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Manual de Sistema Módulo de Compras Microsiga MTEC_055_00

Manual de Sistema Módulo de Compras Microsiga

MTEC_055_00

     

Data de Emissão

Elaborado por:

Avaliado por:

Aprovado por:

20/10/2008

Diretoria Tecnologia e Processos

Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

1. Objetivo

3

2. Cadastros

3

2.1 Produtos

4

Grupo de

2.2 produtos

6

2.3 Fornecedores

6

2.4 Produto X Fornecedores

9

2.5 Grupo X Fornecedor

11

2.6 Condição de Pagamento

12

2.7 TES – Tipo de Entrada e Saída

17

2.8 Naturezas

18

2.9 Solicitante

19

2.9.1 Compradores

21

2.9.2 Aprovadores

22

2.9.3 Grupo

de

Compras

22

2.9.4 Grupo de Aprovação

23

2.9.5 Tipo de Grupo X Aprovadores

24

3. Rotinas de Compras

25

3.1

Solicitação

25

3.1.1 Solicitação de Compras (com lista de preço)

28

3.1.2 Solicitação de Compras (sem lista de preço)

30

3.1.3 Geração de Cotação

30

3.1.4 Atualiza Cotações

31

3.1.5 Analisa Cotações

33

3.2

Pedido de Compras

34

3.2.1

Criando Pedido Manual

35

3.3 Eliminação de Resíduos

37

3.4 Pré-nota de Entrada

38

3.5 Documento de Entrada

43

3.6 Tabela de Preço

44

3.7 Tolerância de recebimento

46

4.0

Relatórios

48

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Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

4.1

Relação de pedidos em aberto

50

4.1.1 Relação de pedidos em atraso

51

5.0

Fluxo Operacional

51

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20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

1. Objetivo

Tornar claro o processo a ser realizada pelo usuário de Compras, evitando falhas e erros

na

utilização do sistema Microsiga.

2.

Cadastros

Para que as rotinas funcionem corretamente é necessário realizar alguns cadastros. No caso de Compras alguns cadastros já existem porque foram importados, como o de

produtos e fornecedores, no entanto precisam ser revisados.

O cadastro do produto contém as principais informações dos produtos e serviços

adquiridos e fornecidos pela empresa, bem como os dados relevantes para a integração do Microsiga com o Sistema Unirent (Fig.01).

a integração do Microsiga com o Sistema Unirent (Fig.01). Fig.01 Dentre eles, os cadastros que devem

Fig.01

Dentre eles, os cadastros que devem ser feitos ou revisados são:

Produtos

Grupo de produtos

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Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

Fornecedores

Produto X Fornecedor

Grupo X Fornecedor

TES

Naturezas

Cond. De Pagamento

Solicitantes

Compradores

Aprovadores

Grupo de Compras

Grupo de Aprovação

Tp. Grupo X Aprovadores

2.1 Produtos

É um dos principais cadastros a ser realizado. Para incluir um produto clique no botão Incluir localizado na janela de manutenção de produtos.

Preencha os dados conforme orientação do help do campo. Observe, porém, que os campos em azul são os de preenchimento obrigatório. (Fig.02)

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Distribuição: Matriz, Filial

Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.02 No entanto, os campos em negrito são relevantes para

Fig.02

No entanto, os campos em negrito são relevantes para o processo da alçada de compras:

Código

Descrição

Tipo

Unidade

Armazém

Grupo

Alíquota de IPI

Alíquota de ICMS (diferenciação de alíquota)

Código de ISS para serviços

Posição NCM

Origem

Base de IRRF

Recolhe PIS

Recolhe COFINS

Recolhe CSLL

Centro de Custo

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Distribuição: Matriz, Filial

2.2 Grupo de produtos

É um dos cadastros mais comum e mais simples a ser feito. As informações essenciais ao cadastro de Grupo de produtos (Fig.03) são:

Cód. Grupo: código do grupo;

Desc Grupo: descrição do grupo;

Tipo Grupo: grupo de peças (amarração Grupo pcs X Grupo Aprovadores)

Resp. Técnico: responsável pela avaliação técnica do produto (membro da alçada de Compras)

técnica do produto (membro da alçada de Compras) Fig.03 2.3 Fornecedores O devido preenchimento deste

Fig.03

2.3 Fornecedores

O devido preenchimento deste cadastro é importante para definir o perfil completo do fornecedor, dados que serão utilizados por Compras e que faz integração com outras rotinas do sistema.

Para cadastrar um novo fornecedor acesse o menu principal, clique na opção Inclui, localizada na janela de manutenção de fornecedor (Fig.04), preencha os dados conforme orientação do help do campo.

