Manual Operaciones Generales TNS

MANUAL DE OPERACIONES GENERALES
Ccuta: Centro Comercial Bolvar Local B-23 Tels.: (7) 5829010
Versin A12. Fecha de Revisin, Enero 26 de 2012. TNS Ltda. Registro de Derechos de Autor Libro-Tomo-Partida 13-16-245 de 06-Jul-2006. Todos los derechos estn reservados. Impreso en Ccuta Colombia. La informacin de este documento no puede ser alterada o cambiada sin la autorizacin escrita de TNS Ltda. Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda informacin contenida en el mismo est sujeta a cambios sin previo aviso. TNS LTDA. no es responsable de dao alguno, directo o indirecto, resultante del uso de este manual.
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1. INSTALACION DE VISUAL TNS .................................................................................. 1 1.1 REQUISITOS DE HARDWARE ...................................................................................... 1 1.2 INSTALACIN EN DISCO DURO .................................................................................. 1 1.3 ACTIVACIN DE LICENCIA ......................................................................................... 2 1.4 COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS ............................................. 4 2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS ......................................................... 5 3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS .................................................................. 5 4. VENTANA PRINCIPAL ................................................................................................ 8 5. ELEMENTOS COMUNES .............................................................................................. 9 5.1 BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS ................................................ 9 5.2 BOTON LISTADO/DETALLE ....................................................................................... 11 5.3 FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS ................................................................... 11 5.4 BOTON EXPORTAR .................................................................................................. 12 5.5 MENU EMERGENTE .................................................................................................. 13 6. BARRA DE MENUS ................................................................................................... 13 6.1 MENU ARCHIVO ....................................................................................................... 13 6.2 MENU MOVIMIENTOS ............................................................................................... 15 6.3 MENU IMPRIMIR ...................................................................................................... 16 6.4 MENU HERRAMIENTAS ............................................................................................. 16 6.5 MENU AYUDA .......................................................................................................... 16 7. TABLAS DE MANTENIMIENTO ................................................................................. 17 7.1. GENERALES ............................................................................................................. 17 7.1.1 reas Administrativas ............................................................................................... 17 7.1.2 Centros de Costos .................................................................................................... 18 7.1.3 Clasificacin de Terceros........................................................................................... 20 7.1.4 Empresas de Comunicaciones ................................................................................... 20 7.1.5 Prefijos de Documento ............................................................................................. 21 7.1.6 Sucursales ............................................................................................................... 23 7.1.7 Terceros .................................................................................................................. 25 7.1.8 Zonas ...................................................................................................................... 29 7.2 CONTABILIDAD........................................................................................................ 30 7.2.1 Plan de Cuentas ....................................................................................................... 30 7.3 CARTERA Y TESORERIA ........................................................................................... 32 7.3.1 Bancos .................................................................................................................... 32 7.3.2 Conceptos................................................................................................................ 34 7.4 FACTURACION E INVENTARIO .................................................................................. 35 7.4.1 Artculos .................................................................................................................. 35 7.4.2 Bodegas .................................................................................................................. 44 7.4.3 Grupos de Artculos .................................................................................................. 45 7.4.4 Grupo Contable de Artculos ...................................................................................... 46 7.4.5 Tipos de IVA ............................................................................................................ 48 8. PROCESOS IMPORTANTES ...................................................................................... 49 8.1. PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA .............................................................. 49 8.2. PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AO .............................. 50 8.3. ACTUALIZACION DEL SOFTWARE VIA INTERNET ....................................................... 51
1. INSTALACION DE VISUAL TNS

1.1 REQUISITOS DE HARDWARE
La configuracin mnima recomendada para instalar Visual TNS es la siguiente: 1.2 Microcomputadora con procesador Pentium de 1.5 GHz 2 Gb de memoria 300 MB Libres en Disco Duro Unidad de CD ROM Monitor SVGA con color de alta densidad y Resolucin de 800x600 pxeles Impresora compatible con Windows Sistema Operativo Windows XP o Superior. INSTALACIN EN DISCO DURO
Se debe instalar el motor de Base de Datos FireBird en el Servidor de la Empresa y si tiene terminales en red se instala FireBird - Cliente en cada una de ellas. Las anteriores carpetas se encuentran dentro de la carpeta Servidor Base de Datos del CD de Instalacin de VISUAL TNS. Para Instalar FireBird siga los pasos de instalacin que ofrece el motor ejecutando el comando setup.exe, en la carpeta correspondiente. Para Instalar FIREBIRD SERVER ejecute el archivo Firebird-2.0.3.12981-1Win32.exe en la carpeta Firebird del CD de Instalacin de VISUAL TNS. Segn la Versin de visual TNS Instale la versin de Firebird: Versiones Versiones Versiones Versiones anteriores a A07 Firebird-1.5.3.4870-0-Win32 Server.exe desde A07 hasta D08 Firebird-2.0.0.12748-0-win32.exe superiores a D08 Firebird-2.0.3.12981-1-Win32.exe desde a 2012 Firebird-2.5.0.26074_1_Win32
Para Instalar los Mdulos de Visual TNS con todos sus componentes siga los pasos de instalacin que ofrece el paquete instalador ejecutando el comando setup.exe que se encuentra en la carpeta Visual TNS Contabilidad. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualizacin Act Estable Visual TNS correspondiente a la versin estable, para ejecutarlo de doble clic sobre este y luego de click sobre la palabra unzip.
Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2012
El programa quedar Instalado en la Carpeta C:\Visual TNS\ y crear los respectivos accesos directos en el men Inicio Programas Visual TNS. Seguidamente instale el programa de Licencia ejecutando el comando setup.exe que encuentra en la carpeta Visual TNS Licencia. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualizacin Licencia, para ejecutarlo de doble clic sobre este y luego de clic sobre la palabra Unzip. Existen otras carpetas que conforman el paquete Contable Integrado VISUAL TNS, para la instalacin de cada una de ellas se ejecuta el comando setup.exe de cada carpeta. En el caso de la carpeta Visual TNS Midas - Oleauto32 esta se utiliza para cuando se instala en sistema operativo Windows 95 y 98 primera edicin; la carpeta Visual TNS Migracin se instala cuando se actualiza del programa en carcter V.2002-4 a Visual TNS para migrar la informacin existente; la carpeta Visual TNS Tutor sirve de gua para la instalacin y manejo del mdulo de Visual TNS Contabilidad. Instalacin con llave Puerto USB de Visual TNS en WINDOWS XP, NT: Es importante que NO SE CONECTE la llave hasta que no se hayan efectuado estos pasos de instalacin y se haya reiniciado el computador. Instalacin Software de la llave: En la carpeta Visual TNS se encuentran los Instaladores a ejecutar como: Instalar Driver Llave USB y HaspUserSetup. 1.3 ACTIVACIN DE LICENCIA
Una vez terminado el proceso de instalacin se reinicia el PC para que la aplicacin quede ejecutndose en memoria. 1. Se debe Maximizar la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA dar clic en el botn de activar. 2. Seleccionar el serial fsico segn el dispositivo que se le asigne, los cuales pueden ser: serial Tarjeta computador, Serial Disco Duro, y Llave en puerto USB. 3. Digite los datos que estn en la carta de activacin de licencia visual (Serial No., Nombre Empresa, Serial CD, Serial TNS de Activacin), posteriormente de clic en el botn de aceptar. 4. Minimice la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA.
Figura 1. Ventana para activar licencia
Nota: En caso que se desactive la licencia, se debe ubicar por Inicio/ Programas/ Inicio/ Visual TNS Licencia. Igualmente usted podr consultar en lnea sus servicios de licencia con solo ingresar su serial nico TNS en la pgina de Internet www.tns-software.com Servicio al Cliente Consultar Seriales.
Figura 2. Pgina de Internet www.tns-software.com
Al digitar el nmero del serial y dar clic en consultar aparecer el historial de seriales los cuales usted puede descargar o imprimir.
Figura 3. Historial de seriales de activacin
1.4
COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS
Seleccionar el icono de Mi PC, buscar el disco C dar doble clic, la carpeta Visual TNS (Eje: C:\Visual TNS) dar doble clic e identificar cada uno de las aplicaciones que desea ejecutar, sobre cada una oprima el clic derecho del Mouse y seleccione la opcin de enviar acceso directo a escritorio. Para el caso de instalaciones en red se debe seleccionar el icono de Entorno de Red o Mis sitios de red, ubicando el servidor del programa Visual TNS y la carpeta Visual TNS y seguir los mismos pasos que para un PC (Ej.: \\Servidor\Visual TNS)
2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS

Una vez se halla instalado VISUAL TNS se debe ejecutar el Programa de Configuracin del servidor de Base de Datos CONFIG.EXE (Ver Manual de Administracin-Consideraciones Generales). Seguidamente se debe ejecutar el Mdulo de Administracin para llevar a cabo el proceso de creacin de empresas y configuracin de Usuarios.
3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS

Para ejecutar cualquiera de los mdulos de VISUAL TNS, realice lo siguiente: De clic en el botn Inicio de Windows. Seleccione la carpeta Programas y luego la carpeta VISUAL TNS. All aparecer una carpeta por cada mdulo instalado y dentro de ellas los accesos directos a los programas. Haga clic en el mdulo que desea ejecutar.
Aparecer la ventana de Bienvenida del Mdulo que contiene el Nombre del Mdulo, la Fecha de Actualizacin, el Nmero de Licencia y el Pensamiento del Da. Para continuar presione Enter o haga Clic en el botn Continuar (Ver Figura 4).
Figura 4. Pantalla de bienvenida Mdulo Contabilidad
Luego aparece una ventana con la informacin de la ltima Empresa en la que se trabaj (Ver Figura 5). Los datos que se ven en esta ventana son: Nombre de la Empresa, tipo de empresa, NIT, representante legal, ao fiscal, ruta de archivo de la base de datos y nombre del Equipo donde se encuentra la Base de Datos.
Figura 5.Pantalla de Seleccionar Empresa
Contiene Adems tres botones con las siguientes opciones: Abrir: Elija esta opcin si la informacin que aparece en pantalla corresponde a la Empresa que desea Abrir y empezar a trabajar en ella. Listado de Empresas: Elija esta opcin si desea abrir una empresa diferente a la que se ve en pantalla. Aparecer el listado de las Empresas que han sido creadas en el Mdulo de Administracin y de las cules deber seleccionar una para comenzar a trabajar (Ver Figura 6). Para seleccionar la Empresa: se debe dar click sobre la empresa y luego presionar la Tecla TAB o dar Click en el Botn Exportar para volver a la pantalla anterior y abrir la empresa. Salir: Elija esta opcin si ya no quiere ejecutar el mdulo de Visual TNS.
Figura 6. Pantalla de Seleccionar Empresa
Si el usuario seleccion la opcin de Abrir aparecer la ventana de inicio de sesin solicitando el nombre de usuario y la contrasea (Ver Figura 7).
Figura 7. Inicio de Sesin
Una vez ingresados los datos solicitados, pulse el botn Aceptar. Si desea salir del mdulo presione Cancelar o si desea modificar su contrasea pulse en botn Cambiar. Los Usuarios se crean en el mdulo de Administracin (Ver Manual de Administracin). Cuando el usuario no existe o la contrasea es incorrecta aparecer un mensaje de error respectivamente (Ver figura 8).
Figura 8. Mensajes de Error. Usuario y Contrasea
Si presion ACEPTAR y los datos han sido digitados correctamente, aparecer la ventana de Sucursal-Periodo (Ver Figura 9), en donde se deber indicar la Sucursal y el Perodo en el que desea trabajar. Por defecto muestra la ltima sucursal y el ltimo periodo en que se trabaj. Presione Enter para continuar o haga Click en el botn Aceptar.
Figura 9. Ventana Sucursal Perodo
A continuacin aparecer la ventana principal del mdulo que se esta ejecutando.
4. VENTANA PRINCIPAL
La ventana principal consta de (Ver Figura 10): Barra de Mens: Contiene las diferentes opciones del mdulo. Las opciones de men comunes para todos los mdulos son: Archivo, Movimientos, Imprimir, Herramientas y Ayuda que se explicarn ms adelante. Barra de Herramientas: Contiene los botones de acceso directo a las principales opciones de la Barra de mens, tales como plan de cuentas, terceros, artculos, etc. Los botones comunes en todas las aplicaciones son los de cambio de sucursal, cambio de empresa, cambio de periodo y Login.
Barra de Estado: Muestra Informacin de la Sucursal seleccionada y el usuario que se encuentra trabajando actualmente en el mdulo. Tambin presenta una ayuda corta del campo, dato o casilla a digitar en ese momento. Barra de Mens
Barra de Herramientas
Barra de Estado
Figura 10. Ventana Principal
5. ELEMENTOS COMUNES
5.1 BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS
En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los mdulos aparece la Barra Navegadora (Ver Figura 11), la cul proporciona al usuario un control sencillo para la navegacin de los registros en un conjunto de datos. El navegador consta de una serie de botones que permiten al usuario recorrer los registros hacia adelante o hacia atrs uno a la vez, ir al primer registro, ir al ltimo registro, insertar un nuevo registro, Editar un registro existente, grabar los cambios de los datos, cancelar los cambios de los datos, borrar un registro, y refrescar la visualizacin de un registro.
A continuacin se muestra la conformacin de la Barra navegadora y el funcionamiento de cada uno de sus botones:
Eliminar registro Siguiente registro Grabar registro Refrescar registros Cancelar edicin registro Editar registro Insertar registro Figura 11. Barra Navegadora
Primer registro Anterior registro Ultimo registro
BOTON
Primero Anterior Siguiente Ultimo Insertar Borrar Editar
TECLA
Flecha Flecha Flecha Flecha Insert Delete F9 Arriba Izq. Der. Abajo
PROPOSITO
Coloca el primer registro como actual Coloca el anterior registro como actual Coloca el siguiente registro como actual Coloca el ltimo registro como actual Inserta un nuevo registro y lo coloca como actual Borra el registro actual. Pide confirmacin antes de borrar Coloca el registro actual en modo de Edicin, para ser modificado Guarda los cambios del registro actual Cancela los cambios realizados al registro actual Lee de la Base de datos nuevamente y actualiza la informacin de los registros actuales. Se usa cuando otro usuario modifica sobre el mismo registro de la tabla y queremos que se refleje en nuestra terminal
Grabar F11 Cancelar Esc. Refrescar F12
Las Operaciones de registros se llevan a cabo mediante la Barra navegadora y se ejecutan dando click en los botones de la barra o presionando la tecla correspondiente a la accin segn la tabla anterior.
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5.2
BOTON LISTADO/DETALLE
Este Botn (Ver Figura 12) permite al usuario la vista de los datos de dos formas: Modo Listado: Muestra un listado de los datos con los campos ms importantes de la tabla, es decir, con aquellos campos que identifican plenamente un registro. Modo Detalle: Muestra la informacin detallada de un registro determinado, es decir, muestra la totalidad de los campos que conforman un registro en la tabla.
Figura 12. Botn Listado / Detalle
En cualquiera de los dos modos que el usuario navegue puede Filtrar la informacin para obtener una vista ms resumida de los datos. Este proceso se explicar ms adelante. 5.3 FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS
Todas la tablas presentan al lado derecho de la barra navegadora una barra de Filtrado o bsqueda de registros (Ver Figura 13). Para Filtrar la Informacin de una tabla o buscar un registro especfico se deben realizar los siguientes pasos: 1. Indicar el campo por el cul desea filtrar los datos (Campo a Filtrar) seleccionndolo del listado de campos de bsqueda o presionando las teclas F5, F6, F7 o F8 segn el orden de los campos respectivamente. 2. Digitar en la casilla de filtrar el valor del campo o dato a buscar. 3. Pulsar el botn buscar o presionar ENTER en la casilla de filtrar.
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Campo a Filtrar Casilla de Filtrar
Botn Buscar Figura 13. Filtrando una Tabla
Si el usuario desea ver todos los registros debe digitar en la casilla de Filtrar el carcter * y luego presionar el botn de buscar o ENTER en la casilla de Filtrar. Si el campo a buscar es clave de la tabla como Cdigos o NIT, se mostrarn todos los registros que comiencen con texto digitado en la Casilla de Filtrar. Ej.: Si en la casilla de filtrar se digita 11 estando en la tabla de plan de cuentas, el sistema listar todas las cuentas cuyo cdigo comience por 11. (11, 1110, 110505, 110505.01, etc.) Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripcin del registro, mostrarn todos los registros que contengan el texto digitado en la Casilla de Filtrar. Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI. Para generar una bsqueda blanda el carcter (%) sirve de comodn, sin importar en que sitio del campo se encuentre. Ej.: Si en la casilla a filtrar se digita %JUAN estando en la tabla de terceros, el programa listar todos los nombres de las personas que contengan la palabra JUAN en cualquier parte del Nombre: JUAN CARLOS, ANDRES JUAN, etc. 5.4 BOTON EXPORTAR
