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UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Licenciatura en Contadura Pblica y Auditora

Evaluacin de procedimientos de control en el rea de caja y bancos Ingenio Santo Domingo, S.A.
Prctica Empresarial Dirigida - PED -

Will Allen Bracamonte Morales

Guatemala, mayo 2011

Evaluacin de procedimientos de control en el rea de caja y bancos Ingenio Santo Domingo, S.A.
Prctica Empresarial Dirigida - PED -

Will Allen Bracamonte Morales

Lic. Luis Fernando Rodrguez Duarte, Asesor Licda. Sandra Garca Rivera, Revisora

Guatemala, mayo 2011

Autoridades de la Universidad Panamericana

M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus Rector

M. Sc. Alba Araceli Rodrguez de Gonzlez Vicerrectora Acadmica

M. Sc. Alba Araceli Rodrguez de Gonzlez Secretaria General

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas

Lic. Csar Augusto Custodio Cbar Decano

Licda. Miriam Lucrecia Cardoza Bermdez Coordinadora

Tribunal que practic el examen general de la Prctica Empresarial Dirigida PED

Lic. Francisco Javier Escobar Examinador

Lic. Juan Carlos Quan Tllez Examinador

Lic. William Roberto Molina Palma Examinador

Lic. Luis Fernando Rodrguez Duarte Asesor

Licda. Sandra Garca Rivera Revisora

DEDICATORIA

A DIOS

Por su presencia, amor, bendicin y ser mi gua por el camino de la vida.

A MIS PADRES

Maria Elena Morales de Bracamonte Jess Fernando Bracamonte Marroqun Por ser mi ejemplo de vida, a quienes dedico mi esfuerzo, mi ser y mis triunfos, con amor y agradecimiento eterno.

A MIS HERMANOS

Douglas Fernando y Farrah Dayan Con amor fraternal y que el xito los acompae siempre.

A MIS ABUELOS

Mara Morales (Q.E.P.D), Manuel Toledo (Q.E.P.D.), Emilia Marroqun (Q.E.P.D.), Jess Bracamonte (Q.E.P.D.), por su amor y sabios consejos, motivos por los cuales los llevo en mi corazn.

A MI TIO

Cesar Arturo Morales Con mucho cario por su ayuda, apoyo y comprensin.

A MI SOBRINA

Sara Nicole Por ser una bendicin para nuestra familia.

A MIS AMIGOS

Gely, Brenda, Damaris, Carlos Berdo, Erick Aguilar, Erick Girn y Roberto Molina, gracias por su aprecio, apoyo y amistad sincera.

A LA UNIVERSIDAD PANAMERICANA Por haberme dado la oportunidad de culminar con xito una de las metas trazadas en mi vida.

A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Contenido
Pg. Resumen Introduccin i ii

Captulo 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.3.1 1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.3.4 1.1.3.5 1.1.3.6 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.2 1.3 1.3.1 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5 1.6 Antecedentes Aspectos legales Aspectos tributarios Aspectos de organizacin Misin Visin Valores Poltica de calidad Objetivos Estructura organizacional Informacin financiera y contable Aspectos laborales Informacin agrcola e industrial Informacin comercial Organizaciones relacionadas con la industria azucarera Planteamiento del problema Justificacin Pregunta de investigacin Objetivos Objetivo general Objetivos especficos Alcances y lmites Marco terico 1 1 1 2 2 2 3 3 3 3 5 5 6 6 7 8 9 10 10 10 10 10 11

Captulo 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.3.1 2.1.3.2 2.1.3.3 2.1.3.4 2.1.3.5 2.1.3.6 2.1.3.7 2.1.4 2.1.5 Metodologa Tipo de investigacin Sujetos de investigacin Instrumentos Cuestionarios Entrevista Observacin Anlisis documental Anlisis FODA Razones financieras Flujo gramas Diseo de la investigacin Aportes 18 18 18 19 19 19 19 20 20 20 21 21 23

Captulo 3 3.1 3.1.1 3.1.1.1 3.1.1.2 3.1.1.3 3.1.1.4 3.1.1.5 3.1.1.6 3.1.1.7 3.1.1.8 3.1.1.9 3.1.2 3.1.2.1 Resultado y anlisis de la investigacin Resultados de la investigacin Controles y procedimientos Ingresos Egresos Arqueo de caja Conciliacin bancaria Pago de proveedores Sistema de computacin Instalaciones Archivo y resguardo de documentacin Anlisis de los resultados Anlisis del resultado de la evaluacin del control interno 24 24 24 25 25 26 27 27 28 29 29 30 30

3.1.2.2 Aspectos tributarios 3.1.2.3 Anlisis econmico financiero

32 37

Captulo 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 Propuesta de solucin Presentacin de la propuesta Fundamentos de la propuesta Estructura de la propuesta Viabilidad 48 48 48 49 62 64 67 69 70 73

Cronograma de trabajo Conclusiones Recomendaciones Referencias Anexos

ndice de Cuadros

Cuadro 1: Cuadro 2:

Estado de Situacin Financiera Estado de resultados

39 41

ndice de Anexos

Anexo 1: Anexo 2: Anexo 3: Anexo 4: Anexo 5: Anexo 6: Anexo 7:

Memorndum para llenar el cuestionario Cuestionario rea de caja y bancos Entrevista al personal del rea de caja y bancos Anlisis FODA Formato para la elaboracin de una conciliacin bancaria Niveles de firma para el pago de cheques Regulaciones de caja chica

74 75 78 81 83 86 87

Resumen

En toda empresa es muy importante informarse de lo que est sucediendo en todas las reas que la componen, porque esto nos dar la ventaja de tomar decisiones ms acertadas, por sta razn es necesario un control efectivo que abarque todos los aspectos relacionados con la actividad de un ingenio.

Las necesidades de las empresas estn en constante cambio debido a las fluctuaciones que se dan en el mbito econmico y tecnolgico, tienen la obligacin de conocer si sus operaciones se realizan de forma eficiente, para proporcionar un mejor servicio, brindando un producto de mejor calidad que sea competitivo a nivel mundial.

El cultivo de la caa de azcar es considerado uno de los cultivos ms importantes, debido a que es una de las fuentes principales de divisas de nuestro pas, as como tambin es generador de empleo en gran parte de la comunidad de la costa sur.

Actualmente los controles y procedimientos son las herramientas de las cuales se vale la administracin para determinar si sus actividades se realizan de acuerdo a las polticas establecidas, la aplicacin de stas permite que se alcancen los objetivos y que se obtengan mejores resultados en las operaciones que se realizan.

Con la finalidad de aminorar los riesgos y las deficiencias con relacin al rea de caja y bancos, se desarroll el presente trabajo de investigacin, cuyo objetivo principal fue el de asesorar de una forma apropiada, se aplicaron tcnicas actuales de estudio e investigacin, se establecieron las reas crticas de la organizacin y se proporcionaron propuestas de solucin para el mejoramiento de las reas crticas.

Introduccin

El Plan de Prctica Empresarial Dirigida pretende ser una gua para el estudiante, el cual consta de lineamientos cuya nica finalidad es colaborar con el cumplimiento de los objetivos establecidos por la empresa Ingenio Santo Domingo, S.A.

El objeto de la presente investigacin es evaluar los controles y procedimientos, as tambin establecer las deficiencias que se presentaron en el desarrollo de las actividades del rea de caja y bancos, y por consiguiente la necesidad de utilizar mecanismos necesarios para llevar un mejor control y verificar que las operaciones se realicen de la mejor manera posible.

El presente trabajo consta de cuatro captulos, los cuales contienen la siguiente informacin:

Captulo 1 se aborda todo lo relacionado a los antecedentes de la entidad, aspectos legales, tributarios, organizacionales, etc., de acuerdo al tipo de empresa, abarca tambin el planteamiento del problema, la justificacin, los objetivos, los lmites y alcances, as como el marco terico.

Captulo 2 se describe la metodologa utilizada, el tipo de investigacin, los sujetos de la misma, los instrumentos que se utilizaron para recolectar la informacin, as como tambin los pasos que se siguieron para la realizacin de la prctica empresarial, y los aportes que se brindaron tanto a Guatemala, la empresa, la universidad y a los estudiantes.

Captulo 3 se dan a conocer los resultados del trabajo de campo y de la aplicacin de la metodologa de investigacin, detallando los hallazgos encontrados, as tambin se realiz un anlisis de dicha informacin, la cual sirvi de base para la elaboracin de la propuesta.

Captulo 4 se presenta la propuesta para minimizar los problemas identificados, la cual ayudar a mejorar el control y corregir las deficiencias encontradas, as como tambin los riesgos

ii

derivados de estas. Con relacin a las soluciones podemos mencionar el proponer la utilizacin de procedimientos y controles, lo cual minimiza al mximo todo lo relacionado a fraudes, malversacin de fondos y mal manejo de efectivo, capacitar al personal, evaluacin del sistema informtico, mtodo para archivar documentacin, procedimiento para elaborar una conciliacin bancaria, as como tambin regulaciones que se deben aplicar en el manejo de una caja chica.

En la parte final se presentan las conclusiones y recomendaciones, las referencias consultadas y los anexos.

iii

Captulo 1

1.1 Antecedentes

El Ingenio Santo Domingo, S.A. inici sus operaciones el 20 de enero de 1,970, sus actividades principales son la siembra y cosecha de caa de azcar, la produccin de azcar y sus derivados, as como la generacin de energa elctrica. Actualmente la empresa est dirigida por un consejo de administracin integrado por 6 miembros, los cuales son ajenos a la propiedad de la empresa (no son accionistas). Las oficinas centrales se encuentran ubicadas en la Avenida Reforma, zona 9 de la ciudad capital de Guatemala, y la planta industrial est ubicada en el municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa., del departamento de Escuintla.

1.1.1 Aspectos legales

La empresa est inscrita en La Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT) y ante el Registro Mercantil como una Sociedad Annima, posee la respectiva escritura de constitucin, patente de comercio, registro de inscripcin ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Energa y Minas.

1.1.2 Aspectos tributarios

La entidad est sujeta a disposiciones legales que van desde los requisitos formales para su inscripcin, hasta la elaboracin de estados financieros que establecen la situacin financiera de la misma. Las disposiciones legales que tienen relacin con el desarrollo normal de las

actividades de los Ingenios Azucareros, se encuentran inmersas dentro de la legislacin tributaria guatemalteca, siendo las que a continuacin se detallan:

Cdigo Tributario (Decreto del Congreso de la Repblica No. 6-91).

Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 2792). Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 26-92). Ley del Impuesto sobre Circulacin de Vehculos Terrestres, Martimos y Areos (Decreto del Congreso de la Repblica No. 70-94). Ley del Impuesto nico Sobre Inmuebles (IUSI) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 15-98). Ley del Impuesto de Solidaridad (ISO) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 732008). Cdigo de Trabajo (Decreto del Congreso de la Repblica No. 1441). Ley Orgnica y Reglamento del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (Decreto del Congreso de la Repblica No. 295)

1.1.3 Aspectos de organizacin

1.1.3.1 Misin Somos una corporacin agroindustrial comprometida a mantener niveles de rentabilidad adecuados y sostenidos contribuyendo a fortalecer las inversiones estratgicas necesarias, que aumenten la capacidad competitiva de la corporacin en el mercado global del azcar y elctrico, y le permita ser instrumento de superacin para todos los integrantes de la organizacin.

1.1.3.2 Visin Ser lderes en azcar, caa y electricidad, trabajando en unin.

1.1.3.3 Valores Responsabilidad, honestidad, lealtad, orgullo de pertenencia y responsabilidad social.

1.1.3.4 Poltica de calidad Producimos y comercializamos caa, azcar y electricidad, para satisfacer requerimiento de calidad de nuestros clientes a travs de la mejora continua de los procesos y el desarrollo de nuestro personal. Estamos comprometidos con la productividad y rentabilidad de la empresa, para ser competitivos en los mercados. Mantenemos una conducta tica coherente con la legislacin del pas.

1.1.3.5 Objetivos

Incrementar la satisfaccin de los clientes por el producto o servicio recibido. Garantizar las principales operaciones productivas de la empresa. Minimizar las variaciones de flujo de efectivo de la empresa. Incrementar la competencia del personal. Minimizar los riesgos al medio ambiente.

1.1.3.6 Estructura organizacional

La organizacin jerrquica de la empresa toma como base al gerente general del cual dependen el sub-gerente general y seis gerentes de distintas reas, siendo estas reas las siguientes: gerencia industrial, gerencia agrcola, gerencia administrativa y financiera, gerencia de mercadeo y ventas, gerencia de recursos humanos y gerencia de proyectos nuevos.

Derivado de la magnitud que representa la empresa y con la finalidad de establecer la mejor manera de lograr los objetivos, las gerencias en mencin cuentan cada una con su propia estructura organizacional que divide, coordina y controla las tareas que se realizan, adems se debe tomar en cuenta que en la poca de zafra (noviembre abril) el nmero de trabajadores aumenta a un promedio de 6,000, incluidos trabajadores en planilla fija y trabajadores en planilla temporal, ste nmero se reduce a un estimado de 2,000 al momento de terminar la zafra, de los cuales un aproximado de 100 trabajadores se encuentran en oficinas centrales, esta reduccin se debe a que al terminar la poca de produccin de caa y azcar, solamente se realizan labores de reparacin y mantenimiento en el rea de campo y en el rea industrial.

La estructura organizacional de un ingenio azucarero, bsicamente se fundamenta en dos unidades: la unidad operativa y la unidad de apoyo. La unidad operativa est conformada por el rea de campo, que se encarga del cultivo de la caa de azcar y la fbrica que transforma dicha caa de azcar en producto terminado. La unidad de apoyo est conformada por el rea administrativa-financiera, recursos humanos y el rea de tecnologa e informtica.

ORGANIGRAMA
CONSEJO DE ADMINISTRACION AUDITOR CORPORATIVO GERENTE GENERAL ASESORES

ASISTENTE DE GERENCIA SUB GERENTE GENERAL

GESTION DE CALIDAD

GERENTE AGRICOLA

GERENTE INDUSTRIAL

GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS

GERENTE FINANCIERO ADMINISTRATIVO

GERENTE DE RR HH

GERENTE DE PROYECTOS NUEVOS

Fuente: Ingenio Santo Domingo, S.A.

1.1.4 Informacin financiera y contable

Los procedimientos contables se realizan sobre lo establecido en la legislacin guatemalteca y tomando como base los principios de contabilidad generalmente aceptados. De acuerdo con lo establecido por el Colegio de Contadores Pblicos y Auditores con relacin a la adopcin de las Normas Internacionales de Contabilidad y las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), la gerencia financiera evala la viabilidad de su aplicacin y el impacto en los estados financieros, as tambin el proceso de capacitacin del personal y el tiempo que llevara su implementacin.

