Capitulo 16: Gestin de Recursos Tecnolgicos

RECURSOS TECNOLGICOS

Introduccin
Para el manejo eficiente de los recursos en una organizacin es necesario disponer de una adecuada informacin, que es el parmetro fundamental, imprescindible, para cumplir esta funcin administrativa; es ms: la informacin puede considerarse a su vez como un recurso bsico en la gestin empresarial; sin ella los directivos tiene que actuar de manera intuitiva. Por lo anterior es importante tener claro el concepto de lo que se entiende por informacin. Frecuentemente se confunde la informacin con los datos; para evitar este error es conveniente hacer algunas precisiones al respecto: Cada vez que se produce un fenmeno o suceso, se pueden abstraer de l determinadas notas cuantitativas o cualitativas, cada una de las cuales constituye un dato que debe ser registrado en un soporte fsico y puede ser clasificado o agrupado de cierto modo. La informacin es el significado que se le da a los datos, una vez que han sido clasificados y procesados; o sea que, para obtener informacin hay que recibir los datos, analizarlos, trabajar sobre ellos y presentarlos en forma tal que puedan servir para obtener conclusiones o tomar decisiones. Los datos se convierten en informacin solamente cuando han sido procesados de tal manera que tengan validez administrativa al ser interpretados por los directivos de la empresa. Los aspectos que se deben cubrir en el manejo de la informacin son los mismos que se establecieron para todos los recursos en la conceptualizacin general sobre su manejo: 1. Hay que definir el tipo de informacin que se necesita de acuerdo con las caractersticas de la institucin donde se va a utilizar. 2. Establecer los requisitos que deben cumplir los datos a recolectar, de acuerdo con el tipo de informacin que la institucin necesita. 3. Identificar las fuentes de informacin y fijar los procedimientos que se seguirn para la recoleccin de los datos. 4. Sealar la forma como se incorporarn los datos al proceso que los va a transformar en informacin, indicando las variables que se utilizarn para el control tanto de la entrada de los datos al procesamiento como de la calidad de las salidas que se obtengan del mismo.

5. Indicar los anlisis y controles a que sern sometidos los datos y la informacin de ellos obtenida, as como los procesos para las correcciones que dichos anlisis y controles determinen y la forma o manera que se utilizar para retornar la informacin a las fuentes que suministraron los datos. 6. Plantear las condiciones necesarias para que el flujo de informacin sea permanente y renovador, dentro de los procedimientos normales de la entidad.

Gestin empresarial e informacin

La responsabilidad de manejar los recursos de una empresa recae en los directivos que orientan las actividades en los diferentes niveles estructurales de la organizacin; esta responsabilidad conlleva la necesidad de tomar decisiones que se traduzcan en un buen porcentaje de aciertos en su gestin, consistente en tomar la mejor solucin dentro de un conjunto de posibilidades de accin. En la actualidad la decisin ha perdido el carcter intuitivo que la distingui en los primeros aos de la administracin de empresas; ella es ahora un producto que se obtiene luego de una secuencia de actividades de anlisis que pueden ser estudiadas como cualquier otro proceso. Como en todo ciclo de produccin, la calidad de la decisin depender de dos grandes factores que debern complementarse: las materias primas y el proceso productivo. En la gestin empresarial la materia prima es la informacin y como producto se obtienen las decisiones, que slo podrn ser acertadas si el funcionario que debe tomar la decisin dispone de una informacin suficientemente buena y confiable.

INFORMACION

GESTION

DESCISIONES

Este proceso productivo constituye lo que se puede denominar como un Sistema de Gestin Empresarial, en el cual la produccin corre a cargo del gestor, que generalmente utiliza un equipo que lo apoya. Para una determinada disponibilidad de informacin como materia prima, las decisiones resultantes sern adecuadas en la medida en que el gestor pueda asumir correctamente su responsabilidad. Esto quiere decir que un gestor inadecuado producir malas decisiones y un buen gestor producir buenas decisiones, siempre y cuando se disponga de buena informacin.