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.04 • Código e Loja; • Razão Social; • Nome

Fig.04

Código e Loja;

Razão Social;

Nome Fantasia;

Endereço;

Bairro;

Estado;

Município;

CEP;

Tipo (físico ou jurídico);

CNPJ/CPF;

Telefone;

Inscr. Estadual;

Inscr. Municipal;

Banco;

Agência;

Conta Corrente;

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Distribuição: Matriz, Filial

Contato;

Natureza;

Condição de pagamento;

Conta Contábil;

Recolhe ISS;

Calcula INSS;

Recolhe PIS;

Recolhe COFINS;

Recolhe CSLL;

Grupo (grupo de fornecedor)

Proc. Alçada? (alçada de Compras)

Recolhe COFINS; • Recolhe CSLL; • Grupo (grupo de fornecedor) • Proc. Alçada? (alçada de Compras)

Fig.05

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Distribuição: Matriz, Filial

No cadastro do fornecedor há duas informações relevantes no processo de alçada de compras, para a rotina de solicitação de compras de fornecedor com ou sem lista. Os campos que devem ser preenchidos são: Grupo e Proc. Alçada? (Fig.06)

ser preenchidos são: Grupo e Proc. Alçada? (Fig.06) Fig.06 2.4 Produto X Fornecedores Esse cadastro tem

Fig.06

2.4 Produto X Fornecedores

Esse cadastro tem como função automatizar o processo de cotação, ou seja, ao realizar uma cotação os fornecedores do produto a ser cotado serão carregados automaticamente na tela de cotação. (Fig.07)

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Distribuição: Matriz, Filial

Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.07 Para fazer uma amarração de produto acesse o menu

Fig.07

Para fazer uma amarração de produto acesse o menu principal, clique na opção “Produto X Fornecedor” na tela de manutenção de cadastro preencha os dados conforme orientação do help do campo (Fig.08):

Fornecedor: informe o código do fornecedor a ser amarrado.

Produto: informe o código do produto a ser amarrado, comercializado por esse fornecedor.

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Distribuição: Matriz, Filial

Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.08 2.5 Grupos X Fornecedor Esse cadastro armazena a

Fig.08

2.5 Grupos X Fornecedor

Esse cadastro armazena a relação dos grupos de produtos e seus respectivos fornecedores, sendo utilizado pelo sistema na geração das cotações, quando estas são enviadas aos fornecedores dos produtos solicitados, tem a mesma função do cadastro de Produto X Fornecedor. (Fig.08)

aos fornecedores dos produtos solicitados, tem a mesma função do cadastro de Produto X Fornecedor. (Fig.08)

Fig.09

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Distribuição: Matriz, Filial

2.6 Condição de Pagamento

A condição de pagamento define as regras de parcelamento ou pagamento em uma negociação. O Protheus possui nove opções para que as condições de pagamentos sejam determinadas, configurados por meio do campo “Tipo”, no cabeçalho da condição (Fig.10).

Por meio desses tipos, o usuário pode cadastrar as condições de pagamento desejadas, configurando-as de acordo com a necessidade de seus negócios, informando data de pagamentos, valores, parcelas etc.

Cada um dos tipos de pagamento disponível possui características próprias e gera códigos de acordo com suas especificações.

Para cadastrar uma Condição de Pagamento acesse o menu principal, clique na opção “Atualizações/Cadastros/Cond. de Pagamento”, na tela de manutenção de cadastro preencha os dados conforme orientação do help do campo. (Fig.09)

na tela de manutenção de cadastro preencha os dados conforme orientação do help do campo. (Fig.09)

Fig.10

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Distribuição: Matriz, Filial

Tipo 1:

O

usuário pode definir qualquer código para representar a condição.

O

campo “Cond. Pagto.” indica o deslocamento em dias a partir da data base. Os valores

devem ser separados por vírgula.

Exemplo:

Código -> 001 Tipo -> 1 Condição ->00,30,60

Os pagamentos serão efetuados da seguinte forma:

1ª parcela à vista 2ª parcela 30 dias 3ª parcela 60 dias

Tipo 2:

O campo “código” do cadastro condição de pagamento representa os vencimentos, de acordo com a fórmula:

N N

N

| |

|

| |

|

(Intervalo em dias entre as duplicatas) X Multiplicador

|

|

|

|

Número de duplicatas

|

|

(dias de intervalo até a primeira duplicata) X Multiplicador

O

campo “Cond. Pagto.” Deve determinar o multiplicador.

Exemplo:

Código -> 341

Tipo-> 2

Condição ->7 (Multiplicador)

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20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

3 4

1

| |

|

| |

|

7 dias de intervalo entre as duplicatas

| |

| |

4 duplicatas

|

|

21 dias para a primeira duplicata

Tipo 3:

O campo “Cond. Pagto.” determina o número de parcelas, a carência e as datas padronizadas para o vencimento. O usuário pode definir qualquer código para representar a condição.

N

D

V1. V2. V.3

Vn

|

|

|

|

|

|

Tabela

de vencimentos padronizados

|

|

|

|

Intervalo de dias até o pagamento

|

|

Número de parcelas

Exemplo:

 

Código ->001 Tipo -> 3 Condição -> 3,42,7,14,21,28

3

42

7,14,21,28

|

|

|

|

|

|

datas padrões de vencimento

|

|

|

|

Vencimento 42 dias após a data de emissão

|

|

3 parcelas

O programa calcula, após a data de emissão, as datas de vencimento, ajustando-as de acordo com as datas padrão fornecidas, sempre para a seguinte.

