Desarrolle Su Propia Definición de Procedimiento

[SISTEMA DE INFORMACION I] 14 de junio de 2013
1. Desarrolle su propia definicin de procedimiento Un procedimiento puede considerarse como la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen una unidad, en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. 2. Describa un procedimiento determine su objetivo y seale sus elementos. Ejemplos: pago de remuneraciones, las compras, seleccin y contratacin de personal etc. El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero. Elementos Todo procedimiento involucra: Actividades y tareas del personal, Tiempos de realizacin, Recursos: materiales y tecnolgicos. Mtodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. 3. Seale cuatro razones por el cual un procedimiento es importante para el funcionamiento de una organizacin
Establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guas de accin, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
Los procedimientos al describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin
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de errores. Permite laboral, Permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin. un aumento del rendimiento
4. Porqu un procedimiento no es un sistema? Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Un procedimiento se caracteriza por no ser un mtodo individual de trabajo. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos: pedidos, etctera. 5. Establezca la diferencia que existe entre un procedimiento y un mtodo. Un procedimiento es: la descripcin de cmo cada una de las serie de tareas se van a llevar a cabo, cuando va a realizarse y por quin, como por ejemplo: Un conjunto de instrucciones especficas para procesar rdenes. Otro ejemplo: Todos los pasos que hay que dar para la constitucin de una empresa. Mtodos: Es una descripcin de cmo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor forma posible, ejemplo: la tcnica especfica en la aplicacin de un test de aptitudes es un mtodo; mientras que la secuencia de pasos para emplear personal constituye un procedimiento. 6. Que es un procedimiento lineal y un procedimiento ramificado. a. Procedimientos Lineales: Son aquellos donde las actividades se ejecutan
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hacer una visita mdica,
recibir correspondencia, elaborar
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siempre igual b. Procedimientos Ramificados: Son aquellos donde la ejecucin de las actividades est sujeta a criterios. 7. Seale la diferencia que existe entre un procedimiento productivo y un procedimiento administrativo. Los procesos Productivos son una Secuencia de actividades para elaborar un producto (bienes o servicios). Procedimientos Administrativos Es el cauce formal de la serie de actos requeridas
en que se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. Tiene como finalidad esencial la realizacin de un acto administrativo. 8. Qu relacin puede existir entre un procedimiento productivo y un procedimiento administrativo? Los procesos Productivos: Estos procesos estn diseados para lograr los
principales objetivos de la actividad productiva que son: Minimizacin de Costos (eficiencia) Calidad, Confiabilidad y Flexibilidad Procedimientos Administrativos: Es el conjunto de trmites que debe observar la Administracin al desarrollar su actividad. 9. Investigue sobre los tipos de procedimientos que se pueden dar en una empresa. Elaboracin y control de la documentacin Control de los registros de calidad Mantenimiento Revisin de los requisitos del cliente y del servicio Control de procesos Verificacin de productos comprados Anlisis de datos
Verificacin de productos comprados Control de equipos de seguimiento y medicin Evaluacin y seleccin de proveedores/sub contratistas
10. De su propio concepto de Manual de Procedimientos Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. Para Gmez: "Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la informacin bsica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Adems facilitan la actuacin de los elementos humanos que colaboran en la obtencin de los objetivos y el desarrollo de las funciones". 11. Haga un comentario de Porqu es importante los manuales de procedimientos? Permite conocer el funcionamiento descripcin de tareas, ubicacin, interno por lo que respecta a requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
12. El Manual de Procedimientos documento normativo? Por qu?
se puede considerar como un
Es un documento normativo que contiene la descripcin detallada de secuencia de acciones que se siguen para la ejecucin de los procesos organizacionales, en el nivel de sub procesos o actividades, en los que interviene una o ms unidades orgnicas. El Manual incluye cargos o puestos de trabajo que interviene, precisando sus responsabilidades y participacin y contiene modelos de formatos, documentos e instrucciones para la automatizacin del flujo de informacin y para el uso de maquinas o equipos a utilizar en casos necesario y cualquier otro documento o informacin como dato necesario para el correcto desempeo del procedimiento. 13. En la actualidad donde es indispensable quedaran la permanente de
innovacin
en qu situacin
los manuales
procedimientos? Perderan utilidad? No perderan utilidad, ya que este documento siempre van a ser til para de
procedimiento de actividades, as que buscaran innovar dicho manual con mayores ventajas de las que tiene. 14. De qu manera un Manual de Procedimientos puede contribuir a la competitividad de la empresa? Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones.
