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Introduccin a la Tecnologa de la Informacin

Curso 2009/10

PRCTICA 3
PROCESADOR DE TEXTO
1. Introduccin.......................................................................................................................................3 1.1. Objetivos...............................................................................................................................3 1.2. Material necesario .................................................................................................................3 1.3. Desarrollo..............................................................................................................................4 2. Contenidos .........................................................................................................................................4 2.1. Conceptos relacionados con la edicin de texto....................................................................4 2.2. Introduccin a Microsoft Word.............................................................................................6 2.3. Entorno de trabajo y herramientas de Microsoft Word.........................................................7 2.3.1. El portapapeles en Word.......................................................................................10 2.3.2. Temas....................................................................................................................10 2.4. Formato del texto ................................................................................................................10 2.4.1. Formato de carcter ..............................................................................................11 2.4.2. Formato de prrafo ...............................................................................................14 Formato bsico de prrafo ................................................................................14 Numeracin y vietas .......................................................................................17 Tabulaciones.....................................................................................................19 2.4.3. Formato de seccin ...............................................................................................21 Columnas..........................................................................................................21 Formato de pgina ............................................................................................22 Encabezados y pies de pgina...........................................................................24 2.5. Estilos..................................................................................................................................25 2.5.1. Tipos de estilos .....................................................................................................26 2.5.2. Jerarqua de estilos................................................................................................28 2.5.3. Estilos rpidos.......................................................................................................28 2.5.4. Uso de estilos........................................................................................................28 2.5.5. Edicin y creacin de los estilos...........................................................................29 2.5.6. Generacin de tablas de contenido .......................................................................31 2.5.7. Numeracin de ttulos...........................................................................................33 2.6. Tablas..................................................................................................................................35 2.7. Insercin de figuras.............................................................................................................37 2.7.1. Numeracin automtica de figuras .......................................................................41 Numeracin de figuras......................................................................................41 Referencia a figuras ..........................................................................................41 ndice de figuras ...............................................................................................42 2.8. Notas al pie .........................................................................................................................43

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2.9. Corrector ortogrfico y gramatical......................................................................................43 2.9.1. Divisin con guiones ............................................................................................45 2.10. Impresin y exportacin del documento ...........................................................................46 3. Resumen de contenidos...................................................................................................................48 4. Ejercicios a realizar.........................................................................................................................50 5. Bibliografa ......................................................................................................................................50

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1. Introduccin
El texto escrito ha sido y sigue siendo el ms importante medio de transmisin del conocimiento de la era moderna. La invencin de la imprenta permiti la divulgacin en serie de documentos escritos. A menor escala, la mquina de escribir ha sido una herramienta fundamental en el hogar y la oficina para la produccin de documentos escritos con rapidez, claridad y limpieza. En la era de los ordenadores, la edicin de texto adquiere una nueva dimensin, por un lado, al abrirse un nuevo mundo de formas de difusin del texto escrito, aparte del papel: libros electrnicos, pginas web, etc.; y por otro, al disponer de una herramienta capaz de editar documentos escritos a una velocidad y con una calidad nunca vista. El ordenador es una herramienta que viene a sustituir a las anteriores herramientas, con el propsito de mejorarlas. As, el ordenador no es una mquina de escribir, sino algo mucho mejor, y que, como tal, debe facilitarnos la tarea de escribir en la medida de lo posible. En este tema vamos abarcar estas dos vertientes de la edicin de texto por ordenador. En primer lugar aprenderemos los principios de la edicin de documentos utilizando un procesador de textos, y finalmente experimentaremos con la generacin de documentos de texto para distribucin digital. Dejaremos para ms adelante la generacin de documentos para la publicacin de pginas web. Debemos tener presente que el tipo de software que vamos a utilizar en esta prctica, el procesador de texto, est destinado a editar documentos a pequea y mediana escala: informes, libros simples, etc., y no para la maquetacin de documentos ms complejos como revistas o peridicos, aunque los principios de trabajo son bastante parecidos.

1.1. Objetivos
El objetivo de esta prctica es el aprendizaje de los conceptos relacionados con la edicin digital de texto, y de las principales caractersticas de las aplicaciones de procesamiento de texto en entorno de oficina y domstico, incluyendo formato de texto, estilos, tablas e insercin de imgenes. Se utilizar Microsoft Word (versin 2007) como herramienta de referencia.
Objetivos generales Aprender las tcnicas de trabajo en software de procesamiento de texto. Objetivos especficos Comprender la terminologa relacionada con la edicin de texto. Aprender y practicar los conceptos y tcnicas relacionados con el formateo de documentos de texto. Aprender y practicar el uso de estilos en documentos de texto. Aprender y practicar el uso de herramientas de correccin en procesadores de texto. Aprender y practicar la generacin de documentos de texto digital en formatos estandarizados. Tabla 1. Objetivos generales y especficos

1.2. Material necesario


El alumno deber disponer de todo el material y recursos utilizados durante las prcticas anteriores, en particular los textos escritos.

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1.3. Desarrollo
En esta prctica se presentarn los conceptos relacionados con el manejo de las principales funciones del procesador de texto Microsoft Word. Probablemente algunos de de estos conceptos ya son conocidos por el alumno; no obstante se recomienda repasar minuciosamente todos los conceptos para asentar correctamente los conocimientos y familiarizarse con la terminologa utilizada a lo largo del resto del curso. Es muy recomendable repasar los distintos contenidos delante del ordenador, utilizando las aplicaciones correspondientes, y poniendo en prctica cada herramienta hasta haber comprendido su funcionamiento y opciones. El presente material se centra en la descripcin de conceptos ms que en los procedimientos, por lo que las explicaciones relacionadas con el uso de herramientas son difcilmente comprensibles si no se realiza un seguimiento paralelo con la aplicacin real que favorezca el objetivo de fomentar una iniciativa de bsqueda e investigacin. Al final de la prctica se propondrn algunos ejercicios que el alumno deber desarrollar obligatoriamente y conservar adecuadamente, ya que algunos de ellos podrn formar parte del trabajo final que servir para la evaluacin de la parte prctica de la asignatura. Tngase en cuenta que el trabajo ser inexcusablemente individual. Finalmente se presentar una relacin de los conceptos que el alumno debe haber adquirido al finalizar la prctica. El alumno deber revisar la relacin y asegurarse de conocer el significado de todos ellos. La bibliografa recomendada para este tema puede servir como referencia tanto para aclarar conceptos que no aparezcan suficientemente detallados en el material proporcionado, como para profundizar en su aprendizaje. El alumno debe tener en cuenta que el material proporcionado para esta prctica est orientado a un usuario que tiene conocimientos muy bsicos en el manejo de una aplicacin de edicin de texto. Los alumnos que deseen utilizar los laboratorios de informtica de la Facultad de Biblioteconoma y Documentacin debern disponer de una cuenta de acceso personal a los ordenadores, para lo cual debern ponerse en contacto con los responsables del sistema informtico de la Facultad. Dichos ordenadores cuentan con el software necesario para esta prctica.

2. Contenidos
2.1. Conceptos relacionados con la edicin de texto
En temas anteriores hemos aprendido a editar un archivo de texto con el Bloc de notas. Un archivo de estas caractersticas slo contiene texto, todo igual: no hay letras de diferentes tamaos ni colores. Es lo que llamamos texto plano. Frente al texto plano, podemos tener texto con formato (tambin llamado texto enriquecido) en el que distinguimos, por un lado el texto (las letras, el texto plano) y por otro el formato (colores, tamaos, etc.). Es muy importante saber distinguir el texto de su formato. Ya hemos aprendido que no debemos preocuparnos por los lmites de la ventana o el papel. Las aplicaciones para edicin de texto se ocuparn de ello. A diferencia de lo que ocurre en una mquina de escribir, con el ordenador podemos retroceder en lo que hemos escrito y modificarlo. Si nos preocupramos de cortar a mano las lneas cuando llegamos al margen derecho, al cambiar el texto anteriormente escrito, los mrgenes tambin cambiaran y habra que ajustarlo todo de nuevo. Debemos cambiar esa mentalidad y dejar que el ordenador se ocupe de todo lo relacionado con el formato; nosotros nos preocuparemos solamente del texto. Esto no resulta tan sencillo como parece, y en este tema nos vamos a tener que esforzar por adquirir estos nuevos hbitos. A la hora de escribir documentos, tenemos una serie de costumbres:

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Dejar un espacio a la izquierda de la primera lnea de cada prrafo. Dejar una separacin mayor entre las lneas de un prrafo y del siguiente prrafo (separar los prrafos). Poner guiones o bolitas a la izquierda de cada prrafo cuando hacemos una lista (como ocurre en esta misma lista). Comenzar un ttulo importante en una pgina nueva. Al hacer un ndice, rellenar con puntos la separacin entre el ttulo del captulo y el nmero de la pgina. Algunos ttulos los centramos en el papel. Etc. Todas estas cuestiones las solucionamos en el Bloc de notas con trucos como rellenar con espacios para centrar, o poner lneas en blanco para separar prrafos, etc. Pero el Bloc de notas es un editor de texto plano. Ahora vamos a trabajar con un procesador de texto, y todas estas cuestiones son puramente formato. Bajo ningn concepto deberemos escribir letra o smbolo alguno para lograr estas cuestiones, pues no son texto, sino formato: tendremos que buscar las opciones adecuadas en la aplicacin para que sta automticamente se ocupe de todo. Utilizar texto para lograr una cuestin de formato es un mal hbito y debemos evitarlo; en esta asignatura estar terminantemente prohibido hacerlo. No olvides esta norma y tenla siempre presente, pues es fundamental en esta asignatura. Vamos a repasar ahora algunas definiciones de conceptos utilizados en edicin de texto: Carcter: es una letra, nmero o smbolo, visible o invisible (por ejemplo un espacio o un retorno de carro). Una letra acentuada es un nico carcter, aunque se componga con dos pulsaciones de teclas. Palabra: es un grupo de caracteres separados de otra palabra por algn carcter de separacin. Los caracteres de separacin pueden variar de unas aplicaciones a otras, pero suelen incluir: espacios, signos de puntuacin, retornos de carro, guiones, etc. Lnea: es el conjunto de caracteres que estn, en un momento dado, en el mismo rengln. Prrafo: el fragmento de texto entre dos retornos de carro (supuestamente entre dos puntos y aparte). El retorno de carro que finaliza un prrafo pertenece al prrafo. Columna: cada uno de los flujos verticales de texto que rellenan el espacio de escritura. Podemos tener documentos escritos a una columna, o como ocurre habitualmente en un peridico, a varias columnas. Mrgenes: es el espacio vaco que dejamos en los bordes del papel alrededor del texto. Sangrado: es un margen adicional que dejamos por la izquierda o por la derecha de un prrafo o lnea para indicar que es jerrquicamente de menor rango que el resto. Encabezado: es un fragmento de texto que se repite en la parte superior de cada pgina de un documento. Pie de pgina: es un fragmento de texto que se repite en la parte inferior de cada pgina de un documento. Nota al pie: es una marca que ponemos en un punto de un documento, indicando que en la parte inferior del papel hay una explicacin adicional sobre lo que se est contando. Suelen estar numeradas o identificadas de alguna manera por si coinciden varias en la misma pgina. Pie de foto: es el ttulo que ponemos a una imagen, fotografa, ilustracin, esquema, etc. en su parte inferior. Tabla: esquema organizado en filas y columnas regularmente repartidas. Celda: cada uno de los cuadros resultantes de dividir una tabla en filas y columnas. Seccin: divisin en partes a lo largo de un documento. Salto: carcter con el que se termina un elemento (lnea, prrafo, pgina, etc.), continuando con el siguiente. Salto de lnea: cuando llegamos al final del rengln, automticamente se pasar a la lnea siguiente. Podemos adelantar manualmente el avance a una nueva lnea introduciendo un carcter de salto de lnea (pulsando Mays+Intro, tambin llamado Salto de ajuste de texto), haciendo que la escritura

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contine por la lnea siguiente sin comenzar un nuevo prrafo. Si pulsamos Intro, introducimos un carcter de retorno de carro, que constituye un salto de prrafo: la escritura contina en una nueva lnea que pertenece ya al prrafo siguiente. Salto de pgina: cuando llegamos al final de la pgina, automticamente se comenzar con una nueva. Podemos adelantar el avance a una nueva pgina manualmente introduciendo un carcter de salto de pgina (Ctrl+Intro). Salto de columna: al escribir en varias columnas, cuando llegamos al final de una columna, automticamente se comenzar con la siguiente. Podemos adelantar el avance a una nueva columna manualmente introduciendo un carcter de salto de columna (Ctrl+Mays+Intro). Caracteres invisibles: son aqullos caracteres, que, como los saltos, espacios y tabulaciones, fuerzan determinados comportamientos del flujo de texto, pero no se ven. Espacio de no-separacin: es un espacio entre dos palabras que hace que las dos palabras no se puedan separar entre dos renglones. Por ejemplo al escribir nmeros con una unidad de medida (por ejemplo 26 Km.), es posible que el final de lnea caiga entre el nmero y la unidad, repartindolos en dos renglones. Separando con un espacio de no-separacin, irn siempre juntos, pasando, si es necesario, las dos palabras al siguiente rengln. Para escribir un espacio de no-separacin pulsamos Ctrl+Maus+Espacio. Guin de no-separacin: al igual que ocurre con un espacio, un guin (-) sirve como separador de palabras. Pero en ocasiones preferimos que no acte as, y que no separe las palabras aunque queden entre dos renglones. Para escribir un guin de no-separacin pulsamos Ctrl+Maus+-. Texto automtico: es un fragmento de texto cuyo contenido es modificado automticamente por el procesador de texto. Por ejemplo, un texto automtico que contenga la fecha puede actualizarse automticamente con la fecha de cada da. Los textos automticos no deben modificarse a mano, ya que las modificaciones se perdern cuando el procesador de texto actualice automticamente el contenido.

Todos los documentos presentan una organizacin esquemtica: se dividen de alguna manera en captulos, que a su vez se dividen en sub-captulos, que a su vez de vuelven a subdividir, y as sucesivamente, dando lugar a un esquema jerrquico. Llamaremos ttulos de primer nivel a los ttulos de los captulos; ttulos de segundo nivel a los de los sub-captulos, etc. Muchos documentos sencillos puede ser que slo tengan un captulo. Ya hemos visto la importancia de diferenciar texto y formato. Ahora vamos a diferenciar entre 3 clases de formatos: formato de texto, formato de prrafo y formato de seccin: El formato de texto es aqul que se puede aplicar de forma diferenciada a un carcter respecto al anterior o el siguiente. Por ejemplo el texto en negrita o cursiva, o el color. Una letra puede ser de un color y la siguiente de otro. El formato de prrafo es aqul que se puede aplicar de forma diferenciada a un prrafo respecto al anterior o el siguiente, pero no a dos caracteres que pertenezcan al mismo prrafo. Por ejemplo, todo un prrafo puede ir centrado, y el siguiente alienado a la derecha, pero no es posible que la primera letra de un prrafo lleve una alineacin y la siguiente otra. El formato de seccin es aqul que se puede aplicar de forma diferenciada a una seccin respecto a la anterior o la siguiente, pero no a prrafos que pertenezcan a la misma seccin. Por ejemplo el nmero de columnas o los mrgenes del papel.