En resumen: Realizar una gestin empresarial consiste en transformar informacin en accin, mediante el ejercicio de la toma de decisiones; de lo cual se deduce que la informacin es un recurso fundamental en cualquier empresa.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA INFORMACION

En la recopilacin y uso de la informacin se deben cumplir las siguientes actividades, por lo menos: Una vez definidos el tipo de informacin necesaria y las caractersticas que deben tener los datos, se deben disear los formularios que se van a utilizar para la recoleccin de stos, y establecer la forma como esta operacin se va a realizar. La identificacin de las fuentes debe incluir su localizacin y la forma de acceso a ellas, para poder determinar los procedimientos para la recoleccin, que se iniciar tan pronto se tengan disponibles los formularios respectivos. Como tercer paso hay que fijar el plazo mximo para recibir los formularios de recoleccin, vencido el cual se deben realizar las gestiones necesarias para tener completos los datos que se requieren. Reunidos todos los datos se hace un primer anlisis de cantidad y contenido en los formularios de recoleccin y se preparan las entradas teniendo presente las variables de control que se van a medir peridicamente para su control. Con la actividad anterior se termina la etapa de recoleccin y se entra al procesamiento, para lo cual hay que definir el tipo procesador (manual, mecnico, electrnico) y su forma de operacin, que debe ser normalizada. Del procesamiento se obtienen las salidas, cuya calidad se determina mediante la medida de las variables que para ellas se establezcan. Si se detecta alguna discrepancia de las salidas con los resultados esperados, se vuelve a las entradas para hacer las correcciones del caso. Finalmente, cuando se obtiene una salida satisfactoria se procede a la distribucin de la informacin a las unidades administrativas que las van a utilizar y a las fuentes, para lo cual se deben haber establecido los procedimientos correspondientes de envo y de comprobacin de recibo. La utilizacin sistemticamente, para tomar decisiones sobre los recursos, de la informacin generada en la empresa, se hace a travs de lo que hemos llamado el Sistema de Gestin Empresarial. Para facilitar el entendimiento de los diferentes anlisis y planteamientos que se hacen sobre el manejo de la informacin en una entidad, y sobre la utilizacin adecuada de los resultados del procesamiento de los datos, es conveniente conocer algunos conceptos bsicos sobre: sistemas en general, sistemas de informacin y sistemas de control.

Que es un sistema

Un sistema puede definirse como un conjunto complejo de elementos, relacionados entre s y ordenados formando un todo para alcanzar un fin u objetivo, mediante un proceso dinmico que se desarrolla en un medio ambiente que le es propio.

La anterior es slo una de las tantas definiciones de sistema que se conocen, todas ellas hechas con enfoques diferentes y enmarcados en ambientes diferentes, dependiendo del tema al cual se refieran, pero casi todas contemplan unos conceptos bsicos, dentro de los cuales se pueden mencionar: 1. Se considera siempre al sistema como un conjunto de elementos, 2. entre los elementos hay relaciones, 3. en el sistema existe, de todas maneras, una idea de ordenamiento, 4. est presente, como una constante, una idea de finalidad, es decir, los elementos del sistema estn relacionados y ordenados hacia un fin; 5. otra caracterstica fundamental de los sistemas es su dinmica, estn siempre en operacin, 6. con un concepto de totalidad, de constituir un todo, 7. el sistema se encuentra inmerso en un medio ambiente, tambin conocido como integrante del sistema, que se puede definir como: el conjunto de cosas o fenmenos exteriores al sistema que lo afectan cuando se producen modificaciones en los componentes propios del ambiente, componentes que a su vez pueden ser modificados por el comportamiento del sistema. Se dice que un sistema estar bien definido cuando se pueden especificar todos y cada uno de los elementos que lo constituyen, la forma como ellos estn organizados funcionalmente y la naturaleza de las funciones que cumplen los elementos, y cuando se conocen los efectos que sobre el sistema tienen los fenmenos de su ambiente y viceversa. De acuerdo con su funcionalidad y destino de las salidas de los sistemas, estos pueden ser de dos clases: cerrados y abiertos. En los sistemas cerrados las relaciones de los elementos, sus interacciones y reacciones son para el sistema mismo, no existe ninguna transferencia de datos, informacin o energa con o hacia el integrante.

