MANUAL BASICO DE ACTIVO FIJO

2009

UNIDAD DE ACTIVO FIJO

INDICE
INTRODUCCION.. . 3 OBJETIVOS DEL MANUAL. 4

MBITO DE APLICACIN DEL MANUAL 4

POLITICAS GENERALES DE GESTION. 5 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO. 7

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO. 7 OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS JEFES DE UNIDADES OPERATIVAS.. 9 OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE BIENES (CUSTODIOS). 10
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CMO OPERAR EN CASOS DE: TRASPASOS, REASIGNACIONES, SALIDAS, SINIESTROS, BAJAS, INCORPORACION DE BIENES. TRASPASOS.. 12

REASIGNACIONES DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS.. 15 SALIDA DE ACTIVOS FIJOS.. 16 ADMISION TEMPORAL (SAT) 17

SALIDAS ESPECIALES DE ACTIVOS FIJOS AUTORIZADAS. POR DERECHO CONTRACTUAL. 20

SALIDAS ESPECIALES CONTROLADAS POR LIBRO DE CIRCULACIONES. 20 DESVINCULACION LABORAL DE FUNCIONARIOS. 22

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SINIESTROS DE BIENES INVENTARIABLES 23

BAJA DE ACTIVOS FIJOS.. 24 INFORME TECNICO 25 CURSAR SOLICITUD DE BAJA. 26 PREPARAR PROPUESTA DE BAJA 27 CONFECCIONAR ACTA DE BAJA 27 DESTINO FINAL (BAJA DE BIENES) 27 BAJA DE BIENES CON ENAJENACION.. 27 BAJA DE BIENES SIN ENAJENACION 28

SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES. 29 TERMINOS Y DEFINICIONES 29

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INTRODUCCION Este manual bsico de Activo Fijo permitir a los funcionarios comprender mejor los procedimientos que debern seguir cuando tengan que informar traspasos o salidas de bienes (temporales o definitivas), reasignaciones, siniestros y bajas de activos fijos, para lo cual se han diseado formularios destinados a controlar cada evento, permitiendo as supervisar los movimientos de los bienes fiscales y salvaguardar los intereses institucionales. Este manual es un extracto del Manual de Procedimientos de la Unidad de Activo Fijo, aprobado por Decreto Exento N 1591 del 30-10-2008, el cual se encuentra en el enlace

http://www.unap.cl/p4_finanzas/site/artic/20081114/pags/menu.html, donde se puede profundizar sobre la normativa vinculada a cada proceso, consiguiendo de esta manera un mayor entendimiento de los procedimientos que se tratarn a continuacin.

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OBJETIVOS DEL MANUAL Este Manual Bsico, tiene la finalidad de acercar a la comunidad universitaria los procedimientos establecidos por la unidad de Activo Fijo, los cuales han sido elaborados sobre la base de los criterios contables internos de la Unap, y segn la normativa de la Contralora General de la Republica.

MBITO DE APLICACIN DEL MANUAL El cumplimiento de las disposiciones contenidas en este manual bsico, abarcar a todos los funcionarios y a todas las sedes y centros universitarios a nivel nacional, y se aplicaran a todos los bienes de Activo Fijo adquiridos por la Unap, incluyndose donaciones, herencias y proyectos.

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POLTICAS GENERALES DE GESTIN Todos los bienes de activo fijo comprados por la UNAP son Bienes de Propiedad Fiscal, por lo cual slo deben ser utilizados para fines institucionales, ya que cualquier otro uso que se les diera, estar prohibido por considerarse de carcter particular y en consecuencia se aplicarn las medidas disciplinarias que correspondan. La administracin y control de los bienes fiscales recaer en diferentes Unidades y Funcionarios dependiendo del Nivel Geogrfico en que sea consultado. Debido a esto se establecen los niveles Institucional, Zonal y Regional. a) Nivel Institucional: La Direccin General de Finanzas, por conducto de la Unidad de Activo Fijo, tendr la obligacin de administrar y controlar, a nivel nacional, el patrimonio fiscal que pertenezca a la Universidad Arturo Prat. La Unidad de Activo Fijo, ubicada en la Casa Central, por lo tanto, tendr la Jerarqua Funcional sobre su homologo de la Sede Victoria y del resto de los Asistentes Regionales de esta rea de control, por consiguiente, tambin actuar como organismo supervisor y fiscalizador del manejo del activo fijo institucional. b) Nivel Zonal: Este nivel se divide en Zona Norte y Zona Sur, como consecuencia del crecimiento y desarrollo que cada una ha alcanzando en el desempeo de sus actividades. Zona Norte: Compuesta por la Casa Central y las sedes comprendidas entre Arica y Santiago. Zona Sur: Compuesta por la Sede Victoria, ms todos los Institutos y Centros de Estudios administrados por ella.

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c) Nivel Regional: Se entender por administracin y control de Bienes Fiscales a nivel regional, aquel que se aplica dentro de una jurisdiccin, por causa de la descentralizacin de Unidades Acadmicas, y principalmente por la lejana entre las sedes. 1. Administracin Central: Compuesta por las reas Administrativas y Acadmicas que estn centralizadas en la Casa Central. La fiscalizacin a cargo de la unidad de Activo Fijo. 2. Sede Victoria: El Encargado de Activo Fijo de esta Sede tendr la responsabilidad de administrar y controlar todos los Bienes Fiscales que sean adquiridos por su rea de Compras, incluyendo (Institutos y Centros administrados por ella). 3. Sedes Regionales: En las sedes regionales el jefe de Administracin y Finanzas ser denominado Asistente de Activo Fijo, el cual estar a cargo de controlar todos los bienes Inventariables de la sede. 4. Departamentos Acadmicos: El Oficial Administrativo correspondiente a cada Departamento Acadmico, ser denominado Asistente de Activo Fijo, quien estar a cargo de ejercer la funcin de administrar y controlar los bienes Inventariables que estn asignados a cada departamento.