2.2. Introduccin a Microsoft Word


En esta prctica vamos a trabajar con Microsoft Word (versin 2007), simplemente Word a partir de ahora. Como todos los procesadores de texto modernos, es de tipo WYSIWYG, que significa What You See Is What You Get (lo que ves es lo que obtienes). Esto quiere decir que a medida que vamos escribiendo vemos el

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resultado de nuestro trabajo tal y como va a quedar cuando imprimamos el documento: tamaos de letra, colores, etc. En los programas ms antiguos, para ordenadores que no tenan la capacidad de mostrar grficos, el texto escrito se mostraba como si fuera texto plano, mezclado con marcas de formato, palabras clave que indicaban el formato que deba llevar el texto. Observa la diferencia entre los siguientes ejemplos, el primero de ellos representara la edicin en WYSIWYG y el segundo no: 1. Coge el libro titulado Manual avanzado y tremelo. 2. Coge el libro titulado <negrita>Manual avanzado<fin negrita>y tremelo. Las marcas de formato existen en ambos sistemas; la diferencia es que en los editores WYSIWYG, en lugar de ver la marca de formato, se aplica el formato real. Cada procesador de texto puede utilizar diferentes palabras clave o cdigos para las marcas de formato, y para representar los caracteres, lo cual da lugar a diferentes formatos de archivo. Word utiliza su propio formato; adems, diferentes versiones de Word utilizan variantes de este formato. Al formato propio de un programa lo llamaremos formato nativo del programa. Los archivos de Word se caracterizan porque utilizan la extensin .docx. De esta manera, Windows sabe que los archivos .docx se son documentos de Word y se editan con Word. Pero no es el nico formato admitido; Word, por ejemplo, puede leer y guardar archivos de texto plano (eso s, al guardar un archivo de texto plano se le elimina todo su formato). Tambin puede manejar archivos en otros formatos que utilizan habitualmente otros procesadores de texto, como el formato RTF o el formato HTML de las pginas web. Tambin maneja los archivos con extensin .doc de versiones anteriores de Word. As, al guardar por primera vez un documento, debemos asegurarnos del tipo de formato que vamos a utilizar. En el cuadro de dilogo de guardar, un cuadro desplegable Guardar como tipo nos permite seleccionar el formato de archivo. Siempre es recomendable utilizar el formato nativo de un programa, excepto cuando se quiera intercambiar el archivo con otro programa que no reconozca ese formato. Cuando comenzamos un nuevo documento de Word, ste no es un documento vaco, sino que ya posee un cierto contenido. Aunque no tenga nada escrito, empezamos, por ejemplo, escribiendo con un determinado tipo de letra, tamao, color, etc. Por lo tanto el documento ya posee algunas marcas de formato. El contenido inicial de un documento nuevo viene determinado por una plantilla, un documento base que se utiliza como punto de partida. Si no se especifica lo contrario se utiliza la plantilla normal, aunque podemos elegir una plantilla de entre la coleccin que proporciona Word o las que creemos nosotros mismos. Podemos tener, por ejemplo, una plantilla consistente en una carta en la que slo falte por rellenar el destinatario, la fecha y el contenido de un pedido, mientras que el cuerpo de la carta es siempre el mismo. Para fabricar esta plantilla, escribiramos la carta vaca y la guardaramos, especificando en el cuadro de dilogo de guardar, que el tipo de archivo deseado es una plantilla. Una plantilla de Word es exactamente igual que un documento de Word, excepto por la extensin del archivo, que es .dotx en vez de .docx. Al abrir un archivo .dotx, Word lo trata como plantilla, de manera que la primera vez que intentemos guardar el documento, nos pedir el nombre del archivo, al contrario de lo que hara despus de abrir un documento normal. En los siguientes apartados veremos cmo algunos cuadros de dilogo de configuracin de los distintos formatos tienen un botn Predeterminar. Este botn sirve para hacer que cuando comencemos un nuevo documento, el formato inicial sea el que acabamos de predeterminar. En realidad lo que se hace es poner este formato en la plantilla normal.

2.3. Entorno de trabajo y herramientas de Microsoft Word


Word es una aplicacin bastante personalizable, lo que significa que podemos cambiar a nuestro antojo el aspecto de la misma. Esto, que es una ventaja porque podemos adaptarla a nuestro gusto, tiene el inconveniente

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de que es imposible asegurar dnde est una determinada opcin, cmo se llama o qu icono tiene, puesto que puede cambiar de un ordenador a otro. La versin 2007 de Word (y de Office en general) introduce grandes diferencias en el modo de trabajar y organizar la aplicacin respecto a versiones anteriores y respecto a otros procesadores de texto, incluso frente a las aplicaciones ms tpicas de Windows. Por ejemplo, Word 2007 no presenta un men en la ventana principal. Por esta razn debemos comenzar a desarrollar nuestra intuicin informtica y aprender a localizar las opciones por nosotros mismos. Recuerda los consejos prcticos del documento de presentacin de la asignatura y comienza a ponerlos en prctica. En Word, como en muchos otros programas, al dejar inmvil el ratn sobre un icono aparecer una pista indicando su nombre o utilidad. El espacio de trabajo de Word (Figura 1) est formado por una cinta de opciones con mltiples pestaas, donde cada pestaa agrupa opciones relacionadas entre s. Todas estas opciones pueden aplicarse mediante el uso del ratn, pero tambin mediante atajos de teclado. Pulsando y liberando la tecla Alt observamos cmo junto a cada pestaa aparece un cuado con una letra. Si a continuacin pulsamos una de esas letras, es como si hiciramos clic en la pestaa correspondiente, y a continuacin aparecen nuevos cuadros con letras, ahora para las opciones pertenecientes a la pestaa recin seleccionada. Pulsando de nuevo una letra aplicamos la opcin. Pulsando Escape o Alt de nuevo se cancelan los atajos. Si conocemos los atajos, podemos pulsar directamente Alt+Letra, sin esperar a que aparezcan los cuadros con las letras.

Figura 1. Espacio de trabajo de Word 2007

Dentro de cada pestaa, las opciones ms relacionadas entre s forman grupos encerrados en cajas, donde cada caja aparece subtitulada. En algunas de ellas, a la derecha del ttulo se muestra un incono con una flecha, indicando que al hacer clic en l se despliegan ms opciones del mismo grupo o se abre algn cuadro de dilogo con opciones avanzadas.

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Como editor WYSIWYG, Word muestra el documento en edicin con el mismo aspecto con el que aparecer en el papel una vez impreso, dibujando tambin el papel y sus mrgenes sobre un fondo azul. Sin embargo esto no es todo lo ideal que parece. No siempre resulta prctico que la simulacin del documento sea tan perfecta como la futura impresin: Si tenemos un ordenador con poca potencia, es posible que realizar una simulacin perfecta lleve demasiada carga de computacin y el resultado ser que el programa tiene una respuesta demasiado lenta, lo que impide trabajar con comodidad. Sabemos que hay caracteres invisibles. A lo mejor nos interesa saber dnde estn o qu caracteres en concreto hay en un punto determinado, o por dnde estn los lmites de los mrgenes. Quiz en un momento dado nos interesa ocultar parte de un documento con la que no estamos trabajando. No todos los trabajos son para imprimir. A lo mejor estamos editando una pgina web o un documento para distribucin digital, o quiz slo queremos teclear el texto aprovechando las ventajas de edicin de Word para luego importarlo en otro programa. Por estas y otras razones, Word dispone de varios modos de presentacin y opciones de visualizacin, que podemos seleccionar con un conjunto de botones situados en la parte inferior derecha de la ventana principal: Diseo de Impresin. Simula el aspecto de impresin con bastante calidad, y es el utilizado habitualmente. Puede ser demasiado lento en el caso de un documento muy complejo. Lectura a pantalla completa. Es la simulacin ms perfecta posible, aunque slo permite ver el resultado, no admite edicin, por lo que oculta las barras de herramientas. Para seguir editando hay que regresar a alguno de las otras visualizaciones (por ejemplo pulsando Escape) o activar la opcin Permitir escritura del men Opciones de vista. Diseo Web. Es el adecuado cuando se edita texto destinado a una pgina web, ya que no simula el papel sino la pantalla del ordenador (el navegador web). Vista Esquema. Muestra la jerarqua de los ttulos de distinto nivel del documento en forma esquematizada, en lugar de con su aspecto de impresin. Borrador. Muestra un diseo simplificado, en el que no se simula el papel, encabezados, pies de pgina ni notas al pie, sino slo el texto principal. En los modos de edicin, adems disponemos de opciones interesantes de visualizacin: Durante la edicin en cualquiera de los modos disponemos de opciones para mostrar u ocultar guas y otros elementos invisibles; aunque se estn mostrando en un momento dado, no se imprimirn. Una de las opciones ms tiles es Mostrar todo (botn con el icono ), que hace visibles los espacios, saltos y otros caracteres invisibles. Herramienta zoom: permite ver el documento en edicin en distintos tamaos, dependiendo del nivel de detalle que necesitemos. Al aumentar el zoom, veremos el texto ms grande, pero el documento no se modifica, sino que la simulacin en pantalla se hace ms de cerca (como si nos acercramos al papel). Un control deslizante en la esquina inferior-derecha ajusta el nivel de zoom. Existen muchas otras herramientas que nos facilitan la tarea de edicin: Existen multitud de combinaciones de teclas para realizar movimientos precisos del cursor. Se pueden seleccionar varios fragmentos de texto de forma simultnea, Se pueden deshacer tantas operaciones como se desee, desde la ltima apertura del archivo. Word hace sugerencias durante la escritura para ayudarnos a escribir palabras habituales. Podemos probar, por ejemplo a escribir la fecha del da. Por ejemplo (suponiendo que es la fecha de hoy), 5 de marzo de 2005: mientras escribimos, Word nos muestra una pista, prediciendo lo que quedemos escribir. Si pulsamos Intro, se completar el texto predicho. Esta caracterstica se llama autocompletar.

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Word corrige sobre la marca erratas habituales durante la escritura. Por ejemplo, si empezamos a escribir una palabra con las dos primeras letras en maysculas y el resto en minsculas. Esta caracterstica se llama correccin automtica. Todas estas herramientas se pueden configurar, personalizar y desactivar.

2.3.1. El portapapeles en Word


Word puede incluir entre el texto objetos propios de otras aplicaciones y elementos tales como imgenes, grficos, ecuaciones, organigramas, ttulos, etc. Word tambin puede utilizarse como compositor de mensajes de correo electrnico, accediendo a la agenda de Outlook Express. Etc. Una forma de insertar en Word fragmentos de documentos de otras aplicaciones es mediante el uso del portapapeles: copiar un fragmento de documento de una aplicacin e intentar pegarlo en Word. Esto no siempre es posible, o, al menos, no siempre produce el resultado esperado. Para ayudar a Word a interpretar la forma en que debe pegar la informacin, existe una opcin de pegado llamada pegado especial, que tambin tienen muchas otras aplicaciones. Consiste en que, antes de pegar, Word nos muestra una lista de las interpretaciones posibles del contenido del portapapeles, para que elijamos la que ms nos conviene. Un uso muy habitual del pegado especial es el siguiente: copiamos un fragmento de texto con formato (de Word o de otra aplicacin): negritas, cursivas, colores, tamaos, etc., pero de dicho fragmento nos interesa slo el texto, no el formato. Si pegamos normalmente, se pegar el texto y el formato, y a continuacin tendremos que modificar el formato. Es mejor hacer un pegado especial seleccionando Texto sin formato, de manera que el texto se pegar obviando su formato anterior. La opcin de Pegado especial suele encontrarse junto a la de pegado normal. En Word 2007 se sita en la parte inferior del botn de pegado (pestaa Inicio), que despliega un men con varias opciones. No obstante, al pegar de forma normal aparecer junto al fragmento pegado un icono que nos permite rectificar la forma de realizar el pegado previo.

2.3.2. Temas
La versin 2007 de Word (y de Office en general) introduce el concepto de Tema. Un tema consiste en una definicin de un conjunto de opciones de formato que podemos utilizar en nuestro documento, de manera que podemos cambiar el aspecto de un documento de forma rpida simplemente cambiado el tema. Un tema consta, entre otras cosas, de: Una fuente para los ttulos (que llamaremos +Titulos). Una fuente para el cuerpo del documento (que llamaremos +Cuerpo). Una paleta de 10 colores, cada uno en 5 intensidades diferentes (desde ms claro a ms oscuro): Fondo 1, Texto 1, Fondo 2, Texto 2, nfasis 1, nfasis 2, nfasis 3, nfasis 4, nfasis 5, nfasis 6. As, a la hora de formatear nuestro texto podemos utiliza una fuente en concreto (por ejemplo Arial), o bien +Cuerpo. Si ahora cambiamos de tema, el texto que estaba en +Cuerpo se mostrar con la fuente que corresponda al nuevo tema, mientras que la que estuviera en Arial seguir en Arial. Igualmente podemos escribir texto en color rojo, o bien en Texto 1; al cambiar de tema, el texto rojo seguir siendo rojo y de Texto 1 ser como indique el nuevo tema.

2.4. Formato del texto


Vamos a tratar ahora sobre las opciones de formato que proporciona Word. Ante todo debemos tener en cuenta que el formato puede aplicarse de dos formas, a priori y a posteriori, cualquiera de las dos igualmente vlida:

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A priori, situamos el cursor en el punto en que deseamos introducir nuevo texto, seleccionamos las opciones de formato y, sin mover el cursor, comenzamos a escribir. El nuevo texto tendr el formato elegido. A posteriori, una vez escrito un texto con un formato que no es el deseado, podemos seleccionarlo y aplicarle las opciones de formato deseadas. Para aplicar las opciones de formato disponemos de mltiples controles en la existen diversas opciones en el men que abren cuadros de dilogo, pero, adems, encontraremos muchos botones en las barras de herramientas con las opciones ms comunes.

2.4.1. Formato de carcter


El formato de carcter se configura mediante las opciones del grupo Fuente de la pestaa Inicio de la cinta de opciones. Adems de las principales opciones de formato que se presentan en la cinta de opciones, podemos acceder al cuadro de dilogo con todas las opciones (pulsar el icono de la flecha o Ctrl+M), el cual describimos a continuacin (Figura 2).

Figura 2. Cuadro de dilogo Fuente

En la pestaa Fuente: Fuente: selecciona la caligrafa. Al inicio de la lista aparecen las fuentes +Cuerpo y +Ttulos, cuya caligrafa depende del tema actual. Estilo de fuente: permite seleccionar entre texto normal, negrita (o negrilla), cursiva (o itlica) y negrita cursiva. Tamao: indica el tamao de los caracteres, medido en puntos. Color de fuente: color de los caracteres. Se pueden elegir entre los colores de tema actual, o bien colores concretos y fijos. Estilo de subrayado: permite elegir diversas formas de subrayar: sin subrayado, slo palabras (y no espacios) y subrayado completo con lneas de diverso tipo. Color de subrayado: color de la lnea de subrayado. Efectos: aplicar diversos efectos, algunos de ellos incompatibles entre s:

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Tachado o Doble tachado. Superndice: texto ligeramente elevado sobre la lnea base y un poco ms pequeo. Subndice: texto ligeramente rebajado sobre la lnea base y un poco ms pequeo. Sombra, Contorno, Relieve, Grabado: efectos que simulan tres dimensiones. Maysculas: todas las letras en maysculas, aunque sean minsculas. No es lo mismo que escribirlo todo en maysculas desde el principio, ya que si quitamos este formato se recuperan las minsculas originales. Versales (versalitas): igual que maysculas, pero las maysculas originales salen un poco ms grandes que las minsculas. Oculto: el texto es invisible. Slo tiene utilidad para la generacin de documentos para distribucin digital.

En la pestaa Espacio entre caracteres: Escala: permite deformar las letras para que sean ms estrechas (escala < 100%) o ms anchas (escala > 100%) Espacio: permite modificar la separacin de cada carcter con el siguiente y el anterior. El cuadro De indica la cantidad expandida o comprimida. Posicin: permite modificar la posicin vertical de cada carcter respecto a la lnea base (como ocurre en los formatos de superndice y subndice). El cuadro De indica la cantidad elevada o rebajada. Veamos ahora algunas consideraciones sobre los formatos de fuente. La opcin Fuente permite elegir la caligrafa, es decir el aspecto de los caracteres, lo que se denomina una fuente, consistente en una coleccin de grficos que representan las letras, nmeros y smbolos con un aspecto determinado. Las fuentes son archivos que se instalan en el sistema operativo y que permiten a las aplicaciones utilizar los distintos tipos de letras. Muchas aplicaciones (Word entre ellas) instalan un conjunto de fuentes junto con el programa. Existen varios tipos de fuente: En funcin de cmo se describe la forma de cada letra, existen diversos tipos. Las ms habituales son las True-Type, que se caracterizan porque pueden imprimirse a cualquier tamao sin perder calidad, pero existen fuentes que slo son adecuadas para pantalla, otras que dependen de la impresora, etc. Debajo de la vista previa del cuadro de dilogo Fuente se indica el tipo de fuente elegida. En funcin del aspecto, existen fuentes serif (adornadas) y sans-serif (sin adornos). Las fuentes serif tiene adornos o remates ubicados generalmente en los extremos de las astas de los caracteres, mientras las sans-serif son ms sencillas, con extremos planos o redondeados. Ejemplos: Serif / Sans-serif En funcin de la separacin entre caracteres, existen fuentes de paso fijo, en las que todos los caracteres ocupan el mismo tamao, y fuentes de paso proporcional, en que algunas letras son ms anchas que otras (por ejemplo w frente a l). Las fuentes de paso proporcional suelen dar un resultado ms esttico, y son las ms comunes, mientras que las de paso fijo se utilizan cuando es necesario que los caracteres de distintas lneas queden verticalmente alineados. En la Tabla 2 se observa cmo en el ejemplo de la fuente Courier las tres lneas de caracteres tienen el mismo ancho, mientras que en el resto de ejemplos no es as. En funcin del tipo de caracteres que contiene, hay fuentes normales y fuentes de smbolos, que no contienen letras, sino smbolos, iconos, figuras, etc. Como las fuentes son archivos que se instalan, es posible que un ordenador tenga unas fuentes que otro no tenga. Las fuentes no se incorporan en el archivo Word, por lo tanto, si utilizamos esas fuentes en un documento editado en el primer ordenador, no ser posible mostrar correctamente el documento en el segundo ordenador. Las aplicaciones hacen un esfuerzo por encontrar una fuente parecida a la que falta, pero el resultado nunca ser