Los sistemas abiertos son aquellos que tienen relaciones mltiples con su ambiente, con el cual existen interacciones y transferencia de datos, de informacin o de energa. Desde el punto de vista operativo un sistema est constituido fundamentalmente por tres elementos: las entradas, el procesador y las salidas. En el caso del sistema de informacin la entrada est constituida por el resultado del anlisis de los datos. Generalmente se utilizan formularios de entrada para darle uniformidad al insumo que se entregar al procesador. El procesador es el (los) dispositivo(s) para efectuar el registro, clasificacin y recuperacin de los datos; puede ser manual, mecnico o electrnico, pero utilizar siempre un programa especfico para el procesamiento. Las salidas son el producto final del sistema; en el caso del sistema de informacin la salida est constituda por la informacin resultante del procesamiento. Ahora bien: las salidas del sistema de informacin se convierten en entradas en el sistema para la toma de decisiones, en el cual el procesador es el directivo apoyado por elementos colaboradores y la salida es la decisin o resolucin para la accin. A los elementos fundamentales de todo sistema (las entradas, el procesador y las salidas) hay que agregar elementos de control (los sensores, por ejemplo), los procedimientos de realimentacin a las entras, cuando ello sea necesario; de retorno de la informacin a las fuentes de los datos; y las formas de hacer llegar las salidas a los destinatarios que las utilizarn para la toma de decisiones o para la accin.

Sistemas de gestin empresarial

Al tomar como referencia la definicin de sistema que se ha trascrito anteriormente, puede decirse que: Un Sistema de Gestin Empresarial es un conjunto de elementos, relacionado entre s y ordenados formando un todo para tomar la informacin relacionada como los objetivos de la entidad, generada en la empresa o en su ambiente, para procesarla y, de acuerdo con los resultados del procesamiento, tomar las decisiones que se estimen ms convenientes para orientar las acciones de la institucin hacia el logro de los fines para los cuales ha sido creada. Actualmente los administradores de empresas reconocen la necesidad de disponer de informacin buena, completa y confiable para realizar la gestin empresarial, y afirman que el resultado de la administracin no podr ser satisfactorio si la informacin disponible para la toma de decisiones no es igualmente satisfactoria, ello sin considerar las cualidades que caractericen al gestor. Este reconocimiento ha llevado a las directivas empresariales a preocuparse por el manejo que se le d a la informacin, antes de que se constituya en la entrada al Sistema de Gestin Empresarial, quiz porque la forma de manejar la informacin, en algunas ocasiones, pone de presente ciertas deficiencias:

 Muchas veces los sistemas de informacin implantados en la organizacin no permiten poner de manifiesto los manifiestos o anomalas de la gestin. Aunque se registran datos, se procesan y se producen informes de sntesis o de detalle, no es posible determinar con stos, los puntos sensibles de las operaciones y de los procedimientos en curso, que revelen las deficiencias de la organizacin en el campo de la informacin que se considere, en cada caso. Otras veces el sistema de informacin pone en evidencia los defectos de la entidad, pero no es capaz de detectar sus causas. No proporciona medios para conocer las razones que determinan la cada de los indicadores empresariales (disminucin del volumen de ventas, reduccin de los ingresos, descensos de liquidez, etc.) o cualquier otra deficiencia (fuga de personal calificado, desperdicio o mala utilizacin de materiales, etc.). Estos sistemas (generalmente para cada recurso se implanta un sistema) ponen de manifiesto los efectos, pero son impotentes a la hora de establecerse las causas o de desencadenar medidas correctivas.