Este Botn (Ver Figura 14) permite al usuario asignar el cdigo del registro seleccionado a otra ventana o entrada de datos activa. Hacer Click en este botn equivale a presionar la Tecla TAB estando en modo filtrado.
Figura 14. Botn Exportar
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5.5
MENU EMERGENTE
Algunas tablas de mantenimiento y los documentos de los mdulos tienen un men emergente, es decir, un men con opciones especficas aplicadas al registro o documento seleccionado en ese momento. Para hacer uso del men emergente debe hacer lo siguiente: 1. Activar el modo Listado 2. Ubicarse en un registro de la tabla o documento 3. Presionar barra espaciadora o Click derecho del mouse Luego le aparecer el men emergente con las opciones propias de cada tabla.
6. BARRA DE MENUS
Las opciones de men comunes para todos los mdulos son: Archivo, Imprimir, Movimientos, Herramientas y Ayuda. 6.1 MENU ARCHIVO
En esta opcin del Men se encuentra: Tablas de Mantenimiento: Las tablas bsicas de la base de datos que se necesitan para la creacin de documentos y manejo de operaciones de la base de datos. Ms adelante se explicarn las tablas de mantenimiento. Opcin Sucursales: Permite seleccionar una sucursal actual o cambiar a otra para trabajar sobre ella. Al cambiar de sucursal la informacin de las tablas de mantenimiento ser la misma, pero la informacin de los documentos o movimientos varia de acuerdo a la sucursal en la que se est trabajando. Opcin de Perodo: En esta opcin el usuario puede cambiar el perodo actual. El Perodo puede ser: Inicial, Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre y Cierres. Cuando este seguro de haber seleccionado el perodo al cul desea cambiar debe presionar el botn Aceptar. Los documentos se filtrarn por el periodo que est seleccionado en ese momento. Si desea salir de la opcin y dejar el mismo periodo actual presione cancelar.
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Figura 15. Cambiar Perodo Actual
Opcin de Empresas: En esta opcin el usuario puede cambiar de Empresa. Aparecer la Pantalla de Seleccionar Empresa la cul se explic con anterioridad. Opcin de Login: En esta opcin se puede cambiar por otro usuario. Se debe digitar el Usuario y la contrasea correspondiente. Es til para cuando un usuario desea abandonar su puesto por un momento y evitar que otro usuario trabaje con su login sin salirse de la aplicacin. En este caso el usuario ejecuta esta opcin para que el usuario entrante tenga la obligacin de digitar su login antes de trabajar. Igualmente esta opcin le permite al usuario cambiar su contrasea.
Figura 16. Cambiar Usuario
Opcin de Configuracin: Se subdivide en: Generales. Se configuran las caractersticas propias de cada mdulo. Se explica con ms detalle en el mdulo respectivo. Pensamientos. Se configuran los textos y autores de los pensamientos que aparecen en la pantalla de entrada de Visual TNS. Cuando se da Clic en esta opcin aparece la siguiente ventana:
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Figura 17. Ventana de Pensamientos
Los datos de un pensamiento son:
CAMPO
Cdigo Autor Descripcin
DESCRIPCIN
Cdigo del Pensamiento. Es un campo obligatorio. Nombre del Autor del Pensamiento Descripcin del Pensamiento
Opcin Salir: Con esta opcin el usuario puede salir del Mdulo. Antes de salir se pregunta al usuario si esta seguro o no, predeterminado es no (Ver Figura 18).
Figura 18. Salir del Mdulo
6.2
MENU MOVIMIENTOS
Esta opcin contiene todos los documentos propios de cada mdulo (comprobantes, Facturas de compra, Facturas de Venta, etc.). Se explica con ms detalle en el mdulo respectivo
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6.3
MENU IMPRIMIR
En esta opcin se encuentran los reportes propios de cada mdulo. Se explica con ms detalle en el mdulo respectivo. 6.4 MENU HERRAMIENTAS
Entre las herramientas comunes de Visual TNS se encuentran la calculadora. Las dems opciones varan de acuerdo a cada mdulo. Estas opciones especficas se explican en cada mdulo.
Figura 19. Calculadora
6.5
MENU AYUDA
Opcin Acerca de: En Acerca de, aparece una ventana que contiene el nombre y la versin del mdulo de TNS que esta trabajando (Ver Figura 20).
Figura 20. Acerca de
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Opcin Servicio al Cliente en Lnea: Con esta opcin el usuario podr comunicarse en lnea con nuestra empresa para solucionar problemas del software siempre y cuando el usuario tenga el servicio de Internet. Esta comunicacin se hace por Teamviewer (Ver Figura 21). Al dar Click en esta opcin se activar el Soporte en Lnea Visual, solamente debe trasmitir a TNS el nmero ID para que se conecte con el respectivo asesor telefnico con el fin de revisar y dar solucin a su solicitud.
Figura 21. Servicio al Cliente en Lnea
7. TABLAS DE MANTENIMIENTO
7.1. GENERALES
7.1.1 reas Administrativas Se ubica en el men Archivo o en la Barra de Herramientas del mdulo de contabilidad.
Figura 22. Icono reas Administrativas
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Figura 23. Ventana de reas Administrativas
Las reas administrativas se asocian al organigrama de la empresa. Sirve para hacer consulta de movimientos tales como bancos, Ingresos o Gastos por las reas de la empresa. Un rea administrativa se asocia a los documentos de contabilidad. Los datos de un rea Administrativa son:
CAMPO
Cdigo Descripcin
DESCRIPCION
Cdigo del rea Administrativa. Es un campo obligatorio. Descripcin del rea Administrativa
Por defecto existe el rea Administrativa 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar reas Administrativas si se habilita la opcin en la configuracin Generales del Mdulo de Contabilidad. 7.1.2 Centros de Costos Se ubica en el men Archivo o en la Barra de Herramientas del mdulo de contabilidad.
Figura 24. Icono Centros de Costos
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Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:
Figura 25. Ventana de Centros de Costos
Un Centro de costo se asocia a un proyecto el cual tiene ingresos y Egresos. Se pregunta al insertar una cuenta que contenga una cuenta de resultados (4, 5, 6, 7). Los centros de costo se usan para generar los Estados Financieros de Prdidas y Ganancias de un proyecto o grupo de Proyectos. Los datos de un Centro de Costo son:
CAMPO
Cdigo Descripcin Utilidad Prdida
DESCRIPCION
Cdigo del Centro de Costo. Es un campo obligatorio. Descripcin del Centro de Costo Cuenta para Utilidad de Ejercicio por Centro de Costo para el cierre de las cuentas de resultado Cuenta para Perdida del Ejercicio por Centros de Costo para Cierre de Cuentas de Resultado
Por defecto existe el siguiente Centro de Costo: 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar Centros de Costo si se habilita la opcin en la configuracin Generales del Mdulo de Contabilidad.
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7.1.3 Clasificacin de Terceros Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados de terceros o en informes estadsticos. La Ventana es la siguiente:
Figura 26. Ventana de Clasificacin de Terceros
Los datos de una Clasificacin de Tercero son:
CAMPO
Cdigo Descripcin
DESCRIPCIN
Cdigo de la Clasificacin del Tercero. obligatorio. Descripcin de la Clasificacin del Tercero Es un campo
Por defecto existe la siguiente Clasificacin de Tercero: 00 Sin Clasificacin. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.4 Empresas de Comunicaciones
Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados e informes estadsticos.
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Figura 27. Ventana de Empresa de Comunicaciones
Los datos de una Empresa de Comunicaciones son:
CAMPO
Cdigo Nombre Telfono Observaciones
DESCRIPCION
Cdigo de la Empresa de Comunicaciones. Es un campo obligatorio. Nombre de la Empresa de Comunicaciones Nmero Telefnico de la Empresa de Comunicaciones Observaciones de la Empresa de Comunicaciones
Por defecto existe la Empresa de Comunicaciones 00 Empresa de Comunicacin nica. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.5 Prefijos de Documento
Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla.
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Figura 28. Prefijos de Documentos