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igual. Word y muchos otros procesadores de texto y aplicaciones tienen opciones que permiten incrustar los archivos de fuentes en sus documentos para evitar este problema, aunque suelen estar desactivadas. Por esta razn debemos evitar el uso de determinadas fuentes cuando preveamos que un documento va a ser utilizado en otros ordenadores. Una forma de evitar el problema de no tener las fuentes adecuadas es utilizar las ms comunes, aqullas que estn siempre en cualquier ordenador. En la Tabla 2 se muestran las 4 fuentes ms habituales utilizadas en Windows, una de cada tipo principal, con los nombres que las fuentes equivalentes pueden tener en otros sistemas operativos, y un ejemplo del aspecto.
Tipo de fuente Serif
(y paso proporcional)

Fuente (Windows) Times New Roman

Nombres alternativos Times; Roman; Serif

Ejemplo ABCabc123 WWWWWWWWW lllllllll ABCabc123 WWWWWWWWW lllllllll ABCabc123 WWWWWWWWW lllllllll 123

Sans serif
(y paso proporcional)

Arial

Helvtica; Sans

Paso fijo
(y serif)

Courier New

Courier

Smbolos
(y serif, paso proporcional)

Symbol

Tabla 2. Fuentes habituales de cada tipo

El tamao de las fuentes se mide en puntos. El tamao del texto normal suele se de 12 o 10 puntos. Por ejemplo este texto est en tamao 10 puntos. La equivalencia entre puntos y centmetros es la siguiente: 72 puntos equivalen a 1 pulgada de altura, o sea, a 25,4 milmetros. Eso quiere decir que el carcter ms alto de una fuente de tamao 72 (una letra que ocupe toda la altura del rengln) medira 25,4 milmetros del alto; por lo tanto, la misma letra de tamao 12 puntos medira 4,23 milmetros de altura. A pesar de la gran variedad de formatos que pueden aplicarse con todas las opciones vistas, hay que usarlas con moderacin y sentido comn: el objetivo de un texto es que sea ledo; cualquier formato que desfavorezca la lectura ser inadecuado: Hay que buscar siempre el mximo contraste entre el texto y el fondo: usar colores parecidos dificulta la lectura. El uso de los diferentes formatos debe ser una herramienta para aportar mayor claridad al texto, no para adornar: un texto en negrita debe usarse para resaltar algo importante; una fuente de mayor tamao debe indicar un ttulo ms importante; un texto en otro color debe estar en otro color por alguna razn, no porque nos guste ese color; etc. Es buena idea utilizar formatos diferentes para resaltar los distintos elementos del documento: ttulos, subttulos, texto normal, texto resaltado, etc. Esto ayuda a situar al lector en la estructura del documento. Los formatos deben utilizase de forma homognea. Por ejemplo, si decidimos poner un ttulo de primer nivel en azul, lo lgico es que todos los ttulos de primer nivel vayan en el mismo color, y no uno de cada color. Si no mantenemos la homogeneidad a lo largo del documento, el lector se perder en la estructura del mismo. No abusar de colores llamativos, colores brillantes, etc. que causan cansancio en la vista. No escribir todo el texto en maysculas, pues dificulta la lectura. No usar letras demasiado grandes ni demasiado pequeas para el texto normal.

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Dejar las fuentes artsticas para los ttulos o portadas del documento, no usarlas nunca en el texto normal. Para el texto normal es ms adecuado utilizar fuentes de tipo Times o Arial, mucho ms fciles de leer.

2.4.2. Formato de prrafo


Entre las principales opciones de prrafo consideramos: el formato bsico de prrafo, las opciones de numeracin y vietas y las tabulaciones. En el grupo Prrafo de la pestaa Inicio de la cinta de opciones encontramos las herramientas ms importantes, pero es necesario recurrir al cuadro de dilogo que despliega la flecha para acceder a todas las opciones. Formato bsico de prrafo En el cuadro de dilogo Prrafo () encontramos las principalmente las siguientes opciones, repartidas en dos pestaas.

Figura 3. Cuadro de dilogo Prrafo

En la pestaa Sangra y Espacio tenemos: Alineacin: selecciona la forma en que el texto se coloca horizontalmente en cada rengln respecto a los mrgenes (vase el ejemplo de la Figura 4): Izquierda: el texto se ajusta al margen izquierdo. Derecha: el texto se ajusta al margen derecho. Centrada: el texto se centra respecto de los mrgenes izquierdo y derecho. Justificada: el texto se ajusta al margen izquierdo, y tambin al derecho en las lneas completamente llenas (todas menos la ltima). Tambin se llama justificacin completa. Para poder ajustar el texto a ambos mrgenes, las palabras se separan ligeramente ms hasta ajustar el ancho de la lnea a los mrgenes.

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Prrafo alineado a la izquierda Prrafo alineado a la derecha Prrafo alineado al centro Prrafo con justificacin completa

Figura 4. Ejemplos de distintos tipos de justificacin

Sangra: selecciona un margen adicional para el prrafo: Izquierda: margen adicional por la izquierda. Derecha: margen adicional por la derecha. Especial: margen adicional por la izquierda slo para la primera lnea del prrafo. Puede ser De primera lnea, en cuyo caso se acumula a la sangra izquierda, o Francesa, en cuyo caso se resta de la sangra izquierda. Espaciado: selecciona la separacin entre lnea y lnea (dentro del mismo prrafo), denominado interlineado, y entre prrafo y prrafo (lneas de prrafos diferentes). En cuanto a la separacin entre prrafos, se puede especificar la distancia, medida en puntos, entre el prrafo actual y el anterior, y entre el prrafo actual y el siguiente. Para hacernos una idea, si utilizamos letra de tamao 12 puntos, dejando un espacio anterior de 6 puntos (la mitad) y un espacio posterior de 6 puntos, cada par de prrafos se separar entre s 6+6=12 puntos, o sea, el equivalente a una lnea, que es lo habitual. Para un prrafo de ttulo suele hacerse una separacin mayor con el prrafo anterior. En un pie de foto la separacin con el prrafo anterior (la foto) suele ser menor y mayor con el siguiente. Etc. La opcin No agregar espacio entre prrafos del mismo estilo omite esta separacin entre prrafos cuando los dos prrafos consecutivos son del mismo estilo. Ms adelante hablaremos de los estilos. En cuanto a las opciones de interlineado, la Tabla 3 aclara la diferencia entre el comportamiento de los distintos tipos: Sencillo: la separacin entre lneas equivale al tamao de fuente: cada lnea se separa de la siguiente el espacio suficiente para que quepa el carcter ms alto posible. As, si una fuente tiene 12 puntos de tamao, la separacin entre lneas es de 12 puntos (4,23 milmetros). Doble: la separacin entre lneas es el doble del tamao de fuente. 1,5 lneas: la separacin entre lneas es 1,5 veces el tamao de fuente. Mltiple: la separacin entre lneas es X veces el tamao de fuente, donde X se selecciona en el cuadro En y puede tomar cualquier valor. Si X=1 equivale a Sencilla, X=2 equivale a Doble, X=1,5 equivale a 1,5 lneas. Exacto: la separacin entre lneas se especifica en el cuadro En medida en puntos. En los mtodos anteriores, si en una lnea hay caracteres de distintos tamaos, para esa lnea se toma como interlineado la separacin correspondiente a los caracteres de mayor tamao. De esta manera, dentro de un mismo prrafo unas lneas pueden ir ms separadas que otras. Con el interlineado exacto, se toma la medida indicada, y si hubiera caracteres de mayor tamao, stos no cabran en la lnea

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Mnimo: la separacin entre lneas se especifica en el cuadro En media en puntos. En caso de caracteres de mayor tamao, la separacin entre lneas slo crece en el caso de que los caracteres sean suficientemente grandes como para que no quepan.
Mltiple El interlineado siempre crece cuando hay caracteres mayores: Exacto El interlineado nunca crece aunque haya caracteres mayores: Mnimo El interlineado slo crece cuando hay caracteres mayores que no caben:

Este fragmento de texto permite comprobar las diferencias entre los tres mtodos de interlineado cuando hay caracteres (1) de mayor tamao entre el texto. Observamos el comportamiento cuando hay algn carcter grande, como es el 1, o muy grande, como ocurre con el 2. Se ha puesto en

Este fragmento de texto permite comprobar las diferencias entre los tres mtodos de interlineado cuando hay caracteres (1) de mayor tamao entre el texto. Observamos el comportamiento cuando hay algn carcter grande, como es el 1, o muy grande, como ocurre con el 2. Se ha puesto en letra muy pequea

Este fragmento de texto permite comprobar las diferencias entre los tres mtodos de interlineado cuando hay caracteres (1) de mayor tamao entre el texto. Observamos el comportamiento cuando hay algn carcter grande, como es el 1, o muy grande, como ocurre con el 2. Se ha puesto en

(2)

para que parezca un letra muy pequea

prrafo muy grande en una hoja de papel. letra muy pequea

(2)

para que parezca un

(2)

prrafo muy grande en una hoja de papel. para que parezca un

prrafo muy grande en una hoja de papel.

Tabla 3. Diferencia entre interlineado mltiple, exacto y mnimo

Control de lneas viudas y hurfanas: cuando se activa esta opcin en un prrafo que quede partido entre el final de una pgina y el principio de la siguiente, Word no permite que quede una nica lnea en la pgina anterior (lo soluciona pasndolo todo a la siguiente pgina, aunque cupiera esa lnea en la anterior), ni una nica lnea en la pgina siguiente (lo soluciona pasando a la siguiente otra lnea ms, aunque cupiera en la anterior). Esta opcin suele estar activada siempre por costumbre. Conservar lneas juntas: hace que un prrafo no pueda dividirse entre dos pginas, pasndolo por completo a la pgina siguiente si es necesario. Conservar con el siguiente: hace que un prrafo siempre vaya unido al siguiente y no se separe de l entre dos pginas. Es lo que, por ejemplo, hacemos con los ttulos, para que un ttulo no sea la ltima lnea de una pgina, sino que vaya siempre pegado a, como mnimo, la primera lnea del texto que le sigue. Salto de pgina anterior: hace que un prrafo siempre empiece en una pgina nueva. No dividir con guiones: hace que en un prrafo se desactive la divisin automtica con guiones. Cuando llegamos al final de una lnea y no cabe la siguiente palabra, normalmente Word la pasa por completo a la lnea siguiente, pero podemos hacer que la palabra se parta mediante la divisin con un guin. Esta es una herramienta que estudiaremos ms adelante. En el caso de que la divisin est activada, la opcin No dividir con guiones la desactiva en un prrafo individual. Algunas de las opciones de este cuadro de dilogo pueden configurarse mediante la regla. La regla es un elemento que se muestra justo encima del rea de edicin de texto en las vistas Borrador y Diseo de impresin, y simula una regla de medicin en centmetros (puede estar oculta debido a la configuracin de Word). Por un lado nos sirve como referencia visual del tamao real de lo que estamos editando, ya que la medicin en centmetros (u otra unidad de medida, dependiendo de la configuracin) que representa est a escala real, pero, adems, incorpora una serie de controles que nos permiten configurar las sangras, los mrgenes y las tabulaciones (algunos de estos conceptos los estudiaremos ms adelante).

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La regla aparece coloreada en dos tonos, blanco, indicando la zona de escritura, y un tono ms oscuro, que indica los mrgenes izquierdo y derecho. En la vista Diseo de Impresin, aparece una segunda regla, esta en vertical, con la misma divisin en zona de escritura (blanca) y mrgenes superior e inferior (oscuro). En ambas reglas, la medicin en centmetros comienza con el 0 situado al principio de la zona de escritura por la izquierda y por arriba. Flotando sobre la regla horizontal encontramos 3 marcas triangulares, dos a la izquierda y una a la derecha, ms una cuadrada pegada a una de las triangulares de la izquierda. Estas marcas permiten ver las sangras de los prrafos, y modificarlas (arrastrando y soltando las marcas) de la siguiente forma: La marca triangular de la parte inferior, a la izquierda (triangulo apuntado hacia arriba) ajusta la sangra izquierda. La marca triangular de la parte inferior, a la derecha (triangulo apuntado hacia arriba) ajusta la sangra derecha. La marca triangular de la parte superior, a la izquierda (triangulo apuntado hacia abajo) ajusta la sangra especial (primera lnea o francesa). La marca cuadrangular va siempre unida a la marca de sangra izquierda, y por lo tanto ambas marcas indican la misma sangra. La diferencia entre ambas radica en su utilizacin para modificar la sangra, ya que si arrastramos y soltamos la marca triangular, arrastramos nicamente la sangra izquierda, modificndose el valor tanto de la sangra izquierda como la especial, mientras que si usamos la marca cuadrangular arrastramos a la vez la sangra izquierda y la especial, modificndose as slo el valor de la izquierda. En la zona ms baja de la regla, tocando ya con la simulacin del papel, encontramos una serie de marcas peridicas que representan las tabulaciones predeterminadas. Adems, flotando sobre la regla, junto con las marcas de control de las sangras, pueden aparecer otras marcas, relacionadas con las tabulaciones, que veremos ms adelante. En lo referente al formato de prrafo, debemos recordar siempre las siguientes normas de escritura, cuya observacin es estrictamente obligatoria en esta asignatura: La separacin entre prrafos, habitual en casi todos los textos escritos, no puede realizarse mediante la introduccin de lneas en blanco entre prrafo y prrafo (poniendo dos saltos de prrafo consecutivos), sino mediante las opciones de separacin entre prrafos, con el anterior y con el siguiente. Es habitual utilizar sangra de primera lnea en los prrafos de texto normal. Bajo ningn concepto se permite realizar esta funcin escribiendo varios espacios o tabulaciones al principio del prrafo. Es habitual utilizar las opciones de ajuste de prrafos: Control de lneas viudas y hurfanas en prrafos normales, Mantener con el siguiente en ttulos y figuras, Salto de pgina anterior en ttulos importantes, etc. Bajo ningn concepto se permite la introduccin manual de lneas en blanco para reemplazar estas funciones y ajustar el texto a las pginas. El texto debe fluir y ajustarse automticamente a las pginas, y si no es as es porque no se estn utilizando correctamente las opciones de formato. Obsrvese que todas estas normas provienen de la no confusin entre texto y formato. Los caracteres que escribamos deben tener un significado por s mismos. La presentacin de los mismos debe depender slo de las opciones de formato. Numeracin y vietas Numeracin y vietas es una opcin de formato de prrafo que estudiamos en un apartado propio debido a su complejidad. Permite la introduccin automtica de prrafos que contienen listas con vietas, en las que cada prrafo tiene un smbolo al comienzo de la primera lnea, y listas numeradas, semejantes a las vietas, pero en lugar de mostrar un smbolo, cada prrafo se numera automticamente de forma consecutiva, y, si insertamos nuevos prrafos en mitad de una lista, los nmeros se reorganizan automticamente.

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Los controles que aparecen en el grupo Prrafo de la pestaa Inicio de la cinta de opciones permiten aplicar un formato de forma rpida, pero nos vamos a fijar, como hasta ahora, en el cuadro de dilogo correspondiente que contiene todas las opciones configurables. Dependiendo de la configuracin de Word, es posible que ste detecte automticamente que queremos escribir una lista con vietas, por ejemplo, al terminar un prrafo que comienza con un guin, automticamente Word cambia el formato del prrafo a un prrafo con vietas, y comienza a escribir el siguiente con el mismo formato, que mantiene hasta que dejamos un prrafo en blanco. Pero es ms adecuado manejar los formatos manualmente. Un prrafo puede ser sin numeracin ni vietas (normal), con numeracin, o con vietas: Para formatear un prrafo con vietas, desplegamos el control Vietas y, bien seleccionamos un formato predefinido, o bien seleccionamos la opcin Definir nueva vieta. Si hacemos clic en el control sin desplegarlo aplicamos el ltimo formato elegido. Para formatear un prrafo con numeracin, desplegamos el control Numeracin y, bien seleccionamos un formato predefinido, o bien seleccionamos la opcin Definir nuevo formato de nmero. Si hacemos clic en el control sin desplegarlo aplicamos el ltimo formato elegido. Para formatear un prrafo quitndole las vietas o la numeracin, utilizamos el control Borrar formato de grupo Fuente de la pestaa Inicio, o bien pulsamos repetidas veces el control Vietas o Numeracin hasta que desaparezcan las vietas o la numeracin. El cuadro de dilogo de personalizacin de vietas (Figura 5) permite seleccionar el smbolo de la vieta y su colocacin respecto a la sangra de primera lnea (francesa normalmente). El smbolo de la vieta puede ser: Un carcter cualquiera de cualquier fuente, en un determinado color, tamao, efecto, etc. (que pueden ser diferentes que en el texto del prrafo). Una imagen cualquiera, seleccionada de un archivo de disco.

Figura 5. Cuadro de dilogo Definir nueva vieta

El cuadro de dilogo de personalizacin de listas numeradas (Figura 6) es parecido, pero en lugar de elegir un smbolo, permite configurar la forma de numerar: Formato de nmero permite elegir los smbolos o adornos que acompaan al nmero. En el cuadro de texto aparece un nmero o letra sombreado en gris, que indica la colocacin del nmero automtico. Junto a ste, que no debemos borrar, podemos colocar otros caracteres que se aadirn automticamente al nmero en cada prrafo, por ejemplo un punto, un punto y un guin, un parntesis, etc. El botn Fuente permite elegir la fuente, tamao, color, etc. del nmero y sus adornos, que puede ser diferentes de los del resto del prrafo.