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Distribuição: Matriz, Filial

Tipo 4:

O campo “Cond. Pagto” determina o número de parcelas, o intervalo de dias e o dia da semana para o vencimento. O usuário pode definir qualquer código para representar a condição.

N I

D

| |

|

| |

|

Dia da semana

| |

|

|

Intervalo de dias entre as parcelas

|

|

Número

de parcelas

Onde D pode assumir:

1-> domingo

2-> segunda

3-> terça

4-> quarta

5-> quinta

6-> sexta

7-> sábado

Exemplo:

Código ->001 Tipo -> 4 Condição -> 4,30,3

Essa condição indica que o título terá quatro parcelas com vencimentos a cada trinta dias, toda terça-feira.

Tipo 5:

O campo “Cond.Pagto.” representa a carência, a quantidade de duplicatas e os vencimentos, nesas ordem, representado por valores numéricos.

Exemplo:

Código ->001 Tipo ->5 Condição ->10,12,30

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20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

Assim, a condição “10,12,30” representa:

10

12

30

|

|

|

|

|

|

30 dias de intervalo entre os vencimentos

|

|

|

|

12 duplicatas

|

|

10

dias para o primeiro vencimento

Tipo 6:

 

O campo “Cond. Pagto.” Assume dias da semana, padronizados para o vencimento, considerando o intervalo de dias entre cada parcela.

P

I

D

N

|

|

|

|

|

|

|

|

Número de dias entre cada parcela

|

|

|

|

|

|

|

|

|

Dias da semana

|

|

|

|

|

|

Intervalo de dias até o pagamento

|

|

Número

de parcelas

Onde D pode assumir:

1-> domingo

2-> segunda

3-> terça

4-> quarta

5-> quinta

6-> sexta

7-> sábado

Exemplo:

Código ->001

Tipo->6

Condição ->6,15,4,30

Assim, a condição “6,15,4,30” representa:

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20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

6

15

4

30

|

|

|

|

|

|

|

|

30 dias entre os vencimentos

|

|

|

|

|

|

|

|

|

quarta-feira

|

|

|

|

|

|

15 dias até o primeiro vencimento

|

|

|

6

parcelas

2.7 TES – Tipo de Entrada e Saída

O TES - Tipo de Entrada e Saída é responsável pela correta aplicação dos impostos

devidos por ocasião da entrada e saída dos produtos, controle de baixa de estoque, duplicatas e outros. Para definição do TES deve-se observar que os códigos de:

- 000 a 499 Entradas

- 500 a 999 Saídas

na opção

Atualizações/Cadastros/TES. Na tela de inclusão da rotina, clique na opção Incluir e

o

Para

cadastrar

um

TES

acesse

menu

principal,

clique

preencha os dados conforme orientação do help campo. (Fig.11)

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.11 2.8 Naturezas O cadastro de naturezas é de extrema

Fig.11

2.8 Naturezas

O cadastro de naturezas é de extrema importância para o controle gerencial do Módulo Financeiro, já que possibilita o controle das finanças da empresa sem a colaboração direta da Contabilidade. É através da natureza que o sistema faz a classificação dos títulos a pagar e a receber, conforme a operação.

As naturezas devem ser previamente agrupadas em a pagar e a receber, para facilitar a filtragem de dados para consultas e relatórios do sistema.

Para cadastrar uma Natureza acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Cadastros/Naturezas. Na tela de inclusão da rotina, clique na opção Incluir e preencha os dados conforme orientação do help campo. (Fig.12)

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.12 2.9 Solicitante No Cadastro de Solicitantes são

Fig.12

2.9 Solicitante

No Cadastro de Solicitantes são definidos os direitos de solicitações de produtos ou grupos de produtos, para cada usuário ou para um grupo de usuários. Além disso, é possível determinar qual grupo de compras irá analisar a solicitação feita pelo usuário/grupo de usuários e dar continuidade no processo de Cotação/ Pedido de Compras.

Este cadastro é gerenciado pelo administrador do sistema, visto que não é realizado na janela do menu de Compras e sim em outro ambiente, no Configurador, ferramenta do Protheus que somente o administrador tem acesso (Fig.13). O cadastro é feito dessa forma porque tem que atender requisitos internos da empresa.

