Waarom hebben ondernemingen de kracht van bedrijfsregels nog niet ontdekt?

Hoewel bedrijfsregels veel voordelen bieden voor moderne bedrijven, lijkt het als of moderne ondernemingen de voordelen van gestructureerd regelbeheer en regelgebruik binnen processen en IT-toepassingen nog niet in de volle omvang hebben ontdekt. Steeds meer producten en diensten, die door moderne bedrijven en ook overheden worden aangeboden zijn gebaseerd op onderlinge afspraken en regelingen. Vooral producten zoals verzekeringen, leningen en andere financile producten zijn gebaseerd op contractuele afspraken tussen aanbieder en consument. Hierbij draait het vooral om het afdekken van bepaalde risicos, in combinatie met sturing van consumenten gedrag om zo een financieel voordelig resultaat op te leveren voor de aanbieder, en tegelijkertijd iets van waarde aan de consument te bieden. Bij centrale en decentrale overheidsdiensten zijn het de diensten aan de burger, die op wetten en verordeningen zijn gebaseerd. En vrijwel alle marktsectoren hebben te maken met compliance regels en verantwoording aan toezicht uitoefenende instanties. Operationele bedrijfsregels besturen in al deze voorbeelden de dienstverlening, bepalen het product inhoudelijk, zijn de grondslag voor beslissingen en verantwoording, en bepalen het gedrag naar consument en burger. Vanuit dit perspectief is goed te zien hoe bedrijfsregels zouden moeten behoren tot het duurzame fundament van elk modern bedrijf of overheidsinstelling: elke onderneming. Regels vormen het daadwerkelijke product, zorgen dat de met de consument gemaakte afspraken worden nageleefd, bepalen de ondersteunende processen, en zorgen dat compliance regels worden nageleefd. Dit is wat toenemend het zaken doen bepaald in moderne ondernemingen. Voor het duurzame fundament moet een bedrijfsregel georinteerde aanpak minimaal in helder zicht voorzien wat de regels precies zijn, waar zij worden toegepast, zijn gemplementeerd in IT-systemen en inzicht geven in de impact, die wijzigingen in de regels tot hebben op de organisatie en de ITsystemen. Waarom zien wij dan geen brede toepassing van bedrijfsregels, waarbij bedrijfsegels door middel van regelbeheer structureel en actief worden gemanaged als intellectueel kapitaal, juridische commitments, en het competitieve voordeel dat hiermee gepaard gaat? Wat houdt ondernemingen tegen om massaal de vruchten te plukken? Hiervoor zijn verschillende oorzaken aan te wijzen, sommige in de organisatie van de ondernemingen zelf, andere vanuit het speelveld zelf. Een van de belangrijkste oorzaken is dat de hoeveelheid en complexiteit van wetten, verordeningen en berekeningen pas de laatste 10 a 15 jaren geleidelijk is toegenomen zodat dat ondernemingen dit niet langer op conventionele manier kunnen behappen. Zij konden tot voor kort hun producten en diensten op conventionele manier realiseren door de regels gewoon vast in de ondersteunende IT systemen te coderen. Inmiddels is de hoeveelheid toegenomen en wordt het steeds frequenter noodzakelijk voor ondernemingen om hun bedrijfsregels aan nieuwe omstandigheden aan te passen en wordt het hard coderen van regels steeds meer een vertragende factor bij aanpassingen in de bedrijfsvoering. De in het begin latente behoefte aan gestructureerd regelbeheer wordt inmiddels steeds duidelijker zichtbaar. Het is dan nog een behoorlijke stap om bedrijfsregels te gaan zien als een onafhankelijke en belangrijke toegevoegde waarde, die als zodanig ook duurzaam beheerd zouden moeten worden. Vaak leeft er in het begin nog een perceptie dat bedrijfsregels een wegwerpproduct zijn,

mede omdat zij frequent veranderen. Daarbij komt dat ondernemingen zich nog niet bewust zijn van de financile voordelen van het behouden en onderhouden van hun intellectueel kapitaal zoals de expertise en kennis over de impliciete bedijfsregels, die hun medewerkers in hun hoofden hebben. De bewustwording en invoering van regelorintatie wordt verder bemoeilijkt doordat ondernemingen veelal nog geen gentegreerd zicht hebben over het gehele bedrijf, dat vaak is opgedeeld in verschillende bedrijfsonderdelen, die op informatie niveau onafhankelijk georganiseerd zijn. Hierdoor is een gemeenschappelijk georganiseerd gebruik van de zelfde bedrijfsregels binnen deze bedrijven vooralsnog een utopie, en goede ervaringen met regelorintatie, die binnen een enkel bedrijfsonderdeel worden opgedaan worden zonder aansturing vanuit het topmanagement slechts zelden op bedrijfsbrede schaal overgenomen. Ondernemingen zijn veelal ook sceptisch ten opzichte van iets in hun ogen nieuws. Dit omdat zij in het verleden zo vaak beloftes hebben zien verdampen van nieuwe benaderingen, zodat zij reluctant zijn geworden om nieuwe trends zoals regelorintatie en bedrijfsregel technologie snel te adopteren. Zij wachten liever tot dit

eerst bij andere ondernemingen is bewezen en nemen liever het risico in koop om een belangrijk concurrentievoordeel te verliezen. Een andere meer menselijke reden dat bedrijven nog niet massal overstappen op bedrijfsregels ligt in het feit dat tegenwoordig de meeste managers niet lang genoeg bij een en de zelfde onderneming blijft om de effecten en vruchten van een lange termijn strategie mee te maken zoals regelorintatie en strategisch beheer van kennis. De huidige manager zet vooral in op initiatieven, waarmee hij snel kan scoren, deze zijn voor hem aantrekkelijker en daardoor populairder. Ook in de hoek van IT leveranciers zijn er oorzaken aan te wijzen waarom nog niet massaal wordt overgestapt op regelorintatie en bedrijfsregel technologie. De grote softwarehuizen en systeemintegratoren zijn vaak nog onvoldoende vertrouwd met het toepassen van regelmachines (business rules engines) en in het algemeen alles wat te maken heeft met regelbeheersing en regelorintatie. Hierbij komt dat regelorintatie en regelgeorinteerd denken op IT opleidingen nog niet breed wordt onderwezen. Regelorintatie gerelateerde kennis is daarmee op dit moment een schaars goed.

Conclusie Regelorintatie biedt ondernemingen veel voordelen, zowel op de korte termijn, maar vooral ook op de lange termijn. Zij kunnen hun operatie effectiever bijsturen en sneller inspelen op een veranderende klant en marktvraag. Ook kost veranderen veel minder inspanning en geld omdat regels met bedrijfsregel technologie gemakkelijk kunnen worden aangepast zonder dat het nodig is

om de IT systemen zelf aan te passen. Daarnaast wordt het eenvoudiger om compliance regels te implementeren en de uitvoering daarvan ook aan te tonen. De verlokking, die uitgaat van deze effecten zal steeds meer bedrijven er toe brengen om serieus te kijken naar regelorintatie en bedrijfsregel technologie om de voordelen hiervan te plukken. Doordat de vraag hiernaar toeneemt, zal ook de vraag naar regelgeorinteerde kennis en kunde toenemen en zullen op de vraag goed voorbereide IT leveranciers hiervan de vruchten kunnen plukken.

Peter Kalmijn, 2010 Peter Kalmijn is thoughtleader en competence lead voor ce competence Business Rules and Decision Management bij Atos Nederland. LinkedIn: nl.linkedin.com/in/pkalmijn