Los datos generales de Prefijos de Documentos son:
CAMPO
Cdigo Descripcin Cdigo Prefijo Impresin
DESCRIPCIN
Cdigo del prefijo. Es un campo obligatorio. Nombre del Prefijo Cdigo de prefijo para impresin de factura, este campo se utiliza cuando los prefijos asignados por la DIAN son de ms de dos caracteres Tipo de formato para la impresin de la factura de venta para este prefijo. En esta opcin se configuran los parmetros del tipo de formato seleccionado. Nombre del archivo formato frf o fr3 que se utiliza para la impresin de factura estndar para este prefijo. Si el tipo de factura es personalizado, se debe colocar el nombre del evento personalizado
Factura de Venta Formato Factura de Venta Configurar Archivo Factura Estndar Nombre Evento Personalizado
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Forma de Pago Renglones por Factura Recibo de caja Formato Recibo de Caja Nombre de Evento Personalizado Puertos de Impresin Puerto de Impresin
asociado. Tipo de la forma de Pago predeterminado para el prefijo de la factura que puede ser al contado, crdito, mltiple o ninguno. Nmero de renglones a utilizar para la impresin de los artculos factura. Tipo del Formato a seleccionar para la impresin del Recibo de Caja por Prefijo. Si selecciona tipo Recibo es Personalizado en el formato se debe colocar el nombre del evento personalizado. Direccin del puerto de impresin para este prefijo, formado por \\nombre del servidor\nombre del recurso compartido si es impresin en red o \Lpt1 si la impresin es local Ruta de impresin para la copia de la Factura para este prefijo.
Copia de la Factura
Los Prefijos de Documentos son usados para diferenciar los documentos del usuario. Ejemplo: En Facturacin para llevar consecutivos iguales en talonarios diferentes se debe anteponer un prefijo que diferencie los talonarios, igualmente se maneja para los diferentes formatos de Facturas de Ventas. Por defecto existe el Prefijo de Documento 00 Sin Prefijo. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.6 Sucursales
Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla. Se usan para llevar documentos de diferentes sucursales en la misma base de datos y obtener estados financieros de la sucursal actual o sacar consolidado de todas las sucursales
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Figura 29. Ventana de Sucursales
Los datos de Sucursal son:
CAMPO
Cdigo Descripcin Direccin Ciudad Telfono Carpeta Especficos
DESCRIPCIN
Cdigo de la Sucursal. Es un campo obligatorio. Nombre de la Sucursal Direccin o Ubicacin de la Sucursal Ciudad de la Sucursal Telfono de la Sucursal Insertar la Ruta de la Carpeta donde esa sucursal tiene los formatos a imprimir, siempre y cuando sean diferentes si se maneja los mismos se deja en blanco Permite restringir el manejo de bodegas por Sucursal
Bodegas Permitidas
Esta ventana tiene un botn con la opcin de Seleccionar la sucursal en la cul desea trabajar. Siempre hay una sucursal activa en el programa. Los Documentos aparecen filtrados por la sucursal activa. Inicialmente existe: 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario
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7.1.7
Terceros
Para entrar a Terceros pulse la opcin Terceros del men Archivo o de Click sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 30).
Figura 30. Icono de Terceros
Los terceros son todas aquellas personas o entidades con las cuales tiene relacin la Empresa. Se utiliza para consultas contables y de los mdulos para saber las transacciones que se han tenido con un tercero a travs de una cuenta tal como Compras, Ventas o Bancos. Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:
Figura 31. Ventana de Terceros
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Los datos de Tercero son:
CAMPO
Datos principales Fecha Creacin
DESCRIPCIN
Fecha de Creacin del Tercero. Es un campo obligatorio. La fecha es sugerida por el sistema al momento de insertar el tercero y solo se edita en ese momento. Fecha de Actualizacin del Tercero. Solo se edita cuando se modifica los datos del Tercero. Puede ser un consecutivo, Nmero de identificacin tributaria o Nmero de la Cdula de Ciudadana. Es un campo obligatorio. Debe ser Cdigo nico. Tipo de Documento del Tercero. Puede ser: Cdula, NIT, Tarjeta o Extranjera. Nmero de Identificacin del Tercero o Nmero de la Cdula de Ciudadana. Es un campo obligatorio. Se digita la ciudad donde fue expedido el tipo de documento. Nombre del Tercero o razn Social de la empresa. Es un campo obligatorio. Se debe digitar en este campo el nombre como aparece registrado en la DIAN. Nombre del representante legal. Direccin principal del tercero. Ciudad principal del Tercero. Nmero de telfono principal del tercero. Cdigo de la Zona de la direccin principal del tercero. Debe existir en la tabla de zonas. Cdigo de la Clasificacin del tercero. Debe existir en la tabla de Clasificacin. Observaciones del tercero. Tipo de tercero Puede ser: Cliente, Cobrador, Proveedor, Vendedor, Empleado, Fiador, Mesa, Mostrador y Otro. Fecha de la ltima compra cuando el tipo de tercero es proveedor. Es un campo que no se puede editar. Aparece si el tipo de Tercero es Proveedor Valor de la ltima compra cuando el tercero es proveedor. Es un campo que no se puede editar.
Fecha Actualizacin Cdigo Tipo de Documento Nmero de Identificacin Expedida en Nombre Nombre Tributario Datos Generales Representante Legal Direccin Ciudad Telfono Zona Clasificacin Observaciones Tipo de Tercero Datos Facturacin Fecha Ultima Compra Valor Ultima Compra
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Nro. Ultima Compra Fecha Ultima Venta Valor Ultima Venta Nro. Ultima Venta Vendedor Asesor Facturar A
Cuota Moderadora
Tipo Lista de precios Comisin Vendedor Datos Cartera Cobrador Fiador 1 Fiador 2 Mx. Crdito en Compras Mx. Crdito en Ventas Plazo Cartera Plazo mximo en Mora
Aparece si el tipo de Tercero es Proveedor Nmero de la ltima compra cuando el tercero es proveedor. Es un campo que no se puede editar. Aparece si el tipo de Tercero es Proveedor Fecha de la ltima venta cuando el tercero es cliente. Es un campo que no se puede editar. Valor de la ltima venta cuando el tercero es cliente. Es un campo que no se puede editar. Nmero de la ltima venta cuando el tercero es cliente. Es un campo que no se puede editar. Aparece si el tipo de Tercero es Cliente Cdigo del Vendedor del cliente cuando el tipo de tercero es Cliente. El cdigo del vendedor debe existir en la tabla de terceros. Cdigo del Asesor cuando el tipo de tercero es Cliente. El cdigo del asesor debe existir en la tabla de terceros. Cdigo de Facturar A cuando el tipo de tercero es Cliente. El cdigo debe existir en la tabla de terceros, al realizar la factura de venta el sistema automticamente le asigna este tercero asociado. Si el tercero es tipo cliente le puede asignar una cuota o porcentaje para que cada vez que facture del gran total le descuente ese porcentaje y se lo facture al tercero que asocio en Factura A. Si el tercero es tipo cliente le puede asignar el tipo de lista de precios el cual puede ser1,2,3,4 o 5 Si el tercero es tipo vendedor le puede asignar el porcentaje de comisin. Nmero de Identificacin del Cobrador del Cliente Cdigo del Fiador 1 del cliente cuando el tipo de tercero es Cliente. El cdigo del fiador 1 debe existir en la tabla de terceros. Cdigo del Fiador 2 del cliente cuando el tipo de tercero es Cliente. El cdigo del fiador 2 debe existir en la tabla de terceros. Mximo Crdito al Comprar. Mximo Crdito al Vender. Asigna das de plazo y forma de pago crdito a las facturas de venta de este tercero. Mximo plazo de das en mora, que puede estar el
27
Observaciones Cliente Aplica Retencin Datos Adicionales Direccin 2 Telfono 2 Zona 2 Email Beeper Empresa Beeper Celular Empresa Celular Salario Bsico Aporte % Nit tercero Oficial
tercero, para poder seguir facturndole. Observaciones pertinentes con la cartera del tercero Indica si el cliente aplica retencin. Direccin secundaria del tercero. Telfono secundario del tercero. Cdigo de la Zona de la direccin secundaria del tercero. Debe existir en la tabla de zonas. Direccin electrnica del tercero. Nmero del beeper del tercero. Cdigo de la Empresa de Comunicaciones en la que tiene el beeper el tercero. Debe existir en la tabla de empresas de comunicaciones. Nmero del celular del tercero. Cdigo de la Empresa de Celular en la que tiene el celular el tercero. Debe existir en la tabla de empresas de comunicaciones. Si el tercero es tipo empleado asigne el valor del salario bsico Porcentaje del aporte para cartera financiera Cdigo del tercero que se va a relacionar en Visual TNS Oficial
