GUIA BASICA PARA LA ORGANIZACION DE UN EVENTO, LA DIMENSION SICOSOCIAL DE COMUNICACION, LA ARQUITECTURA, EL DISEO, EL PROYECTO, ORGANIZACION Y DESARROLLO DE LOS ACTOS.

Cuando decidimos realizar un acto, lo primero que debemos hacer: planearlo, organizarlo y al final evaluarlo.

A.

Para planear, debemos pensar:

a) Motivo del evento b) Lugar del evento c) Fecha y horario d) Invitaciones a quien vamos a invitar para que lo vamos a invitar tiempo de envi y confirmaciones

e) Programa Orden del da de los actos oficiales Inauguracin a cargo del maestro de ceremonias. Presdium, razones que lo justifiquen Ordenacin de autoridades, representaciones e invitados especiales. Ponentes, debemos solicitar curriculum a cada uno de ellos y mencionar el tiempo de su intervencin, asimismo solicitar el tema de su ponencia por escrito para publicarlo e informar en el boletn a los medios. Debemos preguntar al ponente las necesidades en su presentacin. Atencin y ubicacin de medios

f) Programa social y cultural para participantes e invitados

g) Logstica, necesitamos contar con un equipo tcnico para poder atender:

a) Sonido b) Iluminacin c) Pdium d) Mesa presdium e) Agua f) Limpieza del lugar

h) Diseo del escenario i) Hacer revisin de nuestro listado antes del inicio del evento. j) Evaluacin del Evento

B. Para organizarnos: debemos hacer la visita oficial del lugar sede as como del recinto en donde se desarrollara nuestro evento.

Formacin de comits, cada comit deber contar con un coordinador que ser el responsable de asistir a las reuniones con la coordinacin general y de tomar acuerdos. Los comits debern de tener reuniones previas, para planificar y verificar el desarrollo de cada una de sus responsabilidades. Deber haber tantos comits como sean necesarios , atendiendo las siguientes necesidades: A. Planos de la ciudad y las rutas para desplazarse, as como la transportacin area y terrestre. B. Hospedaje y recorridos dentro de la ciudad. C. Supervisin del necesitamos: lugar y logstica, para ello

Comunicacin con el responsable a travs de un directorio de sus comits y coordinadores.

Supervisin interna del recinto, atendiendo a rutas de evacuacin asegurndose de que los ingresos no estn bloqueados. Seguridad del lugar y de los invitados Telfonos de emergencia (ambulancias locales, paramdicos y contar con un botiqun). Verificacin de las instalaciones elctricas, sanitarias y de mobiliario. Contar con extintores en ptimas condiciones

D. Contar con mampara segura y con texto legible de respaldo para el presdium, as como pantallas para proyectar tanto el logo de la institucin como las presentaciones de los invitados E. Es necesario contar con un Tcnico en sonido mismo que se encargara de hacer pruebas previas al evento y atender al equipo en el desarrollo del mismo. F. Debe haber un comit de recepcin de invitados, mismo que supervisar previamente las tarifas de hospedaje, las condiciones en que se encuentren las habitaciones, as como solicitar que en la pantalla de ingreso del hotel aparezca el texto de bienvenida para los participantes. Deber tambin colocar los programas generales y el orden del da del acto protocolario en cada habitacin, as como el telfono de la coordinacin, de ser posible ofrecer un coctel de bienvenida para el grupo como un rompe hielo. G. Un comit para la organizacin de eventos: 1.- El evento oficial: Acto cvico deber contarse con la Bandera nacional y la local. Escolta y banda de guerra Himno Nacional grabado o musicalizado Un ensayo previo con el maestro de ceremonias para revisar sonido, instalaciones y orden del da. Organizar en los descansos el caf que se ofrecer.

Contar con una sala de ajustes para los miembros del presdium.