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OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO La tareas principales de la Unidad de Activo Fijo, son las de mantener, actualizar y controlar en el ICON la correcta descripcin, ubicacin y estado de los bienes considerados Inversin Real y de igual manera, aquellos bienes considerados como Control Administrativo, as como la supervisin directa de stos, para constatar su existencia, correcto uso y estado de conservacin. OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO Para todos los efectos de este Manual de Procedimientos, la Unidad de Activo Fijo de la Zona Norte y el Encargado de Activo Fijo de la Zona Sur, actuarn como entidades homologas. Asimismo, todas las instrucciones dadas a la Unidad de Activo Fijo sobre la administracin de los bienes, y las obligaciones que tendr que cumplir, sern extensibles al resto de los niveles, recayendo la responsabilidad de su ejecucin, en los Asistentes de Activo Fijo de cada uno de ellos. La Unidad de Activo Fijo, en conjunto con la Direccin General de Finanzas y la Unidad de Contabilidad, elaborar y difundir la normativa integral para el control de los Bienes Inventariables. Ser responsable de exigir la confeccin de los formularios que respalden los movimientos que provoquen variaciones en el inventario de los Bienes Fiscales. En el caso de los Asistentes de Activo Fijo, enviarn los formularios a su rea de Activo Fijo Zonal. Del mismo modo, notificarn a dicha rea, de todos los siniestros que ocurran en las Unidades Operativas de su jurisdiccin. Tambin corresponder que ellos, a solicitud de la Unidad de Activo Fijo, se encarguen de organizar y ejecutar, un Inventario Fsico General de la Unidad Operativa a la cual pertenecen. La Unidad de Activo Fijo, analizar y validar la informacin entregada en cada formulario, de presentarse alguna inconsistencia, la documentacin ser

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devuelta a la Unidad Operativa de origen. Mantendr registros individuales y actualizados de los activos fijos (Inversin Real y Control Administrativo), detallando sus caractersticas generales y particulares. Efectuar y controlar la identificacin de los Bienes de Activo Fijo, sean estos antiguos o nuevas incorporaciones. Asegurar, mediante la verificacin de las Actas de Entrega y Recepcin de Activo Fijo, que la asignacin de los bienes se haya realizado conforme a lo indicado en ellas. Gestionar ante la Secretara General las Solicitudes de Baja de Bienes, para que sean decretadas oportunamente. Fiscalizar cada Unidad Operativa, mediante recuentos fsicos peridicos, selectivos y rotativos de los Bienes Inventariables. A Nivel Regional, la funcin anterior la cumplirn los Asistentes de Activo Fijo, pero las irregularidades tendrn que informarlas a la Unidad de Activo Fijo. Preparar la Minuta Clasificada de Bienes para la Licitacin del Programa de Seguros Generales. Conocer la cobertura de las plizas que componen el programa de seguros generales vigente. Controlar que la Unidad de Tesorera realice en la fecha pactada el pago de cuotas acordadas para el programa de seguros generales. Solicitar, a la Autoridad pertinente, la ejecucin de investigaciones sumarias si a consecuencia del incumplimiento de las obligaciones del Custodio de Bienes respectivo, se hayan producido la prdida o deterioro de alguna especie. A Nivel Zonal, elaborar informes relativos al Activo Fijo que hayan sido solicitados por el Jefe de Contabilidad. A Nivel Zonal, revisar los informes de revalorizacin y depreciacin de bienes

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que emita el Sistema de Activo Fijo. Entregar al Departamento de Contabilidad la informacin cuantitativa del periodo en curso, para la conciliacin correspondiente.

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS JEFES DE UNIDADES OPERATIVAS Los Jefes de Unidades Operativas sern los responsables de verificar la correcta administracin de los Bienes Inventariables asignados a los funcionarios adscritos a su rea, debiendo poner nfasis en el cumplimiento de las siguientes funciones: Supervisar el correcto uso, conservacin y cuidado de los bienes de su Unidad. Supervisar la custodia y los movimientos de los bienes de su Unidad. Evaluar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos bienes. Exigirn la aplicacin de la normativa y procedimientos contenidos en el presente Manual, y velarn por el estricto cumplimiento de ellos; as como tambin de aquellas que impartan sobre la materia los organismos contralores internos o externos. Entre estos ltimos, se cuentan la Contralora General de la Repblica (CGR) y la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS). Los Jefes de Unidades Operativas, de acuerdo con su criterio profesional, tendrn la facultad de designar o reasignar entre los funcionarios de su Unidad, los Bienes Inventariables adscritos a ella, como asimismo, reubicarlos fsicamente, pero siempre y cuando se enven a la Unidad de Activo Fijo, los formularios de traspaso correspondientes. La custodia de aquellos Bienes Inventariables que no estn asignados a ningn funcionario, ser asumida por el Jefe de la Unidad Operativa a la cual estn adscritos, mediante la firma del Acta de Entrega y Recepcin de Activo Fijo.

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Tratndose de bienes con uso compartido por dos o ms funcionarios, el Jefe de la Unidad Operativa decidir quin debe asumir la responsabilidad ante la UNAP. Sin embargo, cuando no sea posible tal aclaracin, ser l mismo quien asuma la custodia de dichos bienes.

OBLIGACIONES (CUSTODIOS)

FUNCIONES

DE

LOS

RESPONSABLES

DE

BIENES

Estar obligado a velar por el uso, abuso, empleo ilegal y por toda prdida o deterioro de los bienes que tenga asignados, sin perjuicio de la responsabilidad del Jefe de la Unidad Operativa, cuando se compruebe negligencia en su funcin fiscalizadora.

Asimismo, cuando se trate de equipos especficos o delicados, ser su responsabilidad leer los instructivos o guas de referencia que se incluyan con el producto y que explican el modo de instalacin y de operacin correcto. De este modo, evitar asumir los daos provocados como consecuencia de un uso negligente o despreocupado.

Utilizar los Bienes Fiscales slo para el desarrollo de actividades acadmicas, administrativas, investigativas o de extensin, debiendo adoptar todas las medidas de resguardo que correspondan, siendo las siguientes algunas de las ms importantes: Que estn destinados para los fines institucionales que motivaron su adquisicin. Que no sean sometidos a usos inadecuados. Que estn bajo su custodia slo aquellos que le hayan sido asignados. Que estn adecuadamente resguardados y no expuestos a situaciones riesgosas. Que reciban mantenimiento preventivo conforme lo requiera.

El Resguardo Individual es vlido slo con la firma del Acta de Entrega y Recepcin de Activo Fijo, mediante la cual se acreditar la conformidad del funcionario designado, respecto de las condiciones de los bienes recibidos,

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descartndose impedimentos que afecten su correcto uso, control y custodia. Conservar una copia de cada Acta de Entrega y Recepcin de Activo Fijo que firme, ya que le sern pedidas al momento de etiquetar los bienes nuevos o cuando se realicen controles de inventario. Dejar constancia en la Seccin 4 Observaciones, toda vez que encuentre alguna disconformidad al momento de recibir los bienes solicitados. Solicitar la actualizacin de su Plancheta Personal cada vez que se produzcan movimientos en el inventario de bienes que tiene a cargo; o bien, solicitar que se corrija cuando aparezcan bienes que no son de su responsabilidad o no estn respaldados por algn Acta de Entrega y Recepcin de Activo Fijo firmada por l. Esto ltimo lo puede solicitar a la Unidad de Activo Fijo mediante Memorando con V B de su Jefe de Unidad.

