CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

PRESENTACIN El control del talento humano es estudiado como la ltima etapa del proceso de gerencia y es tan importante como las dems etapas, ya que permite detectar las fallas, as como establecer los mecanismos para su correccin, generando un proceso de retroalimentacin constante. Un control siempre reflejar lo obtenido con lo esperado de acuerdo a los planes preestablecidos. Con el desarrollo del presente tema se pretende analizar de manera clara, la importancia que tienen las bases de datos en todo el proceso de gerencia del talento humano, al facilitar la toma de decisiones en situaciones reales que se presentan en el campo laboral. Para su desarrollo, el trabajo se divide en dos partes. En el primera se examina el concepto de control y se revisan aspectos relacionados con el control del talento humano. En el segundo se desarrolla el concepto de base de datos y su funcionamiento a nivel general. CONTROL El control se considera la ltima etapa del proceso administrativo, aunque normalmente la planeacin y el control estn relacionados; incluso, algunos autores consideran que el control es parte de la planeacin. Existe cierta controversia en cuanto al control supervisin, pero hay que tomar en consideracin que la supervisin es simultnea a la ejecucin y el control es posteriormente a sta. El control implica la comparacin de lo obtenido con lo esperado, lo anterior, normalmente se realiza al final de un periodo previamente establecido, esto se hace para determinar si se alcanzaron, se igualaron fueron superados de acuerdo a lo esperado. Analizaremos algunas definiciones de control: BURT K. SCANLAN.- El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. GEORGE R. TERRY.- El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y, si en necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. HENRY FAYOL.- Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO Congruencia con los planes establecidos.- El control estar encaminado a verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Medicin.- Para llevar un control es indispensable la medicin y cuantificacin de los resultados. Detectar desviaciones.- Aqu analizaremos las diferencias que pudieran presentarse entre lo planeado y ejecutado. Establecimiento de medidas correctivas.- Si detectamos errores en la aplicacin del control, es conveniente hacer las correcciones y ajustes necesarios. En base a las interpretaciones de los autores respecto a la definicin del control y a los elementos analizados anteriormente, LUIS ALBERTO VELZQUEZ CRUZ emite el siguiente un concepto: Proceso mediante el cual, determinaremos si los resultados obtenidos son acordes a los planes establecidos, y en caso contrario establecer las medidas correctivas pertinentes. IMPORTANCIA Su importancia radica en la injerencia que tiene en todas las actividades de la empresa, con el fin de vigilar el estricto cumplimiento a los planes formulados, y as contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin. Por medio del control: Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los objetivos. Se da en todas las dems funciones administrativas. Determinamos y analizamos las causas que en un futuro pueden originar desviaciones. Obtenemos informacin respecto de la situacin de los planes, sirviendo como base al reiniciarse el ciclo administrativo. Reducimos costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados. Al aplicarlo se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la empresa, y consecuentemente en alcanzar los niveles mximos de productividad de los recursos de la empresa en general. PRINCIPIOS Equilibrio.- consiste en verificar que las responsabilidades conferidas se cumplan, y por lo tanto la autoridad se est ejerciendo debidamente.

De los objetivos.- El control es posible si existen estndares de alguna manera prefijados y ser tanto mejor cuanto ms precisos y cuantitativos sean dichos estndares. El control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos.

De la oportunidad.- aplicar los controles antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente De las desviaciones.- Cualquier anormalidad que se presente en la ejecucin de los planes, deber ser investigada para conocer las causas que la generaron, y as poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro.

Costeabilidad.- Los beneficios que se obtengan con la implantacin de los controles debe ser mucho mayor que los del costo de operacin de estos. De excepcin.- Es necesario aplicar el control en las reas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa, sin descuidar las reas donde no se lograron los planes establecidos.

De la funcin controlada.- Este principio se refiere a la determinacin de quienes han de realizar las funciones de controlar. No se debe ser juez y parte.

ETAPAS DE CONTROL a) Establecimiento de estndares. b) Medicin de resultados. c) Correccin. d) Retroalimentacin. a)ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES
Un estndar es una unidad de medida que sirve como modelo patrn sobre el cual se efecta el control. Los estndares son el parmetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa. Ralph C. Davis menciona que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, adems, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados: Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar sta con la inversin de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo. Posicin en el mercado.- Estndares que se utilizan para determinar la aceptacin de algn producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercializacin para tal efecto. Productividad.- Se aplica tanto en el rea de produccin como en todas las reas que conforman la empresa, se obtiene en base al estndar horas-mquina, horas-hombre. Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de nuestro producto en comparacin con la competencia. Desarrollo del personal.- Estndar enfocado al elemento humano, concerniente a su desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.