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Estilo del nmero permite elegir entre diferentes estilos de numeracin: nmeros decimales, nmeros romanos, letras maysculas, letras minsculas, etc. Alineacin especifica la justificacin horizontal del nmero respecto a la sangra de primera lnea.

Figura 6. Cuadro de dilogo Definir nuevo formato de nmero

Las listas numeradas comienzan por el nmero 1 (o su equivalente en letras o nmeros romanos), pero cuando empezamos una segunda lista en un documento, sta contina la numeracin a partir de la anterior. Podemos cambiar ambos comportamientos para que una lista comience de la manera adecuada. Haciendo clic derecho sobre el nmero que deseamos cambiar, seleccionamos la opcin NumeracinEstablecer valor de numeracin. Con esta opcin podemos empezar por 1, continuar desde una lista anterior, o bien establecer manualmente el siguiente nmero. Las listas de vietas y numeradas pueden estar organizadas en mltiples niveles. Para cambiar el nivel de esquema tenemos los controles Aumentar sangra y Disminuir sangra. Tabulaciones Las tabulaciones son opciones de formato de prrafo que tambin estudiamos en un apartado propio debido a su complejidad y porque se configuran en un cuadro de dilogo independiente, al que accedemos desde el cuadro Formato de prrafo (que estudiamos anteriormente para las opciones de formato bsico de prrafo, Figura 6) pulsando el botn Tabulaciones. Una tabulacin es un salto horizontal de la posicin de escritura a un a posicin fija. Las tabulaciones permiten formatear el texto de forma parecida a como se hace en una tabla (de ah su nombre), formando un conjunto de columnas en posiciones fijas que se repite a lo largo de las lneas. Para trabajar con tabulaciones, primero se establecen las posiciones de las mismas a lo ancho del papel. Luego, mientras se escribe, al insertar un carcter de tabulacin (tabulador), el flujo de escritura salta hasta la siguiente tabulacin situada inmediatamente a la derecha de la posicin del cursor. Cada vez que se inserta un tabulador, se salta a la siguiente tabulacin, hasta llegar al margen derecho. En el caso de que no existan ms tabulaciones definidas a la derecha del cursor, se considera que hay unas tabulaciones predeterminadas que se repiten de forma peridica a partir de la ltima tabulacin manual. El cuadro de dilogo Tabulaciones (Figura 7) permite especificar las tabulaciones del prrafo. Escribiendo una medida en centmetros (medidos desde el margen izquierdo, al principio del prrafo) en el cuadro Posicin, podemos editar la tabulacin de ese punto:

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Figura 7. Cuadro de dilogo Tabulaciones

Fijar establece la tabulacin y sus propiedades. Eliminar borra la tabulacin previamente establecida en ese punto. Eliminar todas quita todas las tabulaciones manuales, quedando slo las preestablecidas. Las propiedades de una tabulacin, aparte de su posicin son: Alineacin: cuando el flujo de texto salta a la posicin de la tabulacin, la escritura contina fluyendo segn la alineacin de la tabulacin, tal y como ocurre con la justificacin de un prrafo: Izquierda: el texto se rellena dejando la tabulacin a la izquierda. Derecha: el texto se rellena dejando la tabulacin a la derecha (hasta llegar al punto de insercin del carcter de tabulacin). Centrada: el texto se centra respecto a la tabulacin (hasta invadir el punto de insercin del carcter de tabulacin). Decimal: igual que Centrada, pero el centro se fija al escribir una coma (carcter de separacin de los nmeros con parte decimal); si no se escribe ninguna coma, se comporta como una tabulacin Derecha. Barra: igual que Decimal, pero el carcter de centrado es una barra vertical (|, tubera, pipe). Relleno: cuando el flujo de texto salta a la posicin de la tabulacin, el espacio hasta el texto que sigue se rellena con algn carcter de los indicados, o con espacios (Ninguno). Las tabulaciones tambin se pueden configurar mediante el uso de la regla. Al hacer clic sobre la regla en una posicin en la que no haya ningn elemento se aade una nueva tabulacin, identificada mediante una lnea vertical con un smbolo en su base que indica la alineacin: Una lnea horizontal que parte hacia la derecha (formando una L) es una tabulacin izquierda. Una lnea horizontal que parte hacia la izquierda es una tabulacin derecha. Una lnea horizontal centrada es una tabulacin centrada. Una lnea horizontal centrada con un punto es una tabulacin decimal. La lnea vertical suelta es una tabulacin de barra.

Una vez establecida una tabulacin, se puede arrastrar y soltar para cambiarla de posicin. Si se arrastra y suelta sobre otra tabulacin, la anterior desaparece, ya que no puede haber dos tabulaciones en el mismo punto. Si se arrastra fuera de la regla, se elimina. Recordemos que son un formato de prrafo, y que si queremos que los cambios hechos en la regla afecten a varios prrafos, primero tendremos que seleccionarlos. A la izquierda de la regla un smbolo representa el tipo de tabulacin que se aade al hacer clic sobre la regla. Al hacer clic repetidamente sobre este smbolo cambia el tipo de tabulacin. Adems de las tabulaciones,

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en este smbolo tambin se representan las marcas de sangras, para evitar editar una tabulacin cuando se pretende editar las sangras, o, al contrario, cuando coinciden en el mismo punto sangras y tabulaciones. Para hacer un uso correcto de las tabulaciones, stas deben colocarse de manera que no sea necesario teclear dos o ms caracteres de tabulacin para saltar a la posicin correcta. Un uso habitual de las tabulaciones es su utilizacin para generar las tablas de ndices, de manera que entre el nombre del captulo y el nmero de pgina se rellene automticamente con puntos. La tabulacin, de tipo derecha y rellena con puntos, se coloca en el margen derecho.

2.4.3. Formato de seccin


Los formatos de seccin se aplican a fragmentos del documento llamados secciones. Un documento se puede dividir en secciones de dos maneras: Automticamente, al aplicar diferentes formatos de seccin a fragmentos de texto. Manualmente, para separar partes de un documento, aunque no se vaya a cambiar de formato. Para introducir un cambio de seccin manualmente hay que introducir un salto de seccin, que encontramos entre las opciones del control Saltos del grupo Configurar pgina de la pestaa Diseo de pgina de la cinta de opciones. Al empezar una nueva seccin se puede: a) b) c) d) continuar con el flujo de texto normal (Continuo), saltar automticamente a la pgina siguiente, saltar automticamente a la siguiente pgina par, o, saltar automticamente a la siguiente pgina impar.

Las secciones se numeran automticamente, comenzando por 1. Para saber en qu seccin se encuentra el cursor, tenemos que mostrar dicha informacin en la barra de estado de Word: haciendo clic derecho sobre la barra de estado aparece una lista de las informaciones que queremos que se muestran o no en la barra. De entre los formatos de seccin, vamos a estudiar los siguientes: columnas, formato de pgina y encabezados y pies de pgina. Los cuadros de dilogo que permiten aplicar formatos de seccin presentan un cuadro desplegable titulado Aplicar a que selecciona entre 3 opciones de aplicacin: Esta seccin: aplica el formato slo a la seccin en la que se encuentra el cursor. De aqu en adelante: aplica el formato a la seccin donde se encuentra el cursor y a todas las siguientes. Todo el documento: aplica el formato a todas las secciones del documento. Es importante fijarnos en este cuadro, de lo contrario obtendremos resultados inesperados. Columnas Cada seccin puede escribirse en distinto nmero de columnas. Encontramos el control correspondiente en el grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones. La opcin Ms columnas del desplegable abre un cuadro de dilogo (Figura 8) con todas las opciones de columnas: nmero de columnas, ancho de cada columna, espacio de separacin con la siguiente, si se dibuja o no una lnea vertical entre columna y columna, etc.

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Figura 8. Cuadro de dilogo Columnas

Formato de pgina El formato de pgina se configura con varios controles del grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones: Mrgenes, Orientacin y Tamao. Mrgenes despliega un men en el que aparece Mrgenes personalizados, y Tamao despliega un men en el que aparece Ms tamaos de papel. Ambas opciones conducen al cuadro de dilogo Configurar pgina (Figura 9), que contiene todas las opciones relacionadas con el formato de pgina, organizadas en tres pestaas: Mrgenes, Papel y Diseo.

Figura 9 Cuadro de dilogo Configurar pgina

En la pestaa Mrgenes tenemos las opciones para establecer los mrgenes del papel, por los cuatro bordes. Adems, Encuadernacin es un margen adicional que podemos aadir por la izquierda o por la parte

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superior. Orientacin permite definir la orientacin del papel, vertical o apaisado. El cuadro desplegable Varias pginas permite seleccionar entre varias opciones: Normal: no hace nada especial con el papel. Mrgenes simtricos: prepara los mrgenes y la encuadernacin para impresin a doble cara. Si se va a imprimir a doble cara, la encuadernacin se coloca por la izquierda en las pginas impares, y por la derecha en las pares. As, cuando se selecciona esta opcin, los mrgenes y encuadernacin se definen como Interior y Exterior, en lugar de Izquierdo y Derecho, siendo el lado interior el que recibe la encuadernacin. Dos pginas por hoja: Considera cada hoja dividida por la mitad e imprime dos pginas apaisadas en cada hoja de papel vertical, o dos pginas verticales en cada hoja de papel apaisada. Libro plegado: Como Dos pginas por hoja, pero reparte las pginas entre las mitades del papel de manera que se pueda construir un libro con todos los papeles doblados por la mitad. La pestaa Papel permite definir el tamao del papel, bien mediante un tamao estndar (por ejemplo DIN A4), o mediante unas dimensiones en centmetros. Dependiendo de la impresora configurada, podremos elegir la bandeja o alimentador de donde tomar el papel para la seccin, pudiendo hacerse una distincin entre la bandeja con el papel de la primera pgina y del resto de pginas. La pestaa Diseo contiene otras opciones de construccin de las pginas: Empezar seccin: permite modificar el tipo de salto de seccin con el que empieza la seccin actual (o las secciones seleccionadas). Encabezados y pies de pgina: contiene opciones para los encabezados y pies de pgina de la seccin actual (o las secciones seleccionadas) Pares e impares diferentes: hace que los encabezados y pies puedan ser distintos en las pginas pares e impares, que es lo habitual cuando se imprime a doble cara. Por ejemplo, en este documento, pensado para impresin a una nica cara, el nmero de pgina est en la esquina inferior derecha. Si se fuera a disear para impresin a doble cara habra que hacerlo en el borde exterior, y para conseguirlo, en las pginas pares se podra en el lado izquierdo, y en las impares en el derecho. Primera pgina diferente: permite que el encabezado y pie de pgina de la primera pgina de la seccin sea diferente. Desde el borde: permite especificar la posicin de la parte superior del encabezado respecto al lmite superior del papel, y de la parte inferior del pie de pgina respecto al lmite inferior del papel, con independencia de los mrgenes establecidos. El encabezado crece hacia abajo, y el pie hacia arriba, desplazando el comienzo o final de texto respectivamente si es necesario. Alineacin vertical: indica cmo fluye el texto en la pgina a medida que se van escribiendo lneas: Superior: el texto se alinea al margen superior y se va rellenando hacia abajo. Inferior: el texto se alinea al margen inferior y se va desplazando hacia arriba a media que se escriben las lneas. Centrada: las lneas de texto quedan centradas verticalmente en la pgina. Justificada: las lneas de texto quedan uniformemente distribuidas, ocupando todo el espacio entre los mrgenes superior e inferior. Antes de pulsar Aceptar en el cuadro de dilogo, no olvidemos comprobar el contenido del cuadro combinado Aplicar a, disponible en todas las pestaas.

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Encabezados y pies de pgina Ya hemos visto algunas opciones que afectan al comportamiento de los encabezados y pies de pgina. Ahora veremos la forma de editarlos. Los encabezados y pies existen siempre, aunque es posible que estn vacos. Durante la edicin normal del documento son inaccesibles para evitar que entorpezcan el trabajo. Los controles para manejar encabezados y pies de pgina se encuentran en el grupo Encabezado y pie de pgina de la ficha Insertar de la cinta de opciones. Aparte de las opciones para insertar varios formatos preestablecidos y tpicos de encabezados o pies, tenemos la opcin de Editar encabezado y Editar pie de pgina. Ambas opciones hacer que la edicin salte al encabezado o pie, no permitiendo editar mientras tanto el resto del documento. Durante la edicin del encabezado o pie se abre una nueva ficha Diseo en la cinta de opciones, con controles especficos para el encabezado y pie. Para volver a la edicin normal del documento, pulsamos Cerrar encabezado y pie de pgina. Tambin podemos cambiar la edicin normal a encabezado/pie y viceversa haciendo doble clic en la zona del documento correspondiente. En los espacios reservados a los encabezados y pie de pgina se puede escribir texto con total libertad, igual que se hace en el resto del documento, con la excepcin del uso de los formatos de seccin (por ejemplo, no se puede escribir a dos columnas). Entre los controles de la pestaa Diseo de la cinta de opciones hay varios botones que permiten introducir texto automtico, como el nmero de pgina, el nmero total de pginas del documento, la fecha, la hora, etc. Los fragmentos de texto automtico se identifican porque al poner el cursor en ellos, se resalta el fondo en gris. Word actualiza el contenido del texto automtico slo cuando es necesario, no de forma continuada. Por ejemplo, si introducimos la hora, cuando pase un minuto no cambiar el texto, sino que lo har cuando vayamos a imprimir, o cuando abramos el documento la prxima vez. El nmero de pgina es un texto automtico cuyo contenido es siempre el nmero de pgina en el que se encuentra. No debemos modificar los textos automticos porque cualquier modificacin que hagamos se perder la prxima vez que Word actualice automticamente su contenido. Para insertar el nmero de pgina existen mltiples opciones en el control Nmero de pgina (grupo Encabezado y pie de pgina de la ficha Diseo) que lo colocan de forma automtica en lugares tpicos. De entre todas ellas vamos a destacar Posicin actualNmero sin formato, que coloca el nmero de pgina entre el texto escrito sin ningn aadido ms, lo que nos permite formatear el texto de forma fcil. El mismo control Nmero de pgina despliega tambin la opcin Formato del nmero de pgina permite especificar la forma en que se cuentan las pginas. Se abre un cuadro de dilogo con opciones para: Elegir el tipo de nmero: decimal, romano, letras, etc. Elegir si al comenzar la seccin se reinicia la cuenta (y por qu nmero se comienza) o se contina por donde termin la anterior. Elegir si en la numeracin se aade el nmero de captulo. Esta opcin est relacionada con el uso de estilos, que estudiaremos en el siguiente apartado. De esta manera observamos cmo la numeracin de pginas no es consecutiva, sino que puede hacerse de forma totalmente libre. Por ejemplo es posible que existan varias pginas con el mismo nmero. En la barra de estado de Word se muestra un contador de pginas de la forma Pgina: X de Y, donde X es la pgina actual e Y es el total de pginas. Esta numeracin es consecutiva y no tiene en cuenta los estilos de numeracin de pginas, por lo que no se corresponde con el nmero de pgina que muestra el campo automtico de nmero de pgina en el texto. Para que Word muestre el nmero de pgina en el mismo formato en que aparecer en el documento, activamos la opcin Nmero de pgina con formato del men de configuracin de la barra de estado que se obtiene al hacer clic derecho sobre sta.

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Otros botones de la barra de herramientas Encabezado y pie de pgina (los situados a la derecha) permiten navegar por los diferentes encabezados y pies de pgina disponibles: Los botones Ir al encabezado e Ir al pie de pgina hacen que la edicin salte del encabezado al pie de la pgina actual y viceversa. El botn Seccin anterior salta al primer encabezado o pie situado anteriormente en el documento que pueda ser diferente: el de la seccin anterior, el de otro tipo de pgina par/impar, el de primera pgina de seccin, etc., dependiendo de las secciones y opciones de seccin configuradas, as como de las pginas disponibles. El botn Seccin siguiente salta al primer encabezado o pie situado posteriormente en el documento que pueda ser diferente: el de la seccin siguiente, el de otro tipo de pgina par/impar, etc., dependiendo de las secciones y opciones de seccin configuradas, as como de las pginas disponibles. Estos desplazamientos pueden realizarse tambin moviendo la barra de desplazamiento vertical del documento o utilizando las formas habituales de desplazamiento del cursor. El botn Vincular al anterior permite vincular o desvincular el contenido de un encabezado o pie con el de la seccin anterior. Los encabezados y pies son un formato de seccin, por lo tanto cada seccin puede tener un encabezado y pie diferentes de los de la anterior. Si pulsamos el botn Vincular al anterior, el encabezado o pie actual se destruye y en su lugar se replica el encabezado o pie de la anterior seccin (quedan vinculados: se convierten en el mismo, pudindose editar en cualquiera de las dos secciones con el mismo resultado). Si volvemos a pulsar Vincular al anterior, entonces el botn se libera, y el encabezado o pie se desvincula, y a partir de ese momento se editan de forma independiente. En el cuadro resaltado que aparece junto el encabezado o pie durante su edicin obtenemos informacin sobre el elemento que estamos editando: Si es encabezado o pie. El nmero de seccin (si hay ms de una). Si es de pgina par o impar (cuando se activa la opcin Pares e impares diferentes del formato de pgina). Si es la primera pgina de una seccin (cuando se activa la opcin Primera pgina diferente del formato de pgina). Si est vinculado o no con el elemento equivalente de la seccin anterior (Se muestra Igual que el anterior en la parte derecha del recuadro, o no se muestra nada). Hay que tener en cuenta que para editar un encabezado o pie de una seccin, pgina par/impar o primera pgina, es necesario que dicha pgina exista. Por ejemplo si la seccin 2 comienza en pgina par, y slo tiene una pgina, no es posible editar el encabezado o pie de las pginas impares de la seccin 2, ya que no hay ninguna. En la cinta de opciones tambin encontramos controles que permiten configurar opciones de formato de pgina relacionadas con el comportamiento de los encabezados y pies de pgina, que, en este caso, se aplican nicamente a la seccin actual.

