1.

GENERALIDADES: Un manual de mantenimiento describe las normas, La organizacin y los procedimientos que se utilizan en una empresa para efectuar la funcin de mantenimiento. Dicho manual eleva el papel del mantenimiento a un lugar muy importante de la organizacin, cuando los procesos se encuentran ordenados y son llevados a cabo de una manera satisfactoria. Un manual de mantenimiento est compuesto por los procesos bsicos de la administracin : planeacin, organizacin, ejecucin y control. Donde en cada una de las etapas se describen los procedimientos y las operaciones necesarias para administrar el proceso de mantenimiento de una forma amplia. El manual de mantenimiento estar dirigido a la Direccin Administrativa a travs de la unidad de mantenimiento cuya responsabilidad estar para el jefe de la unidad, teniendo dicho manual como un apoyo para la administracin del mantenimiento. Objetivos del Manual de Mantenimiento General: Proporcionar a la unidad de mantenimiento un sistema de procesos administrativos. Mediante etapas de planeacin, organizacin, ejecucin, control e inspeccin, que contribuyan como un apoyo en las actividades de mantenimiento de las instalaciones y equipos de empresa. Especficos: 1. Controlar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y equipos. 2. Facilitar las actividades del mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, ordenando cada uno de los procesos dentro de la unidad de mantenimiento 3. Controlar la satisfaccin de los usuarios de las instalaciones y equipos. 4. Controlar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y procesos ordenados. 5. Establecer normas de seguridad relacionadas con el trabajo de mantenimiento. 6. El Manual de Mantenimiento es un documento indispensable para cualquier tipo y tamao de industria. Refleja la filosofa, poltica, organizacin, procedimientos de trabajo y de control de esta rea de la empresa. 7. Constituye el medio que facilita una accin planificada y eficiente del mantenimiento. 8. Permite la formacin de personal nuevo.

2. TIPOS DE MANUALES DE MANTENIMIENTO: Aunque se pueden agrupar los manuales en relacin al tipo de instalaciones, equipos o herramientas, la clasificacin ms lgica y utilizada atiende directamente al tipo de mantenimiento que se realice: Manual de mantenimiento predictivo : Contempla las revisiones peridicas (usualmente programadas) para detectar cualquier condicin (presente o futura) que pudiera impedir el uso apropiado y seguro del dispositivo y poder corregirla, manteniendo de sta manera cualquier instalacin, herramienta o equipo en optimas condiciones de uso. Manual de mantenimiento preventivo : Contempla los ajustes, modificaciones, cambios, limpieza y reparaciones (generalmente sencillos) necesarios para mantener cualquier instalacin, herramienta o equipo en condiciones seguras de uso, con el fin de evitar posibles daos al operador o al equipo mismo. Manual de mantenimiento correctivo: Contempla las reparaciones, cambios o modificaciones de cualquier herramienta, maquinaria o equipo cuando se ha detectado alguna falla o posible falla que pudiera poner en riesgo el funcionamiento seguro de la instalacin, herramienta o equipo y de la persona que lo utiliza.

3. CONTENIDO DE LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO: 3.1 Introduccin : Contiene informacin general sobre la empresa, su Misin y Visin, su origen y evolucin, tipo de productos que elabora o de servicios que brinda, capacidades de produccin discriminadas por lnea, planes de consolidacin y/o expansin, volumen y valor de las ventas anuales, destinos (mercado local y/o exportacin), participacin en el mercado demandante, etc. Dentro de la informacin a resear, interesa tambin, hacer referencia entre otras, a las siguientes: 1. Personal ocupado, jornales devengados anualmente, existencia o no de programas de capacitacin, polticas de incentivos, etc. 2. rea del predio ocupado y de los edificios o locales construidos, 3. Suministro de energa elctrica, 4. Suministro de agua, 5. Energa calrica, 6. Refrigeracin, 7. Aire comprimido,

