PLANIFICACION PLANIFICACIN: Planear la ejecucin de un proyecto antes de su inicio.

. "La planificacin consiste en determinar qu se debe hacer cmo debe hacerse, quin es el responsable de que se haga y por qu. Es un proceso comn, utilizado por todos los otros procesos que incluyen la produccin de planes. La planificacin es esencial dado que contribuye a: Comunicar lo que debe realizarse, cundo y por quin Promover la consideracin de acciones futuras Proporcionar las medidas de xito para el proyecto Poner de manifiesto el compromiso de tiempo, recursos (personas y equipos) y fondos requeridos para el proyecto Determinar si las metas son realizables Identificar las actividades necesarias para los recursos Procesos en la planificacin del proyecto: Especificaciones del proyecto Definicin del calendario del proyecto Definicin del esquema del proyecto Determinacin de las caractersticas de cada actividad Localizacin puntos claves de control Bsqueda de dependencias entre actividades Determinacin de los recursos que participarn en el proyecto Revisin y anlisis crtico del proyecto La toma de decisiones se hace parte de las funciones de la organizacin o empresa. Cmo las funciones del administrador la prevencin, organizacin, coordinacin y control, que expresado en trminos ms actuales no es otra cosa que la planeacin, organizacin, direccin y control. Los tres niveles que definen aun proyecto son: Tiempo Costo calidad

Cuanto mas largo y complejo sea el proyecto mas tiempo deber emplearse en planificarlo. Esto se debe a la dificultad de llevar a cabo objetivos poco definidos que abarcan un largo periodo de tiempo. La principal finalidad de la planificacin es por tanto dividir los objetivos generales que figuran en el contrato manejables que se puedan llevar a cabo en periodos de tiempo relativamente cortos. La planificacin adecuada tambin le proporciona al director de proyectos un modelo que puede utilizar para seguir la evaluacin del proyecto y contratarlo.

Como plantear un buen plan de trabajo El plan de trabajo deber definir: Que hay que hacer? Cuando tiene que estar terminado? Cuanto costara? Quien la hara? Los 3 niveles de definicin del proyecto Segn la complejidad del proyecto puede tener hasta 3 niveles de definicin. Definicion de la propuesta. Se definen durante la preparacin de la propuesta. Contiene los necesario para describir como se llevara acabo el proyecto. Control del proyecto Despues de firmar el contrato, es necesario la definicin del proyecto para que el director de proyecto pueda controlar bien el trabajo. Control de actividades Una vez establecido la definicin del proyecto, se establece los detalles necesarios para llevar a cabo las distintas tareas o actividades. Organizacin Definicin. Organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Elementos del Concepto. Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematizacin. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. En la organizacin

surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Jerrquica. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Importancia de la Organizacin. Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son: 1. Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. 2. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. 4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. DIRECCION
Concepto. Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin, comando o liderazgo, es una funcin de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administracin y la direccin son una misma cosa. Elemento del Concepto.

Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional. Motivacin. Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados. Comunicacin. Supervisin. Alcanzar las metas de la organizacin. Importancia. La direccin es trascendental porque:

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la organizacin. A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros de la estructura organizacional. La direccin eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacin de mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control. A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione. Principios.

De la armona del objetivo o coordinacin de intereses. Impersonalidad de mando. De la supervisin directa. De la va jerrquica. De la resolucin del conflicto. Aprovechamiento del conflicto. De la armona del objetivo o coordinacin de intereses: La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. As mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones debern relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general. Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejerci (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados. De la supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad. De la va jerrquica: Postula al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad. De la resolucin del conflicto_ Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan. Aprovechamiento del conflicto:

Experiencia. Experimentacin. Investigacin. Aplicar la decisin. Consiste en poner en practica la decisin elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprender: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantacin de la decisin. Etapas de Direccin Integracin: Comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Reglas: 1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres deben poseer las caractersticas que la empresa establezcan para desempear un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las caractersticas de la organizacin y no sta a los recursos humanos. 2. De la provisin de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe proporcionrsele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto. EJECUCION