Generalmente, estos sistemas se alimentan de fenmenos que ya han sucedido y estn ms capacitados para ofrecer productos informticos histricos, que reflejan hechos anteriores, que para anticipar y preparar informacin sobre los fenmenos que ocurrirn en el futuro. Sin embargo, debe tenerse presente que: los directivos han de estar orientados hacia el futuro, pues esta es casi su misin fundamental. Los sistemas de informacin en uso en muchas empresas estn poco integrados, dirigidos fundamentalmente a las necesidades de los mandos medios, cubriendo principalmente reas de ejecucin y de control operativo. La informacin hay que insertarla en un cierto contexto de significacin que permita utilizarla. Y para manejar este contexto es preciso asociar los datos disponibles y los procesos de informacin, a necesidades especficas de los centros de decisin que usan la informacin. La utilizacin de computadores y sus perifricos (hardware), de programas y procedimientos (software) se ha generalizado, y constituye -en estos momentos- herramienta casi imprescindible para preparar la informacin en forma utilizable, circunstancia que representa una ventaja notable para la operacin del Sistema de Gestin Empresarial. El computador pasa de ser un instrumento que suministra listados de datos y produce determinadas clasificaciones de los mismos, a ser un centro complejo de proceso donde se destilan cantidades de datos, se mantienen archivos completos de los distintos manejos sobre las entradas, con lo cual se puede producir informacin sobre resultados por unidades o en conjunto, por especialidades o por grupos, etc., y donde se pueden preparar simulaciones que determinen el comportamiento probable de las variables que se quieran estudiar. Existe pues la posibilidad de una pluralidad de almacenamientos de datos de entrada o procesados, y de aplicaciones que utilizan unos y otros niveles de la empresa; y, en estas condiciones, el factor integracin que era algo que la Alta Direccin echaba siempre de menos, se ve no slo como necesario, sino tambin como algo que es ahora posible. Como producto de todos los factores indicados aparece en un plano de primera actualidad la

necesidad de establecer en las empresas Sistema de Gestin Empresarial que reciba la informacin generada a los distintos niveles de la organizacin y/o en su ambiente, la analice, la procese y la transforme en insumo importante para la toma de decisiones.

Sistemas de informacin
Un Sistema de Informacin (S.I.) es aquel que cumple los requisitos sealados anteriormente, y que tiene como objetivo reunir, analizar y procesar datos para tener salidas que se constituyan en insumos importantes para la toma de decisiones por parte de las directivas de la empresa. De manera que el S.I. participa de casi todas las acciones que componen el proceso de toma de decisiones, el cual arranca desde el conocimiento de los problemas hasta la implementacin de sus soluciones. No es una superestructura que maneje las decisiones, sino que es un subsistema dentro del Sistema de Gestin Empresarial (S.G.E.), que apoya de forma definitiva sus diferentes componentes para asegurar la mejor regulacin de las operaciones.

El S.I. participa en todas las instancias del S.G.E.: Colabora con las estructuras que definen cules son los indicadores que deben ser desarrollados, para caracterizar o cuantificar las entradas, las actividades del procesador y las salidas. Apoya: a los grupos responsables de la generacin de los estndares de calidad, composicin o comportamiento de las principales actividades que desempea el sistema general; a las unidades que deben definir los procedimientos de medicin; a las que tienen que producir los datos estadsticos que generan los indicadores del sistema; a las que analizan las diferencias entre los valores de esos indicadores con los preestableidos en los estndares y asignan significado a las discrepancias que encuentran; a las que deben identificar las causas responsables de las discrepancias; y a las que toman la decisin de aplicar la accin de control que consideran ms apropiada.

El S.I. no es el que produce los datos estadsticos, ni el que toma las decisiones, sino el responsable por asegurar la existencia de un flujo permanente de informacin que le permita al S.G.E. funcionar apropiadamente. Puede eventualmente tener que generar las estadsticas tradicionlales, si no existe una unidad responsable de ello; o puede suceder, tambin, que la Unidad de Estadstica se transforme en el S.I., siempre que replantee su estructura y sus objetivos de tal modo que cumpla

