Alcance de un proyecto La planeacin del alcance es el primer proceso dentro del grupo de la planeacin general, la declaracin del alcance

es el documento entregable de la planeacin del alcance, y ser la entrada para el segundo proceso de planeacin el cual es la definicin del alcance, en esta parte es cuando se utiliza la documentacin de otros proyectos, respaldos y bases de datos de trabajos anteriores, incluso, de reas diferentes a la que se va a evaluar. La planeacin del alcance, igual que otros procesos, tiene entradas, herramientas y tcnicas y, por supuesto salidas. El primer propsito de la planeacin del alcance es generar la declaracin del alcance y el plan de administracin del alcance. Las entradas son: La descripcin del producto, la carta del proyecto, apremios del proyecto y las suposiciones del proyecto. Adems, hay dos herramientas y tcnicas para la planeacin del alcance: Anlisis de costo beneficio (costos del proyecto y beneficios esperados por el proyecto) y el juicio de un experto. Este experto es una persona o grupo de personas que tienen el conocimiento o estado del arte o asesores en el rea del proyecto Otras dos tcnicas son el anlisis del producto y la identificacin de alternativas : El anlisis del producto es la identificacin clara del producto, as como el completo entendimiento del producto o servicio, as como la identificacin del valor de la operacin, anlisis funcional y tcnicas de ingeniera de sistemas o tcnicas de valor de ingeniera; todo esto para definir el producto o servicio. La identificacin de alternativas es una tcnica para descubrir diferentes mtodos o vas para cumplir con los requerimientos del proyecto. Por ejemplo, la tormenta de ideas es usada para descubrir alternativas para implementar los objetivos del proyecto La declaracin del alcance: Este es la preocupacin primaria, el documento que contiene la lista de los entregables y requerimientos del proyecto, esto solo se logra cuando se producen de acuerdo a criterios establecidos por la organizacin de la empresa, En los entregables, se describen los componentes de las metas y objetivos en una forma cuantificable. Estos entregables, generalmente son referidos como factores de sucesos crticos. Estos factores crticos son aquellos que debern estar terminados para considerar un proyecto terminado. No todos son crticos En este momento es cuando el administrador de proyectos necesita descubrir y documentar todos los requerimientos del proyecto, Los requerimientos describen las caractersticas de los entregables. En esta etapa, es cuando el administrador de proyectos debe hacer uso de sus habilidades de comunicador para trasmitirle a los jefes de departamento o grupo y los gerentes del proceso acerca de los

requerimientos del proyecto., Los Gerentes de proceso, son todos aquellos expertos en un rea particular de la empresa. En esta parte se debe especificar lo que se requiere, los expertos en reas especficas saben el como hacerlo. Muchas veces, si se renen los expertos y los administradores en una junta para realizar una tormenta de ideas, puede resultar algo terrible, todo depende del tamao del proyecto. Uno de los propsitos de la declaracin del alcance es la de documentar las metas, describir los entregables y los requerimientos del proyecto, y que estos puedan ser usados como lnea base para futuras decisiones dentro del proyecto Componentes de la declaracin del alcance : Debe incluir: La justificacin del proyecto, el producto del proyecto, los entregables del proyecto y los objetivos del proyecto. Los detalles de cada uno de stos podrn estar detallado en algn otro documento o simplemente se hace referencia al documento que contiene el detalle Justificacin del proyecto: Esta parte describe las necesidades del negocio del proyecto, si el negocio del proyecto lo requiere, ser detallado en la declaracin del alcance, o slo se hace referencia al documento que lo contiene, Esta justificacin tambin contiene los beneficios en costo y el anlisis del flujo de caja usado para determinar la factibilidad proyectada en el proyecto. Productos del proyecto: Es la descripcin del producto, esta puede ser tambin referenciada si ya est implcita en la carta del proyecto. Entregables del proyecto: Se trata de un compendio de subcomponentes que forman los entregables, la terminacin de cada uno de estos subcomponentes significara la terminacin del proyecto, por ejemplo, si la meta es producir un nuevo bote de cerveza para una fecha especfica, uno de los mayores de los entregables sera los cartones que contengan las cervezas y los subcomponentes para producir este entregable mayor seran el diseo del cartn, fotografas, juego de colores entre otros. Objetivos del proyecto: Los objetivos siempre involucran a los tres puntos ms importantes del proyecto: tiempo, costo y calidad. En el caso de metas y objetivos, estos tres puntos son usados como medida para determinar la satisfaccin del proyecto y su terminacin, deben ser fcilmente medibles. Es muy importante que los objetivos del proyecto, entregables y requerimientos sean claros y firmemente establecidos en la declaracin del alcance o no podrn ser entendidos mas adelante. La declaracin del alcance deber contener una lista entendible de todos los requerimientos del proyecto. Deben ser claros porque sern el punto de partida