Su ejercicio contable es de enero a diciembre de cada ao, segn se aprecia en su constancia de Registro Tributario Unificado (RTU) emitida por la Administracin Tributaria. La empresa est sujeta al pago de Impuesto Sobre la Renta (ISR) bajo el rgimen optativo (31% sobre las utilidades de cada ao), as como tambin est afecta a los impuestos descritos en el punto 1.1.2 Aspectos tributarios.

Cuenta con estados financieros auditados del ejercicio 2009, en el cual se obtuvo un dictamen sin salvedad, asimismo, es necesario indicar que la auditora externa hace revisiones peridicas de los estados financieros (cada 3 meses), cabe hacer la aclaracin que dichas auditoras no estn enfocadas a la revisin de procedimientos, solamente observan lo relacionado a resultados. Actualmente la empresa no cuenta con ningn tipo de proceso legal en su contra. Mensualmente se elaboran cierres contables por parte del departamento de contabilidad, esto se hace con la finalidad de presentar datos reales y razonables a la gerencia general para la correcta toma de decisiones.

1.1.5 Aspectos Laborales

Se cumple con lo que establece la Legislacin Laboral y el Ministerio de Trabajo con relacin a la contratacin de personal, se elaboran contratos de trabajo indefinidos para cada empleado, se

cumple con las obligaciones laborales y patronales en lo relacionado al pago de la Cuota Patronal del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), Instituto de Recreacin de los Trabajadores de la Empresa Privada de Guatemala (IRTRA) e Instituto Tcnico de Capacitacin de los Trabajadores (INTECAP). Se tiene la poltica de indemnizacin universal, as como tambin se realiza el pago de las prestaciones laborales establecidas en ley (vacaciones, aguinaldo, bono 14). La cancelacin de la planilla se realiza quincenalmente a travs de transferencias a la cuenta bancaria de cada trabajador.

1.1.6 Informacin agrcola e industrial

El rea agrcola se encarga de preparar la tierra y sembrar la caa hasta la entrega de la misma a la fbrica. Para cubrir cada paso de este proceso es necesario que se realicen labores tales como: Preparacin de suelos, siembra, fertilizacin, riego, control de malezas, control de plagas, aplicacin de madurantes, corte, alce y transporte de la caa al rea industrial, en donde se realizan los procesos de extraccin de jugos, tratamiento, evaporacin, secado y empaque.

1.1.7 Informacin Comercial

Como ya se hizo mencin, la empresa se dedica a la produccin de azcar como producto final, comercializando tambin con los productos derivados de sta, abasteciendo los mercados nacional y extranjero. Este proceso inicia con la negociacin de contratos con los clientes, contina con la recepcin y almacenaje del azcar en las bodegas y finaliza con transporte y traslado hacia los centros de distribucin y consumo.

La entidad encargada de realizar la distribucin del azcar a nivel nacional es la Asociacin de Azucareros de Guatemala, adicional a la produccin y comercializacin de azcar, est la generacin de energa elctrica, la cual se distribuye a gran parte de la costa sur, adems se contribuye con la comunidad proporcionndole empleo a gran parte de la poblacin, mejorando la calidad de vida de las personas.

A partir del ao 2,009 se comenzaron a desarrollar procesos de mejoramiento en la mayora de las reas de la empresa, a travs de la implementacin de tecnologa de punta y ampliacin del rea industrial, esto gener un aumento en la produccin y una mayor competitividad en el mercado azucarero.

1.1.8 Organizaciones ntimamente relacionadas con la industria azucarera


Asociacin de azucareros de Guatemala (ASAZGUA)

Es una entidad autnoma y no lucrativa, est integrada por los productores de azcar de Guatemala, vela por el desenvolvimiento armnico de todas las actividades relacionadas al ramo azucarero. Fomenta a los ingenios para que en forma conjunta lleven a cabo polticas,

programas y proyectos, sus objetivos son incrementar la productividad de los ingenios y tecnificar y capacitar al recurso humano de estos.
Fundacin del azcar (FUNDAZUCAR)

Es la entidad encargada de disear y ejecutar la estrategia de responsabilidad social empresarial en la agroindustria azucarera, no tiene carcter lucrativo y su objetivo es promover el desarrollo econmico y social del guatemalteco, ejecutando programas de salud, vivienda, desarrollo comunitario y ambiental.
Exportadora a granel (EXPOGRANEL)

Es la terminal de embarque responsable de la recepcin, almacenamiento y embarque de la azcar destinada a la exportacin producida por los ingenios guatemaltecos, realiza un manejo efectivo y confiable del azcar y sus derivados desde las instalaciones del fabricante hasta el puerto de descarga.

Centro guatemalteco de investigacin y capacitacin de la caa de azcar (CENGICAA)

Fue creado para apoyar el avance tecnolgico de la agroindustria azucarera, es financiado totalmente por los ingenios y su objetivo es mejorar la produccin y la productividad del cultivo de la caa de azcar y sus derivados, transfiere tecnologa de calidad a travs de asistencia tcnica, capacitacin y divulgacin.

1.2 Planteamiento del problema

La empresa Ingenio Santo Domingo, S.A. es una entidad muy estable que ha crecido considerablemente desde su creacin, esto debido a que ha sabido satisfacer las necesidades requeridas por los clientes, elaborando un producto que cumple con los requerimientos nacionales e internacionales de calidad, contribuyendo tambin al desarrollo de la comunidad y al mantenimiento del medio ambiente.

Este crecimiento en el mbito comercial ha generado que en determinados momentos se d mayor nfasis a ciertas reas del negocio, descuidando hasta cierto punto la actualizacin o implementacin de controles que algunas actividades requieren, como resultado del volumen de sus operaciones.

En la mayora de empresas el rea de caja y bancos es de vital importancia y representa uno de los principales activos dentro de los estados financieros, convirtindose en una fuente de informacin, as como tambin en un rea de mucho riesgo.

La carencia de controles adecuados en el rea de caja y bancos, ha hecho que aumente el riesgo en el manejo de fondos, que se reduzca la razonabilidad de los estados financieros, as como tambin ha provocado otro tipo de inconvenientes, como la duplicidad de funciones, extravo de documentacin, datos inexactos en los reportes presentados a la gerencia e incumplimiento de las polticas y objetivos del rea.

Por lo tanto, es necesario tomar en consideracin la necesidad de evaluar o actualizar las polticas y controles para el rea de caja y bancos, obteniendo as una total confianza y una seguridad razonable de la eficiencia en el rea, as como tambin estar seguros de que se est aprovechando al mximo tanto el recurso humano, material y monetario, y poder de esta manera alcanzar el cumplimiento de los objetivos trazados.

1.3 Justificacin

Como resultado del diagnstico integral realizado, se estableci que la empresa ha estado realizando sus actividades con debilidades en los controles y procedimientos utilizados en determinadas reas, especialmente en el rea de caja y bancos, esto a pesar de que el trabajo en determinado momento se vuelve rutinario y que gran parte del personal tiene varios aos de laborar dentro de la entidad, es necesario establecer lineamientos de accionar para poder generar datos confiables.

Cuando en el rea en mencin, no se cuenta con elementos de control necesarios, como lo son: una estructura organizacional adecuada, procedimientos que sean idneos a la actividad que se realiza, registros contables correctos que influyen en determinado momento en la confiabilidad de los informes financieros, adems de capacitaciones constantes y un sistema de computacin adecuado, se corre el riesgo que las falencias o debilidades que actualmente se poseen, lleguen a repercutir en los resultados financieros de la empresa.

Es necesario estar consiente que todo lo relacionado al manejo de efectivo y de la disponibilidad bancaria debe ser importante dentro de una organizacin, esto debido a que la toma de decisiones y el rumbo que sigue una empresa se enfoca grandemente al grado de liquidez que sta posea.

1.3.1 Pregunta de investigacin:

Por qu es necesaria la evaluacin de los procedimientos de control, en el rea de caja y bancos en el ingenio Santo Domingo, S.A., para la presentacin de informacin financiera confiable y oportuna?

1.4 Objetivos

1.4.1 Objetivo general

Proporcionar soluciones a la problemtica encontrada en el rea de caja y bancos como resultado de la evaluacin de las deficiencias existentes derivadas de la ausencia de procedimientos de control.

1.4.2 Objetivos especficos

Determinar riesgos a los que est expuesta el rea evaluada como resultado de sus deficiencias.

Evaluar la eficiencia y la eficacia de las polticas y procedimientos que actualmente posee la empresa.

Proponer soluciones que contribuyan a elevar el grado de control en el rea de caja y bancos.

1.5 Alcances y lmites

La investigacin se realiz en las oficinas centrales del Ingenio Santo Domingo, S.A., ubicadas en la zona 9 de la ciudad de Guatemala, especficamente en el rea administrativa-financiera,

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evaluando procedimientos y documentacin utilizados durante el perodo comprendido del 01 de enero 2,009 al 31 de diciembre 2,009.

El trabajo de campo se llev a cabo durante los meses de junio a noviembre del ao 2010, tiempo en el cual se logr recabar suficiente informacin para poder establecer las deficiencias y as evaluar posibles propuestas de solucin. Por razones de confidencialidad no se autoriz la utilizacin del nombre real de la empresa y a solicitud expresa de la misma, las cifras presentadas en la evaluacin de los estados financieros guardan una relacin proporcional con los datos originales, adems la investigacin se centr solamente en lo relacionado a los controles y procedimientos del rea de caja y bancos, debido a que la entidad considera que en la actualidad estos son sus puntos dbiles dentro de la estructura organizacional.

1.6 Marco terico


Estados financieros

El objetivo de los estados financieros con propsitos de informacin general es suministrar informacin acerca de la situacin financiera, del desempeo financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea til a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones econmicas. Los estados financieros tambin muestran los resultados de la gestin realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado. (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad IASB-, 2009, NIC. 1)
Componentes de los Estados Financieros:

Estado de situacin financiera o balance general:

Documento que muestra la situacin financiera de una empresa a una fecha fija, o bien, estado financiero que muestra la situacin econmica y capacidad de pago de una

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empresa a una fecha fija, o tambin, estado financiero que muestra el activo, pasivo y capital contable de una empresa a una fecha determinada. (Perdomo, 2004, p. 36)

Estado de prdidas y ganancias o de resultados:

Estado financiero que muestra la utilidad o prdida neta, as como el camino para obtenerla en un ejercicio determinado, o bien, documento financiero que analiza la utilidad o prdida neta de un ejercicio o perodo determinado. (Perdomo, 2004, p. 38)

Estado de cambios en el patrimonio neto o estado del movimiento del capital contable:

Estado financiero dinmico que nos muestra el movimiento deudor y acreedor de las cuentas de capital contable de una empresa determinada, o bien, estado financiero que muestra los saldos iniciales y finales as como los movimientos deudor y acreedor de las cuentas del capital contable, relativos a un ejercicio determinado. (Perdomo, 2004, p. 46)

Estado de flujo de efectivo o estado de cambios en la situacin financiera:

Estado financiero que presenta en forma condensada la actividad de operacin, financiamiento e inversin, mostrando los recursos generados o utilizados, as como los cambios en el efectivo, inversiones temporales y estructura financiera de la empresa en un perodo pasado, presente o futuro. (Perdomo, 2004, p. 51)

Notas a los estados financieros:

Las notas a los estados financieros son explicaciones o descripciones de hechos o situaciones, cuantificables o no, que forman parte de dichos estados pero que no se

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pueden incluir en los mismos. Para una correcta interpretacin, los estados financieros deben leerse conjuntamente con ellas. (Tanaka, 2005, p. 132)
Sistema de contabilidad

Un sistema de contabilidad es la serie de tareas y registros de una entidad por medio de los cuales se procesan las transacciones como un medio para mantener los registros financieros. Dichos sistemas identifican, agrupan, analizan, calculan, clasifican, registran, resumen y reportan las transacciones y otros eventos. (Comit Internacional de Prcticas de Auditora, 2009, NIA 400)
Sistema de control interno

El trmino Sistema de Control Interno significa todas las polticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la administracin de una entidad, para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin e integridad de los registros contables, y la oportuna preparacin de informacin financiera confiable. (Comit Internacional de Prcticas de Auditora, 2009, NIA 400)
Control interno

El control interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos y medidas coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las polticas prescritas. (Root, 1998. p. 68)

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Control interno

El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto de personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecuencia de objetivos dentro de las siguientes categoras: eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes y normas aplicables. (Coopers & Lybran, 1997, p. 16)
Componentes del control interno

Entorno de control

Es la base de todos los dems componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofa de direccin y el estilo de gestin, la manera en que la direccin asigna la autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente sus empleados y la atencin y orientacin que proporciona el consejo de administracin. (Coopers & Lybran, 1997, p. 5)

Evaluacin de riesgos

La evaluacin de los riesgos consiste en la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, y sirve de base para determinar como han de ser gestionados los riesgos. (Coopers & Lybran, 1997, p. 5)

Actividades de control

Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de la direccin. Ayudan a asegurar que se tomen

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las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la entidad. (Coopers & Lybran, 1997, p. 5)

Informacin y comunicacin

El mensaje por parte de la alta direccin a todo el personal ha de ser claro: las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que

comprender cul es su papel en el sistema de control interno y como las actividades individuales estn relacionadas con el trabajo de los dems. (Coopers & Lybran, 1997, p. 6)
Supervisin

La supervisin continuada se da en el transcurso de las operaciones. personal en la realizacin de sus funciones.(Coopers & Lybran, 1997, p. 6)
Cuentas de tesorera

Incluye tanto las

actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el

Las cuentas de tesorera, son aquellas que tienen por objeto la captacin representacin de la situacin y alteraciones que se producen en los recursos lquidos de una unidad econmica. (Piedra, 2009, p. 61)
Cuentas de caja

Las cuentas de caja representan disponibilidades de medios lquidos en poder de la empresa. (Piedra, 2009, p. 62)

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Caja

Cuenta patrimonial de activo, rubro de caja y bancos o disponibilidades, en la que se registran los movimientos por dinero en efectivo, giros postales y cheques. Es debitada por los ingresos de los mismos y acreditada por los egresos. (Godoy, 1999, p.138)
Arqueo de caja

Procedimiento tcnico-contable que tiene por objeto ponderar la eficacia del control interno sobre las operaciones de movimiento de fondos. Permite determinar si las

personas encargadas de la administracin de la caja actan con honestidad, eficiencia y responsabilidad. El arqueo de caja es un inventario material de los fondos existentes en un momento dado. (Godoy, 1999, p.139)
Arqueo de caja

El arqueo de caja consiste en una verificacin fsica de la existencia de valores hasta por el monto que indique la cuenta del mayor, y puede estar representada por comprobantes, billetes, monedas, cheques u otras formas de efectivo, de manera tal que bajo condiciones ideales el monto representado en la cuenta, debe coincidir con los valores existentes fsicamente. (Venegas, 2007, p. 48)
Conciliacin bancaria

Consiste en contrastar los movimientos de cargo y abono de las cuentas de banco que figuran en los libros contables de la empresa, con la informacin que peridicamente suministran las entidades bancarias a travs de los denominados extractos bancarios. De esta conciliacin puede surgir la necesidad de efectuar algn ajuste contable en la empresa por los movimientos no registrados. (Piedra, 2009, p. 68)

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Riesgo

Riesgo es la posibilidad de que ocurra un hecho o evento de cualquier naturaleza, el cual tiene consecuencias negativas generalmente financieras, aunque pudieran ser de otro tipo. (Gonzalo, 2007, p. 311)
Riesgo de control

Riesgo de control, es el riesgo de que una representacin errnea que pudiera ocurrir en el saldo de una cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas de otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. (Comit Internacional de Prcticas de Auditoria, 2009, NIA 400).
Segregacin de funciones

La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo deben contribuir a reducir los riesgos de error o fraude de los procesos, actividades o tareas, es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no deben tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea. (Fonseca, 2008, p. 106)

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Captulo 2

2.1 Metodologa

2.1.1 Tipo de investigacin

Se realiz una investigacin de tipo descriptiva, debido a que sta de dirigi a responder las causas que provocaron las deficiencias en el rea de caja y bancos, tratando de explicar el por qu se dieron estas deficiencias ya que pueden haber varias teoras que se aplican al tema a evaluar, buscando propuestas de mejoras, para presentar resultados objetivos.