ETAPAS DEL PRECESO ADMINISTRATIVO CONCEPTO Serie de plazos con los que se aplica el fenmeno de la administracin; o bien, el proceso de la administracin en forma sistemtica de llevarla a la prctica. 3.2 LA PLANEACION 3.2.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA CONCEPTO La planeacin es un proceso de toma de decisiones anticipada es decir que pronostica, consiste en fijar el curso de accin( de entre varias alternativas) que ha de seguirse, estableciendo los principios que abran de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacin esto es, que elige y establece los objetivos de la organizacin para luego determinar polticas, proyectos, diagramas, procedimientos, mtodos y sistemas, para poder alcanzar los objetivos . Para Meggison: la planeacin consiste en elegir un curso de accin y decidir por anticipado que es lo que debe hacerse, en que secuencia, cuando y como. Para Mosley: la planeacin proporciona la base para una accin efectiva que resulta de la habilidad del administrador para anticiparse y prepararse para los cambios que podran afectar los objetivos de la organizacin. Para Pietri: la planeacin es la base para integrar las funciones administrativas y es en especial necesaria para controlar las operaciones de la organizacin. Goetz dijo: que planear es hacer que ocurran cosas, que de otro modo, no habran ocurrido. Esto equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura accin. IMPORTANCIA Una de las ms importantes es que proporciona eficiencia, te permite decidir por anticipado que se puede hacer en caso de que se presente un inconveniente y no hasta que el dao ya est hecho, tambin le permite al administrador anticiparse para los cambios que podran afectar los objetivos organizacionales, si no se planea es como estar trabajando a ciegas. INTERROGANTES QUE RESUELVE * Qu es lo que se va a hacer? * Dnde se va a hacer? * Cundo se va a hacer? * Cmo se va a hacer? VENTAJAS DE LA PLANEACION * Contribuye a realizar actividades ordenadas * Proporciona una base para el control * Fomenta el logro * Obliga a la visualizacin de un todo * Seala la necesidad de cambios futuros * Aumenta y equilibra la utilizacin de instalaciones DESVENTAJAS DE LA PLANEACION * Est limitada a hechos futuros

* Cuesta demasiado tiempo * Tiene barreras psicolgicas * Ahoga la iniciativa * Demora acciones * Los que planean exageran la planeacin * Tiene valor prctico limitado

ORGANIZACIN 3.3.1 Concepto e importancia. Concepto. Louis Allen la define como: Es el trabajo que realiza un administrador, para ordenar y relacionar entre s las tareas que deben realizarse y asegurar as una ejecucin muy eficaz de las mismas. Isaac Guzmn Valdivia, la define como: La coordinacin de las actividades de los individuos que integran una empresa, con el propsito de obtener el mximo aprovechamiento de los elementos, materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue. Entonces, la organizacin es un grupo de individuos con una meta en comn, unidos por un conjunto de relaciones de responsabilidad-autoridad. Una de las funciones de la administracin es organizar los recursos organizacionales disponibles para realizar operaciones efectivas. Importancia. * Es de carcter continuo. Es decir, jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos, estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), lo que lgicamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. * Es un medio a travs del cual, se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. * Suministra la descripcin de funciones, para que el personal pueda desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. * Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. * Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar claramente: las funciones, las obligaciones, las responsabilidades, la autoridad

DIRECCION 3.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA Concepto La palabra direccin, viene del verbo dirigiere, este se forma a su vez del prefijo di que quiere decir intensivo y regere que significa regir o gobernar. Podemos decir que es la etapa del proceso administrativo en la que se logra la realizacin afectiva de todo lo planeado este por medio de la autoridad del administrador, logrando con esto que los subordinados logren los objetivos y metas de la organizacin mediante su esfuerzo. Importancia La direccin es importante porque: * Pone en marcha todos los lineami8entos establecidos durante la planeacin y la organizacin. * La direccin es eficiente y determinante en la moral de los empleados y consecuentemente, en la productividad. * Su calidad es reflejada en el logro de objetivos, la implementacin de mtodos de organizacin y en la eficiencia de los sistemas de control. * A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione. Principios de la Direccin * Coordinacin de Intereses.- El logro del fin comn se har mas fcil, cuando mejor se coordinen los intereses de un grupo y aun los individuales, de todos los que participan en la bsqueda de ello. * Impersonalidad de Mando.- La autoridad de una empresa debe ejercerse, mas como producto de una necesidad de todo organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. As como es natural la tendencia a mandar e imponer nuestra voluntad sobre los dems, es igualmente natural, nuestra molestia a recibir una imposicin de otros. * Va Jerrquica.- Al transmitir una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos, jams saltarlos sin razn ni en forma constante. Cuando esto ocurre se puede produce una lesin en el prestigio y la moral de los jefes intermedios, perdida o debilitamiento de autoridad, desconcierto en los subordinados y sobre todo se la lugar a la duplicidad de mando. * Si un jefe superior estableci niveles de jerarqua intermedios, los necesite o no; si los necesita, debe respetarlos, si no los necesita debe hacerlos desaparecer. Solo en circunstancias especiales el jefe debe dar la orden directamente a los subordinados. MOTIVACIN La motivacin es la voluntad de hacer algo, que esta condicionado por la habilidad necesaria para realizar la actividad y satisfacer alguna necesidad del individuo. Proceso de la Motivacin Los psiclogos coinciden generalmente en que todo comportamiento es motivado y que la gente tiene razones para hacer lo que hace, y para