Consultar los Bienes que tiene a su cargo en el Sistema de Planchetas Electrnicas, que estar disponible en la Pgina Web de Finanzas a contar del 01 de marzo de 2010. Cualquier disconformidad con este reporte, tendr que comunicarla a Nivel Zonal, para su verificacin y posterior correccin o regularizacin. En la Zona Norte contactarse a la casilla activo.fijo@unap.cl, y en la Zona Sur a la casilla activo.fijo.victoria@unap.cl.

Notificar a la Unidad de Activo Fijo las diversas decisiones que involucren Bienes Inventariables que estn bajo su custodia. Para ello confeccionar los formularios adecuados para cada caso y as dicha Unidad podr verificar los datos informados y otorgar su V B correspondiente.

No tomar decisiones arbitrarias sobre los bienes de activo fijo, como por ejemplo, redestinarlos a otra Unidad, desecharlos o donarlos, sin antes pedir autorizacin a la Unidad de Activo Fijo; ni tampoco podr omitir la confeccin de los formularios dispuestos para cada caso o desestimar los procedimientos establecidos en este Manual.

Tampoco adoptar conductas reticentes sobre los bienes que tenga a su cargo, particularmente cuando deban ser inspeccionados por las Unidades de Control Interno o las Unidades Tcnicas Internas.

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Cuando un funcionario extrave algn bien, que no encuentre cobertura en las plizas de seguro contratadas, cumplir las formalidades estatutarias vigentes, que generalmente obligan al Responsable de Bienes a la reposicin del bien o al pago del valor que rija en ese momento en el mercado, ya sea para uno igual o equivalente al extraviado.

De haberse dispuesto la destruccin de los bienes, la Unidad de Activo Fijo confeccionar la respectiva Acta de Destruccin.

La Unidad de Activo Fijo, una vez efectuada la donacin o destruccin de los bienes, proceder a excluirlos de los registros del inventario y posteriormente enviar la informacin pertinente a la Unidad de Contabilidad.

CMO OPERAR EN CASOS DE: TRASPASOS, REASIGNACIONES, SALIDAS, SINIESTROS Y BAJAS E

INCORPORACION DE BIENES A continuacin se indican los pasos a seguir en cada evento: Traspasos de bienes Inventariables

1. El Responsable de Bienes completar el formulario Traspaso de Bienes de Activo Fijo: Registrar Fecha y Folio interno de cada Unidad Operativa. Seleccionar el Tipo de Traspaso. Cuando se elija Temporal se debe indicar adems el plazo acordado para la devolucin de los bienes. Seleccionar la Reubicacin Fsica que corresponda. Indicar el Motivo del Traspaso. Completar los datos de las partes involucradas y el detalle de los bienes que sern traspasados.

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2. Enviar a la Unidad de Activo Fijo una copia de este documento, debidamente firmado por quienes entregan y reciben conforme la custodia de los bienes involucrados. Todo formulario con datos incompletos o errneos ser rechazado y devuelto para su correccin y posterior reenvo. 3. La Unidad de Activo Fijo, antes de archivar el formulario, dar su VB al traspaso, verificando fsicamente que se haya realizado conforme a lo informado, y as proceder con la actualizacin de las planchetas de ambas Unidades Operativas. 4. Cuando la Unidad que recibi el prstamo de los bienes, tenga que retornarlos a la Unidad de Origen porque se cumpli el plazo del traspaso temporal, concurrir con su copia del formulario y exigir al Responsable Titular que firme conforme la devolucin de los mismos. 5. Finalmente, La Unidad de Activo Fijo, tendr que verificar fsicamente si el traspaso se realiz conforme a lo estipulado en el formulario. En ese momento, plasmar su firma y timbre, registrando la fecha en que se efectu el control. 6. En el caso de los traspasos temporales, el control se efectuar posteriormente a la devolucin de los bienes prestados.

A continuacin se muestra Formulario de Traspaso de Bienes de Activo Fijo.

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SOLICITUD DE TRASPASO BIENES DE ACTIVO FIJO

Finalidad: Para informar a la Unidad de Activo Fijio, de todos los movimientos de bienes inventariables que una Unidad Operativa realiza dentro de un Campus, ya sea de manera definitiva o temporal.

FECHA: TIPO DE TRASPASO

DEFINITIVO TEMPORAL PLAZO: DIA(S)

FOLIO:

REUBICACIN FISICA
TRASLADO (Dentro de una misma Unidad) TRANSFERENCIA (De una Unidad a otra)

MOTIVO DEL TRASPASO

EVENTO INTERNO REASIGNACIONES OTROS: ENTREGA CONFORME REEMPLAZO DE BIENES SOPORTE TECNICO UNAP

1) IDENTIFICACIN RESPONSABLE DE BIENES Y UNIDAD OPERATIVA QUE ENTREGA RESPONSABLE TITULAR CEDULA DE IDENTIDAD UNIDAD QUE ENTREGA JEFE DE UNIDAD 2) DETALLE DE BIENES N 01 CODIGO INVENTARIO DESCRIPCIN DEL BIEN (Tipo, Marca, Modelo, Color, Etc.) NMERO DE SERIE

Firma Responsable

Firma Jefe de Unidad

UBICACIN ANTERIOR

UBICACIN NUEVA

02

03

04

05

3) IDENTIFICACIN RESPONSABLE DE BIENES Y UNIDAD OPERATIVA QUE RECIBE NUEVO RESPONSABLE CEDULA DE IDENTIDAD UNIDAD QUE RECIBE JEFE DE UNIDAD IMPORTANTE

RECIBE CONFORME

Firma Responsable

Firma Jefe de Unidad

1) Se hacen extensibles todas las clusulas del Acta de Entrega y Recepcin de Activo Fijo. 2) Ambas partes acuerdan que los bienes son entregados en buen estado, por lo tanto, cualquier despecfecto, dao o

perdida de sus capacidades sern imputables a la Unidad que los Recibi Conforme, salvo "Observaciones" anotadas al momento de la entrega y siempre que las alteraciones sean distintas al deterioro normal por uso. 3) Durante un traspaso temporal, los bienes quedarn bajo la responsabilidad del funcionario que recibi la custodia. 4) Esta responsabilidad seguir vigente hasta que los bienes sean devueltos, debiendo ser aceptados por el Responsable Titular mediante su firma en el casillero "Trmino del Traspaso Temporal" (Seccin 5).
4) OBSERVACIONES

5) TRMINO DEL TRASPASO TEMPORAL ACEPTA DEVOLUCION RESPONSABLE TITULAR V B VERIFICACION DE BIENES UNIDAD DE ACTIVO FIJO

FECHA:

FECHA: [v.3.0]

DISTRIBUCION: Responsable que entrega / Responsable que Recibe / Unidad de Activo Fijo

NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para traspaso de bienes de Activo Fijo.