Evaluacin de la actuacin.- Determina los lmites de productividad del elemento humano en la empresa.

b)MEDICIN DE RESULTADOS
Como su nombre lo indica, en sta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estndares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de informacin de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la informacin que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los canales idneos de la comunicacin.

c)CORRECCIN
Los controles tienden a conducir a la accin correctiva, cuando detectamos fallas, debemos verificar donde est el mal, cmo sucedi, quien es el responsable y as tomar las medidas de correccin pertinentes. Cuando en la medicin de resultados encontramos desviaciones en relacin con los estndares, es conveniente hacer el ajuste correccin correspondiente. Normalmente las tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa, sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la desviacin es un sntoma una causa. Podemos ejemplificar lo anterior cuando un producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que algo se ha ejecutado mal en base a lo planeado, la primer actitud para contrarrestar la poca demanda del producto no es precisamente elevar el nmero vendedores o someterlos a capacitacin, sino analizar detalladamente si esa baja no se debe a mala calidad del producto o si el proceso de comercializacin ha sido muy raqutico. Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la retroalimentacin, de acuerdo a lo anterior, es en ste proceso donde se entrelaza la planeacin y el control.

d)RETROALIMENTACIN Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin fluya de manera rpida. CONTROL DE RECURSOS HUMANOS
Es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de ste departamento. Auditoria de recursos humanos.- En cualquier funcin que se desarrolla en una empresa existen ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoria de recursos humanos se evalan y analizan tales deficiencia, para recabar sta informacin es necesario realizar entrevistas y cuestionarios.

Tambin en ste punto se realiza el inventario de recursos humanos, del que obtenemos la cuantificacin y registro de habilidades, experiencias, caractersticas y conocimientos de cada uno de los integrantes de la empresa. Evaluacin de la actuacin.- Mediante sta, evaluaremos la efectividad de los trabajadores de la organizacin, se lleva a cabo mediante estndares de evaluacin en los que intervienen factores como rotacin, ausentismo, prdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamacin de los clientes, entre otros. Los factores antes mencionados sirven para llevar a cabo acciones correctivas y recompensas. Evaluacin de reclutamiento y seleccin.- Se concentra en evaluar lo efectivo que son los programas y procedimientos concernientes al rea de personal, analizando ciertos aspectos como efectividad en el proceso de seleccin, eficiencia del personal contratado, as como su rpida integracin a los objetivos de la empresa, las causas que provocan las renuncias y despidos de los trabajadores. Evaluacin de capacitacin y desarrollo.- Para llevar a cabo dicha evaluacin es conveniente apoyarnos del estudio de ciertos ndices como productividad y desarrollo del personal. Evaluacin de la motivacin.- Es uno de los aspectos ms difciles de evaluar, porque como ya sabemos, la motivacin no podemos medirla, sin embrago, existen algunas tcnicas para obtener -resultados de los cuales podemos analizar la conducta del trabajador en la empresa:

- Encuestas de actitud. - Estudios sobre ausentismo, retardos. - Frecuencia de conflictos. - Buzn de quejas y sugerencias. - Productividad. Evaluacin de sueldos y salarios.- Esta, es una situacin un tanto delicada y Riesgos a, debido a que el personal de la empresa siempre estar inconforme con su pago. Algunas medidas que se adoptan para efectuar ste tipo de control son las siguientes: a)Investigacin de salarios con empresas de la regin que tengan caractersticas similares. b)Estudios de incentivos en relacin con la productividad. c)Presupuestos de salarios. d)Evaluacin de puestos. Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.- Para medir la efectividad de stos programas, se lleva a cabo a travs de anlisis y registros: *ndices de accidentes.

*Participacin del personal en los programas de servicios y prestaciones. *Estudios de ausentismo, de fatiga. *Sugerencias y quejas. Como pudimos observar, la finalidad de la aplicacin de los controles analizados, se centra en la correccin de errores en base a los planes de la empresa para la toma de decisiones. BASE DE DATOS. Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formacin del juicio. Un dato es solo un ndice, una manifestacin objetiva posible de ser analizada subjetivamente, es decir exige la interpretacin del individuo para poder ser manejada. Procesamiento de Datos: Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en informacin, o para tener otra informacin (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo. Manual: Es cuando se efecta de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de informacin. Semiautomtico: Es cuando presenta caractersticas del procesamiento manual unidas a las caractersticas del proceso automtico, es decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o informacin uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y, despus de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervencin del operador (lo que constituye el procesamiento automtico). Automtico: Es cuando la maquina esta programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervencin humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras. Base de datos en recursos humanos. Es un sistema de almacenamiento y acumulacin de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtencin de informacin. (Conjunto de archivos relacionados lgicamente). La eficiencia de la informacin es mayor con la ayuda de la base de datos no slo por la reduccin de la memoria para archivos, sino tambin porque los datos lgicamente relacionados permiten la actualizacin y los procesamientos integrados y simultneos. Es muy comn que las bases de datos estn relacionadas entre si

por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes. En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber: Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal. Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos. Datos de los empleados de cada seccin, departamento o divisin, que constituye un registro de secciones. Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneracin. Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios. Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc. Este sistema obtiene datos e informacin de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recoleccin, procesamiento y utilizacin. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, anlisis y seguimiento para fines de caracterizacin. Otros se almacenan para ser recuperados despus, procesarlos y utilizarlos en la descripcin. La elaboracin de un sistema de informacin debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de informacin solo para un aparte de los flujos de informacin, puesto que la dimensin del proceso decisorio esta perfectamente definida. Los antiguos sistemas tradicionales de informacin constituyen sistemas cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de informacin dentro de una empresa, en tanto que la administracin por sistemas busca establecer un conjunto programado de reglas de decisin que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. La administracin por sistemas se basa en la plantacin e implantacin de un sistema de informacin, el cual puede recolectar informacin interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel institucional o estratgico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema integrado de informacin de recursos humanos debe agrupar una variedad de informacin obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.