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.13 Para cadastrar um Usuário acesse o menu do

Fig.13

Para cadastrar um Usuário acesse o menu do Configurador, clique na opção Ambiente/Workflow/Usuários X Web. Na tela de manutenção do cadastro clique na opção Incluir e preencha os dados conforme orientação dos campos. (Fig.14)

manutenção do cadastro clique na opção Incluir e preencha os dados conforme orientação dos campos. (Fig.14)

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Fig.14

2.9.1 Compradores

No Cadastro de Compradores devem ser definidos quais os usuários poderão efetuar um Pedido de Compras. É possível controlar se um comprador pode, ou não, efetuar Pedidos de Compra sem que haja uma Solicitação de Compra para o produto. Além disso, o próprio comprador pode ser também um solicitante. Desde que esteja devidamente cadastrado. O comprador tem que estar vinculado a pelo menos um Grupo de Compradores.

Para cadastrar um Comprador acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Cadastros/Compradores. Na tela de inclusão da rotina clique na opção Incluir, selecione o Usuário-Comprador, confirme e preencha as informações conforme orientação dos campos .(Fig.15)

o Usuário-Comprador, confirme e preencha as informações conforme orientação dos campos .(Fig.15) Fig.15 -21-

Fig.15

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2.9.2 Aprovadores

No Cadastro de Aprovadores são definidos quais usuários podem liberar os Pedidos de Compras. Os aprovadores possuem um limite diário, semanal ou mensal, definido no Cadastro de Aprovadores e possuem também um superior, que deve aprovar ou bloquear o pedido caso o limite tenha se excedido.

Para cadastrar uma Aprovador acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Cadastros/Aprovadores. Na tela de inclusão da rotina clique na opção Incluir, selecione o Usuário, confirme e preencha as informações conforme orientação dos campos

(Fig.16).

as informações conforme orientação dos campos (Fig.16). Fig.16 2.9.3 Grupo de Compras Nesse cadastro, são criados

Fig.16

2.9.3 Grupo de Compras

Nesse cadastro, são criados Grupos de Compras. Pois, seria extremamente complexo para uma empresa de médio porte definir direitos para cada comprador separadamente. Entretanto, agrupando os compradores de forma que os direitos sejam definidos por grupo, torna-se muito mais fácil manter o controle de alçadas.

Um comprador pode pertencer a um ou mais grupo de compradores. E cada grupo de compradores pode possuir direitos de compras diferentes.

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Distribuição: Matriz, Filial

Para cadastrar um Grupo de Compras acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Cadastros/Aprovadores. Na tela de inclusão da rotina clique na opção Incluir, informe o nome de Grupo Compras, preencha as informações conforme orientação dos campos. (Fig.17)

as informações conforme orientação dos campos. (Fig.17) Fig.17 2.9.4 Grupo de Aprovação Neste cadastro os

Fig.17

2.9.4 Grupo de Aprovação

Neste cadastro os aprovadores são aglutinados em grupo, para que os direitos de aprovação sejam definidos por grupo e não individualmente.

Existe uma hierarquia de aprovadores definida por nível. Pedidos de Compras que não foram aprovados por um aprovador de nível 1, sequer chegam ao conhecimento de um aprovador de nível 2. Esta hierarquia é utilizada quando o tipo de liberação for por nível.

Para cadastrar um Grupo de Aprovação acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Cadastros/Grupo de Aprovação. Na tela de inclusão da rotina clique na opção Incluir, informe um código e nome para o Grupo de Aprovação, confirme e preencha as informações conforme orientação dos campos. (Fig.18).

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.18 2.9.5 Tipo de Grupo X Aprovadores Esse cadastro tem a

Fig.18

2.9.5 Tipo de Grupo X Aprovadores

Esse cadastro tem a finalidade de amarrar um Tipo de Grupos de Peças a um respectivo Grupo de Aprovação. Estas informações são utilizadas pelo sistema no processo de alçadas de compras para definir o Grupo de Aprovadores que irá avaliar um determinado Grupo de Produto, no processo de solicitações de compra, quando da efetivação de uma solicitação e/ou pedido de compras.

Para cadastrar um Tipo de Grupo X Aprovadores acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Cadastros/Tipo Grupo X Aprovadores. Na tela de inclusão da rotina clique na opção Incluir, selecione um Grupo de Aprovação e seu respectivo Grupo de Aprovadores e confirme. (Fig.19)

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.19 3. Rotinas de Compras 3.1 Solicitação A

Fig.19

3. Rotinas de Compras

3.1 Solicitação

A solicitação de compras é um documento que inicia o processo de compra, seja para materiais produtivos ou improdutivos. Neste documento contém todas as informações necessárias para o comprador executar a cotação e análise como: o produto, a quantidade, o prazo e local de entrega e em alguns casos o provável fornecedor.

As solicitações de Compras podem ser incluídas manualmente ou serem geradas através de ordem de produção.

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.20 As solicitações de compra da Unidas só poderão

Fig.20

As solicitações de compra da Unidas só poderão feitas pela Intranet - Sistema Unirent (Fig.21), exceto o departamento de Compras que deve ter acesso ao cadastro no Microsiga (Fig.20) para necessidades do setor.

Após a efetivação da solicitação na Intranet é executada a Interface que importa os dados para uma tabela do Microsiga.

