LA DECISIN DE DIGITALIZAR: MODA O NECESIDAD?

Autor: Maria Teresa Danieli

Universidad Nacional de La Rioja. marite_danieli@hotmail.com

Administracin de Documentos y Archivos. Eje Temtico 2: Digitalizacin de documentos, necesidades reales de este procedimiento. Introduccin: El avance de la tecnologa muestra nuevos desafos, nuevos horizontes, exigiendo mucha adaptacin a los cambios, sobretodo en campos que hasta el momento se encontraban ajenos a ella o reticentes a adaptarse. En el otro extremo, se puede encontrar casi un fanatismo por correr detrs de la ltima innovacin tecnolgica y sus aplicaciones.

Objetivo: Generar conciencia de la utilidad de las tecnologas y su aplicacin en los archivos, con la moderacin necesaria y la toma de recaudos para no caer en una carrera desmedida en ser los primeros en aplicar en nuestros archivos una determinada aplicacin tecnolgica sin medir costos, beneficios o consecuencias posibles de la misma.

A medida que la tecnologa fue instalndose en los archivos, su uso se ha generalizado en casi todas las actividades propias del mismo, resultando una herramienta til y segura. Nadie podra imaginar un archivo bien instalado sin computadora, escaners, conexin a Internet, telfono y en algunos casos fotocopiadora. Todo este bagaje de tecnologa tiene como objeto facilitar las tareas dentro del archivo y brindar una correcta atencin, acorde a las necesidades del actual usuario del mismo. Es muy comn adems contar con el apoyo de empresas que tercerizan el servicio de archivo, sobre todo cuando de ahorrar espacio se trata. Estas empresas son generalmente grandes promotoras de la digitalizacin. El trmino digitalizacin va creciendo da a da, algo que todos escuchamos en nuestro lugar de trabajo y en nuestra vida cotidiana. Esto permite que estemos familiarizados con l an sin comprender su alcance, beneficios y costos. Si bien es un trmino conocido y seguramente todos los presentes saben su significado, una definicin abordando. La digitalizacin documental consiste en convertir un documento fsico o papel en un archivo digital o imagen electrnica, mediante equipos especializados para ello, llamados escneres. El trmino digitalizacin, hace referencia al proceso de crear imgenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografas y almacenarlos en soportes electrnicos, como discos pticos. La digitalizacin es en la actualidad la herramienta de preservacin ms completa y satisfactoria que nos brinda la tecnologa. dejar ms en claro el concepto que estamos

Cuando en archivos hablamos de "digitalizar" el alcance de la palabra cambia su sentido desde varios puntos de vista o anlisis. Establecer de qu tipo de archivo estamos hablando, la relacin costobeneficio, y el personal asignado a la tarea, son los primeros pasos para enfrentar la decisin de digitalizar. En el archivo histrico tendremos parmetros como por ejemplo la frecuencia de uso del documento y el estado del mismo, entre otros. En cambio en un archivo de gestin, la necesidad tiene una relacin directa costo-beneficio, con varias aristas a tener en cuenta en momento de aconsejar y establecer un plan de accin en este sentido. Los directivos responsables de aprobar el procedimiento, normalmente se ven fascinados ante la publicidad de las empresas que se dedican a esto, pese a tener generalmente un costo elevado y una necesidad no siempre comprobable. El marketing de la informtica est siempre atento a cubrir las necesidades de los distintos clientes eventuales, y sobre todo de convencer a dichos clientes que realmente es una necesidad imperativa para que dicha empresa tanto pblica como privada est a la vanguardia en la materia y que digitalizar tendr un efecto inmediato en la reduccin de costos de servicio o en un aumento de ingresos. El primer punto que los empresarios de la digitalizacin presentan, es el bajo costo que representa digitalizar y al igual que los negocios que dicen el precio de la pequea cuota sin hacer mencin del precio final que pagaremos por el producto, ellos ofrecen el servicio con el precio individual de digitalizacin, y aunque el cliente sea un excelente comerciante, termina convencindose que carece de sentido no digitalizar dado su bajo costo. Porqu se produce este fenmeno? Principalmente porque el directivo desconoce la diversidad documental que posee en su archivo y ante la seguridad que as tendr toda la informacin al instante en el momento que sea

necesaria, no duda en adquirir el producto ofrecido, sin estimar el porcentaje de documentacin que se digitalizara intilmente ya sea por su poco uso y movimiento, o porque tiene un plazo precaucional de guarda muy corto. Adems de la imgen de modernidad que significa enunciar que se realizar esta tarea y estn convencidos en muchos casos que podrn desprenderse del soporte papel. O que podrn enviarlo a un servicio tercerizado, como si ello no le representara un costo adicional. Veamos un pequeo ejemplo para ilustrar lo que estamos diciendo: En un archivo de Historias Clnicas que ingresen por mes 800 historias a un promedio de 15 pginas cada una se ofrece digitalizarlas a un coste de $14,50 cada 30 pginas. Si dividimos 14,50 por las 30 pginas nos da 0,49 cada una, si multiplicamos por las 15 pginas promedio tenemos $7,35 cada historia. Esto multiplicado por 800 nos deja un total de $ 5.880. O sea $ 70.560 anuales. No sera una cifra significativa si con ello se pudiera eliminar el documento fsico, caso contrario tendremos una doble inversin: la digitalizacin y el espacio fsico y personal designado al archivo. Por eso es necesario establecer en la primera etapa cual es, segn el tipo de archivo en el que estamos, la necesidad de digitalizar, determinando qu documentacin se debe conservar una vez que concluy su tiempo de vigencia y de plazo precaucional. Por eso, volviendo al ejemplo dado, una Historia Clnica, que cumpli 10 aos sin cambios ( o sea que el paciente no asisti, por lo tanto la historia no sufri modificaciones), segn la ley 26529 y su reglamentacin de julio del 2012, se puede eliminar. Ante esta situacin se podran digitalizar todas las historias que por su patologa o por la edad del paciente pueden llegar a ser solicitadas o requeridas para investigacin o por el propio paciente aos despus.

