Una Metodologa de Seleccin de Software.

VEA y Asociados

La seleccin de cualquier software, pero particularmente la seleccin de un Sistema Integrado de Informacin (ERP) que manejar todos los procesos y funciones de su negocio no es una tarea menor. Se trata de alcanzar una decisin que lo llevar a implementar un software que ser clave en su estrategia competitiva. Seguramente el software no ser el nico facilitador o condicionante pero ser una pieza clave para el desempeo futuro de su compaa. A nadie escapa que la decisin de un cambio de software y la implementacin de un ERP conlleva una considerable inversin tanto en trminos econmicos como as tambin por el esfuerzo que implica para toda la organizacin vencer las resistencias al cambio, capacitarse en nuevas tecnologas y hacer un uso eficiente de las nuevas herramientas. Un proceso de cambio de los sistemas informativos no se aborda slo pensando en el corto plazo. La decisin de implementacin de un ERP implica imaginar el futuro, en donde estar su empresa y cuales sern sus desafos en los prximos diez aos, cules sern los cambios en sus mercados y en sus competidores, como as tambin imaginar el futuro de la tecnologa y sus proveedores. La decisin es compleja y lo llevar a la seleccin de un producto pero tambin a la de un proveedor que lo debera acompaar por un largo plazo. Las fases a cumplir para llevar adelante un adecuado proceso de seleccin de software se describen en el siguiente grfico adjunto:

Fases de la seleccin de Software

Investigacin

Evaluacin

Seleccin

Post-seleccin Gestin de la Arq.

Fig 1 Fases de la Seleccin de Software

La realizacin de cada una de estas etapas exige de la participacin del personal ms idneo tanto en los procesos internos de la empresa como as tambin de personal con experiencia en el proceso de seleccin de software y con conocimiento del mercado proveedor. En todos los casos, y por tratarse del primer paso de un proyecto transformador es imprescindible el liderazgo visible de la direccin de la Compaa, reforzando el mensaje para toda la organizacin sobre la importancia del proyecto, como as tambin para marcar el rumbo y tomar las decisiones que se requieran.

Primera fase en la seleccin de software: Investigacin Un proyecto de seleccin exitoso empieza con una cuidadosa seleccin. Antes de comenzar a evaluar vendedores se debera: Definir los objetivos de corto y largo plazo - Se debe comprender lo que se quiere lograr con el proyecto de seleccin. Se est tratando de resolver un problema particular? Se intenta alinear los procesos empresariales? Se desea actualizar sistemas viejos? En este punto es igualmente importante pensar en cmo cambiar la empresa con el tiempo, y como una nueva solucin de software puede ayudar en sus consideraciones sobre el futuro. Identificar y entrevistar a las personas interesadas - La compra de un sistema ERP afecta a las personas en todos los niveles de una organizacin. Es muy importante escuchar el aporte de todas estas personas para definir apropiadamente sus necesidades y requerimientos. Seleccionar un equipo de trabajo - Estas son las personas que participaran activamente en el proceso de seleccin. Todos los grupos de personas interesadas deben estar representados. Examinar los sistemas y procesos empresariales existentes - Conocer las capacidades de su sistema actual es fundamental para comprender donde se debe aadir o mejorar las funcionalidades. Al mismo tiempo, la revisin de sus procesos empresariales le puede ayudar a sealar reas donde se pueden reemplazar prcticas ineficientes, con mejores prcticas que sern respaldadas por el nuevo sistema. Listar y priorizar sus requisitos tcnicos y funcionales. Los requisitos funcionales son los elementos que usted necesita que tenga el sistema. Por ejemplo, los requisitos funcionales para un sistema de inventarios pueden incluir las herramientas para automatizar los almacenes. Los requisitos tcnicos son los elementos que el nuevo sistema debe tener para integrarse sin problemas con su infraestructura TI. Por ejemplo, usted puede necesitar el soporte para un servidor particular o una plataforma de base de datos. Asignando prioridades iniciales a estos requisitos le ayudar a determinar qu es importante, qu no lo es y cules son los elementos esenciales a tener en cuenta. Crear una lista de proveedores - Basado en sus requisitos, se puede crear una lista inicial de proveedores para la evaluacin.

