Mad & Asociados Auditores

EMPRESA EL SOLS.A.

CEDULA ANALITICA
ARQUEO DE CAJA

Empresa: Cuenta: Custodio: Encargado: BILLETES Cantidad 0 2 1 3 5 DOCUMENTOS

El Sol S.A. Caja chica Carolina Noboa Janeth Cola

Periodo de auditoria: 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2011 Fecha: 31 de Diciembre del 2011 Hora: 9:00 AM

Denominacin 50 20 10 5 1 Total

Importe 0 40 10 15 5 $ 70 Importe 250 100 106.25 185 200 $ 841.25 $ 911.25 $ 1,000.00 $ 88.75

Detalle Cheque posfechado de una venta a crdito a la Empresa E Recibo provisional Recibos varios por movilizacin y comida Factura de compra de impresora Recibo provisional
Total Total Presentado Total Asignado Diferencia

Declaro que los valores constantes en el presente arqueo son los unicos que se encuentran bajo mi control y custodia, que han sido revisados por Janeth Cola encargada de auditoria y que han sido devuletos sin contar con mi entera satisfaccion.

A Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja chica consta un cheque que estaba soportando un desembolso de dinero por un valor de $250 y no debera de encontrarse ah, adems se desconoce el lugar de procedencia y la razn por la que la persona encargada lo mantenia bajo su custodia. Se recomienda la aplicacin de los siguientes ajustes: Aj1 Bancos Cuentas por cobrar 250 250

Aj2 Cuentas por cobrar empleado Otros ingresos 250 250

B Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja chica consta un recibo por anticipo de sueldo por un valor de $100 , del cual se desconoce razn por la que la persona encargada lo mantenia bajo su custodia como soporte en la caja. Se recomienda la aplicacin del siguiente ajuste: Aj3 Cuentas por cobrar Empleado Gasto Sueldo 100 100

C Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja chica se presentan varios recibos de movilizacin y comida por un valor de $106.25, los mismos que no tienen el soporte adecuado ya que no se presentaron los documentos necesarios que sustenten a dichos recibos a los recibos. Se recomienda la aplicacin del siguiente ajuste: Aj4 Gasto no deducible Gasto alimentacin y transporte 106.25 106.25

D Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja chica consta una factura de compra de una impresora por un valor de $185, el mismo que rompe con el Control Interno de la caja porque se esta llevando y utilizando dinero que no es propio de caja para efectuarse dicho gasto.

Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja chica se encuentra un recibo de donacin por un valor de $200, el mismo que no presenta ningn soporte en la caja, por lo que se recomienda la aplicacin del siguiente ajuste de regulacin: Aj5 Gasto no deducible Otros gastos 200 200

Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que el saldo caja chica era de $1000, el mismo que no cumple con el total actual en la realizacin del arqueo de caja chica obteniendo as una diferencia de $88.75, por lo que se recomienda la aplicacin del siguiente ajuste:

Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que el saldo caja chica era de $1000, el mismo que no cumple con el total actual en la realizacin del arqueo de caja chica obteniendo as una diferencia de $88.75, por lo que se recomienda la aplicacin del siguiente ajuste: Aj6 Cuentas por cobrar empleado Otros gastos 88.75 88.75

A-5.1

de Diciembre del 2011

Carolina Noboa
CUSTODIO

Janeth Cola
ENCARGADO

A B C D E

A B C D E

cuentran bajo mi que han sido

Mayra Ajila
TESTIGO

Mad & Asociados Auditores EMPRESA EL SOL S.A. Cuestionario de Control Interno Componente: Inventarios Al 31 / 12 /2011 N A 1 PREGUNTAS Cobranzas y entradas de efectivo Existe un adecuado control fsico sobre las facturas pendientes de cobro? El control fsico de las facturas permite identificar oportunamente las que se deben enviarse al cobro? Existe un adecuado control contable sobre las fechas de vencimiento de las facturas? Las facturas para su cobro se relacionan en un formulario prefoliado o en un listado computarizado que asegure consecutividad en el control? Las facturases entregadas a cobradores estn respaldadas con los correspondientes "acuses de dinero" firmados por dichos empleados? Los cobradores estn afianzados considerando el monto mximo de valores bajo su custodia? Prevn los controles que el Departamento de cobranzas no tenga acceso al efectivo? Al terminar sus gestiones diarias los cobradores entregan el efectivo recaudado directamente a Caja? La cobranza del da es depositada intacta y oportunamente a bancos? Las facturas no pagadas a cobradoras se reprograman para insistir en nuevas gestiones de cobro? Hay una poltica bien definida para clasificar la cartera vencida e identificar la que se considera de cobro dudoso? Hay un enlance de informacin entre Cobranzas y Contabilidad sobre cartera de cobro dudoso para efectos de actualizar la estimacin respectiva? X X X X Si No NA

