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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE SECRETARIA Y TESORERIA

SIESCH
Versin 1.0
Lima, Enero del 2010 RESERVADO

Manual de Usuario del SIESCH Ver. 1.0

Contenido
Parte Parte 1 Parte 2 Descripcin Introduccin Procedimiento para el Ingreso al Sistema de Control de Secretara y Tesorera 5 Pgina 3

Modulo de Secretara - Gestin Alumno

Parte 3 Parte 4 Parte 5

Procedimiento para el Registro de Alumnos Procedimiento para la Matrcula de Alumnos (Choferes) Procedimiento para la Programacin de Clases de Manejo de Alumnos

8 10

12

Parte 6

Procedimiento para el Registro de Pagos (A cuenta y Saldo) de un Curso de Alumnos 14 16 18

Parte 7 Parte 8 Parte 9

Procedimiento para la Matrcula de Alumnos (Serigrafa) Procedimiento para generar el Carnet de un Alumno Procedimiento para el Registro de Pagos por Horas Extras de Manejo de un Alumno

20

Parte 10

Procedimiento para el Registro de Pagos por Horas Extras de Personas que no son Alumnos de la Escuela 22

Parte 11

Procedimiento para el Registro de Pagos por Horas Extras de Personas que son Ex Alumnos de la Escuela 24

- Gestin Profesor

Parte 12 Parte 13

Procedimiento para el Registro de Profesores Procedimiento para el Registro de Planes

26 28
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Parte 14 Parte 15

Procedimiento para el Registro de Cursos Procedimiento para el Registro de Asignacin Profesor Curso

30

32

Parte 16

Procedimiento para el Registro de Asignacin Profesor Manejo 34 36

Parte 17

Consulta de Disponibilidad de Profesor

- Gestin Diversos

Parte 18 Parte 19

Procedimiento para el Registro de Ocupacin Procedimiento para el Registro de Grado de Instruccin

37 39

- Gestin Serigrafa

Parte 20 Parte 21

Procedimiento para el Registro de Curso Serigrafa Procedimiento para el Registro de Turno

41 43

Modulo de Tesorera

Parte 22 Parte 23 Parte 24 Parte 25

Procedimiento para el Registro de Ingresos por Ventas Procedimiento para el Registro de Egresos Procedimiento para el Registro de Tipo Ingreso Escuela Procedimiento para el Registro de Tipo Ingreso Ventas

45 47 49 51

Modulo de Reportes - Reportes Secretara

Parte 26

Procedimiento para generar Reporte de Relacin de Alumnos 53

Parte 27

Procedimiento para generar Reporte de Relacin de Profesores 55


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Parte 28

Procedimiento para generar Reporte de Relacin de Secretarias 57 59

Parte 29 Parte 30

Procedimiento para generar Reporte de Relacin de Cursos Procedimiento para generar Reporte de Clases Prcticas por Alumno

61

Parte 31

Procedimiento para generar Reporte de Clases Prcticas por Da 63

- Reportes Tesorera

Parte 32

Procedimiento para generar Reporte de Ingresos por Da procedente de Escuela 65

Parte 33

Procedimiento para generar Reporte de Ingresos por Da procedente de Ventas 67 69

Parte 34 Parte 35

Procedimiento para generar Reporte de Egresos por Da Procedimiento para generar Reporte de Control Econmico por Da

71 73 75

Parte 36 Parte 37

Procedimiento para generar Reporte de Boletas Emitidas Procedimiento para generar Reporte de Recibos Emitidos

- Reportes Tesorera

Parte 38

Procedimiento Registrados

para

generar

Reporte

de

Usuarios 77

Modulo de Administracin

Parte 39 Parte 40 Parte 41

Procedimiento para el Registro de Usuarios Procedimiento para el Cambio de Clave de un Usuario Procedimiento para el Registro de Roles del Sistema

79 81 83
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Parte 42

Procedimiento para el Registro de Tipo de Proceso

85

Modulo de Ayuda

Parte 43 Parte 44

Procedimiento para Visualizar el Manual de Usuario Procedimiento para Visualizar los Desarrolladores del Sistema

87

89

Modulo de Salir

Parte 45

Procedimiento para Salir del Sistema

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Introduccin
Las empresas como la Escuela de Choferes Jorge Chvez, requieren de informacin veraz y oportuna en los plazos ms breves posibles para que las diferentes oficinas y personal que la conforman puedan realizar una toma de decisiones que tenga el soporte necesario para la conduccin.

