Como disminuir costos en la empresa

La nica medida para reducir costos en la empresa y capear la crisis es despedir la mayor cantidad de personal posible?. Probablemente no. Aqu podemos encontrar muchos modos de reducir costos sin medidas tan quirrgicas extremas. En medio de la tormenta de la crisis econmica las ventas de las empresas caen, la liquidez se reduce, el crdito se cierra, todas las circunstancias resultan muy negativas para la supervivencia de miles de pequeas y medianas empresas que son las que mantienen el empleo y las economas de los pases. En estas condiciones, se hace imprescindible y urgente reducir gastos de forma drstica y aunque la primera medida suelen ser los despidos, esta no tiene porque ser la mejor solucin. Del mismo modo que la crisis produce cierres masivos de empresas destruyendo un tejido econmico muy difcil y costoso de recuperar, los despidos indiscriminados destruyen el capital ms importante de la empresa: el talento, el know-how, la experiencia. Las medidas ms sencillas de reducir costos son el despido de personal, la reestructuracin y la reduccin de proveedores pero esta estrategia puede ser un desastre porque produce una cada de calidad del producto cuando los clientes buscan mayor calidad a menor precio, el resultado es una nueva cada de ventas y de la cartera de clientes que pasan a la competencia. Existen respuestas ms inteligentes a una situacin de crisis. En principio hay dos elementos bsicos sobre los que se puede actuar: incrementar los ingresos y reducir los gastos. Hablando de este ltimo, podemos encontrar muchos aspectos de una empresa en los que se pueden economizar y optimizar recursos, para encontrarlos son fundamentales herramientas como el anlisis y la redefinicin de la organizacin de la produccin. Las crisis econmicas son las mejores oportunidades de redefinir la infraestructura de las empresas en orden a conseguir optimizar su eficiencia: cambios de filosofa, rediseo de estrategias, redefinicin de funciones y redistribucin de recursos pueden disminuir drsticamente costos de fabricacin o de servicios cuando el mercado se estrecha. Hay muchas reas sobre las que se puede actuar, el rediseo de operativas diarias, de departamentos y de funciones, la implantacin de nuevos mtodos, la informatizacin de departamentos y el uso del software y telecomunicaciones en todos los departamentos de la empresa. Debe imponerse la filosofa de la flexibilidad en productos o servicios, operativas, departamentos y personal. Es preciso evaluar de modo continuo procesos y situaciones cotidianas para reformular las estrategias empresariales y evaluar su implantacin. Para reducir costos en la empresa es precisa detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos en el proceso productivo. Esta flexibilidad permite a la empresa buscar nuevos nichos de mercado u optimizar los recursos para producir lo mismo a menor costo. Los factores sobre los que la empresa debe actuar para reducir costos son: La mejora de la calidad. A mayor nivel de calidad del producto o servicio, mayor satisfaccin, mayor fidelidad y estabilidad de los clientes, ms ventas y mayor posibilidad de incrementar el precio.