para todos las reas de especialidades y administradores dentro del proyecto. Es importante correr un borrador entre los administradores clave y dentro del grupo de proyectos para asegurarse que no hay olvidos o vacos en el alcance, una vez que se encuentra revisado y afinado, se debe distribuir entre todos los involucrados en el proyecto, se debe firmar este documento por todos los interesados, con esto se comprometen a cooperar, participar y realizar los entregables del proyecto. Se debe recordar siempre esto: Objetivos, entregables y requerimientos no incluidos especficamente en la declaracin del alcance estn explcitamente excluidos del proyecto. El alcance deber tener una seccin de exclusiones, que ser lo que queremos enfatizar que no est incluido en el alcance. Los detalles de soporte, son una salida de la planeacin del alcance, deber estar documentada y e incluida en los urgentes del proyecto, suposiciones y cualquier otra informacin no documentada especficamente en la declaracin del alcance. Publicacin del plan de administracin del alcance Los cambios son inevitables. Los cambios no deben ser temidos, solo deben ser bien administrados. La administracin del alcance ayuda al administrador de proyectos a ajustar el proyecto. Este plan de administracin es un importante documento suplementario para el plan del proyecto, en el se describen como se incorporarn los cambios al alcance del proyecto y describe el proceso de cmo se deben realizar los requerimientos de cambios. El plan de administracin del alcance deber ser escrito y difundido entre todos los involucrados en el proyecto, se debe asegurar que los cambios no daen la estabilidad y la realizacin del proyecto. Se deben responder las siguientes preguntas son algunos de los cambios esperados? Y que tan dramticos llegarn a ser los cambios, esto estara determinado por la complejidad del proyecto que se est manejando El proceso de administracin del cambio de alcance De acuerdo al PMBOK, el proceso de administracin del cambio de alcance puede ser formal e informal, para pequeos proyectos, por ejemplo en el que estn involucrados uno o dos jefes de grupo, es suficiente con una comunicacin informal, sin embargo, cuando son mas de tres, es recomendable hacerlo de manera formal. Es importante resaltar, que estos cambios de alcance entre el cliente y la firma de ingeniera, deben ser documentados y consensuados entre las dos partes, no importa que el proyecto sea chico.

Los requerimientos de cambio al alcance deben ser siempre por escrito. Debe disearse un formato especial para el cambio de alcances, este formato debe incluir un espacio para hacer notar el impacto en el proyecto. Este impacto, necesariamente ser en alguno de los tres aspectos del proyecto, en el costo, en la calidad o en el tiempo. Probablemente impacte en los tres, estas modificaciones debern adicionarse a la planeacin del curso del proyecto y ser necesario volver a nivelar la programacin. Algunos cambios podrn no ser aprobados, pero se debern tomar en cuenta para otros proyectos a futuro, e incluirlos en las memorias o base de datos para ser usada en proyectos futuros. Recordemos que el plan de administracin de proyectos es un documento que identifica cmo el alcance del proyecto deber ser manejados y cmo estos cambios debern ser incorporados al proyecto. Con esto, podemos ver la probabilidad de cambios de alcance, su frecuencia y su impacto. Es recomendable formalizar este proceso para proyectos largos o complejos. Formulacin de la definicin del alcance El alcance del proyecto deber ser dividido en pequeas partes, en partes manejables, de tal forma que se puedan planear tareas y actividades. Esta subdivisin de los entregables en pequeas partes es el propsito de un proceso de definicin del alcance. El PMBOK lo llama descomposicin, en lo que llamaremos paquetes de trabajo, a la primera divisin. Esta descomposicin o rompimiento, debe tener el objetivo de poder estimar fcilmente los costos, el tiempo o los recursos individuales de cada paquete de trabajo para poder definir y estimar las metas del proyecto, despus, designando nuevas partes mas pequeas, podemos hacer una asignacin de recursos y responsabilidades para cada uno de los componentes que van a realizar el trabajo, y con ello, su fcil control y medicin de desempeo. Claro est, que la conclusin de partes pequeas, implican la finalizacin de los entregables del proyecto. El proceso de la definicin del alcance, tiene 5 entradas de informacin: La carta del alcance Aspectos crticos del proyecto Suposiciones Otras salidas del proceso de planeacin y, La informacin Histrica

Ejemplos de alcance:

AUTOMATIZACIN Y MODERNIZACIN DEL SERVIDOR DE BASES DE DATOS DE PINTURAS DEL SUR I ALCANCES DEL PROYECTO. 1.1 Antecedentes. En la actualidad, la empresa cuenta con dos sistemas contemplado con el nombre de SISEC sistema de Servicio al Cliente. El primero es un programa instalable desarrollado sobre Visual Basic 6.0, con Ms-Access 97 que corre sobre la computadora de cada Cliente. Para definir Cliente como un actor en este documento son: Ferreteras, Centros de Pinturas o algn punto de Venta propio de la empresa. Esta aplicacin tiene como finalidad: Brindar la facilidad de guardar las frmulas, con que se crean las pinturas. Brinda Informacin de lo que se conoce como Asistencia Tcnica, que es un soporte de informacin de los productos, solucin a problemas entre otros. Clculos de Costos. Mantenimiento de Datos. Almacenamiento de datos de Cliente.

Debido a su plataforma tecnolgica no permite de actualizaciones de Datos de la base de datos Maestra (SQL-Server) e inclusive de modificaciones del Software. El segundo sistema es un Portal en Internet, que su enfoque es basado en Informacin y cierta interaccin con el usuario Como se mencion anteriormente, estos son los puntos ms relevantes a la necesidad y realizacin del proyecto de Automatizacin y Modernizacin de Sur Qumica. 1.2 Beneficios Esperados. Dado que el escenario anteriormente expuesto a nivel muy global lleg a sus lmites de necesidades y de valores agregados que no se le pueden brindar al sistema actual de Sur Qumica, deja el concepto de ser un portal y el deseo de

convertirse en todo un Sistema sobre una plataforma ms robusta, verstil y amigable. II ALCANCE GENERAL PARA EL NUEVO SISTEMA SUR QUMICA. La estructura propuesta para Sur Qumica se base en una platilla sencilla que le permite al usuario de un sitio ubicar en forma rpida la informacin ms relevante, para un mayor detalle ver documento de Estructura propuesta por Sur Qumica nos basaremos en el contenido y estructura actual del Web. Para el nuevo Web haremos 2 plantillas de diseo distintas, se escoger la que el personal encargado del desarrollo del sitio seleccione por parte de sur Qumica. Una vez decidido el diseo o plantilla de la Nueva Cara de sitio, partiremos con la construccin de las distintas secciones del Web. La programacin de las secciones definidas para el Sistema Web se desarrollarn bajo tecnologas .NET (Microsoft ASPX), con base de datos en MS-SQL Server 2000. 2.1 ALCANCE ESPECFICO DE LA ESTRUCTURA WEB SITE: SECCION I) Quienes Somos: Presenta el texto y la fotografa incluida en la historia de la empresa que esta en el sitio actual, con una mejor presentacin y ubicacin de fotografas. Url de referencia. Formato: HTML SECCION II) Login: Permite que el usuario ingrese a su cuenta con su respectiva clave de acceso, la autenticacin se har sobre la base de datos propia del Web, una vez autenticado sern habilitados los servicios a los cuales tiene acceso, predefinidos por el administrador del Web mediante un Panel Administrativo. Formato: .NET SECCION III) Mapa del sitio: Muestra las diferentes secciones de la estructura del web de una manera amigable y verstil, puede ser una especie del flash animado. Formato 1: HTML. Formato 2: FLASH. (Opcional) SECCION IV) Muestra un formulario que permite recolectar los datos del usuario interesado para el envi correspondiente al administrador o persona encargada, esta informacin nosotros no recomendamos que se almacene en base de datos para no sobrecargar la misma con informacin basura. Formato: .cgi (Funcionalidad nicamente envi de correo.)

SECCION V) Marcas: Seccin programada para tomar de la base de datos la informacin pertinente a Marcas y productos de Sur Qumica y mostrarla en Web. Esta seccin proponemos que se subdivida en dos partes: Parte I: Referente a Marcas: Esta seccin listar almacenadas en base de datos:

las marcas que se encuentran

Informacin que se desplegara al usuario de Internet: Logo Nombre de la Marca. Lnea de la Marca Descripcin de la Marca. Con un vnculo a sus usos y aplicaciones Los usos y aplicaciones se subdividen en: Aislamiento trmico Arquitectnico Demarcacin de carreteras Madera Artstica Automotriz Aviacin Construccin Mantenimiento Industrial Marino Comercial Plstico reforzado

(* El uso y Aplicacin puede variar de acuerdo a la Marca) Parte II. Referente a Productos: Esta seccin tratar de asesorar al usuario mediante un esquema fcil y amigable de pasos para que al final del proceso el mismo sistema le recomiende cual es el producto mas adecuado para compra. Estos esquemas y procesos sern definidos durante la etapa pertinente de anlisis y diseo de procesos del sistema. Formato: .NET

Contara con Panel de Control para mantenimiento. SECCION VI) Comercializadora: Incorporacin del componente Actual en el Nuevo Web. Formato .FLASH SECCION VII) Boletines. Esta seccin permite mostrar los boletines ms recientes publicados en el sistema en un formato HTML, en una platilla previamente definida. El usuario de Internet cuando entra a esta seccin, listar los boletines mas recientes y podr ver rpidamente la siguiente informacin: Fecha de Publicacin del Boletn Titulo del Boletn Fuente Pequea Descripcin. Ir a Detalle

Si desea ir a detalle puede ver la informacin pertinente al boletn como: El titulo. Una pequea descripcin Las posibles causas Las posibles soluciones.

Se tratar de mantener un esquema parecido al actual, pero con el valor agregado de que pueda ver esta informacin en formato HTML si carece de Acrobar Reader, al igual de que se mantendr la opcin de poder descargar esta informacin en PDF, ya sea para almacenarla en la maquina o bien hacer una impresin. El sistema ser el encargado de crear este documento PDF. No obstante, esta seccin mantendr un historial de las publicaciones de los respectivos boletines. Al igual que un panel para su debido Mantenimiento por el usuario encargado de esta seccin Formato: .NET Contara con Panel de Control para mantenimiento. SECCION VIII) Asistencia Tcnica: Seccin donde el usuario o cliente podr realizar una consulta que ser almacenada a nivel de base de Datos para su respectiva solucin.

En el momento que ingresa al sistema una consulta con los datos que se definirn posteriormente tomando como referencia se podr acceder para su solucin mediante un panel de control por el usuario encargado de resolver estas consultas al igual que ser notificado va correo electrnico que en el sistema se encuentra una consulta en transito, pero la solucin a esto ser obligado a interactuar con el sistema para un mejor control de las consulta y su respectiva solucin. Formato: .NET Contara con Panel de Control para mantenimiento. SECCION IX) Noticias: Se mantendr el mismo esquema de boletines a diferencia de que el documento en PDF tiene que estar previamente definido. Se har de esta manera porque la presentacin de las noticias tiende a diferir entre una y otra. No ser responsabilidad del sistema de crear el documento PDF, sino que depender de un encargado para crearlo y adjuntarlo a la noticia respectiva. Formato: .Net Contara con Panel de Control para mantenimiento. SECCION X) Ecosur: ser una pgina HTML con imgenes integradas, de manera que el objetivo sea una mayor rapidez a la hora que se consulta esta seccin. SECCION XI) Galera de fotos: Componente en FLASH, que muestre las fotografas que el administrador del Web ubique en una carpeta determinada, para que el flash haga lectura de las fotografas de esta carpeta. De manera que si en un futuro se desean agregar mas fotografas al igual que eliminar ser de mayor versatilidad. SECCION XI) Ultimas Noticias: Mostrara la noticia mas reciente en el sistema, con un link al modulo de Noticias. Formato .NET Contara con Panel de Control para mantenimiento. SECCION XII) Documentos mas recientes: Seccin que estar dependiente de un Parmetro Numrico configurable en el Panel de Control para el despliegue de documentos en esta seccin, con un vnculo, ya sea al modulo de Noticias o Boletines. Formato .NET Contara con Panel de Control para mantenimiento. DETALLE DE ESTRUTURA APLICACIN LOCAL. Aplicacin que corre en el cliente llamada SISEC-LOCAL, Sistema de Servicio al Cliente LOCAL.

Esta aplicacin contemplar todas las opciones actuales del sistema desarrolladas en Visual Basic 6.0, sobre una plataforma que le permita actualizaciones de opciones como: Actualizaciones de formulas de pinturas. Noticias. Boletines. Marcas. Productos. Entre otros por definir.

Tambin ser implementado manteniendo el Standard de tipografas y colores definidos para el desarrollo del Web Site, esta aplicacin ser desarrollado bajo la plataforma .NET (Visual Basic .NET). Requerimientos de la aplicacin local: Net FrameWork Conexin de 56 kbps como mnimo para las Actualizaciones Disco Duro de 50G. Memoria RAM 1000.