Maestra en Gestin de Proyectos

Administracin de Proyectos Empresariales

2013
Mauricio Chvez

MDULO 2: INICIO

INICIO

o El proceso de Inicio consiste en dar inicio formal a un proyecto nuevo y es cundo se da la autorizacin para dar inicio al proyecto o a una fase. o Tambin se establecen las metas que el proyecto debe alcanzar. o Se compone de:
Project Charter (Acta de inicio del proyecto) La definicin -preliminar- del alcance

INICIO

PLANIFICACION

EJECUCION

CIERRE

CONTROL

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INICIO
o Es el proceso que da la autorizacin formal para dar inicio a un nuevo proyecto o la continuacin de un proyecto existente. o Al revisar el proceso de inicio al comienzo de cada fase sirve para mantener el proyecto enfocado en la necesidad o requerimiento que lo gener. o En este proceso tambin se puede revisar si el proyecto es aun viable y se debe continuar.
Esto no significa que el proyecto no deba revisarse peridicamente para ver su viabilidad y si debe seguir (Proceso de Control).

o Involucrar a los requirientes, usuarios y stakeholders en esta etapa sirve para generar propiedad compartida, una correcta aceptacin de los entregables y la satisfaccin de todos los involucrados. Esta aceptacin es crtica para el xito del proyecto. o Este proceso da inicio al proyecto o fase, y como resultado se define el propsito del proyecto, se identifican los objetivos y se autoriza al Jefe o Administrador del Proyecto a iniciar el proyecto o El proceso de Inicio genera entregables bien definidos:
El Acta de Inicio Identificacin de los interesados

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PROJECT CHARTER O ACTA DE INICIO

o El Acta de Inicio de un Proyecto (o Project Charter) es el documento que formalmente autoriza el inicio de un proyecto o Generalmente lo ejecuta una funcin anterior a la administracin del proyecto que debe tener el nivel adecuado para disponer el inicio y asignar los recursos necesarios. o Tpicamente define lo siguiente:
EL PROPSITO Y LA JUSTIFICACIN DEL PROYECTO LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y LOS CRITERIOS DE XITO RELACIONADOS LOS REQUISITOS DE ALTO NIVEL LOS RIESGOS DE ALTO NIVEL UN RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS UN RESUMEN DEL PRESUPUESTO LOS REQUISITOS DE APROBACIN DEL PROYECTO EL DIRECTOR DE PROYECTO ASIGNADO, SU RESPONSABILIDAD Y SU NIVEL DE AUTORIDAD EL NOMBRE Y EL NIVEL DE AUTORIDAD DEL PATROCINADOR O DE QUIENES AUTORIZAN EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL Administracin de Proyectos. Mauricio Chvez PROYECTO

PROJECT CHARTER TEMPLATE

TABLE OF CONTENTS 1 INTRODUCTION 1.1 Purpose of Project Charter 2 PROJECT AND PRODUCT OVERVIEW 3 JUSTIFICATION Business Need 3.1 Public Health and Business Impact 3.2 3.3 Strategic Alignment 4 SCOPE 4.1 Objectives 4.2 High-Level Requirements 4.3 Major Deliverables 4.4 Boundaries 5 DURATION 5.1 Timeline 5.2 Executive Milestones 6 BUDGET ESTIMATE 6.1 Funding Source 6.2 Estimate 7 HIGH-LEVEL ALTERNATIVES ANALYSIS 8 ASSUMPTIONS, CONSTRAINTS AND RISKS 8.1 Assumptions 8.2 Constraints 8.3 Risks 9 PROJECT ORGANIZATION 9.1 Roles and Responsibilities 9.2 Stakeholders (Internal and External) 10 PROJECT CHARTER APPROVAL APPENDIX A: REFERENCES APPENDIX B: KEY TERMS APPENDIX C: GOALS 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 9 9 10 11 12 13 14

Table of Contents Introduction Using this Template Document Purpose Section 1. Charter Introduction 1.1 Document change control 1.2 Executive summary 1.3 Authorization Section 2. Project Overview 2.1 Project summary 2.2 Project goals, business outcomes, and objectives 2.3 Project scope 2.4 Milestones 2.5 Deliverables 2.6 Project cost estimate and sources of funding 2.7 Dependencies 2.8 Project risks, assumptions, and constraints Section 3. Project Organization 3.1 Project governance 3.2 Project team structure 3.3 Roles and responsibilities 3.4 Project facilities and resources Section 4. Project References Section 5. Glossary and Acronyms Checklist for reviewing your project charter:

1 1 1 2 2 2 2 3 3 4 4 5 5 6 7 7 9 9 9 9 10 10 10 11

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PLANTILLA DEL CHARTER DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto: PREPARADO POR: Fecha: Iniciacin: Sinopsis: Propsito/Necesidad de Negocio: Descripcin del Producto y Entregables: Administracin del proyecto: Supuestos, Restricciones, Riesgos: Recursos: Enfoque: Comunicaciones y reportes: Aceptacin: Gestin del Cambio: Otros: Incluye el nombre del proyecto y el Jefe de proyecto designado Resumir brevemente los aspectos relevantes del proyecto al contestar las preguntas Porqu? (propsito), Qu? (descripcin del producto/alcance), Cundo? (tiempo) y Cunto (Recursos) Identificar los clientes que van a recibir y beneficiarse del producto desarrollado por el proyecto y la necesidad que el proyecto est destinado a satisfacer (tanto como un problema que resolver o una oportunidad que explotar) Identificar qu producto se debe entregar al final del proyecto y en cualquier punto intermedio. Describe el producto con el nivel de detalle suficiente para que lo cree el quipo del proyecto y para que a la entrega del producto se pueda llegar a un acuerdo de que el producto se ha producido correctamente Indicar brevemente el enfoque general y cualquier estndar PMO u otro a ser usado Identificar brevemente los supuestos, restricciones y riesgos conocidos, si los hay, que se anticipe puedan tener un impacto mayor en el proceso y/o salida del proyecto y que requieran decisiones o acciones del sponsor o equipo del proyecto Indicar los recursos requeridos y/o disponibles que se vayan a usar en el proyecto. Si corresponde indicar recursos financieros, de personal y materiales (como instalaciones, equipamiento, suministros y servicios) Indicar la forma en que el proyecto va a producir el producto Identificar las comunicaciones requeridas entre el sponsor y equipo del proyecto Indica el mtodo y criterio que el sponsor del proyecto usar para aceptar como completos y adecuados, los entregables especficos del proyecto Indicar los procedimientos a usarse por hacer y documentar cambios al charter Identificar y explicar cualquier otro tema que sea importante para la iniciacin y conduccin del proyecto. Se focaliza en temas de importancia, en relacin al charter, entre el sponsor y el administrador del proyecto Esta seccin no se usa para describir el proyecto Administrador del proyecto: Sponsor:

Aprobacin (opcional)

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IDENTIFICAR INTERESADOS

o IDENTIFICAR TODAS LAS PERSONAS UN

ORGANIZACIONES IMPACTADAS POR EL PROYECTO Y EN DOCUMENTAR LA INFORMACIN RELEVANTE RESPECTO A SUS INTERESES o FUNDAMENTAL IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS DESDE EL COMIENZO DEL PROYECTO Y ANALIZAR SUS NIVELES DE INTERS, EXPECTATIVAS, IMPORTANCIA E INFLUENCIA

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IDENTIFICAR INTERESADOS

ANLISIS DE LOS INTERESADOS

PASO 1 IDENTIFICAR A LOS POTENCIALES INTERESADOS IDENTIFICAR EL IMPACTO O APOYO POTENCIAL QUE CADA INTERESADO PODRA GENERAR

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IDENTIFICAR INTERESADOS

IDENTIFICACIN DE IMPACTO
MATRIZ DE PODER/INTERS MATRIZ DE INFLUENCIA IMPACTO MODELO DE PROMINENCIA MATRIZ DE PODER/INFLUEN CIA

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IDENTIFICAR INTERESADOS

SALIDAS
LA INFORMACIN DE LA IDENTIFICACIN

LA INFORMACIN DE LA EVALUACIN

LA CLASIFICACIN DE LOS INTERESADOS

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IDENTIFICAR INTERESADOS

SALIDAS
ESTRATEGIAS DE GESTIN

LOS INTERESADOS CLAVES PUEDEN IMPACTAR SIGNIFICATIVAMENTE

EL NIVEL DE PARTICIPACIN DESEADO EN EL PROYECTO PARA CADA INTERESADO IDENTIFICADO

LOS GRUPOS DE INTERESADOS Y SU GESTIN (COMO GRUPOS)

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IDENTIFICAR INTERESADOS

MATRIZ DE ANLIS DE LOS INTERESADOS

INTERESADO INQUIETUD E INQUIETUDES EVALUACIN DEL IMPACTO ESTRATEGIAS POTENCIALES PARA OBTENER APOYO O REDUCIR OBSTCULOS

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FIN

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