Datos Contabilidad Integracin Contabilidad Auxiliar Deudores Cuenta de Deudores para el tercero Aux. Ret. Fuente Ventas Cuenta de Retencin para el Cliente Aux. Ret. Fuente Servicios Cuenta Retencin por Servicios de Cliente Auxiliar Proveedores Cuenta de Proveedores para el tercero Aux. Ret. Fuente Compras Cuenta de Retencin para el proveedor Aux. Ret. Fuente Servicios Cuenta Retencin por Servicios de Proveedor Datos Tributarios Rgimen Simplificado Marque si el tercero pertenece al Rgimen Simplificado Agente Autorretenedor Marque si el tercero es Agente Autorretenedor Gran Contribuyente Marque si el tercero es Gran Contribuyente % Ret. Compra Cuando pregunta retenciones en compra, le asigna el porcentaje de retencin en la fuente al momento de hacerle una compra al tercero. % Ret. Venta Cuando pregunta retenciones en ventas, le asigna porcentaje de retencin en la fuente al momento de facturarle al tercero. Mercadeo
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Fecha Nacimiento Clasificacin 2 Estado Civil Tarjeta Gana Puntos Datos Familiares Cnyuge Fecha nacimiento Hijo1,Hijo2, Hijo3 Fecha Nacimiento
Fecha de nacimiento del tercero Cdigo de la Clasificacin 2 del tercero para mercadeo. Debe existir en la tabla de Clasificacin. Estado civil del tercero Nmero de la tarjeta gana puntos Nombre del cnyuge del Tercero Fecha nacimiento del cnyuge del Tercero Nombre de los hijos del Tercero Fecha de nacimiento de los hijos
Por defecto existe el siguiente Tercero: 00 Varios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.8 Zonas
Para entrar a Zonas pulse la opcin Zonas del men Archivo->Tablas. Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:
Figura 32. Ventana de Zonas
Los datos de Zonas son:
CAMPO
Cdigo Nombre Cuenta de Faltantes
DESCRIPCIN
Cdigo de la Zona. Es un campo obligatorio. Nombre de la Zona Seleccione en el plan de cuentas el cdigo de la cuenta a la cual va a llevar los faltantes
29
Por defecto existe la siguiente Zona: 00. . Sin Zona. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.2 7.2.1 CONTABILIDAD Plan de Cuentas
Para entrar a Plan de Cuentas pulse la opcin del men Archivo o de Click sobre el botn de la barra de herramientas. Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana: (Solo para las Cuentas Auxiliares).
Figura 33. Ventana de Plan de Cuentas
Los datos de una Cuenta son:
CAMPO
Cdigo Nombre
DESCRIPCIN
Cdigo de la Cuenta segn el PUC. Es un campo obligatorio Nombre de la Cuenta
30
Cuenta Mayor Cuenta se subdivide terceros Tipo de Cuenta
Porcentaje Base Mnima
Muestra el nombre de la cuenta mayor asociada donde acumula en Indica que la cuenta maneja terceros para evitar llevar un auxiliar por cada tercero. Indica si la cuenta es de Tipo retencin: en la fuente, ICA, IVA, IVA en ventas, Otros con base o ninguna. Si es alguno de estos tipos se preguntar la base y el porcentaje de retencin en cada asiento. Porcentaje de retencin en caso de que la cuenta sea tipo retencin Base mnima para hacer retencin en caso de que la cuenta sea tipo retencin
Ajustes por Inflacin Debita a Cuenta de Ajuste por Inflacin que debita C.Costo Si la empresa maneja centro de costo digtelo Acredite a Cuenta de Ajuste por Inflacin que acredita C.Costo Si la empresa maneja centro de costo digtelo Depreciacin / Amortizacin Debita a Cuenta de Depreciacin/Amortizacin que debita C.Costo Si la empresa maneja centro de costo digtelo Acredite a Cuenta de Depreciacin/Amortizacin que acredita. C.Costo Si la empresa maneja centro de costo digtelo Vida Util Asigne la vida til en aos de la Propiedad, Planta y Equipo. Otros Cuenta de Cierre Cuenta Dbito y Cuenta Crdito para el Cierre de de la cuentas de Costos. Centros Permitidos Un auxiliar queda restringido para manejarlo slo ciertos centros de costos Tipo de Saldo Seleccione el tipo de saldo si es Corriente o No Corriente. Concepto DIAN El Cdigo debe existir en la tabla de Conceptos DIAN, este concepto es importante para el informe de la exgena de la DIAN. Tercero para pago Digite el tercero para pago, el tercero debe existir en la tabla de terceros rea Adm. Permitida Si maneja rea administrativa, seleccione el cdigo de rea asociado a la cuenta
31
7.3 7.3.1
CARTERA Y TESORERIA Bancos
Para entrar a Bancos pulse la opcin Bancos del men Archivo o de Clic sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 34). En los mdulos de Contabilidad, Facturacin e Inventario la opcin Bancos se encuentra en men Archivo Tablas.
Figura 34. Botn Bancos
Figura 35. Ventana de Bancos
Los datos de Banco son:
CAMPO
Cdigo Nombre Cuenta Nmero
DESCRIPCIN
Cdigo del Banco. Es un campo obligatorio. Nombre del Banco Nmero de la cuenta bancaria
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Cuenta Contable Formato C. Egreso Consecutivo Cheque Tarjeta de Crdito Comisin Gravamen Mov Financiero Tercero Banco
Cdigo Cuenta Contable Asociada al Banco El usuario puede configurar por Banco un formato de Comprobante de Egreso. Si desea controlar la numeracin de la chequera que le asigna el banco digite el nmero del primer cheque. Si en la forma de pago se maneja Tarjeta de Crdito digite el % de la comisin que cobra el banco Digite el % del gravamen financiero que se encuentra actualmente Seleccione el tercero del Banco que est creando
El cdigo contable es obligatorio cuando se desea imprimir un comprobante de Egreso desde contabilidad ya que el programa ubica la configuracin del cheque del banco de acuerdo al cdigo contable del asiento. Esta opcin permite adems configurar las coordenadas (Filas y Columnas) de los datos que aparecern en el cheque. Para entrar a esta opcin se da clic en el botn Configurar Cheque.
Figura 36. Ventana de Configuracin Cheque
Nota: Los valores estn dados en milmetros. Las coordenadas del campo valor son obligatorias.
33
Dando clic en el botn Predeterminado aparecern valores a las filas y a las columnas de cada campo adaptados al formato estndar de Comprobante de Egresos Minerva. 7.3.2 Conceptos
Para entrar a los Conceptos pulse la opcin Conceptos del men Archivo o de Clic sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 37). En los mdulos de Contabilidad, Facturacin e Inventario la opcin Conceptos se encuentra en men Archivo Tablas.
Figura 37. Botn Conceptos
Figura 38. Ventana Conceptos
Los datos de Conceptos son:
CAMPO
Cdigo Descripcin Tipo
DESCRIPCIN
Cdigo del Concepto. Es un campo obligatorio Descripcin del Concepto. Tipo de Concepto: Ingreso o Egreso.
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Cuenta Concepto Cuenta Orden
Cuenta Acreedora Conc. Tesorera (T52002-1) Rubro Presupuestal IVA del concepto Concepto de Retencin Concepto Mora Concepto Tipo Transferencia Concepto Exento de mora
Cuenta principal del Concepto donde se causa el valor. Si se configura esta cuenta los movimientos de cartera y Tesorera no se causan a la cuenta de Deudores o Proveedores del tercero sino a la de este concepto. Cdigo de la cuenta tipo crdito Cdigo del concepto de Visual TNS Oficial con el cual se relaciona al momento de Generar datos a Visual TNS Oficial Cdigo del Rubro presupuestal de Visual TNS Oficial con el cual se relaciona al momento de Generar datos a Visual TNS Oficial Si el concepto es un IVA asigne el porcentaje Si el concepto es de Retencin Seleccione el tipo Retencin en la fuente, Retencin de IVA, Retencin de ICA. Digite el concepto de Mora asociado, este concepto debe existir en la tabla de conceptos Si es un concepto tipo transferencia de clic en este campo Si es un concepto exento de Mora de clic en este campo.
7.4 7.4.1
FACTURACION E INVENTARIO Artculos
Para entrar a Artculos pulse la opcin Artculos del men Archivo o de Clic sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 39).
Figura 39. Icono de Artculos
35
Figura 40. Ventana de Artculos
Los datos de Artculo son:
CAMPO
Cdigo Fecha Actualizacin Nombre Inactivo Grupo de Artculo Tipo Material IVA Unidad Unidad Mayor Factor
DESCRIPCIN