2.5. Estilos
Hasta ahora hemos visto la forma de aplicar diferentes formatos a los fragmentos de texto. En realidad es una operacin repetitiva, ya que los formatos se repiten a lo largo del documento. Por ejemplo: El texto normal siempre tiene el mismo formato. Los ttulos de primer nivel tienen un determinado formato. Los ttulos de segundo nivel tienen un determinado formato.

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Los pies de foto tienen su propio formato. Etc. Por esta razn existen los estilos. Cada fragmento de texto tiene un estilo, no un formato, y el estilo determina el formato. Por ejemplo: El texto normal est en estilo Normal. Los ttulos de primer nivel estn en estilo Ttulo 1. Los ttulos de segundo nivel estn en estilo Ttulo 2. Los pies de foto estn en estilo Pie. Etc. Una vez indicado el estilo de cada prrafo, podemos indicar el formato que corresponde a cada estilo: El estilo Normal consiste en fuente Times New Roman de tamao 12,. El estilo Ttulo 1 consiste en color azul, negrita, tamao 24,. El estilo Ttulo 2 consiste en negrita, tamao 16,. El estilo Pie consiste en cursiva, tamao 10,. Etc. Hacerlo as tiene varias ventajas: Word puede saber qu prrafos son ttulos, pies de foto, texto normal etc. Por ejemplo podra generar automticamente un ndice con los ttulos. Para darle el formato adecuado a un prrafo o fragmento basta con indicar a qu estilo pertenece y todo el formato se establecer de una sola vez. Por ejemplo, si vamos a escribir un nuevo ttulo de primer nivel, indicaremos que es un prrafo de estilo Ttulo 1, en lugar de tener que indicar que el formato es color azul, negrita, 24 puntos, Si cambiamos de opinin sobre el formato que corresponde a un estilo, basta con definir el nuevo formato del estilo y todos los fragmentos que pertenezcan al estilo se actualizarn automticamente. Por ejemplo si decidimos que los ttulos de primer nivel deben ir en tamao 32 en lugar de tamao 24, bastar con indicar que Ttulo 1 consiste en color azul, negrita, tamao 32,. No hay que confundir los estilos con los temas. Los temas nicamente definen la fuente de los ttulos y del cuerpo, una paleta de colores y poco ms. Los estilos permiten definir todas las opciones de formato del texto. Los estilos son compatibles con los temas: un estilo puede definir que la fuente y color que se utiliza son la que indique el tema (por ejemplo, fuente +Cuerpo y color Texto 1), pero, adems, especificar un determinado tamao de fuente, alineacin, sangras, etc. A partir de ahora, cada fragmento de un documento deber tener un estilo.

2.5.1. Tipos de estilos


Al igual que existen formatos de carcter, prrafo y seccin, existen varios tipos de estilos: Estilos de carcter: pueden aplicarse igual de los formatos de carcter, es decir, a cada carcter individual, con independencia del estilo del carcter anterior o siguiente. En la definicin del formato que corresponde al estilo slo pueden usarse formatos de carcter. Estilos de prrafo: pueden aplicarse igual de los formatos de prrafo, es decir, a cada prrafo completo, con independencia del estilo del prrafo anterior o siguiente. En la definicin del formato que corresponde al estilo pueden usarse formatos tanto de prrafo como de carcter. Estilos de tabla: definen el autoformato de tablas que veremos ms adelante. Estilos de lista. Cuando escribimos prrafos con numeracin o con vietas, formamos una lista de prrafos en la que cada prrafo puede tener un distinto nivel de esquema, al igual que ocurre con los

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captulos y sub-captulos de un documento. Los estilos de lista permiten indicar el formato de numeracin y vietas que se emplea en cada nivel de esquema, de manera que una determinada lista se ajusta a un estilo de lista. Decimos que un prrafo o fragmento tiene un estilo, o que le asignamos o aplicamos un estilo. Todo prrafo tiene algn estilo de prrafo, y por lo tanto tiene un formato determinado por la definicin de ese estilo, que, como acabamos de ver, contiene opciones tanto de formato de prrafo como de carcter. Adems, algunos o todos los caracteres del prrafo pueden tener un estilo de carcter, con opciones de formato de carcter, que prevalecen sobre las del estilo de prrafo. Si los caracteres del prrafo no tienen un estilo de carcter, decimos que tienen la fuente de prrafo predeterminada. Por ltimo, sobre el prrafo o sus caracteres podemos aplicar otras opciones de formato, las cuales prevalecen sobre las definiciones de los estilos de prrafo y de carcter. Resumiendo, el formato de un fragmento de texto ser el que especifiquemos con las opciones de formato; si no se especifican opciones de formato, sern las definidas por el estilo de carcter que tenga asignado, y si tampoco tiene ningn estilo de carcter (es decir, tiene la fuente de prrafo predeterminada), sern las definidas por el estilo de prrafo. Tambin podemos entender que el formato de un fragmento de texto es la suma del estilo de prrafo, ms el estilo de carcter, ms el formato aplicado. Por ejemplo, si a un fragmento de estilo Ttulo 1, le ponemos una fuente Arial, podemos indicar que su formato es Ttulo 1 + fuente Arial. Siempre hay que intentar que los estilos del texto de un documento sean puros, es decir, no tengan formatos modificados sobre la definicin del estilo. Por ejemplo, si queremos que el ttulo de primer nivel tenga fuente Arial, modificaremos la definicin de Ttulo 1 para que tenga fuente Arial, y no cambiaremos el formato de cada prrafo Ttulo 1, para que, adems de ser de estilo Ttulo 1, tenga fuente Arial, o sea, Ttulo 1 + fuente Arial. Otro ejemplo: supongamos que vamos a escribir un artculo en el que vamos a utilizar tecnicismos, y queremos que los tecnicismos aparezcan en cursiva; en vez de poner en cursiva cada tecnicismo, crearemos un estilo de carcter que llamaremos Tecnicismo, consistente en Fuente de prrafo predeterminada + Cursiva, y cada tecnicismo ir en estilo Tecnicismo. Existen una serie de estilos predeterminados que podemos y debemos utilizar; adems, podemos crearnos cuantos estilos deseemos. Entre los estilos predeterminados destacamos los siguientes (son estilos de prrafo): Normal: es el estilo de la mayor parte de un documento, del texto base. Ttulo 1: es el estilo que corresponde a los ttulos de primer nivel (captulos principales). Ttulo 2: es el estilo que corresponde a los ttulos de segundo nivel (sub-captulos). Ttulo 3: es el estilo que corresponde a los ttulos de tercer nivel (sub-sub-captulos). Ttulo 4, Ttulo 5, Ttulo 9 Ttulo: es el estilo que corresponde al ttulo del documento (ttulo nico). Subttulo: es el estilo que corresponde a un posible anexo al ttulo del documento. TDC1: es el estilo que corresponde a las entradas de un ndice automtico que se corresponden con un ttulo de primer nivel. TDC2: es el estilo que corresponde a las entradas de un ndice automtico que se corresponden con un ttulo de segundo nivel. TDC3: es el estilo que corresponde a las entradas de un ndice automtico que se corresponden con un ttulo de tercer nivel. TDC4, TDC5, TDC9 Epgrafe: utilizado en el pie de una ilustracin, imagen fotografa, etc. A excepcin de Normal, todos estos estilos pueden utilizarse para propsitos diferentes de los que se han creado. Igualmente pueden definirse otros estilos para estos mismos propsitos. Pero no es lo ms recomendable.

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2.5.2. Jerarqua de estilos


Los estilos de un miso tipo (carcter o prrafo) forman una jerarqua, de manera que el formato que corresponde a un estilo se define como una modificacin de otro estilo. Es decir, unos estilos se basan en otros. Por ejemplo, puede ser que el estilo Ttulo 1 sea Estilo Normal + Fuente Arial + Negrita + Tamao 24. Esto implicara que si se modifica el estilo Normal (por ejemplo se establece que el color de fuente es Verde), entonces Ttulo 1 heredara esta modificacin y pasara tambin a ser verde. Igualmente heredaran esta modificacin todos aquellos estilos que estn basados en el estilo Normal. Obsrvese que si se cambia el estilo Normal para que utilice una fuente Courier, Ttulo 1 no se vera afectado porque en su definicin est establecido que la fuente es Arial.

2.5.3. Estilos rpidos


En la versin 2007 de Word se introduce el concepto de estilo rpido. Los estilos rpidos son un subconjunto de los estilos que el usuario ha definido como tales porque son los que ms utiliza, y Word los pone en el grupo Estilos de la pestaa Inicio de la cinta de opciones, de manera que haciendo clic sobre ellos se aplica el estilo al texto seleccionado. Si hay demasiados estilos rpidos, no cabrn todos a la vez en la cinta de opciones.

2.5.4. Uso de estilos


Para aplicar estilos al texto, bien utilizamos los estilos rpidos que aparecen en el grupo Estilos de la pestaa Inicio de la cinta de opciones, o bien podemos mostrar la barra Estilos (pulsando el icono de la flecha en el mismo grupo), donde pueden aparecer todos los estilos definidos. Se trata de una barra flotante que se sita por encima de la ventana de Word, aunque arrastrndola de la manera adecuada podemos acoplarla en un lateral de la ventana principal. En la parte inferior de esta barra aparecen controles importantes: La casilla de verificacin Mostrar vista previa cambia la visualizacin de la lista de estilos entre una mera lista de nombres o una simulacin del aspecto del estilo. El botn Nuevo estilo permite crear un nuevo estilo. El botn Inspector de estilo abre o cierra otra barra flotante de herramientas (que puede acoplarse en un lateral, ) que muestra el estilo que tiene el texto donde se sita el cursor, distinguiendo: El estilo de prrafo actual, y un botn para aplicar el estilo Normal. El estilo de carcter actual, si es distinto de Fuente de prrafo predeterminado, y un botn para quitarlo (es decir, para forzar Fuente de prrafo predeterminado). El formato de prrafo aplicado por encima del estilo de prrafo actual, si lo hay, y un botn para eliminarlo y obtener de nuevo el estilo de prrafo puro. El formato de fuente aplicado por encima del estilo de carcter actual, si lo hay, y un botn para eliminarlo y obtener de nuevo el estilo de carcter puro.

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Figura 10 Barra de herramientas Inspector de estilo

El botn Administrador de estilos abre un cuadro de dilogo que permite modificar la definicin de los estilos. Tambin permite recomendar o no los estilos asignndoles una valoracin numrica para luego poder ordenarlos por nivel de recomendacin. El botn Opciones abre un cuadro de dilogo que permite modificar los estilos que aparecen en la barra Estilos y el orden en que se muestran. Recordemos que no debe haber fragmentos de texto con opciones de formato sobre los estilos, sino que, quiz, debemos redefinir los estilos para que coincidan con el formato deseado. As, una vez que apliquemos un estilo a un fragmento de texto, no debemos modificar el formato sobre l. Para observar esta norma, la barra Inspector de estilos resulta especialmente til: junto a los estilos de prrafo y carcter debe mostrarse Mas: <ninguno>. De no ser as, es que algn formato ha sido aplicado por encima del estilo, y debe corregirse. En la barra Estilos observamos que cada estilo aparece con su nombre o como simulacin de su formato, y, a la derecha de cada estilo, una marca que indica si es estilo contiene definiciones de formato de carcter (a) o de prrafo () o ambos. Al hacer clic sobre uno de los estilos de la lista, o de los estilos rpidos, se aplica el estilo en la posicin del cursor o sobre la seleccin que est marcada: Si es un estilo de carcter, se aplica a los caracteres seleccionados, a la palabra en la que se encuentre el cursor, o se comienza a escribir con ese estilo. Si es un estilo de prrafo, el comportamiento depende de la seleccin: Si hay algn fragmento seleccionado que abarca varios prrafos o un prrafo completo, se aplica por completo a todos los prrafos que tengan alguna parte seleccionada. Si hay algn fragmento seleccionado que abarca slo una parte de un prrafo, se aplica al fragmento seleccionado slo las opciones de formato de carcter definidas en el estilo. Si no hay ningn fragmento seleccionado se aplica a todo el prrafo actual, o se comienza el nuevo prrafo con ese estilo. Al hacer clic derecho sobre un estilo, obtendremos opciones para modificar su definicin y para aadir o quitar ese estilo del subconjunto de estilos rpidos.

2.5.5. Edicin y creacin de los estilos


Para modificar la definicin de un estilo, bien hacemos clic derecho sobre un determinado estilo en la barra Estilos o en cuadro de estilos rpidos, o bien accedemos al administrador de estilos. Al seleccionar la opcin Modificar. Se abre un cuadro de dilogo con las propiedades del estilo (Figura 11):

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Nombre es el identificador con el que nos referimos al estilo. No puede haber dos estilos con el mismo nombre. Tipo de estilo indica si es de prrafo, carcter, tabla o lista. No se puede cambiar. Estilo basado en indica el nombre del estilo del que hereda las propiedades. Estilo del prrafo siguiente (slo disponible en estilos de prrafo) indica el estilo que probablemente tendr en el siguiente prrafo, despus de un prrafo del estilo que estamos definiendo ahora. Por ejemplo, detrs de un prrafo de ttulo probablemente va un prrafo normal; detrs de uno normal, ir otro normal; detrs de un prrafo de foto ir un prrafo de epgrafe; detrs de un epgrafe ir uno normal; etc. Al definir estas secuencias, Word nos ayuda a escribir, de manera que, al terminar un prrafo de un determinado estilo, escribiendo un retorno de carro, el siguiente prrafo que comienza, automticamente tendr el estilo definido en esta opcin. Formato consiste en un conjunto de botones y cuadros semejantes a los que aparecen en las barras de herramientas, que permiten definir el formato del estilo. Bajo estos botones se muestra una vista previa del aspecto del estilo y la definicin del mismo como el estilo base ms las modificaciones. El botn Formato despliega un men con ms opciones de formato. Agregar a la plantilla hace que las modificaciones que establecemos en el formato se guarden tambin en la plantilla en que se basa el documento, de manera que quedarn predeterminadas para los nuevos documentos. Actualizar automticamente hace que, cuando se apliquen opciones de formato sobre un fragmento con el estilo que estamos editando, esas modificaciones pasen automticamente a la definicin del estilo, de manera que todos los fragmentos con ese estilo adquieren las modificaciones. Aadir a la lista de estilos rpidos hace que se incluya o no entre los estilos rpidos. Slo en este documento o Documentos nuevos basados en esta plantilla hace que los cambios en la definicin del estilo se guarden en el documento o en la plantilla en la que se basa el documento.

Figura 11. Cuadro de dilogo Modificar estilo

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Para crear un nuevo estilo, hacemos clic en el botn Nuevo estilo de barra Estilos. Se abre un cuadro de dilogo con las propiedades del estilo, el mismo que para la edicin de un estilo. Comenzamos por asignarle un nombre identificativo y decidiendo si es un estilo de prrafo o de carcter. Es importante esta ltima eleccin, ya que no puede cambiarse ms adelante. A continuacin seleccionaremos el estilo del que hereda las propiedades. Si no queremos heredar propiedades de ningn otro estilo, podemos elegir (sin estilo) (para estilos de prrafo) o Fuente de prrafo predeterminado o (propiedades) (para estilos de carcter). Finalmente seleccionamos el estilo del prrafo siguiente y las opciones de formato que definen el estilo. Debido a la jerarqua de estilos, cuando nos dispongamos a modificar los estilos de un documento para adaptarlos a nuestros gustos o necesidades, deberemos comenzar siempre por los que se encuentren ms altos en la jerarqua. Por ejemplo, supongamos que Ttulo 1 hereda propiedades de Normal, o lo que es lo mismo, que Ttulo 1 est basado en Normal. En tal caso conviene comenzar por editar las propiedades de Normal, y luego las de Ttulo 1, porque si lo hacemos al revs, y primero adaptamos Ttulo 1, al modificar Normal es posible que las modificaciones se trasladen a Ttulo 1, con lo cual tendramos que volver a corregir Ttulo 1. Hay que tener en cuenta que en Word casi todos los estilos originales (Ttulo 1, Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo, Subttulo, Epgrafe, etc. estn basados en Normal.