2.- Eventos sociales y culturales, se debern fijar los lugares, los horarios y los costos, as como la transportacin tanto para participantes como para invitados. H. Comit de edecanes, previamente deber tenerse una conversacin con ellas para solicitarles la manera de cmo debern ir vestidas, as como informarles la naturaleza del evento y las actividades que desarrollarn, es necesario su apoyo en: En el registro de ingreso, es necesario contar con la lista de asistentes participantes por orden alfabtico y estado. Recepcin de invitados especiales y conduccin. Asistir a los miembros del presdium. Asistir la sala de ajustes. Asistir en su momento el caf en los descansos. Darle atencin especial a prensa, ubicndolos en el lugar ms conveniente y hacindoles entrega de su gafete. I. Responsable de medios de comunicacin, es indispensable convocar con tiempo a los medios de comunicacin, as como hacer un boletn informativo para entregarlo a la llegada de los mismos y contar con el material de las ponencias para hacer entrega de las mismas al finalizar el acto. Es obligacin del responsable darle seguimiento a las notas de prensa para hacer un condensado y entregarlo a la coordinacin general. J. Comit de patrocinios, es necesario contar con patrocinios para poder apoyar a los participantes y a sus acompaantes con descuentos en los hoteles y en la transportacin. Hacer la gestin con el estado, el municipio, empresas o universidades anfitriones para conseguir apoyos en los alimentos No debemos olvidar que es necesario hacer una reunin previa a la realizacin del evento con los responsables de cada comit y la coordinacin general un da antes del evento revisando nuestro listado para tener tiempo de hacer cualquier ajuste.

C.Terminado el evento es obligacin de los responsables del mismo, hacer una auto evaluacin por comit y entregarlo a la coordinacin general para seguir con los acierto y corregir los errores. REGLAS
1. DE LAS INVITACIONES

DE

ORO

Deben contener: quien invita, lugar, fecha y hora del evento, a que invita, telfono para confirmaciones y tipo de vestimenta. Cuando la invitacin se dirige a una autoridad mayor dir: tiene el honor de invitar. Cuando es una autoridad quien invita dir: Se complace en invitar.. Las invitaciones debern hacerse llegar 30 das antes de la realizacin del evento, de lo contrario se puede interpretar como compromiso o para llenar un hueco. A los invitados habr que citarlos 20 minutos antes del inicio del evento, a quienes presidirn 15 minutos y a la mxima autoridad llegar un minuto antes del evento. El anfitrin deber estar 15 minutos antes para recibir invitados y miembros de presdium, tambin deber despedir al invitado especial o nombrar un comit.

2. DEL PROGRAMA

Su creacin es bsica es el paso previo al inicio de los trabajos, en el se relata paso a paso el desarrollo del acto y el papel de los invitados y anfitriones. Sus variaciones deben hacerse en forma responsable, siempre pensando en sus invitados, no se debe modificar en exceso, cuando el invitado de honor es de alta jerarqua y a aceptado acudir al acto en base a lo ya convenido, cualquier modificacin no prevista puede causar malestar o problemas de alta trascendencia.

En el programa se deben establecer los tiempos, el anfitrin deber determinar: que se va a hacer?, Dnde?, Con quienes? Y Qu duracin tendr? Hay que hacer llegar a las autoridades el programa y su protocolo es nuestra obligacin comunicarnos con los coordinadores de protocolo para pactar los programas adecuadamente. El programa deber cerrarse con antelacin suficiente al acto y cuidaremos de remitir copia a los invitados. El programa global debemos ser muy cuidadosos con l, debe ser reservado porque nunca sabemos en manos de quien puede estar y el problema que puede ocasionar. Hay que tener criterio para defender la postura de un evento, sentido comn y seguridad en uno mismo y transmitirlo a los dems.

LAS SON:

PARTES

DEL

PROGRAMA

a) Cronograma: horario del desarrollo del acto, lugar y movimiento. b) Anexos: Ampliaciones puntuales de algunas partes del cronograma. c) Ruta: detalle de rutas a seguir en calles y carreteras. d) Planos: croquis y planos en los que se detallan instalaciones a visitar y recorrido por los mismos. e) Orden del acto y ordenacin protocolario. f) Grafico: diseo de invitaciones, mamparas, carteles, etc. g) Listado: relacin de invitados y confirmaciones. h) Protocolo: orden del acto (Ceremonial) i) Ficha informativa: hecho que origina el acto.

j) Programa para los invitados: resumen del programa para que estn enterados del contenido y el tiempo que estarn en el acto.

ORDEN

DEL

DIA

a) El orden del da para la realizacin de nuestro acto es de suma importancia, debemos entregarlo ya revisado y acordado con los involucrados al maestro de ceremonias quien deber ser muy cuidadoso en los tiempos, la ordenacin de autoridades, los cargos y el ceremonial en general.

