Algunas claves para el xito en la Toma de Decisiones Gerencial

Cada da los Gerentes y Directores de las diversas empresas que existen en todo el mundo, se enfrentan al mayor reto que trae consigo el ocupar un cargo Ejecutivo, y es el tomar decisiones apropiadas y correctas. Todos aceptamos y conocemos que en este proceso existen muchos factores a ser tenidos en cuenta, puesto que afectaran innegablemente el resultado que obtengamos. En este artculo y vamos a analizar algunos de estos factores, los que deberemos considerar seriamente, puesto que sern elementos de peso para poder tomar las decisiones en forma correcta y exitosa. El primer punto que vamos a considerar es la informacin. Al solo mencionar esta palabra todos damos por entendido que estamos hablando de un aspecto muy importante a considerar en una Organizacin, y es una de las claves principales en el proceso de toma de decisiones. Toda organizacin est formada por un grupo de personas, asignadas a diferentes reas o departamentos, todos estas personas trabajaran estrechamente vinculados tras un mismo fin, un mismo objetivo. Todos ellos manejan diferentes tipos de informaciones, necesarias para su desempeo y gestin, tanto cotidiana como global. De esto podemos entender que en nuestra organizacin existe y se maneja da a da un gran conjunto de informacin, que llamaremos sub-sistemas de informacin. Pero atentos, debemos diferenciar claramente entre datos e informacin. Los datos pueden ingresar en diferentes canales, pero luego debern ser convertidos a informacin til para la empresa y su desempeo. Cada Gerente que forma parte de una organizacin tendr que asumir la responsabilidad de efectuar diferentes tomas de decisin, y cuando lo hace el resto de la empresa comprende y asume que detrs de esa decisin existen bases y razones lgicas que han llevado por resultado la decisin. Pero la verdadera razn por la que un Gerente debe llegar a una decisin es porque ha analizado determinada informacin que le ha permitido ver con claridad el mejor camino y rumbo para efectuar dicha toma de decisin. Esta toma de decisiones basada en informacin debemos hacerla cuando estemos completamente seguros y no nos surjan ningn tipo de dudas en cuanto al contenido de la informacin que manejamos, debemos estar completamente seguros que es la apropiada y la correcta a utilizar en ese momento para ese caso particular. Cuando esa informacin no es la correcta, apropiada y necesaria, entonces acudiremos a nuestra base de conocimientos, y en ese formato de toma de decisin existe un gran riesgo a equivocarnos. Cada empresa como lo mencione anteriormente maneja un gran caudal de informacin, esta informacin tiene la tendencia a aumentar cada da, muchas veces aumenta ms de lo que esperamos y podemos controlar, es all donde comenzamos a tener serias dudas de la calidad de la informacin que tenemos. Para evitar ese peligro de perdida de calidad y control de informacin, debemos estar bien comunicados con la gente que produce y rene la informacin, para poder conocer sus orgenes y pensar cmo podemos aplicarla en nuestra toma de decisiones. Nuestra posicin como Gerentes, nos har enfrentarnos con una serie de dificultades a la que enfrenta la organizacin completa, afectados por el entorno empresarial en el que nos desenvolvemos, y se espera que seamos nosotros los encargados de solucionarlas, y para hacerlo eficazmente recurriremos a datos, informes, grficos, tablas, y otros elementos necesarios, que nos sern de utilidad para ver el panorama completo. Con esta informacin debemos realizar nuestro anlisis de la organizacin, debemos ver cuales son los puntos fuertes y cuales son los dbiles (DAFO) debemos vislumbrar y determinar cules son nuestras prioridades ahora y cules sern en el futuro inmediato. Tambin debemos tener claridad sobre nuestros objetivos, cmo los hemos perseguido hasta el momento, y cmo lo haremos de ahora en adelante, pero quiero detenerme en la consecucin de objetivos y poner como punto importante que jams debemos olvidar efectuar un control eficaz de las metodologas aplicadas y llevadas adelante a fin de alcanzar stos objetivos. En los aspectos de tecnologa de la informacin, asumimos que se ha transformado radicalmente con el paso de los aos, y podra acotarles que han cambiado estructuralmente. Estas tecnologas de la informacin han variado, de hecho son muchas las disponibles hoy en

