NAGU 3.

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EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de auditora. La evidencia deber someterse a revisin para asegurarse que cumpla con los requisitos bsicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo debern mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo. Caractersticas de la Evidencia: a) Suficiencia.

Es la "medida de la cantidad de evidencia de la auditora" Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el Informe correspondiente. Para determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional al tener en cuenta los factores como: posibilidad de informacin errnea, importancia y costo de la evidencia. Cuando sea conveniente, se podrn emplear mtodos estadsticos con ese propsito. b) Competencia.

Es la "medida de la calidad de evidencia de la auditora y su relevancia para una particular afirmacin y su confiabilidad". La evidencia ser ms confiable cuando se base en hechos ms que en criterios. Para que sea competente, la evidencia debe ser vlida y confiable. Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios tiles para juzgar si la evidencia es competente: La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es ms confiable que la obtenida del propio organismo auditado. La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es ms confiable que aquella que se obtiene

cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido. Los documentos originales son ms confiables que sus copias. La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece ms crdito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados). c) Relevancia.

La evidencia es relevante cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusin respecto a los objetivos especficos de auditora. Se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso la informacin que se utilice para demostrar o refutar un hecho ser relevante si guarda relacin lgica y patente con ese hecho. Si no lo hace, ser irrelevante y, por consiguiente, no podr incluirse como evidencia. La adecuada recopilacin u obtencin de evidencia que cumpla con los requisitos de suficiencia, competencia y relevancia, debe permitir identificar y sustentar apropiadamente las presuntas responsabilidades que se establezcan como resultado del trabajo auditor, as como las infracciones graves, muy graves y leves incurridas; por lo que se deber cuidar especialmente su correspondiente acreditacin. Clasificacin de la Evidencia a) Evidencia fsica. Puede presentarse en forma de memorndum, fotografas, grficos, mapas o muestras materiales, se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de actividades, bienes o sucesos. b) Evidencia documental. Consiste en informacin elaborada como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administracin relacionados con su desempeo; asimismo, la que establece las normas procesales pertinentes en caso de determinacin de responsabilidades civiles y penales.

c) Evidencia testimonial. Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditora debern corroborarse para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran slo un conocimiento parcial del rea auditada. d) Evidencia analtica. Comprende clculos, comparaciones, razonamiento y separacin de la informacin en sus componentes, cuyas bases deben ser sustentadas documentadamente, en caso necesario y especialmente en el deslinde de responsabilidades civiles o penales. Confiabilidad de la Evidencia proveniente de Sistemas Computarizados Cuando la informacin procesada por medios electrnicos constituya una parte importante o integral de la auditora y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, se deber tener certeza de la importancia y de la confiabilidad de esa informacin, como en el Sistema Integrado de Administracin Financiera - SIAF. Para determinar la confiabilidad de la informacin el auditor: a) Podr efectuar una revisin de los controles generales de los sistemas computarizados y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o b) Si no se revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos. Cuando el auditor utilice los datos procesados por medios electrnicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditora, bastar generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

Aplicacin del Reglamento de Infracciones y Sanciones Cuando se presenten dificultades y/o retrasos en la entrega de informacin que perjudique el normal desarrollo de la Auditora a los auditores de la Contralora General, de los rganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditora designadas, se aplicar el Reglamento de Infracciones y Sanciones aprobado por la Contralora General, concordante con el artculo 41 y siguientes de la Ley N 27785."

NAGU 3.40

EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE

EJEMPLO 01: Dentro de la Municipalidad Provincial del Santa se est realizando un examen especial al rea de tesorera y dentro de esta entidad existe un control interno, por lo tanto el auditor encargado debe establecer un procedimiento que permita obtener evidencia suficiente para verificar el cumplimiento del control interno. EJEMPLO 02: Si se est haciendo un examen al saldo de proveedores de la entidad Seda Chimbote SA la evidencia que se ha obtenido( factura, comprobantes de egresos , recibos de caja, etc) proviene de los mismos proveedores que resulta ser ms confiable que la proporcionada por el jefe de compras de la empresa. EJEMPLO 03: Si en una auditora su objeto es la verificacin del proceso de facturacin de la Municipalidad Provincial del Santa, la evidencia debe ser las facturas de compras y ventas que corroboren que se est llevando a cabalidad este proceso.

