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INSTITUTO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO EMPRESARIAL Costos y Presupuestos

CURSO:

COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES (ABC COSTING)

ide@terra.com.pe / www.ide.com.pe

SEGUNDA SESION
ANALISIS DE ACTIVIDADES

DESCRIPCION DEL SISTEMA DE COSTEO BASADO EN LAS ACTIVIDADES

ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES

LA CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES

La contabilidad por actividades para la gestin de costos divide la empresa en actividades. La contabilidad por actividades identifica las actividades que se ejecutan en una organizacin y determina su coste y su rendimiento (tiempo y calidad).

ENFOQUES DE LA CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES

1. Establece las actividades de la empresa.

2.Establece el costo y el rendimiento de la actividad. El rendimiento se mide en funcin de costo por salida, el tiempo de ejecucin de la actividad y la calidad de la salida.
3. Establece la salida de la actividad. La medida de la actividad (salida) es el factor por el cual el costo de un proceso vara ms directamente

4. Imputa el costo de la actividad a los objetos de costos. Los costos de las actividades son imputados a los objetos de costos tales como productos, procesos y servicios basndose en el uso de la actividad. 5. Establecer los objetivos corporativos a corto y largo plazo (factores claves de xito). Esto requiere el conocimiento y la comprensin de la estructura de costos existente, la cual indica el grado de eficacia de las actividades operativas para suministrar valor al cliente

6. Evala la eficacia y la eficiencia de la actividad. Conocer los factores claves de xito permite a la empresa examinar lo que esta haciendo ahora y la relacin de esta accin con el logro de sus objetivos. Es una formula til sobre la cual basar la decisin de continuar realizando una actividad o, por el contrario, la de reestructurar dicha actividad. El control de los costos resulta mejorado en la medida en que se indaga constantemente si existen mtodos superiores para ejecutar una actividad, se localizan las actividades despilfarradoras y se determina la causa del costo

DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES Y LA CONTABILIDAD DE COSTOS TRADICIONAL

La contabilidad por actividades aboga contra la mala utilizacin de los recursos generalmente asociada con una asignacin equitativa de los mismos. Ofrece a los directivos que practican la gestin por actividades un incentivo adicional para mantener el nivel de competitividad de las operaciones por medio de la identificacin y eliminacin eficaz en funcin del costo de los generadores del despilfarro de una manera continua.

POR QU IMPLEMENTAR UNA CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES?

La contabilidad por actividades ha sido implementada por muchas empresas, y de diversas maneras, con la finalidad de resolver problemas diferentes y a la vez importantes. Por ejemplo, veamos 3 empresas pioneras en la materia: Divisin Fort Worth General Dynamics (GDFW); General Motors y Divisin Roseville Network Hewlett Packard (HPRND):

MOTIVOS MAS COMUNES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES

La contabilidad por actividades se utiliza normalmente como soporte de diversos tipos de decisiones. Entre ellas, cabe sealar las siguientes: El costo del producto Gestin de finanzas Control de costos Apoyo a la toma de decisiones Reduccin de Costos

COMO EMPEZAR
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Antes de comenzar un anlisis de actividades, es importante tener en cuenta que el esfuerzo de reunir, analizar y registrar informacin sobre las actividades exige tiempo, dinero y recursos humanos; es decir, no es una tarea que deba tratarse a la ligera o sin una planificacin apropiada. En este sentido, las preguntas que deben plantearse inicialmente se sintetizan en las siguientes dos cuestiones:

Comprende la alta direccin de la empresa el valor y el esfuerzo necesario para implementar un sistema de costos por actividades? Se encuentran los altos directivos de la empresa convenientemente predispuestos a comprometer el tiempo y los recursos financieros y humanos necesarios?

Comprenden los directivos y supervisores los cambios que deben recomendarse como resultado de la implantacin de un sistema de costeo por actividades? Tienen perfecto conocimiento de cmo tales cambios pueden afectarles a ellos mismos y a sus subordinados?

VISION GENERAL DEL ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES

La filosofa ABC se basa en el principio de que la actividad es la causa que determina la incurrencia en costos y de que los productos consumen actividades.

Por lo tanto, el proceso habitual de asignacin de costos con el ABC suele hacerse de dos maneras alternativas:

1 FORMA

La asignacin de costos se inicia con la localizacin de los costos en las secciones, o centros de actividad, correspondientes, al igual que en el sistema de costos completos por secciones. Los costos de las secciones se reparten entre las actividades que se realizan en cada seccin. Los costos de las actividades se asignan a los productos u otros objetos de costo, en funcin de las causas o inductores de los costos.

2 FORMA
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Los costos indirectos se imputan a las actividades a travs de los que se denomina agrupaciones de costos (cost pools, en ingls) (o tambin pool de costos). Las agrupaciones de costos se utilizan para localizar costos indirectos en relacin a los productos u otros objetos de costos. Podra decirse que los centros de costos son agrupaciones de costos. En cambio, no todas las agrupaciones de costos constituyen centros de costos.