da, y tambin encontraremos diferentes calidades sobre el producto final. Nuestra organizacin debe estar lista y abierta para ir adaptndonos a estas tecnologas, y no incurrir en el error de permanecer siempre un paso atrs. Todo Gerente tiene muy claro que la informacin es un elemento muy necesario, que es la plataforma para poder desempearse correctamente en sus funciones directivas, como la planificacin, la organizacin, y el control sobre las gestiones. Nuestro principal manejador y aportador de informacin sern los Estados Contables, de ellos podremos obtener informacin clara y precisa que utilizaremos para efectuar la planificacin y control con nuestro equipo. Tenemos una gran responsabilidad y es la de filtrar o seleccionar la informacin que utilizaremos. Si tuviramos que determinar y encasillar por grupos a la informacin, tendramos una gran cantidad de clasificaciones y tipos de informacin. Pero como paso inicial deberemos diferenciar entre la informacin interna y la externa, y ver cual de ellas ser apropiada para ser utilizada en la perspectiva operativa de la organizacin y cual ser la que utilizaremos como estratgica. De esa clasificacin la mejor informacin para tener en cuenta y utilizar como base para la toma de decisiones es la informacin interna. Lo que nos rodea en nuestro mundo empresarial, es decir el entorno en el que no desenvolvemos, ha cambiado, hoy en da trminos como globalizacin, tecnologa, Ingeniera de Procesos, y otros, han cambiado y modificado el rumbo de las empresas a niveles mundiales. Por eso debemos comprender la importancia de la buena informacin, y de que debemos hacerla fluir hacia los cuadros de mando para que sea aplicada correctamente en la organizacin. Pero cmo podemos hacer que la informacin fluya desde la Gerencia, a los cuadros de mandos, y hacia la organizacin completa?. La mejor forma es mejorar la comunicacin, mejorar las relaciones con el Recurso Humano, ser buenos delegadores de responsabilidades y hasta donde sea apropiado tambin delegar algunas decisiones, ser buenos controladores de la gestin, mejorar la calidad de la motivacin, fomentar y organizar el espritu de equipo, y mejorar las relaciones de las diferentes reas o departamentos de nuestra empresa. Nuestra Gerencia debe ser capaz de estar constantemente analizando su gestin y la de la organizacin completa, para ello debemos desempear correctamente nuestras funciones principales y elementales. Ser buenos planificadores y organizadores, y buenos controladores y ejecutores. Si hablamos de funciones de organizacin y ejecucin, sabemos que no estn dentro del concepto de Control de Gestin actual, y es as puesto que actualmente ha tomado un amplio grado de automatismo. Pero no olvidemos que cuando estamos presentes y lideramos la accin de control en la compaa, estaremos a la vez desarrollando la ejecucin de las tareas en todos los planos, y en conjunto podremos ver y tomar las acciones o decisiones correctoras oportunas. Cuando planificamos estamos elaborando una gua, que nos permitir desempear una determinada accin, y es la primera actividad necesaria e ineludible de todo Gerente, es la etapa primordial, puesto que en esa etapa estaremos coordinando todas las actividades que se concretarn con posterioridad, y que debern dar por resultado un proceso orientado al avance en las metas y objetivos determinados. Esta tarea de planificacin es muy valorada en aquellas grandes compaas multinacionales o grandes corporaciones, puesto que en el mayor grado de descentralizacin organizativa es donde se manifiesta una mayor necesidad de planificar correctamente y luego ejercer control sobre su aplicacin, se requiere que el Gerente este personalmente asumiendo el control de coordinar cada rea o departamento que posee participacin y responsabilidad en la gestin planificada. Debemos ser buenos controladores y supervisar la aplicacin de la planificacin, para poder tener una clara visin sobre las posibles correcciones de marcha, deberemos estar viendo las desviaciones que podran suscitarse. Este control no debe ser un aspecto rgido, no, mas bien debe tener como fin poder adaptar el rumbo en determinadas situaciones que se presenten, debe ser una accin que motive al recurso humano, que les transmita la necesidad de corregir para lograr ser mejores, ser mas competentes. Este control debe ser extendido al corto y largo plazo de los objetivos y desarrollos de la organizacin, teniendo la aptitud para poder coordinarlos y determinar un correcto control de enlace entre ambos tiempos de la empresa.

Pero toda la informacin es til? Necesitamos acumular en nuestros escritorios cualquier tipo de informacin?. La respuesta correcta es rodearse y reunir toda aquella informacin til y que nos aporte algn grado de visin sobre los aspectos importantes de la organizacin. Pero para poder seleccionar la informacin y darle la categora de til, necesitaremos valernos de nuestro conocimientos y experiencias. Como conclusin diremos que cuando nuestro cargo de Gerentes nos enfrenten ante la obligacin de tomar una decisin, lo haremos basados en la comprensin de la informacin que tenemos disponible, y que hemos analizado para ser utilizada correctamente. As mismo la informacin de uso para dicha toma de decisiones debe ser conceptuada con su objetivo principal a ser un suministro de datos con suficiente respaldo para que la podamos dar como vlida, cierta y utilizable en el proceso de toma de decisiones. No olvidemos que la Gerencia del Siglo XXI es un reto constante, exigir de nosotros las mejores decisiones, que puedan proyectar un futuro seguro para nuestra organizacin, lograremos el xito seguro si podemos utilizar de mejor forma la informacin de nuestra empresa.