Es mucho ms costoso conseguir nuevos clientes que conservarlos, un cliente contento comunica el producto a una media de tres personas, mientras que la informacin de un mal producto o servicio se extiende, al menos, a diez potenciales clientes. Se deben estudiar aquellos procesos de fabricacin que puedan automatizarse total o parcialmente incrementando su nivel de calidad, la productividad y disminuyendo el costo unitario. La mejora de la productividad. Una mayor productividad consigue mayor produccin con el mismo costo, o la misma produccin con menor costo y esto significa el mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos. Se deben fijar objetivos de productividad, definir estrategias para conseguir estos objetivos, y evaluar los resultados obtenidos para valorar las estrategias. Es posible aumentar la productividad y mejorar la calidad sustituyendo tareas intelectuales y repetitivas por la instalacin de programas informticos que las realizan en menos tiempo, mejor y con personal menos cualificado y en el caso de fabricacin de productos sustituyendo viejas y lentas mquinas por otras modernas, ms rpidas y precisas, controladas por ordenador. Reduccin del catalogo de productos. Si la empresa es de fabricacin o de distribucin, es muy importante ajustar el catalogo de productos comercializados a las nuevas circunstancias. Es necesario estudiar el costo y la rentabilidad de los productos o servicios ofrecidos, eliminar los no rentables o estudiar su viabilidad y potenciar los ms rentables. Mantener un stock mnimo de cada producto de un catalogo muy extenso significa mucho espacio y altos gastos de gestin y almacenaje, los productos de poca venta se mantienen mucho tiempo de espera, aumentan los recursos consumidos, el capital invertido tarda mucho tiempo en retornar empeorando la liquidez y no generan ningn valor aadido, sino que pueden deteriorarse o quedar obsoletos. Optimizar las lneas de produccin. En empresas de productos manufacturados una lnea de produccin larga implica mayor nmero de personas del necesario, ms errores, menos calidad, ms equipos y cantidad de trabajo en el proceso, ms tiempo entre el inicio y el final de la produccin, en definitiva, mayor coste y menor calidad. Es fundamental estudiar y redisear la lnea reduciendo o eliminando pasos y esperas innecesarias, lo cual reducir el tiempo y costo de fabricacin. Reducir el tiempo muerto de mquinas y empleados. Una lnea de produccin mal diseada o maquinas con averas ms o menos frecuentes crean tiempos muertos que dan lugar al incumplimiento de los plazos de entrega, defectos en el producto, gastos en reparacin y disminucin de la productividad y la calidad. Para disminuir tiempos muertos de las mquinas y operarios es importante reducir los tiempos de preparacin del producto, estudiar la modernizacin de dichas mquinas, un buen servicio de mantenimiento o incluso disponer de mquinas de repuesto si es posible. La frecuencia de tiempos muertos puede originar la necesidad de un stock de seguridad que genera un incremento de costos de almacenaje, gestin y mayor espacio necesario. Reduccin del espacio productivo. El rediseo del catlogo y de procesos de fabricacin puede llevar a eliminar mquinas,

acortar las lneas y tiempos de produccin, la reduccin del stock y de las necesidades de transporte de productos. Todo esto produce una menor necesidad de espacio y personal de manipulacin, lo que permite usar el sobrante en otras actividades, o eliminar el gasto de alquiler de dicho espacio. Reduccin del tiempo de fabricacin del producto. El tiempo del ciclo de fabricacin del producto se inicia cuando la empresa paga las materias primas y termina cuando cobra a sus clientes. Si el ciclo de fabricacin es grande aumentan los costos, se reduce la liquidez y se precisa de mayor inversin y capital inmovilizado, un ciclo corto supone ms optimizacin de los recursos, ms flexibilidad y menor costo de los procesos. Reciclar al personal con cursos de formacin. Facilitar a los empleados la formacin en tcnicas administrativas, de uso de software y tecnologas de telecomunicacin permite tener personal ms capacitado y ms polivalente lo que redunda en una mejora de la calidad y atencin al cliente y permite reemplazar a personal de baja sin incrementar los gastos. La formacin del personal es el mejor negocio para la empresa, tiene ms talento por menos dinero, ms ideas y fuerza de conocimiento para salir de la crisis, un personal formado es el mejor capital de la empresa. Informatizar la gestin de la empresa El uso de la informtica para reducir gastos es esencial, es conveniente estudiar operativas diarias que se puedan reducir o resolver usando programas informticos adecuados. Se puede utilizar software propietario o libre, aplicaciones genricas o a medida y en todos los departamentos de la empresa desde la gerencia hasta el de ventas pasando por el de diseo. El uso de la informtica reducir tiempos de diseo, de clculo, de administraccin, elimina errores, incrementa la calidad, permite respuestas rpidas y ante todo un control integral del negocio. Intensificar el uso de las Nuevas Tecnologas Se puede ahorrar en viajes y desplazamientos y optimizar el tiempo mediante el uso de la videoconferencia. En comunicaciones, el servicio VoIP o telfono a travs de Internet resulta una alternativa ms barata que la telefona tradicional ya que permite reducir los costos de las llamadas en ms de un 50%. La telefona IP permite realizar llamadas interurbanas e internacionales al costo de una llamada local y realizar llamadas desde el telfono mvil a travs de la central telefnica de la empresa, o bien desviar llamadas de la empresa al mvil. Movilizar la imaginacin Para aumentar la liquidez de la empresa es conveniente enviar las facturas en el momento de la entrega del producto o servicio reduciendo plazos innecesarios e incluso ofrecer descuentos los clientes que paguen las facturas de forma inmediata. La adquisicin de ciertos bienes como vehculos o mobiliario de segunda mano permite reducir fuertemente ciertos costos.