Asignacin de Tareas al equipo auditor. El lder auditor debe
Cdigo: 8.2.2 Responsable Oficina de calidad Representante de la direccin
Planeacin de la auditora
Oficina de calidad
Preparacin de la auditoria
Ejecucin
realizar una reunin con el equipo auditor para establecer actividades previas que sirvan para preparar la auditoria. (Reunin preliminar) entre el equipo de auditores y los auditados, discutir brevemente el alcance de la auditora y efectuar la revisin de agenda de auditora o itinerario, establecer los mecanismos de la auditora interna y la entrega de plan y directrices generales. Preparacin de los documentos de trabajo . El Lder y el equipo auditor preparan los papeles o documentos de trabajo para fines de la auditoria Una vez ubicados en el lugar para desarrollar la auditora, el Auditor Lder es responsable por las siguientes actividades: - Conducir la auditora utilizando las listas de chequeo aprobadas como gua. - Examinar la evidencia objetiva y bajo el encabezamiento "observaciones" registrar la informacin esencial y/o hallazgos detectados en la auditora. - El(los) auditor(es) revisa(n) todos los hallazgo y notifica(n) al responsable del rea o proceso que se ste auditando.
Oficina de calidad
Equipo auditor
Anlisis y evaluacin de auditoria interna
Equipo auditor En la reunin de clausura el Auditor Lder presenta evidencia objetiva de la auditora, resumiendo los resultados. El Auditor lder discute cualquier No Conformidad encontrada para asegurar el entendimiento y aceptacin del auditado. El auditor lder obtiene la firma, en el Acta de Cierre del auditado para confirmar lo anterior. Cuando un Reporte de No Conformidad es establecido, se sigue el Procedimiento para la Implementacin de acciones correctivas y/o preventivas con el fin de Pgina 50 de 56 asegurar la implementacin de las acciones ms acertada. El Informe de auditora se enva al lder del proceso auditado, con copia al Lder de proceso Soporte, medicin, Equipo auditor
Informe de la auditora

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ASEG ASESORIAS DE GESTIN Asesoras de Manual de la Calidad gestin Direccin Cra 30 # 3-27 Nombre formato: Control producto no Actividad conforme
Identificar el producto No conforme
Manual de DE procedimientos ASESORIAS GESTION MC 001
ASEG
Fecha elaboracin: 10/05/2013 Fecha de emisin:
Fecha: Descripcin
Se registra en el formato ACCIONES DE MEJORA haciendo una breve descripcin y anlisis de lo encontrado indicando claramente la evidencia objetiva que sustenta el producto no conforme. Se toman acciones para eliminar la no conformidad las cuales pueden ser a. Correccin b. Reproceso c. Accin Correctiva d. Destruccin. Verificar el cumplimiento de las acciones tomadas para eliminar la no conformidad y verificar que el producto cumple con los requisitos. Archivar el registro segn el procedimiento de control de registros y enviar copia al coordinador del Grupo de Gestin de la Calidad.
_____________ Cdigo: C025 Responsable

Oficina de calidad
Tomar acciones para eliminar la no conformidad
Oficina de calidad
Verificar el cumplimiento de las acciones tomadas
Oficina de calidad
Archivar el registro
Observaciones_______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
Oficina de calidad ________________________ Elabora
Oficina de calidad ___________________ Verifica ASEG ASESORIAS DE GESTIN Manual de procedimientos
Representante de la direccin ____________________ Aprueba
Nombre formato: Accin correctiva Actividad

Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de clientes).
Asesoras de gestin Direccin Cra 30 # 3-27 Ciudad,
Fecha: Descripcin
Dependencia en que se detecta Proceso en el que participa Fecha en que se reporta El origen de la no conformidad Tipo de no conformidad Descripcin de la no conformidad Determinar la causa raz que dio origen al hallazgo, con el propsito
_____________ Cdigo: C027 Responsable

Oficina de calidad
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Determinar las causas de las no conformidades.
Oficina de calidad