1/4

Fecha

2 3

X X

6 7 8 9 10

X X X

11

12

EFECTIVO Cuestionario de Control Interno N PREGUNTAS Si No NA

1/2

Fecha

B 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Salida de efectivo

La auoridad sobre las salidas de efectivo est clara y formalmente definida? Todas las salidas de dinero de efectivo estn sujetas a dicha autoridad? Todos los desembolsos se hacen con cheque nominativo? Est prohibido emitir cheques "al portador" o a nombre de "nosotros mismos"? La emisin de cheques se basa en un mnimo de dos firmas mancomunadas? Est prohibida la firma de cheques "en blanco" La secuencia numrica de los cheques est controlada y asegurada? Los cheques anulados son apropiadamente cancelados y archivados? Los talonarios de cheques se custodian bajo suficientes medidas de seguridad?
Las cuentas de cheques se concilian mensualmente por escrito, se investigan y registran oportunamente los ajustes contables que de ellas derivan?

X X X X X X X X X

10

Las conciliaciones de las cuentas de cheques se 11 hacen por un empleado distinto al que maneja y controla dichas cuentas? Las facturas y documentospagados se cancelan 12 con un sello fechador previniendo su nuevo uso para un pago duplicado? El pago de facturas requiere la revisin previa de precios, condiciones de crdito y autenticidad del servicio o de las mercancas respectivas?
X

13

EFECTIVO Cuestionario de Control Interno N PREGUNTAS

A Si X No NA

1/3

Fecha

Hay un funcionario que autorice previamente el 14 pago de facturas, con facultades formalmente asignadas para ello?
C 1

Fondos Fijos y variables Existen polticas por escrito para el manejo de los fondos fijos y variables?
X

Los fondos fijos y variables estn manejados por empleados formalmente designados para ello? Existen cartas de responsabilidad firmadas por cada uno de los responsables del manejo de los fondos? Se efectan arqueos sorpresivos de los fondos por una persona distinta al responsable de su manejo? Dichos arqueos constan por escrito e incluyen conexin con cifras de contabilidad? Existen plazos bien definidos para el rescate de vales provisionales contra comprobantes definitivos? Los vales provisionales son autorizados por una persona con facultades formalmente asignadas para ello? Los vales provisionales son nominativos e incluyen la firma de "recibido" por parte del beneficiario? Los vales provisionales incluyen mencin clara del propsito del anticipo o salida del efectivo del fondo? Los comprobantes pagados con el fondo se cancelan de inmediato con sello fechador de "pagado " para evitar que vuelvan a utilizarse? Se respetan los lmites establecidos para efectuar pagos con el efectivo del fondo?

10

11

Mad & Asociados Auditores EMPRESA EL SOL S.A. Cuestionario de Control Interno Componente: Inventarios Al 31 / 12 /2011 N 12 PREGUNTAS Si X No NA

1/4

Fecha

Los fondos son suficientes para sus propsitos y no implican inmovilizaciones de efectivo? Las reposiciones se llevan a cabo en plazos razonables? Los cheques para reposicin son nominativos? Las aplicaciones contables de las reposiciones se llevan a cabo oportunamente?

13 14

X X

15

Grado de confianza del control interno:

ALTO ( )
Comentario adicionales:

MODERADO ( )

BAJO ( )

Mediante el procedimiento de control interno efectuado a traves del cuestionario se determin que la Empresa EL SOL no realiza arqueos de caja, para lo que no se puede tener una cifra cierta de cuanto dinero mantiene la caja chica.

