Nivel organizacional Los documentos electrnicos poseen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel, mas como quiera

que tienen mayor dependencia de la forma fsica y de la tecnologa, hace falta una gestin ms activa para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento. En esencia, los documentos se crean en el desarrollo de las actividades, pueden servir como prueba, deben ser gestionados en trminos de acceso, seleccin por fin pueden ser conservados a largo plazo. Incorporar cada uno de estos aspectos en una estrategia de gestin de documentos electrnicos requiere un amplio rango de decisiones de diseo, de polticas y de procesos. Todos en la organizacin deben estar implicados en algn nivel y ello exige una cultura organizacional. En el contexto organizacional los documentos electrnicos soportan tres grandes categoras de necesidades: 1. Sirven a las necesidades operativas habituales: En esta fase el uso de las tecnologas de la informacin y de las comunicaciones es muy intensivo para lograr un desarrollo ms eficiente y efectivo del trabajo, pero rara vez se contemplan las necesidades de los documentos electrnicos, lo que ms o menos tambin sucede con los de papel, aun cuando niveles mnimos de accin aportan soluciones importantes. Por ejemplo el correo electrnico, que se emplea de forma masiva, puede sobrecargar al usuario de informacin y de trabajo; sin embargo, unas simples indicaciones por va de procedimiento como pueda ser el marcado de los mensajes con sealizadores del tipo: necesita respuesta, informativo, efmero ayudara muchsimo en su gestin y seleccin. Los documentos, sean electrnicos o en papel, deben estar bien y claramente categorizados, cules forman parte de un procedimiento y se conservarn, cules no. Esto obliga a una constante reingeniera de procesos y a la revisin de los tipos documentales. 2. Servir a la responsabilidad organizacional: Lo importante es asegurar la autenticidad de los documentos electrnicos, su integridad, y la seguridad de los sistemas de almacenamiento y acceso. Ello debe hacerse conforme a un marco normativo. 3. Documentar la historia corporativa: Los documentos seleccionados deben ser mantenidos y migrados entre plataformas tecnolgicas asegurando su integridad y contexto. Como quiera que las tecnologas favorecen la descentralizacin e incrementan la autonoma, el archivero es cada vez menos intermediario entre los documentos y los usuarios, su papel debe centrarse en influir en el entorno de trabajo, fomentando la responsabilidad de todos y establecer un marco de polticas corporativas. Este marco normativo corporativo debe ser: Amplio: y cubrir todo el ciclo de vida de los documentos y comprender a toda la organizacin. Aplicable a las actividades diarias: para lo que debe contemplar procedimientos escritos claros y realistas, que puedan ser llevados efectivamente a la prctica. Aprobado a alto nivel: como nica va para su efectividad en toda la organizacin y garanta de su cumplimiento. Las normas corporativas deben insertarse en un marco normativo de mayor rango, de nivel nacional e internacional para asegurar una gestin de documentos electrnicos efectiva y debe centrarse en aspectos inmediatos como: Qu tipos de documentos deben convertirse en documentos formales, de modo que se distingan de otros conjuntos informativos como puedan serlo los documentos de apoyo, y para ello hay que asegurar un mismo criterio en toda la organizacin. Qu grupos de personas pueden llevar a cabo acciones sobre esos documentos, estableciendo una jerarqua de acceso y actuacin sobre los mismos. Dnde se tienen los documentos y de qu formas estn estructurados y organizados, conforme a un cuadro de clasificacin integral para toda la entidad. Cmo son dispuestos los documentos, de acuerdo con el calendario de conservacin.

