Sistema de incorporacin basada en requerimiento cuantitativo de personal John Edwin Gmez Hincapi.

ANEIAP Unalma

A continuacin, una propuesta para implementar un completo sistema de incorporacin basada en el requerimiento cuantitativo de personal, el proceso de incorporacin ampliamente descrito en el SRA (Sistema de Reclutamiento ANEIAP) y soportado en la metodologas y herramientas de la GNI (Gua Nacional de Incorporaciones), es uno de los proceso claves al interior de la organizacin no solo por que permite el acceso del mercado objetivo a los servicios de la asociacin, sino por que proporciona el elemento fundamental para el desarrollo de las actividades, el talento humano Cuando se habla de incorporacin basada en requerimiento, se hace referencia a dos factores fundamentales, exigencias de personas en cuanto a: cantidad y competencias, en el presente artculo solo se tratar el tema de requerimiento cuantitativo de personal, ya que las exigencias en cuanto a competencias se constituye en un tema mucho mas basto que exige necesariamente un espacio de anlisis mayor. Entrando en materia, el primer paso para el anlisis del requerimiento es determinar los procesos y proyectos a ejecutar, anlisis que esta sintetizado en la planeacin estratgica del periodo y que se sintetiza en el cuadro de mando del Balanced Score Card, o el conocido plan de accin o estrategico de la asociacin, all claramente se puede evidenciar uno a uno los procesos estratgicos que se piensan ejecutar, ahora bien, es recomendable adems desarrollar un plan operativo que complemente el estratgico y que, en conjunto, resuman todas las exigencias del captulo. Una vez identificados los procesos, proyectos y actividades a desarrollar, es necesario asociar a cada una de ellas un requerimiento de personal, en este apartado es donde se analiza la exigencia de la labor a desarrollar y se consideran las competencias necesarias y la cantidad de personas adecuada para ejecutar satisfactoriamente la labor, la asignacin de personal puede estar estandarizada y documentada en el capitulo, sino lo est, la asignacin puede darse partiendo de experiencias anteriores. La exigencia de personas para ejecutar los procesos por si misma no es un dato muy til, debe contrastarse con el tiempo, y as determinaremos en que intervalo de tiempo es que necesitamos dicho personal, procurando siempre la ocupacin constante del asociado, esta relacin se puede hacer en una pequea variacin del diagrama de gannt (anexo 1), la cual relaciona los tres elementos fundamentales: Actividad, exigencia cuantitativa y tiempo, adems esta herramienta nos permite hacer una planeacin ms ajustada a la realidad de la asociacin, donde se le asigne la mayor carga de trabajo a los intervalos de tiempo con menos exigencia acadmica y la menor carga de trabajo a los intervalos con mayor exigencia acadmica, adems permite planear el paso

del asociado de un proyecto a otro en el mismo periodo, promoviendo la promocin del personal y la ocupacin permanente, factores claves dentro de la fidelizacin de nuestro cliente interno Se poda pensar que la exigencia de nuevo personal a incorporar no es ms que una relacin entre el personal total requerido y el personal que actualmente est incorporado de la siguiente manera; Personal a incorporar = Personal requerido Personal actualmente incorporado. Pero, se hace necesario hacer un ajuste en el clculo.

AJUSTE EN EL CLCULO El ajuste en el clculo, lo que hace es considerar dos cosas a) el numero efectivo de personas que estn actualmente y que continuaran el siguiente periodo, y el nmero de personas que entraran y se vincularan activamente a las actividades, con esta consideracin, los clculos se hacen con el total de asociados que participan y no se ve viciado por ese pequeo porcentaje de asociados que no se vinculan. Para esto partiremos de dos ndices, derivados de los principales indicadores de gestin de un capitulo INDICE DE DESERCIN (): Es un ndice que relaciona la salida de asociados por causas diferentes a graduacin, con el total de asociados, su clculo se centra en los asociados antiguos del capitulo (No. Asociados que se salieron / Total asociados) INDICE DE RETENCIN DE NUEVOS ASOCIADOS (): Este ndice relaciona el nmero de asociados que continan una vez realizada la primera evaluacin de membresa, con el total de asociados incorporados sirve para determinar la efectividad incorporacin de asociados, su clculo se centra en los asociados nuevos del capitulo (No nuevos que continan/No nuevos incorporaciones)*100 Ambos ndices se calculan al finalizar un periodo, por lo tanto, se puede hacer proyeccin para el siguiente periodo a travs de algn tipo de pronostico (promedios simples, promedios mviles, medias entre otros) Ahora bien, se mostrara el paso a paso en el nuevo clculo ajustado. (1) Identificacin de variables. = ndice de desercin = ndice de retencin

 = ndice de no retencin ( = 1- ) h: Numero de asociados actuales del capitulo t: Numero de asociados actuales que continan el siguiente periodo i: Nmero total de personas requeridas para el prximo periodo j: Requerimiento adicional de personas n: Numero de personas a incorporar (2) Calculo del nmero de asociados antiguos que continan el siguiente periodo t= h * (1- ) (3) Calculo de requerimiento adicional de personas

j=it (4) Calculo de personas a incorporar n = j * (1+ )

Mediante los anteriores clculos, logramos hallar un nmero de personas a incorporar considerando, la futura desercin de los asociados con los que actualmente cuenta la asociacin, y la retencin de los asociados que incorporaremos en el periodo. Por lo tanto matemticamente logramos un clculo muy acercado a la realidad que ser de gran utilidad para el proceso de incorporacin y la ocupacin del asociado, como factor determinante para su fidelizacin