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Procedimiento para el Ingreso al Sistema de Control de Secretara y Tesorera


Paso 1 Ingresar la siguiente direccin en el navegador: http://192.168.1.100:8080/SIESCH Con lo que tendremos acceso a la siguiente pagina web:

Ingresar el usuario y contrasea correspondiente, y hacer click en Aceptar. Luego, nos mostrar la pantalla principal del sistema, desde donde accederemos a las diversas opciones del Sistema.

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Procedimiento para el Registro de Alumnos


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Registro de Alumnos:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de los Datos personales de los Alumnos (ya sea para los cursos de Escuela de Choferes o Serigrafa).

Paso 3

La opcin Buscar, permite modificar los Datos Personales de un Alumno que ya ha sido registrado anteriormente. Tengamos en cuenta que el cdigo del alumno es de 6 dgitos y lo identifica como nico en todo el sistema (esto quiere decir que dos alumnos diferentes no se les puede asignar el mismo cdigo). Al hacer click en Buscar, nos pedir el cdigo del Alumno, el cual si no conocemos, tenemos una ayuda (el botn ) con el que podremos averiguar el cdigo del alumno conociendo ya sean sus apellidos o su nombre.

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Paso 4

La opcin Agregar, permite registrar los Datos Personales de un Alumno Nuevo. Tenga usted en cuenta que para obtener un cdigo, deber hacer click en el botn Generar cdigo. Esto nos facilitar en asignar un cdigo que sea nico. Una vez colocados los Datos Personales del Alumno, hacer click en el botn Grabar.

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Procedimiento para la Matrcula de Alumnos (Choferes)


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Asignacin de Alumno - Curso:

Paso 2

Esta opcin, permite matricular a un Alumno a los diferentes tipos de curso que se dan en la Escuela de Choferes. Para matricular a un Alumno, debemos buscar su cdigo, lo que nos mostrar sus datos principales y los cursos a los que ya se haya matriculado con anterioridad.

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Paso 3

En el ejemplo, vemos que el alumno buscado ya est matriculado en un curso completo. Para matricularlo en un curso, hacemos click en el botn Agregar, y completamos algunos datos referentes al curso. Una vez llenados los campos, hacemos click en el botn Grabar.

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Procedimiento para la Programacin de Clases de Manejo de Alumnos


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Asignacin de Alumno - Curso:

Paso 2

Para programar las clases de manejo a un Alumno, debemos buscar su cdigo, lo que nos mostrar sus datos principales y los cursos a los que ya se haya matriculado con anterioridad.

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Paso 3

En el ejemplo, vemos que el alumno muestra un curso completo al que se ha matriculado. Para programar las clases de manejo hacemos click en el botn Programacin, lo que nos llevar a una nueva ventana.

Paso 4

En el ejemplo, vemos que el alumno no tiene ninguna programacin de clases an. Para programar las clases de manejo hacemos click en el botn Agregar, en donde escogeremos el profesor de manejo, la fecha de la prctica y al seleccionar el horario, nos mostrar el botn Grabar siempre y cuando el profesor est disponible, caso contrario mostrar el mensaje: Ya est programada esta clase!!!. Cada curso, nos permite agregar hasta 5 programaciones de clases de manejo.

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Procedimiento para el Registro de Pagos (A cuenta y Saldo) de un Curso de Alumnos


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Asignacin de Alumno - Curso:

Paso 2

Para programar las clases de manejo a un Alumno, debemos buscar su cdigo, lo que nos mostrar sus datos principales y los cursos a los que ya se haya matriculado con anterioridad.

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Paso 3

En el ejemplo, vemos que el alumno muestra un curso completo al que se ha matriculado. Para agregar un pago referente a mencionado curso, hacemos click en el botn Ver de la columna Pagos, lo que nos llevar a una nueva ventana.

Paso 4

En el ejemplo, vemos que el alumno ya tiene pagado el curso completo. De no ser as, se abonarn pagos referidos al curso, haciendo click en el botn Agregar, en donde escogeremos el Tipo de Ingreso (A cuenta o Saldo), el importe y los detalles del documento de la referencia. Completados los datos, hacemos click en el botn Grabar.