2.5.6. Generacin de tablas de contenido


Hemos visto que una de las ventajas del uso de estilos es que Word puede saber qu prrafos son ttulos, pies de foto, texto normal etc., y de esta manera, se podra generar automticamente un ndice con los ttulos. Una tabla de contenido es una forma genrica de denominar a un ndice que podemos crear automticamente a partir de un conjunto de prrafos o fragmentos que estn en un determinado formato. Por ejemplo, podemos crear un ndice de captulos en el que aparezcan todos los prrafos en Ttulo 1, Ttulo 2 y Ttulo 3. O bien podemos crear un ndice de figuras en el que aparezcan todos los prrafos en estilo Epgrafe. Etc. Para insertar una tabla de contenido usamos la opcin Tabla de contenido del grupo Tabla de contenido de la pestaa Referencias de la cinta de opciones, que despliega un men con varios tipos de ndices preestablecidos. Seleccionamos Insertar tabla de contenido al final de ese men para llegar al cuadro de dilogo Tabla de contenido (Figura 12) en el que podemos personalizar el aspecto del ndice generado.

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Figura 12. Cuadro de dilogo Tabla de contenido

Para cambiar el contenido del ndice (qu ttulos aparecen o no en el ndice) pulsamos el botn Opciones, que abre otro cuadro de dilogo titulado Opciones de tabla de contenido (Figura 13).

Figura 13. Cuadro de dilogo Opciones de tabla de contenido

En este cuadro de dilogo se muestra una lista de los estilos disponibles, al lado de cada cual aparece un cuadro de texto titulado Nivel de TDC. En esta lista rellenamos los cuadros de texto de aqullos estilos que corresponden a los ttulos que queremos que aparezcan en el ndice, indicando en cada cuadro un nmero del 1 al 9, que identifica el estilo TCD con el que aparecer la entrada del ndice. Por ejemplo, si ponemos que Ttulo 1 aparece con el nivel 1, Ttulo 2 aparece con el nivel 2 y Ttulo 3 con el nivel 3, todos los prrafos de estilo Ttulo 1, Ttulo 2 o Ttulo 3 aparecern listados en el ndice, y con estilo TCD1, TDC2 y TDC3 respectivamente. O si ponemos que Epgrafe aparece con el nivel 1, todos los prrafos de estilo Epgrafe aparecern listados en el ndice, y con estilo TCD1. Al hacer clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo ndice y tablas se genera el ndice automtico en la posicin del cursor. El ndice automtico es un texto automtico, y como tal, no debe modificarse a mano. Si queremos cambiar el aspecto del mismo podemos volver a generarlo con otras opciones, o modificar las definiciones de los estilos TDC1, TDC2, TDC3, DTC4, etc.

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El ndice, as como otros textos automticos, se regenera automticamente en algunas ocasiones, por ejemplo antes de imprimir, pero normalmente slo se actualizan los nmeros de pgina. Es posible que desde que se gener el ndice se hayan aadido nuevos ttulos, pero al actualizarse el ndice, slo se actualizan los nmeros de pgina de los ttulos que haba antes, y no se aaden los nuevos ttulos. Podemos forzar manualmente la actualizacin de los textos automticos haciendo clic con el botn derecho sobre un texto automtico y seleccionado la opcin Actualizar campos. En el caso de las tablas de contenido se mostrar un cuadro de dilogo confirmando si queremos actualizar slo los nmeros de pgina de las entradas que ya hay en el ndice o queremos regenerar el ndice por completo. Para cambiar otras opciones del ndice automtico tendremos que crear uno nuevo.

2.5.7. Numeracin de ttulos


Hemos visto que los estilos Ttulo 1, Ttulo 2, Ttulo 3, etc. pueden utilizarse para los prrafos de los ttulos de captulos y sub-captulos. Es habitual que establezcamos algn criterio de numeracin para los captulos. Por ejemplo, en este documento cada captulo y sub-captulo se numera de forma consecutiva, separando cada nivel con un punto (a partir del cuatro nivel ya no se numera ms), de manera que si este apartado es el 2.2.6, es porque est en el sexto sub-sub-captulo del segundo sub-captulo del segundo captulo. Esta numeracin debe manejarse automticamente, para lo cual debemos configurar dos opciones: Indicar el criterio de numeracin: establecer si se ponen nmeros o letras, qu caracteres se ponen entre los nmeros o letras de cada nivel, etc. Establecer los estilos que marcan cada nivel de captulos. En el grupo Prrafo de la pestaa Inicio de la cinta de opciones encontramos el control Lista multinivel, que despliega un men para elegir el tipo de numeracin del documento. Podemos elegir el tipo de numeracin de nuestro documento de entre una biblioteca de tipos preestablecidos, o bien de un estilo de lista, que consiste en una definicin de los formatos de nmero para cada nivel de ttulo, y la vinculacin de cada nivel de captulo a un estilo (de prrafo). La opcin Definir nueva lista multinivel del men desplegable Lista multinivel abre el cuadro de dilogo Definir nueva lista con varios niveles. En primer lugar pulsamos el botn Ms para mostrar todas las opciones disponibles.

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Figura 14. Cuadro de dilogo Definir nueva lista con varios niveles

En la parte superior izquierda del cuadro de dilogo encontramos una lista de todos los niveles (desde 1 hasta 9) que podemos configurar. Tendremos que hacer clic en cada uno de los nmeros para ir configurando cada nivel. Comenzaremos por el nivel 1 haciendo clic en 1; una vez configurado el nivel 1, hacemos clic en 2 y configuramos el nivel 2; y as sucesivamente hasta configurar todos los niveles necesarios para nuestro documento. Formato de nmero permite editar los caracteres que acompaarn a los nmeros automticos. Los nmeros automticos se distinguen porque aparecen resaltados con un fondo gris. Para insertar el texto automtico correspondiente al nmero del nivel actual, seleccionamos una opcin de la lista Estilo de nmero para este nivel, que elige entre nmeros, letras, nmeros romanos, etc. Fuente permite elegir un formato de fuente diferente para el conjunto de nmeros y smbolos. Para insertar el texto automtico correspondiente a un nmero de nivel anterior, seleccionamos una opcin de la lista Incluir nmero de nivel desde. Posicin del nmero y Posicin del texto permite configurar las sangras y alineacin del nmero. Al modificar las opciones vemos el resultado en el cuadro de vista previa: Alineacin es la sangra de primera lnea. Sangra de texto es la sangra izquierda. Alineacin de los nmeros es la colocacin del nmero respecto a la sangra de primera lnea. De las opciones de la parte derecha que se muestran al pulsar el botn Mas , destacamos: Vincular nivel al estilo permite indicar qu estilo est relacionado con los ttulos del nivel actual. Por ejemplo, para el nivel 1, podra ser el estilo Ttulo 1, para el nivel 2 el estilo Ttulo 2, etc. Iniciar en permite que la numeracin comience desde un nmero/letra distinto al primero. Nmero seguido de permite introducir un carcter especial detrs del nmero automtico. Es igual que si lo escribiramos en el cuadro Formato del nmero, salvo porque en dicho cuadro no es posible escribir algunos caracteres, por ejemplo, un tabulador. Cuando se agrega una Marca de tabulacin (un tabulador) tiene sentido configurar Agregar tabulacin en, que ayuda a configurar la separacin entre el nmero y el principio del texto del prrafo (primera lnea).

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Reiniciar numeracin tras indica cundo hay que reiniciar la numeracin del nivel. Por ejemplo, en este documento, cuando empieza un nuevo captulo, los sub-captulos comienzan de nuevo por uno, es decir, despus de 2, viene 2.1. Esto se configura como que en el nivel 2, se reinicia la numeracin tras el nivel 1, es decir, cuando se cambia de captulo en el nivel 1, el nivel 2 empieza de nuevo a contar. Podramos hacer que no se reiniciara la cuenta en el nivel 2; entonces ocurrira que los captulos y sub-captulos se numeraran por ejemplo, como 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 2, 2.5, 2.6, 3, 3.7, 3.8, etc. y no como 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 2, 2.1, 2.2, 3, 3.1, 3.2, etc.

2.6. Tablas
Una tabla es un conjunto de celdas, organizado en filas y columnas regularmente repartidas, en cuyo interior podemos escribir texto. Para aadir una nueva tabla utilizamos el control Tabla de la pestaa Insertar de la cinta de opciones, que despliega un men en el que podemos elegir una tabla bsica del nmero de filas y columnas que deseemos, haciendo clic en la matriz de cuadros; insertar una tabla con un estilo predeterminado, con la opcin Tablas rpidas; o bien crear una tabla estableciendo todas sus propiedades mediante un cuadro de dilogo, gracias a la opcin Insertar tabla. Las opciones del cuadro de dilogo (Figura 15) incluyen: Tamao de la tabla: nmero de filas y columnas. Autoajuste: indica si el ancho de las columnas es fijo (ajustado manualmente), se adapta automticamente al tamao mnimo segn el contenido de las celdas, o se reparte automticamente todo el espacio entre los mrgenes segn el contenido de las celdas. Este formato puede modificarse ms adelante. Recordar dimensiones para tablas nuevas: permite que la prxima vez que lleguemos a este cuadro de dilogo, muestre los mismos valores que ahora.

Figura 15. Cuadro de dilogo Insertar tabla

Una vez creada la tabla, al situar el cursor en su interior, se muestran dos nuevas pestaa en la cinta de opciones, Diseo y Presentacin, con todas las opciones relacionadas con el manejo de tablas. Haciendo clic en las celdas podemos escribir texto en ellas. Podemos utilizar las opciones de formato y escribir texto prcticamente con la misma libertad que en el resto del documento (excepto las opciones de formato de seccin). Si pulsamos el tabulador (Tab) en una celda, se selecciona el texto de la celda siguiente. Si pulsamos Mays+Tab en una celda, se selecciona el texto de la celda anterior. Si pulsamos Tab en la ltima celda de una tabla se aade una nueva fila. Para escribir un tabulador dentro de una tabla usamos Ctrl+Tab. Existen un conjunto de estilos de tabla que permiten dar formato a las tablas de forma rpida. Los encontramos en el grupo Estilos de tabla de la ficha Diseo. Al aplicar un estilo de tabla, podemos

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considerar tratar como especial la primera o ltima fila o columna, o alternar colores en filas o columnas opciones, segn se activen o no los controles del grupo Opciones de estilo de tabla. El estilo de tabla se puede modificar manualmente en cada fila o columna con las opciones de Sombreado y Bordes del grupo Estilos de tabla de la pestaa Diseo. El sombreado hace referencia al color de fondo, y los bordes que tienen o no alrededor, de la celda o grupo de celdas que est seleccionado. El grosor, tipo y color del borde se establecen mediante los controles del grupo Dibujar bordes de la pestaa Diseo. Del desplegable Bodes destacamos la opcin Ver cuadrculas. Con las opciones anteriores, las lneas de divisin pueden hacerse invisibles (sin lnea). Para facilitar la edicin del documento, activamos Ver cuadrculas, de manera que, aunque en realidad sean invisibles, Word las muestra en pantalla (excepto en el modo de Lectura a pantalla completa) en color atenuado. Situando la flecha del ratn sobre los lmites de las celdas, y arrastrando y soltando, podemos cambiar a mano su tamao. Si, previamente seleccionamos una o ms celdas, el cambio afectar a las celdas seleccionadas, de lo contrario, afectar a filas o columnas completas. Situando la flecha cerca del lmite superior de la tabla y haciendo clic podemos seleccionar columnas completas; igualmente situando la flecha cerca del lmite izquierdo de la tabla y haciendo clic podemos seleccionar filas completas. El cambio de la forma de la flecha del ratn nos ayudar a detectar los lmites. Las herramientas Dibujar tabla y Borrador del grupo Dibujar bordes de la ficha Diseo permiten trazar y eliminar los bordes de las celdas a mano alzada, como si las dibujramos con un lpiz. Pasemos ahora a las herramientas de la pestaa Presentacin de la cinta de opciones (mientras el cursor se haya dentro de una tabla): En el grupo Tabla encontramos De nuevo la opcin Ver cuadrculas, de la que ya hemos hablado. El men Seleccionar, que nos ayuda a seleccionar filas y columnas completas, o toda una tabla, o el contenido completo de la celda actual. Propiedades, que abre un cuadro de dilogo con opciones avanzadas. El grupo Filas y columnas, con opciones para aadir filas y columnas, o para eliminarlas. El grupo Combinar, con opciones para partir una celda en varias celdas, combinar varias celdas contiguas en una sola, y dividir una tabla en dos tablas (horizontalmente). El grupo Tamao de celda, con opciones para forzar las dimensiones de una celda o conjunto de celdas en horizontal y vertical, o dejar que el tamao se autoajuste: Autoajustar al contenido: ajustar automticamente el tamao de la celda segn su contenido, de manera que el ancho de la tabla sea el mnimo posible. Autoajustar a la ventana: hacer una tabla del ancho del papel, de manera que las celdas se reparten el tamao segn su contenido. Ancho de columna fijo: el tamao de columna queda fijo y no se modifica automticamente con el contenido. El grupo Alineacin contiene controles para indicar cmo se coloca el texto dentro de cada celda. El grupo Datos contiene controles para deversas funciones relacionadas con el contenido de las celdas, como repticin automtica de las filas de ttulo, ordenar datos y realizar conversiones entre tablas y textos tabulados, que se explican a continuacin. Habitualmente la primera o primeras filas de una tabla contienen los ttulos de las columnas. Cuando una tabla se parte en varias pginas se suelen repetir dichos ttulos al principio de cada pgina. Para que esto se haga automticamente (como es debido), seleccionamos las filas que contienen los ttulos y hacemos clic Repetir filas de ttulo, en el grupo Datos de la pestaa Presentacin.

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Otra accin habitual con las tablas es recoger en ellas listados ordenados alfabticamente, por fechas, etc. Para realizar esta ordenacin, Word nos facilita la opcin Ordenar, en el grupo Datos de la pestaa Presentacin.. Primero seleccionamos las filas que queremos ordenar y entonces hacemos clic en Ordenar. Un cuadro de dilogo nos permite configurar las opciones de ordenacin: Ordenar por permite introducir el criterio de ordenacin. En caso de que se produzca algn empate, podemos rellenar criterios secundarios en las sucesivas opciones Luego por. Un criterio est formado por: La columna que contiene el texto por el que se ordena. Puede estar definida como Columna 1, Columna 2, etc. o con el ttulo de la misma si se ha activado la opcin Repeticin de filas de ttulo. El Tipo indica si el contenido de las celdas debe interpretarse como texto, como nmeros, como fechas, etc. El orden ascendente o descendente. Si Repeticin de filas de ttulo no est activado, la ordenacin puede ser con o sin encabezado. Si se hace con encabezado, la primera fila de la tabla no se modifica. Una vez establecidos los criterios pulsamos Aceptar y se reorganiza el contenido de la tabla segn los criterios. La ordenacin no es un texto automtico, de manera que podemos modificar el contenido de la tabla sin problema, aunque, eso s, el orden no se mantiene de forma automtica, sino que habra que volver a realizar la ordenacin. La ordenacin puede efectuarse tambin sobre prrafos normales fuera de una tabla, considerndose que cada prrafo es como una fila de la tabla. Las tablas guardan una cierta similitud con las tabulaciones. Una tabla puede convertirse en un texto normal formateado con tabulaciones, y, un texto formateado con tabulaciones puede convertirse en una tabla. Cada tabulacin equivale a una columna, mientras que cada prrafo equivale a una fila. Adems, en vez de con caracteres de tabulacin, la divisin en celdas puede realizarse en funcin de cualquier otro carcter. Para convertir una tabla en texto tabulado hacemos clic en Convertir texto a, en el grupo Datos de la pestaa Presentacin. La operacn contrara la realizamos, una vez seleccionado el texto tabulado que queremos convertir en tabla, con la opcin Convertir texto en tabla del control Tabla del grupo Tablas de la fihca Insertar de la cinta de opciones.

2.7. Insercin de figuras


Word permite introducir imgenes (figuras) de todo tipo entre el texto. Las imgenes pueden obtenerse de distintas fuentes: la galera que proporciona Word, un archivo de imagen almacenado en disco, una imagen copiada al portapapeles desde otra aplicacin, o una imagen generada con alguno de los accesorios de dibujo que incorpora Word. En el caso de utilizar el portapapeles para pegar una imagen, puede ser muy recomendable utilizar un pegado especial como Mapa de bits o Mapa de bits independiente del dispositivo (en el caso de fotografas) o como Imagen (en el caso de dibujos e imgenes vectoriales) para desvincular al mximo la imagen pegada de la aplicacin desde la que se ha copiado. En el caso de utilizar un archivo de imagen en disco, utilizaremos la opcin Imagen del grupo Ilustraciones de la pestaa Insertar de la cinta de opciones, pasando a seleccionar el archivo en disco. En este mismo grupo tambin encontramos controles para insertar imgenes prediseadas (galera de Word), formas geomtricas, diagramas y grficos de representacin de datos.