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

1/4

Auditor

1/2

Auditor

1/3 Auditor

1/4

Auditor

n que la Empresa

to dinero mantiene

Mad&Asociados Auditores EMPRESA EL SOLS.A. CEDULA ANALITICA ARQUEO DE CAJA Empresa: Cuenta: Custodio: Encargado: SALDOS Cantidad 205 80 260 356 105 801 DOCUMENTOS Detalle Ventas al contado con Ch/001 Billetes falsos Ch/005 posfechado Factura de pago Pago letra de vehculo del gerente Total Total Presentado El Sol S.A. Caja General Carolina Noboa Janeth Cola

Periodo de auditoria: 1 de Enero al 31 de Diciembre Fecha: 31 de Diciembre del 2011 Hora: 9:00 AM

Denominacin 100 50 20 10 5 1 Total

Declaro que los valores constantes en el presente arqueo son los unicos que se encuentran bajo mi c custodia, que han sido revisados por Janeth Cola encargada de auditoria y que han sido devuletos sin mi entera satisfaccion.

Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja chica consta un deposito que no se la habia registrado a tiempo. Se recomienda la aplicacin de los siguientes ajustes:

Aj1 Bancos Banco Pichincha 10624.01 10624.01

Caja General

Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja general se detect 2 billetes falsos de $100 y 1 billete de $50, se dedujo que son errores ocacionales por lo que se recomienda la aplicacin del siguiente ajuste:

Aj3 Perdidas ocacionales Caja General 250

Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja ganeral se encontaron cheques posfechados por un valor de $85908.12, los mismos que no fueron dados de baja en su momento en cartera. Se recomienda la aplicacin del siguiente ajuste: Aj4 Bancos Banco Colateral Cartera 85908.12 85908.12

D Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja general se encontraron unas facturas de pago a un proveedor por un valor de $6780.12, las mismas que se deconoce la razn por la que hacen un sustento tan grande en caja por lo que se sospecha que se esta llevando y utilizando dinero que no es propio de caja para efectuarse dichos pagos. Se recomienda la aplicacin del siguiente asiento: Aj5 Proveedor Caja General 6780.12

E Mediante el procedimiento de auditora de confirmacin se determin que en la caja general se encuentr el pago de una letra del vehculo del gerente por un valor de $1850.12, el mismo que se desconoce la razn por la que estaba presente en la caja y el sustento que representa en la misma y ya que el Gerente no dio razn alguna ; se recomienda la aplicacin del siguiente ajuste: Aj6 Cuenta por cobrar Gerente Caja General 1850.12

A-5.2

1 de Enero al 31 de Diciembre del 2011

Importe 20500 4000 5200 3560 525 801 $ 34,586 Importe 17516.36 250 85908.12 6780.12 1850.12 $ 88,008.24 $ 122,594.24

A B C D E

A B C D E

ue se encuentran bajo mi control y y que han sido devuletos sin contar con

e determin que en la caja tiempo. Se recomienda la

10624.01

e determin que en la caja $50, se dedujo que son n del siguiente ajuste:

250

e determin que en la caja r de $85908.12, los cartera. Se recomienda la

85908.12

e determin que en la caja eedor por un valor de ue hacen un sustento tan ndo y utilizando dinero que ecomienda la aplicacin

6780.12

e determin que en la caja el gerente por un valor de e estaba presente en la l Gerente no dio razn

1850.12

Mad&Asociados Auditores EMPRESA EL SOL S.A. ACTIVOS (Sumaria) CAJA CHICA, GENERAL Y BANCOS Al 31 / 12 /2011 Saldo al 12/31/2011 1000.00 122594.24 20816.61 50097.36 37584.00 232092.21 Verificado con mayor auxiliar Sumado conforme Cruzado con PC Conclusin: Luego de haber obtenido todos los saldos de los tres bancos con que cuenta la empresa se lleg a lo siguiente que el Banco de Pichincha Colateral presenta un saldo negativo de $20.816,61 por que esto no es recomendable para la empresa y por lo tanto se podra ver afectado su liquidez, por otro lado tambin se encuentra el Banco Guayaquil con un saldo de $50.097,36 y el Banco Comercio presenta un saldo de $37.584 todos estos saldos mencionados anteriormente responden al 31/12/2011. Ajustes y/o reclasificaciones Debe Haber

Cdigo

Cuenta Caja Chica Caja Recaudacion Banco Pichincha Colareral Banco Guayaquil Banco Comercio

Mad&Asociados Auditores EMPRESA EL SOL S.A. ACTIVOS (Anal[itica) CAJA CHICA Al 31 / 12 /2011 Cdigo Cuenta Saldo al 12/31/2011 Ajustes y/o reclasificaciones Debe Haber

Verificado con mayor auxiliar Sumado conforme

Cruzado con .. Conclusin:

Mad&Asociados Auditores EMPRESA EL SOL S.A. ACTIVOS (Anal[itica) CAJA GENERAL Al 31 / 12 /2011 Cdigo Cuenta Saldo al 12/31/2011 Ajustes y/o reclasificaciones Debe Haber

Verificado con mayor auxiliar Sumado conforme Cruzado con .. Conclusin:

A-4

Saldo Auditado 12/31/2011 911.25

Observaciones

saldo cobros depositos saldos valor t fondo diferencia

Elaborado por: Revisado por:

CN JT

12/31/2011 12/31/2011

A-5

Saldo Auditado 12/31/2011

Observaciones

Elaborado por: Revisado por:

CN JT

12/31/2011 12/31/2011

A-5

Saldo Auditado 12/31/2011

Observaciones

Elaborado por: Revisado por:

CN JT

12/31/2011 12/31/2011

Mad&Asociados Auditores EMPRESA EL SOL S.A. HOJA DE HALLAZGOS Al 31 / 12 /2011

A-8

N 1.

Hallazgo Observacion Al realizar el cuestionario de Control Interno de auditoria se encontro que la empresa no realiza arqueos de caja chica. Recomendacion La empresa deveria realizar arqueos de caja periodicamente con el objetivo de mantener ese fondo y utilizarlo para lo que fue creado, es decir para gastos menores y asi evitar que la empresa realice fraudes con la misma.

CEDULA A 1/1

2.

Observacion Al realizar los arqueos de caja pertinentes se detecto que en la caja general exiten billetes falsos. Recomendacion Se debe mantener un control del efectivo mas minucioso ya que los empleados pueden estar propiciando estos actos delictivos como el traer billetes falsos.

A- 5.2

3.

Observacion Al realizar el control mediante la conciliacion bancaria nos encontramos con saldos negativos. Recomendacion Se deben realizar un estudio mas aplicado sobre los estados de cuenta para determinar la razon de esos saldos negativos encontrados.

A 6 1/4

CONFIRMACIONES DE SALDOS Cuentas por Cobrar

Seores Empresa A Av. La prensa EO - 501 22314528 22314529 Quito Presente.Estimado (s) seor (es): Con motivo de la realizacin del examen de auditora de nuestros Estados Financieros por parte de nuestros auditores independientes, segn la Contabilidad de nuestra compaa presenta un saldo en su estimada cuenta al 31 de Diciembre del 2011. USD 256890.12

Si usted encuentra este saldo correcto, agradeceremos se sirva firmar el duplicado de esta comunicacin y enviar a nuestros auditores independientes a la siguiente direccin: MAD & Asociados Auditores
Av. Mariana de Jesus y 10 de Agosto

22075501 www.madyasociados.com Quito - Ecuador En el caso de que usted tuviere alguna observacin que hacer, srvase comunicarla directamente al auditor mencionado. El objeto de esta solicitud es resguardarnos mutuamente contra errores u omisiones en los registros contables. En la confianza de que esta solicitud nuestra no les causar inconveniente alguno, anticipamos nuestros agradecimientos por su atencin y pronta respuesta. Muy atentamente, Gustavo Valencia Empresa "EL SOL" S.A.

C-7

1/9

ncieros por parte de presenta un saldo en su

ado de esta comunicacin

arla directamente al

ones en los registros

no, anticipamos nuestros

Mad&Asociados Auditores EMPRESA EL SOL S.A. HOJA DE HALLAZGOS Al 31 / 12 /2011

A-8 2/2

N 4.

Hallazgo Observacion Al realizar el arqueo de caja chica se encontraron recibos de pago de sueldo a los empleados. Recomendacion La caja chica no es para pagar a los empleados ya que para eso existe otro fondo y es necesario que el encargado de la caja utilice el dinero para gastos menores que para eso fue creada la caja chica.

CEDULA A-5.1 1/3

5.

Observacion A-5.2 1/3 Al realizar los arqueos de caja pertinentes se detecto que en la caja general existe una letra de cambio por pago del vehculo del gerente. Recomendacion Se debe mantener el uso exclusivo de la caja para gastos de la misma empresa sin incluir los gastos personales con lo empleados o directivos de las empresas.

Elaborado por: Revisado por:

Janeth Cola Jorge Tamayo

Fecha: 31/12/2011 Fecha: 31/12/2011