PRESIDIUM O PRESIDENCIA
Qu es? Conjunto de personas que ocupan el lugar prominente y destacado de un acto, suele colocarse al fondo del saln, mira de frente a los invitados y se ubica al extremo contrario de la entrada. Los miembros del presdium debern de contar con una orden del da as sabrn el tiempo del que disponen para su presentacin. No todo el que esta pronuncia discurso. en presdium

La precedencia es el establecimiento de un orden entre las personas que realizan o participan en una actividad en funcin de su rango, tradicin o uso en el mbito de una estructura para obtener la mxima eficacia de mencionada actividad. La presidencia en la mesa: esta deber ser suficiente para permitir el acomodo normal de sus ocupantes para que no queden fuera de ella, ni nadie se vaya a caer. En trminos generales el presdium estar compuesto por nmero impar, la mxima autoridad o el invitado de honor se sentar al centro y el resto de los

invitados se ordenarn con el sistema de alternancia de derecha a izquierda. Si por haber dos autoridades en la presidencia hubiera necesidad de decretarla doble, el nmero de integrantes en presdium sera par, de los dos lugares del centro el de la derecha siempre ser el de honor. Preside siempre el organizador, el representante de la institucin pblica o privada o quien organiza el evento. Si el anfitrin tiene invitadas autoridades por cortesa sede la presidencia y el se coloca a la derecha. Hay que tener mucho cuidad de ubicar a una autoridad de menor rango sobre una de mayor posicin por conveniencia poltica, econmica o social momentnea. Las presidencias deben ser cortas pero representativas de los sectores del evento, el exceso de invitados al presdium donde se repite la representacin de una misma institucin presenta problemas de ordenacin y hace que no se tenga una imagen fiable y positiva. Deben presidir las personas que por su cargo o representacin tengan algo bueno que aportar. Si alguna autoridad tiene deseo de asistir a presdium deber cuando menos 24 horas antes del acto avisar y negociar su posible presencia en presdium, si alguna persona se coloca en presdium sin tener que estar y legitimidad a la presidencia y al evento. Solo se respeta el lugar en presdium a los representantes de los Titulares de los Poderes del Estado, del General de la Zona Militar y al representante del Presidente Municipal en algunos casos.

INVITADO DE HONOR
Es uno de los personajes esenciales del protocolo junto con el anfitrin y el que preside, por ejemplo un premio novel. En torno a l, se suscita cierta expectacin o atencin especial por el anfitrin o los invitados, como por ejemplo galardonados, homenajeados a quien se dedica el acto, autoridad reconocida por su empuje o a quienes se desplazan al acto de una forma complicada. Para ellos debemos tener un lugar especial para ubicarlos en las primeras filas frente a presdium en la zona protocolaria.

LOS ORADORES
Como la minifalda los discursos debe ser suficientemente largos para exponer las ideas y suficientemente cortos para mantener el inters. Los oradores deben conocer el discurso de los dems para no agotar el mismo tema. Es gesto de cortesa ocupar el lugar del orador a la derecha o izquierda de quien preside. El orador debe conocer la realidad del entorno del pblico y debe transmitir ideas acerca del cambio o beneficio en la situacin actual.

ORDENACION DE AUTORIDADES
De Mayor a menor partiendo del centro.

En las participaciones de menor a mayor, inicia el anfitrin y cierra el invitado ms importante. No es conveniente que una misma autoridad inaugure y clausure, pues su presencia potencia y refrenda la importancia del mismo.

CONSEJOS PARA QUIENES ESTAN EN PRESIDUM

Evitar el uso de telfono celular o radio, se aconseja dejar con su asistente para que le tomen llamadas. Estar atentos a los mensajes de los ponentes evitando hacer comentarios en voz alta entre los miembros del presdium. La goma de mascar dejarla para otra ocasin. Cuidar la postura, el mensaje corporal que enviamos es sumamente importante. Para comunicar algo urgente, solo URGENTE apoyarse en las asistentes de protocolo o edecanes que asistirn en presdium de una forma discreta con tarjeta. El presdium es un lugar de honor en donde quienes participan son observados por todos los invitados al acto, hay que ser sumamente cautelosos con el comportamiento, recordemos que la prensa siempre esta pendiente de cualquier error. Al presdium accedern nicamente quienes cuenten con un lugar, las personas que deseen comunicar algo debern hacerlo a travs de las edecanes o asistentes de protocolo, no se permite subir al escenario a felicitar a los miembros del presdium ni a consultarlos, esto lo podrn hacer una vez concluido el acto.