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Procedimiento para la Matrcula de Alumnos (Serigrafa)


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Asignacin de Alumno Curso Serigrafa:

Paso 2

Esta opcin, permite matricular a un Alumno a los diferentes tipos de curso de Serigrafa. Para matricular a un Alumno, debemos buscar su cdigo, lo que nos mostrar sus datos principales y los cursos de Serigrafa a los que ya se haya matriculado con anterioridad.

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Paso 3

En el ejemplo, vemos que el alumno buscado no est matriculado en ningn curso. Para matricularlo en un curso, hacemos click en el botn Agregar, y completamos algunos datos referentes al curso. Una vez llenados los campos, hacemos click en el botn Grabar.

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Procedimiento para generar el Carnet de un Alumno


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Carnet del Alumno:

Paso 2

Esta opcin, permite generar el carnet de un curso al que se haya inscrito un Alumno, asimismo, visualizaremos de forma rpida los pagos realizados y las clases programadas del alumno. Para generar el carnet a un Alumno, debemos buscar su cdigo, lo que nos mostrar sus datos principales y los cursos a los que ya se haya matriculado con anterioridad.

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Paso 3

En el ejemplo, vemos que el alumno buscado est matriculado en un curso completo. Para generar su carnet, hacemos click en el botn Generar de la columna Carnet.

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Procedimiento para el Registro de Pagos por Horas Extras de Manejo de un Alumno


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Asignacin de Alumno - Curso:

Paso 2

Para programar las clases de manejo a un Alumno, debemos buscar su cdigo, lo que nos mostrar sus datos principales y los cursos a los que ya se haya matriculado con anterioridad.

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Paso 3

En el ejemplo, vemos que el alumno muestra un curso completo al que se ha matriculado. Para agregar un pago referente a mencionado curso, hacemos click en el botn Ver de la columna Pagos, lo que nos llevar a una nueva ventana.

Paso 4

En el ejemplo, vemos que el alumno ya tiene pagado el curso completo. Abonaremos el pago por concepto de Horas Extras, haciendo click en el botn Agregar, en donde escogeremos el Tipo de Ingreso (Horas Extras), el importe (el mismo que debe ser 35 por cada clase programada) y los detalles del documento de la referencia. Completados los datos, hacemos click en el botn Grabar.

Nota:

Una vez abonado por concepto de Horas Extras, la programacin de clases de manejo, aumenta segn el pago que se haya realizado. Debido a que normalmente se puede programar como mximo 5 clases.

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Procedimiento para el Registro de Pagos por Horas Extras de Personas que no son Alumnos de la Escuela
Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Asignacin de Alumno - Curso:

Paso 2 Paso 3

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de las Horas Extras a Individuos que no son Alumnos. Para programar las horas extras de manejo a un individuo que no es Alumno, hacemos click en el botn Agregar, y as registrar sus datos personales, y los datos referidos a las clases de manejo. Cabe mencionar que todo individuo tambin cuenta con un cdigo temporal, el mismo que debe ser generado al momento del registro. Una vez completado los datos, hacemos click en el botn Grabar.

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Paso 4

Una vez registrados estos datos, se podr realizar la programacin de las clases de manejo. Para esto hacemos click en el Botn Agregar. Se completarn los datos para finalmente agregar cada clase programada con el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Pagos por Horas Extras de Personas que son Ex Alumnos de la Escuela
Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Alumno, y seleccionamos la opcin Asignacin de Alumno - Curso:

Paso 2 Paso 3

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de las Horas Extras a Individuos que son Ex Alumnos. Para programar las horas extras de manejo a un individuo que es ExAlumno, hacemos click en el botn Agregar, y as registrar sus datos personales, y los datos referidos a las clases de manejo. Cabe mencionar que a un ExAlumno se le asigna un cdigo temporal, el mismo que debe ser generado al momento del registro. Una vez completado los datos, hacemos click en el botn Grabar.

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Paso 4

Una vez registrados estos datos, se podr realizar la programacin de las clases de manejo. Para esto hacemos click en el Botn Agregar. Se completarn los datos para finalmente agregar cada clase programada con el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Profesores


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Profesor, y seleccionamos la opcin Registro de Profesores:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de los Datos personales de los Profesores de la Escuela de Choferes. Al ingresar, nos muestra un listado con los profesores que ya se encuentran registrados

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Paso 3

La opcin Agregar, permite registrar un nuevo profesor, para esto debemos ingresar los Datos Personales del Profesor. Una vez colocados los Datos Personales del Profesor, hacer click en el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Planes


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Profesor, y seleccionamos la opcin Registro de Planes:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de Planes a los que pertenecen los diversos cursos de la Escuela de Choferes. Al ingresar, nos muestra un listado con los planes que ya se encuentran registrados.