2.1.2 Sujetos de la investigacin

Los sujetos de investigacin son todos aquellos recursos que directa o indirectamente participan en la operacin y desarrollo de las actividades de la empresa, para este caso en particular, los sujetos de investigacin del rea de caja y bancos, lo constituyeron:

Empresa: Ingenio Santo Domingo, S.A

rea: caja y bancos.

Personas: supervisor del rea, contador general, tesorero, asistentes de contabilidad, asistentes de tesorera.

Documentacin: informes y documentacin relacionada, balance general, estado de resultados.

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2.1.3 Instrumentos

2.1.3.1 Cuestionario

El principal instrumento de recoleccin de datos que se utiliz, es el cuestionario, esto debido a que es la tcnica que ms se adapta a las necesidades de la investigacin, la principal ventaja es que en poco tiempo, se puede obtener suficiente informacin proveniente de distintas personas. Este cuestionario se utiliz para obtener informacin relacionada a las polticas, objetivos y a los procedimientos que actualmente se realizan, debido a que se plantearon preguntas directas y de fcil entendimiento para obtener la mayor veracidad posible en los datos recabados. (Anexo 1 y 2)

2.1.3.2 Entrevista

Es una tcnica de investigacin completa que permite interactuar a dos personas a travs de un proceso dinmico de comunicacin, proporcionando las perspectivas, expectativas, intereses y prejuicios del tema evaluado. Las entrevistas fueron realizadas a las personas que ocupan un alto nivel jerrquico dentro del rea evaluada, para conocer su opinin con relacin a las actividades que realiza su grupo de trabajo y los procedimientos que se utilizan, as tambin sobre el cumplimiento de polticas y objetivos, y las expectativas que se tienen para un futuro. (Anexo 3)

2.1.3.3 Observacin

Es un proceso sencillo y fcil de realizar, ya que consiste en observar los procedimientos utilizados para ejecutar determinada actividad, para poder comprender y evaluar la eficiencia, as como tambin las debilidades de ciertas reas. Dentro de la evaluacin realizada se utiliz el proceso de observacin para constatar paso a paso los procedimientos utilizados, as tambin el

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mbito en que stos se desenvuelven, para establecer a nuestro criterio cada una de las deficiencias y poder as realizar las propuestas de mejoras que se crean convenientes.

2.1.3.4 Anlisis documental

Este proceso consiste en revisar detalladamente diversos documentos relacionados con el fenmeno que se evala, para poder constatar y corroborar la problemtica planteada. Adems de los procesos de investigacin antes mencionados se realiz un anlisis documental para verificar los resultados de los procesos utilizados y poder as, tener suficientes comprobantes que sustenten las propuestas de solucin.

2.1.3.5 Anlisis FODA

Se utiliza este tipo de anlisis para poder conocer la situacin tanto interna como externa de la empresa, as como su desenvolvimiento dentro del mercado, derivado de sus fortalezas y debilidades. En el desarrollo de la investigacin se utiliz este anlisis para conocer

globalmente a la empresa evaluada, estableciendo las reas crticas dentro de sus procesos, las fortalezas que posee y las perspectivas que tiene para un futuro cercano. (Anexo 4)

2.1.3.6 Razones financieras

Se elaboran razones financieras con la finalidad de obtener informacin y establecer la relacin existente dentro de los diversos elementos que conforman los estados financieros, as como tambin para sealar los puntos fuertes y los puntos dbiles de la entidad. Dentro de la

evaluacin se utilizaron las razones financieras para establecer el grado de importancia que el rea de caja representa dentro de los estados financieros, derivado de que sus operaciones estn inmersas en cada operacin que realiza la entidad.

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2.1.3.7 Flujogramas

Derivado del tipo de investigacin que se realiz, se hizo necesario elaborar flujogramas para expresar grficamente las distintas operaciones que se realizan durante los distintos procedimientos del rea objeto de evaluacin.

2.1.4 Diseo de la Investigacin

Para llevar a cabo la investigacin dentro de la empresa se desarrollaron varias actividades, las cuales estuvieron debidamente planificadas y en las cuales intervinieron: el estudiante, los docentes nombrados por la Universidad Panamericana y las personas que conforman la estructura organizacional del rea evaluada, dichas actividades se describen a continuacin:

Contacto preliminar con los directivos de la empresa Ingenio Santo Domingo, S.A., para hacer de su conocimiento el motivo de elaborar la Prctica Empresarial Dirigida (PED) en su organizacin, a efecto de obtener su debida autorizacin.

Hacer del conocimiento de la Universidad Panamericana el tema de prctica sugerido.

Cruce de cartas entre la Empresa y la Universidad, con el fin de confirmar de una manera formal la autorizacin para elaborar la Prctica Empresarial Dirigida (PED).

Inicio de la investigacin a travs de la indagacin de datos relacionada al rea a evaluar, como una forma de soporte a la futura recoleccin de instrumentos. informacin a travs de los

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Realizacin de los cuestionarios, con la finalidad de recolectar informacin con relacin a los procedimientos y controles del rea evaluada, as como tambin algunas generalidades de la empresa.

Realizacin de cuestionarios al personal del rea a evaluar.

Realizacin de las entrevistas, el anlisis documental. y otros procedimientos de investigacin.

Con base a la informacin recolectada, se elabor el diagnstico integral, el cual se utiliz para identificar plenamente las carencias y debilidades del rea evaluada.

Se revis y orden la informacin obtenida.

Se analiz, interpret y plasm la informacin obtenida.

Elaboracin y presentacin al tutor del diagnstico integral y del plan de Prctica Empresarial Dirigida (PED) ambos en presentacin preliminar.

Elaboracin de conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigacin.

Desarrollo de la propuesta de mejora a las deficiencias y debilidades de las reas crticas.

Redaccin del informe final de prctica.

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2.1.5 Aporte esperado


Guatemala

Contribuir en la implementacin y la utilizacin de procedimientos y controles, para que las empresas que se desenvuelven dentro de las distintas actividades econmicas del pas, tengan sta informacin a su disposicin.
Empresa

Proponer a la empresa el uso de determinadas herramientas que le pueden ser de gran ayuda para elevar el nivel de eficiencia de sus actividades, evitando los riesgos que estas conllevan y garantizando el registro apropiado de las operaciones.
Universidad

Proporcionar un documento tcnico y cientfico que servir de aporte y consulta a los estudiantes de la Universidad facilitndoles el aprendizaje, tambin ser un material de apoyo didctico a los docentes.
Estudiantes

Ser de utilidad en las investigaciones que los estudiantes realicen, para que la informacin que obtengan sea de beneficio en su carrera profesional.

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Captulo 3

3.1 Resultado y anlisis de la investigacin

3.1.1 Resultados de la investigacin

3.1.1.1 Controles y procedimientos

Se estableci la carencia de controles y procedimientos escritos al momento de evaluar y revisar las respectivas atribuciones asignadas a cada puesto de trabajo relacionado al rea de caja y bancos, actualmente dichas atribuciones se transmiten en forma verbal dentro de los colaboradores, esto ha provocado que las actividades diarias no se estandaricen, y por el contrario cada persona trabaje de distinta forma, lo cual da diversidad de resultados restando confiabilidad a los mismos.

Lo anteriormente mencionado queda de manifiesto al momento de realizar las labores cotidianas, ya que al no tener debidamente definidas las atribuciones de cada puesto, da como resultado que todos hagan un poco de todo, con lo cual se genera una desorganizacin, demostrando inexistencia de segregacin de funciones y una posible evasin de responsabilidades, ya que no se puede demostrar a cabalidad quien realiza determinado trabajo.

Otro de los problemas que se pueden suscitar por la carencia de controles y procedimientos, es la duplicidad de funciones que se detect en determinadas actividades y la carencia de conocimientos bsicos de contabilidad que poseen algunas personas del rea, aunque el perfil del puesto que ocupan requiera poseer un determinado nivel de conocimientos relacionados al rea, as como un grado acadmico acorde al puesto.

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3.1.1.2 Ingresos

Se evalu lo referente a las boletas de depsitos provenientes de pagos de los clientes, el procedimiento utilizado causa algn tipo de incertidumbre, debido a que la codificacin contable es realizada en el departamento de tesorera, lo correcto es que dicho procedimiento sea realizado en el departamento de contabilidad de acuerdo a la finalidad especfica de cada rea, este tipo de accionar ha provocado que en determinadas ocasiones dichos depsitos sean mal codificados por la falta de conocimiento y mal manejo de la nomenclatura contable por parte del personal del departamento de tesorera, provocando por consiguiente las posteriores reclasificaciones contables.

Un punto esencial proveniente de este tema es la variacin que podra causar en los saldos de las cuentas contables, ya que un depsito mal codificado y no detectado a tiempo, provocara saldos errneos dentro de los estados financieros.

3.1.1.3 Egresos

Se verific esencialmente el procedimiento utilizado para la elaboracin de cheques y su respectiva firma, establecindose pasos no muy congruentes con la actividad realizada, como por ejemplo el hecho de que en el rea de tesorera se realice la codificacin contable de los mismos, labor que corresponde al departamento de contabilidad, esto ha provocado equivocaciones, lo cual es producto del desconocimiento de la nomenclatura contable y de la urgencia que en determinadas ocasiones surge al momento de realizar los pagos, este tema se ha abordado en varias ocasiones sin embargo no se han tomado cartas en el asunto, con lo cual se continan realizando las respectivas correcciones.

Tambin se pudo constatar que dentro de las personas autorizadas para firmar cheques de pago, se encuentra habilitada una persona que ocupa el puesto de asistente de tesorera, cuando lo normal sera que dicha labor sea realizada por personas con un alto nivel jerrquico dentro del

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organigrama empresarial, as tambin dentro de este proceso muchas veces se atrasa el pago a proveedores, lo que provoca descontento y malestar en los mismos, generando desconfianza al momento de vender sus productos a la empresa, el atraso se debe a que todo cheque para poder ser pagado debe incluir dos firmas autorizadas, actualmente no existe un nivel de firmas, razn por la cual sta actividad regularmente, se centraliza solamente en dos personas (tesorero y asistente de tesorera), los cuales no siempre estn disponibles para realizar dicha labor, sin embargo en los registros bancarios hay registradas siete personas para realizar esta operacin (Gerente general, sub-gerente general, auditor corporativo, gerente de recursos humanos, gerente administrativo-financiero, tesorero y asistente de tesorera).

3.1.1.4 Arqueo de caja

Derivado de la necesidad de realizar pagos extraordinarios, as como de urgencias de efectivo suscitadas dentro de las labores cotidianas, la empresa se vi en la necesidad de establecer un fondo de caja chica, el cual asciende a la cantidad de Q. 8,000.00, sin embargo en la evaluacin realizada se logr establecer que no se efectan arqueos de caja, con lo cual no se puede constatar el correcto manejo de dicho fondo.

Como resultado del anlisis documental se verific que algunas de las facturas no tenan la firma de autorizacin por parte del jefe inmediato superior, razn por la cual se tiende a pensar que no se posee un control efectivo sobre dicho fondo o simplemente es manejado de una forma desorganizada.

Se constat que no se posee un procedimiento especfico para el reintegro de fondos de caja chica, careciendo de fechas o perodos establecidos para su reintegro, lo que en determinados momentos ha provocado la carencia de efectivo, impidiendo efectuar las operaciones relacionadas con dicho fondo e incumpliendo el objetivo y el propsito para el cual fue creado.

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3.1.1.5 Conciliacin bancaria

Actualmente las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente, sin embargo stas deben de ser lo suficientemente claras y entendibles para todo usuario que tenga acceso a las mismas, sin embargo en la entidad se est utilizando un formato un tanto complejo que es entendible solamente por aquellas personas que mensualmente las elaboran y las revisan.

Adems se pudo verificar que aunque dichas conciliaciones son firmadas por la persona que las elabora y por el contador general, stas tambin son revisadas por el departamento de auditora interna, sin embargo no hay evidencia de su revisin.

Se logr establecer que dos personas realizan esta labor, una del departamento de tesorera y una del departamento de contabilidad, esto provoca una duplicidad de funciones, una prdida de tiempo y desaprovechamiento del recurso humano, debido a que las cuentas bancarias que se concilian son las mismas, razn por la cual el resultado de ambas actividades no vara.

La informacin con la cual se elaboran las conciliaciones no se genera directamente en el mdulo de conciliaciones bancarias, se genera en el mdulo de tesorera, esta informacin debe ser trasladada por el departamento de informtica al mdulo de conciliaciones, lo que anteriormente ha generado prdida de informacin y que posteriormente se deba ingresar nuevamente, o que los datos que se trasladan a las dos personas que realizan dichas conciliaciones bancarias, no coincida, lo que provoca que deban realizar las plizas correspondientes para solucionar el problema.

