Definicin de Control

La funcin administrativa de control es la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Segn Maddock, el control es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Segn Robert J. Mockler1, el control es un esfuerzo sistemtico de implantar normas de desempeo con objetivos de planeacin, para disear sistemas de retroalimentacin informativa para lograr los objetivos empresariales.

Principios del Control

Del carcter administrativo del control Es necesario distinguir las operaciones de control de la funcin de control. La funcin es de carcter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacin; sta no se podra dar sin el control, como ya se hizo notar. Cuanta mayor delegacin se necesite, se requiere mayor control. Por esto, son un medio para auxiliar a la lnea en sus funciones. Por ello, deben actuar como staff. De ah la necesidad de convencer y no imponer los medio de control. De los estndares El control es imposible se no existen estndares de alguna manera prefijados, y ser tanto mejor cuanto ms precisos y cuantitativos sean dichos estndares. Si el control es comparacin de lo realizado con lo esperado, es lgico que, de alguna manera, suponga siempre una base de comparacin previamente fijada.

Autor de The Management Control Process (Englewood Cliffs: Prentice-Hall, 1972)

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En ocasiones esta base son realizaciones anteriores, meras estimaciones empricas. Pero no se podra decir que controla algo si lo obtenido no se valoriza, y para ello se compara con algo; de ah la regla de definir y perfeccionar los estndares como un medio de preparar el control. Del carcter medial del control Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De este principio radica tambin una regla: un control slo deber usarse si el trabajo, gasto, etc. que impone se justifican ante los beneficios que de l se esperan. + en sentido positivo, surge el peligro del administrador en la tcnica de control de que se trate, el que casi siempre ver la bondad de su tcnica y tratar de lograr a toda costa que se implante. en sentido negativo, existe tambin el peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya porque sea imposible, o difcil al menos, cuantificarlos, cuantificacin. Del principio de excepcin El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido cuando se concentra en los casos en que no se logr lo previsto, que en los resultados que se obtuvieron como se haba planeado. Este importante principio tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario del cumplimiento de la previsin, y las desviaciones imposibles de evitar como lo excepcional; hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencin. todava ms valiosos. Cuando el principio de excepcin se aplica principalmente en el rea de los factores estratgicos se obtienen resultados da ah la conveniencia de tratar de hacer esta

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El proceso bsico de Control

Las tcnicas y sistema de control son esencialmente los mismos, trtese de dinero en efectivo, procedimientos de oficina, moral de los empleados, calidad del producto o cualquier otra cosa. tres pasos: 1. Establecimiento de normas 2. Medicin del desempeo 3. Correccin de desviaciones. Establecimiento de normas Debido a que los planes son el punto de referencia para la creacin de controles por parte de los administradores, el primer paso del proceso de control es lgicamente establecer planes. An as, puesto que los planes varan en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad, y que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Las normas son sencillamente criterios de desempeo. Las normas son puntos seleccionados para que los administradores reciban seales de cmo van las cosas, para que as no tengan que vigilar cada paso de la ejecucin de los planes. Medicin del desempeo A pesar de su poco uso, la medicin del desempeo basadas en las normas debe realizarse idealmente con fundamento en la previsin, a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. El administrador alerta y el previsor puede predecir en ocasiones incumplimientos probables de las normas. Pero an en ausencia de esta posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo ms anticipadamente posible. Dondequiera que se le encuentre y cualquiera que sea el objeto del control, el proceso bsico de control implica

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Correccin de desviaciones Las normas deben reflejar los diversos puestos de una estructura organizacional. Si el desempeo se mide en relacin a ellas, es ms fcil corregir las posibles desviaciones. Cuando se asignan las labores individuales o grupales, los administradores deben saber exactamente dnde aplicar medidas correctivas. La correccin de desviaciones es el punto donde el control puede concebirse como parte del sistema total de administracin y ponerse en relacin con las dems funciones administrativas. Para poder corregir las desviaciones, el administrador deber redisear sus planes, o modificando las metas. O bien, pueden corregirlas ejerciendo su funcin de organizacin, ya sea reasignando o aclarando deberes. Muchas veces se corrigen las desviaciones utilizando personal adicional (del inventario de administradores), mediante una mejor seleccin y capacitacin de sus subordinados o recurriendo a la medida ms extrema de reintegracin de personal: el despido.

El control como sistema de Retroalimentacin

El control administrativo es prcticamente igual al proceso bsico de control presente en los sistemas fsicos, biolgicos y sociales. Muchos sistemas se controlan as s mismos por medio de la retroalimentacin de informacin, la cul exhibe Los desviaciones respecto de las normas y activa cambios.

sistemas emplean parte de su energa para retroalimentarse con informacin que

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permita comparar el desempeo con una norma y emprender acciones correctivas. El control administrativo suele ser considerado como un sistema de

retroalimentacin similar al que opera en el termostato domstico comn. El termostato domstico es un sistema retroalimentacin y control de informacin. Cuando la temperatura de una casa desciende por debajo de lo preestablecido, se enva un mensaje elctrico al sistema de calefaccin y hace que se active. Cuando la temperatura llega al punto deseado se apaga y as sucesivamente.

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