Gua elaborar mapas de Procesos definir requerimientos de informacin.

Punto 1. ISO 9001. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin." Es una norma que especifica los requisitos de calidad que pueden ser aplicada internamente en las organizaciones, para un producto o servicio ofrecido para su certificacin con fines contractuales Contiene la especificacin del modelo de gestin. Contiene "los requisitos" del Modelo. Enfoque Basado en Procesos: Esta norma promueve el enfoque basado en procesos implementa y mejora la eficiencia de un sistema de gestin de calidad, para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos. La aplicacin de un sistema de procesos dentro de la organizacin, junto con la identificacin e interacciones de estos procesos, as como sugestin Para producir el resultado deseado, puede denominarse como enfoque basado en procesos. requiere identificar los procesos del sistema de gestin de la calidad y sus relaciones. Pero no pide que tengamos que representar todo esto en una pgina, y que le llamemos mapa de procesos. De todos modos es buena idea el incluir un mapa de procesos en el manual de calidad despus de haber enumerado todos los procesos que tiene la empresa.

 Muchos oyen hablar de la ISO 9001 por primera vez slo cuando un posible cliente se acerca a preguntar si la empresa cuenta con esta certificacin. Este artculo trata sobre los elementos que se incluyen en la norma ISO 9001 y en las ventajas que tiene una empresa al conseguir la certificacin. La Organizacin Internacional de Estandarizacin ISO, segn la abreviacin aceptada internacionalmente tiene su oficina central en Ginebra, Suiza, y est formada por una red de institutos nacionales de estandarizacin en 156 pases, con un miembro en cada pas. El objetivo de la ISO es llegar a un consenso con respecto a las soluciones que cumplan con las exigencias comerciales y sociales (tanto para los clientes como para los usuarios).

Estas normas se cumplen de forma voluntaria ya que la ISO, siendo una entidad no gubernamental, no cuenta con la autoridad para exigir su cumplimiento. Sin embargo, tal como ha ocurrido con los sistemas de administracin de calidad adaptados a la norma ISO9000, estas normas pueden convertirse en un requisito para que una empresa se mantenga en una posicin competitiva dentro del mercado

 Qu es la norma ISO 9001? La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestin de calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditacin porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestin de calidad (SGC). Requisitos de la norma ISO 9001 La ISO 9001 Es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestin de calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Definicin sistemtica de las actividades necesarias para lograr los objetivos planteados. Establecimiento de las responsabilidades y obligaciones para la gestin de las actividades clave de cada proceso. Identificacin de las interfaces y relaciones.

Punto 2. DEFINICION CONCEPTOS BASICOS. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

Mapas de procesos son representaciones grficas que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su interrelacin entre ellos. Antes de realizar el mapa de procesos habr que identificar todos los procesos. Ofrece una visin general de un sistema de gestin o entidad, en el mapa de procesos se representa uno y cada uno de los procesos que componen un sistema as como sus relaciones principales. Dichas relaciones se indican mediante grficos en forma de mapas conceptuales los cuales representan los flujos de informacin. Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos. Ya que sin un mapa de procesos bien estructurado no funcionara una empresa como tal no sera afectiva en su trabajo ya sea por la parte de empleados, clientes o hasta el mismo administrador as que se debe tener en cuenta que el mapa de procesos se realiza para las siguientes funciones: Para percibir errores en cuanto a la recoleccin de informacin por de pronto hay informacin que se recolecta que es innecesaria. En darle un buen adiestramiento a los empleados para no tener inconvenientes con sus resultados laborales. para enfocarse en la entropa de los sistemas de informacin que utiliza la empresa para as saber cul se

debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tener resultados exitosos. Para que el empleado se enfoque en la tarea adquirida o para la que fue contratado. Para medir la efectividad o eficiencia del trabajo ya sea para modificar y obtener un mejor resultado final.

Un proceso puede informalmente entenderse como un programa en ejecucin. Formalmente un proceso es una unidad de actividad que se caracteriza por la ejecucin de una secuencia de instrucciones, un estado actual, y un conjunto de recursos de los sistemas asociados. los procesos son gestionados por el sistema operativo y estn formados por: Las instrucciones de un programa destinadas a ser ejecutadas por el microprocesador. Su estado de ejecucin en un momento dado, esto es, los valores de los registros de la unidad central de procesamiento para dicho programa. Tipos de procesos No existe un estndar sobre la clasificacin de procesos; os voy a presentar la que considero ms extendida y cercana a mis ideas: Procesos de Gestin Son los procesos estratgicos de la organizacin. Tambin son denominados procesos de liderazgo o de staff.

Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la organizacin. Proveen de informacin al resto de los procesos para elaborar planes de mejora. Ejemplos de procesos de gestin pueden ser, la gestin por procesos, la mejora continua, la satisfaccin del cliente, los procesos de medicin de la salud del sistema de gestin, los objetivos y polticas globales dela organizacin, Procesos operativos: Transforman los recursos en el producto, servicio aportndoles valor, es decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo. Son la razn de ser de la organizacin, sin los cuales esta no tendra sentido. Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa. Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo, el proceso logstico, el proceso de compras, el proceso de ventas. Procesos de apoyo. Proporcionan los recursos al resto de procesos segn los requisitos de estos. Ejemplos de procesos de apoyo pueden ser, la gestin financiera, mantenimiento de infraestructuras, gestin de proveedores no confundir congestin de compras. Caractersticas. Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios, Pero quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre: estratgicos, claves o de apoyo.

Los procesos clave son denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento el proceso de produccin de prestacin del servicio, el proceso de comercializacin, etc. Los procesos estratgicos son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificacin presupuestaria, proceso de diseo de producto y/o servicios. Los procesos de apoyo, o de soporte son los que proporcionan los medios recursos y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formacin, proceso informtico, proceso de logstica. Tipos de procesos en nuestra empresa los distintos procesos que se llevan a cabo en cualquier empresa se pueden clasificar atendiendo a varios criterios. Veamos cmo son los de nuestros restaurantes. Segn el tipo de salida: Podemos tener servicios o productos bienes de consumo, de equipos. Nuestra empresa est claro que ofrece servicios, que se podran clasificar como de ocio, placer, o algo as. Aunque pueda plantear un poco de confusin el hecho de que el resultado sea un producto alimenticio pizza, pasta, carne nuestra empresa no ofrece bienes como tales, sino que los transforma y los prepara para ofrecer un men, una estancia agradable, una cena para grupos. Segn el tipo de flujo: En nuestro caso, est claro que el restaurante responde a una configuracin productiva por lotes. Este grupo se caracteriza por ofrecer lotes pequeos de amplia variedad de productos de poca o nula estandarizacin.

Punto 3. Cuadro de Mando. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin. Qu sentido tiene la expresin identificacin de procesos crticos a mejorar La organizacin deber identificar y cuidar los procesos crticos, es decir, aquellos que por su estado actual o predecible, es conveniente prestarles una atencin particular, hasta que se normalicen o estabilicen. Tambin son procesos crticos, los que por su propia naturaleza o por su dependencia de recursos, medios tcnicos u operativa, deben ser considerados como tales. Este tipo de procesos inciden de forma directa en los resultados que alcanza, organizacin como son la atencin al ciudadano, formacin de la personal planificacin estratgica, planificacin de la calidad. Presentan resultados que no satisfacen las necesidades y expectativas de los Clientes .Dan lugar, reiteradamente o de manera ocasional, a incidencias conocidas, resultados errneos o fuera de los lmites predefinidos, lo que significa que no hay un control riguroso sobre el proceso. Existen grandes posibilidades de mejora en todo lo relacionado con la eficiencia del rendimiento del proceso y por ende, de su coste de realizacin. Los procesos crticos, lo son por un periodo de tiempo determinado, hasta que se llevan a cabo acciones correctoras que optimicen el proceso. Algunos procesos crticos pueden perdurar en el tiempo por estar ligados a tecnologas crticas, que necesitan de un trato especfico por parte del personal responsable. En estos casos, el tiempo que permanezca el proceso como crtico variar en funcin de la naturaleza de

dic has tec nologas. Es de muc ha utili dad en l a i dentifi cac in de l os procesos crticos de la organizacin, la matriz de procesos en la que de una forma sencilla y muy visual, se diferencian los procesos ms significativos. Enfoques de mejoramiento con relacin a procesos. Enfoque Harrington para el mejoramiento de procesos Existen cinco fases para el mejoramiento continuo de los procesos de organizaciones, cada una de las cuales est determinada por actividades especficas: Organizacin para el mejoramiento. Conocimiento del proceso. Metodologa ISO 9004 para el mejoramiento de la calidad La metodologa para el mejoramiento de la calidad planteada en la NTC- ISO 9004versin 2000, determina una serie coherente y disciplinada de pasos para la recoleccin y anlisis de los datos en los que se basar la estrategia de mejoramiento. Estos pasos se presentan a continuacin Reconocimiento de una oportunidad de mejoramiento. Iniciacin de los proyectos o actividades de mejoramiento. Investigacin de las causas posibles. Establecimiento de las relaciones causa de efecto. Punto 4. DEBATE SOBRE HERRAMINETAS DE BUSINESS PROCESSMODELING. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin." Herramientas para el Modelado de Negocio usando BPMN el modelado de proceso de negocio es una parte importante para entender y reestructurar las actividades e informacin que un tpico cliente de Enterprise usa para alcanzar sus objetivos de negocios. Con una herramienta de modelado