3.1.1.6 Pago de Proveedores

La empresa tiene estipulado que los pagos se realicen en el rea de caja los das viernes en horario de 8:30 a 13:00 y de 14:30 a 16:30 horas, sin embargo esto no se cumple a cabalidad,

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porque se pudo verificar que los pagos a proveedores se realizan cualquier da y en cualquier horario, procedimiento que provoca descontrol e incumplimiento de las polticas establecidas.

Es necesario dejar en claro que este proceso es muy delicado e importante, razn por la cual se hace necesario centralizar dicha actividad en un rea especfica, sin embargo como resultado de la evaluacin realizada se comprob que a solicitud de otros departamentos los cheques les son proporcionados para que sean pagados en sus respectivas reas, lo cual ha generado que en determinados momentos la localizacin de la copia de los cheques sea muy difcil por la falta de control que envuelve este proceso, como tambin que la documentacin que respalda la copia de los cheques est incompleta.

3.1.1.7 Sistema de computacin

Como ya se ha mencionado, la empresa posee un sistema de computacin creado por el departamento de informtica, ste se basa en mdulos sistemticos para cada rea de trabajo, el sistema en su momento fue efectivo para la realizacin de las actividades cotidianas, sin embargo es necesario adecuarlo para que est acorde con los avances tecnolgicos y con el volumen de transacciones que se realizan diariamente, para poder as brindar un mayor grado de confiabilidad en la informacin que sirve de base para la preparacin de estados financieros y la toma de decisiones por parte del consejo administrativo.

Dentro del rea de caja y bancos, actualmente el sistema de computacin utilizado est causando los siguientes inconvenientes: es demasiado burocrtico para la realizacin de las actividades cotidianas, permite la manipulacin de los datos, no est en lnea con otras reas de la empresa, es necesario estar en constante comunicacin con el departamento informtico para que se traslade la informacin de un mdulo a otro, muchas veces hay lentitud en el sistema debido al volumen de informacin, etc.

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3.1.1.8 Instalaciones

De la observacin realizada a las oficinas centrales del Ingenio Santo Domingo, S.A., se pudo constatar que las mismas, poseen algunas deficiencias que podran hacer que las labores cotidianas de sus trabajadores no se desarrollen de la mejor manera, como por ejemplo la iluminacin que se posee en los departamentos de tesorera y contabilidad no es la idnea, no se posee aire acondicionado lo que provoca que en determinados momentos la temperatura de las oficinas tienda a incomodar a los trabajadores, etc.

El mayor problema que se detect fue en el rea de caja, esta oficina se habilit para lo relacionado a la recepcin de facturas y al pago de cheques de proveedores, sin embargo hoy en da tambin se est utilizando como rea de archivo de documentacin y de otro tipo de enseres, lo cual provoca una mala percepcin por parte de los proveedores hacia la empresa, as como tambin de toda aquella persona que por cualquier circunstancia se vea en la necesidad de acudir a dicho lugar.

3.1.1.9 Archivo y resguardo de documentacin

Una actividad esencial dentro de las labores cotidianas de una empresa es el correcto archivo y resguardo de la documentacin, porque sta sirve de respaldo para toda transaccin que es llevada a cabo por la entidad, esto con la finalidad de esclarecer cualquier operacin realizada, as como tambin como medio de prueba ante las autoridades fiscales.

Sin embargo se pudo comprobar que no se cumple a cabalidad con el procedimiento que actualmente existe para dicho fin, en primer lugar porque no se posee un lugar especfico para dicho archivo, los lugares habilitados para esta actividad no llenan los requisitos para salvaguardar la papelera de factores como el clima, el polvo, los insectos o el hecho de que cualquier persona pueda tomarlos, corriendo el riesgo de que se extraven, no hay una persona

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que se dedique a tiempo completo a realizar y controlar lo referente al archivo de la documentacin.

La documentacin proveniente de las operaciones realizadas en el departamento de tesorera y el departamento de contabilidad son archivadas en tres lugares distintos dentro de las oficinas, as como en una bodega propiedad del Ingenio y utilizada para almacenar repuestos y accesorios destinados al rea industrial.

Existe documentacin que ha sido archivada correctamente en cartapacios rotulados, sin embargo tambin se puede encontrar papelera en bolsas, sobres o cajas, lo cual demuestra fehacientemente que el procedimiento de archivo existente no est acorde a la importancia y al volumen de la documentacin generada por las actividades diarias de la organizacin.

3.1.2 Anlisis de los resultados

3.1.2.1 Anlisis del resultado de la evaluacin del control interno

La Administracin de una empresa, es la encargada de establecer, aumentar o reducir la efectividad de los controles, procedimientos y polticas existentes, as como de influir en el ambiente interno y externo de la entidad a travs de la actitud que posea. La empresa que tiene controles, procedimientos y polticas bien definidas, y procura porque stos se cumplan a cabalidad, muestra una clara filosofa de cumplimiento de objetivos.

Al tomar en consideracin el resultado de la investigacin podemos corroborar que la entidad posee polticas, controles y procedimientos (en algunas reas), sin embargo stos no se cumplen totalmente, hay falta de lineamientos claros por parte de las gerencias en ciertas actividades y funciones lo que incrementa grandemente el riesgo de no alcanzar los objetivos trazados dentro de las polticas de la empresa.

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Al remitirse a lo establecido en los conceptos de control y de procedimiento, se puede corroborar que en la entidad existe un control interno frgil, en donde se corren riesgos de errores o irregularidades dentro de los procesos, por la falta de una estructura que contenga mtodos de asignacin de autoridad y responsabilidad. El resultado de todo lo antes

mencionado vendra a influir en la confiabilidad, verificabilidad y oportunidad de los estados financieros.

Dentro del anlisis de auditora relacionado con la investigacin hecha en el Ingenio Santo Domingo, S.A., se puede adentrar en un tema en especial, el cual es la segregacin de funciones, se podra expresar como establecer atribuciones especficas para cada rea y para cada puesto de trabajo, a lo largo de esta investigacin, se logr establecer que aunque se posee una estructura organizacional, una separacin de procesos y una divisin de gerencias para dichos procesos, aun existe una mala segregacin de funciones dentro del rea evaluada, ya que se posee controversia en las funciones que se realizan dentro del departamento de contabilidad y de tesorera, as como tambin en algunos puestos de trabajo dentro de dichos departamentos.

La administracin es la encargada de supervisar la razonabilidad de la informacin financiera, que se da a conocer por parte del rea evaluada o en su defecto delegar dicha responsabilidad, as como tambin supervisar el control interno y su cumplimiento, si se toma esto como referencia, se puede llegar a la conclusin, que la empresa actualmente tiene un riesgo latente, que podra en determinado momento llegar a crear una falta de certidumbre y veracidad de la informacin que se proporciona, y tener un impacto negativo dentro de la estructura de la empresa.

Se puede hacer mencin que la responsabilidad por evitar riesgos, prevenir y detectar errores e irregularidades y brindar informacin veraz, confiable y oportuna, compete totalmente a la administracin de la entidad, lo cual se logra a travs de la implementacin de un sistema de contabilidad, de procedimientos y de un control interno adecuados, incentivar al cumplimiento de los mismos y realizar revisiones contnuas.

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3.1.2.2 Aspectos tributarios

El cumplimiento por parte del ingenio de todos los preceptos establecidos dentro de las distintas leyes, que de una u otra forma afectan las operaciones financieras que ste realiza, tiene como finalidad el hecho de evitar el pago de cualquier multa, mora, intereses o realizar rectificaciones de declaraciones de impuestos. Asimismo a travs de un adecuado anlisis fiscal, se podra establecer si una transaccin es rentable, despus de haber realizado el pago de impuestos a los cuales se encontrare afecta, es necesario realizar las respectivas proyecciones fiscales, para poder as establecer parmetros de solvencia y cumplir en su momento con las cargas tributarias correspondientes.

Dentro de los resultados de la investigacin realizada, se pudo establecer que el Ingenio Santo Domingo, S.A., paga su carga tributaria en el tiempo establecido, realizando los clculos de la mejor manera posible y evitando cualquier tipo de sancin, sin embargo, derivado de las deficiencias relacionadas a los controles y procedimientos, se corre el riesgo de que se cometan errores al momento de establecer la renta imponible en determinados impuestos, como por ejemplo el hecho de que el saldo de alguna cuenta, no sea el correcto debido a un error al momento de realizar la respectiva codificacin contable, aunque la probabilidad de que esto suceda es relativamente baja, ya que se realizan las correcciones lo antes posible, es necesario evitar que esto llegue a suceder. Como ya se haba hecho mencin anteriormente, todo ingenio azucarero est afecto a varios impuestos y arbitrios establecidos dentro de nuestra legislacin, siendo stos los que a continuacin se detallan:

Cdigo Tributario (Decreto del Congreso de la Repblica No. 6-91)

El Cdigo Tributario tiene como finalidad, unificar los procedimientos y disposiciones que son aplicables en forma general a cualquier tributo y a toda persona individual o jurdica, a la cual se le verifique el hecho generador de la obligacin tributaria, estableciendo lo siguiente: Sujeto

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pasivo es el obligado al cumplimiento de las prestaciones tributarias, sea en calidad de contribuyente o responsable.

Adems se establece que los contribuyentes o responsables, estn obligados al pago de los tributos y al cumplimiento de los deberes formales impuestos por el Cdigo o por normas legales especiales; asimismo, al pago de intereses y sanciones pecuniarias si lo ameritan. Este Cdigo comprende aspectos normativos de carcter conceptual, formal y basada en procedimientos, a los cuales la empresa est adherida, esto est plasmado dentro de los objetivos que se propuso la entidad desde sus inicios, para su correcto accionar dentro del territorio nacional.

Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 2792)

Esta ley tiene como objeto gravar todo acto de traslado de dominio bienes o prestacin de servicios, as como tambin la internacin al pas de productos y servicios, con la tarifa establecida del 12 %, la cual deber hacerse efectiva en el mes calendario siguiente.

Del anlisis realizado, se logr establecer que la empresa cumple con los requerimientos establecidos por esta Ley con respecto al clculo y pago de dicho impuesto sobre las compras y ventas dentro del territorio nacional en su carcter de contribuyente normal, sin embargo tambin derivado de sus actividades los ingenios estn obligados al pago del impuesto sobre las importaciones que realicen, cumplidos los tramites legales para la internacin de los productos al pas.

La entidad est exenta del pago del Impuesto Sobre las Exportaciones que mensualmente realiza, esto debido a que la ley establece que todo contribuyente que venda sus productos, cumplidos los trmites de ley y que dichos productos sern usados o consumidos fuera del territorio nacional, no estarn afectos al pago del impuesto por dicha venta.

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Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 26-92)

Esta ley establece un impuesto sobre todo ingreso que obtenga un ente ya sea individual o jurdico, dentro o fuera del territorio nacional, que provenga de la inversin de capital, del trabajo o de la combinacin de ambos. Tambin establece como contribuyente del impuesto a toda aquella persona individual o jurdica, domiciliada o no en el territorio nacional, que obtenga renta de fuente guatemalteca, independientemente de su nacionalidad o domicilio, y las obliga a pagar el impuesto al momento de verificar el hecho generador del mismo.

El Ingenio Santo Domingo, S.A. est dentro del rgimen optativo del pago del impuesto (artculo 72), realiza pagos trimestrales a cuenta de la liquidacin definitiva, aplicando un porcentaje del 31 % sobre la renta imponible resultante del perodo fiscal. Con relacin a este impuesto, se logr establecer que la empresa ejecuta minuciosamente todos sus clculos, derivado de la magnitud y el volumen de las operaciones que realiza diariamente, lo cual brinda un alto grado de confiabilidad en los resultados.

Como se menciona en el prrafo anterior la empresa tiene sumo cuidado al revisar las operaciones y realizar las correcciones respectivas, sin embargo al momento de efectuar una mala codificacin de un cheque se corre el riesgo de duplicar un gasto, de no rebajar la cuenta por pagar, etc., lo cual vendra a afectar los costos deducibles, as mismo un depsito mal codificado, podra no rebajar las cuentas por cobrar, afectar la provisin para cuentas incobrables, etc., incumpliendo lo establecido por la ley del Impuesto Sobre la Renta.

Ley del Impuesto sobre Circulacin de Vehculos Terrestres, Martimos y Areos (Decreto del Congreso de la Repblica No. 70-94)

Esta ley establece un impuesto anual sobre la circulacin de vehculos terrestres, martimos y areos, que se desplacen en el territorio nacional, las aguas y el espacio areo comprendido dentro de la soberana del Estado. Debido a que el ingenio es una entidad agrcola, que necesita

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diversos tipos de vehculos para desarrollar las distintas actividades productivas, est afecta a lo que establece la ley en su artculo 17: los vehculos de uso pesado agrcola, industrial y de construccin que comprenden los vehculos siguientes, pagarn un impuesto de circulacin as:

Tractores agrcolas Gras y / o montacargas Vehculos de construccin como patroles, compactadoras, Cargadoras frontales o similares Tractores de construccin

Q. 280.00 Q. 410.00

Q. 410.00 Q. 600.00

Ley del Impuesto nico Sobre Inmuebles (IUSI) (Decreto del Congreso de la Repblica No.15-98)

La ley establece un impuesto nico anual sobre el valor de los bienes inmuebles situados en el territorio nacional, el cual recae sobre los bienes inmuebles rurales y urbanos, integrados los mismos por los terrenos, estructuras, construcciones, instalaciones adheridas al inmueble y sus mejoras, as como los cultivos permanentes. Actualmente la empresa realiza pagos trimestrales por este concepto a distintas municipalidades de la costa sur, debido a que es propietaria o arrendataria de varias fincas, en donde se encuentran ubicados los caaverales.

Ley del Impuesto de Solidaridad (ISO) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 732008)

Este impuesto tiene como finalidad gravar a las personas individuales y jurdicas, los contratos participacin, las sociedades irregulares, las sociedades de hecho, las sucursales, las agencias o establecimientos permanentes o temporales de personas extranjeras que operen en el pas, entre otras formas de organizacin empresarial, que dispongan de patrimonio propio, realicen actividades mercantiles o agropecuarias en el territorio nacional y obtengan un margen bruto superior al 4 % de sus ingresos brutos.

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La renta imponible se establece realizando el clculo respectivo del 1 % sobre la cuarta parte del activo neto o la cuarta parte de los ingresos brutos, la mayor de estas, constituyndose el hecho generador la realizacin de actividades mercantiles o agropecuarias por parte de las personas arriba mencionadas. Dentro de la evaluacin efectuada se pudo constatar que realiza sus clculos en base a los activos netos, adems se verific que se cumple a cabalidad con lo establecido en esta ley, debido a que se tuvo a la vista las declaraciones juradas respectivas.

Arbitrios municipales

Derivado de la utilizacin de las carreteras para el transporte de la caa de azcar a la planta industrial, el ingenio debe pagar bimestralmente a las municipalidades de distintos municipios de la costa sur, un arbitrio, el cual sirve para labores de conservacin y cuidado de dichas carreteras, as como tambin para beneficio de la comunidad.

El pago se realiza en los meses de febrero, abril, junio, agosto, octubre y diciembre de cada ao, el porcentaje de los arbitrios vara dependiendo del municipio, sin embargo a razn de ejemplo daremos a conocer los arbitrios correspondientes a la Municipalidad de Escuintla, siendo estos:

Arbitrio de caa: Arbitrio de Azcar: Arbitrio de Melaza:

Q. 0.20 por tonelada de caa molida. Q. 0.20 por cada quintal de azcar producida Q. 0.02 por cada galn de melaza producido

Cdigo de Trabajo (Decreto del Congreso de la Repblica No. 1441)

Este Cdigo regula las relaciones (derechos y obligaciones) entre patronos y trabajadores, con ocasin del trabajo, as tambin crea instituciones para resolver todo aquel conflicto que surja entre stos, le da vida al reglamento interno de trabajo y al contrato individual de trabajo, todo esto de comn acuerdo entre las tres partes que rigen la relacin laboral, siendo stas: el Estado, el patrono y el trabajador.

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Como se hizo mencin en un captulo anterior, el ingenio tiene un promedio de 2,000 trabajadores fijos, razn por la cual le compete cumplir detalladamente con lo estipulado por el Cdigo de Trabajo, al da de hoy no posee ningn tipo de demanda laboral, y se requiere constantemente a la administracin por parte del Consejo Administrativo, que se efecte de la mejor manera posible todo lo relacionado al trabajador.

Ley Orgnica y Reglamento del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (Decreto del Congreso de la Repblica No. 295)

La finalidad de esta ley, es que el trabajador pueda gozar de los beneficios que presta el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, este objetivo se cumple a travs de obligar tanto al trabajador como al patrono a desembolsar mensualmente una cuota por concepto de seguro social.

Debido a lo que se ha hecho mencin, el ingenio lleva registro de los salarios de todos sus trabajadores, para cumplir con el requerimiento de liquidar el porcentaje de seguro social que le corresponde, as como tambin procede a descontarle de su salario al trabajador la cuota que le corresponde, para posteriormente realizar el pago respectivo.

3.1.2.3 Anlisis econmico financiero

El anlisis consiste en conocer la empresa a travs de sus estados financieros, lo cual nos proporciona informacin sobre la buena o mala administracin de la entidad objeto de estudio, as como tambin permite a los accionistas tomar decisiones referentes al rumbo que debe tomar el negocio.

La importancia de dicho anlisis no solamente radica en brindar informacin a los accionistas, sino que tambin facilita la comprensin de los estados financieros por parte de las personas

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ajenas al negocio y que en determinado momento necesiten evaluar la situacin econmicafinanciera de la organizacin.

Dentro de los principales objetivos del anlisis financiero podemos mencionar: conocer la situacin financiera de la empresa, proporcionar informacin para la correcta toma de decisiones, brindar datos de aspecto crediticio, establecer la liquidez, la solvencia y la capacidad de pago de la entidad, asegurar la estabilidad econmica, ser de utilidad en la planificacin de una auditora y en la evaluacin de riesgos, etc.

Aunque los estados financieros representan un registro del pasado, un estudio econmicofinanciero permite definir guas para realizar acciones futuras, es innegable que la correcta toma de decisiones depende en un alto grado de la correcta interpretacin de los estados financieros proporcionados por la contabilidad. A continuacin se presenta el balance de situacin y el estado de resultados del Ingenio Santo Domingo, S.A., (a solicitud de la empresa dichos datos son proporcionales en comparacin a los datos reales) correspondientes al ao 2,009, los cuales se utilizaron de base para realizar el anlisis financiero a travs de razones financieras.

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Cuadro 1

Estado de situacin financiera


Ingenio Santo Domingo, S.A.
Perodo 2008 -2009 2008 Activo no corriente Propiedad Planta y Equipo Activo corriente Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Inventarios Almacen Cuentas por Liquidar Inversiones Pagos y Gastos Anticipados Suma de activo 2,945,439.07 6,859,667.46 29,677,801.36 7,535,539.92 2,007,240.09 2,438,869.98 2,952,624.88 100,000,752.68 2.95% 6.86% 29.68% 7.54% 2.01% 2.44% 2.95% 100.00% 2,180,693.16 15,538,030.62 20,973,595.38 7,016,171.84 4,583,012.62 2,526,099.58 3,380,831.74 94,708,448.91 2.30% 16.41% 22.15% 7.41% 4.84% 2.67% 3.57% 100.00% 45,583,569.92 45.58% 38,510,013.97 40.66% Relacion % 2009 Relacion %

Pasivo no corriente Documentos por Pagar Pasivo corriente Cuentas por Pagar Proveedores Gastos por Pagar Anticipos sobre Ventas Suma de pasivo 265,990.31 5,711,780.79 2,882,974.87 2,903,036.54 74,803,542.29 0.27% 5.71% 2.88% 2.90% 74.80% 317,591.24 7,746,421.40 2,919,857.60 39,748.10 71,207,753.11 0.34% 8.18% 3.08% 0.04% 75.19% 63,039,759.77 63.04% 60,184,134.77 63.55%

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Estado de situacin financiera


Ingenio Santo Domingo, S.A.
Perodo 2008 -2009 2008 Patrimonio Capital Reservas Utilidades Retenidas Ganancia o Perdida del Ejercicio Suma patrimonio Suma pasivo y patrimonio 713,000.00 3,401,089.51 18,031,312.10 3,051,808.77 25,197,210.38 100,000,752.68 0.71% 3.40% 18.03% 3.05% 25.20% 100.00% 1,178,600.00 3,506,612.43 15,250,917.92 3,564,565.45 23,500,695.80 94,708,448.91 1.24% 3.70% 16.10% 3.76% 24.81% 100.00% Relacion % 2009 Relacion %

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Cuadro 2

Estado de resultados
Ingenio Santo Domingo, S.A.
Periodo 2008 - 2009 2008 Relacion % 2009 Relacion %

Ventas Azucar Melaza Energia Electrica Total ventas ( - ) Costo de ventas Utilidad bruta en ventas ( - ) Gastos de venta ( - ) Gastos de administracin Utilidad en operacin ( - ) Otros gastos Resultado del ejercicio

48,434,399.55 3,691,620.76 15,811,651.18 67,937,671.48 55,990,664.53 11,947,006.96 3,272,771.94 5,075,328.42 3,598,906.59 547,097.82 3,051,808.77 0.81% 4.49% 4.82% 7.47% 100.00% 82.41%

77,760,343.22 10,358,219.54 15,322,719.15 103,441,281.91 88,838,749.95 14,602,531.96 4,895,910.63 5,291,471.48 4,415,149.85 850,584.40 3,564,565.45 0.82% 3.45% 4.73% 5.12% 100.00% 85.88%

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Razones financieras

Razones de liquidez

Capital de trabajo

Activo corriente 56,198,434.94

Pasivo corriente 11,023,618.34 = 45,174,816.60

Representa la inversin neta en recursos circulantes de la empresa, esto como resultado de las decisiones de inversin y financiamiento a corto plazo generadas por la entidad. Si una empresa no puede mantener un nivel satisfactorio de capital de trabajo, cabe la posibilidad de llegar a un estado de insolvencia y caer en un escenario negativo, con lo cual se vera en la necesidad de declararse en quiebra.

Los activos corrientes siempre deben ser suficientes para cubrir los pasivos corrientes y lograr as brindar un margen de seguridad razonable, si se ve el resultado del ndice aplicado, se establece que la empresa posee una inversin que respalda totalmente las obligaciones a corto plazo que posee.

Solvencia

Activo corriente 56,198,434.94

Pasivo corriente 11,023,618.34 = 5.09800

Este ndice se utiliza como indicador de la capacidad de la empresa para liquidar oportunamente sus obligaciones a corto plazo, con relacin a la empresa evaluada se da a conocer que posee Q. 5.10 para cubrir cada quetzal del pasivo corriente, lo que indica que se posee un alto grado de

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solvencia. La relacin en mencin, es lgica debido a que las deudas y obligaciones a corto plazo, normalmente son liquidadas con los recursos resultantes de la conversin en efectivo de los activos corrientes (inventarios y cuentas por cobrar). En el actual caso de anlisis esto puede ser contraproducente, porque sus elevadas cuentas por cobrar indican que mucho dinero propiedad de la empresa se encuentra en otras manos, demostrando ineficiencia de cobro y limitando la reinversin en el negocio.

Prueba del cido

( Activo corriente 56,198,434.94

Inventarios ) 27,989,767.22

Pasivo corriente 11,023,618.34 = 2.55893

Este ndice mide la capacidad de pago inmediato de la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo, sin tomar en cuenta a los inventarios por considerarse un activo poco lquido, considera las unidades monetarias en inversin lquida por cada unidad monetaria del pasivo a corto plazo. Este tipo de ndice se realiza pensando que en determinado momento, se tuviera que pagar todo el pasivo corriente de manera inmediata con los activos corriente de mayor liquidez, este tipo de anlisis debe hacerse constantemente para no comprometer el pago de dichos pasivos. El resultado del anlisis muestra que si no tomamos en cuenta los

inventarios, la empresa aun cuenta dentro del activo corriente con Q. 2.56 para cubrir cada quetzal del pasivo corriente, esto indica que la entidad posee la liquidez necesaria para hacer frente a sus deudas a corto plazo.

Prueba sper cida

( Caja y bancos 2,180,693.16

+ +

Cuentas por cobrar ) 15,538,030.62

Pasivo corriente 11,023,618.34 = 1.60734

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Se debe hacer la salvedad de que en el activo corriente, pueden estar incorporados elementos que no son lo suficientemente lquidos, para ser realizados en un momento de apremio, por lo tanto en este ndice solo se consideran los activos de reconocida liquidez. Al momento de efectuar un anlisis ms profundo con relacin a la liquidez de la empresa, se estableci que haciendo la relacin de caja y bancos con las cuentas por cobrar, se puede en determinado momento afrontar la deuda del pasivo a corto plazo, estimando que las cuentas por cobrar puedan hacerse lquidas de una forma inmediata, demostrando de esta forma la absoluta solvencia que posee la organizacin, porque se posee Q. 1.60 para respaldar o amparar cada quetzal del pasivo corriente.
Razones de apalancamiento

Endeudamiento

Total pasivo 71,207,753.11

Total activo 94,708,448.91 = 0.75186

Mide el grado de financiamiento de los activos por parte de terceros o sea el nivel de control de los acreedores sobre los bienes de la empresa, en otras palabras podemos decir, que es el porcentaje de la inversin que ha sido financiada a travs de una deuda. El objetivo principal de este ndice es medir el nivel global de endeudamiento o sea el porcentaje de fondos proporcionados por los acreedores. El resultado de la evaluacin realizada, muestra que la empresa posee un alto grado de endeudamiento, derivado de la ampliacin que actualmente se est realizando en el rea industrial, sin embargo se poseen suficientes derechos y activos para respaldar dicha deuda, lo cual da confianza al momento de competir dentro del mercado comercial en el cual se desenvuelve.

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Autonoma

Total patrimonio 23,500,695.80

Total activo 94,708,448.91 = 0.24814

Mide la proporcin de la inversin que ha sido financiada con dinero de los accionistas o propietarios, es decir el porcentaje de los activos que son propiedad enteramente de los socios. La evaluacin realizada establece el inters que se tiene en el desarrollo del negocio, quedando demostrado que el 25 % del total de los activos son ntegramente propiedad de los accionistas, los cuales estn constituidos por la inversin que stos realizaron al momento de constituir el negocio y el nivel de rentabilidad que se ha obtenido a travs de las ganancias acumuladas durante el transcurso de los aos.

Endeudamiento a corto plazo

Pasivo corriente 11,023,618.34

Total patrimonio 23,500,695.80 = 0.46908

Mide la relacin que se da, entre los fondos a corto plazo tomados por terceros y los recursos aportados por los socios. Las obligaciones a corto plazo constituyen un 47 % del patrimonio de los accionistas, lo que nos da la pauta para considerar que se ha tenido un buen manejo en este aspecto, debido a que las obligaciones menores de un ao estn doblemente respaldadas, tanto por los activos como por el patrimonio, aportando seguridad a terceros, evitando el riesgo de que stos vean insolvente el reintegro de la inversin a corto plazo que tengan en la entidad.

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Endeudamiento a largo plazo

Pasivo no corriente 60,184,134.77

Total patrimonio 23,500,695.80 = 2.56095

Mide la relacin que se da entre los fondos a largo plazo tomados por terceros y los recursos aportados por los socios. El anlisis de endeudamiento a largo plazo efectuado, dio como resultado que el patrimonio de los accionistas es insuficiente para cubrir las obligaciones, esto se debe a que se ha hecho una inversin bastante grande en tecnificar el proceso productivo, para lo cual se obtuvieron prestamos bancarios, esto indica que se tiene un alto porcentaje de endeudamiento y que parte de los activos se encuentran comprometidos.
Razones de rentabilidad

Margen utilidad bruta:

( Ventas 103,441,281.91

Costo de ventas ) 88,838,749.95

Ventas 103,441,281.91 = 0.14117

Consiste en la porcin del ingreso que nos permite cubrir todos los gastos distintos al costo de ventas. Este ndice aplicado a la evaluacin realizada a los estados financieros de la empresa dio como resultado que la organizacin posee un 14 % del total de los ingresos por ventas, destinados a cubrir los gastos que se generan fuera del proceso productivo, permitiendo realizar proyecciones en cuanto a la cantidad mxima que se puede invertir con relacin a los gastos de operacin y a los gastos financieros.

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Margen de utilidad en operaciones

Utilidad en operacin 4,415,149.85

Ventas 103,441,281.91 = 0.04268

Este es uno de los indicadores de mayor importancia, porque nos permite medir si la empresa est generando suficiente utilidad para cubrir sus actividades de financiamiento. Del total de la ventas realizadas, se logr establecer que el ndice de rentabilidad o ganancia producido por la entidad despus de realizar las respectivas deducciones, derivadas del proceso productivo y de los gastos operacionales es del 4.27 %, lo cual es aceptable, si tomamos en cuenta el volumen de operaciones y gastos que implica la transformacin de la caa de azcar a producto terminado.

Margen de utilidad antes del impuesto

Utilidad pre-impuestos 3,564,565.45

Ventas 103,441,281.91 = 0.03446

Nos permite conocer la utilidad o ganancia que est generando la empresa antes de aplicar los cargos por impuestos. Este resultado es doblemente importante para la administracin de la organizacin, debido a que da a conocer el porcentaje de rentabilidad o utilidad proveniente de las ventas, as como tambin nos proporciona la renta imponible que se utilizar para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

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Captulo 4

4.1 Propuesta de solucin:

Propuesta derivada de la evaluacin de los procedimientos de control en el rea de caja y bancos del Ingenio Santo Domingo, S.A.

4.1.1 Presentacin de la propuesta

Dentro del mbito comercial y para poderse desenvolver competitivamente, toda empresa debe poseer una misin, una visin, objetivos y polticas, las cuales sern los pilares fundamentales para fortalecer la estructura y la organizacin de la entidad, as tambin los controles y

procedimientos, son una parte esencial para la correcta realizacin de las actividades cotidianas, permitiendo que se puedan alcanzar los objetivos y metas establecidas.

Por lo antes expuesto, se puede llegar a la conclusin de que los controles y procedimientos, proporcionan una mayor confianza y una garanta razonable con relacin a los resultados obtenidos, elevando el nivel del rendimiento administrativo, siempre y cuando se cumplan a cabalidad por parte del personal.

4.1.2 Fundamentos de la propuesta

La propuesta est fundamentada en el resultado del trabajo de campo, el cual consisti en la aplicacin de una metodologa de investigacin, adecuada al tipo de trabajo que se realizara, tambin se obtuvo el respaldo de fuentes bibliogrficas, considerando diferentes conceptos u opiniones de diversos autores, todo esto trajo consigo la obtencin de informacin, que sirvi de base para proponer diversos aspectos que vendran a colaborar en el correcto desarrollo de las actividades diarias.

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4.1.3 Estructura de la propuesta

Como se ha establecido, en el rea de caja y bancos se poseen varias deficiencias, las cuales fueron determinadas a travs de la investigacin, y en base a dichos resultados se proponen las siguientes soluciones:
Controles y procedimientos

Son herramientas eficaces que transmiten conocimientos y experiencias, tambin son instructivos que le ayudarn al empleado a canalizar de una mejor manera sus esfuerzos.

Toda aquella empresa que desea alcanzar sus metas y que pretende que sus operaciones contables, financieras y administrativas se desarrollen de la mejor manera posible, deber poseer controles y procedimientos dentro de su estructura organizacional, ya que son un apoyo vital dentro de la correcta gestin administrativo-financiera.

Al documentar los controles y procedimientos y hacerlos del conocimiento del personal, se estar proporcionando una gua de accionar y un instructivo para facilitar la induccin del personal nuevo, logrando que los empleados de una organizacin trabajen en forma conjunta y con un mismo objetivo, el cual es: cumplir con las metas trazadas por la empresa.

Es necesario mencionar que los procedimientos son procesos sistemticos, que nos ensean como llevar ordenadamente y a travs de secuencias un trabajo o una actividad, aumentan notablemente la eficiencia del trabajo, lo que conlleva la obtencin de informacin confiable y oportuna para la correcta toma de decisiones por parte de la gerencia.

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Segregacin de funciones

Este es un punto muy importante dentro de una correcta organizacin empresarial, cuando cada trabajador sabe exactamente cuales son sus atribuciones, tiende a realizarlas de una mejor manera, tratando en todo momento de alcanzar los objetivos del puesto y llenar las expectativas propias, lo que conlleva un mejor nivel de trabajo, acarrea un mayor grado de responsabilidad y proporciona los resultados esperados, con esto se pueden evitar la desorganizacin al momento de realizar el trabajo, la duplicidad de funciones, el proporcionar datos errneos, etc.

Un aspecto que se debe tomar en cuenta al momento de realizar la segregacin de funciones es que las atribuciones deben estar acordes con el puesto y el grado de aptitud de la persona que ocupar dicho puesto, razn por la cual se deber colocar a la persona idnea en el lugar correcto, esto se logra a travs de un efectivo mtodo de contratacin de personal y una buena estructura organizacional dentro del rea.

Todo puesto de trabajo debe poseer distintas atribuciones, esto debido a que una persona no puede estar inmersa en un proceso desde su inicio hasta su final, todo proceso que se lleve a cabo, debe estar compartido dentro de varios trabajadores, as tambin poseer niveles de revisin y supervisin para constatar su correcto desarrollo.
Supervisin

Es una actividad encomendada a los altos mandos dentro del nivel jerrquico de la organizacin, gerentes y jefes de rea, esto asegura un correcto registro y control de las operaciones efectuadas, y su finalidad es estimar el porcentaje de cumplimiento de las polticas, controles y procedimientos. La supervisin debe ser contnua y sin previo aviso, para su realizacin deben tomarse en cuenta los aspectos siguientes:

Establecer la eficiencia de los colaboradores al momento de realizar sus actividades.

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Evaluar la actitud y la aptitud de los trabajadores.

Establecer el nivel de evidencia de las operaciones.

Realizar espontneamente comparaciones entre la informacin generada del sistema y la documentacin fsica.

Elaboracin de encuestas peridicas para medir el nivel de entendimiento y cumplimiento de las polticas de la empresa.

Indagar cualquier tipo de problemas laborales que se puedan suscitar internamente o con terceros, buscando motivos y posibles soluciones.

Regulaciones de caja chica (Anexo 7)

Un aspecto relevante dentro del correcto manejo de una caja chica, es la constante supervisin de las operaciones que con sta se realizan, hay varios puntos que se deben tomar en cuenta para poder depurar el proceso que actualmente se tiene con relacin a dicho fondo, siendo estos: colocar a cargo del fondo a una persona ntegra y apta para dicha labor, que sea confiable y que tenga el conocimiento del grado de responsabilidad que esta atribucin conlleva.

El reintegro de la liquidacin de caja chica debe realizarse semanalmente para no correr el riesgo de estar sin efectivo, todo esto debe realizarse con la finalidad de adquirir confianza y certeza de que los fondos destinados para dicho fin, estn siendo utilizados de la mejor manera posible, y cumpliendo a cabalidad el objetivo de su creacin.

Se debe establecer que todo documento que est dentro del proceso, debe estar autorizado por el jefe inmediato superior, prohibir terminantemente los prstamos de caja chica a los empleados,

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resguardar de una forma segura los fondos de la caja y chica, y lo que se considera el punto ms importante de la supervisin y verificacin de las operaciones, es el arqueo de caja, este control brinda un alto grado de razonabilidad y confianza, se debe realizar constantemente y sin previo aviso, dejando constancia documental del proceso realizado, de la fecha y de los hallazgos, lo ms aconsejable es que se realice cada quince das, y debe ser efectuado por una persona con un nivel jerrquico mayor al de la persona encargada del fondo.
Conciliacin bancaria

La empresa cuenta con un promedio de 28 cuentas bancarias, de las cuales un gran porcentaje de stas posee un volumen alto de transacciones, esto conlleva que las conciliaciones bancarias sean un tanto complejas, derivado de esto se debe establecer una forma de dar a conocer la informacin de manera sencilla, lgica, clara y entendible para todo usuario de las mismas. El formato que se utiliza actualmente no transmite de una forma clara los resultados de las conciliaciones, esto no significa que la finalidad de las conciliaciones bancarias no se est cumpliendo a plenitud, sin embargo es necesario que se adopte un formato sencillo, que pueda ser analizado, comparado y utilizado de una forma prctica por cualquier persona. (Anexo 5)

Un control recomendable es realizar las conciliaciones mensualmente y tener acceso en lnea a la informacin bancaria, para poder imprimir los estados de cuenta a fin de mes y poder elaborarlas dentro de los primeros cinco das siguiente al mes que se concilia. Adems de lo establecido anteriormente, es necesario incluir las firmas y sello de las personas involucradas desde su elaboracin hasta su revisin por parte del departamento de Auditoria Interna, as como resguardar dicha documentacin en un lugar seguro y de una forma ordenada para su fcil localizacin.

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Pago de proveedores

Todo pago que se haga a los proveedores, se deber realizar nica y exclusivamente en el rea de caja, en los das y horarios establecidos, tal como lo estipula la poltica instituida por la administracin, prohibiendo terminantemente que los cheques sean trasladados a otros departamentos para su respectivo pago, esto debe hacerse del conocimiento de todo el personal, as como tambin de todos los proveedores.

El cumplimiento de este procedimiento conlleva un mejor control en diversos aspectos, sean estos administrativos, contables y fiscales, debido a que el riesgo de extravo de papelera disminuye considerablemente.
Archivo de documentacin

Las operaciones que se realizan a diario dentro de una organizacin, tienen su medio de prueba en la documentacin, sta sirve para darle veracidad y respaldo a los hechos, tanto comercialmente como fiscalmente, para llevar un buen control del archivo y de la documentacin, es necesario establecer procedimientos claros, como por ejemplo:

Nombrar a una persona encargada, la cual se dedicar por completo a esta actividad.

Establecer y centralizar un lugar adecuado para archivar la documentacin, este lugar debe estar resguardado para que solamente el encargado pueda manipular la documentacin.

El lugar seleccionado para el archivo debe reunir las condiciones necesarias para resguardar la papelera.

Debe encontrarse ubicado en las oficinas centrales, para que la informacin pueda recopilarse de una manera rpida y oportuna.

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La documentacin deber archivarse en cartapacios, los cuales debern estar rotulados y ordenados en forma continua, para su fcil localizacin.

La documentacin solamente podr ser proporcionada a otras personas a travs de requerimientos dirigidos a la persona encargada y al jefe superior inmediato.

Ser responsabilidad de la persona encargada, el hecho de que el archivo se encuentre ordenado, con la documentacin completa y totalmente actualizado.

Procedimiento de ingresos

Inicio del proceso.

El departamento de tesorera recibe el pago de los clientes.

Mensajera realiza el depsito de dichos pagos.

Mensajera entrega la boleta de depsito al departamento de tesorera.

El asistente de tesorera ingresa la boleta al modulo de tesorera.

El asistente de tesorera imprime un listado de las boletas de depsito.

Las boletas de depsito son trasladadas al departamento de contabilidad.

El asistente contable coteja la boleta de depsito con valor ingresado al sistema

El asistente contable ingresa al mdulo de contabilidad la codificacin de la boleta de depsito.

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La boleta es trasladada al encargado de archivos.

Las boletas deben ser archivadas en cartapacios debidamente rotulados.

Los cartapacios deben ser colocados en el espacio fsico destinado exclusivamente para el archivo de documentacin y que ha sido adecuado para tal fin.

Fin del proceso

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Procedimiento de ingresos
Mensajera Departamento de Departamento de tesorera contabilidad
Inicio del proceso Recepcion cheque pago de clientes Se deposita el cheque

Encargado de archivo

Entregar boleta a tesorera

Ingresar boleta al sistema

Imprimir listado boleta depositos

no

Trasladar boletas a contabilidad

Cotejar boletas y valor ingresado al sistema

Valor correcto? si Codificacion contable e ingreso al sistema

Trasladar boletas al encargo archivo Archivo boletas

Fin del proceso

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Procedimiento de egresos

Inicio del proceso.

El rea de caja recibe las facturas del proveedor y corrobora sus datos. Las facturas son trasladadas al departamento de contabilidad.

Los asistentes contables ingresan la jornalizacin de las facturas al sistema de contabilidad.

Despus de ingresar y jornalizar las facturas, son trasladadas al departamento de tesorera.

El pago de las facturas es proyectado de acuerdo a la disponibilidad bancaria

Se imprimen los cheques en el mdulo de tesorera.

Los cheques se trasladan a contabilidad y son rebajados del saldo bancario en el mdulo de tesorera.

El asistente contable debe revisar los cheques e ingresar la respectiva codificacin contable al mdulo de contabilidad.

Los cheques son enviados nuevamente al departamento de tesorera para su respectiva firma.

De acuerdo al valor de los cheques, el departamento de tesorera, los distribuir para su respectiva firma, tomando como base el nivel de firmas establecido internamente. (Anexo 6)

Al retornar de firma, se imprime en el mdulo de tesorera el listado de cheques para pago.

Todos los cheques son enviados a caja para su respectivo pago.

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Los cheques debern ser pagados solamente en caja los das viernes.

Despus de pagar los cheques, las copias de los cheques pagados son enviadas a contabilidad.

El encargado del archivo revisa y coteja las copias de los cheques con la documentacin de respaldo.

Las copias de los cheques deben ser archivadas correlativamente en cartapacios debidamente rotulados

Los cartapacios deben ser archivados en el espacio fsico destinado exclusivamente para el archivo de documentacin y que ha sido adecuado para tal fin.

Fin del proceso.

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Procedimiento de egresos
Caja
Inicio del proceso Recepcion y revision de facturas

Departamento de contabilidad

Departamento de tesorera

Encargado de archivo

Trasladar facturas a contabilidad Ingresar jornalizacion facturas al sistema Trasladar facturas a tesorera Proyectar pago facturas

Imprimir cheques

Rebajar saldo bancario

Trasladar cheques a contabilidad

no

Revisar cheques

Cheques correctos? si Ingreso codificacion cheques al sistema

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Procedimientos de egresos
Caja Departamento de Departamento de contabilidad tesorera
1

Encargado de archivo

Trasladar cheques a tesorera Distribuir cheques para firma

Imprimir listado cheque para pago

Trasladar cheques firmados a caja Pagar cheques

Enviar cheques al archivo Revisar documentacin cheques pagados

Documentacin correcta? no si Archivo cheques

Fin del proceso

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Evaluacin del sistema informtico

El ingenio cuenta con un departamento informtico, siendo ste el creador del sistema de computacin que actualmente se utiliza en todas las operaciones realizadas dentro de la organizacin, este sistema est creado en base a mdulos para cada rea, sin embargo lo idneo de acuerdo con la estructura de la organizacin sera que se utilizara un sistema en lnea que condensara y unificara todas las operaciones provenientes de los diferentes departamentos, para proveer informacin oportuna y veraz, ste concepto debe ser tratado con el personal de dicho departamento, informndoles cuales son las necesidades para desarrollar un buen trabajo, as como tambin cuales son los riesgos que se corren si en dado caso el sistema no llenar las expectativas de su creacin, para que posteriormente ellos evalen las opciones ms viables para ejecutar las mejoras.

Es importante evaluar el sistema de computacin existente y proponer las mejoras que ayuden a aminorar las deficiencias actuales, considerando el costo beneficio que acarreara dichas mejoras, porque un sistema de computacin que proporciona informacin rpida y oportuna, deriva en un mejor trabajo y en decisiones gerenciales con mayor grado de exactitud.

Se debe considerar que actualmente es una poca de constantes avances tecnolgicos y que las empresas que desean tener un alto grado de competitividad dentro del mercado nacional e internacional, deben estar a la vanguardia en este aspecto, lo cual proporciona un mayor nivel de calidad en todas las reas sean estas productivas o administrativas.
Capacitacin del personal

En cualquier empresa se considera al recurso humano como un factor de suma importancia e imprescindible para desarrollar todas las operaciones diarias, derivado de esto es necesario que los colaboradores tengan el suficiente conocimiento del papel que desempean, esto se logra a travs de capacitaciones y de la adquisicin de nuevos conocimientos.

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. Mientras ms capacitado sea el personal, ms competitiva ser la entidad, esto debido a que se tendrn ms formas de afrontar los problemas y muchas ms propuestas de mejora. Para evitar que constantemente se estn realizando correcciones a la informacin que se maneja a diario, es necesario que el trabajador est totalmente convencido de la labor que realiza y cmo debe realizarla, esto se logra a travs de una constante capacitacin y actualizacin de informacin.

Hay varias formas de capacitar al personal, dentro de las cuales podemos mencionar:

Participacin en seminarios, cursos o diplomados fuera de la empresa.

Exposicin dentro de las instalaciones de la empresa de temas como atribuciones, controles, procedimientos, nomenclatura contable, etc., impartidas por el mismo personal o por terceros.

Motivar e incentivar la continuidad en la captacin de conocimientos por parte del trabajador, a travs de proyectos como el reintegro de determinado porcentaje de las mensualidades pagadas a la Universidad, etc.

4.2 Viabilidad del proyecto

Tomando en consideracin el resultado de la evaluacin realizada y derivado de las propuestas hechas, se considera que el proyecto es totalmente aplicable a la empresa, sin embargo las propuestas deben ser aprobadas por la administracin. A continuacin se presentan

detalladamente los aspectos que se encuentran inmersos dentro de la viabilidad el proyecto.

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Recurso humano

Al momento de aplicar propuestas de solucin a las actividades que realiza la empresa no se considerara necesario el contratar personal, ya que actualmente se cuenta con personal suficiente para realizar las labores cotidianas, sin embargo es necesario que la Administracin vele por el cumplimiento por parte del personal de los controles y procedimientos establecidos, si se toma en consideracin el tipo de organizacin, se establecer que la empresa Ingenio Santo Domingo, S.A. es una empresa lo suficientemente grande para poder aprovechar al mximo su estructura organizacional.
Recursos financieros

Si se hace mencin a la cantidad de recursos financieros que la entidad tendra que invertir, se puede diferenciar este tipo de gastos de la siguiente forma:

El monto de los gastos incurridos por la revisin y mejora del sistema informtico actual ser establecido por el departamento de Informtica, siendo dichos gastos: Pago de horas extras, material necesario para tecnificar y modernizar el equipo de cmputo, capacitaciones y posiblemente algn tipo de asesora.

Gastos por impresin de los controles y procedimientos: Q. 5,000.00

Gastos en capacitaciones al personal del departamento de tesorera y al departamento de contabilidad.

Adecuacin de un espacio fsico para el archivo de documentacin: Q. 25,000.00

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Recursos administrativos

En lo relacionado al aspecto administrativo, podemos hacer mencin que actualmente la empresa cuenta con un Consejo Administrativo, que est en la total disposicin de mejorar los procesos internos de la entidad, para lo cual da la oportunidad de que se presenten propuestas para considerarlas y analizar la viabilidad de las mismas. Derivado de esto se puede estar seguro que el proyecto es viable, tomados en cuenta los aspectos al momento de realizar la evaluacin.
Recursos fsicos

En relacin a la estructura fsica de la empresa, as como su mobiliario y equipo, se pudo verificar que esto no ser un impedimento para la viabilidad de las propuestas realizadas, ya que se cuenta con las oficinas centrales ubicadas en la ciudad capital, una planta productiva y sus respectivas oficinas administrativas ubicadas en la costa sur, tambin se tiene equipo de cmputo y mobiliario que aun no se han depreciado en su totalidad y que se pueden considerar de utilidad para soportar las propuestas mencionadas.

4.3 Cronograma de actividades:

Es uno de los mtodos ms utilizados en la administracin de proyectos, es un mtodo grfico de planeacin y control, en el que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca del tiempo que requiere cada una de ellas, as como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente.

El cronograma que se muestra a continuacin, se utiliz como base para la realizacin del proyecto de Prctica Empresarial Dirigida PED -, para lo cual se puso un nfasis muy especial en el cumplimiento de cada una de las actividades detalladas, as como tambin en el tiempo establecido para su desarrollo.

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La Prctica Empresarial Dirigida PED -, se dividi en varias etapas y se establecieron fechas para el desempeo de las mismas, al momento de concluir el proyecto, se puso constatar que se cumplieron los tiempos establecidos para el desarrollo de cada etapa, con lo cual cada uno de los objetivos establecidos se fueron desempeando en el transcurso de la investigacin.

65

UNIVERSIDAD PANAMERICANA
Plan de actualizacin y cierre acadmico -ACACohorte No. 17 Cronograma de trabajo plan de Prctica Empresarial Dirigida (PED) Ao 2010
jul-10 10 24 7 14 sep-10 11 4 11 oct-10 9 nov-10 6 ene-11 24 ago-10 dic-10

Ao 2011
feb-11 mar-11

Presentacin de tutores

Retroalimentacin sobre planeacin del estudio

Entrega borradores del diagnstico integral y del anteproyecto de plan de PED

Entrega documentos finales del diagnstico integral y del anteproyecto de plan de PED

Presentacion proyecto o plan de prctica

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Evaluacin del tutor o asesor

Evaluacion de la recoleccin, anlisis, investigacion y trabajo de campo Anlisis de resultados Presentacin de resultados

Evaluacin de conclusiones y recomendaciones

Evaluacin de propuesta Entrega proyecto a coordinacin Entrega proyecto a revisores Entrega proyecto de revisores a coordinacin Exmenes tcnicos Graduaciones

Conclusiones

1.

Se estableci que actualmente el Ingenio Santo Domingo, S.A., posee controles y procedimientos deficientes para la realizacin de las operaciones diarias, con lo cual se corre el riesgo de que en determinado momento, se puedan presentar estados financieros con cantidades errneas y tambin incumplir con las polticas y los objetivos establecidos por la organizacin.

2.

La segregacin de funciones existente no se cumple a cabalidad, debido a que determinados trabajadores interfieren en las atribuciones de otros, lo cual genera desorganizacin, falta de orden e irresponsabilidad al momento de realizar alguna actividad, pudiendo provocar duplicidad en las operaciones y un mayor grado de desconfianza en el producto final del rea evaluada y en los controles y procedimientos implementados por la administracin.

3.

La caja chica se cre con la finalidad de respaldar operaciones de poca cuanta y de carcter urgente, las cuales no pueden esperar a que les sea emitido el cheque respectivo, sin embargo no se aplica un control para asegurar el correcto uso de la misma, adems no existen perodos o fechas establecidas para solicitar el reintegro de los fondos, lo cual provoca que en determinados momentos se carezca de efectivo, incumpliendo el objetivo para el cual fue creado el fondo de caja chica.

4.

Una conciliacin bancaria nos permite establecer el movimiento que tuvieron las distintas cuentas bancarias durante el mes transcurrido, esta informacin debe ser lo ms clara posible, sin embargo dentro de los procesos se utiliza un formato complicado que tiende a confundir al usuario ajeno al rea de su creacin.

5.

Todo sistema informtico que sea creado especialmente para realizar las actividades de determinada empresa, debe llenar las expectativas de su creacin, sin embargo actualmente esto no sucede en la empresa, como se hizo mencin ste es bastante burocrtico, no

67

permite indagar informacin en lnea y no soporta el volumen de operaciones generadas por el ingenio.

68

Recomendaciones

1.

Implementar controles y procedimientos en todas las operaciones que se realizan en el rea de caja y bancos, con lo cual se eliminarn las debilidades de control detectadas y se mejorar la administracin financiera-administrativa, cumpliendo de sta manera con las polticas y los objetivos de la empresa.

2.

Realizar una correcta segregacin de funciones dentro del esquema organizacional y asignar atribuciones especficas a cada uno de los puestos de trabajo del rea de caja y bancos, evaluando constantemente el cumplimiento de dichas atribuciones, proporcionando un mayor grado de confianza en el resultado del trabajo realizado.

3.

Realizar constantemente arqueos de caja chica y establecer perodos para solicitar los respectivos reintegros de fondos, asegurando de esta forma que el manejo de los mismos se realice de una manera correcta y basada en controles y procedimientos establecidos por la administracin.

4.

Implementar un formato para elaborar conciliaciones bancarias, en el cual la informacin que se d a conocer sea completa, clara y comprensible para todo tipo de usuario de las mismas.

5.

Evaluar el sistema informtico que actualmente se utiliza y establecer la viabilidad del mismo, es recomendable utilizar un sistema en lnea, debido a que proporciona informacin veraz y oportuna, lo que conlleva la correcta toma de decisiones por parte de la administracin.

69

Referencias

1.

Arens A., Elder R. y Beasley M. (2007) Auditoria Un Enfoque Integral (11a. Edicin). Mxico. Pearson Educacin de Mxico, S.A. de C.V.

2.

Cooper & Lybran, (1997) Los Nuevos Conceptos del Control Interno. Estados Unidos. Ediciones Daz de Santos.

3.

Godoy, Amanda (1999) Diccionario Contable y Comercial. (3ra. Edicin) Argentina. Valleta Ediciones.

4.

Kell y Ziegler (1988) Auditoria Moderna. Mxico. Compaa Editorial Continental, S.A. de C.V.

5.

Piedra Herrera, Francisca (2009) Contabilidad Financiera Volumen II. Espaa. Delta Publicaciones Universitarias.

6.

Venegas, Walley (2007) El Trabajo de Campo en Auditora. Costa Rica. Editorial Universidad Estatal a Distancia.

7.

Fonseca Luna, Oswaldo (2008) Vademcum Contralor. (Primera Edicin) Per. Instituto de Investigacin de Accountability y Control ICCO

8.

Guzmn Vsquez, Alexander (2005) Contabilidad Financiera. (Primera Edicin) Colombia. Centro Editorial Universidad del Rosario.

9.

Bello, Gonzalo (2007) Operaciones Bancarias en Venezuela. (Segunda Edicin) Venezuela. Publicaciones UCAB

70

10. Perdomo, Abraham (2004) Fundamentos de Control Interno. (Novena Edicin). Mxico. Cengage Learning Editores.

11. Tanaka, Gustavo (2005) Anlisis de Estados Financieros para la toma de decisiones. (Primera Edicin). Per. Fondo Editorial de la Pontificia Universidad Catlica del Per.

12. Normas Internacionales de Auditora (2009) NIA 400

13. Normas Internacionales de Contabilidad (2009) NIC 1

14. Cdigo Tributario (Decreto del Congreso de la Repblica No. 6-91)

15. Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 2792)

16. Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 26-92)

17. Ley del Impuesto sobre Circulacin de Vehculos Terrestres, Martimos y Areos (Decreto del Congreso de la Repblica No.70-94)

18. Ley del Impuesto nico Sobre Inmuebles (IUSI) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 15-98)

19. Ley del Impuesto de Solidaridad (ISO) (Decreto del Congreso de la Repblica No. 732008)

20. Cdigo de Trabajo (Decreto del Congreso de la Repblica No. 1441)

71

21. Ley Orgnica y Reglamento del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (Decreto del Congreso de la Repblica No. 295).

72

Anexos

73

Anexo 1

Memorndum para llenar el cuestionario

Seores: Gerencia administrativa-financiera Departamento de contabilidad Departamento de tesorera

Estimados seores:

A continuacin se presenta un cuestionario el cual ha sido elaborado con la finalidad de establecer la situacin en cuanto a controles y procedimientos en el rea de caja y bancos, as como tambin en otras generalidades del Ingenio Santo Domingo, S.A., una vez establecidos los resultados, se proceder a proponer formas de minimizar riesgos y que optimicen los procesos ya existentes.

Para poder cumplir con el objetivo de dicho cuestionario es necesaria la colaboracin y la anuencia de las personas para brindar informacin precisa, veraz y confiable, lo cual ser de gran ayuda para la consecucin de la propuesta de mejoras.

74

Anexo 2

Cuestionario rea de caja y bancos

El presente cuestionario es con fines acadmicos, por lo que la informacion recabada de la misma es totalmente confidencial, y los datos consignados servirn unicamente para la realizacin de la Prctica Integral Dirigida (PED) de la Carrera de Contador Pblico y Auditor de la Universidad Panamericana. Fecha: Area: Puesto: No. Informacin general de la empresa Si No Observaciones

1 Conoce la misin, visin y polticas de la empresa? 2 3 4 5 6 7 Existe en la empresa un Manual de Procedimientos para el rea de Caja y Bancos? Existe duplicidad de funciones en determinados puestos de trabajo? El equipo administrativo (mobiliario, equipo de cmputo, etc.) es el adecuado para realizar las distintas actividades relacionadas al rea? Considera que las instalaciones de la empresa son las idneas para realizar sus labores diarias? El sistema de computacin est acorde con las labores que se realizan en el rea? Considera que todas las personas que actualmente trabajan en el rea, llenan el perfil de los puestos que ocupan? Documentacin y archivo Si No Observaciones

No. 8

Se archivan adecuadamente los documentos de soporte de las transacciones bancarias? Se adjunta la respectiva documentacin a los cheques vouchers 9 pagados? Dentro de la empresa existe un lugar adecuado y especifico 10 para colocar la documentacin? 11 Existe una persona encargada del archivo de documentos? 12 Existe una correcta custodia y resguardo de toda la papeleria pendiente de utilizacin?

13 Se realizan cortes de formas?

75

No. 14

rea de caja Estn debidamente definidas las atribuciones que debe realizar cada persona dentro del rea de caja y bancos?

Si

No

Observaciones

15 La empresa tiene fondo de caja chica? 16 Se realizan arqueos de caja peridicamente? La persona encargada del manejo del fondo de caja chica es 17 distinta a la que realiza los asientos contables relacionados a dicho fondo? Se limitan los fondos autorizados para utilizar en la caja chica, a 18 cantidades razonables de acuerdo a las necesidades del departamento? Todo desembolso de caja chica es debidamente respaldado 19 con comprobantes? Se le coloca el sello "cancelado" a los comprobantes al 20 momento de ser cubiertos con fondos de caja chica? Est prohibido utilizar los fondos de caja chica para hacer 21 efectivos cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas? Todo gasto realizado a travs de caja chica es autorizado por el 22 jefe inmediato superior? No. 23 rea de bancos Si No Observaciones

El Consejo de administracin autoriza la apertura de cuentas bancarias? El Consejo de administracin autoriza a las personas 24 responsables de firmar los cheques? 25 Se realizan depsitos bancarios todos los das? 26 Alguna persona en especfico realiza los depsitos bancarios? 27 Se depositan en forma ntegra y oportuna todos los fondos provenientes de los clientes?