PROCESO DE CALCULO DE COSTOS

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Dividir la Empresa en Centros de Actividad *Decidir los criterios a utilizar para localizar los costos indirectos en las secciones *Repartir los costos indirectos por Centros de Actividad. *Localizar los costos de las actividades correspondientes a los Centros de Actividad. *Definir los inductores de costos *Calcular el costo por inductor Asignar los costos de las actividades a los productos u otros objetos de costos a travs de los inductores

INPUT - ACTIVIDAD - OUPUT

NIVELES DE JERARQUIA EMPRESA

PROCESOS
ACTIVIDADES SUB-ACTIVIDADES

TAREAS

CONCEPTO DE ACTIVIDAD

Una Actividad se define como el conjunto de tareas que generan costos y que estn orientadas a la obtencin de un output para elevar el valor agregado de la organizacin. Las actividades se llevan a cabo para satisfacer necesidades de los clientes, ya sen internos o externos.

INPUT - ACTIVIDAD - OUPUT

DIFERENCIA ENTRE ACTIVIDAD Y TAREA

En principio, una actividad est integrada por un conjunto de tareas y para hacer operativo el sistema de costos, es imprescindible seleccionar actividades que aglutinen conjuntos de tareas.

Una diferencia significativa entre el concepto de actividad y el de tarea, es que la primera esta orientada a generar un output, mientras que la tarea es un paso necesario para la finalizacin de la actividad.

EJEMPLO

La actividad relacionada con el proceso de seleccin de empleados (que es el output que genera valor para la empresa), est compuesta por tareas tales como poner anuncios en el peridico, recibir y estudiar los curriculums enviados por los candidatos, notificar a los candidatos preseleccionados, entrevistar a los candidatos, corregir los test, etc. (que son los pasos necesarios para completar la actividad y, por lo tanto, no son fines en s mismos, sino medios)

MODELO DE ANLISIS BASADO EN ACTIVIDADES

PROCESOS DEFINIR OBJETO DE ANALISIS DEFINIR ACTIVIDADES ORGANIZACION CALCULAR EL COSTO DE LA ACTIVIDAD MEDIR EL PRODUCTO DE LA ACTIVIDAD ANALIZAR LAS ACTIVIDADES

FUNCION

OBJETO DE ANLISIS

Consiste en definir objetivos claros para el anlisis de las actividades. La toma de conciencia de los participantes, en la que la direccin es esencial para facilitar la implantacin de mejoras y asegura la exactitud de la informacin. Los objetivos pueden ser definidos en funcin de las necesidades empresariales como por ejemplo: identificar oportunidades de ahorro, indentificar opciones para mejorar los procesos, averiguar los costos de los productos y de los servicios, aumentar la productividad, tener un sistema continuo o realizar un anlisis nico.

SELECCIONAR EL ENFOQUE

Tres enfoques: Enfoque en los procesos del negocio, Enfoque Organizacional, y Enfoque funcional. Por unidades organizacionales, permite definir perfil de actividades por cada unidad organizacional actual.

SELECCIONAR EL ENFOQUE

Por funciones, permite definir actividades por cada funcin principal (agregacin de actividades con propsito comn). Por Procesos de Negocios, permite definir perfil de actividades por proceso de negocio (conjunto de actividades que son eslabones en la cadena de negocios).

ENFOQUE DEL ANLISIS DE ACTIVIDAD

ENFOQUE VENTAJA
Mas facil, Cubre Todo, Permite ver grficamente las entradas y salidas del departamento
Visualizar duplicidades, Permite considerar Las actividades Comunes en toda La empresa. Permite solucionar Problemas comunes De una vez.

DESVENTAJA
Requiere tiempo Para reanalizar, Personas dicen lo Que piensan que hacen.

UTILIDAD
Formular planes y Presupuestos de Departamentos, Analizar la Estructura existente

ORGANIZACIN

FUNCIONES

Hecho aisladamente Resulta incompleto

Excelente para Analizar, servicios Administrativos Logstica, calidad, Etc.

PROCESOS

Indica problemas Entre departamentos. Deshace la Estructura de Organizacin tradicional

Hecho Aisladamente. Resulta incompleto. Requiere mucho Tiempo. No refleja factores Estacionales Ocultos.

Excelente para Entorno de Produccin. Util para la Definicin de la Estructura Organizativa.

DEFINIR LAS ACTIVIDADES

Una actividad se puede definir y describir mediante un verbo + adjetivo (opcional) + nombre.

Ejemplo:
o Desarrollar una aplicacin de software o Seleccionar y planificar la explotacin diaria

Principios:

o Limitar el nmero de actividades por departamento entre 6 y 10. o La base para racionalizar las actividades son costo y consumo de tiempo. > 10 % de tiempo de departamento > 10 % del costo de departamento

TCNICA
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VENTAJAS

DESVENTAJAS

Entrevista con el Responsable del departamento

Entrevista con el staff del Departamento

Ofrece informacin Adecuada. Contacto personal.

Ofrece informacin ms Detallada. Posibilidad de observacin Directa. Barata. Poco tiempo para recoger Informacin.

Dificultad de planificarlos.

Consume mucho tiempo. Dificulta el funcionamiento Del negocio da a da.

