Comunicacin Efectiva: Base en la recepcin de informacin de cualquier empresa

Boletn Gobierno Corporativo | Primavera 2010

Contenido
1 2 Introduccin Comunicacin eficaz en las organizaciones 2 3 Dentro de las organizaciones Aspectos que mejoran la comunicacin con los rganos de gobierno y la administracin 4 Conclusiones

Introduccin Dado que los seres humanos estamos inmersos en la comunicacin, generalmente nos movemos entre palabras y significados sin propiamente reparar en la dinmica subyacente. Sin embargo, para comunicarnos necesitamos hacer uso de los elementos del lenguaje pues es solo a travs de ste que nos es posible pensar, reflexionar y finalmente extender una opinin sobre los aspectos que nos interesan lo cual no siempre es logrado. La importancia de una buena comunicacin reside en la respuesta que esperamos de los otros. Segn sea la comunicacin que mantengamos con una persona o grupo de personas, ser tambin la informacin o tipo de relacin que obtendremos. De hecho, es sabido que quienes consiguen un xito slido y un respeto duradero, ya sea en el campo laboral, empresarial o familiar, est relacionado con el hecho de que ellos saben cmo comunicar de manera efectiva sus ideas, propsitos y emociones. Por tal motivo, solo conociendo y practicando los principios de una comunicacin efectiva, podremos transmitir, coordinar, ensear, aceptar y dirigir a otros, fortaleciendo al

mismo tiempo el establecimiento de un clima donde nuestras acciones nos conduzcan a lo que realmente deseamos. La comunicacin tambin nos permite que, al relacionarnos adecuadamente con el otro, podamos construir equipos, organizar sociedades, disear proyectos, y edificar relaciones slidas , fundamentales para generar climas de confianza, efectividad, respeto y bienestar.

Consejo para todo aquel que desee comunicar algo: Exprselo brevemente para que lo lean, claramente para que lo entiendan, en forma pintoresca para que lo recuerden y, sobre todo, verazmente, para que se guen por esa luz
Joseph Pulitzer

Gobierno Corporativo

Normalmente una comunicacin efectiva se da a travs de dos lneas bsicas: 1. Mediante el mejoramiento de las habilidades de escucha y transmisin de la informacin y, 2. A travs de la identificacin, anlisis y mecanismos de solucin a los bloqueos que ella misma pudiera generar. De lo anterior, es fcil deducir que si bien es importante aprender a comunicarse con los otros para mejorar nuestras relaciones interpersonales, es tambin esencial para transmitir una informacin adecuada, facilitar el seguimiento de instrucciones y optimizar la toma de decisiones. Otro elemento esencial en la comunicacin es el movimiento del lenguaje sin el uso de las palabras. Pese a la importancia que le solemos atribuir a la comunicacin verbal, la mayor parte de nuestra comunicacin con los dems la realizamos a travs de canales no verbales. Por lo tanto, para comunicarnos eficazmente, los mensajes verbales y no verbales deben coincidir entre s, ya que muchas dificultades en la comunicacin se producen cuando nuestras palabras se contradicen con nuestra conducta o comportamientos. Comunicacin eficaz en las organizaciones Dentro de las organizaciones, el papel de la comunicacin desempea un elemento fundamental para que stas logren alcanzar sus objetivos de negocio. Por ello, es necesario que desde los ms altos niveles se reconozca y atienda el tema de la comunicacin efectiva. Para los rganos de gobierno, la administracin y los ejecutivos clave, es relevante determinar las polticas de comunicacin que les permitirn allegarse de la informacin que necesitan y coordinar las acciones y estrategias que coadyuven al logro de los objetivos corporativos. Un elemento fundamental para la comunicacin eficaz es la escucha activa. La escucha activa es el principio ms importante y difcil de todo el proceso comunicativo: saber escuchar. Existe la

creencia errnea de que se escucha de forma automtica, pero escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al hablar. Una escucha activa debe dirigirse al que habla, sin tratar de interceptar el mensaje con nuestros propios deseos y valoraciones o prejuicios. El or nos hace simplemente percibir vibraciones de sonido, identificar palabras que nos son comunes y brindar una respuesta superflua. El escuchar nos refiere no solo a observar y atender lo que la persona est expresando directamente, sino tambin el sentido que subyace a sus palabras y comportamientos. Para lograr una escucha activa, se deben considerar los siguientes aspectos:

No distraernos. No interrumpir al que habla. No juzgar. No ofrecer ayuda o soluciones prematuras. No rechazar lo que el otro est sintiendo. No contar la propia historia cuando el otro necesite hablarnos. No contraargumentar. Evitar el "sndrome del experto" (dar inmediatamente respuestas al problema incluso antes de que la otra persona haya terminado de contar el problema).