LA

PRENSA

Todo acto pblico debe organizarse con la finalidad de ser difundido, adems de los objetivos que lo hayan motivado, de ah la necesidad de que los medios estn presentes

para informar a la sociedad, lo que se pretende. A los medios debemos: convocarlos con tiempo recibirlos y ubicarlos adecuadamente Tener un espacio adecuado para cmaras Solicitar que las tomas las hagan a distancia y se ubiquen nuevamente en su lugar. Entregar el boletn y ser cuidadosos con los cargos para que no haya errores. Revisar el escenario para que no haya objetos inadecuados. La prensa deber ingresar antes que los invitados para que hagan las tomas de todos los detalles. El protocolo debe moverse dentro de dos lgicas: la eficiencia en el proyecto y la ejecucin de la ceremonia.

DISEO DEL ESCENARIO

Dependiendo del motivo del evento es como vamos a colocar los objetos sobre el templete, el presdium deber ir siempre de frente a los invitados y con respaldo por proteccin a los mismos. Las Banderas debern ser colocadas con una distancia considerable, las oficiales de las institucionales, no mezclarlas nunca. La Bandera Nacional ocupara el lugar de honor a la derecha de quien presida y sin darle la espalda, haca su izquierda en orden alfabtico el resto de los estados. Las Banderas de las instituciones, se colocan del costado izquierdo de quien preside quedando de forma inmediata al anfitrin la Bandera de la Institucin que representa. No hay mayor ofensa que cuando se vulneran las ceremonias y las costumbres de los hombres, pues siempre es muestra de desprecio (Montesquieu)

El protocolo es la ms alta expresin de la convivencia y la consideracin. La Bandera no es un adorno es un smbolo que debemos respetar, por lo que representa, siempre deber estar en buenas condiciones y bien colocada, el guila siempre deber mirar haca arriba y el Escudo Nacional deber estar siempre visible y tensado por la parte posterior. El pdium se colocar a la derecha del presdium, si hay plantas de ornato, habr que cuidar que no obstruyan la vista de los smbolos patrios y los textos e imgenes de las instituciones. La altura del templete se considerar sobre el nivel de piso de 35 a 40 centmetros para que el presdium pueda tener el dominio del pblico con vista horizontal. Si se colocan flores en la mesa presdium debern ser sobre el templete en una jardinera de una altura no mayor de 60 centmetros para conservar la esttica y en un acto oficial nunca flores sobre la mesa.

DOS TEMAS A LOS QUE DEBEMOS PONER MUCHA ATENCION EN LA REALIZACIN DE NUESTROS ACTOS: SEGURIDAD Y CUIDADO DEL AMBIENTE
Seguridad, la seguridad consiste en no dejar que nada dependa de la buena o mala suerte. Cuando se inicia el montaje del escenario del evento, es la etapa de inspeccin y control permanente de todas las actividades. Es conveniente en das previos realizar un ensayo y simular incidencias, todo el personal de apoyo debe conocer su misin y la de los dems para que la coordinacin sea perfecta. Deber haber controles de acceso rpido para no causar molestias. El esquema de seguridad se programa en base al tiempo de duracin, con intervenciones no programadas aumenta el riesgo de incidentes.

GRUPO DE PROTECCION

ACCIONES

DE

o Seguridad de personas o Editar actos antisociales o Fallas funcionales

LAS ACCIONES DEL PERSONAL DE SEGURIDAD DEBEN RESPETAR DOS PRINCIPIOS:

Proteger sin distanciar: obliga a seguridad a dar confianza de libertad de movimiento sin perder el crculo de seguridad. Dar seguridad con discrecin: mientras menos evidentes ms seguros estn.

EN UN ACTO PROTOCOLARIO SEGURIDAD Y COORDINACION DE PROTOCOLO SIEMPRE DEBERAN:

Revisar equipo a utilizar Control de acceso Salidas de emergencia Control de estacionamiento Criterio para acreditacin de invitados Acreditacin de prensa Acreditacin de Staff Espacios de control y zonas de actuacin. Analizar entorno poltico y social. En caso de ameritarlo tomar posesin del inmueble un da antes. Si hay seguridad privada el responsable de esta deber ponerse a disposicin del jefe de seguridad de la ms alta autoridad invitada.

