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Vanessa Martin
Mai/2013
1. 2. 3. 4. 5.
Conceituao Estratgias para captar um evento A importncia do CVB na captao Parcerias na captao Competitividade dos destinos tursticos na captao de eventos 6. Preparando-se para captar um evento
Aula 1
Cidade
Local
Outros
Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao
Definio da estratgia de captao de eventos
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Patrocinador
Promotor
Organizador
Patrocinador
Participante
CVB
Promotor
Organizador
Fornecedor
Participante
Gerador de eventos
O promotor
Idealizador ou Dono do evento. Associao, entidade, instituio ou empresa que detecta a necessidade de organizao de evento de determinado tema.
Prestador de servios contratado para organizar o evento (ou seja, fazer o que o promotor no sabe).
O organizador
Fomentar a formao de tcnicos e profissionais do setor. Contribuir na promoo dos Pases da America Latina e estabelecer relaes de cooperao entre eles. Representar a regio no plano internacional
ICCA representa os maiores especialistas na organizao, transporte e acomodao de eventos internacionais. Possui quase 1000 membros em 80 pases (Destination Marketing, Meeting Management, Transport, Venue, etc.)
Constituda exclusivamente por entidades que atuem como Convention & Visitors Bureaux no territrio brasileiro e tem por finalidade promover e representar as suas associadas Promover e cultivar o inter-relacionamento das entidades associadas, incentivando o intercmbio de experincias e informaes; Contribuir para o aperfeioamento das entidades associadas, visando a qualificao no desempenho de suas atividades;
Empresrios
Organizaes esportivas
Setor associativo.
Congressos Simpsios Reunies de diretoria e de comits Eventos de servios comunitrios Conferncias educacionais e videoconferncias
Posse de autoridades e lderes
Feiras Cursos
Eventos de incentivo
Lanamentos
Setor associativo.
Exigncia dos associados Descentralizada
Tomada de deciso
Presena e participao em funes no evento Em momentos de dificuldade financeira
Obrigatria
Voluntria
Os eventos diminuem
Os eventos crescem
Condies oramentrias
Estticas
Vanessa Martin & Liliane Friericks Ps Eventos: Planejamento e Produo
Bastante modificveis
O comprador associativo
Instituies de caridade;
Organizaes religiosas; Partidos polticos; Unies de comrcio.
Convidados
Palestrantes
Patrocinador Expositor
Palestrante Acompanhante
Clientes especiais
Mensurveis Substanciveis o bastante para valer a pena a sua escolha como alvo Acessveis aos canais promocionais normais Acionveis pela organizao do evento em termos de oramento de marketing e outros recursos
Referncias Bibliogrficas
Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011
ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia
Aula 2
Cidade
Local
Outros
Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao
Definio da estratgia de captao de eventos
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Interesse do destino
Atratividade da cidade Infraestrutura (capacidade do CC, acessibilidade, estrutura
Levanta dados do evento em fontes com o objetivo de obter o mximo de informaes pertinentes sobre eventos anteriores;
Analisa o histrico do rodzio de cidades, pases, sedes, e datas. Observa a periodicidade e o prazo para a candidatura do evento.
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Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao
definio do local de instalao, Levantamento das caractersticas de cada evento, incluindo a temtica, perodo de durao, perfil do pblico e quantidade estimada, necessidades tcnicas, possibilidades de patrocnio, apoio e divulgao. Anlise das condies reais do ncleo para atender s necessidades do evento que tiver interesse em sediar
Procurar motivar a entidade/ associao/ presidente/ membros do Brasil a liderar o processo de captao;
Referncias Bibliogrficas
Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011
ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia
Aula 3
Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao
Definio da estratgia de captao de eventos
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Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao
destino.
Preparao do projeto de defesa com os dados de interesse.
Elaborao de um sistema promocional para o destino. Efetivao de candidatura para sediar o evento.