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.21 Quando a solicitação chega à tabela do Microsiga

Fig.21

Quando a solicitação chega à tabela do Microsiga (Fig.20) vem com status “azul” (bloqueada), esta passará pelo processo de aprovação via Workflow, após liberada ficará em status “verde” (pendente), e estará disponível para o comprador cotar e comprar.

Para mais informações sobre o cadastro de Solicitação de Compras e Ordem de Pagamento na Intranet, consulte o “Manual de Solicitação de Compras Web”.

consulte o “Manual de Solicitação de Compras Web”. Fig.21 Ao lado de cada solicitação de compras

Fig.21

Ao lado de cada solicitação de compras existe uma indicação informando sua classificação, conforme a opção Legenda, disponível no menu.

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A classificação das solicitações de compra obedece ao seguinte:

das solicitações de compra obedece ao seguinte: 3.1.1 Solicitação de Compras (com lista de preço) Para

3.1.1 Solicitação de Compras (com lista de preço)

Para cadastrar uma solicitação de compras com lista preço (fornecedor Inforshop) é necessário certificar de algumas premissas: tabela de preço vigente, cadastro Fornecedor – campo Proc. Alçada? deve estar “Não” (Fig.06), cadastro Produto com o centro de custo, e o fornecedor (preenchimento automático) veja exemplo a seguir (Figs.22 e 23).

No menu principal, clique na opção Atualizações/Solicitar Cotar/Solicitação de Compras, em seguida clique na opção Incluir, selecione a Filial, a tela de “Solicitação de Compras” é dividida em duas áreas: Cabeçalho e Itens.

Cabeçalho

Os principais dados são: número da solicitação de compras (preenchimento automático), solicitante (usuário atual), data de emissão, unidade de requisição, filial de entrega.

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.22 Itens Os principais dados dessa área: código do

Fig.22

Itens

Os principais dados dessa área: código do produto, quantidade, OS Unirent (preenchimento automático), observação, centro de custo e conta contábil (sugerido automaticamente), fornecedor e loja padrão para fornecimento exclusivo, ou seja, a cotação será gerada somente para este fornecedor. Preencha as informações relevantes, confira e confirme.

Preencha as informações relevantes, confira e confirme. Fig.23 Após a confirmação, a solicitação esta é
Preencha as informações relevantes, confira e confirme. Fig.23 Após a confirmação, a solicitação esta é
Preencha as informações relevantes, confira e confirme. Fig.23 Após a confirmação, a solicitação esta é

Fig.23

Após a confirmação, a solicitação esta é gravada com status de “bloqueada” que ficará aguardando a aprovação do aprovador técnico e gestor da área, conforme cadastro de grupo produtos e centro de custo. Nesse momento o processo de aprovação via workflow é acionado, quando a solicitação é aprovada o sistema gera automaticamente o Pedido de Compra.

Ainda na tela de solicitação há alguns botões de funções, utilize o recurso de Cópia para criar solicitações com dados semelhantes. (Fig.24)

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.24 3.1.2 Solicitação de Compras (sem lista de preço)

Fig.24

3.1.2 Solicitação de Compras (sem lista de preço)

O processo de solicitação de compras é semelhante ao de lista, porém tem algumas particularidades. A solicitação é submetida ao processo de cotação para avaliar a melhor proposta dos fornecedores cadastrados no sistema, por isso é importante ter o cadastro de Amarração de Produtos X Fornecedor ou Grupo de Produtos X Fornecedor atualizado.

Outra informação importante é o campo Proc. Alçada? deve estar “Sim” (cadastro fornecedor), as demais informações (produto, quantidade e centro de custo) devem ser digitadas normalmente.

3.1.3 Geração de Cotação

O processo de cotação consiste na inclusão de vários orçamentos e a análise para escolha do fornecedor que irá fornecer o produto. Com base nas solicitações de compras cadastradas no sistema e a amarração Produto x Fornecedor ou Grupo x Fornecedor o sistema irá sugerir cotações para serem enviadas aos fornecedores.

Para tanto, na geração da cotação, deve-se observar o parâmetro "Utiliza Amarração" e configurar o uso da amarração por "Produto" ou por "Grupo". Se for selecionada a opção

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"Produto", serão geradas cotações para todos os fornecedores que estejam relacionados ao produto (Cadastro Produto x Fornecedor). Caso contrário, se selecionada a opção "Grupo", serão geradas cotações para todos os fornecedores que sejam relacionados ao grupo do produto (Cadastro Grupo x Produto).

Para gerar cotação acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Solicitar- Cotar/Gera Cotações, pressione a tecla F12 para definir os parâmetros que influenciam na cotação. (Fig.25)

os parâmetros que influenciam na cotação. (Fig.25) Fig.25 3.1.4 Atualiza Cotações Esta rotina deve ser

Fig.25

3.1.4 Atualiza Cotações

Esta rotina deve ser utilizada para preenchimento das condições oferecidas pelos fornecedores para análise do sistema. Bem como, cadastrar novas propostas dos fornecedores envolvidos ou novos participantes. (Fig.27)

Para atualizar as cotações acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Solicitar- Cotar/Atualiza Cotações, pressione a tecla F12, informe os dados de parâmetros e confirme. (Fig.26)

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.26 Na tela de “Atualização Preços da Cotação”

Fig.26

Na tela de “Atualização Preços da Cotação” selecione a cotação que deseja atualizar, clique no botão “Atualizar”. (Fig.27)

Preços da Cotação” selecione a cotação que deseja atualizar, clique no botão “Atualizar”. (Fig.27) Fig.27 -32-

Fig.27

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O sistema apresentará a cotação e seus respectivos itens, os campos de: Cond. Pagto, Contato, Moeda, Taxa, Preço Unitar., Prazo de Entrega, Observações, Impostos, estarão disponíveis para manutenção, preencha a cotação de acordo com os dados obtidos do fornecedor. (Fig.28)

A opção “Novo Participante” permite incluir novas propostas dos fornecedores participantes da cotação, sem alterar as condições colocadas no primeiro contato (1ª proposta).

as condições colocadas no primeiro contato (1ª proposta). Fig.28 3.1.5 Analisa Cotações Após atualizar a cotação

Fig.28

3.1.5 Analisa Cotações

Após atualizar a cotação com as informações de preço e condições, deve-se analisar os dados, o sistema irá sugerir a melhor opção de compra com base dos dados fornecidos pelos fornecedores e gerar o Pedido de Compras.

Para analisar cotação acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Solicitar- Cotar/Analisa Cotações, pressione a tecla F12 , informe os dados de parâmetros e confirme (Fig.29). Utilize o botão Legenda para acompanhar a classificação da cotação.

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.29 3.2 Pedido de Compras O pedido de compra é um

Fig.29

3.2 Pedido de Compras

O pedido de compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições em que foi feita a negociação tais como: material, quantidade, prazos, preços, local de entrega e outros.

O pedido de compra pode ser gerado manualmente relacionado a uma solicitação de compras previamente cadastrada, ou automaticamente através da análise da melhor cotação.

Este será gerado com status bloqueado e passará pelo processo de aprovação, via workflow, para análise do Gestor da área e/ou de Compras, neste momento o sistema verifica as definições da alçada de compras.

Enquanto o pedido estiver aguardando a liberação do seu aprovador este permanecerá com status “azul” – bloqueado, e após ser aprovado ele ficará “verde”.

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.30 3.2.1 Criando Pedido Manual Para criar um pedido de

Fig.30

3.2.1 Criando Pedido Manual

Para criar um pedido de compras acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Pedidos/Pedidos de Compras, selecione a Filial e confirme. (Fig.30)

Preencha os principais campos: Data de Emissão, Fornecedor, Condição de Pagto., Contato, Produto, Dt.Entrega, Quantidade, Preço Unitário (para fornecedor sem lista de preço), Observações e confirme.

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Importe a Solicitação de Compra/Itens
Importe a Solicitação de
Compra/Itens

Fig.31

O sistema faz integração do pedido de compra com a solicitação utilize as teclas F4 e F5 ou os botões no topo da janela. Isto se faz necessário para as baixas dos saldos dos pedidos de compra existentes.

Na janela de Pedido de Compra têm os botões de funções, utilize esses recursos para manutenção de Pedidos. Exemplo: o botão legenda é útil para acompanhar o status dos pedidos, entre outros. (Fig.32)

Barra de pesquisa.
Barra de pesquisa.
O filtro é uma forma efici- ente de pesquisar alguma informação.
O filtro é uma forma efici-
ente de pesquisar alguma
informação.

Fig.32

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3.3 Eliminação de Resíduos

Quando a empresa recebe entradas parciais de materiais, muitas vezes os Pedidos de Compra ficam em aberto por quantidades muito pequenas, insuficientes para que se faça uma nova entrega. São Resíduos de Pedidos que devem ser eliminados para que não haja reserva em estoque o que pode atrapalhar o atendimento de novos pedidos, visto que o estoque vai tentar primeiro atender a este.

Para efetuar a eliminação de resíduos de pedido acesse o menu principal, clique na opção Atualizações/Pedidos/Elim. Resíduos Pcs. Informe os dados de parâmetros e confirme o processamento.

Informe os dados de parâmetros e confirme o processamento. Fig.33 Verifique na tela de pedido a

Fig.33

Verifique na tela de pedido a classificação, este ficará com na cor “cinza” .

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3.4 Pré-nota de Entrada

A pré-nota é um processo que consiste na digitação dos dados básicos da nota sem a atualização dos módulos fiscal e financeiro. A mercadoria entra no estoque e fica registrada na quantidade indisponível e será liberada mediante a classificação da nota. Esta rotina é interessante para cliente que tem o recebimento de material em armazéns e necessita apenas da conferência das quantidades e valores, ficando a classificação fiscal para um segundo momento.