EL DISPOSITIVO DE SEGURIDAD HACE TRES CIRCULOS CONCENTRICOS:

Son los escoltas, ellos actan de inmediato para la evacuacin del personaje. Polica municipal y estatal encargada del control de acceso a zonas restringidas, Vigilancia del rea y puestos especiales para observar personas y cosas y reportar al jefe de seguridad.

Este es el circulo lejano, es el enlace con los dos crculos, quienes estn en el informan sobre lo que sucede alrededor del rea restringida, patrullaje e informacin. Seguridad no debe ser prepotente ni autoritario eso daa la imagen de la persona. Hay que dar espacio de seguridad suficiente en torno a la autoridad para que se mueva con comodidad. La presencia policial debe notarse lo menos posible para lograr la esttica y evitar el temor.

EL CUIDADO DEL AMBIENTE EN LA REALIZACION DE NUESTROS EVENTOS.

Nuestros eventos hoy en da deben atender al cuidado de la TIERRA, a la que debemos prestar mucha atencin ya que con tantas agresiones hemos venido sufriendo todos estos cambios climticos y estos fenmenos naturales tan agresivos, pero esto no es ms que la llamada de atencin de que la estamos destruyendo y con ella a nosotros mismos, por eso es que en la medida de que cada uno de nosotros colabore en su cuidado desde el mbito en donde nos desempeemos es que podemos entre todos evitar una verdadera evitar una verdadera catstrofe, para esto se propone: En atencin a la cantidad de personas que vayan a asistir a un evento considerar: a) En la medida de lo posible los traslados de los grupos hacerlos de la forma ms corta para evitar la contaminacin, esto es el hospedaje procurando en un solo sitio y lo ms cercano a la sede en donde se desarrollara el evento.

b) Ya ubicados en los hoteles recomendar: Cuidado en el consumo del agua corriente:

1) utilizando las mismas toallas, sbanas y cuidando no desperdiciar el agua en el sanitario. c) Ahorro de energa elctrica, resulta que como pagamos nuestra tarifa pensamos en que no importa ni cuanto tiempo permanezcan los focos, as como el aire acondicionado encendido. d) Evitar el uso de celular de la forma en que lo hacemos, es una contaminacin auditiva que distrae la atencin de las dems personas, as como al desecharlos porque lleg un nuevo modelo, la contaminacin que generamos. e) Tratar de caminar la mayor parte del tiempo posible para trasladarnos a los lugares en donde se desarrollen actividades, con esto evitamos contaminar y nos ayudamos con el ejercicio. f) Los plsticos son los materiales que tardan el mayor tiempo en degradarse, considerar el usar en la medida de lo posible productos de cartn, (vasos, palitas de madera como mescladores en lugar de cucharas de plstico etc.), aqu deberemos usar nuestra creatividad desde pensar en que todos los materiales sean productos naturales o bien reciclados (podemos contactar en el lugar del evento a una recicladora, para que todo el material lo transformen en otro tipo de artculos como escobas, trapeadores etc.)

g) Cuidar mucho las impresiones (copias de trabajo etc.), hacer las estrictamente necesarias y procurar reciclar las mismas siempre y cuando sea posible. Estas son solo algunas sugerencias, cuando se realizan eventos masivos, generamos una cantidad de basura en la que nunca nos hemos puesto a pensar y si a partir de hoy lo hacemos cada uno colaboramos en el cuidado del ambiente y tendremos una mejor calidad de vida. CONSULTAS. Protocolo y ceremonial Autor Maestro Gustavo Muoz Vargas Mxico 2002 Tcnicas para la organizacin de actos Autor: Carlos fuente Lafuente Protocolo y Medios de Comunicacin

Maestro Julio Csar Prez Herrero Seminario de protocolo, ceremonial y relaciones institucionales Maestra Ruth Muoz Ureta de Rayo Ejercicio Profesional Ayuntamiento de Zapopan Administracin 2007-2009 Direccin de Relaciones Pblicas Ponencias del X Congreso Internacional de Protocolo en Mxico Mxico D.F. Mayo 2010. Esta gua no puede reproducirse o retransmitirse mediante ningn mtodo sin consentimiento del autor, cuidemos el trabajo de investigacin de todos y cada uno de nosotros. Muchas gracias
Autor: Dora Ma. Fafutis Morris Elaborado para PACIME