las funciones especficas de un sistema de informacin para la toma de decisiones. Un S.I. bien planificado y de operacin eficiente, tiene que servir para controlar la gestin de la entidad donde se ha implantado, ya que ser depositario de los objetivos establecidos en los distintos niveles de la organizacin, y registrar los resultados de las actividades emprendidas. Ser, por lo tanto, capaz de detectar las desviaciones que se produzcan entre los objetivos y los resultados. Donde existan, en el sector salud, los tradicionales Departamentos responsables de la preparacin de estadsticas vitales y de servicios, lo que generalmente resulta conveniente es estimular la creacin de Unidades que tomen a su cargo el Sistema de Informacin, con estructuras muy reducidas, con personal altamente capacitado, y con caractersticas multidisciplinarias, cuya finalidad sea asegurar la generacin del mnimo de informacin necesaria para la operacin del sistema general. Planteado este enfoque general del S.I., conviene precisar cules son las etapas o actividades ms importantes en que el sistema participa, para la generacin de la informacin. Se pueden identificar cinco reas principales en las cuales el S.I. participa de manera fundamental: 1) Establecimiento de Indicadores; 2) Recoleccin de Datos; 3) Procesamiento de Datos; 4) Produccin de Informacin, y 5) Actividades de Control.

ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES Se entiende por Establecimiento de Indicadores el proceso por medio del cual se definen aquellos elementos de juicio que sern utilizados para controlar el funcionamiento del S.I.. Pueden ser de carcter cuantitativo (porcentajes, tasas, proporciones, etc.) o de tipo cualitativo (juicios de valor). Los indicadores se utilizan para conocer las caractersticas de las entradas, los procedimientos aplicados en los procesadores, y las caractersticas de las salidas. Este proceso incluye la creacin indicadores que regulen la forma como se toman las decisiones y el uso que se hace de la informacin. Para establecer los indicadores se deben realizar cuatro actividades: a) definir las variables de control, b) establecer los indicadores, c) identificar los datos a reunir y d) fijar los mtodos y procedimientos para producir la informacin. Veamos las caractersticas principales de cada una de estas actividades. Definir las variables de control significa establecer cuales son las caractersticas de las entradas,

los procedimientos que se van a seguir en el procesador, y los requisitos que deben cumplir las salidas, variables que deben ser medidas peridicamente para controlar la operacin del sistema. El establecimiento de los indicadores propiamente dichos es la actividad que permite sealar los ndices que sern usados para expresar el valor de medida de las caractersticas de las variables de control. La tercera actividad significa indicar de manera explcita qu datos deben recolectarse y procesarse para establecer los indicadores y preparar las entradas al procesador del sistema. Finalmente, fijar los mtodos y procedimientos que se utilizarn para producir la informacin requiere establecer de una manera precisa cuales son los procesos ms adecuados para producir las estadsticas que permitan establecer los indicadores. RECOLECCION DE DATOS

En el proceso de recoleccin de los datos hay que desarrollar cinco actividades: a) - Establecer dnde se pueden obtener los datos que se necesitan para pro ducir la informacin requerida por la empresa, es decir, identificar las fuentes.

b) - Precisar las formas de recoleccin de los datos. y recolectarlos. c) - Agrupar los documentos de recoleccin. d) - Analizar los datos para controlar cantidad y contenido. e) - Preparar las entradas al procesador. Y

Las Fuentes de Datos Son las personas, unidades estructurales, instituciones o cualquier otro tipo de organizacin donde se pueden obtener los datos. Pueden ser de caractersticas y ubicaciones muy variadas: individuales o colectivas, estar ubicadas en forma aislada o en ciertos niveles geogrfico-administrativos u organizacionales, dentro de la institucin que va a utilizar la informacin o fuera de ella (en el ambiente del sistema o en el exterior del mismo). El tipo de fuente a utilizar depende del sistema de informacin que se trata de implantar o que est en operacin, ya que las caractersticas de la informacin que debe producir, determina la clase de datos que requiere; pero hay que tener en cuenta, tambin, las caractersticas de la fuente, el tipo de datos que regularmente registra, su disposicin a suministrarlos y los beneficios que espera obtener del procesamiento de los insumos que suministra. En el sector salud puede decirse que un dato se origina en el momento en que la actividad se