Para Unidas, o processo de pré-nota será utilizado também para situações de pagamento sem nota, como reembolso de despesas, taxas, etc. isso para gerar as despesas no financeiro. Este processo inicia-se na Intranet com a entrada de uma Ordem de Pagamento. Para mais detalhe consulte o “Manual de Solicitação de Compras_Web”.

Para incluir uma Pré-nota de Entrada no Microsiga acesse o menu principal, clique em Atualizações/Movimentos internos/Pré-Nota de Entrada. Na seqüência clique no botão incluir, o sistema apresenta a tela de inclusão Pré-Documento de Entrada. Na parte superior deve-se preencher o cabeçalho informando o número da nota, o fornecedor e a espécie do documento. (Fig.34)

deve-se preencher o cabeçalho informando o número da nota, o fornecedor e a espécie do documento.

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Fig.34

Após incluir as informações do cabeçalho, posicione o mouse no campo “produto” da nota e selecione o pedido na barra de ferramentas, localizada parte superior da tela.

O sistema apresentará uma caixa com todos os pedidos pendentes para este fornecedor, onde poderá selecionar um ou mais pedidos para a mesma nota. (Fig.35)

Selecione o (s) pedido (s) marcando o box e confirme em “OK”.

Localize o pedido
Localize o pedido

Fig.35

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Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.36 A nota será preenchida automaticamente com todas as

Fig.36

A nota será preenchida automaticamente com todas as informações do pedido. (Fig.36)

No rodapé da nota aparecem informações do fornecedor, os totais da nota e descontos ou fretes caso exista.

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Após a inclusão dos dados confirme em “OK”, o sistema abrirá a tela para inclusão da próxima nota, feche a janela.

A pré-nota ficará com status em verde, ou seja, documento não classificado (Fig.37) que significar que ainda falta confirmar a nota.

( Fig.37) que significar que ainda falta confirmar a nota. Fig.37 A nota com status verde

Fig.37

A nota com status verde estará pronta para ser classificada e tornar-se um Documento de Entrada.

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Para classificar uma pré-nota selecione a nota e clique botão “Classificar”. Aparecerá todas as informações já incluídas com exceção de uma o “Tipo de Entrada” (Fig.38) que deverá ser informada no momento da classificação da nota.

Após a classificação do documento o status da nota passa de verde para vermelho, ou seja, nota classificada.

O Tipo de Entrada é uma informação importante para a classificação fiscal, para atualização de estoque e financeiro.

é uma informação importante para a classificação fiscal, para atualização de estoque e financeiro. Fig.38 -42-

Fig.38

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3.5 Documento de Entrada

Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias na empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualização on-line de dados financeiros e de estoques e custos.

Além disso, esta rotina permite que os materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais sejam classificados e os devidos lançamentos efetuados.

O processo consiste na confirmação dos valores do recebimento de notas fiscais, na informação das tributações aplicadas e dos dados contábeis financeiros. Este inicia-se na Intranet com a entrada de uma “Ordem de Pagamento”, para mais detalhe consulte o “Manual de Solicitação de Compras_Web”.

Para incluir um Documento de Entrada no Microsiga acesse o menu principal, clique em Atualizações/Movimentos/Documento de Entrada.

de Entrada no Microsiga acesse o menu principal, clique em Atualizações/Movimentos/Documento de Entrada. Fig.39 -43-

Fig.39

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3.6 Tabela de Preço

Essa rotina permite cadastrar as tabelas de preços dos fornecedores que atendem à empresa. Podendo ser informados os preços e a condição de pagamento a serem praticados. Quando informada a condição de pagamento, o sistema não permitirá que outra condição seja utilizada nos processos de compras (cotações e pedidos).

utilizada nos processos de compras (cotações e pedidos). Fig.40 Após a efetivação do cadastro da tabela

Fig.40

Após a efetivação do cadastro da tabela consulte sua classificação. Quando a tabela fica em status “verde” ela está Ativa, e status “vermelho” Inativa.

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Para cadastrar uma tabela de preço, acesse o menu principal, clique na opção atualizações/Admin.Compras/Tabela de Preço. Preencha os dados conforme orientação do help dos campos. O cadastro da tabela de preço é composto por duas áreas: Cabeçalho e Itens. (Fig.41)

Cabeçalho

Nesta área, as informações relevantes são: código do fornecedor, loja, código tabela, descrição, data de validade inicial e final e condição de pagamento.

Ao informar uma “data de validade final” deve-se se atentar para sua renovação, visto que o sistema bloqueia a tabela na data determinada inutilizando-a para movimentação dos processos de solicitação e pedidos de compras.

dos processos de solicitação e pedidos de compras. Fig.41 Itens Essa área é composta pela relação

Fig.41

Itens

Essa área é composta pela relação dos produtos e preços negociados com o fornecedor.

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Informe os dados de: produto, preço unitário, faixa (quantidade/volume negociado para um determinado valor) e vigência.

3.7 Tolerância de recebimento

Essa opção permite cadastrar regras de tolerância de recebimento de materiais com o objetivo de validar preço e/ou quantidade acima do pedido.

Nesse cadastro, é definida uma regra ou exceção identificada pelo fornecedor, produto ou grupo de materiais, para quantidade e valor superior ao informado no pedido de compras.

Na rotina de documento de entrada, o sistema irá comparar o preço e quantidade com as do pedido de compras. Caso haja divergência, será feita uma análise sobre a existência de alguma regra de tolerância para o produto, fornecedor e/ou grupo de materiais. Se o sistema encontrar alguma referência relevante, ele verificará se a tolerância está sendo respeitada. Caso exceda, esta entrada ficará bloqueada, aguardando uma aprovação ou exclusão do documento cadastrado no controle de alçada.

Os Documentos de Entrada que ultrapassarem a tolerância ficarão bloqueados até que, na rotina de liberação de documento, um aprovador os libere.

a tolerância ficarão bloqueados até que, na rotina de liberação de documento, um aprovador os libere.

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Distribuição: Matriz, Filial

Fig.42

No menu principal acesse a opção Atualizações/Adm.Compras/Tolerância Recebimento. Clique no botão Incluir, selecione o Fornecedor, Loja, Produto ou Grupo de produto. Nos campos “%Quantidade” ou “%Valor” informe o percentual máximo de tolerância quando do recebimento da nota fiscal de entrada.

ou “%Valor” informe o percentual máximo de tolerância quando do recebimento da nota fiscal de entrada.

Fig.43

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Manual de Sistema Módulo de Compras Microsiga MTEC_055_00

Manual de Sistema Módulo de Compras Microsiga

MTEC_055_00

     

Data de Emissão

Elaborado por:

Avaliado por:

Aprovado por:

20/10/2008

Diretoria Tecnologia e Processos

Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

4.0 Relatórios

O processo de emissão de relatórios é igual para todos, onde o sistema apresenta a tela para configuração dos parâmetros referentes aos relatórios.

O sistema disponibiliza vários tipos de relatórios cada um com sua característica. No ambiente Compras os principais relatórios são:

Solicitações

Cotações

Pedidos de Compras

Notas Fiscais de Entrada

Análise dos Estoques

Boletim de Entrada

Divergências PC x NF

Mala Direta

Fiscais de Entrada • Análise dos Estoques • Boletim de Entrada • Divergências PC x NF

Fig.43

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Manual de Sistema Módulo de Compras Microsiga MTEC_055_00

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MTEC_055_00

     

Data de Emissão

Elaborado por:

Avaliado por:

Aprovado por:

20/10/2008

Diretoria Tecnologia e Processos

Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

Para emitir um relatório acesse o menu principal, clique na opção Relatórios, selecione o relatório desejado. Na tela de parâmetros (Fig.44) informe os dados conforme necessidade, defina também o tipo de impressão (arquivo/spool) e clique na opção “Imprimir”. (Fig.45)

necessidade, defina também o tipo de impressão (arquivo/spool) e clique na opção “Imprimir”. (Fig.45) Fig.44 -49-

Fig.44

necessidade, defina também o tipo de impressão (arquivo/spool) e clique na opção “Imprimir”. (Fig.45) Fig.44 -49-

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Manual de Sistema Módulo de Compras Microsiga MTEC_055_00

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MTEC_055_00

     

Data de Emissão

Elaborado por:

Avaliado por:

Aprovado por:

20/10/2008

Diretoria Tecnologia e Processos

Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

Fig.45

4.1 Relação de pedidos em aberto

Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial Fig.45 4.1 Relação de pedidos em aberto Fig.46 -50-

Fig.46

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Manual de Sistema Módulo de Compras Microsiga MTEC_055_00

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MTEC_055_00

     

Data de Emissão

Elaborado por:

Avaliado por:

Aprovado por:

20/10/2008

Diretoria Tecnologia e Processos

Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

4.1.1 Relação de pedidos em atraso

Matriz, Filial 4.1.1 Relação de pedidos em atraso Fig.47 5.0 Fluxo Operacional 5.1 Processo Solicitação

Fig.47

5.0 Fluxo Operacional

5.1 Processo Solicitação Compras / Aprovação Técnica

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MTEC_055_00

     

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20/10/2008

Diretoria Tecnologia e Processos

Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial 5.2 Processo Solicitação da Aprovação do Pedido de

5.2 Processo Solicitação da Aprovação do Pedido de Compras

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MTEC_055_00

     

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Diretoria Tecnologia e Processos

Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

e Processos Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial 5.2 Processo de Ordem de Pagamentos -53-

5.2 Processo de Ordem de Pagamentos

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Data de Revisão

Suporte e Processos

Processos

20/10/2011

Distribuição: Matriz, Filial

Processos Data de Revisão Suporte e Processos Processos 20/10/2011 Distribuição: Matriz, Filial -54-

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