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Paso 3

La opcin Agregar, permite registrar un nuevo plan, para esto debemos ingresar los Datos del Plan. Una vez colocados los Datos, hacer click en el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Cursos


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Profesor, y seleccionamos la opcin Registro de Cursos:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de Cursos que se imparten en la Escuela de Choferes. Al ingresar, nos muestra un listado con los cursos que ya se encuentran registrados.

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Paso 3

La opcin Agregar, permite registrar un nuevo curso, para esto debemos ingresar los Datos del Curso. Una vez colocados los Datos, hacer click en el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Asignacin Profesor - Curso


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Profesor, y seleccionamos la opcin Asignacin de Profesor - Curso:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar, modificar o eliminar a un profesor como responsable de impartir uno o ms cursos en la Escuela de Choferes. Al ingresar, nos muestra un listado con los cursos que ya se encuentran asignados a determinado profesor.

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Paso 3

La opcin Agregar, permite asignar a profesor para un determinado curso, para esto debemos seleccionar el curso y el profesor. Una vez seleccionados, hacer click en el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Asignacin Profesor - Manejo


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Profesor, y seleccionamos la opcin Asignacin de Profesor - Manejo:

Paso 2

Esta opcin, permite habilitar o eliminar a un profesor como profesor de manejo para la programacin de clases de manejo. Al ingresar, nos muestra un listado con los profesores que ya se encuentran habilitados como profesor de manejo.

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Paso 3

La opcin Agregar, permite habilitar a profesor para ser instructor de manejo, para esto debemos seleccionar el profesor. Una vez seleccionado, hacer click en el botn Grabar.

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Consulta de Disponibilidad de Profesor


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Profesor, y seleccionamos la opcin Disponibilidad de Profesor:

Paso 2

Esta opcin, permite consultar toda la programacin de un profesor en un determinado mes y ao. Se mostrar todos los das del mes, incluyendo los horarios que estn programados o no. Se debe seleccionar al profesor, el ao, el mes y se hace click en el botn Generar.

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Procedimiento para el Registro de Ocupacin


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Diversos, y seleccionamos la opcin Registro de Ocupacin:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de Ocupaciones que se utilizarn tanto para el Registro de Alumnos como de Profesores. Al ingresar, nos muestra un listado con las ocupaciones que ya se encuentran registradas.

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Paso 3

La opcin Agregar, permite registrar una nueva ocupacin, para esto debemos ingresar los Datos de la Ocupacin. Una vez colocados los Datos, hacer click en el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Grado de Instruccin


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Diversos, y seleccionamos la opcin Registro de Instruccin:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de Grado de instruccin que se utilizarn tanto para el Registro de Alumnos como de Profesores. Al ingresar, nos muestra un listado con los grados de instruccin que ya se encuentran registradas.

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Paso 3

La opcin Agregar, permite registrar un nuevo grado de instruccin, para esto debemos ingresar los Datos del Grado de Instruccin. Una vez colocados los Datos, hacer click en el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Curso Serigrafa


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Serigrafa, y seleccionamos la opcin Registro de Curso Serigrafa:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de Cursos de Serigrafa que se utilizarn para la Asignacin de Alumno Curso Serigrafa. Al ingresar, nos muestra un listado con los cursos de serigrafa que ya se encuentran registrados.

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Paso 3

La opcin Agregar, permite registrar un nuevo curso de serigrafa, para esto debemos ingresar los Datos del Curso de Serigrafa. Una vez colocados los Datos, hacer click en el botn Grabar.

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Procedimiento para el Registro de Turno


Paso 1 En el men Secretara, ingresamos a la opcin Gestin Serigrafa, y seleccionamos la opcin Registro de Turno:

Paso 2

Esta opcin, permite registrar o modificar el registro de Turno que se utilizarn para la Asignacin de Alumno Curso Serigrafa. Al ingresar, nos muestra un listado con los turnos que ya se encuentran registrados.

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Paso 3

La opcin Agregar, permite registrar un nuevo turno, para esto debemos ingresar los Datos del Turno. Una vez colocados los Datos, hacer click en el botn Grabar.

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