En este caso aunque una copia digitalizada no tiene por el momento, valor probatorio, servira a los fines de satisfacer la necesidad del paciente o del investigador. Seguramente, las historias que cumplan con estos requisitos no superarn un 10% del volumen inicial.

Si orientamos la mirada hacia un archivo contable suceder algo parecido, el volumen de documentos consultados, no justifica su digitalizacin, sobre todo cuando stos tienen un plazo de guarda por ley de entre 5 y 10 aos segn el tipo documental de que se trate.

Para ambos casos, siempre y cuando sean legalmente vlidos, se debera orientar el trabajo para que los documentos se produzcan en formato digital, pero mientras tanto debemos como profesionales, saber determinar el momento propicio y seleccionar los documentos que realmente tengan un valor a futuro para aconsejar su digitalizacin.

Llevando nuestra mirada a los archivos histricos, la visin es completamente opuesta, ya que, por tratarse de documentos de valor para la investigacin y como patrimonio de la comunidad que les di origen, es totalmente aconsejable digitalizar, ya que de esta manera el mismo documento puede ser consultado por varios usuarios al mismo tiempo y se resguarda el original, evitando su deterioro. Adems la tecnologa permite, en el caso de documentos antiguos, limpiar el texto de manchas producidas por hongos o por el simple paso del tiempo, facilitando su comprensin y legibilidad.

Algo semejante sucede con la bibliotecas donde digitalizar por ejemplo libros antiguos, nicos o series de revistas o diarios, resulta de gran utilidad y beneficio.

Y, si tenemos en cuenta la globalizacin de la informacin, resulta til digitalizar para compartir el contenido del documento de manera rpida y segura a travs de la red, lo que permite compartir la informacin con cualquier usuario en cualquier lugar del mundo. Otro punto a tener en cuanta es quien realiza la tarea de digitalizar. El archivero a cargo?. Es claro que no, ya que esta actitud significara minimizar el trabajo del del profesional a una simple tarea manual, y dejar de lado todas las dems responsabilidades inherentes a l. La tarea de pasar horas sentado frente a un scanner, digitalizando papeles, impedira que el profesional archivista, realice otras, como ordenacin, clasificacin y sobre todo ocuparse de la gestin documental.

Cuando un archivero se opone a digitalizar un sector de archivo, inevitablemente su interlocutor lo tilda de tener miedo a quedarse sin trabajo, o por decirlo de alguna manera sin un archivo para administrar. Esto supone un total desconocimiento de la actividad que se desarrolla en un archivo, y la diversidad de actividades que de l se desprenden. Si se digitaliza un fondo de archivo o una serie que por ejemplo, dada la frecuencia de consulta merezca ser digitalizada, el archivero con los datos contenidos en la imgen escaneada, debe proceder como con cualquier documento en cualquier tipo de soporte. Clasificar y ordenar sern pasos que realizar como siempre, lo que cambiar ser el soporte del documento.

No debemos olvidar, el cuidado que debe tenerse de actualizar la tecnologa de modo que siempre sigamos teniendo acceso a la informacin contenida en los distintos soportes y en el afn de reducir y modernizar no perdamos lo que realmente es importante.

En resumen, la digitalizacin, como otros aportes de la tecnologa es una herramienta valiosa para los archiveros, siempre y cuando se realice teniendo en cuenta los aspectos y las medidas necesarias para asegurar la accesibilidad a la informacin, la proteccin del documento, la participacin del profesional archivero en el proceso y la proyeccin a futuro de la integridad del soporte elegido y su actualizacin o migracin de datos correctamente establecidos.

Conclusin:

Como cierre podemos decir que la nueva funcin del profesional archivero actual y con vista al futuro, es mantenerse al tanto de las nuevas tecnologas que puedan serle til, actualizar conocimientos, tomar cursos y prepararse para poder opinar y establecer pautas con conocimiento del tema,

no porque sea el archivero quien vaya a llevar a cabo la tarea final de la digitalizacin, por ejemplo, sino que debe conocer las necesidades y la mejor manera de llevarla a cabo, para facilitar el material a digitalizar en la forma que mejor convenga a los fines buscados, y pueda responder a los requerimientos de los tcnicos informticos, conociendo los aspectos generales de la tarea y lo que mejor se adapta a los fines buscados.

Bibliografa: Lamarca, Mara Jess (2008). Metadatos. En: Hipertexto: el nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Disponible en: http://www.hipertexto.info/documentos/metadatos.htm GMEZ, Flix y WERNER, Guillamn (2005). La gestin documental y la norma ISO 15489:2001 Record Management. En: Boletn de Asociacin Andaluza de Bibliotecarios. Marzo 2005, No. 78. Ley 26529. Derechos del Paciente en su relacin con los Profesionales de la Salud. Promulgada Noviembre 19 de 2009. Argentina.