produce y cuando sus principales caractersticas son anotadas en los registros correspondientes. Dos funcionarios juegan un papel importante: el informante y el registrador. En algunos casos ambos pueden ser una misma persona. Informante es la persona responsable por la comunicacin de los datos requeridos. Registrador es el encargado de asentar la ocurrencia del hecho en el documento correspondiente. Registro de Datos sobre una actividad hospitalaria, por ejemplo, es el proceso de inscripcin de la informacin requerida sobre ella. Documento de Registro es el formulario donde se anota el hecho y sus principales caractersticas. Esta etapa de la recoleccin de datos es importante, ya que de la calidad de los datos que se informan y de los registros que se generan depende la calidad de la informacin que se maneje a lo largo de todo el proceso. Los errores que se produzcan en este nivel son difcilmente modificables posteriormente, requiere gran esfuerzo lograr estos cambios ya que introducen demoras en el procesamiento de datos.

Las Formas de Recoleccin Es importante que los elementos y procedimientos que se utilicen para la recoleccin de los datos permitan darles un ordenamiento normalizado para tener una uniformidad que permita su clasificacin con aprovechamiento total. Generalmente se disea un formulario para la recoleccin de los datos a partir de los registros, para tener elementos uniformes de las distintas fuentes y facilitar as la agrupacin de los datos. Las formas de lograr que los datos lleguen a la entidad usuaria del sistema puede ser: directa, mediante visita de funcionarios a las fuentes o indirecta a travs del envo de los formularios a las fuentes que debern devolverlos, debidamente diligenciados. Cuando no se utiliza un sistema directo para recoger los formularios (mediante mensajeros, por ejemplo) hay que fijar un lapso para el retorno y establecer la forma de lograr el retorno. La voluntad que la fuente ponga en suministrar oportunamente los datos depende del inters que tenga en recibir la informacin. Por esto es importante hacer llegar al origen de los datos las salidas resultantes del procesamiento.

AGRUPAMIENTO DE DOCUMENTOS DE RECOLECCIN La parte final de la etapa de recoleccin consiste en agrupar y ordenar los datos contenidos en los formularios de recoleccin, de acuerdo con los niveles que se hayan establecido en el sistema (por departamentos geogrficos o administrativos, por clase de salida que se espera obtener, etc.). Esta actividad de agrupamiento puede utilizarse como un primer tamiz para detectar inconsistencias en los datos reunidos, y debe ser realizada en forma cuidadosa y ordenada.

CONTROL DE CANTIDAD Y CONTENIDO

Una vez reunidos y agrupados los datos suministrados por las fuentes hay que analizarlos para ejercer el control de cantidad y contenido que consiste en constatar que se han reunido todos los documentos que deben conformar cada entrada al procesador y que este primer control indica que se tiene un contenido satisfactorio. En otras palabras, que estn todos los formularios y que, adems, todos estn llenos. Este primer anlisis puede aprovecharse tambin para detectar inconsistencias mayores, y si estas existieren es necesario solicitar aclaracin al encargado de la agrupacin, quien -si fuere el casotendra que solicitarla, a su vez, a la fuente.

PREPARACIN DE LAS ENTRADAS Cuando se logren datos consistentes se preparan las entradas al procesador, para lo cual puede prepararse un documento de entrada, pero en algunos casos, especialmente cuando se utiliza un procesador electrnico, las entradas pueden digitarse directamente a partir de los documentos finales de la recoleccin de datos, si las condiciones del procesamiento hacen factible esta alternativa. Esta etapa de la recoleccin de los datos y la preparacin de las entradas es muy importante, pues la calidad de las salidas del procesador depende de la calidad de las entradas. Al respecto algunos autores de habla inglesa que tratan estos temas del procesamiento de los datos para obtener informacin, ponen de presente lo que han llamado la regla GIGO (Garbage In - Garbage Out), es decir, si se introduce basura al procesador, no se puede obtener ms que basura a la salida.