Dentro de las organizaciones El tema de la comunicacin nunca debe ser pasado por alto, ya que impacta de manera relevante en el clima laboral y en la consecucin de las metas y objetivos, mismos que a una empresa le proporcionan estabilidad y equilibrio. Desde los rganos de gobierno, la comunicacin utilizada de manera sistemtica y con una participacin organizada, elevar integralmente la productividad de los empleados y la calidad de los servicios y/o las actividades que se desarrollan en cualquier empresa. Adicionalmente, las acciones de comunicacin para traducir la misin, la filosofa, los valores, las polticas y directrices de la compaa en hechos

cotidianos, propiciarn un valor agregado en el pblico o los clientes a los cuales va dirigida la empresa, forjando un ambiente de confianza y satisfaccin inmediata.

reprocharle a una persona de paso, que es irresponsable y que no tiene las cosas a tiempo, etc. No acumular emociones negativas. El no comunicar oportunamente los aspectos en los cuales no se tiene un acuerdo en comn o que no estn produciendo los resultados esperados, propicia la acumulacin de emociones negativas que pueden surgir inesperadamente de manera destructiva e indeseable para la compaa. No hablar del pasado. Rememorar antiguos inconvenientes o sacar a relucir los trapos sucios del pasado como comnmente se dice, no slo no aporta nada provechoso, sino que despierta malos sentimientos. El pasado slo debe utilizarse de manera constructiva como modelo de conductas positivas quiz olvidadas. Ser especfico. Concreto y preciso, es una de las normas principales de la comunicacin. Tras una comunicacin especfica, hay cambios y se genera una forma concreta de avanzar. Evitar las generalizaciones. Los trminos "siempre" y "nunca" rara vez son ciertos y tienden a formar etiquetas. Para ser justos y honestos, para llegar a producir acuerdos y generar cambios, resultan ms efectivas expresiones que eliminen dichos trminos y que por otra parte, produzcan un cambio positivo.

Por otra parte, la comunicacin efectiva puede considerarse como un componente del ejercicio de la autoridad, el cual legitima el papel y la existencia de los rganos de gobierno con la administracin y de la administracin con los diferentes niveles de la organizacin. La comunicacin efectiva es imprescindible para que cualquier compaa se relacione adecuadamente con su entorno (inversionistas, clientes, proveedores, autoridades, comunidad, etc.). Por ello, es necesario que la empresa haga visibles tanto sus logros como sus tropiezos, as como la forma y la calidad para atender los mismos. Aspectos que mejoran la comunicacin con los rganos de gobierno y la administracin Un elemento que frecuentemente se deja de lado por considerarse innecesario en la transmisin de informacin o instrucciones a los colaboradores o empleados, son las personas que lo llevan a cabo, las cuales normalmente son los responsables de algn departamento, direccin o que simplemente tienen un poder de decisin dentro de la compaa. Sin embargo, el hecho de que una persona tenga un puesto de decisin no garantiza que est haciendo uso de todas sus habilidades por lo que se refiere al tema de la comunicacin. Algunos aspectos que mejoran la comunicacin con y entre los rganos de gobierno y la administracin y sus colaboradores son los siguientes:

Hablar de lo que se hace, no de lo que se es. Al criticar a otra persona para hacer referencia a su trabajo, las etiquetas no ayudan, sino que contribuyen a que una persona est a la defensiva. Discutir los temas de uno en uno. Es importante no "aprovechar" que se est discutiendo un tema para criticar el trabajo de una persona. Por ejemplo, sobre la omisin de las variaciones en los estados financieros, para

Ser breve. Repetir varias veces lo mismo con distintas palabras, o alargar excesivamente el planteamiento, no es agradable para quin escucha. Cuidar la comunicacin no verbal. Este tipo de comunicacin debe ir acorde con lo que se dice, manteniendo un contacto visual frecuente y procurando un tono de voz adecuado. Elegir el lugar y el momento indicados. Es importante cuidar los

aspectos que circundan el momento en el que se quiere establecer alguna comunicacin a efecto de que sta se convierta en un elemento productivo con los resultados esperados. El anlisis de las necesidades y el dilogo no son nicamente un asunto limitado a los miembros de la administracin. Tambin resultan indispensables, mltiples canales de comunicacin entre la base y las instancias de "decisin". Los rganos de gobierno deben ser capaces de disponer de canales de comunicacin con la administracin y con los terceros interesados, para conocer los problemas, explicar los datos y plantear soluciones, beneficindose de la informacin y de la colaboracin de la administracin. Esta colaboracin es indispensable para lograr una buena administracin y gestin del negocio. Para establecer una comunicacin efectiva en las empresas es necesario considerar los siguientes principios: 1. Congruencia en la comunicacin organizacional 2. Coherencia en el desarrollo o diseo de la comunicacin institucional 3. Consistencia en el comportamiento y desempeo gerencial

Conclusiones La comunicacin eficaz es de vital importancia para el xito de cualquier empresa. En particular, una comunicacin ser eficiente cuando se logre transmitir hacia todos los niveles, las necesidades y los objetivos de organizacin. Los rganos de gobierno, la administracin y los directivos relevantes, en su papel de guas para los objetivos de negocio, debern asegurarse de practicar una comunicacin efectiva que garantice que la informacin sea adecuadamente transmitida y recibida por todos los interesados. Por tal motivo, en la definicin de estrategias y metas, as como en el seguimiento de los compromisos, se debern retomar los elementos de la comunicacin que sirvan de modelo a todos los integrantes de la compaa.