Enterprise Architect puede modelar, documentar reestructurar esos procesos y flujos de informacin. Estndar de la industria. An mejor, los diseos del proceso y modelos se pueden usar para dirigir la reestructuracin del proceso y desarrollo de software. Cuando se refiere al Modelado del Proceso de Negocio, Enterprise Architect de Sparx Sistemas tiene todo cubierto: Modelar procesos de flujos de informacin y almacenamientos de datos. Administrar requisitos en un nivel muy detallado. Tomar ventaja de perfiles para el modelado de procesos de negocio. Realizar ingeniera reversa del cdigo legacy y los modelos de base de datos. Modelos de procesos de negocios.

Modelado del proceso de negocio es la disciplina para definir y resaltar las prcticas de negocio, procesos, flujos de informacin, almacenamiento de datos y sistemas. BPM a menudo involucra el uso de una notacin como por ejemplo UML para capturar representaciones grficas de procesos mayores, flujos y almacenes.

Enterprise Architect se ajusta idealmente para capturar y documentar sus modelos del proceso de negocio. An mejor, los modelos que crea en EA se pueden luego usar para dirigir los requisitos, casos de uso, anlisis y fases del diseo de nuevos proyectos de desarrollo de software, todo con una trazabilidad completa a su BPM original. Que es un BPMN. BPMN es el acrnimo de Business Process Modeling Notation y no es otra cosa que una notacin grfica estandarizada para el modelado de los procesos de negocio. Su principal objetivo es: Resolver las dificultades de comunicacin que tiene el lenguaje comn Proporciona un mtodo normalizado para representar procesos de negocio. Facilita su entendimiento debido a la poca complejidad de su notacin. Proporciona un lenguaje comn entre los usuarios de negocio y los tcnicos. Facilita la diagramacin de los procesos de negocio. Est basado en la idea de que existen diferentes roles con diferentes responsabilidades y cuya comunicacin se realiza de forma similar a lo que sera un diagrama de estados pero dentro de un tiempo determinado. Es muy similar a lo que sera un diagrama de estados. Desarrollado originalmente por la BPMI pero mantenido en la actualidad por OMG. En definitiva, un subproceso agrupa tareas en una nica tarea. Los subprocesos debido a que son agrupaciones de varias tareas y otros subprocesos tienen la propiedad de

poder mostrarse contrados y expandidos. Se representan con un rectngulo. Ejemplo de componentes:

Flujo Interaccin Asociacin

Punto 5.Cuestionario
Responda las siguientes preguntas: a) Que es un mapa de procesos y cules son sus utilidades. b) Porque y para que se deben realizar los mapas de procesos. c) Que permite identificar los procesos. d) Cuando se deben utilizar los mapas de procesos. e) Cules son las dos alternativas que existen para representar un mapa de proceso y explquelas. f) Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafquelos. g) Cules son los smbolos utilizados en los mapas de proceso Explique cada uno.

A) Los mapas de procesos, Tambin llamado red de proceso supuesto operacionales es la estructura donde se evidencia la interaccin de los procesos que posee una empresa para la prestacin de sus servicios. SUS UTILIDADES: Con esta herramienta se puede analizar la cadena de entradas y Salidas en la cual la salida de cualquier proceso se convierte en entrada del otro, tambin podemos analizar

Que una actividad especfica muchas veces es un cliente, en otras situaciones es un proceso y otras veces es un proveedor. B) PORQUE Y PARA QUE SE DEBEN REALIZAR LOS MAPAS DEPROCESOS. Al igual Porque proporcionan unas perspectiva global y Cada proceso respecto a la cadena de valor. Al mismo tiempo, relacionan el propsito de la organizacin con los procesos que lo gestionan, utilizando se tambin como herramienta de consenso y aprendizaje. Permiten conocer cmo se llevan a cabo las actividades en el proceso real. Analizan los pasos de procesos para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la: Calidad Permite utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar acabo. Procesos de mejora Ayuda a estandarizar procesos. Permite identificar los procedimientos a documentar. Ayuda a orientar a los nuevos colaboradores en la organizacin. Sirve para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores de gestin. C) QUE PERMITE IDENTIFICAR LOS MAPAS DE PROCESOS. Procesos funcionales Procesos interfuncionales Conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo Panorama de las actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso.