3.2 Organizacin de la Empresa: Depende de mltiples factores. Los ms importantes son tamao, nmero de plantas y su ubicacin fsica, productos y procesos, desarrollo tecnolgico, disponibilidad de recursos, etc. Si bien no existe un modelo nico de organizacin que sirva a todas las empresas, obliga a cada una a desarrollar su propia organizacin, la cual debe permitir el cumplimiento de los objetivos fijados por la alta gerencia. En empresas pequeas, las distintas funciones pueden incluso, recaer en una persona pero, en empresas medianas y grandes es indispensable contar con un organigrama en el que todas las gerencias se encuentran a un mismo nivel de autoridad y jerarqua. En consecuencia, en caso de desacuerdo entre dos o ms gerentes, stos pueden dirigirse a su superior inmediato para resolver la disputa y tomar la decisin ms conveniente. Si bien, en empresas pequeas el organigrama puede ser muy sencillo, deber respetarse siempre que el mantenimiento est en pie de igualdad con produccin y con calidad, por cuanto esa estructura es la que permitir un desarrollo ms eficiente de los procesos con un mnimo de costos y rechazos. Esto es consecuencia de que mantenimiento no es ms la funcin que repara el equipo roto lo ms rpido posible. Ahora, trata de mantener los equipos en operacin y que stos produzcan con la calidad especificada. 3.3 Organizacin del Departamento de Mantenimiento Es muy comn que dentro de la gestin de mantenimiento se incluyan, adems de las actividades tendientes a asegurar la disponibilidad mxima planificada de los equipos al menor costo dentro de los requisitos de seguridad, la atencin de los servicios al establecimiento. Como tales, se entienden los servicios requeridos para disponer de la energa elctrica, calrica bajo sus distintas formas (vapor, agua caliente, tibia), agua (en la industria alimenticia potable), aire comprimido, refrigeracin, vaco, etc. en las cantidades y calidades solicitadas por la actividad de la empresa y, tambin de la colecta, tratamiento y disposicin de los residuos slidos, lquidos y gaseosos que se generan en ella. Incluso, en algunas plantas, mantenimiento tambin es responsable de las tareas de limpieza, higiene y sanitarizacin del establecimiento. En consecuencia, la organizacin del mantenimiento deber contemplar la totalidad de actividades bajo su responsabilidad buscando su desempeo eficiente, eficaz y al menor costo. Para disear una estructura organizativa en mantenimiento se debe : 1. Determinar la responsabilidad, autoridad y el rol de cada persona involucrada en el rea de Mantenimiento. 2. Establecerlas relaciones verticales y horizontales entre todas las personas.

3. Asegurar que el objetivo de mantenimiento ha sido interpretado y entendido por todos. 4. Establecer sistemas efectivos personas. 3.4 Polticas: Las polticas deben incluirse en el manual en forma concisa y clara. En lneas generales se corresponden en mayor o menor grado con las mencionadas a continuacin: 1. Garantizar el mximo nivel de calidad en los productos con el costo de mantenimiento mnimo. 2. Asegurar el funcionamiento de los equipos e instalaciones con el mximo rendimiento y el mnimo consumo. 3.5 Objetivos: Para ilustrar sobre el particular, se transcriben a continuacin los objetivos tomados del Manual de Gestin de Mantenimiento de una empresa: 1. Maximizar la disponibilidad de maquinarias y equipos para la produccin de manera que siempre estn aptos y en condicin de operacin inmediata. 2. Lograr con el mnimo costo posible el mayor tiempo de servicio de las instalaciones y maquinarias productivas. 3. Preservar el valor de las instalaciones, optimizando su uso y minimizando el deterioro y, en consecuencia, su depreciacin. 4. Disminuir los paros imprevistos de produccin ocasionados por fallas inesperadas, tanto en los equipos como en las instalaciones. Lograr la creacin de un sistema de mantenimiento preventivo capaz de alcanzar metas en la forma ms econmica posible. 3.6 Metas: Las metas constituyen los logros cuantitativos a alcanzar en perodos de tiempo razonables. Son imprescindibles para motivar al personal involucrado en su alcance y para medir los resultados operativos del rea de Mantenimiento. Se recomienda establecerlas para perodos trimestrales y someterlas a revisin al concluirse cada uno de ellos. 3.7 Responsabilidades y Perfiles de Capacitacin: 3.7.1 Gerente departamental Responsable del cumplimiento de los objetivos de este sistema de la empresa. Esto implica, entre otras funciones: de coordinacin y comunicacin entre las

1. Definir las metas a alcanzar dentro de los objetivos y polticas previamente acordadas con la alta gerencia de la empresa. 2. Establecer los procedimientos para encarar el mantenimiento y para la recopilacin, procesamiento, divulgacin de datos y formulacin de los informes correspondientes; 3. Analizar los datos e informes y formular recomendacin mes y/o modificaciones a los programas y "modus operandi" establecidos. 4. Definir los programas de entrenamiento y capacitacin del personal. 5. Establecer procedimientos para la evaluacin de la eficiencia del plan de mantenimiento.