Cdigo del Artculo. Es un campo obligatorio Fecha de Actualizacin del Artculo. Nombre del Artculo. Si no desea utilizar ms este artculo de click aqu para que lo Inactive. Grupo del Artculo. Es un campo obligatorio. Debe existir en la tabla de grupos de artculos. Seleccionar si el campo es tipo materia prima, mano de obra, equipo, producto proceso, producto terminado o administrativo. Porcentaje de IVA del Artculo. Debe Existir una tabla de Tipos de IVA Unidad del Artculo al Detal. Ej.: UND Unidad del Artculo al Mayor. Ej.: CAJA Factor de conversin de unidad menor a mayor.
36
Factor Global Lnea Grupo Contable Informacin Existencia Total Existencia Mnima Existencia Mxima Existencias por Bodega Horas de Servicio Porc. de Utilidad Costos Ind. de Fabricacin Caractersticas Cdigo de Barras Referencia Peso (Gramos) Comisin Ubicacin Impuesto de Consumo Redime Puntos Factor de Puntos Observaciones Ruta para Foto
Ej.: Si una caja contiene 12 unidades del articulo el factor es 12 Factor de conversin a la unidad Global definida por la empresa. Ejemplo: Galones, Toneladas. Lnea del Artculo. Debe existir en la tabla de Lnea de artculos. Cdigo del Grupo Contable del Artculo. Debe existir en la tabla de Grupos Contables de Artculos. Existencia total del Artculo. Es un campo de consulta por lo tanto no se puede editar. Incluye las existencias de todas las bodegas Existencia mnima del Artculo. Existencia mxima del Artculo. Permite ver la existencia del artculo en cada una de las bodegas. Es un campo de consulta por tanto no se puede editar Asigne en este campo las Horas de servicio del artculo. Al facturar este artculo el sistema le enva un aviso. Digite el porcentaje de utilidad del artculo si desea que el sistema le actualice los precios de ventas. Digite el porcentaje de costos Indirectos de fabricacin al artculo. Cdigo de barras del Artculo. Referencia del Artculo. Peso del Artculo. Comisin del Artculo en valor o en porcentaje. Ubicacin del Artculo. Impuesto de Consumo del Artculo. Para el caso de bebidas alcohlicas Permite configurar S/N , para redimir puntos Factor de Puntos del Artculo, lo que permite que el cliente acumule puntos cada vez que compre este artculo. Observaciones del Artculo. Permite que el usuario seleccione la ruta donde tiene guardada la foto del artculo para visualizar en el mdulo.
37
Precios y Costos Precio Detal1 al 5 Precio Mayor 1 al 5 Dct. % Escala Factor Costo promedio Ultimo Costo Ult. Costo Prom. >0 % Util / Costo Prom. % Util / Ult. Costo Costo Informativo
Precio de Venta al Detal. Se pueden digitar 5 precios diferentes. Precio de Venta al Mayor. Se pueden digitar 5 precios diferentes. Porcentaje descuento por cada lista de precios Cantidad de artculos a vender para aplicar el precio. Se pueden digitar 5 escalas diferentes. Factor para el clculo de precios tomando como base el precio donde tenga factor 1. Costo promedio del Artculo. Es un campo de consulta por lo tanto no se puede editar. ltimo Costo del Artculo. Es un campo de consulta por lo tanto no se puede editar. Ultimo Costo Promedio Mayor a Cero. Es u campo de consulta por lo tanto no se puede editar Porcentaje de Utilidad del Artculo con respecto al Costo Promedio. Es un campo de consulta por lo tanto no se puede editar Porcentaje de Utilidad del Artculo con respecto al Ultimo Costo. Es un campo de consulta por lo tanto no se puede editar. Costo Informativo este campo se puede digitar. Este registro no puede ser
Por defecto existe el Artculo 00 Artculo nico. modificado ni borrado por el usuario. MENU EMERGENTE
Las opciones que presenta el men emergente de artculos son los siguientes: Totales por Mes: Muestra una ventana con los movimientos de Entradas, Salidas y Saldos en Cantidad y en valor del Artculo actualmente seleccionado. El movimiento mostrado es el total consolidado de todas las bodegas, se puede consultar Sucursal Actual o todas las sucursales. (Ver figura 41).
38
Figura 41. Ventana de Totales por mes de todas las bodegas de un Artculo
Existencia por Bodega (F2): Muestra una ventana con las Existencias de cada bodega en donde se encuentra el artculo (Ver Figura 42). Tambin se puede tener acceso a esta opcin en la pgina de informacin de la forma principal de artculos. En esta pgina aparece un botn con la opcin de ver la Existencia por Bodega. Al dar clic aparecer la ventana siguiente.
Figura 42. Existencia por Bodega
39
Esta ventana contiene un men emergente con la opcin de ver los Totales por mes de una bodega seleccionada. Precios de Venta al Pblico (F3): Muestra una ventana con la Existencia del artculo as como el precio y descuento en cada una de las 5 listas (Ver Figura 43).
Figura 43. Existencia por Bodega
Saldo Disponible: Muestra una ventana con los datos de los pedidos pendientes por recibir (Pedido de Compras) y pedidos pendientes por Despachar (Pedido de Ventas). (Ver Figura 44).
Figura 44. Saldo disponible
Estadsticas: Muestra una ventana con datos de la ltima compra como fecha, proveedor, costo, cantidad, documento as como la informacin de la ltima venta como fecha, cliente, precio, cantidad y documento. (Ver Figura 45).
40
Figura 45. Estadsticas
Cdigo de Barras: Muestra una ventana con el cdigo de barras asignado al artculo en relacin con talla y color. (Ver Figura 46).
Figura 46. Cdigo de Barras
Proveedores del artculo: Muestra una ventana con el cdigo del tercero, nombre y cdigo que se le asigna a este proveedor. Estos datos se toman al momento de asentar una Factura de Compra. (Ver Figura 47).
41
Figura 47. Proveedores del artculo
Combo de artculos: Muestra una ventana con el cdigo, nombre, cantidad y valor parcial de los artculos que hacen parte del combo. (Ver Figura 48).
Figura 48. Combo de artculos
Actualizar inventario/costos: Proceso en el cual se actualizan los saldos del artculo. Copiar artculo como: Muestra una ventana donde se asigna el cdigo del nuevo artculo a crear tomando como base las caractersticas del gua y si se desea se puede modificar la descripcin (Ver Figura 49).
42
Figura 49. Copiar artculo como
Crear tallas y colores: Muestra una ventana donde se puede crear un nuevo artculo con el mismo cdigo adicionndole los cdigos de la talla y el color. (Ver Figura 50).
Figura 50. Crear tallas y colores
Cambiar Factor Unidad Mayor: Muestra una ventana de advertencia informando que el cambio del factor afectar el inventario (Ver Figura 51).
Figura 51.Advertencia cambio factor unidad mayor
43
Si selecciona YES se mostrar una ventana donde debe digitar el valor del nuevo factor del artculo (Ver Figura 52).
Figura 52. Cambio factor unidad mayor
7.4.2
Bodegas
La opcin Bodegas se encuentra en el Men Archivo del mdulo de Inventario y Facturacin.
Figura 53. Ventana de Bodegas
Los datos de una Bodega son:
CAMPO
Cdigo Direccin
DESCRIPCIN
Cdigo de la Bodega. Es un campo obligatorio. Direccin de la Bodega
Por defecto existe la Bodega 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario.
44
7.4.3
Grupos de Artculos
Se encuentra en el Men Archivo de los mdulos de Inventario y Facturacin. Permite clasificar los artculos hasta con 3 niveles de divisin para obtener una mayor claridad al momento de imprimir inventarios. La ventana de mantenimiento de esta tabla es la siguiente:
Figura 54. Ventana de Grupos de Artculos
Los datos de un Grupo de Artculo son:
CAMPO
Cdigo Descripcin Porcentaje Utilidad Bonificado Inactivo para Reportes Puerto Impresora
DESCRIPCIN
Cdigo del Grupo de Artculo. Es un campo obligatorio. Descripcin del Grupo de Artculo. Asigne el porcentaje de Utilidad, si desea que el sistema le actualice precios de ventas. Esta opcin se utiliza como filtro en algunos reportes tales como ventas totales por grupo y ventas totales por artculo Si da clic en esta opcin al solicitar reportes en facturacin este grupo de artculos no los muestra Configure la direccin del puerto donde desea imprimir al facturar este grupo de artculos \\nombre del equipo o IP\recurso compartido impresora ejemplo \\192.168.1.10\epson Configure la direccin del puerto donde desea imprimir una copia al facturar de este grupo de artculos \\nombre del equipo o IP\recurso compartido impresora ejemplo \\192.168.1.10\epson
Puerto Imp. Copia
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Preguntar Observaciones en Detalle de Facturas Sugiere Propina al Facturar
Al dar clic el sistema habilita la opcin de preguntar observaciones en Detalle de Facturas en el momento de facturar. Al dar clic el sistema habilitar la opcin de sugerir propina al facturar.