Al final de la fase de investigacin, su equipo de trabajo para el proyecto deber tener una clara idea de lo que pueden lograr y como empezar su evaluacin.

Segunda fase en la seleccin de software: evaluacin Despus de la fase de investigacin, su equipo de trabajo para el proyecto debe tener una clara comprensin de las metas y requisitos para la seleccin. Entonces, se podr empezar a refinar la lista de proveedores creada durante la etapa de investigacin, con el objeto de obtener una lista corta, para una evaluacin ms detallada. Durante la fase de evaluacin usted podr: Priorizar sus requisitos y convertirlos en un modelo de decisin Enviar la peticiones de informacin a los potenciales proveedores (RFI, del ingls Request for Information) Recolectar, validar y analizar las respuestas al RFI Al final de la fase de evaluacin se deber contar con una lista corta de proveedores a los cuales se invitar a presentar su software.
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Tercera fase en la seleccin de software: Seleccin Mientras las fases de investigacin y evaluacin dentro del proceso de seleccin se enfocan en recoger informacin de los proveedores, la etapa de seleccin es el momento en el cual usted le pide a los proveedores pruebas de lo que afirman poder hacer. Para lograr la mejor seleccin de software, se debe: Recopilar de mltiples fuentes informacin sobre los proveedores y calificarla. Incluye: Informacin del mercado - Esta puede incluir informacin tcnica ms detallada, casos de estudio y otros materiales de marketing. Demostraciones - Al mismo tiempo que las pruebas de los usuarios, esta es la parte ms importante de la fase de seleccin. Usted necesita preparar un guin tcnico que tenga en cuenta sus ms importantes requisitos y garantizar que los proveedores lo sigan en detalle. Pruebas para los usuarios - Para asegurar que su personal se sienta cmodo con las soluciones propuestas, es importante que los proveedores puedan ensayarlas a tiempo. Asegrese de preparar cuidadosamente los guiones incluyendo las tareas del da a da de los usuarios. Referencias - Hablar con aquellas compaas que han implementado una determinada solucin, provee una oportunidad para preguntar sobre la realidad de sus pros y contras. Evaluar las estrategias de implementacin de cada uno de los proveedores. Asegrese que los implementadores tienen una idea clara sobre cmo implementar la solucin dentro de los lmites de su presupuesto y procesos empresariales, as como una perspectiva realista sobre el cronograma y los informes de control del proyecto. Llevar a cabo un anlisis detallado de los costos totales del proyecto. Se debe indagar sobre los costos reales de cada solucin, costos de implementacin, de mantenimiento, etc.

Apoyado en toda esta informacin detallada y precisa, usted podr tomar una decisin, notificar con confianza a los proveedores perdedores y negociar el mejor precio con el proveedor ganador.

Cuarta fase en la seleccin de software: Post seleccin Una vez que usted ha seleccionado la mejor solucin de software para su organizacin, se puede comenzar la etapa de negociaciones con el proveedor ganador. La informacin recogida dentro del proceso de evaluacin y seleccin, ayuda a mantener bajo control las negociaciones del contrato y llegar rpidamente a un acuerdo, para pasar luego a la etapa de implementacin. La implementacin es un proceso complejo y difcil de realizar dentro del tiempo y del presupuesto preestablecido. Es el momento de alinear las diferentes perspectivas y mtodos de implementacin a utilizar entre su empresa y el proveedor designado, con el propsito de minimizar desvos a la hora de implementar.

Gestin del ciclo de vida de la arquitectura del software Su proyecto de seleccin le habr proporcionado una radiografa actualizada y completa de la infraestructura TI de su empresa, con la lista detallada de sus caractersticas y funcionalidades. En la adopcin de una estrategia de gestin del ciclo de vida, usted puede usar esa radiografa para identificar claramente los sistemas que estn conduciendo su empresa, identificar redundancias, y adoptar una perspectiva rentable y racional sobre la optimizacin de sus sistemas de software empresarial. Para las grandes empresas manejando docenas de sistemas al mismo tiempo, mantener informacin sobre su infraestructura TI les permite: Administrar futuras elecciones de software ms efectivamente. Determinar si es ms rentable actualizar, reemplazar, consolidar o adquirir nuevas tecnologas. Cumplir a conformidad con las regulaciones gubernamentales.
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