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Introduo Cada vez mais utilizada pelas empresas, esta poderosa ferramenta tem atrado a ateno de empresrios no mundo todo. Mas por que todo este sucesso? Quais as vantagens da aplicao desse mtodo? A minha empresa pode estar aplicando o 6 Sigma? Saiba as respostas a essas e outras perguntas e aproveite para conhecer um pouco mais sobre a histria do 6 Sigma.
6 Sigma Definindo em poucas palavras, o 6-Sigma consiste na aplicao de mtodos estatsticos a processo empresariais, orientada pela meta de eliminar defeitos. A maioria das empresas opera no nvel 3-Sigma, o que equivale a 35 mil defeitos por milho de oportunidades de haver defeitos. O nvel 6Sigma gera apenas 3,4 defeitos por milho. O que Seis Sigma? Consiste em continuamente "espremer" os desvios padres dos produtos entre a nossa meta e a meta dos clientes, garantindo desta forma 99,99966% de sucesso.
Definio 6 Sigma O sistema 6-Sigma concentra-se na melhoria da qualidade (por exemplo, reduo do desperdcio) ao ajudar as organizaes a melhorar o desempenho, a forma de produzir, a rapidez de produo, e mais econmica. Em termos tradicionais, o 6-Sigma focaliza a preveno de defeitos, a reduo do tempo de ciclo e a economia de custos. Ao contrrio dos cortes de custos descuidados, que reduzem valor e qualidade, o 6Sigma identifica e elimina custos do desperdcio, ou seja, que no agregam valor aos clientes. Em geral, esses custos so extremamente elevados em empresas que no o utilizam. Empresas que operam em nveis 3-Sigma ou 4Sigma geralmente gastam entre 25% e 40% de suas receitas para reparar ou resolver problemas. Isso conhecido como um custo da qualidade ou, mais precisamente, o custo da m qualidade. Empresas que operam em 6Sigma geralmente gastam menos de 5% de suas receitas para reparar problemas.
Para atingir tal meta, utiliza-se de um conjunto de tcnicas comprovadas juntamente com um quadro de lderes tcnicos da empresa, capacitados e bem treinados conhecidos como black-belts para que cheguem a um alto nvel de eficincia na aplicao dessas tcnicas. Tambm se inclui a isso um modelo de melhoria do desempenho constitudo por cinco passos: definir, medir, analisar, implementar a melhoria e controlar que corresponde a famosa sigla DMAIC, em ingls (figura 2). DMAIC
DMAIC
Infra-estrutura O 6-Sigma exige a mudana de alguns dos principais fluxos de valor empresariais que atravessam as barreiras organizacionais. o meio pelo qual as metas estratgicas da organizao sero alcanadas. Esse esforo no pode ser liderado por outro que no o presidente da empresa, que responsvel por seu desempenho como um todo. O 6-Sigma deve ser implementado de cima para baixo:
Champions e Patrocinadores: Os champions no sistema 6-Sigma so indivduos de nvel hierrquico elevado na organizao, que entendem a ferramenta e esto comprometidos com seu sucesso. Em organizaes maiores, o 6-Sigma ser liderado em tempo integral por um champion que seja, por exemplo, o vice-presidente executivo. Em todas as empresas, os patrocinadores podem ser lderes informais que utilizam o 6-Sigma em seu trabalho dirio e comunicam suas mensagens em todas as oportunidades. Os patrocinadores so donos dos processos e sistemas que ajudam a iniciar e coordenar as actividades de melhoria 6-Sigma nas reas pelas quais so responsveis. Master Black-belt: Este o mais alto nvel de domnio tcnico e organizacional. Os master black-belts so a liderana tcnica do programa 6-Sigma. Logo, precisam saber tudo que sabem os black-belts e mais, pois tambm devem entender a teoria matemtica na qual os mtodos estatsticos se baseiam. Os master black-belts tm de ser capazes de prestar assistncia aos black-belts na aplicao correcta dos mtodos em situaes invulgar. E, dada a natureza de suas obrigaes, suas habilidades de comunicao e ensino so to importantes quanto sua competncia tcnica. Sempre que possvel, o treino estatstico deve ser conduzido somente por master black-belts. De outra forma, o familiar fenmeno de propagao de erros pode ocorrer, ou seja, black-belts passam adiante os erros aos green-belts, que por sua vez, passam adiante erros ainda piores aos integrantes das equipes. Caso seja necessrio que black-belts e greenbelts ministrem treinos, somente o devem fazer sob a superviso e orientao de master black-belts. Por exemplo, pode ser preciso que os black-belts dem assistncia ao master black-belt durante discusses em sala de aula e nos exerccios. Black-belt: Os candidatos aos lugares de black-belt so indivduos com orientao tcnica e muito estimados por seus companheiros. Devem estar activamente envolvidos no processo de desenvolvimento e mudana organizacional. Podem provir de vasta gama de disciplinas e no precisam ter sido treinados formalmente como estatsticos ou engenheiros. Contudo, como tero de dominar uma grande variedade de ferramentas tcnicas em curto prazo, os candidatos a black-belt provavelmente precisaro ter uma bagagem anterior que inclua matemtica e uma base de anlise quantitativa. Como parte do treino, os black-belts recebem 160 horas de instruo em sala de aula, alm de treino individual nos projectos ministrado por master black-belts ou consultores. Os candidatos a black-belt devem: sentir-se vontade com computadores, conhecer um ou mais sistemas operativos,
folhas de clculo, programas de gerncia, programas de apresentao e processadores de texto, j ter estudado algum dia mtodos estatstico, saber utilizar um ou mais pacotes de software de anlise estatstica. Os black-belts buscam extrair conhecimento aplicvel do sistema de armazenamento de informaes da empresa. Para garantir acesso s informaes necessrias, as actividades 6- Sigma devem, estar integradas nos sistemas de informtica da organizao. Obviamente, as habilidades e o treino dos black-belts tm de ser viabilizados por investimentos em software e hardware. No faz sentido atrapalhar esses especialistas para economizar uns trocados com computadores ou software.
Green-belts: Estes so os lderes de projectos 6-Sigma capazes de formar e facilitar equipes 6- Sigma e de gerir os projectos 6-Sigma desde a concepo at a concluso. Os green-belts passam por cinco dias de treino em sala de aula, numa programao conduzida em conjunto com os projectos 6-Sigma e que engloba o gerncia de projectos, ferramentas de gerncia da qualidade, soluo de problemas e anlise descritiva de dados. Os champions 6-Sigma devem estar presentes no treino dos green-belts. Em geral, os black-belts ajudam os green-belts a definir seus projectos, participam no treino com os green-belts e prestam-lhes assistncia em seus projectos posteriores.
BLACK BELTS Formao superior. Slidos conhecimentos de Estatstica. Quatro meses de treino (200 horas + projecto). Um Master Black Belt Para cada 30 Black Belts (em grandes empresas).
GREEN BELTS Experincia tcnica e administrativa. Familiaridade com ferramentas estatsticas bsicas. Dois meses de treino (100 horas + projecto). Um Green Belt para cada 20 funcionrios.
TREINO
Figura 3 - Belts
DMAIC
O 6-Sigma aproveita uma srie de mtodos comprovados e treina um pequeno grupo de lderes internos, conhecidos como black-belts, at que atinjam alto nvel de proficincia na aplicao de tais tcnicas. Com certeza, alguns dos mtodos utilizados pelos black-belts so altamente avanados, o que inclui o uso de tecnologia moderna de informtica. Contudo, as ferramentas so aplicadas dentro de um modelo simples de melhoria de desempenho conhecido pela sigla DMAIC, ou Define - Measure - Analyze Improve -Control (Definir - Medir - Analisar - Incrementar - Controlar), idntico ao mtodo de TQM conhecido como PDCA (Planear; Fazer; Controlar; Actuar).
O mtodo DMAIC
Definir: Defina as metas das actividades de melhoria. Elas sero os
objectivos estratgicos da organizao, tais como maior participao no mercado e retornos sobre o investimento mais elevados. No mbito operacional, uma meta possvel seria o aumento de produo de determinado departamento. No de projectos, as metas poderiam ser a reduo do nvel de defeitos e o aumento de produo. Aplique mtodos de data mining para identificar oportunidades de melhorias potenciais.
Medir: Avalie o sistema existente. Estabelea mtricas vlidas e confiveis para ajudar a monitorar o progresso rumo s metas definidas no passo anterior. Comece por determinar o ponto de partida actual. Utilize a anlise de dados exploratria e descritiva para ajudar a entender os dados. Analisar: Analise o sistema para identificar formas de eliminar a lacuna entre o desempenho actual do sistema ou processo e a meta desejada. Aplique ferramentas estatsticas para orientar a anlise. Implementar: Melhore o sistema. Seja criativo para achar novas maneiras de fazer as coisas e melhorar, de forma mais econmica ou mais rpida. Use a gerncia de projectos e outras ferramentas de planeamento e gerncia para implementar a nova abordagem. Empregue mtodos estatsticos para validar a melhoria. Controlar: Controle o novo sistema. Institucionalize o sistema aperfeioado modificando os sistemas de remunerao e incentivos, poltica, procedimentos de planeamento das necessidades de material, oramentos, instrues operacionais e outros sistemas de gerncia. Pode ser interessante adoptar sistemas como ISO 9000 para garantir que a documentao esteja correcta.
O Mtodo passo-a-passo:
Processo de rotura
Implementao do Programa
Actualmente existe um slido corpo de pesquisa cientfico sobre as experincias de milhares de empresas que implementaram grandes programas de qualidade como o 6-Sigma. Os pesquisadores verificaram que o desenvolvimento bem sucedido do 6-Sigma consiste em focalizar um pequeno nmero de itens de alta alavanca e os seis passos necessrios para implementar o 6-Sigma com sucesso esto bem documentados:
Passo 1. A melhoria do desempenho deve iniciar-se pela alta liderana, que tem que receber treino sobre os princpios e ferramentas necessrias para preparar a organizao para o sucesso. Usando esse conhecimento recmadquirido, os altos lderes orientaro o desenvolvimento de uma infraestrutura de gerncia para apoiar o programa 6-Sigma. Simultaneamente, devem ser dados passos no intuito de preparar a organizao e cultivar um ambiente propcio inovao e criatividade, reduo dos nveis
Passo 2. So desenvolvidos sistemas para estabelecer uma comunicao mais prxima com clientes, funcionrios e fornecedores. Isso inclui o desenvolvimento de mtodos rigorosos para obter e avaliar informaes a respeito deles. Tambm h estudos para definir o ponto de partida do 6sigma e para identificar eventuais obstculos polticos, culturais e organizacionais ao sucesso. Passo 3. As necessidades de treino so avaliadas com rigor. O ensino para preencher quaisquer lacunas educacionais ser ministrado para garantir que os nveis adequados de conhecimento verbal e numrico atinjam todos os funcionrios. fornecer treino "de cima para baixo" em ferramentas de melhoria de sistemas, tcnicas e filosofias. Passo 4. desenvolvida uma estrutura para melhoria contnua de processos, junto com um sistema de indicadores para monitorar o progresso e o sucesso. As mtricas do 6-Sigma focalizam metas estratgicas, impulsionadoras de negcios e principais processos. Passo 5. Os processos industriais que devem ser melhorados so escolhidos pela gerncia e por pessoas com conhecimento profundo e todos os nveis da organizao. Os projectos 6-Sigma so conduzidos para melhorar o desempenho empresarial ligado a resultados financeiros medidos e isso requer conhecimento das limitaes da empresa. Passo 6. Os projectos 6-Sigma so conduzidos individualmente por funcionrios, as equipes so lideradas por green-belts e so apoiados por black-belts.