Cuestionarios

Anlisis de informacin Histrica

Panel de expertos Anlisis de partes diario de Trabajo Observacin

No necesita involucrar a Personas. Ofrece adecuada Informacin. No es cara. Aprovecha la experiencia. Remarcar temas polticos. Porcentaje de tiempo Dedicado a cada actividad. Facilita el conocimiento de Los procesos de negocio. Informacin exacta de cmo se realiza la Actividad.

No existe contacto Personal. xito limitado Problemas de cumplimiento. No siempre disponible o Actualizado. Sin contacto personal.

Caro. Consume mucho tiempo. Requiere formacin Previa. Eficiente para actividades Cortas, repetitivas y Claramente visibles.

En la definicin de las actividades es necesario el uso del Diccionario de Actividades, que es una lista genrica de actividades, agrupadas por funciones, y que son realizadas por una empresa tpica de cualquier sector Ejemplo: Un departamento de ventas tpico, realiza: o o o o o 0 Procesamiento de pedidos Plan de entregas Envo de productos Mantenimiento de estadsticas Previsin de ventas Fijar precios y descuentos

CENTRO DE ACTIVIDAD

MODELO DE TABLA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES SUB ACTIVIDADES SUB ACT 11 ACTIVIDAD 1 SUB ACT 12

C.A. I SUB ACT 21 ACTIVIDAD 2 SUB ACT 22 SUB ACT 23

TAREAS TAREA 111 TAREA 112 TAREA 113 TAREA 121 TAREA 122 TAREA 211 TAREA 212 TAREA 213 TAREA 214 TAREA 221 TAREA 222 TAREA 231 TAREA 232

A mayor detalle mayor validez del Modelo

CALCULAR EL COSTO DE LA ACTIVIDAD: Permite conocer lo que la empresa esta pagando por cada actividad.

MEDIR EL PRODUCTO DE LA ACTIVIDAD: Permite conocer el costo unitario de la actividad y calcular el costo de los productos y servicios ofertados.

ANALIZAR LAS ACTIVIDADES

Una vez finalizado este anlisis, disponemos de: Una lista de actividades por unidad de negocio analizada (departamento, funcin proceso de negocio). Clasificacin de estas actividades entre las que aaden valor, no aaden valor y secundarias. El output de las actividades, su unidad de medida y su costo. Esta informacin permite establecer una cierta prioridad de actuacin, en base al tipo y costo de cada actividad, pero no permite identificar la repercusin que sobre el o lo productos que la empresa genera

CLASIFICACION DE LAS ACTIVIDADES

Segn las funciones de la empresa: Investigacin y desarrollo, logstica, produccin, comercializacin, administracin y direccin. Segn su relacin con los productos o servicios que produce o comercializa la empresa: Actividades principales o primarias (relacionados directamente con los productos o servicios) Actividades auxiliares (apoyan a las actividades principales).

Actividades Primarias o Principales

Logstica interna: Actividades asociadas con la recepcin, almacenamiento y diseminacin de insumos del producto, incluyendo costo de la adquisicin, manejo de materiales, almacenamiento, control de inventarios, transporte y reclamo a proveedores

Produccin u Operaciones: Actividades asociadas con la transformacin de insumos en la forma o caractersticas finales del producto o servicio. En manufactura incluye maquinado, empaque, ensamble, mantenimiento de equipo, pruebas y ensayos as como instalacin.

Logstica Externa: Actividades asociadas con el almacenamiento de productos terminados, control de inventarios, procesamiento de pedidos y la distribucin de los mismos. Marketing y Ventas: Actividades asociadas con el proporcionar un medio por el cual los compradores puedan acceder al producto o servicio, as como todas las actividades que lo induzcan a ello como publicidad, promocin, fuerza de ventas y relaciones con medios y canales.

Servicio: Actividades asociadas con la prestacin de servicios destinados a mejorar o mantener el valor del producto, tales como instalacin, reparacin, entrenamiento en el uso, repuestos y ajuste o calibracin as como el sistema de garanta.

Actividades de Apoyo o Auxiliares

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Abastecimiento: Funcin de compra de insumos usados en la cadena de valor de la empresa (no el valor de los insumos en s). Esto incluye lo relacionado a materias primas, materiales, activos o equipos de oficina y edificios. Estas actividades incluyen la seleccin y calificacin de proveedores y su monitoreo. Desarrollo de Tecnologa: Consiste en el rango de actividades que pueden ser agrupadas como los esfuerzos para mejora el producto y el proceso. Incluye investigacin y desarrollo del producto as como sistemas de informacin y automatizacin. Tambin incluye diseo de equipo o modificacin de maquinaria tanto como procedimientos de servicio. Incluye, por cierto desde investigacin bsica hasta investigacin aplicada.

Administracin de RRHH: Son todas las actividades relacionadas con la seleccin, contratacin, as tambin la induccin, capacitacin, entrenamiento, desarrollo y mantenimiento (sistemas de recompensa y reconocimiento) de todo el personal de la empresa.

Infraestructura de la empresa: Actividades que incluyen la administracin general, el planeamiento estratgico y planes de negocio, finanzas, contabilidad, asesora legal y tributaria as como administracin de la calidad.