Aguascalientes Universidad 1001, piso 12-1, Bosques del Prado 20127 Aguascalientes, Ags. Tel: +52 (449) 910 8600, Fax: +52 (449) 910 8601 Cancn Av. Kukulcan Km.13, piso 2, manzana 52, lote 18-13 Zona Hotelera 77500 Cancn, Quintana Roo Tel: +52 (998) 872 9230, Fax: +52 (998) 892 3677 Celaya Edificio Deloitte, pisos 1 y 2, Blvd. A. Lpez Mateos 1206 Ote., Colonia Las Insurgentes 38080 Celaya, Gto. Tel: +52 (461) 159 5300, Fax: +52 (461) 159 5333 Chihuahua Centro Ejecutivo Punto Alto II Av. Valle Escondido 5500, Fracc. Des. El Saucito E-2, piso 1, 31125 Chihuahua, Chih. Tel: +52 (614) 180 1100, Fax: +52 (614) 180 1110 Ciudad Jurez Paseo de la Victoria 3751, piso 2, Colonia Partido Senec 32540 Ciudad Jurez, Chih. Tel: +52 (656) 688 6500, Fax: +52 (656) 688 6536 Culiacn Calz. Insurgentes 847 Sur, Local 3, Colonia Centro Sinaloa 80128 Culiacn, Sin. Tel: +52 (667) 761 4339, Fax: +52 (667) 761 4338 Guadalajara Avenida Amricas 1685, piso 10, Colonia Jardines Providencia 44638 Guadalajara, Jal. Tel: +52 (33) 3669 0404, Fax: +52 (33) 3669 0469

Hermosillo Francisco Eusebio Kino 309-9, Colonia Country Club 83010 Hermosillo, Son. Tel: +52 (662) 109 1400, Fax: +52 (662) 109 1414 Len Paseo de los Insurgentes 303, piso 1, Colonia Los Parasos 37320 Len, Gto. Tel: +52 (477) 214 1400, Fax: +52 (477) 214 1405 Mazatln Avenida Camarn Sbalo 133, Fraccionamiento Lomas de Mazatln 82110 Mazatln, Sin. Tel: +52 (669) 989 2100, Fax: +52 (669) 989 2120 Mexicali Calzada Justo Sierra 1101-A, Fraccionamiento Los Pinos 21230 Mexicali, B.C. Tel: +52 (686) 905 5200, Fax: +52 (686) 905 5231 Mxico, D.F. Paseo de la Reforma 489, piso 6, Colonia Cuauhtmoc 06500 Mxico, D.F. Tel: +52 (55) 5080 6000, Fax: +52 (55) 5080 6001 Monclova San Buenaventura 505, Colonia Los Pinos 25720 Monclova, Coah. Tel: +52 (866) 635 0075, Fax: +52 (866) 635 1761 Monterrey Lzaro Crdenas 2321 Poniente, PB, Residencial San Agustn 66260 Garza Garca, N.L. Tel: +52 (81) 8133 7300, Fax: +52 (81) 8133 7383

Nogales Apartado Postal 384-2 Sucursal de Correos A 84081 Nogales, Son. Tel: +52 (631) 320 1673, Fax: +52 (631) 320 1673 Puebla Edificio Deloitte, va Atlixcayotl 5506, piso 5, Zona Angelpolis 72190 Puebla, Pue. Tel: +52 (222) 303 1000, Fax: +52 (222) 303 1001 Quertaro Avenida Tecnolgico 100-901, Colonia San ngel 76030 Quertaro, Qro. Tel: +52 (442) 238 2900, Fax: +52 (442) 238 2975, 238 2968 Reynosa Carr. Monterrey-Reynosa 210-B, PA Fracc. Portal San Miguel 88730 Reynosa, Tamps. Tel: + 52 (899) 921 2460, Fax: +52 (899) 921 2462 San Luis Potos Carranza 2076-22, piso 2, Colonia Polanco 78220 San Luis Potos, S.L.P. Tel: +52 (444) 811 8889, Fax: +52 (444) 811 8922 Tijuana Agua Caliente 4558, piso 1, Colonia Aviacin 22420 Tijuana, B.C. Tel: +52 (664) 622 7878, Fax: +52 (664) 681 7813 Torren Independencia 1819-B Oriente, Colonia San Isidro 27100 Torren, Coah. Tel: +52 (871) 747 4400, Fax: +52 (871) 747 4409

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