CONSTRUCCIN CVC 33

Seguimiento y control del proyecto

l control de la obra se realiza hacindole seguimiento a su progreso. Se deben revisar, analizar, comunicar y registrar los datos correspondientes al avance de las tareas y desempeo de los recursos. Es necesario, adems, comparar permanentemente la situacin actual versus lo planeado. El seguimiento, tambin abarca la actualizacin de los datos que corresponden a tiempos, calidades, problemas, costos, entre otros, y que aparecen durante el progreso de la obra. El seguimiento del proyecto debe realizarse con una frecuencia tal, que impida que la situacin se torne inmanejable, pero no debe ser tan frecuente como para estorbar el desempeo del personal al realizar sus tareas o asumir un costo demasiado alto. Por otro lado, dicha frecuencia debe permitir, siempre que sea necesario, encaminar el proyecto y facilitar la toma de decisiones a corto plazo, con el fin de alcanzar el objetivo fijado. Para efectuar correctamente el seguimiento del proyecto y su control, es fundamental realizar una adecuada recoleccin de datos, ya que a partir de stos, ser posible determinar el desempeo y el cumplimiento de las metas del proyecto. Muchas veces, la tarea de recolectar informacin a medida que la obra avanza, se hace larga y consume mucho tiempo. Esto sucede, generalmente, cuando no se cuenta con una infraestructura previa o el equipo no tiene experiencia. La solucin radica en la creacin de una slida infraestructura que determine los procesos para identificar, recolectar y compilar informacin vlida que pueda ser usada en el proyecto. Si el equipo de trabajo y el lder del proyecto no tienen experiencia ni conocimiento acerca de cmo recolectar informacin, sta podr ser mal determinada y, por lo tanto, la evaluacin del desempeo del proyecto no ser la correcta. Por esto, es crucial asignar la tarea de recopilacin de datos a alguien que tenga un buen entendimiento de las tcnicas de recoleccin de informacin y el objetivo que esta informacin debe cumplir. Tambin puede ocurrir que el equipo est usando herramientas informticas inapropiadas y la conversin de informacin obtenida requiera de mucho trabajo (por utilizar viejos software, hardware, entre otros). Ante esta situacin, ser muy til estandarizar un set de herramientas para recolectar y compilar informacin. Es importante tener en cuenta que un mix de hardware y software incompatible causa, en todos, altos niveles de frustracin. En definitiva, la recoleccin de informacin es fundamental para evaluar el desempeo del proyecto. Una buena calidad de informacin permitir tomar buenas decisiones. Los datos (costos, tiempos, entre otros) de programacin del proyecto, se denominan presupuestados o programados y los datos

Germn E. Torrealba

relevados durante el progreso del proyecto se denominan valores reales. Con los datos obtenidos, es posible realizar la evaluacin del proyecto. Evaluar significa determinar hasta qu punto el proyecto ha alcanzado y alcanzar sus metas, focalizndose en tres aspectos: cronograma, costo y calidad. Esta evaluacin se realiza a travs de dos vas principales, evaluando el desempeo del proyecto hasta el momento y luego, proyectndolo hacia el futuro en funcin del desempeo pasado. De esta forma, se puede ver cmo se ha desarrollado el proyecto hasta el momento y, si sigue con ese nivel de desempeo, dnde estar en el futuro. Para realizar una evaluacin se utiliza, habitualmente, el concepto de variacin que corresponde a la diferencia entre lo que fue planeado y lo que realmente ocurri hasta un determinado punto. La variacin es una desviacin de lo que se esperaba. Es importante sealar, que sta no es necesariamente mala sino que, por el contrario, puede significar tambin algo bueno, es decir, que haya una variacin es una seal que se debe investigar la situacin y determinar qu accin tomar. El plan del proyecto no tiene sentido si nadie lo toma en cuenta. Por lo tanto, el lder del proyecto debe seguir, regularmente, el programa y el costo del proyecto. Se deben recolectar datos, analizarlos y asegurarse que la realidad y lo programado se encuentren cercanos y, si no es as, actuar en funcin de ello. Una forma de realizar el seguimiento de la obra, es registrar el avance de cada tarea en determinados momentos del proyecto. A medida que la obra se va realizando, las tareas comienzan a completarse parcialmente y, por lo tanto, al determinar cunto se ha avanzado por tarea, se podr establecer cunto progres la obra hasta una fecha puntual. Para determinar el avance del proyecto, se debe preparar un clculo realista del avance de cada tarea en trminos de porcentaje realizado. Cuando hablamos de avance, nos referimos al trabajo llevado a cabo independientemente de la cantidad presupuestada o del tiempo empleado, pues slo interesa conocer cunto se cumpli de la tarea. La evaluacin del avance de una tarea no se basa en ningn mtodo matemtico, por el contrario, se tiene en cuenta generalmente, la experiencia del jefe del proyecto y de las personas involucradas en la obra. De todas maneras, existe una forma de facilitar el registro del avance de las tareas: dividiendo a stas en objetivos parciales y a cada objetivo parcial, asignarle un porcentaje de avance para que el registro de avance de la obra no sea subjetivo. Cuando se programa el proyecto, una de las herramientas ms utilizadas es el diagrama de Gantt. En l se cuenta con la informacin de fecha de inicio y fin de cada tarea, sus relaciones y los