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Reasignaciones de Bienes de activos Fijos

1. El Responsable de Bienes, clasificar los bienes excedentes que pueda tener a su cargo y confeccionar un listado ordenado de ellos. 2. Cursar a la Unidad de Activo Fijo, una Solicitud de Traspaso Definitivo cuando vaya a cederlos directamente. 3. Por el contrario, si l quisiera publicarlos en la pgina web de reasignaciones, deber solicitarlo por escrito a la Unidad de Activo Fijo, y mantener estos bienes en su Unidad Operativa hasta que se determine el destino final de ellos. 4. En este ltimo caso, y hasta el trmino del plazo de publicacin, la Unidad de Activo Fijo avisar al Responsable de Bienes respectivo, cuando existan interesados en los bienes a su cargo, con el objeto de que formalice el traspaso a la brevedad posible. 5. La Unidad de Activo Fijo, dar su VB a los movimientos, verificando fsicamente que se hayan realizado conforme a lo informado. 6. Asimismo, actualizar y reimprimir las Planchetas Personales asociadas a estos movimientos.

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Salida de activos fijos 1. El Responsable de Bienes completar el formulario Control de Salida de Activo Fijo, teniendo presente lo siguiente: Dirigir siempre el formulario a Seor: Portera.

Completar todos los datos exigidos para sacar los bienes del Campus, estos son: descripcin, modelo, nmero de serie, cdigo de inventario, motivo de la salida y el plazo estimado para que retornen los bienes a su ubicacin habitual.

Firmarn el Custodio de los bienes y el funcionario de la UNAP que los entregar dentro o fuera del campus universitario.

2. Se entregar el formulario original con dos copias a la Unidad de Activo Fijo para proceder con la verificacin fsica de los datos registrados en la solicitud. Todo formulario con datos incompletos o errneos ser rechazado y devuelto para su correccin y posterior reenvo. 3. Una vez verificados los datos, la Unidad de Activo Fijo firmar todas las copias, registrando la fecha y hora del retiro, y reteniendo la copia Control de Inventario para su archivo propio. 4. El Responsable archivar el formulario original Interesado, porque tendr que ser firmado por la Unidad de Activo Fijo cuando los bienes sean reingresados. 5. En Portera, el personal de seguridad verificar que el cdigo de inventario corresponda a los bienes que son retirados. El guardia archivar la primera copia Control de Portera, y anotar en el Libro de Novedades el folio de cada formulario y todos los detalles del movimiento en cuestin. 6. Cuando se produzca el reingreso de los bienes al campus de origen, el Responsable de Bienes concurrir a la Unidad de Activo Fijo, con el original Interesado, para que verifique fsicamente que los bienes retornados son los mismos que salieron.

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7. Una vez efectuada esta verificacin, la Unidad de Activo Fijo firmar y timbrar el Original y su copia de Archivo, registrando la fecha y hora del reingreso. 8. La Unidad de Activo Fijo, mantendr un archivo especial de control de salida de bienes, y conforme se vayan cumplido los plazos autorizados, pedir al Custodio correspondiente el reingreso de los bienes. Normativa sobre Solicitud de Admisin Temporal (SAT) a. Solicitud de Admisin Temporal: Corresponde al trmite que permite autorizar la salida de Bienes de Activo Fijo al resto del Pas, siempre que estn acogidos al Rgimen de Zona Franca de Extensin, ya sea desde la Primera Regin de Tarapac o de la Decimo Segunda Regin de Magallanes y de la Antrtica Chilena. Este movimiento se har ante el Servicio de Aduanas mediante la Solicitud de Admisin Temporal al Resto del Pas (SAT). b. La Unidad de Activo Fijo y el Encargado de Sede Victoria, realizarn todos los trmites aduaneros inherentes a la Solicitud de Admisin Temporal al Resto del Pas (SAT). A Nivel Regional, esta funcin ser cumplida por los Asistentes de Activo Fijo. c. La SAT se otorgar por un plazo mximo de 90 das, dentro del cual las mercaderas debern retornar a la Primera Regin. d. Siempre que existan razones justificadas para que los bienes permanezcan por ms tiempo fuera de la Primera Regin, se pedir prorrogar el plazo al Director Regional de Aduana. El cual podr aceptar o rechazar dicha peticin. e. Debido a lo anterior, el Jefe Directo tendr que confirmar la llegada del funcionario en cometido, a fin de cumplir con este trmite si fuera necesario. Si no se es informado la UNAP, esta sera multada por incumplimiento de procedimiento estatal. f. A Nivel Regional, la prrroga ser tramitada por el Encargado o Asistente de Activo Fijo correspondiente, a ms tardar, cinco das hbiles antes que termine el plazo.

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g. Cuando los bienes sean reingresados a la Primera Regin, existe la obligacin de registrarlos ante el Servicio de Aduanas. Esta responsabilidad ser del funcionario que los tuvo a cargo durante el cometido al resto del Pas. h. En el caso que los bienes vayan a ser reingresados con posterioridad a la llegada del funcionario que los tuvo a cargo durante el cometido, existir la obligacin por parte de ste, o de su Jefe Directo, de informar por escrito (memorando o email) a la Unidad de Activo Fijo o Asistente de Activo Fijo que corresponda, todos los detalles y excusas de la situacin, para los efectos de coordinar el trmite pendiente ante el Servicio de Aduanas. i. Todos los Jefes de Unidades Operativas y dems funcionarios que hayan solicitado una SAT y que no informen oportunamente el reingreso de los bienes o que no hayan solicitado la prrroga correspondiente, sern responsables de las sanciones, multas e intereses que la UNAP deba pagar por el incumplimiento de las disposiciones legales vigentes, estando obligados a reintegrar en forma inmediata el total de las multas e intereses. ser responsabilidad de los Asistentes de Activo Fijo, despachar oportunamente a la Unidad de Activo de Fijo, toda la documentacin relacionada con los trmites aduaneros realizados.

j.

NOTA: El funcionario interesado en cursar una SAT, solicitar el formulario respectivo, directamente en las oficinas del Servicio de Aduanas.

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NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para solicitud de Admisin Temporal (SAT).

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Salidas Especiales de activos fijos Autorizadas por Derecho Contractual

1. Como consecuencia de la naturaleza especial de esta normativa, el procedimiento se simplifica a que los Responsables de Bienes procedern de acuerdo con su criterio y en todo momento los bienes inventariables estarn bajo su responsabilidad, principalmente, cuando no se encuentren al interior de un Campus Universitario. 2. Asimismo, tampoco habrn formularios ni solicitudes que cursar, tan slo tendrn que mostrar los bienes cuando sean requeridos durante la fiscalizacin de la Unidad de Activo Fijo o de cualquier otro ente contralor, ya sea interno o externo a la UNAP. 3. No obstante, el Responsable de Bienes tendr la obligacin permanente de asistir a su jornada laboral con los bienes que haya retirado con esta modalidad, ya que en caso de ser controlados dichos bienes y no encontrados fsicamente en las dependencias de la UNAP, slo tendr una oportunidad para coordinar una nueva inspeccin, en la cual si llegar fallar otra vez, se proceder con las sanciones disciplinarias correspondientes. Salidas Especiales Controladas por Libro de Circulaciones

1. El funcionario que requiera utilizar alguno de los Bienes Inventariables mantenidos para prstamo en su Unidad Operativa, tendr que solicitarlo, personalmente, al Encargado del Libro de Circulaciones. 2. El Encargado de este libro, completar los datos solicitados, procurando que el Correlativo de Equipo que se est entregando, coincida con el equipo detallado en el inventario de bienes asociado a la propia Unidad Operativa. 3. Al momento de la entrega de los Bienes se establecer el plazo estimado para su devolucin, anotndose claramente la fecha y hora en fue retirado. 4. El funcionario solicitante, despus de cerciorarse de que estn todos los accesorios indicados en la descripcin del inventario de bienes asociado, firmar slo el casillero que corresponde a Salida.
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5. Cuando se cumpla el plazo fijado anteriormente, ineludiblemente, el mismo funcionario que recibi el prstamo de los Bienes, tendr que devolverlos personalmente al Encargado del Libro de Circulaciones, quien se dar el tiempo para confirmar que los equipos devueltos correspondan a los que fueron prestados y que estn todos los accesorios asociados a ellos. 6. El funcionario que utiliz los Bienes, al momento de devolverlos, informar de posibles fallas que pudieron presentarse durante su funcionamiento o si sufrieron daos fsicos o de cualquier otra naturaleza, a fin de que el Encargado del Libro de Circulaciones, pueda registrar la Observacin correspondiente. 7. Una vez que los equipos se hayan recibido conforme, el usuario que los entrega, firmar el casillero de Ingreso, cerrando as el ciclo del prstamo. 8. Cuando existan equipos mviles con daos fsicos o lgicos, el Encargado del Libro de Circulaciones se lo notificar al Responsable de Bienes, quien primero solicitar una Investigacin Sumaria Administrativa para determinar responsabilidades; y paralelamente, cursar una Solicitud de Traspaso para enviarlos a Soporte Tcnico UNAP, cuyo diagnstico dictaminar si sern reparados o dados de baja.

Procedimiento para Desvinculacin Laboral de Funcionarios a. El funcionario que se desvincule laboralmente de la UNAP, pedir en la Unidad de Recursos Humanos un Informe de Cargo, y ser su obligacin tramitar las firmas que se exigen en su ruta.

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b. Para solicitar el V B del tem Inventario a la Unidad de Activo Fijo, es necesario que el Responsable de Bienes que est tramitando la desvinculacin, confeccione y adjunte los formularios de traspasos correspondientes. c. Antes de firmar el Informe de Cargo, la Unidad de Activo Fijo actuar dependiendo de si el funcionario desvinculado es o no Responsable de Bienes: Cuando sea Responsable de Bienes, verificar la existencia y el estado actual de los bienes, validndolos con la Plancheta correspondiente, con el fin de acreditar que el funcionario desvinculado ha cumplido con su deber de reasignar la Custodia de todos los Bienes que estaban a su cargo. Cuando no sea Responsable de Bienes, no corresponder exigirle obligaciones en esta materia.

d. No obstante, cuando se detecten diferencias entre la Plancheta Personal y la revisin fsica, o se encuentren Bienes defectuosos por razones imputables al funcionario desvinculado, la Unidad de Activo Fijo cumplir con dejar constancia de estos hechos en el Informe de Cargo y luego firmar y timbrar, a efectos de que la Unidad de Recursos Humanos tome las medidas estatutarias que correspondan sobre el particular. La Unidad de Activo Fijo actualizar las planchetas de la Unidad Operativa donde se produjo el movimiento de bienes.

Siniestros de Bienes Inventariables

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1. El Responsable de Bienes, estampar la denuncia judicial y redactar la relacin de los hechos. 2. Una vez terminada la inspeccin del liquidador de seguros, el Coordinador de Siniestros exigir una copia firmada del Acta de Inspeccin y Solicitud de Antecedentes. 3. El Responsable de Bienes, gestionar dentro de un plazo no mayor a tres das, la entrega de toda la documentacin solicitada por la compaa liquidadora de seguros. 4. La Unidad de Activo Fijo, reenviar a la compaa liquidadora de seguros toda la documentacin relacionada con el siniestro, generalmente, proporcionada por el Responsable de Bienes o por el Coordinador de Siniestros. 5. La Unidad de Activo Fijo y el Coordinador de Siniestros, efectuarn seguimiento al reclamo de cobertura y en consecuencia, atendern las diferentes solicitudes que la Compaa Liquidadora pueda realizar. 6. La Compaa Liquidadora, enviar copia del informe final de liquidacin a la Compaa de Seguros y a la Unidad de Activo Fijo. 7. La Compaa Aseguradora emitir el finiquito de liquidacin de siniestro, y lo enviar a la Unidad de Activo Fijo. 8. La Compaa Aseguradora, despus de recibir el finiquito de liquidacin de siniestro legalizado, entregar el cheque de indemnizacin a la Unidad de Activo Fijo. 9. La Unidad de Tesorera ingresar el monto del cheque segn las indicaciones de la Unidad de Activo Fijo. 10. La Unidad Operativa, reemplazar los bienes siniestrados utilizando el monto recuperado del seguro, mediante el procedimiento normal de adquisiciones. Baja de Bienes de Activos Fijos