PROCESAMIENTO DE LOS DATOS En esta etapa pueden considerarse ocho actividades principales: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Recepcin y Control Pedido de Informacin Adicional Trascripcin Clasificacin y Tabulacin Control de Errores o Inconsistencias Clculos Bsicos Presentacin de Resultados Anlisis General de Datos

Estas actividades generalmente estn a cargo de un grupo central en la organizacin, que puede encargarse de todas ellas o derivar algunas hacia centros ms especializados. La primera actividad es la de Recepcin y Control de la cantidad de formularios recibidos, y se refiere a la revisin de los documentos remitidos por las oficinas recolectoras, as como al asiento de los datos bsicos de los mismos en los registros correspondientes. Esta actividad se traslapa con la mencionada en la parte final de la recoleccin de los datos (Ver: Control de Cantidad y Contenido), pero dada su importancia es oportuno volver a mencionarla como actividad inicial del

procesamiento de los datos. El Pedido de Informacin Adicional (segunda actividad) comprende aquellos procedimientos que tienen por objeto pedir nuevos datos al personal encargado del registro ( o a los informantes, en caso que esto ltimo sea factible), pedido que se produce por insuficiencia o inconsistencia de la informacin recibida originalmente. Este pedido puede ocurrir en dos momentos diferentes: despus de haber recibido los formularios de recoleccin o despus de haberlos agrupado. En el primer caso se detectan las omisiones de documentos y en el segundo el no llenado de parte de ellos o las inconsistencias de algunos de sus valores. Un buen S.I.. debe desarrollar estas actividades con alta eficiencia pues esta es la nica instancia para subsanar los errores u omisiones que se produzcan en la etapa de recoleccin. Poseen adems un efecto didctico de gran valor. La Transcripcin es el paso de los datos de los documentos de recoleccin a los formularios de entrada. Cuando no se van a procesar electrnicamente la trascripcin puede hacerse a tarjetas comunes, tarjetas con perforacin marginal que despus pueden clasificarse y/o tabularse utilizando equipos convencionales. Si se utiliza computador y los procedimientos de procesamiento lo permiten, los formularios de entrada pueden digitarse directamente a la memoria del computador. La incorporacin de los datos a un sistema normalizado de almacenamiento (tarjetas o memoria del computador) permite la Clasificacin y Tabulacin de los datos en distintas formas segn el deseo de los usuarios y el agrupamiento y ordenamiento inicial. El Control de Errores e Inconsistencias es la accin de detectar las fallas o manifiestas contradicciones en la correlacin de valores, que pueden haberse originado en la informacin original o durante su procesamiento. Si se usa un computador esta actividad se ejecuta fcilmente pasando los datos incorporados por controles de calidad y consistencia. Tambin se puede recurrir a la aplicacin de cruces especiales para indagar sobre posibles incongruencias. Antes de procesar las salidas se suele efectuar Clculos Bsicos como la deduccin de porcentajes, tasas, proporciones o indicadores que ayuden a compendiar el contenido de los datos almacenados para facilitar su interpretacin por parte de los directivos. La Presentacin de los Resultados requiere el diseo de los formatos de salida: cuadros, tablas, grficos, listados generales o clasificados, folletos o cualquier otro tipo de publicacin. Es la parte final del procesamiento y lo que realmente se ve de toda la larga secuencia de las actividades mencionadas. Un inconveniente frecuente en esta accin suele ser la presentacin de resultados luego de largos perodos de elaboracin, circunstancia que resta valor a lo publicado, por problemas de aejamiento u obsolescencia. Finalmente, la actividad imprescindible es el Anlisis General de los Datos mediante la valoracin general de las cifras recibidas y la deteccin de reas problema, que pueden haber sido destacadas en la primer revisin que se realiza antes de preparar las entradas o por los responsables del procesamiento al revisar las salidas, o por equipos especializados que utilicen las salidas para estudios posteriores.

Se puede observar que varias de las actividades consideradas en el procesamiento de los datos tiene una misin fundamentalmente de control.