34 CONSTRUCCIN CVC

recursos que se asignan a stas. Para realizar el seguimiento del proyecto, resulta particularmente conveniente utilizar el diagrama de Gantt del proyecto planeado e ir actualizndolo a medida que se desarrollan las tareas. Al utilizar el diagrama de Gantt de seguimiento, se puede visualizar rpidamente, cmo est el proyecto respecto a lo programado y a su vez, es posible que personas ajenas a la realizacin del proyecto puedan entender su estado, en relacin con el programa inicial. Adems, como est determinado por tareas, presenta la posibilidad de distinguir cules de ellas estn retrasadas, reconocer cules tareas afectar este retraso y ver la forma de solucionarlo. La definicin de la estrategia de seguimiento del proyecto, es otro de los temas de importancia en las tareas de gerencia. Deben considerarse las caractersticas y objetivos del proyecto y definir una estrategia que tienda a conseguirlos. La eficiencia en el seguimiento justifica, revaloriza y realimenta la tarea de programacin. La falta de responsabilidad en esta etapa, genera inevitablemente, el desperdicio de recursos. La responsabilidad del seguimiento puede recaer en la misma persona que realiz el proyecto o en otra designada a tal efecto. El encargado del seguimiento permanece vinculado al proyecto durante todo su desarrollo, manteniendo su responsabilidad sobre ste. El seguimiento incluye alguna o todas estas actividades: Recibir informacin necesaria y redistribuirla con criterio. Medir peridicamente el avance de las tareas.

Prevenir potenciales retrasos, tomando medidas preventivas. Corregir retrasos reales salvando, en lo posible, plazos gene rales y costos presupuestados. Comunicar y registrar cambios. Controlar el desempeo de los recursos involucrados. El seguimiento puede plantearse de acuerdo a alguno o varios de los siguientes mtodos: Plazos determinados (por mes, por semana, entre otros). Avances determinados (cada 10% de avance: 10%, 20%, entre otros). Enfocados por contratos, reas o departamentos. Segn etapas previstas (por ejemplo: estudios, diseo, produccin, ventas).

Mtodo del valor acumulado o ganado

sta, es una medida utilizada para evaluar el progreso de un proyecto basado en el costo del trabajo realizado hasta la fecha: Cules son los costos reales a la fecha? Cmo se comparan los costos reales con los planificados? Cules son los logros del proyecto a la fecha? El proyecto est por encima o por debajo de los costos totales planificados? Se deben manejar tres conceptos bsicos para el seguimiento de datos de progreso del proyecto. Adems, almacenar fechas y duraciones para cada tarea segn esos mismos criterios:

CONCEPTO
Valor Planeado (PV) Costo Real (AC) Valor Acumulado (EV)

Descripcin
Costo previsto acumulado hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. Costo contrado por el trabajo realizado hasta la fecha. Valor acumulado del porcentaje completado, multiplicado por los costos previstos hasta la fecha.

NDICES Y VARIACIONES
CV: Variacin de Costo Muestran la diferencia entre lo que debera haber costado conseguir el nivel de conclusin y lo que ha costado realmente hasta la fecha de estado o la fecha actual: CV = Valor Acumulado Costo Real : EV AC CPI: ndice de Rendimiento del Costo Eficiencia en el uso de los recursos CPI CPI CPI CPI = < = > Valor Acumulado / Costo Real: EV / AC 1 Excedido 1 Ok 1 Por debajo SV: Variacin de Cronograma Muestra la diferencia en trminos de costo entre el progreso actual y el plan previsto, hasta la fecha de estado o la fecha actual. Determina si se va segn el cronograma. SV = Valor Acumulado Valor Planeado: EV PV SPI: ndice de Rendimiento de Cronograma Eficiencia en el uso del tiempo SPI SPI SPI SPI = < = > Valor Acumulado / Valor Planeado: EV / PV 1 Retrasado 1 Ok 1 Adelantado

36 CONSTRUCCIN CVC

NDICES Y VARIACIONES

Las variaciones CV y SV, pueden convertirse en indicadores de eficiencia para reflejar el desempeo del costo y del cronograma de cualquier proyecto, en comparacin con otros proyectos o con un portafolio de proyectos. Las variaciones y los ndices, son tiles para determinar el estado de un proyecto y proporcionar una base para la estimacin del costo y del cronograma al final del proyecto. BAC: Costo presupuestado al finalizar. ETC: Costo restante = (BAC- EV) / CPI. EAC: Costo estimado al finalizar = Costo real + Costo restante = AC + ETC. %CV: Porcentaje de variacin de costo = (CV / EV) * 100. %SV: Porcentaje de variacin de cronograma = (SV / EV) * 100. TCPI: ndice de rendimiento por completar = (BAC - EV) / (BAC - AC).

Costo Acumulado

Costo Acumulado