La normativa debe poseer una serie de caractersticas que prevean y posibiliten: El cambio: centrndose en las actividades y previendo mecanismos flexibles de seguimiento y adecuacin a la realidad. El consenso: las normas deben ser admitidas por todos, adoptadas, facilitando la participacin y la posibilidad de influir; de otro modo no se aplican nunca. La escalabilidad: cuando la normativa no resuelve todas las situaciones, se aplica escalonada y progresivamente. La integracin: gestores, archiveros y tecnlogos deben trabajar codo con codo. El reparto de responsabilidades: entre los archiveros, los gestores de sistemas de informacin y de tecnologas de la informacin y de las comunicaciones, administradores y responsables de procesos, y usuarios finales. Nivel de gestin documental Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases: 1. Creacin y captura en un entorno seguro: La captura es un interface tcnico entre el sistema de gestin de documentos y las aplicaciones de trabajo (word, email), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, estn completos, incluyendo los metadatos y que se han establecido los vnculos con otros documentos dentro de la agrupacin en la que se integran. 2. Seleccin y disposicin de conjuntos documentales: Debe adoptarse en el momento de la creacin del documento electrnico de acuerdo con el calendario de conservacin. El sistema debera posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre s en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que ms adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de seleccin. 3. Preservacin, transferencia y conservacin de conjuntos documentales: Los conjuntos documentales que merezcan conservacin permanente deben haber sido identificados en el momento de su creacin y/o como resultado de un proceso de seleccin, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservacin a largo plazo. Hace falta disponer de unos usos ( best practices) y de normas sobre formatos y transferencia de documentos, incluyendo la prevencin y la conservacin. La seleccin de formatos debe: Minimizar el riesgo de bloquearse con formatos y aplicaciones propietarias. Limitar el nmero de formatos para minimizar el nmero de rutinas (paths) de migracin. Los formatos seleccionados deben poseer una mnima conexin con las aplicaciones departamentales. Reducir al mnimo, en el funcionamiento diario, la intervencin de la infraestructura tecnolgica de un departamento. Los formatos seleccionados no deberan excluir aadidos y cambios futuros a medida que se produzcan nuevos desarrollos. Los tipos de formatos fsicos pueden agruparse en: Formatos de transferencia: deben comprender el contenido, la estructura y el contexto del documento y documentar que tambin se conservan los metadatos a nivel de documento y de expediente. Formatos de preservacin: asegurar la integridad del conjunto y, al mximo posible, la estabilidad. Debe haber pocos y seleccionados por la confianza que inspire su longevidad. Un aspecto importante es la capacidad de conversin fcil a formato de presentacin. Formatos de presentacin: presentan los documentos en forma similar al original.

Nivel tecnolgico La mayora de las organizaciones tienen dos funciones relacionadas, la Electronic Document Management y la Electronic Records Management, que pueden encontrarse en un mismo paquete informtico y soportan la gestin de informacin electrnica en dos formas diferentes pero complementarias. Hemos decidido ponerlas en ingls porque su traduccin al castellano arrojara el mismo trmino, distinguindose en cambio en el original entre record o documento de archivo, con valor probatorio.., y document o documento referencial, que ofrece informacin y no ha adoptado la forma de documento de archivo, como puede serlo una o ms bases de datos que alimenten una herramienta productora de documentos. Electronic Document Management ayuda a las organizaciones a explotar su informacin ms eficazmente proporcionando el mejor acceso a informacin almacenada y dando soporte a los grupos que trabajan juntos con software de workflow. Soporta las necesidades de informacin de las operaciones inmediatas. Electronic Records Management proporciona un entorno digital para la captura de documentos y aplica prcticas normalizadas de gestin de documentos. Soporta las necesidades de informacin a medio y largo plazo. Gestiona la estructura de archivo corporativo, clasificacin, seleccin y disposicin, calendario de conservacin Como quiera que hay solapamiento entre las caractersticas de una y otra, la diferencia clave radica en que los electrnicos son documentos que han sido capturados en un sistema de clasificacin y archivo corporativo. Un sistema de Electronic Records Management (Gestin de Documentos Electrnicos) debe conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrnicos, y debe asegurar que los documentos son registrados y que se han establecido procedimientos de autenticacin y de auditora. Esto permitir que esos documentos puedan ser utilizados como prueba legal, proporcionar responsabilidad corporativa, y ayudar a las organizaciones a encontrar los requerimientos de las auditoras internas y externas. Es importante conseguir que los requisitos de la gestin de documentos electrnicos sean tomados en consideracin en el diseo de los sistemas de informacin y de las plataformas tecnolgicas. Los requisitos funcionales de gestin y conservacin, si se identifican al comienzo, son fciles de implementar en la construccin de los sistemas y es menos costoso que introducir cambios despus. El archivero tiene aqu un papel relevante: asegurar el cumplimiento de los requisitos, la captura de los documentos, el acceso, la conservacin, la transferencia El desarrollo de sistemas debe integrar la gestin de documentos electrnicos con las siguientes caractersticas: Sistmico: interrelacionndolo con otros sistemas de informacin comparables y compatibles en el horizonte de informacin amplio de la organizacin, para asegurar la emergencia de sistemas de gestin documental en toda la organizacin como recursos corporativos valiosos. Escalable: que pueda crecer. Sostenible: que el contenido, contexto y estructura de los documentos puedan ser mantenidos en el tiempo, de forma predecible y consistente, al margen de los cambios de la tecnologa especfica utilizada. Este tipo de enfoque integrado es aplicado en pases punteros en la materia como Australia, Canad, Estados Unidos, el Reino Unido y en las normas internacionales en desarrollo.