comportarse en la forma en que acta, es decir, toda conducta humana tiene como fin, lograr ciertos objetivos y planos, se centra en el deseo de satisfacer necesidades.

Se formularon tres teoras, la Teora X, La Teora Y, y la Teora de MotivacinHigiene Teora de la Motivacin-Higiene Fue propuesta por el psiclogo Frederick Herzberg, suponiendo que la relacin de un individuo con su trabajo es bsica y que actitud hacia el trabajo puede determinar xito o fracaso. Jerarqua de Necesidades Segn Abraham Maslow el ser humano tiene 5 necesidades bsicas que son: Fisiolgicas.- Tales como hambre, sed, resguardo, impulsos sexuales y otras necesidades. Seguridad.- Seguridad y proteccin contra daos fsicos y emocionales. Sociales.- Cario, pertenencia, aceptacin y amistad. Estima.- Pueden clasificarse en internas y externas en las internas podemos encontrar: respeto a uno mismo, autonoma y logro; en las externas encontraremos: status, reconocimiento y atencin. Autorrealizacin.- Crecimiento, lograr la propia potencialidad y la autorrealizacin, es decir, llegar a ser lo que no se es capaz de ser. La jerarqua entre estas esta de la siguiente manera:

TEORIAS CONTEMPORANEAS DE LA MOTIVACION a) Teora de las Tres Necesidades David McClelland y otros, propusieron la teora de las tres necesidades. En ella se postula, que hay tres principales motivos o necesidades relevantes en las situaciones laborales. * Necesidad de Logros.- El impulso a sobresalir, para alcanzar algo en relacin con una serie de normas y luchar por tener xito. McClelland encontr que las personas con grandes logros, se distinguen de los dems por el deseo de hacer las cosas mejor. Buscan situaciones en las que pueden ejercer su responsabilidad personal al encontrar soluciones a problemas.

CONTROL 3.6.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA Es el conjunto de actividades que se emprenden, para medir y examinar los resultados obtenidos en el periodo, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias. Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos: 1 Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores. 2 Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes, ao, etc.) 3 Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios. 4 Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar con la actividad. 3.6.2 TIPOS DE CONTROL En una empresa se pueden implantar controles de tres formas: 1. Antes de que empiece una actividad 2. Mientras la actividad se lleva a cabo 3. Despus de que la actividad ha sido terminada Al primer tipo se le denomina control previo, al segundo se le denomina control concurrente y al tercero se le llama control posterior. CONTROL PREVIO OANTICIPANTE O PRELIMINAR Este tipo de control est dirigido al futuro, nos dicen H. Koontz y R. Brodspics.

Intenta anticiparse a situaciones o desviaciones de las normas con anticipacin a su ocurrencia. Es el tipo ms deseable de control, ya que previene los problemas de manera anticipada. Se le llama control previo porque tiene lugar antes de la actividad verdadera. Son deseables los controles previos porque permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que solucionarlos posteriormente. Por desgracia, estos controles requieren informacin oportuna y precisa que con frecuencia es difcil desarrollar. Como resultado, los administradores a menudo tiene que usar algunos de los otros dos tipos DE CONTROLES.