Ser elaborado um book com informaes precisas e completas do evento, funcionando como um autntico instrumento mercadolgico da localidade/ncleo receptor. Tal documento dever apresentar os requisitos mnimos exigidos pela entidade, como por exemplo:
Cartas de apoio de autoridades, sendo recomendadas as seguintes: governador, prefeito, Ministrio correspondente, Ministrio das relaes exteriores, Instituies ligadas ao trade turstico, entidades de classe relacionadas, sociedades cientficas nacionais/latino-americanas, alm do prprio CVB.
Clareza e objetividade nos dados da cidade quanto sua infraestrutura bsica e turstica, como: capacidade hoteleira, Centros de Convenes, aeroportos, servios disponveis, cmbios, exigncias de vistos de entrada, transportes areos e urbanos, entre outras informaes pertinentes.
Justificativa com propriedade de interesse da cidade/pas (ncleo receptivo), apontando a importncia do intercmbio cientfico, tcnico, cultural, alm de apontar o potencial da ncleo receptivo na especialidade/tema em que o evento est classificado.
Apresentao do Oramento com provises de gastos, contendo receitas e despesas do evento, demonstrando a viabilidade financeiro/econmica do projeto.
Sugesto do local mais apropriado para a realizao do evento, juntamente com uma carta do referido Centro de Convenes disposto a sediar o evento, apresentando suas instalaes, servios e demais informaes.
Quadro comparativo das principais categorias hoteleiras, preos e percentual de descontos a serem conseguidos na ocasio do evento; Folhetaria adicional ilustrativa sobre os principais atrativos tursticos do ncleo receptivo. (Alguns CVBs desenvolvem uma brochura denominada Showcase, muito til nessas ocasies.
Vdeo(s) promocional (is) do ncleo receptivo. Ainda aconselhvel oferecer um Famtour : viagem de familiarizao/ inspeo patrocinada pelo ncleo receptivo candidato, para que um ou mais membros do comit internacional faa um reconhecimento in loco.
Kit oferecido pelo CVB e entidade Nacional contendo catlogo e fotos dos locais disponveis para sediar o evento.
Este kit poder ser enviado anteriormente para cada membro das demais entidades encarregadas da deciso do prximo pas que sediar o evento, com a solicitao do seu voto, ou poder ser entregue pessoalmente pelo membro que tentar fazer a captao.
Referncias Bibliogrficas
Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011
ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia
Aula 4
Promoo de eventos
O evento como produto
.. o gerenciamento de eventos que pode manter contato com os participantes e visitantes (consumidores) do evento, captar suas necessidades e motivaes, desenvolver produtos que atendam a essas necessidades, e elaborar um programa de comunicao que expresse o propsito e os objetivos do evento.
(Johnny Allen)
Uma modalidade de marketing promocional que objetiva criar em ambientes interativos onde o negcio do patrocinador se junta a consumidores potenciais, promove a marca e aumenta as vendas.
(Francisco de Melo Neto)
Vender eventos processo de empregar o mix de marketing para atingir metas organizacionais atravs da criao de valor para os clientes e consumidores. A organizao precisa adotar uma orientao de marketing que d formao de relacionamentos mutuamente benficos e manuteno de vantagens competitivas
(Donald Getz)
Reputao / posicionamento
Preo promocional
Eventos em lanamento, obtendo-se rpida penetrao no mercado; Desova de categorias ou eventos com baixa procura; Produtos sazonais, para estabilizar vendas
Ingressos
Ingressos
Inscries
Inscries
Ponto / Praa
Canais de distribuio
Ingressos disponveis atravs de uma agncia especializada ou vendidos pelos Correios atravs de mala direta Prmios quando o distribuidor coopera com aes promocionais do fabricante Incentivo fora de vendas
Anncios televiso, rdio, jornal, revista, cartazes. Promoo de vendas Merchandising Relaes pblicas, Folhetos e brochuras. Venda pessoal atravs de equipe de vendas.
Ponto
Canais de distribuio
Ingressos disponveis atravs de uma agncia especializada ou vendidos pelos Correios atravs de mala direta
Referncias Bibliogrficas
Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011
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Aula 5
Referncias Bibliogrficas
Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011
ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia