02 UT02 Excel 2007 Nivel Avanzado

MS-Excel 2007 Nivel Avanzado
Unidad 2
Administracin de Bases de Datos
Relatora Tatiana Ilabaca W. Ingeniero Civil Informtico, UdeC Docente UDLA
Unidad 2 Administracin de Bases de Datos

2
Contenidos de la unidad
Introduccin a las bases de datos Ordenamiento de datos
Autofiltros y filtros avanzados

Extraccin de datos Subtotales y agrupamientos Operaciones de anlisis de datos Uso de formularios para el ingreso y consulta de datos
Universidad de Las Amricas Sede Via del Mar
Curso de capacitacin MS-Excel Nivel Avanzado - Mayo 2012

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Introduccin a las bases de datos
Conceptos generales Una base de datos en MS-Excel (antes denominada lista de datos), es un conjunto de datos organizados en filas o registros. La primera fila contiene las cabeceras de las columnas (nombre de los campos) y las dems contienen los datos almacenados. Es el equivalente a una tabla de base de datos.

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Conceptos generales Los datos como una planilla simple.
Los datos como una tabla.

Campos Fila Tabla
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Conceptos generales Las bases de datos son muy tiles porque incluyen operaciones que permiten analizar y administrar los datos de forma fcil y cmoda. Operaciones: Ordenar los registros Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio Utilizar frmulas con algn tipo de filtrado Crear un resumen de los datos

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Tablas
Creacin de una tabla Paso 1: Seleccionar el rango de celdas, vacas o con datos, que se desea incluir en la tabla.
Rango
Paso 2: Seleccionar la pestaa Insertar, categora Tablas, opcin Tabla.

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Tablas
Creacin de una tabla
Permite visualizar el rango de la seleccin. Si no hubo seleccin previa, se puede incluir aqu.
Primera fila de datos
Paso 3: Especifique enseguida la frmula o funcin para obtener un resultado de una o de todas las columnas de datos. Hgalo en la primera fila de datos.

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Tablas
Creacin de una tabla

Frmula para el clculo del saldo

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Tablas
Creacin de una tabla Observar que, luego de crear la tabla, aparece la pestaa Diseo, donde se encuentran una serie de opciones para manejar la tabla. Por ejemplo, asignar un nombre a la tabla.

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Ordenar datos
Ordenar una tabla de datos Se puede ordenar por un nico campo o por varios campos a la vez. Por un nico campo (Forma 1). Seleccionar el campo deseado, por ejemplo Item, e ir a la pestaa Datos, categora Criterios para Ordenar y Filtrar. ordenar
Campo seleccionado

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Ordenar datos
Ordenar una tabla de datos

Criterio seleccionado
Resultado
Por un nico campo (Forma 2). Seleccionar el selector del campo de inters y elegir en la lista desplegable el criterio deseado.
Lista desplegable del campo seleccionado Criterios de ordenamiento

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Ordenar datos
Ordenar una tabla de datos Por ms de un campo. Paso 1: Seleccionar cualquier celda de la tabla e ir a la pestaa Datos, categora Ordenar y Filtrar, y seleccionar la opcin Ordenar.
Opcin seleccionada
Campo seleccionado

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Ordenar datos
Ordenar una tabla de datos Por ms de un campo. Paso 2: En la ventana desplegada, seleccionar los criterios deseados. Con el botn se van agregando ms criterios.
Criterios

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Ordenar datos
Ordenar una tabla de datos
Resultado

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Filtros
Filtrar datos consiste en seleccionar aquellos datos que cumplan con algn criterio establecido por nosotros.
MS-Excel ofrece dos opciones para filtrar datos:

Utilizando Filtro (Autofiltro). Utilizando Filtros avanzados

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Filtros
Autofiltro Utiliza las listas desplegables asociadas a los nombres de los campos.
Lista desplegable
Si las listas desplegables no estn visibles, actvelas haciendo clic en Filtro.

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Filtros
Autofiltro Forma 1: Seleccionando uno o ms valores de inters.
Resultado
Indica existencia de filtro

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Filtros
Autofiltro Forma 2a: Aplicando un filtro personalizado (nmeros)
Resultado:

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Filtros
Autofiltro Forma 2b: Aplicando un filtro personalizado (texto).
Resultado:

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Filtros
Filtros avanzados Permiten filtrar datos bajo criterios ms complejos. Un criterio es una zona de la hoja, independiente de la tabla, que usted debe construir. Para construir un criterio es recomendable que copie el nombre del campo al que se referir el criterio, ya que cualquier diferencia ocasionar problemas.
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Filtros
Filtros avanzados Paso 1: Definir criterio.
Paso 2: Seleccionar cualquier celda de la tabla.

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Filtros
Filtros avanzados Paso 3: Seleccionar la pestaa Datos, ir a categora Ordenar y Filtrar y hacer clic en Avanzadas.
Se deplegar:
Rango de la tabla
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Filtros
Filtros avanzados Paso 4: Especificar rango de criterios y aceptar.

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Filtros
Filtros avanzados Ejemplos de Criterio simple (formado por un campo) Criterio que especifica a MS-Excel que considere los registros que contengan 100 en la columna Cuenta. Criterio que especifica a MS-Excel que considere los registros que contengan un monto > 2000000 en la columna Saldo
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Filtros
Filtros avanzados Ejemplos de Criterios compuestos (ms de un campo) Criterio que especifica a MS-Excel que considere los registros que contengan un monto > 1000000 y < 2500000 en la columna Saldo

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Filtros
Filtros avanzados Ejemplos de Criterios compuestos (ms de un campo) Criterio que especifica a MS-Excel que considere los registros que contengan 100 en la columna Cuenta y un monto > 2000000 en la columna Asignacin.
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Filtros
Filtros avanzados Ejemplos de Criterios compuestos (ms de un campo) Criterio que especifica a MS-Excel que considere los registros que contengan un monto < 1000000 en la columna Gasto o un monto >= 2500000 en la columna Saldo.

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Filtros
Filtros avanzados Criterios basados en texto. Criterio que especifica a MS-Excel que considere los registros que contengan el valor Vitico directivos en la columna Item.
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Filtros
Filtros avanzados Criterios basados en texto. Criterio que especifica a MS-Excel que considere los registros que contengan los valores que comienzan con V en la columna Item.

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Filtros
Filtros avanzados Criterios basados en texto - Comodines. ? Representa un caracter en la misma posicin que el signo de interrogacin.
* Representa un conjunto en la misma posicin que el asterisco.
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Filtros
Filtros avanzados Generar un filtro que contenga slo algunos campos de la tabla original Se debe construir un rango de extraccin copiando slo los campos que interesa extraer.
Rango de extraccin

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Filtros
Filtros avanzados Generar un filtro que contenga slo algunos campos de la tabla original Repetir creacin del filtro y, en paso 4, especificar rango de extraccin.
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Filtros
Filtros avanzados Generar un filtro que contenga slo algunos campos de la tabla original

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Actividad Prctica 04
Desarrollar los ejercicios contenidos en la Gua de Prctica 04.
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Los datos como una tabla.

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Paso 2: Seleccionar la pestaa Insertar, categora Tablas, opcin Tabla.

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Unidad 2 Administracin de Bases de Datos

Creacin de una tabla

Primera fila de datos

Unidad 2 Administracin de Bases de Datos

Creacin de una tabla

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Unidad 2 Administracin de Bases de Datos

Ordenar una tabla de datos

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Unidad 2 Administracin de Bases de Datos

Ordenar una tabla de datos

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MS-Excel ofrece dos opciones para filtrar datos:

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Si las listas desplegables no estn visibles, actvelas haciendo clic en Filtro.

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Autofiltro Forma 1: Seleccionando uno o ms valores de inters.

Indica existencia de filtro

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Autofiltro Forma 2a: Aplicando un filtro personalizado (nmeros)

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