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Una vez insertada la imagen, podemos actuar sobre ella para modificar sus propiedades. Haciendo clic sobre la imagen, sta quedar seleccionada, lo que se sabe porque alrededor de sta aparecer un borde y conjunto de tiradores en las esquinas y laterales, y uno en la parte superior, ligeramente separado. Adems, aparece una nueva pestaa en la cinta de opciones, Formato (si no aparece, hacer doble clic sobre la imagen). Arrastrando y soltando los tiradores modificamos el tamao y giro de la imagen: Los de las esquinas modifican el tamao conservando la relacin de aspecto de la imagen Los de los laterales deforman la imagen El verde de la parte superior gira la imagen. Si arrastramos y soltamos la imagen sin utilizar ningn tirador, desplazaremos la posicin de la imagen, con mayor o menor libertad, dependiendo del tipo de colocacin de la imagen. La colocacin de una imagen puede ser de dos tipos: flotante o en lnea con el texto. En la colocacin En lnea con el texto la imagen se comporta como si fuera un carcter ms, colocndose en un prrafo con las opciones de formato de prrafo habituales, mientras que una imagen flotante puede colocarse en cualquier parte de la pgina arrastrndola con el ratn libremente. Las imgenes flotantes pueden interactuar con el texto que tengan alrededor de varias formas: Cuadrado: el texto se ditribuye alrededor del rectngulo que delimita la imagen, aunque la imagen no sea rectangular. Estrecho: el texto se distribuye alrededor de la imagen adaptndose a la forma de sta. Detrs del texto: el texto se coloca en la pgina como si la imagen no estuviera. El texto tapa parcialmente a la imagen. Delante del texto: el texto se coloca en la pgina como si la imagen no estuviera. El texto queda tapapo por la imagen. Arriba y abajo: no se permite texto en la misma horizontal de la imagen. Transparente: igual que Estrecho, pero el texto tambin puede ocupar los posible huecos entre la parte izquierda y derecha de la imagen. El control Ajuste del texto del grupo Organizar de la pestaa Formato, permite seleccionar la colocacin de una imagen respecto al texto. Adems, de los ajustes que acabamos de ver, opcin Modificar puntos de ajuste permite trazar la forma de ajuste del texto a la imagen, y as permitir que el texto se ajuste con mayor precisin a la forma de la imagen (slo en ajustes Estrecho y Transparente). Las imgenes flotantes estn ancladas a una posicin entre el texto, correspondiente al punto en el que se encontraba el cursor en el momento de la insercin. La posicin de anclaje es invisible a menos que seleccionemos la imagen y activemos la opcin Mostrar todo (icono en el grupo Prrafo de la pestaa Inicio de la cinta de opciones). Un pequeo ancla muestra la posicin de anclaje de la imagen seleccionada, normalmente al principio de un determinado prrafo. Excepto cuando se arrastra la imagen con el ratn, la imagen guarda siempre la misma distancia con su punto de anclaje. Si, al editar el texto anterior al punto de anclaje, ste se desplaza en la pgina, la imagen se desplazar de la misma forma. La opcin Ms opciones de diseo del men desplegable Ajuste del texto del grupo Organizar de la pestaa Formato cuando una imagen est seleccionada abre un cuadro de dilogo (Figura 16) con controles avanzados para manejar la colocacin de la imagen.

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Figura 16. Cuadro de dilogo Diseo avanzado

La pestaa Posicin de la imagen contiene opciones para colocar la imagen en la pgina especificando la posicin como distancias en centmetros, para hacer que el punto de anclaje de la imagen flotante (y por tanto, la propia imagen) no se desplace a la vez que el prrafo al que est vinculado, y para establecer el comportamiento de una imagen cuando intenta colocarse en la posicin que ya ocupa otra. Por su parte, la pestaa Ajuste del texto proporciona, aparte de la formas de colocacin de imgenes flotantes, opciones para establecer un margen personalizado de separacin entre las imgenes y el texto que se distribuye alrededor. El grupo Tamao de la pestaa Formato permite recortar los bordes de una imagen para ocultar una parte. Adems, al hacer clic en el icono de la flecha se abre el cuadro de dilogo Tamao (Figura 17), que permite ajustar el tamao, rotacin y recorte de forma numrica.

Figura 17. Cuadro de dilogo Tamao

El resto de grupos de la pestaa Formato dependen del tipo de imagen seleccionada:

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Con una fotografa, con el icono de la fecha en el grupo Estilos de imagen, o con la opcin Formato de imagen al hacer clic derecho sobre la fotografa llegamos al cuadro de dilogo Formato de imagen (Figura 18), que contiene todas las opciones de formato para fotografas. Adems destacamos el control Comprimir imgenes del grupo Ajustar, que permite optimizar la calidad de las fotografas (disminuir la calidad de fotografas con calidad excesiva) para ahorrar memoria y evitar tener archivos demasiado grandes.

Figura 18. Cuadro de dilogo Formato de imagen

Con un dibujo vectorial, con el icono de la fecha en el grupo Estilos de forma, o con la opcin Formato de objeto al hacer clic derecho sobre la fotografa llegamos al cuadro de dilogo Formato de objeto (Figura 19), que contiene todas las opciones de formato para objetos grficos vectoriales.

Figura 19. Cuadro de dilogo Formato de objeto

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2.7.1. Numeracin automtica de figuras


Habitualmente cuando insertamos figuras en un texto titulamos cada figura con un nmero y una descripcin (lo que conocemos como pi de foto) e introducimos entre el texto alguna referencia a la figura especificando su nmero (para identificarla y diferenciarla de las dems), como se hace por ejemplo este documento, donde cada figura est numerada. Word proporciona herramientas para numerar automticamente las figuras, de manera que: No tenemos que llevar cuenta de cul es el siguiente nmero para escribirlo. Si insertamos una nueva figura delante de otras que ya estn numeradas, la numeracin se actualiza automticamente (como en una lista numerada). Adems, podemos introducir referencias a las figuras sin preocuparnos de si cambia su numeracin. Y por si fuera poco, podemos generar un ndice automtico de las figuras de nuestro documento. Las herramientas para todas estas opciones las encontramos en el grupo Ttulos de la pestaa Referencias de la cinta de opciones. Numeracin de figuras Para titular una nueva figura, utilizamos la opcin Insertar ttulo (grupo Ttulos de la pestaa Referencias de la cinta de opciones), que abre el cuadro de dilogo Ttulo (Figura 20).

Figura 20. Cuadro de dilogo Ttulo

En un documento podemos insertar diversos grupos de ttulos, llamados rtulos. Por ejemplo, las imgenes las titulamos con el rtulo Ilustracin, mientras que las tablas las titulamos como Tabla. En el desplegable Rtulo elegimos el rtulo que queremos insertar, o bien pulsando Nuevo rtulo podemos crear u rtulo personalizado (por ejemplo Figura). Posicin elige si el ttulo se aade por encima o por debajo de la figura (suponiendo que el cursor se encuentra actualmente en el prrafo de la figura). Por ltimo Numeracin permite cambiar la forma de numerar las figuras. Al pulsar Aceptar se aade un prrafo, por encima o por debajo la figura, que comienza con el rtulo y el nmero de orden correspondiente. A continuacin podemos escribir la descripcin de la figura. Este prrafo se formatea normalmente en estilo Epgrafe. Referencia a figuras Una vez que tenemos alguna figura titulada con numeracin automtica, podemos incluir alguna referencia entre el texto, por ejemplo como vemos en la Ilustracin 3. Pulsamos Referencia cruzada (grupo Ttulos de la pestaa Referencias de la cinta de opciones) y abrimos el cuadro de dilogo Referencia cruzada.

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Figura 21. Cuadro de dilogo Referencia cruzada

Tipo selecciona el tipo de rtulo al que nos queremos referir (por ejemplo Ilustracin), mientras que Referencia a indica qu parte del prrafo (pie de foto) se incluye en la referencia: Todo el epgrafe: el rtulo (con su nmero) y la descripcin. Por ejemplo Ilustracin 3. Modelo de cartel antiguo Slo el rtulo y el nmero: rtulo (con su nmero), sin la descripcin. Por ejemplo Ilustracin 3. Slo texto del epgrafe: la descripcin, sin el rtulo (ni su nmero). Por ejemplo Modelo de cartel antiguo. Nmero de pgina: el nmero de pgina (con el formato propio de la seccin) en el que se encuentra la imagen. Por ejemplo 17. Ms adelante o ms atrs: introduce el texto ms adelante o ms atrs en funcin de la posicin en el texto de la fotografa respecto a la referencia que vamos a aadir. Al pulsar Insertar se aade al texto un texto automtico con la referencia. Como todo texto automtico no debemos modificarlo, ya que se actualizar automticamente antes de imprimir o al abrir de nuevo el documento, perdindose cualquier modificacin. Insertar como hipervnculo hace que adems de aadirse el texto automtico, ste acte como hipervnculo, de manera que al hacer clic sobre l, se salte a la posicin de la figura referenciada. Como norma general de escritura, siempre que haya una figura debe aparecer en el texto alguna referencia a la misma. Adems figuras, con esta herramienta se pueden insertar referencias a otros elementos del documento, como por ejemplo los ttulos del documento, formateados con estilos Ttulo 1, Ttulo 2, etc. ndice de figuras Para aadir un ndice automtico de figuras utilizamos la opcin Insertar tabla de ilustraciones (grupo Ttulos de la pestaa Referencias de la cinta de opciones), que abre el cuadro de dilogo Tabla de ilustraciones (Figura 22).

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Figura 22. Cuadro de dilogo Tabla de ilustraciones

En Etiqueta de ttulo seleccionamos el rtulo cuyo ndice queremos generar. Con Modificar elegimos el estilo con el que queremos que se generen las lneas del ndice. Y con Formatos establecemos el aspecto del ndice. Al pulsar Aceptar se crea el ndice, que se comporta de la misma forma que las tablas de contenido que ya hemos estudiado para generar automticamente el ndice de captulos de un documento.

2.8. Notas al pie


Las herramientas de nota a pie permiten introducir una nota al pie que siempre aparece en la misma pgina que el lugar donde se inserta el smbolo de referencia correspondiente, que suele ser un nmero en superndice. Las notas se numeran automticamente y se mantiene el orden aunque se inserten nuevas notas delante de las ya existentes. Todas las herramientas estn en el grupo Notas al pie de la pestaa Referencias de la cinta de opciones. Para aadir una nota al pie entre el texto pulsamos Insertar nota al pie. El cursor salta a la parte inferior de la pgina actual, donde podemos editar el texto de la nota al pie. Para terminar, desplazamos el cursor de nuevo a la zona del texto. Para volver a modificar el texto de la nota, movemos el cursor hacia el texto o utilizamos las opciones del desplegable Siguiente nota al pie, que permiten buscar las distintas notas existente a lo largo de un documento. Tambin podemos insertar una nota al final del documento con Insertar nota al final. Al pulsar el icono de la flecha del grupo Notas al pie de la pestaa Referencias de la cinta de opciones se abre el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al final, que permite modificar los criterios de numeracin automtica de las notas.

2.9. Corrector ortogrfico y gramatical


Las herramientas de correccin ortogrfica y gramatical permiten la deteccin y correccin de erratas y otros errores de escritura que se pueden cometer durante la edicin de un documento. El corrector ortogrfico detecta erratas y faltas de ortografa, mientras que el corrector gramatical detecta incorrecciones en la construccin de oraciones. Para detectar estos errores, los correctores se basan en un conjunto de reglas que dependen del idioma en que se escribe el documento, de manera que, para un determinado idioma se requiere el

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diccionario correspondiente a ese idioma. Adems, un determinado fragmento de texto debe marcarse como que est en un determinado idioma, para que Word pueda saber qu diccionario utilizar en cada momento. Las herramientas de correccin ortogrfica y gramatical se encuentran en el grupo Revisin de la pestaa Revistar de la cinta de opciones. El idioma de un fragmento es un formato de carcter, es decir, se aplica a nivel de palabras. Para establecer el idioma de un texto deberamos definirlo como parte de las propiedades del estilo que se utilice en el texto. No obstante, para marcar que un fragmento se encuentra en un determinado idioma, seleccionamos el texto correspondiente y pulsamos el botn Definir idioma (icono de la bola del mundo con una marca roja). (aunque deberamos establecer el idioma en la defninicin de los estilos). Word muestra un cuadro de dilogo titulado Idioma con un listado de todos los idiomas. Para algunos de ellos se dispone de diccionario (los que muestra una cruz y las letras ABC), pero para otros no. Si elegimos un idioma sin diccionario, los correctores no revisan el texto. Tambin podemos desactivar la correccin de determinados fragmentos con la opcin No revisar la ortografa ni la gramtica del cuadro de dilogo Idioma.

Figura 23. Cuadro de dilogo Idioma

El corrector ortogrfico funciona mediante un diccionario consistente en una lista de palabras correctas y algunas reglas de composicin de derivados (gnero, nmero, tiempos verbales regulares, etc.). As, con este diccionario se puede decidir si una palabra existe o no en el idioma. Si la palabra existe en el diccionario, entonces es correcta; si no, no. Este funcionamiento es bastante limitado, porque: El diccionario no contiene todas las palabras del idioma. Por lo tanto, palabras poco habituales, nombres propios, tecnicismos, etc. pueden mostrarse como errores aunque no lo sean. Tampoco se contemplan todas las posibles reglas de composicin (por ejemplo exmarido). El corrector suele ignorar las palabras escritas slo en maysculas o que contienen nmeros (por ejemplo: CPU, X11r3). El diccionario no distingue el significado de las palabras. En el diccionario de espaol existen las palabras vaca y baca. Ambas son correctas para el diccionario, pero en un contexto inadecuado son faltas de ortografa que pasaran inadvertidas (por ejemplo, las bacas pastan en el campo). Este problema tambin es frecuente con pronombres acentuados: (el/l, este/ste, etc.) o con palabras como slo/solo. Para solucionar la limitacin del diccionario en cuanto a que no contiene todas las palabras, es posible que un usuario ample el diccionario con las palabras que utilice habitualmente, creando uno o ms diccionarios personales que complementan al diccionario principal. El diccionario gramatical consta de un conjunto de reglas de construccin de oraciones. Estas reglas dependen en muchas ocasiones de estilo del lenguaje que se emplee, por lo que a veces es necesario configurarlo

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para que detecte o pase por alto determinados giros, que, si bien no son incorrectos, s que pueden ser inadecuados en un momento dado. El diccionario gramatical normalmente detecta incorrecciones como: Errores en el uso del gnero: Me ha picado un avispa. Errores en el uso del nmero: Me ha picado unas avispa. Algunas faltas de ortografa, como comenzar una oracin con minscula (me ha picado una avispa), uso incorrecto de por qu (Porqu no te callas?), uso incorrecto de signos de puntuacin (Por qu no te callas?), etc. Las herramientas de correccin de Word pueden funcionar de dos maneras: en segundo plano o de forma interactiva. El corrector en segundo plano va comprobando el texto a medida que ste se escribe o modifica, subrayando en rojo los errores ortogrficos y en verde los gramaticales. Al hacer clic con el botn derecho sobre una palabra marcada como error, el men contextual muestra una serie de sugerencias como posible correccin al error. Podemos aceptar alguna de las sugerencias o corregir manualmente el error, aunque tambin es posible que no se trate de un error, sino de una palabra o construccin correcta que no est en el diccionario. En tal caso podemos ordenar a Word que ignore el error (omitir el error), que ignore el error y que lo ignore siempre que vuelva a aparecer, o agregar la palabra al diccionario personalizado para que deje de ser un error. En modo interactivo, el corrector muestra un cuadro de dilogo en el que se va recorriendo todo el documento y mostrando cada error. Para cada error se hacen las sugerencias oportunas y se proporcionan botones para omitir la falta, omitirla en todo el documento, agregar al diccionario, aceptar una sugerencia y aceptar el cambio por la sugerencia siempre que aparezca el mismo error. Cuando aadamos palabras al diccionario personalizado debemos tener en cuenta algunas cuestiones: No se deben aadir palabras que sean incorrectas. Imaginemos que estamos escribiendo un libro de ortografa y estamos demostrando alguna falta: El verbo acer debera haberse escrito con hache. Si aadimos acer al diccionario, la prxima vez que lo escribamos mal no se detectar el error. Al aadir una palabra slo se aade esa forma de la misma, y no sus derivados por gnero, nmero, composiciones, etc. Cuidado con las maysculas y minsculas. Si aadimos la palabra transceptor al diccionario, valdr para validar como correctas a transceptor, Transceptor y TRANSCEPTOR, mientras que si aadimos Transceptor, valdr para TRANSCEPTOR, pero no transceptor, que se marcar como error. El diccionario considera que si aadimos una palabra en maysculas, siempre debe ir en maysculas (por ejemplo porque es un nombre propio, o un acrnimo si es toda en maysculas).