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Normativa General sobre Baja de Activos Fijos. Tiene por finalidad identificar y documentar en forma ntegra y oportuna los bienes que por su desgaste u obsolescencia ya no son tiles para el desarrollo de las actividades institucionales. El Jefe de Activo Fijo o su homologo regional que corresponda, conjuntamente con el Jefe de una Unidad Operativa, podrn autorizar la baja de bienes faltantes, abandonados y chatarra. La eleccin de los bienes sujetos al proceso de baja, se har a propia consideracin del Responsable de Bienes. Para materializar la desincorporacin de los bienes seleccionados, ser necesario que las siguientes actividades se cumplan en estricto orden: definir causal de baja, emitir informe tcnico, cursar solicitud de baja, preparar propuesta de baja, confeccionar acta de baja y emitir decreto de baja. 1. Causales de baja de Activo Fijo, las ms comunes son: 1.1. Bienes En Mal Estado 1.2. Bienes En Regular Estado 1.3. Bienes Obsoletos 1.4. Bienes Abandonados 1.5. Bienes Chatarra 1.6. Bienes Excedentes 1.7. Bienes Siniestrados El Responsable de Bienes, tendr que solicitar la evaluacin de los bienes a la Unidad Tcnica que corresponda, por conducto de un formulario de traspaso temporal.

2. Emitir Informe Tcnico

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Las Unidades Tcnicas acreditadas para realizar el informe tcnico de los bienes de la UNAP, de acuerdo con su naturaleza, son las siguientes: Unidad de Equipamiento y Operaciones rea de Soporte Tcnico rea de Audiovisuales rea de Redes y Comunicaciones.

CERTIFICADO DE INFORME TECNICO

Finalidad: Para entregar a quien lo solicite, el Inf orme Tcnico de equipos computacionales, equipos electrnicos, maquinarias, herramientas o mobiliario, con el objeto de tramitar, si corresponde, la baja de bienes de activo f ijo.

FECHA:
1) IDENTIFICACION DE TECNICO INFORMATICO O ARTESANO NOMBRE DEL TECNICO CARGO JEFE DE UNIDAD TECNICA 2) DETALLE DEL BIEN RECEPCIONADO TECNICO INFORMATICO ARTESANO OTRO:

FOLIO:

ALTERNATIVAS PARA VEREDICTO TECNICO

1) REPARACION NO RENTABLE 4) REEMPLAZAR POR OBSOLETO N 01 02 03 04 05 06 07 CODIGO INVENTARIO 2) COMPRAR REPUESTOS PARA REPARACION 5) REASIGNAR, BIENES EN BUEN ESTADO DESCRIPCION DEL BIEN (Tipo, Marca, Modelo, Color , Etc.) NUM ERO DE SERIE 3) ENVIAR A SERVICIO TCNICO ESPECIALIZADO 6) OTROS: DIAGNOSTICO TECNICO REPARABLE VEREDICTO TECNICO SI NO

3) OBSERVACIONES

CERTIFICA ESTE INFORME TECNICO TECNICO ASIGNADO

V B JEFE DE UNIDAD TECNICA

DISTRIBUCION: Tcnico Asignado / Dos copias para el Funcionario interesado

[Ver.4.0]

NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para certificado de Informe Tcnico. 3. Cursar Solicitud de Baja
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En caso que el informe tcnico descarte la baja de bienes, como por ejemplo, si ste concluyera que los bienes estn en buen estado, entonces el Responsable de ellos aplicar la normativa y el procedimiento establecidos para la Reasignacin de Bienes. A continuacin se muestra formulario de solicitud de baja de bienes de activo fijo
SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Finalidad: Para solicitar a la Unidad de Activo Fijo, que los bienes inventariables que se indican, sean desincorporados del inventario por los motivos que se argumentan.

FECHA:
1) IDENTIFICACION RESPONSABLE DE BIENES Y UNIDAD NOMBRE RESPONSABLE CEDULA DE IDENTIDAD UNIDAD OPERATIVA JEFE DE UNIDAD 2) DETALLE DE BIENES Y DESTINO SUGERIDO CARGO

FOLIO:

IMPORTANTE: Toda Solicitud de Baja s er respaldada por un Inform e Tcnico (Excepto Siniestros, Perdidas o Trmino de Proyectos).
ALTERNATIVAS PARA SUGERIR UN DESTINO INICIAL 1) REPORTAR SINIESTROS O PERDIDAS 2) SUBASTA PUBLICA 3) DONACIONES 4) DEVOLUCIONES POR CONVENIO 5) DESTRUCCION TOTAL N 01 CODIGO INVENTARIO 6) DESTRUCCION CON RECICAJE DESCRIPCION DEL BIEN (Tipo, Marca, Modelo, Color, Etc.) 7) OTROS: CODIGO DE UBICACIN NOMBRE DE LA DEPENDENCIA DESTINO INICIAL

NUM ERO DE SERIE

02

03

04

05

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD BENEF ICIARIA (OPCIONAL) ENTIDAD BENEFICIARIA RUT DE LA ENTIDAD DOMICILIO CONTACTO 4) OBSERVACIONES TELEFONO RUBRO

SOLICITUD TRAMITADA POR RESPONSABLE DE BIENES

V B JEFE DE UNIDAD

V B VERIFICACION DE BIENES UNIDAD DE ACTIVO FIJO

FECHA: DISTRIBUCION: Responsable de Bienes / Dos copias para la Unidad de Activo Fijo [Ver.6.0]

NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, solicitud de baja de bienes de Activo Fijo. 4. Preparar Propuesta de Baja
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La Unidad de Activo Fijo, evaluar cada Solicitud de Baja recibida, con el objeto de verificar en qu condiciones se encuentran los bienes. Cuando considere que sean reutilizables, tendr que reasignarlos mediante la publicacin en la pgina Web de reasignaciones. Una vez aprobada la solicitud, la Unidad de Activo Fijo preparar una Propuesta de Baja, clasificando los bienes por su naturaleza y estado fsico para corroborar el destino final sugerido por el responsable de bienes.

5. Confeccionar Acta de Baja El Comit de Baja, ser la entidad que finalmente decidir qu destino tendrn los bienes fiscales propuestos para ser eliminados del activo fijo. El comit enviar a Secretara General una copia del Acta de Baja acompaada de toda la documentacin recopilada, para solicitar la emisin del decreto exento que formalice la baja en cuestin. 6. Destino Final Para disponer un destino final, el comit podr optar entre baja con enajenacin (Subasta Pblica) o baja sin enajenacin (Donacin o Destruccin). 6.1. Baja de Bienes Con Enajenacin El Responsable de Bienes, definir una causal de baja. Se enviara(n) los bienes seleccionados a la Unidad Tcnica que corresponda, mediante un formulario de traspaso La Unidad de Activo Fijo, preparar la propuesta de baja con enajenacin. La Unidad Operativa deber conservar en sus dependencias estos bienes hasta que se haya emitido el Decreto Exento que apruebe su baja. Derivar el expediente completo a Secretara General. El Comit de Baja analizar la propuesta, y si est conforme, confeccionar el acta de baja con enajenacin respectiva.
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Secretara General, emitir el decreto en cuestin y enviar una copia a la Unidad de Activo Fijo. La Subasta Pblica, podr ser realizada por intermedio de la Direccin de Crdito Prendario (DICREP), o por la contratacin directa de un Martillero Pblico, debidamente registrado.

6.2. Baja de Bienes Sin Enajenacin. El Responsable de Bienes, definir una causal de baja vlida para los bienes que estime necesarios desincorporar. Se enviaran los bienes seleccionados a la Unidad Tcnica que corresponda, mediante un formulario de traspaso. Se cursar ante la Unidad de Activo Fijo, la solicitud de baja anexando el informe tcnico correspondiente. La Unidad Operativa deber conservar en sus dependencias estos bienes hasta que se haya emitido el Decreto Exento que apruebe su baja. La Unidad de Activo Fijo, preparar la propuesta de baja sin enajenacin. Derivar el expediente completo a Secretara General. El Comit de Baja analizar la propuesta, y si est conforme, confeccionar el acta de baja sin enajenacin respectiva. Secretara General, emitir el decreto en cuestin y enviar una copia a la Unidad de Activo Fijo. En caso de haberse dispuesto la donacin de los bienes, la Unidad de Activo Fijo confeccionar la respectiva Acta de Entrega y Aceptacin, luego, con el decreto en mano, formalizar la donacin en el domicilio del beneficiario. En cambio, de haberse dispuesto la destruccin de los bienes, la Unidad de Activo Fijo confeccionar la respectiva Acta de Destruccin, luego, con el decreto en mano, formalizar la destruccin en presencia del Ministro de Fe designado por Contralora Interna.

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SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES

Toda Unidad Operativa que requiera un producto o servicio, debe realizar su peticin al rea de Compras respectiva, mediante el formulario Solicitud de Materiales/Servicios. Asimismo, quien solicita la compra indicar, obligatoriamente, al funcionario Responsable del Bien (Custodio) y la Ubicacin Fsica que tendr (Dependencia).

TRMINOS Y DEFINICIONES: Activo Fijo (1): Conjunto de Bienes Fiscales, Tangibles e Intangibles, que cumplen un rol fundamental en el normal desarrollo de la actividades institucionales, siendo susceptibles de la asignacin de un cdigo de inventario y resguardo individual, cuya permanencia debe ser por ms de un ao como mnimo, y que hayan sido adquiridos por la UNAP, recibidos en donacin, o bien, elaborados por ella misma, pues no son destinados para la venta. Activo Fijo (2): Todos los bienes tangibles, adquiridos por la UNAP, recibidos en donacin, o bien, elaborados por ella misma, con el fin de ser destinados a sus diferentes dependencias para el normal desarrollo de sus funciones y que sern usados por ms de un ao, o de un ejercicio contable, ya que no estn destinados para la venta, si no que integran el Patrimonio de la UNAP. Bienes Fiscales: Comprende todos los Bienes que forman parte del Patrimonio de la UNAP y que hayan sido adquiridos con fondos aportados por el Fisco o donados por algn Organismo Estatal, incluyendo proyectos de investigacin o de extensin. Como poltica interna de administracin y control del Activo Fijo, en la UNAP los Bienes Fiscales se clasifican en Bienes de Uso, Bienes Intangibles y Bienes de Consumo. Bienes de Uso: Son aquellos bienes muebles e inmuebles de larga duracin dentro de la UNAP y que no se extinguen cuando ellos son utilizados,
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independientemente de su naturaleza; por ejemplo, computadores, muebles, edificios, herramientas, automviles, etc. Bienes Intangibles: Son aquellos Bienes que no tienen una existencia fsica y que slo pueden percibirse mental o intelectualmente; por ejemplo, derechos de patentes o marcas y licencias de software. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes muebles que se extinguen o se destruyen por su uso natural y que son adquiridos con el nimo de consumirlos en las actividades normales de la UNAP; por ejemplo, tiles de oficina, tintas para impresoras, insumos de laboratorios, alimentos, bebidas, etc.

Para los fines del inventario y de la contabilizacin, los Bienes de Activo Fijo se diferenciarn entre Bienes Inventariables y Bienes No Inventariables. Bienes Inventariables: Son aquellos Bienes que cumplen con los siguientes requisitos: Que sean propiedad de la UNAP. Que estn destinados para actividades Acadmicas, Administrativas, de Investigacin o de Extensin. Que su vida til sea igual o superior a un ao. Que por su costo de adquisicin puedan ser catalogados como Inversin Real o Control Administrativo, de acuerdo con el siguiente detalle: Bienes de Inversin Real: Son aquellos cuyo costo de adquisicin es mayor a 15 UTM, a la fecha de la compra; como por ejemplo, automviles, computadores porttiles, edificaciones, etc. Bienes con Control Administrativo: Son aquellos cuyo costo de adquisicin vara entre 2 y 15 UTM, a la fecha de la compra; como por ejemplo, computadores, estaciones de trabajo, etc.

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Bienes Sujetos a Control por Excepcin: Sobre la base del Principio Contable de Importancia Relativa, excepcionalmente, algunos Bienes No Inventariables sern considerados Bienes con Control Administrativo; como por ejemplo, impresoras, routers, switchs, sillones, etc.

Bienes No Inventariables: Son aquellos que siendo propiedad de la UNAP, estando destinados para actividades institucionales y teniendo probablemente una vida til igual o superior a un ao, tienen un costo de adquisicin menor a 2 UTM; o los que solamente por resolucin contable, sern cargados a Existencias (tema de la Unidad de Adquisiciones); como por ejemplo, artculos de oficina, artculos de aseo, instrumental mdico, insumos, materias primas, utensilios de cocina, libros, revistas, publicaciones, planos de arquitectura, etc.