Por defecto existe el Grupo de Artculo 00. Servicios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Nota: Se debe tener en cuenta que los Artculos solo permiten Grupos de Artculos del tercer nivel. 7.4.4 Grupo Contable de Artculos
Esta opcin se encuentra en el men Archivos de los mdulos de Inventario y Facturacin. Es indispensable crear los grupos contables con su configuracin de cdigos contables antes de empezar a realizar movimientos si se quiere llevar una contabilizacin correcta y al da.
Figura 55. Ventana de Grupo Contable de Artculos
46
Los datos de Grupo Contable de Artculos son:
CAMPO
Cdigo Descripcin Cuentas de Inventarios Inventario Inv. Importacin Dev. en Compras Imp. Consumo Ajus x Inf. DB Ajus x Inf. CR Cuentas de Ventas Ingresos Ingresos Exportaciones Devoluciones en Ventas Costo de Ventas Costo de exportacin Impuesto de Consumo Cuentas de Produccin Costo Directo Materia Prima Costos Mano de Obra Costos Equipo Costos Administrativos Conceptos Tesorera Concepto Compras
DESCRIPCIN
Cdigo del Grupo. Es un campo obligatorio. Nombre de Grupo. Es un campo obligatorio. Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se efecta una compra Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se efecta una Importacin Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se efecta una devolucin en compras Cdigo de la Cuenta que afecta el artculo cuando nos cobran impuesto al consumo. Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se hacen ajustes por inflacin a los inventarios Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se hacen ajustes por inflacin a lo inventarios Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se efecta un Ingreso Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se efecta un Ingreso por Exportaciones Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se efecta una Devolucin en venta Cdigo de la Cuenta de Costos del Artculo Cdigo de la cuenta de costos cuando se maneja exportaciones Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando se cobra impuesto al consumo. Cdigo de la Cuenta para Costos de Materia prima del producto terminado. Cdigo de la Cuenta para Costos de mano de obra de producto terminado. Cdigo de la Cuenta para Costos de equipo de producto terminado. Cdigo de la Cuenta de Costos Administrativos del producto terminado. Cdigo del Concepto para las Compras. Se Usa Para generar el documento de Tesorera con el
47
Conceptos Devoluc. Compras Concepto Importaciones
concepto que tenga configurado el Artculo Cdigo del Concepto para las Devoluciones de Compras. Cdigo del Concepto para las Importaciones. Se usa para generar el documento de Tesorera con el concepto que tenga configurado el grupo contable del artculo. Cdigo del Concepto para las Ventas. Se usa Para generar el documento de cartera con el concepto que tenga configurado el artculo Cdigo del Concepto para las Devoluciones de Ventas. Cdigo del Concepto para las Exportaciones. Se usa Para generar el documento de cartera con el concepto que tenga configurado el grupo contable del artculo Cdigo de la cuenta contable remisin de entrada Cdigo de la cuenta contable remisin de salida Cdigo de la cuenta contable cruce de la remisin de entrada Cdigo de la cuenta contable cruce de la remisin de salida asociada con la asociada con la asociada con el asociada con el
Conceptos Cartera Concepto Ventas Conceptos Devoluc. Ventas Concepto Exportaciones
Conceptos Remisiones Entrada dbito Entrada crdito Salida dbito Salida crdito
Por defecto existe el Grupo Contable de Artculos 00 Sin Grupo Contable. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.5 Tipos de IVA
Esta opcin se encuentra en el men Archivo Tablas de los mdulos de Inventario y Facturacin. Es importante definir correctamente los tipos de IVA que se van a manejar y configurar bien sus cdigos contables antes de empezar los movimientos para obtener un correcto proceso de facturacin y una contabilizacin ptima y oportuna.
48
Figura 56. Ventana Tipos de IVA
Los datos de Tipos de IVA son:
CAMPO
Cdigo Porcentaje Cuenta IVA Compras Cuenta IVA Ventas Cuenta IVA Dev. Compras Cuenta IVA Dev. Ventas Conc. Tesorera
DESCRIPCIN
Cdigo del Tipo de IVA. Es un campo obligatorio. Porcentaje del Tipo de IVA. Es un Campo Obligatorio. Cuenta de IVA en las Compras Cuenta de IVA en las Ventas Cuenta de IVA en las Devolucin Compras Cuenta de IVA en las Devolucin Ventas Cdigo del concepto de Tesorera relacionado con Visual TNS Oficial
8. PROCESOS IMPORTANTES
8.1. PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA
1. Crear la Empresa para el ao que corresponda. 2. Alimentar las bases de datos maestras (Plan de Cuentas, Terceros, Bancos, Artculos, Grupos de Artculos, Bodegas) y las tablas (Grupos contables, Zonas, Tipos de IVA) por la opcin de Archivos. 3. Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados, y controles por la opcin Configurar.
49
4. Parametrizar o definir las cuentas del PUC que se necesitan para la integracin de los diferentes mdulos. 5. Introducir los saldos iniciales de cada mdulo, si es la primera vez. Para los aos siguientes se trasladan saldos. 6. Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el sistema. 8.2. PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AO
1. Ejecutar el mdulo de Administracin y seleccionar la empresa de trabajo del ao anterior. 2. Seleccionar la opcin Base de datos para hacer copia de seguridad. 3. Terminado el proceso anterior, escoja la opcin Seleccionar empresa. En el listado de empresas ubicado en la empresa del ao anterior con la barra espaciadora, seleccione Copiar como nueva empresa y digite el cdigo, ao fiscal nuevo ao y el nombre para la empresa. 4. Trasladar saldos del mdulo de inventarios, ubicados en la empresa del nuevo ao ir por la opcin inventario especiales - trasladar saldos ao anterior, se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera una nota de inventario con los saldos iniciales, la cual debe ser asentada y posteriormente se debe recalcular (InventarioEspeciales- Recalcular). 5. Trasladar saldos del mdulo de cartera, ubicados en la empresa del nuevo ao ir por la opcin movimientos especiales - trasladar saldos ao anterior, se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera documentos con saldo y los anticipos pendientes por cruzar, posteriormente se debe recalcular (Movimientos- EspecialesRecalcular). 6. Trasladar saldos del mdulo de Tesorera, ubicados en la empresa del nuevo ao ir por la opcin movimientos especiales - trasladar saldos ao anterior, se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera documentos con saldo y los anticipos pendientes por cruzar, posteriormente se debe recalcular (Movimientos- EspecialesRecalcular).
50
7. Trasladar saldos de contabilidad despus de realizado el cierre de ao, seleccionar la opcin movimientos- especiales- trasladar saldos ao anterior, escoja la empresa de la cual desea trasladar los saldos y de click en el botn trasladar y confirme el traslado. El programa genera un comprobante de saldos iniciales el cual debe ser asentado y posteriormente correr el proceso de recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular). 8.3. ACTUALIZACION DEL SOFTWARE VIA INTERNET
NOTA: Antes de hacer una actualizacin es importante hacer copia de seguridad y leerse el archivo nuevos desarrollos correspondientes a la versin que se encuentra en la carpeta Visual TNS. PASOS PARA REALIZAR LA ACTUALIZACION 1. Entrar a Internet www.tns-software.com 2. Dar clic en Actualizaciones Demos de Programas la pgina le mostrar las 4 categoras de productos TNS que maneja
Figura 57. Ventana de seleccin de Aplicaciones para Actualizaciones - Demos
51
3. Para revisar las ltimas actualizaciones de clic en el producto que posee, verifique en su licencia la versin A09, B09, C09, D09, A10 Y B10 si lo adquiri en el ao 2009, de acuerdo a su versin puede instalar la actualizacin ej.: Si compro la Versin C09 tiene derecho a realizar actualizaciones hasta la C10.
Figura 58. Ventana de Actualizaciones Demos
4. El siguiente paso es dar clic en la versin que desee actualizar y guardarla en el disco duro. Act C09 Estable Visual TNS Abr 13 de 2010.zip 5. Descomprimir la versin dando clic en Unzip 6. Despus de descomprimir entrar al Mdulo de administracin y en Bases de Datos - Actualizar Bases de Datos.
52
Figura 59. Ventana de Descomprimir Actualizacin
53