15. Cul
cree
usted que la utilidad
que
tiene
un
diagrama
de
procedimientos? Un diagrama de procedimiento permite visualizar con claridad las
actividades que tiene un procedimiento. 16. Qu diferencia diagrama de flujo? Un diagrama del proceso de la operacin es una representacin grfica de los puntos en los que se introducen materiales en el proceso y del orden de las inspecciones y de todas las operaciones, excepto las incluidas en la manipulacin de los materiales; puede adems comprender cualquier otra informacin que se considere necesaria para el anlisis, por ejemplo el tiempo requerido, la situacin de cada paso o si sirven los ciclos de fabricacin. Diagrama de flujo Es un grafico que muestra la situacin de las interrelaciones de las personas y tambin de los recursos de la empresa, de una manera clara. Adems, es un diagrama de uso ms frecuente en sistemas y procedimientos. 17. La simbologa ASME Para qu tipos de procedimientos se puede utilizar? Para procedimientos de tipo industrial. 18. Mediante un diagrama de procedimientos muestre Ud. el existe entre un diagrama de Operacin y un
proceso contable.
19. En un diagrama producto.
de proceso muestre Ud. la fabricacin
de un
20. Mediante un diagrama de Flujo muestre Ud. un procedimiento administrativo empresarial.

21. Qu diferencia encuentra Ud. entre informacin y dato? Datos.- consisten en hechos y cifras que tienen relativamente poco significado para el usuario. Por ejemplo, los datos podran ser el nmero de horas laboradas por cada empleado de la compaa. Informacin.- Son datos procesados o datos con significados. Si procesamos
estos datos, podramos convertirlo en informacin. Si multiplicamos las horas de cada empleado trabaj por el sueldo que recibe por hora, el producto ser los ingresos brutos. Si sumamos las cifras correspondientes a los ingresos brutos de todos los empleados, obtendremos el importe total de la nmina de la compaa. Este importe de nmina sera informacin para el dueo de la empresa 22. A qu se debe que en los ltimos tiempos, la informacin ha tomado importancia en la administracin de los negocios? En los ltimos tiempos los gerentes han prestado cada vez ms atencin a la administracin de la informacin por dos razones principales: primera,
la actividad comercial se ha vuelto cada vez ms compleja; segunda, ha aumentado la capacidad de las computadoras como un instrumento de la comunicacin.
1. Creciente complejidad de la actividad comercial Los negocios siempre han sido complejos, pero hoy su complejidad ha
alcanzado niveles sin precedente. Puesto que todas las compaas esta sujetas a: a) Influencias econmicas internacionales. Las empresas de todo tamao
estn sujetas a influencias econmicas cuyo origen puede estar en cualquier punto del mundo. Tales influencias se hacen evidentes en los valores relativos de las monedas de cada nacin. La gente compra en los pases cuyas divisas tienen un valor mayor. b) Competencia mundial. La empresas no solo compiten en su propia rea geogrfica. Ms bien la competencia ahora ocurre a nivel mundial. Los
efectos de esta competencia pueden verse en las importaciones de otros pases c) Creciente complejidad de la tecnologa. Se ve muchos ejemplos de cmo diariamente como la tecnologa se va innovando y esto hace que las empresas para ser competitivas invierten grandes sumas para adquirirlas. d) Plazos reducidos. En la actualidad todas las fases de las operaciones comerciales se llevan a cabo con ms rapidez que nunca antes. Por ejemplo, los representantes de ventas realizan tele mercados para ponerse en contacto telefnico con sus clientes en segundos, las rdenes de transmiten electrnicamente de venta una se
computadora a otra, y los fabricantes programan las entregas de materias primas para que lleguen justo a tiempo e) Restricciones presiones sociales. la Por extrao que parezca, la no todas las
favorecen
produccin;
algunas
favorecen
no produccin.
Esto sucede en el caso de productos y servicios que la sociedad considera indeseables. econmicos, Las decisiones de negocios deben basarse costos y en factores
pero tambin
deben considerarse los
recompensas
9
sociales. La expansin de plantas, los productos nuevos, los nuevos locales de venta y acciones similares deben sopesarse en trminos de su impacto ambiental. 2. Aumento de la capacidad de las computadoras Es conocido que en trminos de tamao y velocidad las computadoras vienen evolucionando enorme y constantemente. en sus Los usuarios Muchas
actuales microcomputadoras microcomputadoras
oficinas.
estn conectadas a otras computadoras para formar una red.
El usuario moderno no considera la computadora como algo especial, sino como un equipo de oficina necesario, lo mismo que el escritorio, el telfono o la copiadora. 23. Explique Ud. brevemente los niveles gerenciales. Los gerentes estn en todos lados pero es til tener presente que existen en diversos niveles y dentro de diversas reas de la compaa. Nivel de Planificacin: Son los gerentes que estn en la parte ms alta de la jerarqua organizacional, como el presidente y los vicepresidentes. Las decisiones que se toman tienen un alcance a largo plazo. Nivel de control gerencial Son los gerentes de nivel medio se incluyen los gerentes regionales, directores de producto y jefes de divisin., su responsabilidad es poner en accin los planes y asegurar que se alcancen las metas. Nivel de control operativo. Son los gerentes de nivel inferior, son los jefes de departamento, supervisores y jefes de proyecto. Son los encargados de llevar
a cabo los planes especificados por los gerentes de niveles superiores. En este nivel es donde tienen lugar las operaciones de la compaa. 24. Explique Ud. brevemente las funciones gerenciales bsicas. En primer lugar, los gerentes planifican lo que van hace; luego, organizan segn el
plan. A continuacin apoyan a su organizacin con los recursos necesarios. Una vez hecho esto, distribuyen los recursos para ejecutar el plan y, por ltimo, controlan estos para mantener el rumbo. Todos los gerentes, sea cual sea su nivel o rea funcional, realizan estas funciones en mayor o menor medida, haciendo hincapi en unas y en otras. 25. Explique Ud. brevemente porque un gerente debe desarrollar
habilidades de comunicador. Habilidades de comunicacin los gerentes reciben y transmiten
informacin en formas tanto oral como escrita. La comunicacin por escrito incluye informes, La cartas memorandos, oral correo electrnico y publicaciones
peridicas.
comunicacin
ocurre
durante
las reuniones, al usar el
telfono y el correo de voz, al hacer recorridos por las instalaciones y durante las comidas de negocios y las actividades sociales. 26. Explique brevemente porqu un gerente debe desarrollar
habilidades para resolver problemas. Habilidades para resolver problemas. problemas problema. Es fcil suponer que un problema siempre es algo malo porque el tema de aprovechamiento Incorporamos de oportunidades recibe relativamente poca atencin. de Se puede definir la resolucin de encaminadas resolver un
como todas aquellas las actividades
el aprovechamiento
de oportunidades
en la resolucin
problemas, definiendo un problema como una condicin o suceso que es perjudicial negativo, positivo. solucin. Durante el proceso de resolver problemas, los gerentes toman decisiones, que
o potencialmente
perjudicial,
para
una
compaa
en sentido
o que es benfico El resultado de la
o potencialmente actividad de
benfico
en un sentido es una
resolver
problemas
es el acto de seleccionar uno de varios cursos de accin alternativos. Una decisin es un curso de accin especfico escogido. Por lo regular, es necesario tomar varias decisiones en el proceso de resolver un solo problema. 27. Porqu un gerente debe dar importancia a la informacin? El gerente moderno debe tener conocimientos bsicos sobre la obtencin y manejo de la informacin. La cultura de la informacin consiste en entender la forma de usar la informacin en cada paso del proceso de resolucin de problemas, saber dnde puede obtenerse tal informacin, y saber cmo compartir la informacin con otros. La cultura de la informacin no depende de la cultura computacional. Un gerente puede tener conocimientos bsicos sobre la obtencin y el manejo de la informacin pero no de computadoras. De hecho si fuera preciso escoger, la cultura de la informacin es ms importante. Idealmente, un gerente debe tener conocimientos bsicos tanto de informacin como de computadoras. 28. Qu diferencia existe entre sistema y procedimiento? Sistema Es un grupo de elementos que se integran con el propsito comn de lograr un objetivo. Una organizacin es un sistema. La organizacin es un conjunto de recursos, los cuales colaboran hacia la consecucin de objetivos especficos determinados por los propietarios o por la gerencia. Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de remuneraciones, las compras, seleccin y
contratacin de personal etc. 29. Qu diferencia existe entre un sistema fsico y un sistema
conceptual?