3.7.2 Supervisores o mandos medios Enlace natural entre la gerencia y los trabajadores encargados de realizar las tareas de mantenimiento propiamente dichas, operacin de los servicios a la produccin, etc. Su capacitacin debe ser preferentemente tcnica que cubra tambin, y como mnimo, la mayora de las tcnicas del trabajo requeridas en el rea de Mantenimiento. Tambin debe contar con un conocimiento general de la tecnologa de los procesos productivos y de los servicios a atender, as como conocer los conceptos bsicos de limpieza, higiene y seguridad industriales. Tambin en este nivel se requiere que sean lderes, cuenten con aptitudes para dirigir y motivar al personal a su cargo en la correcta y eficiente ejecucin de las tareas. 3.7.3 Personal operativo 1. Taller: Se requiere de capacitacin tcnica bsica, preferentemente bi o multivalente, que atienda los requerimientos propios de cada industria en particular. 2. Zonas: Para este segmento del rea de Mantenimiento se requiere que, adems de capacitacin tcnica bsica como mecnicos montadores, dispongan de conocimiento de la tecnologa de los procesos productivos cuyos equipos e instalaciones atienden, as como de un buen ejercicio de las relaciones y, paralelamente, un acatamiento exclusivo al rea de Mantenimiento. 3. Servicios: Deben contar con formacin tcnica bsica y con un buen conocimiento de la tecnologa de los procesos a atender. 3.8 Administracin y Control: Esta tarea comprende las siguientes fases:

1. Disponer de los datos tcnicos inherentes a cada uno de los equipos que componen el activo fijo de la empresa y del historial de actualizacin de los mismos para predecir el tiempo para su reparacin. 2. Generar el plan de revisiones peridicas de los equipos o de algunas de sus piezas o componentes crticos y, para cada una de ellas, la orden de revisin correspondiente. 3. Controlar la ejecucin de plan y captar la informacin generada. 4. Analizar tcnicamente las revisiones, estudiando el comportamiento de los componentes crticos de los equipos para determinar la probabilidad de las posibles roturas. 5. Generar el plan de reparaciones coordinndolo con los departamentos involucrados, es decir, las rdenes de reparacin. 6. Controlar la ejecucin del plan de reparaciones y captar la informacin correspondiente, tanto tcnica como de los costos de su ejecucin. 7. Analizar el comportamiento de los equipos. 3.9 Funciones: Estn relacionadas con el uso eficaz de los recursos de que dispone mantenimiento. A ttulo de ejemplo, se transcribe lo que se expresa sobre el particular en el Manual de Mantenimiento de una empresa. En el Departamento de Mantenimiento, sus funciones se dividen en: 1. Primarias: Son las que comprenden la justificacin del sistema de mantenimiento implementado en la empresa. Estn claramente definidas por los objetivos. 2. Secundarias: Consecuencia de las caractersticas particulares de cada empresa y estrechamente vinculadas con las actividades de mantenimiento. Estn definidas con precisin y consignadas por escrito con el objeto de asegurar su total cumplimiento. Se distinguen, distintas reas y dentro de ellas pueden enumerarse acciones prioritarias: 1. Inventario actualizado de los materiales de mantenimiento (piezas de repuestos, insumos varios); 2. Aportacin de los medios especficos para desarrollar los trabajos de mantenimiento (tiles, herramientas, instrumentos de medida y de control de operacin y/o de regulacin). 3. Capacitacin de recursos humanos;

4. Programacin de las tareas a desarrollar. 3.10 Estructura: La estructura de este sistema debe considerarse dinmica y, en consecuencia, en el manual debe preverse su cambio organizativo en humanos y en mquinasherramientas, en virtud de la posible incidencia de distintos factores. A estos efectos, se sugiere proceder de la siguiente manera: 1. Definir las caractersticas de los recursos disponibles. 2. Acordar el nivel de respuesta aceptable por produccin frente a las intervenciones de emergencia. 3. Consecuentemente definirla estructura mnima de recursos para atender stas (nmero, ubicacin, turnos, etc.). 4. Establecer las tareas de mantenimiento preventivo que puedan ser realizadas por el equipo arriba definido. 5. Estimar una estructura complementaria para atender el mantenimiento preventivo, pero no paradas ni desarmes totales ("overhauls"). 6. Definir los requerimientos mnimos para encarar estos trabajos. 7. Esbozar una estructura bsica correspondiente organigrama, etc. 3.11 Administracin y Control: Toda planta, sin importar su tamao, debe contar con un sistema de control de mantenimiento. En este numeral, el Manual de Mantenimiento har referencia a los siguientes aspectos. 3.11.1 Fuentes de informacin - Datos relativos a los equipos e instalaciones. Caractersticas constructivas de los mismos, Programacin mantenimiento preventivo, Mantenimiento de emergencia. de partida confeccionando el

- Datos relativos a la gestin de mantenimiento. Definir procedimientos normalizados para trabajos repetitivos,

Analizar las causas de desviacin de los presupuestos, - Datos relativos a las averas.

Clasificacin y consecuencias, Causas (seguras o probables), Efecto sobre los programas de mantenimiento,

- Datos relativos a las intervenciones de mantenimiento. Procedimientos de solicitud y de autorizacin de trabajos, Resultados tcnicos y econmicos de los anteriores, Rendimiento.

3.11.2 Documentos - Ficha de mquinas, motores e instalaciones. Constituye la ficha de inventario: Es el documento informativo bsico y fundamental que resume las caractersticas originales de cada equipo y los datos operativos de l y de cada uno de sus componentes. Cualquiera que sea el modelo que se elija (manejo manual o computarizado de la administracin de mantenimiento) se deben incluir sin excepcin los siguientes datos e informaciones: a) Instalacin de la que forma parte, b) Ubicacin exacta dentro de la instalacin, c) Tipo de mquina, d) Datos especficos fsicos (modelo, tipo, dimensiones, peso) y tecnolgicos (parmetros operativos), e) Proveedor y fecha de la compra con el nmero de pedido correspondiente Costo de la mquina puesta en planta y luego de montada, f) Planos de conjunto y de piezas con su ubicacin en el archivo, g) Lista y codificacin de las piezas de repuesto, con indicaciones para encontrar su posicin en almacn, as como los planos correspondientes, h) Indicacin del centro de costos a que pertenece, i) Aquellos otros datos que puedan ser de inters de los usuarios de las fichas, 3.11.4 Revisin de la informacin relevada: La revisin de la informacin relevada es imprescindible para: 1. Descubrir inmediatamente los trabajos que han significado costos elevados para as controlarlos mejor.

2. Sealar los trabajos que representan intervenciones repetidas para, previo anlisis, reducirlas significativamente; 3. Justificarla adquisicin de herramientas para reducirlas horas de trabajo insumidos, o el remplazo del equipo por otro. 3. 11.5 Clculo de algunos indicadores de la eficiencia del mantenimiento Se recomienda incluir en los manuales los siguientes clculos: 1. Estimacin de disponibilidad: Se aplica a una lnea, un departamento o una planta productiva. 2. Permite poner en evidencia qu porcentaje del tiempo nominal de produccin de esa rea est afectado por paradas debidas a roturas y/o reparaciones. 3. Costo mantenimiento/unidad producida en un perodo dado: Costo incluye mano de obra propia o contratada, materiales, repuestos, modificaciones, administracin, gestin y capacitacin del rea de Mantenimiento. 3.11.6 Resultado del anlisis de la informacin procesada de mantenimiento Proviene de las rdenes de trabajo, salida de materiales de almacenes, registros de fallas y paradas de equipos (ver parte de averas) y del historial de los equipos y se resume con una frecuencia mensual constituyndose en un informe a la Gerencia de rea. El anlisis de la informacin procesada permite detectar los siguientes aspectos: 1. Costos de mantenimiento por perodo discriminado en mano de obra directa e indirecta y materiales clasificados por equipo, lnea de produccin y global para la planta. 2. Tiempos de parada por mantenimiento, volmenes de produccin y disponibilidad discriminados por equipo, lnea de produccin, etc. 3.12 Procedimientos: Esta parte del manual contendr los diagramas de flujo operacionales que se utilizan en la empresa para desarrollar las intervenciones no planificadas (emergencias) y planificadas, en particular Mantenimiento Preventivo. 3.13 Capacitacin y Entrenamiento: Toda Gerencia de Mantenimiento debe considerar estas actividades como prioritarias para lograr as el desarrollo y desempeo profesional de su planilla, independientemente de su posicin y nivel educativo. En consecuencia, en el Manual deber incluirse una particular mencin a estas actividades. Los programas permanentes de capacitacin y entrenamiento tienen, entre otras, las metas siguientes:

1. Facilitar una ejecucin ms eficiente de sus tareas especficas; 2. Introducir nuevas tecnologas y/o equipos; 3. Insistir en los conceptos bsicos de seguridad e higiene industriales; 4. Adiestrarlos en el control preventivo de siniestros y en su combate en caso stos se desarrollen; 5. Mejorar la capacidad profesional y de gestin del personal y de sus supervisores. 6. Inducir la introduccin de un manejo computarizado de la informacin del Departamento.

3.14 Crculos de Calidad: Su consideracin debe ser incluida en los manuales como una herramienta importante para motivar a su personal, manteniendo abiertos los canales de comunicacin entre todos los niveles de mando, asegurando la participacin de todos en el proceso de toma de decisiones relacionadas con la mejora de la disponibilidad de los equipos e instalaciones de la planta. La coordinacin de los crculos estar a cargo de un facilitador, fijndose en acuerdo con la gerencia de recursos humanos su frecuencia, participantes y duracin. En los manuales se har referencia, tambin, a las polticas que aplicar al respecto la gerencia. Como ejemplo, se mencionan las siguientes polticas: 1. Evaluar rpida y objetivamente todas las recomendaciones de los Crculos, 2. Aplicar tan pronto como sea posible aquellas recomendaciones que sean aceptadas, 3. Premiar y reconocer el mrito de los autores de stas y explicar los motivos para el rechazo de las que no sean aprobadas. 3.15 Certificacin de Proveedores de Insumos y de Talleres Externos: El rea de Calidad de la empresa proporcionar las especificaciones al respecto de los proveedores de insumos, de modo que esta rea asuma la responsabilidad de la aceptacin/rechazo de los insumos y de evaluacin de los mismos, en trabajo coordinado con el rea de Mantenimiento. En lo que corresponde a los talleres, su evaluacin se basa en parmetros de calidad, uniformidad, precio y servicio. Respecto a la certificacin, se tomarn como base los requerimientos de la Norma ISO-9002.

Tener presente que el peso relativo de cumplimiento de los requerimientos de calidad, precio y servicio pueden variar segn las condiciones del pas, localizacin de la empresa, infraestructura disponible, etc. La certificacin incluir visitas a los talleres, verificacin de los requisitos establecidos en la Norma ISO 9002 y respecto a los requerimientos, exigencias y necesidades que se planteen por parte de la empresa. Esta evaluacin permitir clasificar los talleres en dos categoras: aprobados y no aprobados. Sern aprobados los talleres que poseen un sistema adecuado de conformidad con la Norma ISO 9002, entregas justo a tiempo, cero rechazo (o un mnimo porcentaje a ser definido por la empresa), precio razonable y servicio tcnico al cliente.

3.16 Auditoras : Se indicarn las normas generales y especficas que implementar la empresa para la realizacin de las auditoras que garantizarn el cumplimiento de lo establecido en el Manual de Mantenimiento. 4. VENTAJAS DE LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO: 1. Maximizan la disponibilidad de maquinarias y equipos para la produccin de manera que siempre estn aptos y en condicin de operacin inmediata. 2. Logran, con el mnimo costo posible, el mayor tiempo de servicio de las instalaciones y maquinarias productivas. 3. Preservan el valor de las instalaciones, optimizando su uso y minimizando el deterioro y, en consecuencia, su depreciacin. 4. Disminuyen los paros imprevistos de produccin ocasionados por fallas inesperadas, tanto en los equipos como en las instalaciones. 5. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que en materia de mantenimiento se desarrollan en una organizacin, elementos stos que por otro lado seran difcil reunir. 5. DESVENTAJAS DE LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO: 1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. 2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.

3. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. 4. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y suficientemente flexibles. 5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.