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ASEG ASESORIAS DE GESTIN Asesoras de gestin Direccin Cra 30 # 3-27 Nombre formato: Accin preventiva
Determinar Actividad las no conformidades
Fecha:
Descripcin Se da seguimiento a los procesos y procedimientos y se revisa registros de calidad detectando posibles desviaciones de operacin de los mismos. Analizando las desviaciones encontradas y evaluando el impacto de las mismas e Identificando las Causas De acuerdo al anlisis hecho en encontrar posibles desviaciones se determina la necesidad de realizar una Accin Preventiva. Y se enva al representante de la direccin para su autorizacin y registro correspondiente Se implanta las acciones desarrolladas y se evala el impacto con respecto a la oportunidad de mejora o a la no conformidad detectada Recibe el representante del rea responsable el cual autoriza, asigna folio y registra para su control. Se recibe el informe de resultados de las acciones y se revisa la efectividad de las Acciones Preventivas
Cdigo: C028
Oficina de calidad
_____________
Responsable
potenciales y sus causas.
Evaluar la necesidad de una accin para prevenir que se den no conformidades
Oficina de calidad
Determinar e implementar la accin necesaria
Oficina de calidad
Registrar los resultados de la accin emprendida
Revisar
la
accin
preventiva
emprendida.
Observaciones_______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
Oficina de calidad ________________________ Elabora
Oficina de calidad ___________________ Verifica
Representante de la direccin ____________________ Aprueba
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Anexo 9 FORMATO DE INSTRUCTIVOS
ASEG
ASESORIAS DE GESTIN
Manual de instructivos
Versin: 0002
Nombre de instructivo: Servicios (Figuras)
Fecha: Pasos
Cdigo: Responsable
1. 2.
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3. 4. 5. 6 Observaciones_______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
________________________ ____________________________ Elabora Verifica
____________________ Aprueba
CIBERGRAFIA.
https://www.google.com.co/search? q=procedimeinto+para+el+control+de+registros&oq=procedimeinto+para+el+control+de+regis tros&aqs=chrome.0.57j0l3.7346j0&sourceid=chrome&ie=UTF-8
http://www.comvezcol.org/comvezcol/images/PDF/gca-pr-04_v02.pdf
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Manual de Calidad10

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ASEG ASESORIAS DE GESTION

Manual de la Calidad MC 001

Manual de la Calidad ISO 9001:2008

ASEG ASESORIAS DE GESTION DE LA CALIDAD

ASEG ASESORIAS DE GESTION

CONTROL DEL DOCUMENTO

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

Seccin 4: Sistema de Gestin de la Calidad

4.1 Requisitos generales

ASEG ASESORIAS DE GESTION

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Seccin 5: Responsabilidad de la Direccin

5.1 Responsabilidad de la Direccin

La Direccin General ha estado activamente comprometida con la implementacin del

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ASEG ASESORIAS DE GESTION

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ASEG ASESORIAS DE GESTION

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Seccin 6: Gestin de los recursos

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

Seccin 7: Realizacin del servicio

ASEG ASESORIAS DE GESTION

7.1 Planificacin de la realizacin del servicio

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

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ASEG ASESORIAS DE GESTION

Seccin 8: Medida, anlisis y mejora

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ASEG ASESORIAS DE GESTION

registrar los resultados de la accin emprendida. revisar la accin preventiva emprendida.

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ANEXO 1. MAPA DE PROCESO ASEG.

ASEG ASESORIAS DE GESTION

ANEXO 2. DIAGRAMA CROBY COMERCIAL.

ASEG ASESORIAS DE GESTION

SALIDA Contrato legalizado

CLIENTE INTERNO Gerencia de operaciones

ANEXO 3 DIAGRAMA DE COSBY OPERACIONES

RESPONSABLE Gerencia Operaciones

SALIDA Implementar asesora y realizar visitas peridicas de control

CLIENTE INTERNO Gerencia de operaciones

Nombre

Cdula ciudadana No.

Suplente _____ _ _ _____

Observaciones_ ______________

Observaciones_ ______________

Observaciones_ ______________

3. 4. 5. 6 Observaciones_ ______________

____ Elabora Verifica