2.9.1. Divisin con guiones


De entre las muchas reglas que contiene el diccionario ortogrfico de un idioma se encuentran las reglas de divisin con guiones, que indican la forma de dividir una palabra entre dos lneas cuando no cabe entera al final de una lnea. Aunque el diccionario tiene estas reglas, normalmente esta opcin est desactivada, ya que el texto resulta menos esttico. Se puede activar con las opciones del desplegable Guiones del grupo Configurar pgina de la pestaa Diseo de pgina de la cinta de opciones (se trata de un formato de documento, se activa o desactiva en todo el documento, aunque se puede desactivar en prrafos concretos, con las opciones de formato de prrafo). Puede resultar til, por ejemplo, en un texto escrito en varias columnas muy estrechas, donde el paso completo de una palabra larga desequilibra la columna, incluso, es posible que una palabra muy larga no quepa entera en la columna. Aparte de la divisin automtica, podemos forzar la divisin de una palabra de forma individual a mano, simplemente escribiendo un guin en el sitio por donde hay que dividir, pero esta no es una prctica recomendable, porque si a continuacin editamos el texto precedente en el prrafo, es posible que la palabra ya

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no quede al final del rengln y pase entera a otro rengln, mostrando todava el guin escrito. El guin es por lo tanto una cuestin de formato, no de texto, y como tal, no debe escribirse. En lugar de un guin, escribiremos un carcter especial, un guin invisible, que es invisible a menos que haya que separar la palabra entre dos renglones. Para escribir este carcter pulsamos Ctrl+- (no vale el del teclado numrico, slo el que est a la derecha de la tecla del punto). Para ver si realmente hemos escrito el guin invisible, colocamos la palabra al final de la lnea (para que se divida por el guin), o mostramos los caracteres invisibles con Mostrar todo (icono en el grupo Prrafo de la pestaa Inicio de la cinta de opciones).

2.10. Impresin y exportacin del documento


Normalmente la edicin de un documento en Word tiene como objetivo la impresin en papel del mismo, o su publicacin electrnica en un formato distinto al de Word. No es habitual publicar un documento en propio formato de Word. Cuando decidimos que el trabajo est completo, procederemos a la impresin o exportacin. Las opciones para guardar, exportar e imprimir se encuentran en el men principal de la aplicacin, que se abre con el atajo Alt+A o haciendo clic en el icono de Office (esquina superior izquierda). En la opcin Guardar como encontraremos la forma de guardar el documento en otros formatos digitales diferentes de Word. El cuadro de dilogo Guardar como tiene en su parte inferior el cuadro combinado Guardar como tipo en el que elegimos el formato. Antes de imprimir quiz deseemos revisar el aspecto final del documento. Podemos utilizar la opcin Lectura de pantalla completa (opciones de la parte inferior derecha de la ventana principal) para ver el aspecto final del documento con el mayor realismo. Durante la vista preliminar no es posible hacer modificaciones, hay que volver a la edicin normal del documento (aunque se puede configurar para que s se pueda). Tambin podemos utilizar ImprimirVista preliminar en el men principal de la aplicacin. Para imprimir finalmente utilizaremos ImprimirImprimir, que abre el cuadro de dilogo Imprimir (Figura 24), donde podemos: Elegir la impresora. Elegir las partes del documento que se imprimen y las que no. Elegir el nmero de copias. Elegir algunas opciones especiales de impresin.

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Figura 24. Cuadro de dilogo Imprimir

Para elegir la impresora desplegamos el cuadro combinado Nombre, donde se muestran todas las impresoras disponibles. Algunas impresoras pueden ser virtuales, como por ejemplo la llamada CutePDF Printer, que, en lugar de generar una copia en papel, genera un archivo digital en formato PDF, o Microsoft Office Document Image Wirter, que genera un documento en formato de imagen (como una fotografa del documento). El botn Propiedades permite configurar algunas opciones de la impresora, que dependen exclusivamente del modelo de impresora. Imprimir a archivo hace que Word enve los datos de impresin a un archivo en disco en vez de a la impresora. Este archivo puede servir para imprimir ms adelante en la misma impresora, pero no suele ser adecuado para distribuir el documento a otras personas. Finalmente, opcin Doble cara manual permite imprimir documentos a doble cara en impresoras que no permiten la impresin a doble cara. Lo que ocurre es que la impresora imprime primero todas las pginas impares, entonces hace una pausa para que coloquemos las pginas impresas de la manera adecuada en la bandeja de papel, y a continuacin imprime las pares (cuidado con esta opcin: todo el trabajo impreso puede estropearse si la impresora toma por error dos hojas pegadas, problema muy habitual sobretodo con papeles que ya han sido impresos por una cara). Las opciones de Intervalo de impresin permiten que imprimamos todo el documento o solo una parte del mismo: la pgina en la que se encuentra el cursor, el fragmento seleccionado o un conjunto de pginas sueltas. Para especificar un conjunto de pginas se emplean las siguientes reglas: Pginas sueltas separadas por coma. Por ejemplo: 1,4,6,7,8. Rangos de pginas separas por guiones. Por ejemplo: 1,4,6-8 (la 1, la 4 y de la 6 a la 8, inclusive). Cuando hay varias secciones, cada seccin puede tener su propia numeracin, lo que da lugar a que pueda haber ms de una pgina con el mismo nmero. En caso de duda se puede especificar el nmero de pgina y seccin poniendo las letras p y s. Por ejemplo: p7s2-p3s5 (desde la pgina 7 de la seccin 2 hasta la pgina 3 de la seccin 5). Se puede usar cualquier orden, y se imprimir en ese orden. Por ejemplo 1,4,2,8-5,20,10-13. Se pueden imprimir varias copias de una vez. En este caso existen dos opciones para ordenar las copias: imprimir seguidas varias copias de cada hoja, o repetir varias veces la impresin del documento en el orden correcto (intercalar). Adems existen otras opciones de impresin que pueden resultar tiles:

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Imprimir slo las pginas pares o las impares, que puede ser til para imprimir a dos caras con una impresora que no lo haga automticamente. Imprimir varias pginas en pequeo en la misma hoja, para ahorrar papel. Imprimir en orden inverso, til en aqullas impresoras que acumulan el papel impreso boca-arriba, como la mayora de impresoras de inyeccin. La utilizacin de una u otra impresora de las disponibles puede ocasionar un problema de compatibilidad, debido a que las distintas resoluciones de las mismas pueden causar pequeos reajustes en las pginas que desemboquen en que una lnea quepa al final de una pgina con una impresora, pero no con otra. Esto puede generar una reaccin en cadena que haga que un documento se descuadre por completo. Lo mismo pasa si utilizamos alguna fuente que no sea True-Type sino de pantalla o impresora (las fuentes de impresora son proporcionadas por una impresora en concreto y al cambiar de impresora se sustituyen por otras parecidas). Para evitar o minimizar el problema de los descuadres hay que evitar hacer ajustes manuales con las lneas o prrafos de un documento. Como ya hemos visto es una mala prctica, terminantemente prohibida en esta asignatura. Hay que dejar que el documento fluya libremente y utilizar las opciones de formato para evitar lneas sueltas, ttulos sueltos, etc. Si seleccionamos en el cuadro de dilogo Imprimir la impresora adecuada y pulsamos Cerrar en lugar de Imprimir seguiremos editando el documento con los micro-ajustes de la impresora seleccionada, y sabremos exactamente cmo quedar el documento en esa impresora. Esta operacin hay que repetirla cada vez que abramos Word a menos que sea la impresora predeterminada de Windows.

3. Resumen de contenidos
Al final de la prctica el alumno debe conocer y manejar los siguientes conceptos: 1. Conceptos introductorios: Texto, texto plano y texto con formato. Carcter, palabra, lnea, prrafo, columna, pgina, columna, mrgenes, sangrado, encabezado, pie de pgina, nota al pie, tabla, celda, seccin, etc. Esquema de un documento. Editores WYSIWYG. Cdigos de formato. Tipos de formato: carcter, prrafo, pgina, etc. Microsoft Word, Microsoft Office. Archivo de texto, archivo de Word, otros formatos de archivo (RTF, HTML, etc). Plantillas de documentos. Archivos de plantilla. Reglas de escritura: colocacin de los signos de puntuacin: punto, coma, punto y coma, dos puntos, puntos suspensivos, parntesis, corchetes, signos de interrogacin, signos de exclamacin, comillas, guiones, etc. Saltos de lnea, prrafo, pgina, columna. Caracteres invisibles. 2. Entorno de trabajo de Microsoft Word: Barras de herramientas. Vistas: diseo de impresin, borrador, diseo web, esquema. Zoom. Escritura: movimiento del cursor, seleccin, pegado especial, deshacer. Texto automtico, correccin automtica, asistentes, etc. 3. Formato de carcter. Tipos de fuentes: True-Type, Impresora, pantalla, etc.; adornadas y sin adornar (serif/sans serif); paso fijo o proporcional. Estilo: negrita, cursiva, itlica, etc. Tamao: concepto de punto. Subrayados, color, efectos especiales, espacio entre caracteres, animacin. Problemas con las fuentes y el intercambio de archivos.

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4. Formato de prrafo. Alineacin, sangra, espaciado, interlineado, lneas viudas y hurfanas, conservar lneas juntas, conservar con el siguiente, salto de pgina anterior, no dividir con guiones. Significado y uso de elementos en la regla. Reglas de escritura: lneas en blanco, sangra de primera lnea y ajuste de pginas. 5. Vietas y nmeros. Listas de vietas. Listas numeradas. 6. Tabulaciones. Concepto, tabulaciones preestablecidas. Tipos: izquierda, derecha, centro, punto decimal. Carcter de relleno. Edicin en la regla y con el cuadro de dilogo. Reglas de escritura: tabulaciones para rellenar.

7. Formatos de seccin. Concepto de seccin. Saltos de pgina y de seccin. Informacin en la barra de estado. Columnas: concepto, definicin y relacin con las secciones. Saltos de columna. Formato de pgina: mrgenes, encuadernacin, pginas simtricas, encabezado y pie de pgina, tamao del papel, orientacin, encabezados de pginas primeras, pares e impares. 8. Encabezados y pies de pgina. Edicin de encabezados y pies en las vistas normal y diseo. Vincular y desvincular entre secciones. Autotexto. 9. Estilos. Concepto de estilo. Necesidad y ventajas en el uso de los estilos. Tipos de estilos. Dependencias entre estilos. Creacin, aplicacin y modificacin de estilos. Generacin automtica de tabla de contenido.

10. Tablas. Creacin. Mostrar y ocultar lneas de divisin. Ajustar tamao manualmente o con autoajuste. Alineacin de celdas. Bordes y relleno de celdas. Autoformato. Estilos de tabla. Aadir y quitar celdas, combinar celdas, dividir celdas, utilizacin del lpiz y la goma. Ordenacin de tablas: campos, ttulos, criterios y tipos de contenidos. Ordenar texto sin tabla. Convertir tabla en texto y texto en tabla.

11. Insercin de imgenes y grficos. Insertar imgenes de la galera y desde archivos. Pegar grficos. Pegado especial de imgenes. Ajustar tamao. Colocacin de imgenes: tipos de colocaciones; ajustar posicin; imgenes flotantes y no flotantes; mostrar anclaje; ajuste del texto; delante y detrs del texto. Numeracin y referencias automticas de figuras. 12. Notas al pie. 13. Corrector ortogrfico y gramatical. Concepto. Funcionamiento y limitaciones. Idiomas. diccionarios personales. Corrector en segundo plano y corrector interactivo.

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Divisin automtica con guiones. 14. Imprimir. Opciones de impresin. Implicaciones del cambio de impresora. Impresin en formato PDF. Exportacin a otros formatos digitales.

4. Ejercicios a realizar
Durante la prctica se desarrollarn las siguientes actividades que exigen el dominio de los conceptos anteriormente relacionados. Recuperar el material disponible en la pgina web de la asignatura para esta prctica (paquete 1). Abrir las imgenes HDTV1.jpg y HDTV2.jpg, que contienen sendas fotografas de un texto. Escribir este texto utilizando el bloc de notas. Durante la clase de prcticas presencial en el aula, este ejercicio se desarrollar de manera que el texto de las imgenes se repartir entre los alumnos presentes: cada uno escribir su parte, y posteriormente obtendrn el texto completo uniendo los distintos fragmentos. Comparar los diferentes estilos de escritura utilizados por cada alumno: ajuste de lneas, formatos de ttulos, separacin de prrafos, espacios de relleno al principio de cada prrafo, etc. Corregir, utilizando el bloc de notas, los errores cometidos en la escritura del texto anterior, teniendo en cuenta que es texto sin formato: reglas de puntuacin, lneas y espacios en blanco, guiones, ajustes de lnea manuales, erratas, dobles espacios, etc. Importar el texto a Microsoft Word. Aplicarle formato siguiendo las especificaciones contenidas entre el material disponible en la pgina web de la asignatura (paquete 2), donde tambin se encontrarn los archivos adicionales que sean necesarios. Obtener el documento correctamente formateado como archivo PDF. (Conservar tanto el archivo Word como el PDF para su uso en las siguientes prcticas). Descargar de la web de la asignatura el paquete 3 de material para la prctica. Componer el documento Word siguiendo las especificaciones contenidas entre el material, y utilizando los archivos (texto plano y fotografas) tambin incluidos. Finalmente, obtener el documento correctamente formateado como archivo PDF. (Conservar tanto archivo Word como el PDF para su uso en las siguientes prcticas).

5. Bibliografa
En este apartado se aporta un listado de libros disponibles en la biblioteca de la Facultad de Biblioteconoma y Documentacin que pueden resultar tiles en el estudio de este tema. Cada referencia viene acompaada de una fotografa del ejemplar, un breve comentario sobre el contenido y una cuantificacin del ajuste de sus contenidos a los de este tema, indicado con un nmero de estrellas entre 1 (mnimo) y 5 (mximo).

Casas J., Encinas J., Word 2000 (coleccin Manuales Imprescindibles), Anaya multimedia, 1999 Contiene un completo repaso a las caractersticas ms importantes y bsicas de la edicin de texto con Word 2000, incluyendo todas las estudiadas en las prcticas de la asignatura, y un captulo dedicado a estudiar el manejo general de archivos y carpetas.

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Casas J., Word 2000 (coleccin Manuales Avanzados), Anaya multimedia, 1999 Un manual avanzado que no trata temas bsicos de edicin con Word, sino cuestiones relacionadas con la personalizacin del entorno, control de versiones, autocorreccin, formularios, macros, estilos, web, correo electrnico y fax. Slo recomendado para ampliacin de conocimientos.

Gutirrez J.V., Word 2002 (coleccin Manuales Fundamentales), Anaya Multimedia, 2001 Este libro comienza estudiando el entorno de trabajo de Word 2002 antes de tratar todo lo referente a la edicin bsica, formatos de texto, tablas, gestin de documentos, herramientas adicionales, imgenes, multimedia, Internet y otras funciones ms avanzadas.

Jones E., Sutton D., Office 97 professional (coleccin El Libro de), Anaya multimedia, 1997 Un libro que abarca todas las aplicaciones de Office, incluido Outlook. Aunque alcanza un nivel suficiente para tratar todas las funciones importantes de Office, est orientado a usuarios sin conocimientos previos de las aplicaciones, para quienes incluye un conjunto de anexos con lo ms bsico de los programas.

Martos A., Word 2003 (manuales avanzados), Anaya Multimedia, 2004 Un libro de nivel avanzado con numerosos trucos, consejos, sugerencias y advertencias, para explotar al mximo la aplicacin. Aunque en principio no parece adecuado para principiantes, abarca muchos temas bsicos que no se tratan en otros manuales, como plantillas, estilos, herramientas de escritura, combinacin de correspondencia, trabajo con documentos grandes, ndices , multimedia, control de las versiones, programacin, Internet y, especialmente, las aplicaciones grficas de Office.

Microsoft Corporation, Diccionario de Informtica e Internet. Edicin Rstica, McGraw Hill, 2003 Se trata de un diccionario de ms de 600 pginas y con ms de 8000 trminos definidos (tanto ingleses como espaoles). Es una herramienta de consulta para preguntas muy especficas.

Trigo V., Introduccin a la Informtica (edicin 2003) (coleccin Para Torpes), Anaya multimedia, 2003 Libro ameno y distendido para aprender los primeros pasos en la informtica. Comienza por un repaso al hardware principal del ordenador, seguido de un repaso general del software, desde un punto de vista muy prctico. El resto del libro introduce el uso de aplicaciones concretas: procesadores de texto, programas de tratamiento de imgenes, sonido, navegacin por Internet, correo electrnico y hojas de clculo. Termina con un pequeo diccionario de trminos informticos.

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