La manera de cmo se interconectan las actividades y sus posibles fallas D) CUANDO SE DEBE UTILIZAR UN MAPA DE PROCESOS. Cuando se interesa automatizar la informacin a travs de la adquisicin de equipos de computadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa delos procesos. De esta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son crticos para completar el trabajo correctamente y aquellos que debern modificarse para obtener un mayor beneficio de la nueva tecnologa. Cuando las quejas o los sealamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algn servicio resultado, es un buen indicio de que el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente. Cuando se reciben sealamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo, estos pueden ser ocasionados por un empleado que no posee el conocimiento o la destreza necesaria. En estos casos, obviamente la primera opcin es el adiestramiento al empleado. Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo, resulta de gran valor conocer los pasos o tareas que lo componen. As, cuando se determinan las tareas que sern medidas, se seleccionan solo aquellas que verdaderamente impactan el resultado y se evita recopilar datos innecesarios. E) CUALES SON LAS DOS ALTERNATIVAS PARA REPRESENTAR UN PROCESO, Y EXPLIQUELAS. Se representa por medio de un diagrama de flujo

Diagrama de Flujo Los diagramas de fl uj o (o flujo gramas ) son diagramas que empl ean smbol os grficos para Representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los Distintos pasos o etapas y su interaccin.

Las personas que no estn directamente i n v o l u c r a d a s e n l o s p r o c e s o s d e realizacin del producto o servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.

La creacin del diagrama de flujo es u n a a c t i v i d a d q u e a g r e g a v a l o r , p u e s e l p r o c e s o q u e representa est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino T a m b i n p o r t o d a s l a s p a r t e s interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo. Mapa conceptual.

Se denomina mapa conceptual a la herramienta que posibilita organizar y representar, de manera grfica y mediante un esquema el conocimiento surgi hace mucho tiempo atrs y fue descubierto por el norteamericano David Ausubel. El Objetivo de un mapa conceptual es representar Vnculos entre distintos conceptos que adquieren la forma de proposiciones Los conceptos suelen aparecer incluidos en crculos o cuadrados, mientras que las relaciones entre ellos se manifiestan con lneas que unen sus correspondientes crculos o cuadrados. Vnculo que une los conceptos. De esta forma, un mapa conceptual se dedica a resumir los contenidos ms relevantes de un documento. A la hora de desarrollar cualquier mapa conceptual es fundamental que se sigan una serie de pasos para lograr que aquel cumpla el objetivo de mostrar una temtica o un hecho de una manera clara, sencilla y fcilmente comprensible. F) EXPLIQUE LAS ALTERNATIVAS PARAREPRESENTAR LOS PROCESOSCRUZADOS Y GRAFIQUELOS. Cuando el resultado de un proceso, sea producto o servicio, requiera de la participacin activa de varias reas de trabajo, es apropiado utilizar el anlisis de procesos a travs de los mapas cruzados. Sin embargo, si los pasos o tareas del proceso se realizan en una misma rea de trabajo entonces se analiza el proceso a travs de flujo grama. Las dos

anteriores alternativas, constituyen las maneras de representar un proceso. MAPA DE PROCESOS CRUZADO Contiene los recursos, personas, materiales, y productos, junto a los pasos necesarios para transformarlos en un resultado final. Se representan mediante smbolos y flechas. Este tipo de mapas se puede representar de dos formas: MAPA FUNCIONAL Muestra la organizacin del trabajo, paso a p a s o , a travs del proceso, identificando la manera como las actividades cruzan los lmites de una unidad a otra, para que pueda ser completado el proceso.

Conocimiento seguro, claro y preciso del proceso. Se usa adems para disear un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situacin deseada).

G) CUALES SON LOS SMBOLOS UTILIZADOS EN LOS MAPAS DE PROCESOS, EXPLIQUE CADA UNO Lmites Este smbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso Operacin Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta, se registran al interior del rectngulo: Documento: Simboliza al documento resultante de la operacin respectiva. En su interior se anota el nombre que corresponda: Decisin: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisin. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo mustrenla direccin del proceso, en funcin de la respuesta real.

Sentido del flujo: SI No Significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso.

Punto 6. ESTUDIOS DE CASO. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

o MAPA FUNCIONAL : Muestra la organizacin del trabajo, paso a p a s o , a travs del proceso, i dentific ando l a manera c omo l as ac tivi dades c ruzan los lmites de una unidad a otra, para que pueda ser completado el proceso