28 Se tienen firmas mancunadas para la emisin de cheques? 29 Los cheques emitidos tienen la leyenda "no negociable"? 30 Esta prohibida la firma de cheques en blanco?

76

No. 31

rea de bancos Se notifica inmediatamente al banco cualquier cambio de funcionarios autorizados para firmar cheques?

Si

No

Observaciones

32 Se tiene acceso a los estados de cuenta via electrnica? 33 Se realizan conciliaciones bancarias mensualmente? 34 Considera que el procedimiento para la realizacin de las conciliaciones bancarias es el adecuado?

35 Se realizan pagos nicamente contra comprobantes? Los cheques poseen una numeracin consecutiva y prenumerada? Se giran cheques para toda clase de pago, exceptuando los de 37 caja chica? Existen horarios y das expecficos para la entrega de cheques 38 a proveedores? Se respetan a cabalidad los horarios y das especficos para la 39 entrega de cheques? 36 40 En personal del rea de tesorera realiza ajustes contables?

77

Anexo 3

Entrevista al personal del rea de caja y bancos

La presente entrevista es puramente con fines acadmicos, por lo que la informacin recabada de la misma es totalmente confidencial, y los datos consignados servirn nicamente para la realizacin de la Prctica Empresarial Dirigida (PED) de la Carrera de Contador Pblico y Auditor de la Universidad Panamericana.

Fecha: __________________________________ rea: __________________________________ Puesto:__________________________________

1.-

Cul es el objetivo principal de la empresa?

2.-

Qu produce la empresa para la venta?

3.-

Considera que el Control Interno es importante dentro de una empresa?

4.-

Posee el rea de caja y bancos un manual de control y procedimientos?

5.-

Cmo se establece el procedimiento para realizar las atribuciones de cada puesto?

78

6.-

Considera que las instalaciones son las adecuadas para desarrollar las actividades diarias?

7.-

Considera que el sistema de computacin que actualmente se utiliza, es el idneo para realizar el trabajo encomendado al rea de caja y bancos?

8.-

Considera que existe una correcta segregacin de funciones en el rea de caja y bancos?

9.-

Se maneja efectivo para realizar el pago de proveedores?

10.-

Quin realiza la codificacin contable en los cheques?

11.-

Realiza arqueos de caja para verificar la correcta utilizacin de la caja chica?

12.-

Quin autoriza los gastos que se realizan a travs de caja chica?

13.-

Con qu periodicidad se realizan las conciliaciones bancarias y quin las revisa?

14.-

Qu tipo de resguardo se le da a la papelera pendiente de utilizar?

79

15.-

Las cuentas bancarias que posee la empresa estn en constante movimiento y son realmente necesarias?

16.-

Se cuenta con das especficos para el pago de proveedores y se respeta a cabalidad dichos das?

17.-

Quin realiza la codificacin contable de los depsitos bancarios?

18.-

Actualmente el departamento de tesorera y el departamento contable, tienen bien definidas las atribuciones y responsabilidad de cada uno con relacin al rea de caja y bancos?

80

Anexo 4

Anlisis FODA INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.

Fortalezas

Oportunidades Actualmente se esta ampliando el 1 mercado a nivel mundial para la venta de azcar 2 Compra de un nuevo software para elevar la eficiencia en el rea industrial

1 Es una empresa con solidez financiera

Ofrece capacitacin y estabilidad en el rea laboral

Implementacin constante de tecnologa 3 de punta para mejorar la produccin de caa de azcar y sus derivados 4 Ser altamente reconocida a nivel mundial por la calidad del producto que ofrece

Competitividad en el mercado internacional derivado de Certificaciones 3 ISO en el rea industrial

5 Innovacin en sus procesos productivos

Ampliacin del rea industrial en el ao 2009 para aumentar la produccin

81

Anlisis FODA INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.

Debilidades

Amenazas

Carencia de un manual de procedimientos

1 Delincuencia e inseguridad en el pas

2 Duplicidad de funciones Utilizacin de un mdulo de 3 computacin no compatible con las labores que se realizan 4 Falta de control en el manejo de cajas chicas y fondos fijos. No existe una correcta segregacin de funciones Incorrecta codificacin en la emisin de cheques Registro inadecuado de depositos, notas de dbito y notas de crdito

Fluctuacion del precio del azcar, derivado de la crisis financiera mundial Limitaciones para la venta en el mercado local por parte de Azasgua Constante cambio climtico derivado del calentamiento global Incremento en el costo de repuestos para la maquinaria industrial

82

Anexo 5

Formato para la elaboracin de una conciliacin bancaria

Departamento Financiero

CONCILIACIN BANCARIA
INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.
noviembre-10
BANCO XXXXX, S.A., Cta. No. 000-000000-0 (monetaria) Cuenta contable No. XXXXXX Quetzales Descripcion Saldo estado de cuenta bancario ANEXO 1 Crditos contables por diferencias con el banco Al inicio Al final ANEXO 2 Notas de dbito bancarias pendientes de operar en contabilidad Al inicio Al final ANEXO 3 Cheques en circulacin y dbitos contables por diferencias con el banco Al inicio Al final ANEXO 4 Notas de crdito bancarias pendientes de operar en contabilidad Al inicio Al final Saldo segn Contabilidad 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Saldo Inicial nov-10 0.00 Retiros / Notas de Debito 0.00

Fecha de elaboracin: Depsitos / Notas de Credito 0.00

XX / XX / XXXX

Saldo Final nov-10 0.00

(+)

(+)

(-)

(-)

0.00

_______________________ Elaborado asistente contable

_______________________ Revisado jefe contabilidad

______________________ Revisado auditora

83

Anexo 5.1

Departamento Financiero

ANEXO 1

Crditos Contables por diferencias con el banco


INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.
noviembre-10 BANCO XXXXX, S.A., Cta. No. 000-000000-0 (monetaria) Cuenta contable No. XXXXXX Quetzales Fecha Concepto

Fecha de elaboracion:

XX / XX / XXXX

Subtotal 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Total

Total

0.00 0.00

Anexo 5.2
Departamento Financiero

ANEXO 2

Notas de dbito bancarias pendientes de operar en contabilidad


INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.
noviembre-10 BANCO XXXXX, S.A., Cta. No. 000-000000-0 (monetaria) Cuenta contable No. XXXXXX Quetzales Fecha Documento No. Concepto

Fecha de elaboracion:

XX / XX / XXXX

Valor 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Total

Total

0.00 0.00

84

Anexo 5.3

Departamento Financiero

ANEXO 3

Cheques en circulacin y dbitos contables por diferencias con el banco


INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.
noviembre-10 BANCO XXXXX, S.A., Cta. No. 000-000000-0 (monetaria) Cuenta contable No. XXXXXX Quetzales Fecha Documento No. Cheques en Circulacin 0.00 0.00 Dbitos Contables por diferencias con el banco 0.00 0.00 Total 0.00 0.00 0.00 Concepto

Fecha de elaboracion:

XX / XX / XXXX

Valor

Total

Anexo 5.4
Departamento Financiero

ANEXO 4

Notas de crdito bancarias pendientes de operar en contabilidad


INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.
noviembre-10 BANCO XXXXX, S.A., Cta. No. 000-000000-0 (monetaria) Cuenta contable No. XXXXXX Quetzales Fecha Documento No. Concepto

Fecha de elaboracion:

XX / XX / XXXX

Valor 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Total

Total

0.00 0.00

85

Anexo 6

Nivel de firmas para pago de cheques

Valor Cheque De Q. 1.00 A Q. 50,000.00 Gerente

Firmas Autorizadas administrativo-financiero, gerente de

recursos humanos, tesorero, asistente de tesorera. De Q. 50,001.00 A Q. 250,000.00 Sub-gerente general, auditor corporativo, gerente administrativo-financiero, tesorero. De Q. 250,001.00 En adelante Gerente general, sub-gerente general, auditor

corporativo.

86

Anexo 7 Regulaciones de Caja Chica


Fondo de caja chica

Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que se utiliza para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, el fondo de caja chica se utilizar nica y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo, que por su valor reducido no sea factible de satisfacer mediante la emisin de cheques.
Objetivo general

Establecer controles y procedimientos, para la administracin, liquidacin y contabilizacin del fondo de caja chica, con el fin de propiciar un eficiente y eficaz control interno de los mismos.
Objetivos especficos

Proporcionar a la administracin y al encargado del fondo de caja chica, una herramienta de apoyo que les permita ejecutar eficientemente sus labores.

Estableces controles y procedimientos para el uso del fondo de caja chica, con el fin de lograr una apropiada y eficiente utilizacin de los recursos.

Detallar las responsabilidades de las distintas personas que intervienen en la administracin y liquidacin del fondo de caja chica.

87

Alcance

El procedimiento inicia con la solicitud de fondos para realizar un gasto, contina con la entrega del monto requerido, recepcin de documentos y finaliza con el reintegro de los fondos de caja chica.
mbito de aplicacin

Se sujetarn a las disposiciones establecidas en los controles y procedimientos, los funcionarios y empleados responsables de su administracin y manejo.
Polticas

El fondo de caja chica asciende a la cantidad de Q. 8,000.00.

Elaborar carta de responsabilidad y aceptacin del fondo de caja chica. (Anexo 7.1)

Se prohbe cambiar cheques personales y realizar prstamos a empleados.

Todos los comprobantes deben ser revisados por el jefe inmediato superior del encargado del fondo de caja chica.

Se realizarn arqueos de caja chica constantemente y sin previo aviso, los cuales sern realizados por el jefe inmediato superior del encargado del fondo de caja chica. (Anexo 7.2)

Los reintegros del fondo de caja chica se realizarn semanalmente. (Anexo 7.3)

88

Los cheques por reintegro del fondo se harn a nombre del encargado del fondo de caja chica.

La documentacin de soporte debe contener los requisitos fiscales establecidos por la legislacin guatemalteca.

Los faltantes de caja chica sern responsabilidad del encargado del fondo.

Descripcin del procedimiento

Elaboracin y firma del vale de caja chica provisional. (Anexo 7.4)

Entrega del monto solicitado, por parte del encargado del fondo de caja chica.

El solicitante, realiza el gasto y recaba la factura de soporte.

Los comprobantes son entregados al encargado del fondo.

El vale de caja chica es devuelto al solicitante, para su destruccin correspondiente.

El encargado del fondo recibe y verifica que los comprobantes cumplan con las disposiciones legales y que correspondan a los gastos establecidos.

Semanalmente el encargado del fondo, realiza la solicitud del reintegro del fondo de caja chica.

89

El jefe inmediato superior del encargado del fondo, revisa la solicitud de reintegro de fondos y la firma de autorizada.

La solicitud de reintegro de fondos, debidamente autorizada, se traslada al departamento de tesorera para la elaboracin del cheque respectivo.

El departamento de tesorera elabora el cheque en base al monto total de comprobantes adjuntos a la solicitud.

El cheque es enviado para su firma respectiva

Al retornar de firma, el cheque es entregado al encargo del fondo, quien realiza el cobro respectivo en el banco.

90

Procedimiento de caja chica


Solicitante Encargado caja chica
Inicio del proceso

Jefe inmediato

Departamento de tesorera

Elaborar vale caja chica

Firmar vale caja chica

Entregar monto solicitado Realizar gasto

Solicitar facturas

Trasladar facturas al encargado caja chica

Verificar facturas no

Facturas correctas? si Elaborar solicitud de reintegro Revisar solicitud de reintegro

no

Solicitud correcta? si 1

91

Procedimiento de caja chica


Solicitante Encargado caja chica Jefe inmediato Departamento de tesorera

Trasladar solicitud para elaborar cheque Imprimir cheque

Enviar cheque a firma

Enviar cheque firmado a encargado caja chica Cobrar cheque

Fin del proceso

92

Anexo 7.1

Carta de responsabilidad fondo de caja chica

Guatemala, xx de xxxx de 2,0xx.

Sr. Xxxx xxxx Departamento de Contabilidad Ingenio Santo Domingo, S.A. Estimado seor: El motivo de la presente es para hacer de su conocimiento que ha sido designado como responsable del fondo de caja chica, el cual al da de hoy asciende a la cantidad de Q. 8,000.00, las actividades que conlleva el movimiento de dicho fondo sern ejecutadas por su persona a partir del da xx de xxxx de 2,0xx. De acuerdo a lo estipulado dentro de las polticas y el reglamento interno de la entidad, se hace de su conocimiento que toda diferencia o faltante que sea determinado por los procesos de control utilizados, ser debidamente reintegrado por su persona, a travs de descuento a su salario mensual o a sus prestaciones laborales. Se le solicita cumplir a cabalidad con todas las polticas y procedimientos establecidos por la empresa para el correcto desarrollo de sus funciones. Atentamente,

_________________________ Contador general

Aceptacin: _________________________ Nombre persona designada Cargo persona designada

93

Anexo 7.2

Formato arqueo de caja chica

INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.


Arqueo de Chica Chica En Quetzales

Descripcin Monedas
Moneda de 0.05 Moneda de 0.10 Moneda de 0.25 Moneda de 0.50 Moneda de 1.00

Cantidad

Valor

Total

Billetes
Billetes de 1.00 Billetes de 5.00 Billetes de 10.00 Billetes de 20.00 Billetes de 50.00 Billetes de 100.00 Billetes de 200.00

Total en Efectivo

Descripcin

No. Docto.

Fecha

Valor

Liquidaciones Pendientes de Reintegro

Otros

Total Liquidaciones Pendientes de Reintegro y Otros Total Caja Chica Monto Autorizado Caja Chica Diferencia

Encargado Caja Chica

Encargado Arqueo de Caja

94

Anexo 7.3

Formato reintegro de caja chica

INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.


Reintegro de Caja Chica En Quetzales Fecha: La presente liquidacin de Caja Chica es reintegro de los gastos efectuados del perodo comprendido del______________al_______________
No. Fecha Factura Cuenta Contable Total Factura

Proveedor

Concepto

Base

Iva

Total a reintegrar Cheque No.: Cta. Bancaria:

Elaborado Asistente Contable

Revisado Jefe de Contabilidad

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Anexo 7.4

Formato vale de caja chica

Departamento Financiero Vale No.: XXXX

Vale de Caja Chica


INGENIO SANTO DOMINGO, S.A.
Fecha: Valor en nmeros: Valore en letras: A favor de: Por concepto de:

Encargado fondo de caja chica

Nombre del solicitante Puesto del solicitante

96

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