NAGU. 3.50 PAPELES DE TRABAJO El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento y ejecucin, y el informe de auditora. Por tanto, debern contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrn incluir cintas, fotos, pelculas y discos. PROPOSITO a. Contribuir a la planificacin y realizacin de la auditora. b. Proporcionar el principal sustento del informe del auditor. c. Permitir una adecuada ejecucin, revisin y supervisin del trabajo de auditora. d. Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe. e. Permitir las revisiones de calidad de la auditora. REQUISITOS a. Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. b. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un auditor experimentado, que no haya mantenido una relacin directa con la auditora, este en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisin. No deben requerir de explicaciones orales. c. Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podran perder su valor como evidencia. d. Deben contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

CONTENIDO La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores tales como: a. La naturaleza de la auditora b. El tipo de informe a emitir. c. La naturaleza y complejidad de la actividad de la entidad. Como regla general, los papeles de trabajo deben contener: a. El Memorndum de Planificacin y los Programas de Auditora que deben estar debidamente referenciados a los papeles de trabajo. b. Objetivos, alcance y metodologa, incluyendo los criterios usados para la seleccin de las muestras. c. Indicacin de la manera como se ha obtenido la informacin, con referencia a los documentos base y las personas que la facilitaron (fuentes). d. Documentacin del trabajo que sustente las conclusiones y juicios significativos. e. ndices, referencias, cedulas y resmenes adecuados. f. Conclusiones sobre cada uno de los componentes en que se divida el examen. g. Fecha y firma de la persona que los prepara. h. Evidencia de Ias revisiones efectuadas al supervisar el trabajo realizado . PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son propiedad de los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditora cuyos exmenes practicados contaron con la autorizacin de la Controlara General. El auditor cautelar la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carcter secreto de la informacin contenida en los mismos.

NAGU 3.60 COMUNICACIN DE HALLAZGOS Durante la ejecucin de la accin de control, la Comisin Auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluacin y consideracin pertinente en el Informe correspondiente. La comunicacin de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopcin oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a ser comunicados revelarn necesariamente la situacin o hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); as como la razn que motiv el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando sta ltima haya podido ser determinada a la fecha de la comunicacin. Para efectos de la comunicacin de los hallazgos se considerar su materialidad y/o importancia relativa, su vinculacin a la participacin y competencia personal del destinatario, as como en su redaccin, la utilizacin de un lenguaje sencillo y fcilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicacin se efecta por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepcin correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejar una notificacin para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) das hbiles. En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicacin, sern citados para recabarlos dentro de igual plazo, mediante publicacin, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin en la localidad donde se halle la entidad auditada. En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se sealar el plazo perentorio para la recepcin de las aclaraciones o comentarios que debern formular individualmente las personas comprendidas, el cual ser establecido por la Comisin Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de

la accin de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) das hbiles, ms el trmino de la distancia; precisndose que a su vencimiento sin recibirse respuesta o ser sta extempornea, tal situacin constar en el Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observacin, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluacin e incorporacin de los comentarios presentados extemporneamente al plazo otorgado. Excepcionalmente, el citado plazo podr prorrogarse por nica vez y hasta por tres (3) das hbiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entender que el pedido ha sido aceptado a su recepcin, salvo denegacin expresa. El inicio del proceso de comunicacin de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el propsito que ste disponga que por las reas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentacin de sus aclaraciones o comentarios documentados.

NAGU 3.60 COMUNICACIN DE HALLAZGOS COMUNICACIN DE HALLAZGOS Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria OFICIO N008-2013/MDS SR: JOAQUIN RIVERA CASTRO ALCALDE MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL SANTA ASUNTO: Comunicacin de hallazgos y presentacin de aclaraciones y descargos. Ref: NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos de auditora, aprobada con R.C N259-2000CG Me dirijo a Ud. En relacin a la auditoria efectuada a la entidad con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria determino hechos irregulares en la gestin examinada, e las cuales ha participado ,segn se detallan en el anexo adjunto en la gestin examinada, que consta de 20 folios , por lo cual agradecer se sirva alcanzar en forma individual y directa a este equipo sus descargos sustentados documentalmente, dentro de un plazo perentoria mximo de 3 das calendarios de recibido el presente , a fin de permitirnos su respectiva evaluacin. Es importante sealar que, vencido el plazo si no se, recibiese respuesta, esta circunstancia ser revelada en el informe, as mismo, debemos puntualizar que, debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento deber mantener estricta reserva sobre el contenido del presente documento.

Atentamente,

PUENTE RAMIREZ ALEX AUDITOR

http://es.scribd.com/doc/91437038/42/PAPELES-DE-TRABAJO