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Sistemas fsicos Es aquel sistema que se compone de recursos fsicos. Ejemplo una empresa. Sistema Conceptual Es informacin y datosun sistema que utiliza recursos conceptuales
parta representar un sistema fsico. Es comn que un
sistema conceptual exista como imgenes mentales en el cerebro del gerente, como cifras o lneas en una hoja de papel, o en una forma electrnica del almacenamiento de la computadora. 30. La empresa es un sistema abierto o cerrado? Por qu? La empresa se entiende como un sistema abierto, porque necesita unos determinados productos o factores que estn en el entorno y da a stos unos resultados. Pero la empresa no es un sistema completamente abierto, porque no influye sobre el entorno de manera absoluta y tampoco el entorno le afectar completamente. 31. De su propia definicin de Sistema de informacin. Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. 32. La contabilidad De qu tipo de sistema forma parte? La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. 33. Mediante grfico muestre el sistema empresarial.
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34. En la actualidad, Cules son los objetivos que deben cumplir un Sistema de Informacin? Los Sistemas de Informacin las organizaciones: 1. Automatizacin de procesos operativos. 2. Proporcionar de decisiones. 3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. informacin que sirva de apoyo al proceso de toma cumplirn tres objetivos bsicos dentro de
35. Cul
es
la
caracterstica
de
un
sistema
de informacin
transaccional? A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su
explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. 36. Desarrolle tres ejemplos de un sistema de transaccin Pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. 37. Establezca la diferencia que existe entre un sistema de informacin de apoyo a las decisiones y un sistema de informacin estratgico. Son los sistemas de soporte a la toma de decisiones, sistemas para la toma de decisiones de grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos Sistemas Estratgicos Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. 38. Qu importancia tiene los sistemas de informacin de toma de decisiones para una organizacin? Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un
Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. 39. Desarrolle 3 ejemplos de sistemas de informacin estratgico
ERP (Enterprise Resource Planning): Sistema implementado para manejar los recursos de una organizacin combina funciones de varios departamentos en una sola aplicacin, con una sola base de datos para compartir informacin ms
fcilmente y comunicarse entre ellos SCM: Sirve para manejar la cadena de aprovisionamiento en una compaa, permitiendo automatizar los diferentes pasos de produccin de esta. CRM (Customer Relationship Management): Este se utiliza para manejar las relaciones que tiene una organizacin con los clientes, teniendo en cuenta la cultura, el pas, las tendencias, los cambios de la tecnologa o de los negocios. 40. Qu es para Ud. Ventaja competitiva? En el campo de la computacin la ventaja competitiva se refiere al uso de la informacin para adquirir peso en el mercado. La idea es que la empresa no tiene que depender nicamente de recursos fsicos para competir, tambin puede usar recursos conceptuales. Los gerentes usan recursos tanto conceptuales como fsicos para cumplir con los objetivos estratgicos de la empresa. 41. Qu papel juega el entorno empresarial en la
competitividad? Los ocho elementos del entorno proporcionan el marco dentro del cual se
lograr la ventaja competitiva. Los ejecutivos estn consientes de la necesidad de administrar los flujos de recursos, con el fin de satisfacer los elementos del entorno en un mercado competitivo. El entorno es muy importante para la empresa ya que es la razn misma de su existencia. El entorno de una empresa no es exactamente el mismo que el entorno de otra. Un banco tiene un entorno distinto el de una tienda de artculos deportivos o de una iglesia. 42. Qu rol juega la informacin en la competitividad de la empresa?
las necesidades
de
La administracin de los recursos de informacin refleja una apreciacin del valor de la informacin y de los recursos que producen la informacin. Los gerentes de todos los niveles contribuyen a la administracin de los recursos de la informacin, pero la clave es la actitud de los altos ejecutivos, como el responsable del manejo de la informacin y otros miembros del comit ejecutivo. Slo se puede lograr el mximo beneficio de la administracin de la informacin, si los lderes aceptan que los recursos conceptuales son tan importantes como los fsicos. 43. Qu aspectos debe contemplar la administracin de los recursos de Informacin? Para que la empresa logre una buena administracin de los recursos de informacin es necesario que se d las siguientes condiciones: 1. El reconocimiento de que se lograr una ventaja competitiva teniendo recursos de informacin superiores a los competidores. 2. El reconocimiento de que los servicios de informacin de informacin
constituyen un rea funcional importante. 3. Reconocimiento de que el Gerente de los servicios de informacin es un ejecutivo del nivel ms alto. 4. Considerar los recursos de informacin de la empresa al planificacin estratgica 5. Un plan estratgico formal de los recursos de informacin 6. Una estrategia para simular y controlar la computacin de usuario final realizar la
44. Cmo est informacin?
conformado
el modelo de la administracin de la
17
MODELO DE ADMINISTRACION DE LA INFORMACION
18

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