Considerando su estado de conservacin se clasifican en Bueno, Regular, Malo, Abandonado y Chatarra: Bienes en Buen Estado: Es la condicin de los Bienes de Activo Fijo que estn operativos en perfectas condiciones tcnicas y fsicas, y no han sufrido ningn tipo de reparacin o de mantenimiento. Su utilidad est a un 100%. Bienes en Regular Estado: Es la condicin que adopta un Bien de Activo Fijo cuando se altera su calidad de "buen estado", ya sea por algn deterioro fsico o porque su desempeo presenta pequeas fallas, pero los cuales no son lo suficientemente graves como para calificarla de "mal estado". Su utilidad est a un 75%. Bienes en Mal Estado (1): Es la condicin de un Bien de Activo Fijo que llega a un estado de desgaste total, se deteriora o se vuelven obsoletos, tanto fsica como tecnolgicamente, y por lo tanto fallan al prestar su servicio normal, y tampoco es posible reutilizar o reacondicionar sus partes. Por lo general no recibe mantenimiento. Su utilidad est a un 50% y menos. Bienes en Mal Estado (2): Condicin de un bien cuando no puede ser puesto en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fbrica, y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento. Su utilidad est a un 50% y menos.
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Bienes en Estado de Abandono: Situacin en que se encuentran los bienes muebles que fueron depositados en dependencias no habitadas o a la intemperie dentro de un Campus, al no ser reclamados por sus propietarios. Su utilidad generalmente es inferior al 30%.

Bienes en Estado de Chatarra: Estado avanzado de deterioro de un Bien de Activo Fijo, que hace imposible su recuperacin y en el caso de vehculos no deben inscribirse en el Registro Civil. Su utilidad es nula.

Unidad Operativa: Se entender por Unidad Operativa, cualquier rea en que se divida una Direccin Superior, a cuyo nivel se practica el inventario fsico de bienes de activo fijo. Dentro de estas reas se incluyen Departamentos Acadmicos, Unidades Administrativas, Escuelas, Centros e Institutos, como asimismo, cualquiera de las secciones, oficinas o estaciones de investigacin que formen parte de su estructura organizativa, ya sea que estn dentro o fuera de los campus universitarios.

Incorporacin de Bienes (Alta): Es la operacin que registra la adicin de bienes de uso al Patrimonio de la UNAP.

Baja de Bienes (Desincorporacin): Es la operacin que registra la eliminacin de Bienes Fiscales del Patrimonio de la UNAP.

Reasignacin: Tipo de traspaso definitivo, mediante el cual una Unidad Operativa redistribuye su excedente de bienes entre otras Unidades Operativas, ya sea directamente o mediante su publicacin en la pgina web de reasignaciones.

Vida til: Perodo durante el cual se espera que un Bien Depreciable sea usado por la UNAP. Generalmente, la vida til de un activo fijo puede ser expresada en aos o meses y la misma vara de acuerdo con su naturaleza.

Erogacin: Cualquier transaccin que implique el pago de una suma de dinero (desembolso) o que se comprometa para un pago futuro.

Siniestro: Todo dao causado por un hecho sbito, accidental e imprevisto, ocurrido dentro del perodo de vigencia de la pliza, cuyas consecuencias

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estn total o parcialmente cubiertas. Se considerar como un solo y nico siniestro el conjunto de daos y/o perjuicios derivados de una misma causa. Hurto: Apropiacin ilegitima de lo bienes ajenos, contra la voluntad de su dueo, sin intimidacin en las personas ni fuerza en las cosas. Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien violencia o intimidacin en las personas. Dao: Detrimento o destruccin de los bienes o en perjuicio de ellos, causados voluntaria o involuntariamente. Deducible: Es la suma de dinero despus de la cual empieza la proteccin del seguro y que se descontar de la indemnizacin que corresponda. En otras palabras, cuando ocurre un siniestro, el asegurado asume las prdidas hasta el lmite del deducible y la aseguradora cubre el resto, hasta el lmite de la pliza. Baja de Bienes: Es la operacin que registra la eliminacin de los Bienes Inventariables del Patrimonio de la UNAP. Asistente de Activo Fijo: Reciben esta denominacin funcional todos los Oficiales Administrativos y Jefes de Unidad adscritos a la Casa Central, adems de los Jefes de Administracin y Finanzas que pertenecen a las Sedes. Todos ellos cumplirn con la obligacin de auxiliar en el control de los Bienes de Uso adquiridos o cedidos por su respectiva Unidad Operativa. Los Asistentes de Activo Fijo tendrn la facultad para delegar las atribuciones de Control de Bienes de Uso en otros funcionarios subordinados. Plancheta Personal: Documento impreso que relaciona todos los Bienes Inventariables existentes en cada una de las dependencias de la UNAP, y que estn a cargo de un Custodio en particular. En ella se registrar el cdigo de inventario, la descripcin detallada de los Bienes, nmero de serie y el estado de conservacin actual. Cada Plancheta ser firmada en duplicado por el Responsable de Bienes, por el Jefe de la Unidad Operativa y por el Jefe de Activo Fijo, quedando una copia en poder del primero y del ltimo.

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Investigacin Sumaria Administrativa (ISA): Consiste en un proceso breve que se instruye con el objeto de esclarecer hechos que constituyen faltas administrativas no muy graves y adems, en todos aquellos casos en que la ley lo dispone expresamente.

Sumario Administrativo: Consiste en un proceso formal de plazo mayor que la ISA, con el fin objeto esclarecer faltas graves.

SANCIONES DERIVADAS DE UNA ISA O DE UN SUMARIO ADMINISTRATIVO a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente Manual de

Procedimientos Administrativos se considerar falta grave y ser sancionado en los trminos que resuelva la Investigacin Sumaria Administrativa o el Sumario Administrativo. b) Las sanciones pueden ir desde anotaciones en la Hoja de Vida del

Funcionario, hasta sanciones econmicas, conforme a lo establecido en el Estatuto Administrativo que rige a la UNAP. c) En las peores circunstancias, como dolo, mala fe, negligencia, etc., se

solicitar la intervencin de la Asesora Jurdica para derivar el caso a la justicia ordinaria. d) Cuando la Investigacin Sumaria Administrativa o Sumario Administrativo

determine que hubo responsabilidad del Custodio de Bienes, ste restituir los bienes extraviados por otros de iguales o superiores caractersticas, dentro del plazo de 30 das calendario, contados desde que se notific al funcionario; o bien por medio del pago al mismo valor que rija en el mercado para un bien similar o equivalente.

e)

El decreto exento que aplique sancin al funcionario deber tener Toma de

Razn de la Contralora Regional. En circunstancias calificadas la Direccin General de Finanzas podr determinar un mayor plazo al funcionario para la restitucin del Bien.

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