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MANUAL DE OPERACIONES GENERALES

Ccuta: Centro Comercial Bolvar Local B-23 Tels.: (7) 5829010

1. INSTALACION DE VISUAL TNS

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2012

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2012

Figura 1. Ventana para activar licencia

Figura 2. Pgina de Internet www.tns-software.com

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Figura 3. Historial de seriales de activacin

COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS

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2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS

3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS

Figura 4. Pantalla de bienvenida Mdulo Contabilidad

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Figura 5.Pantalla de Seleccionar Empresa

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Figura 6. Pantalla de Seleccionar Empresa

Figura 7. Inicio de Sesin

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Figura 8. Mensajes de Error. Usuario y Contrasea

Figura 9. Ventana Sucursal Perodo

A continuacin aparecer la ventana principal del mdulo que se esta ejecutando.

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Figura 10. Ventana Principal

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Primer registro Anterior registro Ultimo registro

Grabar F11 Cancelar Esc. Refrescar F12

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Figura 12. Botn Listado / Detalle

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Campo a Filtrar Casilla de Filtrar

Botn Buscar Figura 13. Filtrando una Tabla

Figura 14. Botn Exportar

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Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2012

Figura 15. Cambiar Perodo Actual

Figura 16. Cambiar Usuario

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Figura 17. Ventana de Pensamientos

Los datos de un pensamiento son:

Figura 18. Salir del Mdulo

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Figura 19. Calculadora

Figura 20. Acerca de

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2012

Figura 21. Servicio al Cliente en Lnea

Figura 22. Icono reas Administrativas

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2012

Figura 23. Ventana de reas Administrativas

Figura 24. Icono Centros de Costos

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Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:

Figura 25. Ventana de Centros de Costos

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Figura 26. Ventana de Clasificacin de Terceros

Los datos de una Clasificacin de Tercero son:

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Figura 27. Ventana de Empresa de Comunicaciones

Los datos de una Empresa de Comunicaciones son:

Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla.

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Figura 28. Prefijos de Documentos

Los datos generales de Prefijos de Documentos son: