You are on page 1of 221

Profesor univ. dr. Maria BOLDEA Lector univ. dr.

Bogdan Ion BOLDEA

EXCEL 2007 Teorie i aplicaii

Editura MIRTON Timioara, 2010

EXCEL 2007 Teorie i aplicaii

CUPRINS
Capitolul 1. PROGRAME DE CALCUL TABELAR 1.1. Noiuni generale....................................................................... 1.2. Concepte de baz .................................................................... 1.3. Apelarea i prsirea programului EXCEL.........................
1.3.1. Deschiderea sesiunii de lucru....................................................... 1.3.2. Ecranul........................................................................................... 1.3.3. Prsirea sesiunii de lucru........................................................... 5 5 7 13 13 14 22 23 23 23 25 27 28 29 29 31 31 33 33 41 41 45 47 48 49 53 54 61 61

Capitolul 2. LUCRUL CU REGISTRE I FOI DE CALCUL 2.1. Crearea registrelor i foilor de calcul...................................
2.1.1. Gestiune registre de lucru............................................................ 2.1.2. Deschidere registru de lucru existent........................................ 2.1.3. Partajare registre de lucru ntr-o reea.......................................

2.2. Salvare i nchidere registre de lucru ...................................


2.2.1. Salvarea proprietilor registrului de lucru............................... 2.2.2. Salvare automat a modificrilor............................................... 2.2.3. Creare copii de rezerv i restaurare document pierdut.......... 2.2.4. Vizualizarea registrelor de lucru nainte de imprimare............ 2.2.5. Salvarea unui registru de lucru ntr-un alt format de fiier.....

2.3. Gestiunea foilor de calcul........................................................ Capitolul 3. INTRODUCEREA DATELOR 3.1. Tehnici de introducere date.................................................... 3.2. Introducerea numerelor.......................................................... 3.3. Introducere text....................................................................... 3.4. Introducerea datelor calendaristice i a orelor..................... 3.5. Umplere celule adiacente i creare serii................................ 3.6. Autoumplere (AutoFill).......................................................... 3.7. Crearea unei liste AutoFill (AutoUmplere) particularizate Capitolul 4. UTILIZAREA FORMULELOR 4.1. Analiza datelor prin intermediul formulelor........................

4.2. Convertirea valorilor.............................................................. 4.3. Adresele n formule................................................................. 4.4. Mutare i copiere formule i adrese....................................... 4.5. Utilizarea numelui n adrese................................................... Capitolul 5. DIAGRAME 5.1. Tipuri de diagrame................................................................. 5.2. Crearea diagramelor.............................................................. 5.3. Activarea i modificarea diagramelor................................... 5.4. Crearea de obiecte grafice...................................................... 5.5. Editarea obiectelor grafice..................................................... Capitolul 6. UTILIZAREA FUNCIILOR 6.1. Definirea i clasificarea funciilor.......................................... 6.2. Descrierea funciilor Excel 2007............................................
6.2.1. Funciile financiare...................................................................... 6.2.2. Funcii statistice........................................................................... 6.2.3. Funcii pentru administrarea listelor......................................... 6.2.4. Funcii matematice i trigonometrice......................................... 6.2.5. Funcii logice................................................................................. 6.2.6. Funcii pentru dat calendaristic i or................................... 6.2.7. Funcii informative....................................................................... 6.2.8. Funcii de cutare i de referine................................................. 6.2.9. Funcii de tip text..........................................................................

66 67 73 78 89 89 91 92 100 105 107 107 113 113 132 139 141 149 152 155 157 158 161 161 165 170 181 198 206 212 217 221

Capitolul 7. LISTE PENTRU ORGANIZAREA DATELOR 7.1. Gestiune liste........................................................................... 7.2. Funcii pentru cutri de valori n liste................................ 7.3. Sortarea datelor dintr-o list.................................................. 7.4. Filtrarea listelor....................................................................... 7.5. Crearea de subtotaluri i totaluri n liste.............................. 7.6. Afiarea datelor din list........................................................ 7.7. Creare totaluri complexe utiliznd funcii .......................... 7.8. Crearea rapoartelor de tip Tabel Pivot Bibliografie..........................................................................................

PROGRAME DE CALCUL TABELAR

1.1. Noiuni generale


Programele de calcul tabelar sunt cunoscute n literatura informatic i sub denumirea de editoare de texte sau programe spreadsheet. La baza concepiei i realizrii programelor de calcul tabelar au stat dou deziderate majore i anume: Necesitatea unor programe care s rspund unor lucrri specifice domeniului economic care impun organizarea, prelucrarea i afiarea datelor n structuri tabelare, iar de multe ori reprezentarea grafic a datelor din tabele; Necesitatea existenei unor programe accesibile tuturor lucrtorilor din diverse birouri economice, care, odat cu rspndirea calculatoarelor au devenit poteniali utilizatori ai acestora. Pornind de la aceste cerine, au fost concepute programe care pun la dispoziia utilizatorilor mai multe faciliti importante i anume: nregistrarea i prelucrarea datelor sub form tabelar; construirea i afiarea sub form grafic a datelor coninute n tabele; lucrul cu bazele de date; calcule performante utiliznd facilitile funciilor matematice, financiare, statistice, logice, pentru administrarea listelor, pentru cutri i referine, de tip text etc; interfaa cu alte pachete de programe cum ar fi LOTUS 1-2-3; securitatea modelelor (ascundere i partajare celule); posibiliti de lucru cu macro-uri; posibiliti de actualizare; posibiliti de calcul interactiv; limbaj de comand; crearea dinamic a unor tabele pivot. Conceptul original introdus de aceast categorie de produse software este FOAIA DE CALCUL electronic spreadsheet. Foaia de calcul n Excel 2007 este un tabel uria, o matrice avnd 1.048.576 linii i 16.384 coloane. Pe ecran se afieaz doar o mic poriune din aceast foaie, numai 38 linii i 19 coloane standard. Dar, se poate executa deplasarea,

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

cu ajutorul tastelor de navigare, n orice zon a foii de calcul. Limea unei coloane este de maxim 255 caractere. nlimea rndului poate fi de maxim 409 puncte. n coloanele foii de calcul se pot nscrie diferite date: numere, formule de calcul, funcii i texte alfanumerice. Sistemul are 1024 de fonturi disponibile pentru utilizare, dar ntr-un registru de lucru sunt permise doar 512 fonturi. Lungimea maxim a formulelor este de 8.192 caractere. Funciile pot avea maxim 255 de argumente. n cadrul unei celule pot fi scrise maxim 32.767 caractere. Intervalul datelor calendaristice este acceptat de la 1 ianuarie 1900 pn la 31 decembrie 9999. ntr-o foaie de calcul se accept maxim 32 cmpuri de tip dat calendaristic i se pot selecta 2048 intervale. Antetul sau subsolul accept maxim 255 caractere. La intersecia unui rnd cu o coloan se afl o celul (CELL). Fiecare celul este unic identificat prin coordonatele sale: coloana i rndul din care face parte. Utilizatorul poate deplasa cursorul la oricare celul din foaia de calcul i poate adresa direct celulele, n orice formul de calcul. Datele coninute n celulele foii de calcul pot fi supuse diverselor prelucrri: adunri, scderi, nmuliri, mpriri, comparri i alte operaii logice, sortri, calcule statistice (minim, maxim, medie, sum) etc. , pot fi tiprite la imprimant i pot fi redate sub form grafic. Punctul forte al limbajelor de calcul tabelar l constituie faptul c la orice schimbare a unei date din oricare celul a unui tabel creat pe foaia de calcul, se refac simultan toate calculele, din ntregul tabel, care intr n relaie cu celula respectiv. O astfel de facilitate este deosebit de folositoare n situaiile decizionale, cnd se dorete s se afle rspunsuri la ntrebri de genul: ce-ar fi dac? Orice variant poate fi ncercat opernd modificrile dorite i pe ecran obinndu-se instantaneu rezultatele finale. Dac aceste variante nu sunt satisfctoare, se poate reveni la varianta iniial. Generaia programelor de calcul tabelar a fost inaugurat de apariia produsului VISICALL elaborat de firma APPLE ncepnd cu a doua jumtate a anilor 1970. La finele anului 1982 firma LOTUS DEVELOPMENT CORPORATION a creat versiunea 1A a pachetului de programe LOTUS 1-2-3 care s-a impus pe piaa comercial. Competiia n lumea programelor de calcul tabelar a fost dur. Firma BORLAND a pus pe pia produsul QUATTRO PRO care a fost apreciat, dar ulterior firma MICROSOFT intr n for pe pia cu produsul EXCEL for Windows relansnd din nou competiia n domeniu. Ca rspuns la aceast provocare, firma Lotus a lansat i ea versiunea LOTUS 3.1 for Windows cu o foaie de calcul tridimensional. QUATTRO a aprut i el n versiunea for Windows integrat n pachetul COREL WORDPERFECT SUITE, un concurent redutabil al produsului MICROSOFT OFFICE. Excel 2007 ofer suport pentru urmtoarele: formatarea automat a celulelor, caractetistica Live Prewiev face formatarea mai rapid; calcule automate n foaia de lucru, ceea ce permite ca la gestionarea foii de calcul, atunci cnd se face o modificare, s se refac automat calculele (se poate schimba aceast facilitate selectnd opiunea Manual (dezactivat implicit); 6

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

funcii ncorporate ca de exemplu funciile financiare sau statistice; completare automat a domeniilor de valori pe rnduri i coloane; instrumente de formatare care permit transformarea foilor de lucru n rapoarte; instrumente de sortare a datelor, de cutare, filtrare i analiz care permit transformarea datelor n informaii semnificative pentru decident; instrumente puternice pentru diagrame i grafice, cu posibilitatea de analiz a datelor.

1.2. Concepte de baz


Versiunile Microsoft Office Excel 5.0, 95, 97, 2003 i 2007 reprezint un procesor de tabele pentru organizarea i prelucrarea datelor ntr-un mediu Microsoft Windows. Programul furnizeaz o interfa simpl, uor de utilizat, incluznd icon-uri, meniu pentru funcii, meniuri pentru interogarea bazelor de date, pentru verificarea corectitudinii statistice a unui text, instrumente de audit, macrocomenzi etc. Toate programele de calcul tabelar opereaz cu o serie de concepte specifice, care se raporteaz la conceptul fundamental de foaie de calcul. Foaia de calcul tabelar, n imaginea utilizatorului, este o matrice cu ale crei elemente se pot face orice fel de calcule aritmetico-logice. Componentele elementare ale unei foi de calcul se numesc CELULE si ele sunt dispuse la intersecia dintre linii i coloane. De aceea este necesar, pentru a nelege tehnica de lucru cu un procesor de calcul tabelar, s se discute caracteristicile urmtoarelor concepte de baz: registru de lucru, rnd (ROW), coloan (COLUMN), celul (CELL), adres (ADRESS), zon (RANGE), etichet (LABEL), formul (FORMULA), funcie (FUNCTION).

Registru de lucru Registru de lucru (fiier Excel) va avea un nume de registru urmat de caracterul punct i extensia din patru caractere (nume_fi. xlsx), fa de versiunile anterioare care aveau extensia din trei caractere (nume_fi.xls). Poate s conin una sau mai multe foi de calcul. n vederea realizrii compatibilitii cu versiunile anterioare poate citi i edita foi de lucru n acele versiuni. Foile de lucru Excel pot fi salvate i n alte formate non-Excel, cum ar fi formatul de tip text (nume_fi.txt) sau al valorilor separate prin virgul (.csv). Iniial, un registru de lucru conine trei foi de calcul etichetate Sheet1, Sheet2, Sheet3. Activarea uneia dintre cele trei foi se realizeaz executnd un click de mouse pe etichet. Se pot ns insera i alte foi de lucru ntr-un registru, dac se acioneaz butonul Insert Worksheet care se gsete pe aceeai band cu etichetele. Redenumirea foii de lucru se realizeaz executnd un click pe etichet, iar din meniul rapid care se deschide, executnd

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

un click dreapta de mouse, se selecteaz opiunea Rename. Se scrie noua denumire i se apas tasta Enter.

Rndul Rndurile foii de calcul sunt numerotate n ordine cresctoare ncepnd cu numrul 1 pn la 8.192, reprezentnd dimensiunea maxim a foii de calcul pentru LOTUS for DOS, 65.536 pentru EXCEL 97 i 1.048.576 pentru Excel 2007. Numerele rndurilor, se afieaz pe bordura stng ce mrginete foaia de calcul.

Coloana Coloanele foii de calcul sunt identificate printr-o liter sau o combinaie de dou sau trei litere. O foaie de calcul n Excel 2007 are 16.384 coloane. Prima coloan este denumit A, a doua coloan B, apoi dup terminarea literelor alfabetului englezesc se continu cu combinaii de dou litere (AA, AB ... BA, BB....a.m.d. pn la ZZ), apoi de trei litere (AAA, AAB, AAC, ... BBA .a.m.d. pn la XFD, care reprezint ultima coloan a foii de calcul).

Celula Celula reprezint spaiul situat la intersecia unei coloane cu un rnd care poate nregistra, la un moment dat, un singur tip de date ce poate fi introdus de la tastatur sau poate rezulta n urma unei anumite operaii. Celula reprezint unitatea elementar a procesoarelor de calcul tabelar. Ea este folosit ca opernd n formulele i funciile de calcul utilizate n foaie. Iniial toate celulele au aceeai dimensiune, dar ulterior acestea pot fi modificate prin comenzi de formatare a tabelului. Celula curent este celula activ pe care este poziionat pointerul de adresare al foii de calcul, un dreptunghi ce semnific poziia curent a cursorului. ntotdeauna, datele introduse de la tastatur vor fi plasate n celula curent, numai dup apsarea tastei ENTER sau a uneia din tastele de navigare.

Adresa Adresa unei celule conine informaii pentru identificarea celulei i este compus din: 8 litera sau combinaia de litere ce desemneaz coloana;

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

numrul ce identific rndul n care figureaz celula. ntr-o celul din foaia de calcul se pot introduce de la tastatur, urmtoarele categorii distincte de informaii: cifre; text, compus din caractere alfanumerice i speciale, spaii; adresele altor celule; secvene de comenzi pentru crearea de macroinstruciuni; formule de calcul; funcii. Procesorul de calcul tabelar va asocia celulei, imediat ce s-a tastat primul caracter, o caracteristic ce va desemna n continuare tipul celulei care va fi: numeric, ir de caractere, formul sau funcie.

Zona sau domeniul Zona este format din celule adiacente. O zon poate fi, de exemplu, un ir vertical de celule, o coloan, sau un ir orizontal de celule, un rnd. Ea poate fi alctuit i din mai multe coloane alturate, sau rnduri alturate. Aceasta nu poate avea dect o form dreptunghiular sau ptrat. Celulele situate ntr-o zon se prelucreaz simultan, n acelai mod. Ele se pot nsuma, se pot afia, se pot sorta, copia sau muta n bloc. O zon este adresat prin intermediul coordonatelor sale, coordonate numite n termenii limbajelor spreadsheet range. Coordonatele unei zone se dau, preciznd adresa celulei din colul din stnga sus i a celulei din colul din dreapta jos, separate prin dou puncte.

Figura nr.1.1. Zone (Domenii) de lucru

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

De exemplu, Zona 1 are coordonatele B5:D8, Zona 2 are coordonatele A11:C11, iar Zona 3 are coordonatele F6:F10. Zonele astfel definite pot fi asociate cu un nume range name, pentru a face operarea mai uoar.

Formule Formulele sunt expresii aritmetice, prin intermediul crora se realizeaz calcule cu datele din celulele foii de calcul. Formula se introduce n celula respectiv i este evaluat pe loc, iar pe ecran, n celul, se afieaz direct rezultatul. O formul se compune din operanzi i operatori. Operatorii sunt cei aritmetici: + pentru adunare, - pentru scdere, * pentru nmulire, iar / pentru mprire. Operanzii pot fi constante sau variabile. Pe post de variabile sunt folosite adresele celulelor luate n calcul sau funcii din biblioteca proprie. n orice formul se pot folosi parantezele rotunde. Pentru a scrie o formul, aceasta trebuie s nceap cu semnul egal. Regulile privind prioritatea operaiilor sunt aceleai, ca pentru orice expresie matematic.

Scrirea formulei

Rezultatul calculului

Figura nr.1.2. Utilizarea formulelor n exemplul anterior s-a folosit formula de calcul a valorii unui produs: Valoare = cantitate*pre unitar Deci, celula E2 se va completa cu formula: = C2*D2 n celul va aprea direct rezultatul calculelor (de exemplu: 92000). Orice modificare operat anterior n celulele C2 sau D2, va corecta instantaneu i valoarea din celula E2.

10

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Funcii Pentru o serie de calcule mai complexe, procesoarele de calcul tabelar dispun de un numr apreciabil de funcii, numite i funcii intrinseci. Aceste funcii realizeaz calcule standard cu datele unei celule sau a unei zone de celule. = nume_funcie (arg1, arg2, ) O funcie ncepe cu semnul egal (=), are un nume unic i o list de argumente. Numele se compune din trei sau mai multe caractere. Argumentele funciei sunt construcii sintactice elementare care nu i modific valoarea pe parcursul prelucrrii. Se ntlnesc urmtoarele tipuri de constante: constante numerice; constante alfanumerice sau iruri de caractere; constante logice. Constantele numerice sunt fie numere ntregi cu sau fr semn, fie numere reale. Un numr poate avea pn la maxim 15 cifre. Constantele alfanumerice reprezint un text alctuit din litere, cifre sau caractere speciale, ncadrat la dreapta i la stnga ntre ghilimele. Numrul maxim de caractere admis este 256. Constantele logice numite TRUE pentru valoarea adevrat i FALSE pentru valoare fals, se scriu ca atare sau pot rezulta din evaluarea unei expresii logice. Tabelele de adevr pentru operatorii logici NOT negaia, AND conjuncia i OR disjuncia sunt urmtoarele:
A T F NOT A F T A F F T T B F T F T A OR B F T T T A F F T T B F T F T A AND B F F F T

Fig nr. 1.3. Operatorii logici Argumentele trebuie separate prin virgul sau punct i virgul, n funcie de setrile implicite. Dac ntr-o funcie un argument este omis intenionat, atunci n locul lui trebuie pus o virgul. Rezultatul evalurii unei formule de calcul este afiat, n celula n care s-a introdus textul formulei sau cea care a fost selectat n prealabil, dac formula s-a introdus n bara de formule. De exemplu funcia: = SUM (E2:E4) (Figura nr. 1.4. Utilizarea funciilor). 11

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Scrierea funciei

Figura nr. 1.4. Utilizarea funciilor

Valoarea funciei

Exemplul anterior are ca rezultat nsumarea coninutului celulelor ncepnd cu E2 i pn la E4 inclusiv, presupunnd c celulele conin numere, altfel se semnaleaz o eroare de calcul. Rezultatul se depune n E5 (n funcie de ordinea de selectare a domeniului). Exist o gam bogat de funcii ce pot fi grupate pe categorii, de la funcii matematice, financiare, statistice pn la cele mai diverse funcii de manipulare a coninutului celulelor foii de calcul.
Tabelul nr.1.1. Tipul funciilor intrinseci

Tipul funciei Matematice

Aciunea Calcule aritmetice i funcii trigonometrice Statistice Calculul unor indicatori statistici pe serii de date Financiare Calcule de dobnzi, rate, mprumuturi Logice Evaluarea unor expresii logice Data i ora Calculeaz i afieaz data calendaristic i ora Calcule n baze Calculul unor de date indicatori ntr-o baz de date

Exemple ABS, COS, SIN, TAN, LOG, LN, SQRT, PI, ROUND, EXP, MOD AVG, COUNT, MAX, MIN, STD, SUM, VAR DDB, RATE, TERM, FV, IRR, PMT IF, FALSE, TRUE, ISNUMBER, ISERR DATE, DAY, HOUR, MONTH, SECODN, YEAR, TIME DAVG, DCOUNT, DMAX, DMIN, DSTD, DSUM, DVAR

12

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Pentru iruri de Prelucrarea unor caractere iruri de caractere Speciale Diverse prelucrri ale datelor din celulele foii de calcul

CLEAR, CHRR, FIND, VALUE, REPEAT, UPPER COLS, ROWS, ERR, CELL, CELL POINTER

Not: Un program de calcul tabelar reface n mod automat, toate celulele necesare n momentul n care s-a modificat o valoare; Aranjeaz valorile n funcie de rezultatul urmrit; Formulele se scriu o singur dat; Exist posibilitatea folosirii unor abloane (templates), foi de calcul tabelar gata completate, pregtite pentru a fi folosite; Foile de calcul Excel sau filele de calcul (worksheets) sunt asemntoare unor tabele pentru calcule n format A0.

1.3. Apelarea i prsirea programului EXCEL


1.3.1. Deschiderea sesiunii de lucru
Pentru a se putea folosi programul Excel, trebuie cunoscute cteva tehnici de baz utilizate de Microsoft Windows cum ar fi: deschiderea unui grup de programe, lansarea unei aplicaii etc. Pe ecranul calculatorului, la deschiderea acestuia se va vedea ecranul din Windows pe care sunt afiate cteva pictograme n stnga i o bar de operaii (taskbar) n partea de jos. La captul din stnga al barei de operaii se afl butonul Start. Acest buton constituie calea de acces spre sistemul Windows. Executnd un click pe acest buton, pe ecran se deruleaz meniul Start. n cadrul acestui meniu se afl i opiunea All Programs. La selectarea ei se va afia n dreapta, meniul Programs. n interiorul acestui meniu se gsete i dosarul Microsoft Office din interiorul cruia se va selecta Excel 2007. Executnd un click pe pictograma Excel 2007, se deschide sesiunea de lucru n Excel. Dac n fereastra Windows exist pictograma pentru Excel 2007 (a fost realizat o cale scurt de acces la program), se va executa un dublu click pe aceast pictogram.

13

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

1.3.2. Ecranul
Dup operaia de lansare, pe ecran va aprea un registru necompletat numit Book1 (figura urmtoare - Ecranul). Programul Excel permite n acest moment, s se creeze un registru.
Office Button Butoane de control

Banda cu instrumentele standard i cu meniul Bara pentru formule (Formula Bar)


Buton Help

Titlu registrului activ

Celula Activ Etichetele foilor de calcul

Antet de coloan

Antet de linie

Bara de derulare vertical

Bara de stare (Status Bar) Zona filei de calcul

Bara de derulare orizontal

Figura nr 1.5. Ecranul de lucru Excel 2007

ncepnd de sus n jos pe ecranul de deschidere din Excel se afl: Banda ce cuprinde: Office Button; instrumentele standard; titlul programului Microsoft Excel; butoanele de control ale afiajului (minimizare, maximizare, nchidere); meniul (Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View); butonul pentru Help; Bara pentru formule (Formula bar); Zona filei de calcul (Worksheet area) cu numele registrului de lucru (de exemplu Book1) i matricea foii de calcul.

14

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

n partea de jos se afl: Etichetele foilor de calcul (Sheet1, Sheet2...); Bara de derulare orizontal (Horizontal scroll bar); Bara de stare (Status bar). n extremitatea dreapt a ecranului se afl: Bara de derulare vertical (Vertical scroll bar).

Operare Butonul Office permite accesul rapid la comenzile fiierelor, comenzi care erau disponibile n meniul File din versiunile Excel 97-Excel 2003 (New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, Close).

Figura nr.1.6. Comenzile disponibile prin butonul Office Conine n plus butonul Excel Options care, deschide o caset de dialog cu acelai nume. n cadrul acestei casete se pot schimba sau stabili opiunile de configurare pentru programul Excel 2007.

15

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Figura nr. 1.7a. Caseta opiunilor de configurare Opiunea Popular este folosit pentru a configura : bara de instrumente mini; utilizarea caracteristicii Live Preview; afiarea tabulatorului Developer (realizator) opiune dezactivat; selectarea schemei de culori prestabilit; numele utilizatorului prestabilit (poate fi schimbat); tipul caracterelor prestabilite (de exemplu Bondy Font, Size 11- poate fi schimbat-); limba de setare implicit (englez sau romn). Obs: Unele poriuni au cte o liter de culoare albastr ncadrat ntr-un cerc, acest lucru reprezentnd solicitarea de informaii. Dac se las indicatorul mouse-ului s pluteasc peste acea liter, se va afia o caset pop-up cu o succint descriere a respectivei operaiuni.

Figura nr. 1.7b. Solicitarea informaiilor despre o comand

16

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Opiunea Formulas se va folosi pentru personalizarea modului n care Excel trateaz formulele pe care le calculeaz. n mod normal, se monitorizeaz formulele introduse pentru a garanta scrierea corect, n caz de eroare se emite un mesaj de avertizare. Se pot modifica regulile de detectare a erorilor, n sensul de a le ignora. n mod normal cnd se efectueaz modificri ntr-o celul a foii de calcul, se recalculeaz automat ntreaga foaie de lucru. Se poate schimba acest aspect selectnd opiunea Manual, care este dezactivat n mod implicit. Opiunea Proofing (corectur) se va folosi la ajustarea opiunilor AutoCorrect utiliznd un dicionar English (VS), n mod implicit. Dicionarul se poate schimba sau se pot ignora regulile de verificare a tastrilor n celule. Opiunea Save este activat n mod implicit i are rolul de a salva fiierele n format Excel Workbook. Se poate schimba aceast formatare astfel nct, fiierul salvat s fie n Excel 97-2003, Web Page, Excel Template, Text .a. Timpul prestabilit pentru salvrile automate este de 10 minute. Se poate mri sau micora acest interval de timp. Tot aici, poate fi schimbat locaia de salvare a documentelor (fiierelor) create, acionnd butonul Browse i cutnd o alt locaie. n mod implicit, salvarea se execut n My Documents. Acionnd butonul Colors, se afieaz paleta de culori putndu-se schimba culoarea de fundal sau scriere - implicit pentru scriere este negru.

Figura nr.1.8. Setarea culorii de scriere a textului Opiunea Advanced pune la dispoziie opiunile de editare avansate cum ar fi: modul n care sunt tratate sunetele, precum i sugestiile-ecran (ScreenTips) care apar brusc.

17

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Figura nr.1.9. Setrile opiunii Advanced

18

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Figura nr.1.9. Setrile opiunii Advanced

19

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Figura nr.1.9. Setrile opiunii Advanced

Exist opiuni pentru comenzile : copy, cut, paste; print; display; formulas; calcule n foaia de lucru; opiuni generale (de exemplu dimensiunea paginii); compatibilitate ntre foile de lucru; compatibilitate cu programele Lotus.

Figura nr.1.10. Adugarea butoanelor de operare n band 20

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

Opiunea Customize va fi folosit pentru a se aduga sau nu, diferite butoane de operare pe ecran (de exemplu butoane pentru comenzile Save, Undo, Redo). Opiunea Resource prezint resursele disponibile ale sistemului.

Figura nr.1.11. Resursele disponibile ale sistemului Office nchiderea casetei de dialog Excel Options se efectueaz acionnd butonul OK, dup ce s-au efectuat schimbrile dorite ale opiunilor programului Excel.

21

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

n timpul lucrului, cursorul poate lua diferite forme conform tabelului de mai jos.
Tabelul nr 1.2. Formele cursorului la lucru n Excel
Forma cursorului

Tip indicator

Descriere

Indicator cu forma obinuit

Se folosete pentru a selecta comenzi

Indicator cruce (shadded cross)

umbrit

Se folosete pentru a selecta celule

Indicator de tip bar (I-beam)

Se folosete pentru a scrie formule sau n orice zon a ecranului pentru a scrie date. Se obine dac indicatorul este plasat n bara cu formule sau se execut un dublu clic pe o celul selectat

Indicator cu sgeat dubl (Two arrow beam)

Se folosete la redimensionarea zonelor fond gri (selectate) din foaia de calcul. plaseaz lng capetele de tabel coloanelor sau ale liniilor i se trage direcia dorit pentru redimensionare

cu Se ale n

Indicator sgeat cu dou capete (Double headed arrow)

Se folosete la redimensionarea elementelor grafice

1.3.3. Prsirea sesiunii de lucru


Pentru a iei din Excel i a reveni n mediul Windows, se va proceda astfel: Se apas <Alt+F> sau se execut click pe butonul Office i se selecteaz comanda Close sau Exit Excel. nainte de ieire, se salveaz fiierul creat (dac se dorete); Dublu click pe butonul meniului sistem al ferestrei Excel (situat n colul din dreapta sus al ferestrei Excel) realizeaz o ieire rapid.

22

LUCRUL CU REGISTRE I FOI DE CALCUL

2. 1. Crearea registrelor i foilor de calcul


2. 1. 1. Gestiune registre de lucru
Un workbook (registru de lucru) este un fiier Microsoft Excel. Registrele de lucru conin foi de calcul, foi diagram i foi de macrocomenzi. Acest capitol descrie modul n care se deschid, se salveaz sau se caut fiierele de tip registru de lucru. Crearea unui nou registru de lucru Cnd se lanseaz n execuie Microsoft Excel, se deschide un nou registru de lucru (Figura nr. 2.1. Deschiderea unui registru de lucru).

Figura nr. 2.1. Deschiderea unui registru de lucru Pentru a ncepe lucrul este suficient nceperea tastrii. Dac se dorete crearea unui nou registru de lucru, se va apsa butonul New Workbook (registru de lucru nou).

23

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

butonul New

Butonul New

Figura nr. 2.2. Un nou registru de lucru creat cu butonul New O alt modalitate este alegerea comenzii New (Nou) din Office Buton. Se deschide fereastra New Workbook i se acioneaz butonul Create. Dac exist modele n folderul de lansare n execuie, Microsoft Excel va afia o list cu respectivele modele care pot fi utilizate ca baz, pentru noile registre de lucru. Pentru registrele de lucru de interes general, se va selecta modelul Blank and recent Workbook (Figura nr. 2.3. Fereastra pentru crearea unui nou registru).

Buton pentru lansarea opetaiei de creare a unui nou registru de lucru

Figura nr. 2.3. Fereastra pentru crearea unui nou registru

24

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

2.1.2. Deschidere registru de lucru existent


Pentru a deschide un registru de lucru n care s-a lucrat recent, se poate utiliza lista afiat n partea dreapt a meniului afiat de Office Buton sub eticheta Recent Documents (Figura nr. 2.4. Deschiderea unui registru existent i Figura nr. 2.5. Aplicaie deschis din fereastra Recent Documents).

Figura nr. 2.4. Deschiderea unui registru existent

Figura nr. 2.5. Aplicaie deschis din fereastra Recent Documents

25

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

O alt modalitate de a deschide un registru de lucru este alegerea comenzii Open (Deschide) din meniul afiat de Office buton sau utiliznd butonul Open (Deschide) ce poate fi apelat i prin combinaia de taste Ctrl+O (Figura nr. 2.6. Deschiderea unui registru prin comanda Open)
Ctrl+O butonul Open

La deschiderea cutiei de dialog Open, se va selecta un nume de fiier de tip registru de lucru, n csua de editare File of type. S-ar putea s fie necesar alegerea unui driver sau folder diferit, pentru a gsi registrul de lucru dorit. n acest caz, se va selecta registru din zona Look in: locul de cutare, care poate fi: My Recent Documents; Desktop; My Documents; My Computer; My Network Places. n File of type se va selecta tipul de fiier cutat: Excel, Web Pag, XML File, Text File, Data Source, Access Database, Query File, dbase File,Macros, MicrosoftExcel 4.0, Workbooks, Worksheet, Workspaces, Templates, Add-Ins, Toolbars, Data Interchange Format, Bakup File.

Figura nr. 2.6. Deschiderea unui registru prin comanda Open 26

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

Pentru o cutare rapid a unui fiier, se va alege csua File Name (Numele fiierului) din cutia de dialog Open. De fiecare dat cnd se selecteaz comenzile Open i Save As (Salveaz ca) din meniul Office buton, poate fi specificat un folder implicit pentru a fi folosit de Microsoft Excel.

2.1.3. Partajare registre de lucru ntr-o reea


Dac grupul utilizeaz o reea local, cum ar fi Windows for Workgroups sau un alt sistem de lucru n reea, registrele de lucru pot fi partajate fa de ali utilizatori. n funcie de sistemul de reea, se poate observa un buton Tools n cutiile de dialog Open i Save as din Microsoft Excel pentru Windows. Pentru a deschide sau salva un registru de lucru ntr-o reea, trebuie conectat un driver de reea i apoi selectat driver-ul de reea din cutia de dialog Open sau din cea Save as. Aici se pot stabili atributele documentului : Read-only sau Hidden selectnd opiunea Properties; parola documentului la deschidere sau modificare; opiuni de lucru cu Internetul; alegerea driver-lui de reea (Figura nr. 2.7. Selectarea opiunilor de lucru cu documentul).

Figura nr. 2.7. Selectarea opiunilor de lucru cu documentul Pentru conectarea la un driver de reea, se va alege butonul Tools fie din cutia de dialog Open, fie din cutia de dialog Save As, pentru a afia cutia de dialog Map Network Drive (Figura nr. 2.8. Conectarea la driver-ul de reea).

27

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

Figura nr. 2.8. Conectarea la driver-ul de reea Dac un registru de lucru este deschis ntr-o reea, ceilali utilizatori, care ncearc s-l deschid, sunt avertizai c registrul de lucru este n folosin. Pe ecran apar opiuni de deschidere a unei copii read-only a registrului de lucru sau utilizatorii sunt anunai, n momentul n care registrul este disponibil. Cnd se lucreaz cu registre de lucru care au fost deschise ntr-o reea este necesar, nchiderea registrului de lucru imediat dup utilizare, astfel nct i ceilali utilizatori s aib acces n modul citire-scriere, la el. Chiar dac este marcat opiunea Read only (Doar citire), din meniul care apare o dat cu selectarea butonului Tools din cutia de dialog Open la deschiderea unui registru de lucru n reea, opiunea Properties, registrul de lucru poate fi totui deschis de ctre alt utilizator cu acces citire-scriere. Dac se dorete salvarea modificrilor, ntr-un registru de lucru care a fost deschis cu acces read-only este necesar utilizarea comenzii Save as din meniul Office, pentru a salva registrul de lucru cu un nou nume. Registrul de lucru original rmne nemodificat.

2.2. Salvare i nchidere registre de lucru


Pentru salvarea registrului de lucru curent, se va alege comanda Save (Salveaz) din meniul Office Button sau se va aciona butonul Save (Salveaz). Dac registrul de lucru nu a fost salvat anterior, sau dac a fost deschis ca readonly, apare cutia de dialog Save as, astfel nct se poate tasta un nume pentru registrul de lucru. Se poate selecta driver-ul i folderul n care se dorete salvarea registrului de lucru.

butonul Save (Ctrl+S)

28

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

2.2.1. Salvarea proprietilor registrului de lucru


Se pot introduce informaii sumare despre un registru de lucru, prin alegerea comenzii Properties (Proprieti), caseta de dialog Save as i butonul Tools. Informaiile includ: titlul registrului de lucru, subiectul, autorul, cuvintele cheie, comentarii, locaia pentru salvare, dimensiunea n bytes, data creerii, data modificrii i atributele accesului (Figura nr. 2.9. Proprietile registrului de lucru). Microsoft Excel folosete aceste informaii atunci cnd, caut registrele de lucru. Dac se dorete afiarea cutiei de dialog Properties, de fiecare dat cnd se salveaz un nou registru de lucru, se alege comanda din meniul Tools (Instrumente) i apoi se va selecta opiunea General.

Figura nr. 2.9. Proprietile registrului de lucru

2.2.2. Salvare automat a modificrilor


Microsoft Excel poate salva automat, la un interval de timp specificat, registrul de lucru curent sau toate registrele de lucru deschise. Pentru ca Microsoft Excel s salveze automat registrul de lucru, se va alege comanda Excel Options din Office Button. Se selecteaz opiune Save (Figura nr. 2.10. Opiunile de salvare a documentelor Excel). Programul Excel prezint formatul de salvare al registrului de lucru care poate fi schimbat acionnd butonul cu sgeata n jos din dreptul casetei de editare etichetat Save files in this format. Se deschide o list autoderulant cu formatele posibile (Figura nr. 2.11. Formate posibile pentru salvare). Apoi, se va specifica durata de timp n minute, dup care s aib loc salvarea, introducnd o bif n caseta Save AutoRecover information every. Se pot selecta ntre 1 i 120 minute. n continuare, se specific ce anume trebuie salvat i 29

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

locaia pentru salvri. Cu ajutorul butonului de comand Browse se poate schimba locaia implicit de salvare care este My Documents. Acionnd butonul Colors se deschide fereastra de dialog etichetat Color de unde se poate selecta culoarea pentru scriere (Figura nr. 2.12. Selectarea culorii de scriere n registru).

Figura nr. 2.10. Opiunile de salvare a documentelor Excel

Figura nr. 2.11. Formate posibile pentru salvare

Figura nr. 2.12. Selectarea culorii de scriere n registru

30

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

2.2.3. Creare copii de rezerv i restaurare document pierdut


Microsoft Excel poate salva versiunea anterioar a unui registru de lucru, ca o copie de rezerv, odat cu salvarea unui registru de lucru. Pentru a salva o copie de rezerv a unui registru de lucru se va alege comanda Save As din Office Button i se va selecta butonul Tools i apoi General Options (Opiuni). n caseta de dialog etichetat General Options se va marca cutia de selectare Always create backup (Creaz copia de rezerv) (Figura 2.13. Solicitarea creerii copiei de rezerv).

Figura 2.13. Solicitarea creerii copiei de rezerv Copia de rezerv va avea acelai nume ca i registrul de lucru original, dar cu extensia .BAK. De exemplu, dac registrul de lucru original se numete Tabel Pivot.xlsx, copia de rezerv va fi numit Tabel Pivot.bak. n cazul unei cderi de tensiune sau a unei probleme, se poate restaura registrul de lucru la starea anterioar salvat, prin deschiderea copiei de rezerv.

2.2.4. Vizualizarea registrelor de lucru nainte de imprimare


Se va selecta opiunea: Print Preview (Revizuire

Pentru
A revizui nainte de imprimare un registru de lucru

nainte de tiprire);

O alt variant de previzualizare este s se selecteze Page Layout, iar din grupul de instrumente activate de aceasta s se execute un click pe butonul Print Titles. n cadrul

31

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

ferestrei Page Setup, care se deschide, se va selecta butonnul Print Preview (Figura 2.14. Previzualizarea foilor de lucru).
Grupul de instrumente Print Preview conine butoane pentru tiprire, pagina de setup, Zoom, pagina urmtoare, vizualizarea marginilor paginii i buton pentru nchiderea ferestrei de previzualizare a paginii (Figura 2.15. Butoanele opiunii Print Preview). Dup ce s-a realizat previzualizarea paginii (Figura 2.16. Pagina n regim de

previzualizare) se execut un click pe butonul Close Print Preview pentru a se reveni la foia de calcul n regim de lucru.

Figura 2.14. Previzualizarea foilor de lucru

Figura 2.15. Butoanele opiunii Print Preview

Figura 2.16. Pagina n regim de previzualizare

32

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

2.2.5. Salvarea unui registru de lucru ntr-un alt format de fiier


Dac registrele de lucru sunt partajate fa de ali utilizatori, care folosesc aplicaii de programe de calcul tabelare, un registru de lucru poate fi salvat ntr-un alt format de fiier. Se va alege comanda Save as din cutia Save as Type (Salvare fiier cu tipul) se va selecta un alt format de fiier.

2.3. Gestiunea foilor de calcul


Deplasare ntr-o foaie de calcul Pentru deplasarea n interiorul unei foi de calcul, se va utiliza bara de defilare vertical din partea dreapt a ecranului. Butonul de defilare poate fi glisat n sus i n jos. Pentru a efectua o deplasare cu un singur rnd n sus sau n jos, se va activa butonul stng al mouse-ului pe butonul de defilare cu un singur clic (Tabelul 2.1. Mutri cu ajutorul tastaturii). Pentru a vedea mai mult din bara de defilare, cutia de desprire a numelor foilor de lucru poate fi deplasat la dreapta.

Tabelul 2.1. Mutri cu ajutorul tastaturii Sus, jos, stnga, dreapta Tastele direcionale - sgeile Sus sau jos o fereastr Page Up sau Page Down La nceputul rndului Home La nceputul foii Ctrl+Home La ultima celul coninnd date din Ctrl+End foaie

Deplasare ntre panouri desprite dintr-o foaie de calcul Pentru deplasarea ntre panourile desprite ale unei foi de calcul este suficient selectarea unei celule din panoul dorit. Utiliznd tastatura, pentru mutarea ntre dou panouri desprite, se va folosi tasta F6. Pentru deplasare pe foaia urmtoare se va apsa CTRL+Page Down, iar pentru deplasare pe foaia anterioar CTRL+Page Up.

33

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

Inserare foi de calcul Pentru a insera o foaie de calcul se va activa eticheta uneia dintre cele afiate n partea de jos a ecranului, apoi apsnd butonul din dreapta al mouse-ului, se va activa meniul contextual, de unde se va selecta opiunea Insert. O alt metod ar fi selectarea unei foi de calcul, apoi apelarea meniului Insert (Inserare), i alegerea comenzii Worksheet (Figura 2.17. Opiunea General din fereastra Insert). O nou foaie de calcul este inserat i devine foaie curent. Tabelul 2.2. Variante de inserri ntr-o foaie de calcul

Pot fi inserate:
O foaie de calcul sau mai multe foi de calcul - Worksheet O foaie diagram Chart (Diagram); apoi se va alege As New Sheet (ca foaie nou) O foaie de macrocomand Microsoft Excel 4.0 Macro (Macrocomand) O foaie de macrocomenzi International Macro Sheet Un dialog MS Excel 5.0 Dialog (Dialog)

Figura 2.17. Opiunea General din fereastra Insert

Figura 2.18. Inserarea de pagini cu formatare prestabilit 34

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

Pentru a insera o pagin cu format Template se selecteaz opiunea Spreadsheet Solutions, se alege un model i se acioneaz butonul OK (Figura 2.18. Inserarea de pagini cu formatare prestabilit).

tergerea foilor de calcul Pentru a terge o foaie de calcul, aceasta va fi selectat printr-un click pe numele ei, dup care din meniul contextual se va alege comanda Delete (terge). Foaia este tears iar foaia de calcul din dreapta celei care a fost tears devine foaia de calcul curent. Pentru a terge mai multe foi deodat, acestea se vor selecta, apoi se va alege opiunea Delete (terge) din meniul rapid, adic fiind selectat foaia sau foile de calcul se activeaz butonul din dreapta a mouse-ului, fiind poziionat pe zona selectat, apoi se alege comanda Delete.

Redenumirea foilor de calcul Numele unei foi de calcul poate fi de maxim 31 de caractere, inclusiv spaiile. Pentru a redenumi foaia de calcul, sau a modifica numele foii de calcul din Sheet x ntrun nou nume, se activeaz butonul din dreapta a mouse-ului, se alege opiunea Rename (Redenumete), dup care se va tasta noul nume. Dup redenumirea foii de calcul, numele acesteia va apare n bara de jos (Figura 2.19. Redenumirea foilor de lucru). Numele foilor de calcul

Figura 2.19. Redenumirea foilor de lucru

Mutarea i copierea foilor de calcul Ordinea foilor de calcul dintr-un registru de lucru pot fi modificat prin mutarea lor n ordinea dorit. Foile de calcul pot fi mutate i ntr-un alt fiier registru de lucru. Pentru

35

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

aceasta nu pot fi folosite comenzile Cut (Decupeaz), Copy (Copiaz) i Paste (Inserare din Clipboard). Pentru a muta o foaie de calcul, aceasta se va selecta, i innd apsat butonul mouse-ului va fi poziionat n locul dorit. Un triunghi negru indic locul n care va fi inserat foaia. Pentru a avea loc mutarea, trebuie eliberat butonul mouse-ului. Pentru a muta mai multe foi de calcul, acestea vor fi selectate, dup care se utilizeaz acelai procedeu. O alt posibilitate este utilizarea comenzii Move or Copy (Mut sau copiaz) din meniul contextual. Va fi selectat registrul sau registrele de lucru care trebuie mutate, apoi se va apela opiunea Move or Copy. La acionarea butonului OK din fereastra de dialog Move or Copy foaia de calcul va fi mutat naintea foii de calcul selectate n cutia Before Sheet (Figura 2.20. Mutarea sau crearea unei noi copii a foii de calcul).

Figura 2.20. Mutarea sau crearea unei noi copii a foii de calcul Dac o foaie, cu acelai nume, exist n registrul de lucru destinaie, foaia mutat va fi redenumit. Se pot muta foile de calcul ntre registrele de lucru prin glisarea numelor foilor peste bara de afiare a numelor registrelor. Pentru a muta foile n alt registru de lucru, se poate utiliza aceeai comand Move or Copy din meniul contextual, iar n cutia To book se va selecta opiunea New book. Este creat un nou registru de lucru, care va conine doar foile selectate (Figura 2.21. Crearea unui nou registru de lucru cu foile selectate).

Figura 2.21. Crearea unui nou registru de lucru cu foile selectate 36

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

Copiere foaie de calcul ntr-un registru de lucru Pentru a copia foi n cadrul aceluiai registru de lucru, trebuie selectat csua Create a Copy din fereastra Move or Copy, dup care se observ inserarea unei copii a foii de calcul pe prima poziie n cadrul listei cu numele foilor de calcul. Microsoft Excel redenumete copia foii. De exemplu, o copie a lui Tabel pivot devine Tabel pivot (2) (Figura 2.22. Crearea de copii a foilor de lucru). O alt metod ar fi selectarea foii de calcul dorite, dup care innd apsat tasta CTRL se va glisa de-a lungul rndului de nume de foi de calcul, pn n poziia dorit. Triunghiul negru va indica locul n care va fi inserat o copie a foii. Odat cu eliberarea butonului mouse-ului foaia va fi copiat n noua poziie. n acest caz noua foaie nu se creaz n prima poziie a registrului.

Copia creat n cadrul aceluiai registru

Figura 2.22. Crearea de copii a foilor de lucru Pentru a copia mai multe foi de calcul deodat, este suficient selectarea lor, dup care se urmeaz aceleai etape ca mai sus. Pentru a copia o foaie de calcul ntr-un alt registru de lucru, n cutia To book, din cadrul ferestrei Move or Copy se alege New book, apoi se selecteaz csua adiacent comenzii Create a copy. Se observ crearea unui nou registru de lucru, care va conine doar copia foii de calcul care a fost selectat (Figura 2.23. Copirea unei foi de calcul ntr-un registru nou).

Figura 2.23. Copirea unei foi de calcul ntr-un registru nou 37

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

O alt modalitate de copiere o constituie glisarea numelui foilor peste bara care le conine. Pentru aceasta, numele ambelor registre de lucru trebuie aranjate astfel nct s fie vizibile. Selectarea foilor dintr-un registru de lucru Pentru a introduce date, a edita sau a stabili formatul unei singure foi de calcul, sau a unor foi multiple de calcul, acestea trebuie selectate. Foaia curent este cea care are numele scris pe fond alb cu litere negre n partea de jos a ecranului. Dac se dorete introducerea de titluri de coloane, formule comune mai multor foi, formatarea celulelor, ascunderea sau tergerea mai multor foi deodat se poate folosi selecia de grup.

Numele foii de calcul curente Figura 2.24. Foaia de calcul curent

Selectarea unei singure foi Pentru a selecta o foaie de calcul este suficient apsarea cu un click al mouse-ului pe numele ei. Utiliznd tastatura, cu CTRL+Page Up se face trecerea la foaia de lucru precedent, iar cu CTRL+Pg Down la urmtoarea foaie de calcul.

Selectarea a dou sau mai multe foi Poate fi selectat un grup de foi care sunt succesive dac se alege numele primei foi de calcul, apoi innd apsat tasta Shift se selecteaz numele ultimei foi de calcul. Dac foile sunt neadiacente, se selecteaz prima foaie de calcul, apoi innd apsat tasta Ctrl se selecteaz pe rnd celelalte foi de calcul dorite. Dac se dorete selectarea tuturor foilor de calcul, se activeaz meniul contextual, butonul din dreapta al mouse-ului, din care se alege opiunea Select All Sheets. Dup ce foile de calcul au fost selectate, acestea sunt considerate a fi grupate, i orice modificare este fcut ntr-una din foile de calcul, se va regsi n fiecare din foile de calcul selectate. Pentru a degrupa foile, se poate activa o alt foaie de calcul, care nu este grupat, sau se poate alege opiunea Ungroup Sheets (Desparte foi) din meniul de comenzi rapide butonul din dreapta al mouse-ului.

38

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

Observaie: Tastatura poate fi utilizat pentru aproape orice operaie n Microsoft Excel .
Tabelul nr. 2.3 Utilizarea tastaturii n Excel 2007

Taste Windows Enter Esc (F1, F2 etc.) Insert, Delete, Backspace Tab, Tastele sgei, Home, End, PageUp, PageDown Alt

Aciune Confirm, execut o aciune Abandoneaz o aciune Utilizate pentru cele mai comune comenzi i aciuni Utilizate pentru editare Mut, selecteaz sau defileaz

Shift

Ctrl

n general se folosete pentru aplicaii relative la ferestrele aplicaiei, cum ar fi alegerea comenzilor i opiunilor din cutiile de dialog De obicei este utilizat pentru extinderea selectrii, executarea aciunii opuse sau deplasare n direcie opus Utilizat n combinaie cu alte taste pentru comenzi rapide sau pentru alegerea opiunilor din cutiile de dialog

39

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

40

INTRODUCEREA DATELOR

3.1. Tehnici de introducere date


Cu Microsoft Excel se pot introduce rapid i eficient date ntr-o foaie de calcul. Se pot introduce simultan date i n mai multe foi de calcul dintr-un registru, dac se folosesc seleciile de grup.

Introducere date ntr-o celul


Se tasteaz datele i se apas tasta ENTER. Selecia se mut n jos, pregtit pentru urmtoarea intrare.

Introducere date ntr-o zon de celule

Pentru a introduce date n celule succesive, se selecteaz o zon de celule.

Figura nr. 3.1. Introducerea datelor n celule succesive Tabelul nr. 3.1. Introducerea datelor ntr-o selecie Pentru a introduce date ntr-o selecie Se apas De la nceput la sfrit ENTER De la sfrit la nceput SHIFT+ENTER De la stnga la dreapta TAB De la dreapta la stnga SHIFT+TAB Se pot face de asemenea, selecii neadiacente i se introduc apoi succesiv date, n celulele selectate.

41

Capitolul III. Introducerea datelor

Se poate tasta n acelai timp aceeai intrare, n mai multe celule, astfel: se selecteaz celulele n care se dorete introducerea de date, se tasteaz intrarea ntr-o celul i apoi se apas pe CTRL+ENTER.

Abandonarea unei intrri Pentru a abandona o intrare naintea apsrii tastei ENTER, se apas tasta ESC. Dac s-a apsat deja ENTER, se alege comanda Undo Typing sau combinaia de taste Ctrl+Z (Anuleaz intrarea).

Cum interpreteaz aplicaia Excel ceea ce se introduce Se pot introduce dou tipuri de date n foaia de calcul: valoarea constant este data tastat direct ntr-o celul; poate fi o valoare numeric- inclusiv o dat calendaristic, or, simbol monetar, procentaj, fracie sau notaie tiinific i/sau poate un text. Valorile constante se modific, doar dac se selecteaz celula i utilizatorul editeaz valoarea. formula este o secven de valori, adrese de celule, nume, funcii sau operatori care produc o nou valoare din valori existente. Formulele ncep ntotdeauna cu semnul egal (=). O valoare ce este produs ca un rezultat al unei formule, poate fi modificat atunci cnd, se schimb alte valori n foaia de calcul.

Numerele Cnd se creeaz o nou foaie de calcul, toate celulele au stabilit formatul General pentru numere. Formatul General afieaz ct mai precis numerele, folosind formatul ntreg (789), formatul zecimal (7,89) sau dac numrul este mai lung dect lrgimea celulei, notaia tiinific (7,89E+08). Atunci cnd poate, Microsoft Excel asociaz automat, formatul corect de numere intrrii utilizatorului. De exemplu, atunci cnd se introduce un numr care conine semnul dolar naintea numrului sau semnul procent dup numr, Microsoft Excel modific automat formatul celulei pentru formatul monetar, respectiv cel procentual, iar cnd se introduc numere, ele sunt aliniate la dreapta celulei. Atunci cnd se afieaz caracterul diez (####). Dac un numr este prea lung pentru a fi afiat n celul, aplicaia Excel afieaz o serie de caractere diez (####) n celul. Dac se mrete dimensiunea coloanei pentru a o potrivi la limea numrului, numrul va fi afiat n celul. Un mod facil de a li o coloan, pentru a se potrivi cu selecia este executarea unui dublu clic pe latura din dreapta a chenarului titlului coloanei.

42

Capitolul III. Introducerea datelor

Schimbarea modului n care un numr este afiat Se poate schimba formatul de numr pe care Microsoft Excel l asociaz i se pot crea i asocia formate de numere particularizate. Programul Excel pune la dispoziie o serie de stiluri prestabilite, care pot fi aplicate n celulele foii de calcul, dar se pot crea i stiluri proprii. Un numr poate fi introdus ca un text prin aplicarea formatului Text celulelor, nainte de introducerea datelor de ctre utilizator. Pentru a schimba formatul de editare al numerelor, se alege butonul Cell Styles (Celule) din panglica Home (Figura nr. 3.2. Stilurile de formatare a celulelor), apoi New Cell Style din fereastra Style i se selecteaz butonul de comand Format care deschide o nou fereastr. Din fereastra Format Cells, grupul Number i lista Category se selecteaz formatul celulei (Figura nr. 3.3. Schimbarea formatrii celulelor). Se poate, de asemenea, introduce un numr ca un text- dac se aeaz nainte un apostrof.

Figura nr. 3.2. Stilurile de formatare a celulelor

Figura nr. 3.3. Schimbarea formatrii celulelor

43

Capitolul III. Introducerea datelor

Valoare afiat comparativ cu valoarea memorat Numrul care se vede ntr-o celul este bazat pe formatul celulei i poate fi diferit de numrul pe care l memoreaz aplicaia Excel. De exemplu, dac o celul are stabilit formatul de afiare doar cu dou zecimale i utilizatorul tasteaz 216,0064 n acea celul, Microsoft Excel afieaz 216,01. Microsoft Excel memoreaz numere cu o precizie de 30 zecimale.

Nr de zecimale acceptate 30

Figura nr. 3.4. Selectarea numrului de zecimale n calcule, Microsoft Excel folosete numrul memorat, indiferent de modul n care acesta este afiat pe ecran.

Date i ore Cu toate c se pot afia datele i orele n mai multe forme standard, Microsoft Excel memoreaz toate datele ca numere seriale i toate orele ca numere zecimale. Deoarece datele i orele sunt vzute ca numere, ele pot fi adunate, sczute i incluse n alte calcule. Se poate vizualiza un format de date sau ore ca un numr serial sau ca un numr zecimal, prin schimbarea formatului celulei n categoria General din fereastra Format Cells (Figura nr. 3.5. Alegerea formatului pentru date calendaristice i ore).

Figura nr. 3.5. Alegerea formatului pentru date calendaristice i ore

44

Capitolul III. Introducerea datelor

Texte Textele pot fi caractere sau orice combinaii de numere i caractere. Orice set de caractere introdus ntr-o celul pe care Microsoft Excel nu-l interpreteaz ca un numr, formul, dat, or, valoare logic sau valoare de eroare este interpretat ca text. Atunci cnd se introduc texte, caracterele sunt aliniate la stnga celulei.

Valori logice i de eroare De obicei, valorile logice rezult din formulele care conin o funcie logic sau o ecuaie. Valorile logice valide sunt TRUE (ADEVRAT) i FALSE (FALS). Valorile de eroare sunt afiate atunci cnd o formul, nu poate fi calculat cum trebuie pentru o celul. Aceste valori ncep ntotdeauna cu caracterul (#). Valorile de eroare mai sunt #N/A, #VALUE!, #REF!, #NULL!, #DIV/0, #NUM! i #NAME?. n general, nu se introduc valori logice sau valori de eroare, ca date, n foaia de calcul.

3.2. Introducerea numerelor


Pentru a introduce un numr ca valoare constant, se selecteaz celula i se tasteaz numrul. Numerele pot include caractere numerice (de la 0 la 9) i oricare din caracterele speciale: +, ,-, (, ), /, $, %, ., E, e. Atunci cnd se introduc numerele, se au n vedere urmtoarele: se poate include punctul n numere, cum ar fi 1.000.000; virgula ntr-o intrare numeric este tratat ca punct zecimal; semnele plus introduse naintea numerelor sunt ignorate; se aeaz naintea numerelor negative un semn minus sau se nchid ntre paranteze. Dac au fost nchise n paranteze rotunde, la acionarea tastei Enter numerele respective vor fi editate cu semnul minus (-) n fa. Numr fix de zecimale Se pot introduce automat puncte zecimale. Pentru aceasta, n cadrul ferestrei Format Cells se specific numrul de zecimale dorite. Pentru a se introduce separator la mii, se bifeaz opiunea Use 1000 Separator. Stilul de numr ce se va edita dup selectarea opiunilor, poate fi vzut n fereastra Style. Dac s-a selectat un stil cu 2 zecimale, se va tasta numrul introducndu-se doar virgula, de exemplu: 234567,79234 la acionarea tastei Enter se afieaz 234.567,79- ultima parte zecimal nu se editeaz dar este reinut pentru calcule- (Figura nr. 3.6. Stabilirea stilului de editare a numerelor). Dac se introduce simbolul monetar lei, trebuie stabilit formatul celulelor fcnd click pe butonul Currency (Stil simbol monetar) din fereastra Custom, nainte sau dup introducerea datelor. 45

Capitolul III. Introducerea datelor

n acest exemplu s-a cerut ca numerele introduse s conin separator la mii, s aib 2 zecimale, iar cele negative s aib semnul minus n fa, fontul s fie Calibri 11.

Figura nr. 3.6. Stabilirea stilului de editare a numerelor n cazul n care se dorete alt simbol monetar se va selecta din fereastra Format Cells, opiunea Accunting iar din lista Symbol, se alege tipul simbolului monetar (de exemplu: EUR sau $). Simbolul monetar $ se va edita n faa numrului, iar EUR dup numr ( Figura nr. 3.7. Schimbarea semnului monetar).
Selectare simbol monetar Dolar Selectare simbol monetar Euro

Figura nr. 3.7. Schimbarea semnului monetar

Fr zecimale

Cu zecimale

Figura nr. 3.8. Selectarea afirii semnului procent la editarea numrului 46

Capitolul III. Introducerea datelor

Pentru a introduce semnul procent (%) se va selecta opiunea Percent din cadrul ferestrei Custom panglica Number Format, variant n care numrul va avea ataat semnul %, dar dispare virgula i numrul se editeaz doar cu partea ntreag (de exemplu: 56779% dac a fost tastat 56778,653). Pentru a pstra i virgula zecimal se selecteaz din fereastra Format Cells, lista Category, opiunea Percentage, dup ce n prealabil a fost stabilit numrul de zecimale 56778,653% (Figura nr. 3.8. Selectarea afirii semnului procent la editarea numrului).

Figura nr. 3.9. Stiluri predefinite pentru numere Observaie: Se poate formata rapid un numr dup ce a fost introdus n foaia de calcul, dac se selecteaz i se alege unul din stilurile predefinite pentru numere (Figura nr. 3.9. Stiluri predefinite pentru numere).

Introducere numere n formule Pentru a include un numr ntr-o formul este suficient s se tasteze numrul. ntr-o formul, nu se pot folosi parantezele pentru a indica un numr negativ, punctul pentru separarea miilor sau semnul dolar ($) naintea numrului. Dac se tasteaz un semn procent (%) dup un numr, Microsoft Excel l interpreteaz ca un operator procent i l memoreaz ca fcnd parte din formul. Operatorul procent, acioneaz asupra numrului precedent la calcularea formulei.

3.3. Introducere text


Pentru a introduce texte, se selecteaz o celul i se tasteaz textul. O celul poate
conine pn la 255 caractere.

Figura nr. 3.10. Stabilirea formatului pentru texte

47

Capitolul III. Introducerea datelor

Se poate stabili formatul caracterelor de tip text n mod individual pentru fiecare celul sau pentru o coloan (Figura nr. 3.10. Stabilirea formatului pentru texte).

Se pot crea i intrri text care includ numere i texte sau doar numere. Se mai poate introduce un numr ca un text: de exemplu, se poate introduce o list de coduri potale. Acest lucru se poate face prin aplicarea formatului text, celulelor libere. O alt modalitate de a introduce numere ca text este de a le aeza nainte, un apostrof. Toate caracterele care nu sunt numerice sunt interpretate de Microsoft Excel, ca texte.

Continuarea automat a textului pe rndul urmtor n loc s se permit extinderea irurilor de text mai lungi peste celulele adiacente, se poate afia textul pe mai multe linii n cadrul celulei. Aceast operaie este denumit, continuarea automat a textului pe rndul urmtor. nainte de a continua textul pe rndul urmtor, se ajusteaz coloana la lungimea dorit. Se alege comanda Cells (Celule) din panglica Home, se selecteaz din grupul de instrumente Alignment (Aliniere) i Wrap Text (Continu automat textul pe rndul urmtor) .

Introducere texte n formule, diagrame i cutii text Pentru a introduce texte n formule, se nchid caracterele ntre ghilimele duble. De exemplu, formula = Totaluri pentru &2010 va afia textul Totaluri pentru 2010. Etichetele afiate pe diagrame sunt tratate ca text. Cutiile text sunt obiecte grafice care conin texte.

3.4. Introducerea datelor calendaristice i a orelor


Atunci cnd se introduce o dat calendaristic sau o or pe care Microsoft Excel o recunoate, formatul celulei se schimb automat de la General, la formatul de dat sau or adecvat. Tabelul nr. 3.2. Variante de tastare a datelor calendaristice
Dac se tasteaz Microsoft Excel folosete acest format

3/4/09 4-Mar-09 3/4 sau Mar-4 Mar-09 8:50 PM 8:50:35 PM 20:50 20:50:35 1/5/10 20:50

1/z/aa z-111-aa z-111 111-aa h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM h:mm h:mm:ss l/z/aa h:mm

48

Capitolul III. Introducerea datelor

Atunci cnd se introduc date calendaristice sau date de tip or, trebuie avute n vedere urmtoarele aspecte: Microsoft Excel ignor dac, a fost scris sau nu cu majuscule; dac se dorete afiarea orei folosind ceasul cu 12 ore, se tasteaz am sau pm. Se poate tasta a sau p n loc de am sau pm, dar trebuie inclus un spaiu ntre or i liter. Microsoft Excel afieaz automat ora folosind ceasul cu 24 de ore, doar dac nu se tasteaz am sau pm; se poate introduce data i ora n aceeai celul. Trebuie doar separat data de or printr-un spaiu liber; pentru a introduce date, se utilizeaz fie un slash (/), fie o cratim (-). Utiliznd formatele de numere particularizate, programatorul i poate crea propriile sale formate de dat i or calendaristic.

Introducere date calendaristice i ore n formule Nu se pot introduce direct ntr-o formul, numere formate de dat calendaristic sau or. n acest caz, trebuie introduse data sau ora ca un text, ntre ghilimele duble ( ), iar Microsoft Excel l convertete n numrul corespunztor, atunci cnd calculeaz formula. Dac Microsoft Excel nu recunoate formatul de dat sau or introdus, el memoreaz data i ora ca text, n loc de numr serial. Dac se utilizeaz data sau ora n calculele care ateapt un numr, Microsoft Excel ntoarce valoarea de eroare #VALUE!. Din acest motiv trebuie utilizat formatul ncorporat sau creat un format particularizat, atunci cnd se utilizeaz n calcule, datele de tip calendaristic sau ore.

3.5. Umplere celule adiacente i creare serii


Se poate copia coninutul celulelor n alte celule, prin glisarea butonului de umplere sau prin folosirea comenzii Fill (Umple) din grupul de instrumente Editing.

Figura nr. 3.11. Grupul de instrumente pentru editarea datelor De asemenea, se poate crea o serie prin incrementarea valorii din celula curent ntr-o zon, prin care se gliseaz folosind butonul de umplere. De exemplu, se poate extinde o serie cum ar fi 1, 2, 3 pentru a include 4, 5, 6... sau crea serii cum ar fi: Perioada 1, Profit, Pierderi, Perioada 2, Profit, Pierderi,... etc.

49

Capitolul III. Introducerea datelor

Butonul de umplere copiaz date, umple cu date, creeaz serii folosind facilitatea AutoFill (AutoUmplere). Se gliseaz butonul de umplere la stnga, la dreapta, n sus sau n jos pentru a umple cu date (Figura nr. 3.12. Glisarea butonului de autoumplere).
Butonul de autoumplere

Figura nr. 3.12. Glisarea butonului de autoumplere Se pot introduce rapid date ntr-o zon selectnd zona, tastnd datele ntr-o celul i apoi apsnd CTRL+ENTER. Se poate umple o zon adiacent unei zone de date, dac se execut dublu click pe butonul de umplere.

Incrementarea unei serii de numere i date Atunci cnd se gliseaz butonul de umplere printr-o celul sau o zon de celule care conine valori pe care Microsoft Excel le recunoate ca o serie de numere secveniale, seria este incrementat n zona prin care se gliseaz. Anumite exemple de tipuri de date i secvenele lor sunt listate n tabelul urmtor. Tabelul nr. 3.3. Tipuri de date pentru crearea de serii
Tip de dat Numere Luni i date Selecie iniial 10,15 Jan Serii extinse 20, 25, 30, 35 Feb, Mar, Apr, May 1/13/10, 1/14/10, 1/15/10

Se poate alege comanda Fill (Umple) i apoi se alege comanda Series (Serii) pentru incrementarea seriilor (Figura nr. 3.12. Glisarea butonului de autoumplere).

Crearea unei serii bazate pe o singur valoare Se selecteaz celula sau zona care va fi incrementat i apoi se poziioneaz pe butonul de umplere, iar indicatorul se transform ntr-o cruce. Atunci cnd se gliseaz butonul de umplere, lunile, zilele i numeralele din irurile de texte sunt incrementate.

50

Capitolul III. Introducerea datelor

Cmpului Grupa i-au fost trecute dou nregistrri pentru a face incrementarea
Figura nr. 3.13. Lista nainte de incrementare

La data calendaristic s-a incrementat ziua

Figura nr. 3.14. Lista dup incrementare

Crearea unei serii bazate pe valori multiple Se selecteaz zona care va fi incrementat i apoi se poziioneaz pe butonul de umplere. Indicatorul se transform ntr-o cruce. Atunci cnd se gliseaz butonul de umplere, din primele dou rnduri ale seleciei se creeaz o serie nou n fiecare coloan a listei. Figura nr. 3.15. Date iniiale pentru realizarea de serii cu valori multiple
De exemplu, coloana A i mrete valoarea cu 2 la fiecare pas, coloana B i mrete valoarea cu pasul 3, coloana C mrete valoarea anului cu pasul 1 pe cele dou grupe.

Figura nr. 3.16. Serii de date bazate pe valori multiple

Controlul modului n care valorile sunt incrementate Se poate utiliza Ctrl att pentru a crea serii din valorile simple, ct i pentru a suprima seriile care sunt incrementate automat de Microsoft Excel.
Date surs pentru incrementare

Figura nr. 3.17. Tabelul surs nainte de incrementarea nregistrrilor

51

Capitolul III. Introducerea datelor

Unele serii de date, cum ar fi lunile anului sunt incrementate automat de ctre Microsoft Excel prin . Dac celula curent conine o valoare simpl cum ar fi 1, valoarea este copiat n zona prin care se gliseaz. Pentru a incrementa o valoare simpl printr-o zon, de exemplu pentru a incrementa 1 la 2, 3, 4 i aa mai departe, se ine apsat tasta Ctrl i apoi se gliseaz butonul de umplere (Figura nr. 3.18. Incrementare automat).

Incrementarea automat a lunilor

Figura nr. 3.18. Incrementare automat n coloana C s-a glisat butonul de umplere inndu-se apsat tasta CTRL, variant n care nu s-a incrementat valoarea Ianuarie Figura nr. 3.19. Eliminarea incrementrii automate

Pentru a preveni, incrementarea fcut automat de Microsoft Excel a unor valori cum ar fi Ianuarie, se ine apsat tasta CTRL i apoi se gliseaz butonul de umplere (Figura nr. 3.19. Eliminarea incrementrii automate).

Crearea unei serii care descrete n valoare Aa cum s-a creat o serie care crete incremental n valoare ntr-o direcie, se poate crea o serie care descrete n valoare n cealalt direcie. Se poate face acest lucru prin glisarea butonului de umplere n sus sau la stnga. De exemplu, dac exist o serie cum ar fi 0,1,2 care se extinde la dreapta, se poate extinde seria la stnga pentru -3, -2, 1, 0, 1, 2. Dac se gliseaz butonul de umplere n sus sau la stnga seleciei i se oprete n celulele selectate, fr s se treac de prima coloan sau de rndul de sus, vor fi terse datele din selecie.

Figura nr. 3.19. Crearea de serii descresctoare 52

Capitolul III. Introducerea datelor

3.6. Autoumplere (AutoFill)


Pentru a utiliza facilitatea AutoFill se procedeaz n felul urmtor: se selecteaz celula care va fi copiat; se selecteaz celulele n care se dorete copiere (stnga, dreapta, sus, jos fa de celula ce trebuie copiat; se acioneaz panglica Home i se selecteaz butonul FILL ; se selecteaz unul din butoanele care indic direcia de copiere; Celulele selectate, vor fi umplute automat cu valoarea selectat pentru umplere (Figura nr. 3.20. Efectul AutoFill cu selectarea direciei).

Figura nr. 3.20. Efectul AutoFill cu selectarea direciei O alt variant de umplere automat a celulelor este: se selecteaz celula care va fi copiat; se selecteaz celulele n care se dorete copierea (stnga, dreapta, sus, jos fa de celula ce trebuie copiat (Figura nr. 3.20. Selectarea zonei de umplere); din lista Fill deschis prin acionarea butonului Fill se selecteaz Fill Series care deschide fereastra Series; din cadrul acestei ferestre, se selecteaz seria care poate fi Rows sau Columns i apoi tipul de umplere AutoFill; se acioneaz butonul de comand OK, avnd ca efect umplerea zonei selectate n direcia seleciei;

Figura nr. 3.20. Selectarea zonei de umplere

53

Capitolul III. Introducerea datelor

De exemplu: dac valoarea celulei a fost Luni selectnd n sus s-a scris Duminic, Smbt, Vineri, Joi. Dac selecia a fost efectuat n jos, incrementarea celulelor umplute a fost pozitiv (Figura nr. 3.21. Selectarea AutoFill i efectul seleciei).

Figura nr. 3.21. Selectarea AutoFill i efectul seleciei O variant mai uoar este s se trag, de punctul ntunecat din colul dreapta jos a celulei selectate. Cnd s-a eliberat butonul mouse-ului, coninutul i formulele sunt copiate n celulele selectate. Copierea unei celule n alte foi de calcul. Pentru a copia o celul dintr-o foaie de calcul n alta sunt selectate mai nti foaia de calcul surs i foaia de calcul destinaie. Din cadrul foii de calcul surs, se selecteaz celulele ce se doresc a fi copiate, se apas butonul FILL, iar apoi se selecteaz opiunea Across Worksheets. Pentru a se copia coninutul i formatul celulei, se selecteaz Contents Formats i apoi OK.

Copierea cu AUTOFILL
Spre deosebire de Fill care copiaz informaiile n una sau mai multe celule, AutoFill repet valori, continu serii sau extinde liste. Dac s-a introdus Luni (ca n figura anterioar), se trage de punctul ntunecat pentru a selecta nc 6 celule, iar la eliberarea butonului mouse-ului programul a inserat zilele sptmnii n continuare. Se procedeaz astfel: se introduc date ntr-o celul, de exemplu: Luni; se trage de punctul ntunecat n sus, n jos, la stnga sau la dreapta, pentru a selecta nc ase celule; se elibereaz butonul mouse-ului, iar aplicaia Excel insereaz zilele rmase ale sptmnii n ordine cresctoare sau descresctoare, n funcie de direcia n care se trage punctul.

3.7. Crearea unei liste AutoFill (AutoUmplere) particularizate


Se utilizeaz o list personalizat:
fie prin selectarea unei liste deja introduse n Custom Lists; fie prin crearea unei noi liste n cadrul lui Custom Lists.

54

Capitolul III. Introducerea datelor

Se creeaz o list AutoFill (AutoUmplere) particularizat, astfel: se acioneaz butonul Custom Sort din panglica de instrumente care deschide fereastra Sort; n cadrul ferestrei Sort se deschide lista Order, din care se selecteaz Custom Lists; n cadrul ferestrei Custom Lists se creaz noua ordine personalizat: o fie prin tastarea ei direct n tab-ul Custom Lists (Liste particularizate); o fie prin tastarea direct a unei liste n cutia List entries (Intrri list) i apoi alegerea butonului Add (Adaug) pentru a salva lista (Figura

3.22. Crearea unei liste personalizate pentru autoumplere); se acioneaz butonul de comand OK, avnd ca efect salvarea ferestrei Custom Lists cu noua structur. De exemplu, n list s-a introdus un nou criteriu i anume: Ridicat, Mediu, Sczut. Ulterior acest criteriu poate fi folosit n crearea de serii personalizate (Figura 3.23. Utilizarea listei personalizate n crearea de serii)

Butonul Custom Sort

Figura 3.22. Crearea unei liste personalizate pentru autoumplere

nainte de acionarea butonului Ok

Dup aconarea butonului Ok

Figura 3.23. Utilizarea listei personalizate n crearea de serii Se pot importa liste particularizate multiple, prin selectarea lor pe o foaie de calcul i prin alegerea butonului Import (Import). Dac selecia curent conine mai 55

Capitolul III. Introducerea datelor

mult de o coloan i mai mult de un rnd, apare un mesaj prin care utilizatorul este ntrebat dac dorete importarea listelor din rndurile i coloanele seleciei curente.

Indicaii pentru crearea listelor particularizate Pentru crearea unei liste particularizate, trebuie s se respecte urmtoarele: listele ncep cu orice caracter, exceptnd un numr valorile eroare i formulele sunt ignorate n crearea listelor intrrile individuale de list pot conine maxim 80 de caractere fiecare list particularizat poate conine pn la 2000 de caractere Listele particularizate pot fi folosite i pentru a defini ordini de sortare particularizate. De exemplu, folosind o list particularizat, se poate sorta o list coninnd intrrile Luni, Marti i Miercuri .a.m.d., mai curnd ntr-o ordine a prioritilor, dect ntr-una alfabetic (Figura 3.24. Utilizarea listei personalizate n ordonarea datelor).

Figura 3.24. Utilizarea listei personalizate n ordonarea datelor

Editare sau tergere list AutoFill (AutoUmplere) particularizat Pentru a edita sau terge o list AutoFill (AutoUmplere) se selecteaz tab-ul Custom Lists (Liste particularizate) i se procedeaz astfel: pentru a edita un element ntr-o list, se selecteaz acesta din cutia Custom Lists (Liste particularizate) i se tasteaz modificrile n cutia List Entries (Intrri list) (Figura 3.22. Crearea unei liste personalizate pentru autoumplere). pentru a terge un element dintr-o list, se utilizeaz Backspace; pentru a terge o ntreag list particularizat, se selecteaz lista n cutia Custom Lists (Liste particularizate) i se alege butonul Delete (terge) (Figura 3.22. Crearea unei liste personalizate pentru autoumplere).

56

Capitolul III. Introducerea datelor

Partajarea cu ali utilizatori a listelor AutoFill (AutoUmplere) particularizate Se pot partaja fa de ali utilizatori, listele Microsoft Excel AutoFill (AutoUmplere) particularizate prin partajarea unei copii a fiierului panglic de instrumente. Pentru a aduga o list particularizat de la alt utilizator, se deschide o copie a fiierului lor panglic de instrumente prin alegerea comenzii Open (Deschide) din Office Button. Atunci cnd fiierul este deschis, listele lui particularizate sunt adugate la listele particularizate din fiierul curent panglic de instrumente. Protejarea foilor de calcul i a registrelor Se pot proteja celule, foi de calcul, registre. a) Pentru a proteja celule se selecteaz celula sau domeniul de celule, din banda Home se selecteaz, din cadrul grupului de instrumente Cells, lista autoderulant Format. Din cadrul listei se selecteaz opiunea Lock Cell (blocarea celulei) .
Butonul pentru deschiderea listei autoderulante Format Opiunea de blocare a celulei

Programul Excel blocheaz celulele selectate, astfel nct acestea nu vor mai putea fi modificate dup ce s-a blocat foaia de lucru. Celulele selectate pentru blocare pot fi goale, pot conine date, formule, titluri. Prin protejarea anteturilor i titlurilor se exclude posibilitatea de a schimba, din greeal, ceva ce nu trebuie modificat.

Se selecteaz Hidden

Figura nr. 3.25. Protejarea formulelor de calcul

Coninutul celulei a rezultat dintr-o formul protejat Anuleaz protecia formulei de calcul

Figura nr. 3.26. Anularea proteciei formulelor

57

Capitolul III. Introducerea datelor

Dac, din aceeai list derulant Format se selecteaz opiunea Format Cells se deschide o fereastr cu acelai nume. Se selecteaz tabul Protection care prezint dou opiuni Locked i Hidden. n mod implicit este bifat opiunea Locked (vizualizarea celulelor). Bifnd opiunea Hidden se solicit ascunderea coninutului celulelor rezultate din calcule (Figura nr. 3.25. Protejarea formulelor de calcul). Celulele protejate vor avea n colul stnga sus un triunghi de culoare verde nchis. Pentru anularea proteciei se selecteaz celula i se deschide lista derulant care i-a fost ataat. Din cadrul acestei liste se selecteaz Lock Cell pentru a anula protecia la nivel de celul (Figura nr. 3.26. Anularea proteciei formulelor). b) Protejarea foii de calcul se realizeaz dac din aceeai list derulant Format se selecteaz opiunea Protect Sheet (potejarea foii) ( ) sau se selecteaz Protect Sheet din grupul de instrumente Changes, din Review (Figura nr. 3.27. Grupul de instrumente Changes). Se deschide o caset de dialog care solicit introducerea unei parole i selectarea tipului de protecie dorit n cadrul foii (Figura nr. 3.28. Protejarea foii de calcul).

Figura nr. 3.27. Grupul de instrumente Changes Se pot proteja: celulele individuale care au fost deja selectate i declarate a fi protejate. Se mpiedic: tergerea rndurilor sau a coloanelor, schimbarea formatului celulelor individuale, coloanelor, rndurilor; inserrile de rnduri, coloane, hyperlink; tergerile de rnduri i coloane; sortrile, utilizarea faclilitii AutoFilter; inserarea rapoartelor de tip TabelPivot; editarea scenariilor i obiectelor

Figura nr. 3.28. Protejarea foii de calcul Dac nu se specific o parol protecia dispare la reafiarea casetei de dialog Protect Sheet i executarea unui click pentru a debifa opiunea intitulat Protect worksheet and contents of locked cells (protejarea foii de lucru i a coninutului

58

Capitolul III. Introducerea datelor

celulelor blocate). n cazul n care a fost introdus o parol nu poate fi debifat aceast opiune dect dac se cunoate i se introduce parola.

La introducerea unei parole se cere o confirmare a acesteia prin reintroducerea ei n caseta de dialog Confirm Password.

Figura nr. 3.29. Confirmarea introducerii parolei Dac protecia este activ, ncercarea de a schimba ceva protejat determin programul Excel s afieze un mesaj de avertizare prin care anun c se ncearc ceva ce nu este permis. Pentru a elimina protecia la nivel de foaie de calcul se va afia banda Review i se va executa un click pe opiunea Unprotect Sheet (elimin protecia foii). n cazul n care a fost introdus parol butonul Protect Sheet s-a transformat n Unprotect Sheet. Acionnd acest buton se afieaz un prompt prin care se cere parola (Figura nr. 3.30. Caseta Unprotect Sheet).

Eliminarea proteciei la nivel de foie de calcul

Figura nr. 3.30. Caseta Unprotect Sheet c) Protejarea registrului de lucru se realizeaz selectnd din grupul de instrumente Changes, banda Review, butonul Protect Workbook. Se deschide o list derulant din care se selecteaz Protect Structure and Windows care deschide o fereastr de dialog cu acelei nume (Figura nr. 3.31. Protejarea registrului de lucru).

Figura nr. 3.31. Protejarea registrului de lucru

59

Capitolul III. Introducerea datelor

Pentru a proteja structura registrului de lucru se valideaz caseta etichetat Structure. n acest caz nu se vor putea vizualizarea foile de calcul care au fost ascunse vederii, nu se pot tearge, muta sau edita denumirile foilor de calcul. Nu se vor putea insera noi foi de lucru n cadrul registrului, nu se va putea modifica structura registrului de lucru. Dac se valideaz caseta Windows, din cadrul aceleai ferestre, utilizatorii nu vor putea schimba dimensiunile i poziia ferestrelor din cadrul registrului de lucru. Se pot bifa ambele opiuni de selecie. Not: Ordinea de protecie este: selectare celule, protejare celule, protejarea foii de calcul, protejarea registrului. Pentru a deproteja registrul de lucru se selecteaz din nou aceeai opiune Protect structure and Windows, din Protect Workbook, situaie n care programul solicit introducerea parolei n carul ferestrei de dialog Unprotect Workbook (Figura nr. 3.32. Introducerea parolei pentru deprotejarea registrului). Se introduce parola iar la confirmarea acesteia prin acionarea butonului de comand Ok se anuleaz protecia la nivel de registru.

Figura nr. 3.32. Introducerea parolei pentru deprotejarea registrului

60

UTILIZAREA FORMULELOR

4.1. Analiza datelor prin intermediul formulelor


Utilizarea unei formule poate ajuta la analiza datelor de pe o foaie de calcul. Cu o formul se pot executa operaii cum ar fi adunarea, nmulirea sau compararea valorilor de pe o foaie de calcul. Se utilizeaz o formul atunci cnd, se dorete introducerea valorilor calculate pe o foaie de calcul. La utilizarea formulelor trebuie avute n vedere urmtoarele:

o formul Microsoft Excel ncepe ntotdeauna cu semnul egal (=); o formul este constituit din operanzi i operatori; operanzii pot fi constante sau variabile; operatorii sunt cei aritmetici; variabile pot fi adresele celulelor sau funcii care furnizeaz valori; o constant este o valoare numeric sau text, tastat direct ntr-o celul.

O formul simpl combin ntr-o celul, valorile cu operatori, cum ar fi semnul plus sau semnul minus pentru a produce o nou valoare din cele existente. n Microsoft Excel formulele pot avea diverse forme ce utilizeaz adrese, funcii, texte i nume pentru a executa operaii variate. O formul poate fi interpretat ca o parte a unei ecuaii, al crei rezultat este afiat n

celul.
Adres de celul Operator de mprire

=(A2/4)+250

Operator de adunare

Constante numerice

61

Capitolul IV. Utilizare formule

Operator de scdere = Venituri - Cheltuieli Nume

Funcii pe foaia de calcul

= SUM (B5:B9), AVERAGE (C5:E6) Zone celul

Bara de formule Atunci cnd bara de formule este activ sau cnd se editeaz direct n celule, se poate tasta o formul, insera funcii ale foii de calcul i nume ntr-o formul i se pot insera n ea adrese, prin selectarea celulelor. Se execut click cu mouse n zona de intrare sau se poate tasta intrarea pentru a activa bara de formule (Figura nr. 4.1. Bara de formule).
Cutia nume afieaz adresa sau numele celulei curente Zona de intrare din bara de formule

Se poate edita sau introduce o formul ntr-o celul atunci cnd celula este selectat

Figura nr. 4.1. Bara de formule Formula este afiat n zona de intrare, din bara de formule. Formulele pot fi introduse i editate folosind bara de formule (Figura nr. 4.2. Structura barei de formule).
Afieaz o list de funcii Cutia de abandonare, anuleaz intrarea din bara de formule Cutia de acceptare, accept intrarea din zona de intrare

Figura nr. 4.2. Structura barei de formule 62

Capitolul IV. Utilizare formule

n momentul n care se ncepe introducerea unei formule, cutia nume va afia una din ultimele funcii folosite.

nelegerea operatorilor Se pot utiliza operatorii pentru a specifica operaii cum ar fi: adunarea, scderea , nmulirea, mprirea, ridicarea la putere, procente operaii ce se execut asupra elementelor dintr-o formul. Operatori aritmetici. n Excel se execut operaii matematice de baz cu ajutorul operatorilor aritmetici; se pot combina valori numerice pentru a produce rezultate numerice (Tabelul nr. 4.1. Operatorii aritmetici). Tabelul nr. 4.1. Operatorii aritmetici
Operatori ^ + * / % Operaia Exponeniala Adunarea Scderea nmulire mprirea Procent Rezultatul formulei ntoarce rezultatul ridicrii la o anumit putere. ntoarce rezultatul nsumrii valorilor din celulele selectate. ntoarce rezultatul scderii valorilor dintre dou sau mai multe celule. ntoarce rezultatul nmulirii valorilor dintre dou sau mai multe celule. ntoarce rezultatul mpririi valorii unei celule la valoarea altei celule. Se plaseaz dup o valoare pentru a calcula ct la sut (procentul).

Ordinea operaiilor Aplicaia Excel execut o serie de operaii, de la stnga la dreapta, n urmtoarea ordine, dnd prioritate unor operatori asupra altora (Tabelul nr. 4.2. Ordinea interpretrii operatorilor aritmetici): Tabelul nr. 4.2. Ordinea interpretrii operatorilor aritmetici
Operator % ^ * i / + i & = < > <= >= <> Descriere Negare (ca n 10). Procent. Exponent. nmulire i mprire. Adunarea i scdere. Concatenare texte. Comparare.

63

Capitolul IV. Utilizare formule

De exemplu, formula: =3*6^2, ridic pe 6 la puterea a doua i apoi nmulete cu 3. Anumii operatori acioneaz asupra a dou valori, alii asupra uneia. Formula =150+56 conine operatorul de adunare, ce necesit dou sau mai multe valori, n timp ce formula =25% utilizeaz operatorul procent, ce necesit doar un operand, operatorul procent, n acest exemplu, mparte pe 25 la 100 pentru a produce rezultatul 0,25. Operatori de comparare. Se utilizeaz astfel de operatori pentru a compara dou valori i a se produce valoarea logic TRUE (Adevrat) sau FALSE (Fals). = egal; > mai mare dect; < mai mic dect; >= mai mare sau egal cu; <= mai mic sau egal cu; <> diferit de. De exemplu, formula =C6<5 produce valoarea logic TRUE (Adevrat) dac celula C6 conine o valoare mai mic de 5; altfel, formula produce valoarea logic FALSE (Fals). Operator text. Se utilizeaz operatorul text pentru a uni dou sau mai multe valori text, ntr-o singur valoare text combinat. Simbolul este & cu rolul de a concatena valorile text pentru a produce o singur valoare text continu. Dac una din valori este o adres a unei celule i celula respectiv conine o formul, acest operator concateneaz valoarea produs de formula din acea celul, ca o valoare text. De exemplu, dac celula B2 conine textul GRUPA 3, formula =STUDENII ANULUI II&B2 va produce valoarea text STUDENII ANULUI II GRUPA 3. Aplicaia Excel utilizeaz de asemenea, operatori de adres, care vor fi prezentai n subcapitolul 4.3. Adresele n formule.

Combinarea expresiilor cu paranteze Dac formula conine operatori cu aceeai prioritate, aplicaia Excel evalueaz operatorii de la stnga la dreapta. Dac se dorete o alt ordine de evaluare, se utilizeaz parantezele rotunde pentru a grupa expresiile din formule. Observaie. Nu se utilizeaz parantezele pentru a indica numerele negative n cadrul unei formule. n loc de aceasta, se pune naintea numrului semnul minus. De exemplu, =8*-9 produce valoarea -72, nu se va scrie =8*(9).

64

Capitolul IV. Utilizare formule

Programul Excel calculeaz nti expresiile din paranteze i apoi folosete rezultatele pentru calcularea formulei, aa cum este prezentat n exemplul din urmtorul tabel (Tabelul 4.3. Ordinea de evaluare a expresiilor). Tabelul 4.3. Ordinea de evaluare a expresiilor
Formula

=2+3*6 =(2+3)*6

Rezultat 20 30

Programul Excel indic ngrond paranteza stng corespunztoare, atunci cnd se tasteaz o parantez dreapt n bara de formule. n acest mod, utilizatorul poate fi sigur c are numrul corect de paranteze ntr-o formul. Atunci cnd se utilizeaz tastatura pentru a tasta sau muta punctul de inserare dup o parantez, Microsoft Excel afieaz temporar ngroate, paranteza dreapt i paranteza ei pereche.

Afiare formule pe o foaie de calcul O celul ce conine o formul, afieaz n mod normal valoarea rezultat a formulei pe foaia de calcul. Atunci cnd se selecteaz o celul ce conine o formul, formula este ntotdeauna afiat n bara de formule. Se poate de asemenea, iniializa foaia de calcul astfel nct, s afieze formulele n locul valorilor rezultate. (Figura nr. 4.3. Afiarea formulelor).

Figura nr. 4.3. Afiarea formulelor Pentru a comuta ntre afiarea valorilor si cea a formulelor, se apas CTRL+` (apostrof stnga, la stnga tastei 1 de pe tastatura alfanumeric) sau butonul din panglica de instrumente Formulas. Observaie: Orice metod de afiare a formulelor se aplic doar foii selectate. Pe lng folosirea semnului egal, se poate ncepe introducerea unei formule prin tastarea semnului plus (+), a semnului minus (-) sau a funciei @, iar la acionarea tastei Enter, Programul Excel introduce semnul egal (=).

65

Capitolul IV. Utilizare formule

4.2. Convertirea valorilor


Atunci cnd se creaz o formul, aplicaia Excel ateapt anumite tipuri de valori pentru fiecare operator. Dac se introduce ceva diferit de ceea ce el ateapt, Programul Excel convertete valoarea, dac este posibil. Aceast facilitate asigur o mare flexibilitate n utilizarea formulelor. Foarte rar este necesar folosirea de funcii speciale, pentru convertirea ntre tipurile de valori. Tabelul urmtor ofer exemple care arat modul n care Microsoft Excel convertete valorile tastate.
Tabelul nr. 4.4. Convertirea valorilor Formula =3+4 Rezultat 7 Explicaie Semnul plus impune aplicaiei Excel s atepte numere. Chiar dac ghilimelele arat c 3 i 4 sunt valori text, valorile text sunt automat convertite n numere. Atunci cnd un numr este ateptat, textul este convertit dac se gsete ntrun format ce va fi acceptat n mod normal ca un numr. Aplicaia Excel nu poate converti textul ntr-un numr, pentru c nu este un format acceptat pentru o constant numr. Pentru c datele sunt ntr-unul din formatele Programului Excel de tip dat calendaristic, ele sunt convertite n numere seriale. Atunci cnd este ateptat text, numerele i valorile logice sunt convertite n text. Atunci cnd este ateptat o valoare logic, numrul 0 este convertit n FALSE (FALS), iar restul numerelor sunt convertite n TRUE (ADEVRAT)

=20+$50.00

70

=SUM(luni)

#VALUE!

=8/1/10-6/1/10

=C=&TRUE

C=TRUE

=IF(0,Yes,No)

No

66

Capitolul IV. Utilizare formule

Formule care produc valori de eroare Programul Excel afieaz o valoare de eroare ntr-o celul, atunci cnd nu poate calcula cum trebuie formula pentru acea celul. Valorile de eroare ncep ntotdeauna cu un semn de numr (#) (Tabelul nr. 4.5. Valori de eroare). Dac o formul include o referire la o celul ce conine o valoare de eroare, acea formul produce la rndul ei, o valoare de eroare (doar dac nu sunt utilizate funciile speciale ale foii de calcul ISERR, ISERROR, ISNA sau ERRORTYPE care caut valorile de eroare). Tabelul nr. 4.5. Valori de eroare
Valoare de eroare Cauza valorii de eroare

#DIV/0! #N/A #NAME? #NULL! #NUM! #REF! #VALUE! #####

ncearc s se fac o mprire la zero. Se refer la o valoare care este indisponibil. Utilizeaz un nume pe care Excel nu l recunoate. Specific o intersecie, ntre dou zone, ce nu este valid. Utilizeaz incorect un numr. Se refer la o celul ce nu este valid. Folosete un argument sau operand incorect. Produce un rezultat care este prea lung pentru a intra n celul.

4.3. Adresele n formule


Cu ajutorul adreselor, se pot utiliza ntr-o formul date plasate n zone diferite i se poate folosi valoarea unei celule n mai multe formule. Adresele din formule: identific grupuri de celule sau celule singure pe o foaie de calcul; indic aplicaiei Excel, n care celule s caute valorile, ce vor fi folosite n formule; sunt construite pe titlurile de coloan i numrul de rnd dintr-o foaie de calcul (Figura nr 4.4. Adresele n formule).

Figura nr 4.4. Adresele n formule 67

Capitolul IV. Utilizare formule

Atunci cnd se lanseaz n execuie Programul Excel, coloanele sunt etichetate cu litere (de la A la XXI, pentru un total de 16.384 de coloane) i rndurile sunt etichetate cu numere (de la 1 la 1.048.576). Acesta este cunoscut ca stilul de adrese coloan - linie (A1). Adresa celulei curente este afiat n cutia nume, din partea cea mai din stnga a barei de formule.

Utilizarea adreselor relative i absolute ale celulelor n Micrososoft Excel sunt utilizate trei tipuri de adrese: adrese relative, adrese absolute i adrese combinate. Cnd se copiaz o celul dintr-un loc n altul al foii de calcul, aplicaia Excel actualizeaz adresa celulei din formul la noua poziie din foaia de calcul. Adresa absolut este acea adres de celul dintr-o formul care nu se modific atunci cnd, formula este copiat n alt poziie. O adres absolut este desemnat prin adugarea semnului dolar ($) naintea literei coloanei i a numrului de rnd. De exemplu: $C$7. Adresa relativ este acea adres de celul dintr-o formul, care se modific atunci cnd formula este copiat. De exemplu: C7. n cazul n care se dorete ca, adresa celulei s nu fie modificat cnd formulele sunt copiate este necesar transformarea adresei unei celule din relativ n absolut. Aceast operaie se realizeaz adugnd semnul dolar ($) naintea literei i numrului ce alctuiesc adresa celulei (se poate realiza fie tastnd semnul dolarului, fie apsnd F4 dup tastarea adresei celulei). Pot exista adrese parial absolute care sunt numite adrese combinate. Dac este copiat o formul ce conine o astfel de adres, numai o parte din adresa celulei va fi modificat. O adres mixt (combinat) este desemnat prin adugarea unui semn dolar ($) naintea literei coloanei sau a rndului. De exemplu, $C7 conine adresa coloanei $C ca fiind absolut i adresa rndului 7 ca fiind relativ. De fiecare dat cnd se apas tasta adres, tipul adres se modific n ordinea urmtoare: relativ (B1), absolut ($B$1), combinat (B$1), combinat ($B1). Not. Pentru a modifica tipul adresei se apas tasta F4. Nu se utilizeaz semnul dolar naintea numerelor, pentru a indica simbolul monetar ntr-o formul. n loc de acest lucru, se utilizeaz stabilirea de format a numerelor, pentru a determina modul n care valorile rezultate sunt afiate.

nelegerea operatorilor de adres Sunt trei tipuri de operatori de adres (Figura nr 4.5. Tipurile operatorilor de adres): Zon (dou puncte) - produce o adres pentru toate celulele, dintre i inclusiv cele dou adrese; 68

Capitolul IV. Utilizare formule

Uniune (virgul) - produce o adres care include cele dou adrese; Intersecie (spaiu) - produce o adres pentru celulele comune celor dou adrese.

Figura nr 4.5. Tipurile operatorilor de adres La folosirea unui operator de adres zon, pentru referire la coloane ntregi, rnduri ntregi sau la o zon de coloane sau rnduri, se utilizeaz urmtoarele forme abreviate de adrese (Tabelul 4.6. Adrese abreviate).
Tabelul 4.6. Adrese abreviate Pentru referirea la Se tasteaz Toat coloana A A:A Tot rndul 1 1:1 Toate rndurile de la 1 la 3 1:3 ntreaga foaie de calcul 1: 1.048.576

Introducerea adreselor Se pot introduce adrese n formule, prin tastarea lor. Totui, cea mai uoar modalitate este de a selecta celula sau zona direct pe foaia de calcul. Dup tastarea semnului egal sau a unui operator, (de exemplu, +, -, < sau o virgul) este suficient executarea unui click pe celul sau glisarea prin zona de celule, la care se face referire. Selecia este nconjurat de o linie punctat numit chenar mictor i adresa celulei sau a zonei, apare n formul. Se pot introduce adrese n formule, atunci cnd celulele selectate sunt pe aceeai foaie de calcul, ca celula ce conine formula sau cnd sunt pe o foaie de calcul separat. Se pot de asemenea selecta, celulele coninute n registre de lucru separate, pentru a introduce adrese externe.

69

Capitolul IV. Utilizare formule

Adresele altor foi dintr-un registru de lucru Tot aa cum se utilizeaz adresele celulelor aflate pe aceeai foaie, se pot utiliza i adresele celulelor localizate pe alte foi, din acelai registru de lucru. Se poate folosi chiar i adresa unei zone tridimensionale de celule printr-o zon de foi de calcul dintr-un registru de lucru. Sintaxa pentru crearea unei adrese ctre o alt foaie a unui registru de lucru este asemntoare construciei din figura urmtoare (Figura nr. 4.6. Adrese din foi de calcul adiacente).
Numele foii de calcul este ntotdeauna o adres absolut, de exemplu: Sheet2 Adresa celulei poate fi relativ sau absolut de exemplu: $A$1 sau A1 =Sheet2!A1 Un semn de exclamare (!) separ adresa foii de adresa celulei.

Figura nr. 4.6. Adresele din foile de calcul Se poate introduce o adres dintr-o alt foaie, prin tastarea ei cu sintaxa corect. Totui, un mod mai rapid l reprezint selectarea celulelor direct, pe cealalt foaie. Dup ce a fost tastat un semn egal sau un operator ntr-o formul, se execut un click pe tabul foii, pentru a face foaia curent. Apoi se execut click pe celule sau se gliseaz prin celulele, ale cror adrese se doresc. Dac numele foilor de calcul includ i spaii, trebuie inclus adresa ntregii foi ntre apostrofe, de exemplu: ='Studenii anului 2'! $C$l. Dac se introduc adrese prin selectarea direct a celulelor, aplicaia Excel adaug automat apostrofele care sunt necesare. Adresarea celulelor mai este denumit i referin. Pentru referinele celulelor (relative, absolute) nu conteaz tipul literelor. Se poate scrie b12, iar programul o transform n referina de celul B12.

nelegerea adreselor 3-D O adres 3-D este o zon care cuprinde dou sau mai multe foi, dintr-un registru de lucru. Urmtoarea ilustraie arat o formul, ce folosete adresa unei zone de celule dintr-o zon de foi a unui registru de lucru. O zon de foi este specificat cu dou puncte, ntre numele foilor de nceput i de sfrit.
O zon de foi este specificat cu dou puncte ntre numele foilor de nceput i de sfrit =SUM(Sheet2:Sheet6!$A$2:$C$5)

70

Capitolul IV. Utilizare formule

Aceast formul adaug, valorile coninute n zona $A$2:$C$5 n fiecare din foile, dintre i inclusiv n Sheet2 i Sheet6. Cu Microsoft Excel se pot referii celule din alte registre de lucru i chema date din alte aplicaii. Adresele celulelor din alte registre de lucru sunt numite adrese (referine) externe. Adresele datelor din alte aplicaii sunt numite adrese (referine) ndeprtate.

Introducere adrese 3-D Pentru a introduce adresa unei zone de foi de calcul ntr-o formul, se poate tasta direct adresa sau se pot selecta tab-urile foilor de calcul, care indic foaia de nceput i foaia de sfrit, de care aparin adresele. De exemplu, presupunem c se dorete introducerea adresei Sheet2:Sheet4!C2:E7 ntr-o formul de pe Sheet1. Urmtoarea ilustraie arat cum se introduce aceast adres, folosind mouse-ul (Figura nr. 4.7. Introducerea adreselor 3-D). Adresa 3-D rezultant include, zona de celule indicat din toate foile, dintre i inclusiv din Sheet2 i Sheet4. O formul ce utilizeaz adresa 3-D, astfel stabilit, folosete aceeai celul sau zon pe fiecare foaie, din zona de foi de calcul precizate.
Se ncepe introducerea formulei n Sheet1 Se execut clic pe Sheet2 pentru a ncepe adresa 3-D

Se apas tasta SHIFT i se execut clic pe tab-ul Sheet4 pentru a selecta grupul, apoi se selecteaz celulele care vor fi incluse.

Figura nr. 4.7. Introducerea adreselor 3-D De exemplu: se poate crea un model de centralizarea datelor, ntr-un registru de lucru folosind adrese 3-D. Se ncepe crend cte o foaie separat, dar cu o structur identic pentru total stocuri n fiecare lun i una suplimentar, pentru centralizarea stocurilor pe un an n urm, fa de luna curent. Apoi se creeaz formulele. Se pot folosi adresele 3-D pentru adresele celulelor de pe alte foi, pentru a defini nume i pentru a crea formule, folosind urmtoarele funcii ale foii de calcul (Tabelul nr. 4.7. Funciile acceptate n formule).
Observaie: Nu se pot folosi adrese 3-D n formule cu matrici, cu operatorul intersecie sau n formulele ce folosesc intersecia implicit.

71

Capitolul IV. Utilizare formule

Tabelul nr. 4.7. Funciile acceptate n formule


SUM COUNTA AVERAGE MAX MIN PRODUCT STDEV STDEVP VAR VARP COUNT

nelegerea stilului de adrese R1C1 Stilul de adrese RlCl, n care i rndurile i coloanele sunt numerotate este o alternativ la stilul de adrese Al. Acest stil este folositor, pentru a indica adrese relative. n ilustraia precedent, adresele din rndul 1 sunt relative, cele din rndul 2 sunt absolute i cele din rndurile 3 i 4 sunt mixte. Atunci cnd, se selecteaz un stil de adrese, toate adresele din registrul de lucru sunt modificate automat. n stilul RlCl, poziia unei celule este indicat de un R urmat de un numr de rnd i un C urmat de numr de coloan. De exemplu, adresa absolut RlC1 este echivalent cu adresa absolut $A$1, n stilul de adrese Al. Cnd celula curent este A1, adresa relativ R[1]C[1] se refer la celula aflat un rnd mai jos i o coloan la dreapta, sau celula B2 n stilul de adrese A1 (Figura nr. 4.8. Stilul de adrese R1C1).

Figura nr. 4.8. Stilul de adrese R1C1 Aceeai foaie de calcul cu adrese stilul A1, arat ca n figura urmtoare (Figura nr. 4.8. Stilul de adrese A1).

Figura nr. 4.8. Stilul de adrese A1 Pentru a schimba stilul de adrese n RlCl, se alege opiunea Formulas din fereastra Excel Option, Office Button i se execut clic pe tab-ul Working with formulas, se marcheaz R1C1 reference style (Figura nr. 4.9. Selectarea stilului de referin R1C1).

72

Capitolul IV. Utilizare formule

Se marcheaz R1C1

Figura nr. 4.9. Selectarea stilului de referin R1C1 Modificarea stilului de adrese, afecteaz toate foile de calcul dintr-un registru de lucru. Urmtorul tabel prezint exemple de adrese n stilul RlCl (Tabelul nr. 4.8. Exemple de adrese R1C1). Tabelul nr. 4.8. Exemple de adrese R1C1
Aceast adres R[-2]C RC[-2] R2C2 R[2]C[2] R[-2]C2 R[-1] R C Indic Celula aflat dou rnduri mai sus, aceeai coloan Celula aflat n acelai rnd, dou coloane la stnga Adresa absolut a celulei din al doilea rnd, a doua coloan Celula aflat dou rnduri mai jos, dou coloane la dreapta Adresa mixt a celulei aflat dou rnduri mai sus n a doua coloan ntregul rnd de deasupra celulei curente Rndul curent Coloana curent

4.4. Mutare i copiere formule i adrese


Tehnicile de editare de baz din Microsoft Excel asigur, economisire de timp la mutarea i copierea formulelor i adreselor.

73

Capitolul IV. Utilizare formule

Cum sunt afectate adresele la mutarea celulelor Atunci cnd se mut celulele, valorile sau adresele pe care le conin nu se modific niciodat. Totui, mutarea afecteaz formulele ce conin adresele celulelor mutate, cu urmtoarele efecte: Microsoft Excel ajusteaz automat, toate adresele celulelor care sunt mutate, astfel nct adresele desemneaz aceleai celule, n noua lor poziie; Formulele care conin adrese relative, din zona n care au fost mutate celulele, produc valoarea de eroare # REF! deoarece, s-au ters efectiv celulele existente i au fost nlocuite cu cele mutate.

De exemplu: Formulele din celulele A1 i B1 produc fiecare valoarea 4. Dac se mut zona A3:B4, formula din celula A1 produce valoarea 2, n timp ce formula din celula B1 nc produce valoarea 4. Dac se mut celulele din centrul zonei referite, zona rmne aceeai.

Figura nr. 4.10. Modificarea rezultatelor prin mutarea celulelor


Formula din celula B4 a fost mutat n celula C4. Formula =SUM(B2:B3) nu se schimb.

S-a ters vechiul coninut al celulei fiind nlocuit cu noua valoare

Formula din celula C11 este =SUM (C4:C9). Deoarece mutarea provoac tergerea coninutului C4, apare valoarea de eroare #REF!, indicnd o adres ce nu este valid nainte de mutare, formula din celula B11 a fost =SUM(B4,B9).

Figura nr. 4.11. Afectarea calculelor prin mutri de celule

74

Capitolul IV. Utilizare formule

Cum sunt afectate adresele la copierea celulelor Copierea celulelor are un efect diferit asupra adreselor relative i ale celor absolute.
Celula C9 conine formula =SUM(C7:C8) i celula C11 conine formula =SUM(C4;C9) Sunt 2 cmpuri diferite

S-a copiat: - C9 n D9 - C11 n D11 (Se schimb coloana)

Dup copiere, formula din celula D9 devine=SUM(D7:D8) i formula din celula D11 devine =SUM(D4;D9).

Dup selectarea formulelor din coloana C, butonul de umplere este folosit pentru copierea lor n celulele adiacente din coloana D.

Figura nr. 4.12. Afectarea calculelor la copieri de celule Adrese relative. Atunci cnd se copiaz celulele, Microsoft Excel ajusteaz automat adresele relative i prile relative ale adreselor mixte din zona n care, se insereaz celulele copiate.
Formula din celula C5 este = -PMT(C$4/12, $B$1, $B5). Copiind aceast formul n C5:F8 se produce ajustarea adreselor mixte C$4 i B$5, n timp ce adresa absolut $B$1 rmne nemodificat.

$B$1 este adres absolut, nu se modific

Rezult:

De exemplu, formula din celula F8 este = -PMT(F$4/12,B$1,$B8).

Figura nr. 4.13. Copieri de formule cu referine mixte i absolute

75

Capitolul IV. Utilizare formule

Adresele absolute i mixte. Atunci cnd se copiaz o formul i se folosesc aceleai adrese ale celulelor din formula original n cea duplicat, se vor utiliza n formule, adrese absolute sau mixte. Se poate folosi facilitatea AutoFill (AutoUmplere) pentru a copia formule n celule adiacente (Figura nr. 4.13. Copieri de formule cu referine mixte i absolute).

Cum sunt afectate adresele la inserarea i copierea de celule Se pot insera celule, zone de celule, rnduri sau coloane n foaia de calcul. Toate adresele care sunt afectate de inserare sunt ajustate n mod corespunztor, indiferent dac sunt relative sau absolute. Acelai lucru se aplic la tergerea celulelor, a zonelor de celule, a rndurilor i coloanelor, exceptnd cazul n care o celul tears este adresat direct printr-o formul. De exemplu, urmtoarea figur arat trei formule care folosesc valorile din rndul 2, nainte i dup ce rndul 2 este ters.

Se modific domeniul Dup tergerea rndului 2, aceast formul produce o eroare, deoarece celula A2 (n rndul 2) este adresat direct n formula . original

Figura nr. 4.14. Generare erori la copieri de formule Se observ c formulele utiliznd funcia SUM() sunt ajustate la rndul ters, chiar dac formula original din coloana C conine o adres de zon care, specific o celul n rndul 2. De aceea, se recomand s se foloseasc, adrese de zone ori de cte ori se poate, n loc de a specifica celule individuale, aa cum s-a utilizat n formula din coloana A.

Cum sunt afectate adresele 3-D la inserarea i tergerea de foi Rndurile urmtoare reprezint indicaii pentru mutarea, inserarea i tergerea foilor care sunt incluse ntr-o adres 3-D. Formula: =SUM (Sheet2:Sheet6!A2:A5) este folosit ca exemplu. Dac se insereaz foi ntre Sheet2 i Sheet6 (foaia de sfrit n acest exemplu), valorile din zona de celule (A2:A5) din foile inserate sunt incluse n calcul; 76

Capitolul IV. Utilizare formule

Dac se terg foi ntre Sheet2 i Sheet6 din registrul de lucru, valorile lor sunt eliminate din calcul; Dac se mut, fie Sheet2 fie Sheet6 ntr-un alt loc din registrul de lucru, calculul se ajusteaz astfel nct, s se adapteze noii zone a foilor dintre ele; Dac se mut foi, ntre Sheet2 i Sheet6 ntr-un loc din afara zonei de foi referite, valorile lor sunt eliminate din calcul. Dac se mut, o foaie de sfrit dincolo de cealalt foaie de sfrit, rezultatul s-ar putea s nu fie cel ateptat. De exemplu, dac se mut Sheet6 nainte de Sheet2 ntr-un registru de lucru, o formul ce conine adresa Sheet2:Sheet6!A1, se va modifica n Sheet2:Sheet5!A1. Exemplul nr 1: Utilizarea formulelor simple de calcul n rezolvarea problemelor economice. Pentru firma ABC se cunoate profitul net n valoare de 975.854.000 lei. Participarea la capitalul firmei a fost: SC XXXX, n proporie de 30%; Persoan fizic - Pop Ion, n proporie de 47%; Persoan fizic Dan Vasile, n proporie de 23%; Impozitul pe dividende este de 5% pentru persoanele fizice i 10% pentru societile comerciale. Se cere s se calculeze impozitul pe dividende pentru fiecare contribuabil i pe total i valoarea dividendelor brute i nete. Rezolvare:

Figura nr. 4.15. Formulele de calcul pentru dividende i impozit

Figura nr. 4.16. Rezultatul calculului dividendelor i impozitului pe dividende

77

Capitolul IV. Utilizare formule

4.5. Utilizarea numelui n adrese


Un nume este un identificator uor de memorat care se creeaz pentru referirea la o celul, un grup de celule, o valoare sau o formul. Utilizarea numelor prezint urmtoarele avantaje : Fiecare registru de lucru, poate partaja un singur set de nume. Numele care sunt create pentru a adresa celulele dintr-o foaie de calcul, pot fi folosite n tot registrul de lucru, eliminnd necesitatea de a recrea nume pentru fiecare foaie de calcul nou sau de a tasta adrese de foi de calcul, n formule. Seturi de foi de calcul nrudite, pot fi inute mpreun pentru a profita de pe urma acestei faciliti; Se pot crea i nume speciale care s fie specifice unei foi anume. Aceasta permite folosirea numelor comune, cum ar fi de exemplu "Vnzri", pentru a defini celulele nrudite de pe foi diferite, ale aceluiai registru de lucru; Se pot folosi adrese cu nume, aproape oriunde se poate folosi o adres obinuit, inclusiv n formule i cutii de dialog; Formulele care utilizeaz nume sunt mai uor de citit i memorat dect formulele care utilizeaz adrese de celule. De exemplu, =Venituri-Cheltuieli, este mai uor de citit dect formula =F6-D6; Dac se schimb structura foii de calcul, se poate actualiza adresa ntr-un singur loc i toate formulele folosind acel nume sunt automat actualizate; Se pot insera uor i rapid nume n formule, folosind cutia Name din bara de formule; Se poate ca Microsoft Excel s creeze automat nume pentru celule, bazate pe titlurile de rnduri sau coloane de pe foaia de calcul sau se pot introduce de ctre utilizator, aceste nume pentru celule sau formule. din panglica Pentru a defini nume, se utilizeaz butonul Formulas care deschide fereastra New Name. n caseta de editare Name, se scrie numele celulei. Dac va fi utilizat pentru ntregul registru, n caseta etichetat Scope: se selecteaz Workbook sau una din etichetele foilor de lucru (Sheet1, Sheet2...). Caseta etichetat Refers to: va conine adresa iniial numelui (de exemplu: Sheet8!$C$4), dar i adresa curent de lucru, dac acel nume va fi referit ntr-o alt foaie de calcul. Numele celulei

Utilizare n Sheet1

Adresa celulei Figura nr. 4.17. Atribuirea numelui unei celule 78

Capitolul IV. Utilizare formule

n ilustraiile urmtoare sunt prezentate exemple de utilizarea numelor n formule.

Exemplul nr 2: Utilizarea numelui celulelor n formule S se determine anuitatea specific, cunoscndu-se suma mprumutat de la o banc, numrul perioadelor pentru restituire i rata dobnzii. Rezolvare:
Se va utiliza funcia PMT ale crei argumente, vor fi numele celulelor i nu valorile din celule (Figura nr. 4.17. Numele celulelor ca argumente a funciilor). Formula din celula B1 este : = -PMT(Rata_dobnzii;Numrul_Perioadelor; Suma_mprumutului). Celula B3 este numit Rata dobnzii Celula B4 este numit Numrul Perioadelor Celula B5 este numit Suma mprumutului

Figura nr. 4.17. Numele celulelor ca argumente a funciilor

Exemplul nr 3: Utilizarea numelui pentru zone de date n formule


Urmtoarea ilustraie va arta, cum se pot defini nume care se refer, la zone de date introduse pe o foaie de calcul. Zona B2:B4 este numit Ianuarie Zona C2:C4 este numit Februarie Zona D2:D4 este numit Martie Zona B2:D2 = Vnzri Zona B3:D3 = Cheltuieli Zona B4:D4 = Profit

Figura nr. 4.18. Utilizarea de nume pentru zone de date n formule

Figura nr. 4.19. Atribuirea numelor diferitelor zone de date 79

Capitolul IV. Utilizare formule

Dup ce a fost definit un nume pentru o celul sau zon, se va putea: nlocui n totalitate sau parial, adresele care au acel nume n foaia de calcul prin aplicarea numelui. De exemplu: Linia Profit poate fi calculat prin formula =Vnzri-Cheltuieli aplicat primei coloane i apoi, prin autoumplere tras peste restul (Figura nr. 4.19. Atribuirea numelor diferitelor zone de date).
Redefini un nume prin, editarea adresei sau formulei, adic prin actualizarea tuturor formulelor care folosesc acel nume.

Cutia Name Manager Cutia Name Manager din panglica de formule se utilizeaz pentru: a defini un nou nume; a redefini un nume existent; a terge un nume din list. Odat ce a fost definit un nume, el apare n Name Manager (Figura nr. 4.20. Gestionarea numelor).

Figura nr. 4.20. Gestionarea numelor Numele create prin Define Name care pot fi utilizate n calcule, se pot vedea . dac se acioneaz butonul Use in Formula Pentru a deschide cutia nume, se efectueaz click pe sgeat. De exemplu, numele definite pentru ilustraia precedent apar n cutia nume, aa cum este artat n urmtoarea ilustraie: Dac celula sau zona curent selectat a fost numit anterior, numele ei apare n zona de adrese; altfel apare adresa celulei curente. Fr spaii n definirea numelor

Figura nr. 4.20. Numele definite pentru a fi utilizate n formule 80

Capitolul IV. Utilizare formule

Atunci cnd se selecteaz un nume din cutia de nume : Numele selectat este inserat n formul, dac bara de formule este activ; Numele zonei sau al celulei este selectat, dac bara de formule nu este activ; Atunci cnd, se tasteaz un nume ntr-o zon de adrese: Dac numele nu a fost definit, este definit ca celula sau zona curent selectat i adugat n lista numelor; Dac numele a fost definit, numele celulei sau zonei este selectat automat.

Nume 3-D Un nume poate fi definit i de o adres 3-D. De exemplu, numele YTD-Vnzri poate fi definit ca =Sheet2:Sheet13!F2:F11, unde F2:F11 conin datele vnzrilor lunare de pe fiecare foaie de calcul din registrul de lucru, aflate ntre i inclusiv Sheet2 i Sheet13. Aceleai reguli de la adresele 3-D, se aplic i numelor 3-D.

Nume Book-Level (Nivel-registru) i Sheet-Level (Nivel-foaie) n mod normal, dup ce a fost definit un nume pe orice foaie dintr-un registru de lucru, se poate folosi acel nume pe oricare alt foaie din registrul de lucru, dar numele duplicate nu sunt permise. n acest caz, numele respectiv poart denumirea de nume nivel-registru (Book-Level). Dac va fi definit numele Vnzri pe Sheet1 i apoi se dorete definirea unei zone diferite, folosind acelai nume pe Sheet2, numele Vnzri este redefinit cu noua adres, deoarece nu se permit dublurile. Se pot de asemenea, crea nume nivelfoaie (Sheet-Level) care sunt folositoare dac, se dorete utilizarea unui nume comun cum ar fi Vnzri, pe mai multe foi din acelai registru de lucru. Se va aeza, naintea textului numelui care va fi creat numele foii, urmat de un semn de exclamare (Figura 4.21. Folosirea numelor Sheet-Level).

Se folosete numele Suma mprumutului n loc de adresa B$8

$B8

Figura 4.21. Folosirea Sheet-Level numelor

81

Capitolul IV. Utilizare formule

Atunci cnd se folosete un nume nivel-foaie ntr-o formul de pe foaia de calcul pe care este definit numele, nu se tasteaz numele foii i semnul de exclamare i nici ele nu apar n cutia nume, din bara de formule. Utiliznd exemplul precedent, dac se introduce o formul pe Referine_mixte i se insereaz numele Suma_mprumutului n cutia nume din bara de formule, numele nivel foaie Referine_mixte!Vnzri este folosit chiar dac, numele nivel-registru Referine_mixte exist n registrul de lucru curent. Numele nivel foaie au prioritate, fa de numele nivel-registru, atunci cnd sunt utilizate pe foaia pe care sunt definite. Tabelul nr. 4.9. Numele de nivel i referirea lor
Tip nume Book-level (Nivel-registru) Poziia n cutia de dialog Define Name (Definete nume) Cutia Scope: Workbook (Nume n registrul de lucru) Exemplu de sintax Vnzri

Sheet-level (Nivel-foaie)

Cutia Refers To (Se refer la) Cutia Scope: SheetN sau un nume nume deja definit (Nume n registrul de lucru)

=Sheet2!$B$2:$D$2
Referinte_mixte!Numarul_perioadelor

sau

sau Sheet2!Vnzri

sau

Referinte_mixte!Sheet2!Vnzri

Cutia Refers To (Se refer la)

=Sheet2!$B$2:$D$2 sau

82

Capitolul IV. Utilizare formule

Se pot face referiri de asemenea, la numele nivel foaie de pe alte foi. n acest caz trebuie s se utilizeze numele ntreg, aa cum este definit. De exemplu, va fi introdus o formul pe Sheet3 ce folosete numele nivel foaie Sheet2!Vnzri, prin includerea numelui foii i a semnului de exclamare alturi de numele din formul, la fel ca n =SUM(Sheet2!Vnzri). Nume nivel-foaie apare n cutia de dialog Scope:, dac foaia unde este definit numele este foaia curent. Reguli pentru nume n definirea unui nume se vor utiliza urmtoarele: Caractere valide. Primul caracter trebuie s fie o liter sau un caracter liniu de subliniere ( _ ); celelalte caractere pot fi litere, numere, puncte i caractere liniu de subliniere ( _ ). Numele nu poate arta ca o adres (cum ar fi $A1 sau R1C1). Separatori. Nu sunt permise spaiile. Un caracter liniu de subliniere (_) sau un punct poate avea rolul de separator de cuvinte, de exemplu: Rata.dobnzii sau Rata_dobnzii. Lungime. Un nume poate avea maxim 255 caractere. Scriere cu majuscule. Se pot folosi litere mari sau mici. Microsoft Excel memoreaz numele, exact aa cum a fost introdus. Totui, nu face distincie la citirea numelor n formule, ntre litere mari i mici. Dac se definete numele i cu litere mari i cu litere mici, se poate face din aceasta un mod de a fi verificate ulterior. De exemplu, atunci cnd se introduce un nume n formule, se vor folosi doar litere mici. Dac Microsoft Excel recunoate numele, va fi automat convertit n forma corespunztoare de litere mari i mici. Dac acest lucru nu se ntmpl, probabil a fost scris greit numele.

Adresa zonelor de intersecie


Intersecia este alctuit din adresa comun dintre dou zone de celule ce se

intersecteaz. Operatorul de intersecie este caracterul spaiu. Numele, fac aceast facilitate uor de aplicat. Intersecie implicit. Dac se specific, adresa unui rnd sau a unei coloane de celule care ar trebui s fie adresa unei singure celule, Microsoft Excel alege doar o celul din acea adres pe care execut operaia. n ilustraia urmtoare, celula B6 conine formula =Profit*50%. Microsoft Excel caut o celul n acelai rnd sau coloan care, corespunde descrierii date n formul. n acest caz, zona numit Profit (B4:D4) include o celul n coloana B, aceeai coloan ca n formul. Ca urmare, celula folosit n formul este B4. Mai mult, o instruciune de intersecie complet ca cea din formula din celula A6, nu este necesar. Dac se copiaz la dreapta formula, fiecare formul nou utilizeaz o celul din zona Profit i care este n aceeai coloan ca formula copiat. 83

Capitolul IV. Utilizare formule

Exemplul nr 4: Intersecia n formule n ilustraia urmtoare, numele sunt folosite n trei formule, fiecare folosind diferit intersecia (Figura nr. 4.22. Intersecia n formule).
Formulele din rndul 4 folosesc intersecia implicit pentru a se referi la celulele din aceeai coloan care sunt incluse n zonele numite Vnzri (B2:D2) i Cheltuieli (B3:D3).

S-a definit intersecia: Martie Spaiu Cheltuieli

Aceast formul folosete intersecia implicit pentru a se referi la celula din aceeai coloan (B4) care este inclus n zona numit Profit (B4:D4).

Aceast formul folosete operatorul intersecie (spaiu) pentru a ntoarce valoarea 800, care este coninut n celula D3, situat la intersecia zonelor numite Martie (D2:D4) i Cheltuieli (B3:D3).

Figura nr. 4.22. Intersecia n formule Observaie: Nu se va putea utiliza nici intersecia implicit, nici cea explicit cu numele 3-D. Formule i constante cu nume Se poate defini, de asemenea, un nume unei formule, prin punerea acelei formule ntr-o celul folosind butonul de comand Define Name (Definete Nume). Se definete un nume pentru o formul atunci cnd, aceasta apare n multe locuri printr-un registru de lucru. n urmtoarea ilustraie, numele PMT este deja definit ca celula $C$5 de pe foaia de lucru Referinte_mixte, din registrul de lucru curent. n acest caz formula numit PMT poate fi referit de alte formule (Figura nr. 4.23. Atribuirea de nume formulelor).
Formula de la adresa absolut $C$5 a fost definit PMT

Figura nr. 4.23. Atribuirea de nume formulelor 84

Capitolul IV. Utilizare formule

O constant cu nume este similar unei formule cu nume doar dac, numele este definit de o valoare fix i nu de o formul. De exemplu, numele Dobnd poate fi definit ca = 13,8 %.

Editare adrese cu nume Odat definit, se pot insera sau terge celule sau rnduri i coloane ntregi din adresa unei celule cu nume i definirea numelui, se ajusteaz n mod corespunztor. De exemplu, se definete numele Impozite ca $A$1:$A$10. Dac se selecteaz rndul 3 i se insereaz un nou rnd, numele Impozite este redefinit ca $A$1:$A$11. Dac apoi, se terg rndurile 10 i 11, numele Impozite este din nou redefinit ca $A$1:$A$9. Dac se va muta o ntreag adres cu nume, numele este definit pentru a reflecta noua adres. De exemplu, cnd se selecteaz ntreaga zon de celule Impozite ($A$1:$A$10) i se mut n $B$1:$B$9, definiia trebuie s se schimbe pentru a se potrivi cu noua poziie. Mutarea acestui set de date ntr-o nou poziie, nu afecteaz definiia numelui i totui, valorile coninute n celulele mutate sunt n afara zonei cu nume i nu mai sunt incluse, n nici un calcul ce folosete acel nume.

Denumire adrese relative Microsoft Excel folosete n mod normal adrese absolute (cum ar fi =$A$1) pentru a defini nume. n felul acesta, numele introdus ntr-o celul se refer la o zon specific de celule i nu se modific dac se mut sau se copiaz celula, ce conine numele. Dac se dorete utilizarea unui nume, care ntotdeauna se refer la celule relative, la celulele ce conin numele se modific adresele, din absolute n adrese relative (cum ar fi =A1) n cutia de dialog New Name (Noul nume) prin tergerea semnului $ din adres. Trebuie s se utilizeze cu atenie adresele relative, deoarece adresele celulelor curente se modific atunci cnd o formul, folosind numele, este mutat sau copiat.

Valoarea de eroare #NAME? Formulele ntorc valoarea de eroare #NAME? , atunci cnd un nume specificat nu poate fi gsit. Dac va fi afiat valoarea de eroare #NAME?, se verific dac: s-a tastat corect numele, n formul; s-a tastat corect numele funciilor, n formul; s-a creat numele care se dorete a fi utilizat sau nu a fost ters din registrul de lucru curent; numele s nu fie pus ntre ghilimele. Microsoft Excel interpreteaz ca nume, doar texte care nu sunt ncadrate ntre ghilimele;

85

Capitolul IV. Utilizare formule

nu s-a omis un semn de tipul dou puncte ntr-o adres de zon. Dac se tasteaz A1D10 n loc de A1:D10, Microsoft Excel l interpreteaz ca pe un nume.

Inserarea unui nume ntr-o formul Atunci cnd se introduce o formul, se va putea formula un nume existent folosind cutia nume din bara de formule. Dup tastarea unui operator sau a unui semn egal, se selecteaz numele din cutia Use in Formula sau se activeaz opiunea Paste Names, care deschide fereastra cu acelai nume (Paste Names). Se selecteaz i se execut un click pe un nume din aceast fereastr, nume care se va insera n formul (Figura nr. 4.24. Variante de selectare a numelor pentru formule). Se poate de asemenea, introduce un nume ntr-o formul prin tastarea direct a numelui.

Figura nr. 4.24. Variante de selectare a numelor pentru formule

Creare i aplicare nume n urmtoarea ilustraie, cutia de dialog Create Name from Selection(Creeaz nume pentru selecie) este utilizat pentru a defini nume bazate pe o zon selectat. n cadrul seleciei va intra att denumirea liniilor ct i a coloanelor. Pentru a afia aceast cutie de dialog, se folosete comanda Create from Selection sau din pagina Formulas care deschide fereastra cu acelai nume (Figura nr. 4.24. Crearea de nume pentru liniile i coloanele unui domeniu).

Figura nr. 4.24. Crearea de nume pentru liniile i coloanele unui domeniu 86

Capitolul IV. Utilizare formule

n cadrul acestei ferestre se vor bifa cutiile Top row i Left column. Att pe coloane ct i pe linii se creaz noi nume, aa cum se vede n fereastra Name Manager (Figura nr. 4.25. Fereastra Name Manager).

Figura nr. 4.25. Fereastra Name Manager


Numele create de Microsoft Excel sunt pentru urmtoarele adrese (Tabelul 4.9. Adresele numelor create):

Tabelul 4.9. Adresele numelor create


Numele Vnzri Cheltuieli Este definit ca =Def_Nume!$B$2:$D$2 =Def_Nume!$B$3:$D$3 =Def_Nume!$B$4:$D$4 =Def_Nume!$B$2:$B$4 =Def_Nume!$C$2:$C$4 =Def_Nume!$D$2:$D$4

Profit
Ianuarie Februarie Martie

n aceste adrese, Def_Nume este numele foii de calcul n care se face definirea numelor.

n ilustraia precedent, rndurile Vnzri i Cheltuieli conin valori constante. Rndul Profit conine formule. Numele nou create, por fi aplicate acum formulelor existente de pe foaia de calcul. De exemplu, celula B4 conine formula B2-B3. Dup aplicarea numelor, formula devine =Vnzri-Cheltuieli, deoarece adresele din formul corespund zonelor cu nume, din aceeai coloan.

Utilizarea numelor n alte registre de lucru Se poate de asemenea, s se fac referiri la un nume care a fost definit ntr-un alt registru de lucru. Atunci cnd se folosete adresa unui nume dintr-un alt registru de lucru, se creeaz o legtur cu cellalt registru de lucru. 87

Capitolul IV. Utilizare formule

Copierea zonelor cu nume ntre registrele de lucru Dac va fi copiat o formul ntr-un alt registru de lucru care conine un nume ce este deja definit n registrul de lucru destinaie, Microsoft Excel afieaz un mesaj prin care utilizatorul este ntrebat dac dorete, s foloseasc definiia existent a numelui. Pentru a folosi definiia care exist deja n registrul de lucru destinaie, se alege butonul Yes (Da). Pentru utilizarea definiiei numelui aa cum este copiat din registrul de lucru surs, se alege butonul No (Nu). Dac se alege butonul No (Nu), Microsoft Excel va solicita crearea unui nume diferit, pentru definiia ce este copiat.

Preluarea datelor de pe Internet Pentru a referenia o valoare dintr-o foaie de calcul tabelar stocat pe Internet, trebuie s existe o legtur la Internet, activat. Se utilizeaz urmtorul format: =http://www.Domeniul_Utilizator.com/[Foaia_de_lucru.xlsx]Sheet1!Celula De exemplu:

=http://www. infovest.com/[Impozite.xlsx]Activ_Salariale!B12
Se recomand ca, citirea unei astfel de referine s se fac ncepnd din dreapta. n acest exemplu se face referire la celula B12 din lista numit Activ_Salariale, dintr-o foaie de calcul tabelar numit Impozite.xlsx, depozitat ntr-un site Web numit www.infovest.com. Referina la pagina Web trebuie ncadrat ntre ghilimele simple, iar denumirea registrului de lucru ntre paranteze drepte.

88

DIAGRAME

5.1. Tipuri de diagrame


Ce este o diagram? O diagram este o reprezentare grafic a datelor ntr-o foaie de calcul. Ele demonstreaz rapid i eficient natura datelor prezentate. Valorile din celulele unei foi de calcul sau datele selectate sunt afiate n diagrame ca bare, linii, coloane, sectoare de cerc sau sub alte forme. Grupele de date sunt serii de date, care se difereniaz prin culori sau modele. Reprezentnd datele ntr-o diagram, ele pot fi mai clare, mai interesante de citit. Diagramele pot ajuta, de asemenea, la evaluarea datelor i la realizarea unor comparaii ntre diferite valori ale unei foi de calcul.

Diagramele aplicaiei Excel n ceea ce privete aplicaia Excel, exist 11 tipuri standard, fiecare dintre ele avnd mai multe variante. n completarea acestora se mai gsesc i alte diagrame n seciunea Templates. Tipurile de diagrame: Diagrama cu coloane (Column): este utilizat pentru compararea valorilor diferite, n acelai interval de timp;

Diagrama cu bare (Bar): este asemntoare diagramei cu coloane, ceea ce le difereniaz este faptul c, cele dou axe sunt inversate. Sunt utilizate tot pentru a compara, valori diferite ntr-o perioad de timp;

89

Capitolul V. Diagrame

Diagrama cu linii (Line): este utilizat pentru a ilustra, evoluia n timp a uneia sau a mai multor mrimi, indicnd tendinele i proieciile;

Diagrama circular (Pie): permite ilustrarea relaiei dintre prile unui ntreg;

Diagrama cu suprafee (Area): este similar celei cu linii i este utilizat pentru a ilustra variaia n timp;

Diagrama inelar (Doughnut): este asemntoare diagramei circulare i ilustreaz, ct reprezint fiecare parte dintr-un ntreg;

Diagrama radar (Radar): este utilizat pentru a ilustra relaiile dintre diferite serii de date i relaiile dintre fiecare serie i toate celelalte;

Diagrama cu suprafee 3D (Surface): este utilizat pentru a ilustra dependenele dintre mai multe variabile sau pentru a reprezenta cantiti mari de date, din mai multe perspective sau mai multe perioade de timp;

90

Capitolul VII. Diagrame

Diagrama cu bule (Bubble): permite ilustrarea relaiilor dintre mai multe serii de date;

Diagrama bursier (Stock): este potrivit pentru a ilustra variaii n timp;

Diagrama Scatter (XY de mprtiere): indic relaiile dintre cele mai multe valori din cadrul unei serii, i gsete utilitatea cel mai bine n statistic, artnd legturile dintre punctele date i poziia lor fa de valoarea medie.

Terminologia diagramelor n realizarea diagramelor se utilizeaz urmtoarele: Data series: reprezint o serie de date nrudite; ocup de regul o singur coloan sau un singur rnd, n foaia de calcul; Axis: diagramele aranjeaz datele n planul determinat de dou axe: axa vertical (axa Y) i axa orizontal (axa X); Legend : definete elementele separate ale unei diagrame.

5.2. Crearea diagramelor


Excel 2007 prezint mbuntiri substaniale fa de versiunile precedente, oferind un control mai mare asupra aspectului diagramelor. Utilizatorul indic programului Excel, ce date dorete s vizualizeze n cadrul diagramei i selecteaz tipul de diagram, iar programul Excel face restul. Diagrame ncorporate i foi diagram Diagramele pot fi create ca pri ale unei foi de calcul sau ca foi de calcul independente.

91

Capitolul V. Diagrame

Se poate crea o diagram ncorporat, ca un obiect ntr-o foaie de calcul atunci cnd, se dorete afiarea diagramei mpreun cu datele ei asociate. De exemplu, se poate folosi o diagram ncorporat ntr-un raport sau n alte documente pentru care este necesar s se afieze o diagram, n contextul datelor foii de calcul. Se poate crea o foaie diagram ca o foaie separat ntr-un registru de lucru atunci cnd, se dorete afiarea diagramei separat de datele asociate ei. Se poate face acest lucru atunci cnd, se dorete afiarea de proiecii suprapuse ale diagramelor - ca parte integrant a unei prezentri. Indiferent dac se va crea o diagram ncorporat sau o foaie diagram, datele din diagram sunt automat legate la foaia de calcul, din care provin. Cnd se schimb datele din foaia de calcul, diagrama este actualizat pentru a reflecta aceste schimbri.

Crearea unei diagrame incluse n foaia de calcul Pentru realizarea acestei operaii se efectueaz urmtorii pai: Se selecteaz datele care vor fi incluse n diagram, reprezentate prin una sau mai multe serii de date (dac se introduc etichete sau nume se selecteaz i acestea); Se alege tipul diagramei din banda Insert, grupul de instrumente Charts i apoi o variant din cadrul tipului respectiv. Programul Excel analizeaz datele i etichetele i construiete diagrama. Unele diagrame cum este diagrama circular, poate reprezenta grafic o singur serie de date, n timp ce altele pot reprezenta una sau mai multe serii. Seria de date este un singur grup de date, care ar putea fi selectat, dintr-o coloan sau un rnd. Ea trebuie s fie continu pe rnd sau coloan, fr celule goale pe parcurs. Cnd se selecteaz o serie de date, se includ n cadrul acesteia etichetele coloanei sau liniei. Programul Excel va analiza aceste etichete pentru a indica, n cadrul diagramei, ce s-a reprezentat grafic. Diagrama creat va fi afiat lng datele din foaia curent. Pentru a fi mutat n alt poziie se trage de chenarul su. Redimensionarea diagramei se realizeaz executnd un click pe un col i trgnd mouse-ul spre interior sau spre exterior. Mutarea n alt foaie de lucru se realizeaz dac se execut click dreapta pe diagram, se selecteaz opiunea Move Chart (mutarea diagramei) i apoi opiunea New Sheet (foaie nou), atribuind denumire noii foi de lucru n care se va afla diagrama.

5.3. Activarea i modificarea diagramelor


Pentru a modifica diagramele, se poate utiliza meniul de comenzi rapide, executnd click pe butonul dreapta n zona diagramei. n acest fel se poate modifica tipul diagramei, domeniul datelor, etichetele axelor etc.

92

Capitolul VII. Diagrame

Modificarea tipului diagramei Din meniul cu comenzi rapide se selecteaz opiunea Change Chart Type va aprea caseta de dialog Change Chart Type (Figura nr. 5.2. Tipurile de diagrame) care conine tipurile i variantele de diagrame, care pot fi realizate cu ajutorul aplicaiei Excel. Pentru a modifica rapid diagrama, se selecteaz un nou tip din lista afiat i apoi se execut dublu click pe varianta dorit. Metoda cea mai rapid de modificare a unei diagrame o constituie bara de instrumente Charts din banda Insert (Figura nr.5.1. Bara cu instrumente pentru diagrame). Se selecteaz un nou tip de diagram, din lista afiat de aceasta se alege varianta dorit i se execut dublu click pe ea. Programul Excel va modifica diagrama, prezentnd-o n noua form.

Figura nr. 5.1. Bara cu instrumente pentru diagrame

Figura nr. 5.2. Tipurile de diagrame Dac nu s-a selectat un tip de diagram care s reprezinte sugestiv datele, se va executa un click pe butonul Undo Change... (Ctrl+Z) din bara cu instrumente Quick Access i se selecteaz un alt tip de diagram.

Modificarea componentelor diagramei O diagram este format din mai multe obiecte. Pentru a activa un obiect din componena diagramei, se execut click pe aceasta. Majoritatea componentelor diagramei cum sunt axele, marcajele de date, marcajele de diviziuni, titlurile, legendele, pot fi modificate.

93

Capitolul V. Diagrame

Pentru a modifica orice obiect al diagramei, se dispune de trei metode: Se pot schimba culorile, modelele sau formele oricrui obiect executnd dublu click pe obiectul respectiv. n urma acestei aciuni, va fi afiat caseta de dialog Format specific obiectului respectiv, n cadrul cruia se selecteaz opiunile pentru formatarea obiectului. De exemplu, dac s-a selectat legenda se afieaz fereastra de dialog Format Legend Entry (Figura nr. 5.3. Caseta pentru formatarea Legendei).

Figura nr. 5.3. Caseta pentru formatarea obiectelor


Se indic un obiect al diagramei i va aprea un Help Prompt cu numele obiectului respectiv. Dup aceasta se execut click cu butonul din dreapta, pentru a afia meniul de comenzi rapide din care se alege Format ...pentru a afia caseta de dialog Format...De exemplu, s-a fixat cursorul pe obiectul Data Point, iar din meniul rapid se va selecta comanda Format Data Point care deschide caseta de formatare pentru acel obiect (Figura

nr. 5.4. Apelarea formatrii obiectelor din meniul rapid).

Figura nr. 5.4. Apelarea formatrii obiectelor din meniul rapid


Cea de-a treia variant const n selectarea benzii Chart Tools, din cadrul acesteia se selecteaz opiunea Layout pentru a se afia casetele de instrumente pentru selecia curent, inserri de obiecte, etichete, axe. Pentru a activa Chart Tools se execut un click n interiorul diagramei. Din grupurile afiate se selecteaz cel ce corespunde unui anumit obiect din cadrul diagramei.

94

Capitolul VII. Diagrame

Figura nr. 5.5. Butoane de aciune pentru modificri n diagram


Exemplu: Pentru datele din tabelul urmtor s-a realizat o diagram circular.

Obiectele diagramei

Figura nr. 5.6. Modificarea obiectelor diagramei Adugarea titlurilor Aplicaia Excel permite att adugarea unui titlu diagramei, ct i adugarea de titluri axelor. Paii care se parcurg sunt urmtorii: Din pagina Layout se selecteaz Chart Title, care deschide lista autoderulant, din care se alege diagrama cu sau fr titlu; se alege opiunea More Title Options care deschide fereastra Format Chart Title n cadrul creia se stabilesc opiunile pentru titlu.

Figura nr. 5.7. Adugarea titlurilor la diagrame Sau Se execut click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe diagram i se alege Format Chart Title (Figura nr. 5.7. Adugarea titlurilor la diagrame). 95

Capitolul V. Diagrame

Modificarea textului dintr-o diagram Se procedeaz n felul urmtor: Se execut click cu butonul dreapta de mouse pe textul care va fi mbuntit. Textul respectiv va fi ncadrat ntr-o caset, iar pe ecran va aprea meniul de comenzi rapide; Se selecteaz opiunea Font, opiune care deschide fereastra cu acelai nume pentru alegerea tipului de caractere, dimensiuni, stilului i a efectelor acestora; Se activeaz cutia de dialog Format, cutie ce conine etichete pentru adugarea chenarelor i haurilor precum i modificarea alinierii textului. n cutia de dialog Format sunt introduse preferinele utilizatorului; Se execut click pe butonul OK.

Figura nr. 5.8. Modificarea textului ntr-o diagram Modificarea cadrului diagramei Cadrul diagramei va putea fi modificat executnd click cu butonul dreapta al mouse-ului pe diagram i alegnd din meniul rapid Format Chart Area. Fundalul poate fi colorat, se poate insera o imagine grafic i alte opiuni ale utilizatorului (Figura nr. 5.9. Modificarea cadrului diagramei).
Culoare pe fundal

Imagine pe fundal

Figura nr. 5.9. Modificarea cadrului diagramei 96

Capitolul VII. Diagrame

Modificarea axelor Pentru a modifica aspectul axelor X i Y, se procedeaz n felul urmtor: Se execut click cu butonul dreapta al mouse-ului pe axa care va fi modificat i se alege Format Axis din meniul rapid sau se execut click pe axe i se deschide cutia de dialog Format Axis (Figura nr. 5.10. Modificarea axelor). Se selecteaz opiunile utilizatorului n cutia de dialog; Se execut click pe butonul Close.

Figura nr. 5.10. Modificarea axelor

Modificarea dimensiunilor diagramei Dup ce s-a creat graficul pentru o anumit problem s-ar putea, s fie necesar redimensionarea acestuia, pentru a se ncadra n foaia de calcul. Spre deosebire de documentele realizate cu ajutorul unui procesor de texte, foaia de calcul tabelar se bazeaz pe plasarea exact a datelor, n cadrul grilei dreptunghiulare. n vederea redimensionrii graficului, se execut un click n interiorul su pentru a fi afiate reperele de dimensionare i se trage spre interior sau spre exterior pentru a micora sau mri dimensiunile imaginii. Pentru ca diagrama s fie mutat n alt poziie, n acceai foaie de lucru) se execut un click n interiorul ei i se trage n locul dorit. Diagrama creat poate fi mutat oriunde n cadrul foii de lucru. Dac nainte de a se insera diagrama s-a selectat o celul a foii de calcul, programul Excel nu plaseaz imaginea creat n acea celul, ci sub aceasta. Modificarea imaginii Atunci cnd s-a inserat o diagram, programul Excel a trecut la banda Format i au devenit vizibile opiunile Picture Tools (instrumente pentru imagini). Se vor putea utiliza aceste instrumente pentru modificarea diagramei. Se va executa un click pe 97

Capitolul V. Diagrame

imagine i apoi pe tabulatorul Format din cadrul benzii. De exemplu, grupul de butoane Picture Styles (stilurile diagramelor) permit s se realizeze modificri asupra chenarului i formei imaginii. n timp ce se utilizeaz un buton din grupul respectiv, caracteristica Live Preview a programului, va arta aspectul imaginii. Se poate selecta butonul Picture Shape (forma imaginii) pentru a se afia lista cu formele posibile, din care se va selecta cel adecvat problemei. Butoanele Picture Border (chenarul imaginii) pun la dispoziie diferite variante de borduri. Butoanele Picture Effects (efectele diagramei) pun la dispoziie efecte suplimentare pentru imaginea grafic creat. n cazul n care se dorete eliminarea unei poriuni din diagram, se va realiza aceast operaie cu ajutorul butonului Crop (retezare). Cu ajutorul butoanelor pentru dimensiuni, situate n extremitatea dreapt a benzii Format, se poate modifica nlimea i limea diagramei. Alte instrumente pentru editarea i modificarea diagramei, ce se afl n partea stng a benzii Format, sunt: Brightness (strlucire), Contrast, Recolor (recolorarea graficului), Compress Pictures (comprimarea imaginilor), Change Picture (modificarea imaginii). Dac s-au efectuat prea multe modificri, se va putea reface imaginea executnd un click pe opiunea Reset Picture (refacere imagine). Pentru a se anula doar ultima modificare, se va aciona butonul de comand Undo. Observaii: Dac s-a creat o diagram 3-D se pot personaliza toate aspectele sale. Executnd un click dreapta pe diagram i selectnd opiune a 3-D View din meniul contextual, se pot introduce umbre, se poate folosi unghiul de rotaie pentru a roti diagrama cu un anumit unghi. Formatarea suprafeei diagramei se poate realiza deschiznd caseta de dialog Format Chart Area care prezint diversele opiuni 3-D ce pot fi modificate.

Exemplu: Realizarea unei diagrame cu linii ntr-o ntreprindere cunoscndu-se producia pe primele 6 luni ale anului, costurile fixe, costul unitar variabil, preul unitar pe produs i producia realizat, se cere s se determine: costurile variabile pe tipuri de produse i total, costurile totale, marja brut de acumulare pe produs, cifra de afaceri pe produs i total. S se reprezinte grafic evoluia costurilor fixe i totale, comparativ cu cifra de afaceri. Rezolvare: Formulele de calcul sunt prezentate n figura nr. 5.12. Determinarea cifrei de afaceri.

98

Capitolul VII. Diagrame

Figura nr 5.12. Determinarea cifrei de afaceri Rezultatul calculului:

Figura nr 5.13. Calcularea cifrei de afaceri

Figura nr 5.14. Graficul evoluiei cifrei de afaceri

Pentru reprezentarea grafic s-a ales varianta diagramei cu linii fiind cea mai sugestiv pentru aceast problem. Analiznd graficul se observ c, pn la un anumit punct, costurile variabile cresc proporional cu cifra de afaceri, dup care costurile variabile scad, cifra de afaceri continund s creasc. Se constat c, acela este punctul n care marja brut de acumulare este 100, iar dac producia va crete peste acel punct, profiturile vor crete (Figura nr 5.14. Graficul evoluiei cifrei de afaceri).

99

Capitolul V. Diagrame

5.4. Crearea de obiecte grafice


Puterea de analiz i de trasare a diagramelor de ctre programul Excel, combinat cu graficele foilor de calcul i comenzi macro, ofer capaciti de proiectare i tehnoredactare de calitate profesional. Programul Excel d posibilitatea includerii n pagin a unor elemente care, adaug informaii elegante i utile rapoartelor i anume: desene compuse din linii, sgei, cercuri, elipse, dreptunghiuri i ptrate; casete de text coninnd titluri sau paragrafe de text, texte rotite; diagrame i texte nglobate din alte aplicaii Windows; imagini de diagrame sau de domenii de foi de calcul, care sunt actualizate cnd se actualizeaz diagramele sau domeniile; elemente grafice profesionale, ilustraii sau sigle din alte programe de desenare Windows, colecii de imagini grafice sau imagini scanate; comenzi macro conectate la obiecte grafice, astfel nct selectarea unui obiect genereaz executarea unei macro-comenzi. Imaginile care pot fi inserate prin programul Excel pot proveni din mai multe surse: programe grafice independente, scanere sau pachete de colecii de imagini grafice care, furnizeaz imagini gata pentru inserare n foaia de lucru. Utiliznd aceste imagini se pot crea seturi de ilustraii, de la cele mai simple la cele mai complicate. Toate imaginile inserate provin de la o surs extern programului Excel, fiind diferite de alte obiecte grafice care, pot fi create utiliznd bara cu instrumente Drawing a programului Excel, utiliznd aceast bar de elemente, se creeaz un element grafic care exist doar ca parte a foii de calcul Excel. Datorit faptului c programele grafice independente sunt deseori mult mai puternice dect instrumentele din bara de lucru Drawing, programul Excel permite utilizarea ambelor elemente grafice, de la cele mai simple desene, construite de ctre fiecare n cadrul programului Excel, la elemente grafice sofisticate i create cu ajutorul programelor grafice independente. Colecia de imagini grafice Clip Art conine elemente i imagini grafice pentru a ilustra documentele. Ele se gsesc pe disc i sunt vndute n general pe categorii: elemente grafice pentru afaceri, educaionale etc. Pentru a insera elemente de tip Clip Art se procedeaz astfel: se fixeaz cursorul ntr-o celul a foii de calcul, unde se dorete a se insera imaginea grafic; se selecteaz panglica Insert; din grupul de instrumente Illustrations se activeaz butonul Clip Art; n dreapta foii de calcul se deschide fereastra Clip Art; din aceast fereastr se selecteaz colecia de grafice, din cadrul creia se alege o imagine grafic; la executarea unui click pe ea, la poziia celulei selectate iniial, se plaseaz o copie a respectivei imagini (Figura nr 5.15. Inserarea elementelor Clip Art).

100

Capitolul VII. Diagrame

Figura nr 5.15. Insetrarea elementelor Clip Art

Dac s-a selectat butonul Picture se poate insera o imagine BMP ca n figura alturat. Figura nr 5.16. Inserarea imaginilor de tip Picture

Figura nr 5.17. Selectarea imaginilor grafice SmartArt

Acionarea butonului SmatArt deschide galeria de imagini grafice SmartArt (Figura nr 5.17. Selectarea imaginilor grafice SmartArt). n cadrul acesteia se gsesc imagini grafice de tip: List, Process, Cycle, Hierarchy, Relatioships, Matrix, Piramid. Executnd un click pe una dintre aceste imagini, respectiva imagine se va insera la celula selectat n cadrul foii de calcul. Inserarea obiectelor de tip Shapes se realizeaz activnd butonul cu acelai nume, din grupul de instrumente Illustrations. Se deschide galeria de instrumente i se selecteaz unul pentru inserare (Figura nr. 5.18. Inserarea obiectelor de tip Sharpes).

101

Capitolul V. Diagrame

Figura nr. 5.18. Inserarea obiectelor de tip Shapes Unele programe conin colecii de imagini grafice gratuite, cum ar fi programul Word care conine dosarul ClipArt, imagini ce pot fi utilizate i n Excel. Dac pe calculator este instalat PowerPoint se poate utiliza i colecia de imagini grafice care este livrat odat cu acesta. Odat cu Microsoft Office mai este livrat i Microsoft Clip Gallery care permite organizarea i accesarea coleciilor grafice. Tipurile de imagini acceptate de programul Excel sunt detaliate n tabelul de mai jos: Tabelul nr. 5.1. Tipuri de imagini acceptate de Excel
Formatul programului Extensia fiierului

Tagged Image File Format Windows Metafile Encapsulated PostScript Windows Paint Windows Bitmap Formatul programului Computer Graphics Metafile HP Graphic Language DrawPerfect Micrografx Designer MacIntosh Picture

TIF (imagini scanate) WMF EPS BMP BMP Extensia fiierului CGM HLG WPG DRW PCT

Formatarea unor foi de calcul cu fundal grafic Pentru a mbunti valoarea unui raport, n fundalul acestuia se poate insera o pictur subtil, asemenea unui filigram al unei hrtii fine. Acest procedeu poate fi utilizat i n cazul inserrii siglei unei companii ntr-un raport, fr a o scoate foarte tare n eviden. Formatarea unei foi de calcul pentru utilizarea unei imagini grafice ca fundal, nseamn repetarea imaginii pe toat lungimea i limea foii. Aceast operaie se

102

Capitolul VII. Diagrame

numete tapetare i nu necesit mai mult memorie pentru graficele multiple dect pentru cele simple. Diferitele tipuri de elemente ale foii de calcul acoper fundalul. Dac acestea sunt de tip text, obiectele desenate sau diagramele care au opiunea None, ca opiune de umplere, permit s se vad prin ele fundalul. Dac este selectat opiunea Automatic i acestea sunt umplute cu alb sau cu alt culoare, atunci fundalul nu se vede prin ele.
Date ce puteau fi ascunse de fundalul grafic

Gradul de transparen al fundalului

Figura nr. 5.19. Formatarea fundalului imaginilor grafice Formatarea fundalului se poate face astfel: din meniul rapid, dup ce s-a executat un click n interiorul graficului, se selecteaz Format Chart Area;: pe opiunea Fill se selecteaz Picture on texture fill; la Texture se va selecta tipul de textur sau se caut un fiier de tip imagine grafic (opiunea File..), ori se selecteaz o imagine de tip Clip Art; odat ce s-a realizat selecia, graficul va avea imaginea pe fundal; pentru ca imaginea de fundal s fie transparent, la opiunea Transparency se deplaseaz rigla pn ce se obine vizibilitatea dorit (Figura nr. 5.19. Formatarea fundalului imaginilor grafice). Pentru a formata oricare dintre obiectele graficului, se procedeaz astfel: din panglica Layout, n seciunea Current Selection se selecteaz Chart Area.; lista autoderulant care se deschide va conine toate obiectele graficului curent (Figura nr. 5. 20. Selectarea obiectelor graficului); se selecteaz oricare dintre obiectele respective i apoi se deschide fereastra de dialog Format pentru obiectul respectiv; n cadrul ferestrei se aplic opiunile de formatare .

103

Capitolul V. Diagrame

Obiectele graficului curent

Figura nr. 5.20. Selectarea obiectelor graficului Pentru a nltura fundalul grafic, se reactiveaz caseta de dialog Format Chart Area, se selecteaz opiunea Fill i se bifeaz butonul No fill. Aceasta va avea ca efect eliberarea foii de calcul de imaginea din fundal (Figura nr. 5.21. Eliberarea graficului de imaginea de fundal).

Figura nr. 5.21. Eliberarea graficului de imaginea de fundal Pentru a manipula imaginea grafic, orice modificare trebuie fcut n fiierul grafic original, care a fost utilizat pentru formatarea fundalului grafic. Pentru a face fundalul imaginii grafice de aceeai mrime ca zona de tiprire din pagina Excel, sau a controla modul exact n care o imagine grafic se repet pe pagin i locul n care este poziionat, se pot urma etapele: se deschide fiierul grafic n Microsoft Paint; se selecteaz opiunea Image i apoi opiunea Attributes pentru afiarea casetei de dialog Attributes. Aceast caset controleaz mrimea paginii din spatele imaginii grafice;

Figura nr. 5.22. Caseta de dialog pentru atributele imaginii grafice 104

Capitolul VII. Diagrame

n caseta de editare Width se va tasta limea paginii, minus cele dou limi ale chenarului stabilite n Excel. Normal vor fi 8,5 inch minus 1,5 adic 7 inch (1280 pixeli); n caseta de dialog Height se va tasta nlimea paginii, minus cele dou nlimi ale chenarului, stabilite n Excel: Normal vor fi 11 inch minus 2 inch, adic 9 inch (1024 pixeli); se acioneaz butonul OK; dac se dorete mutarea imaginii grafice pe fundalul paginii, aceasta se va selecta, apoi se va aduce n noua poziie i se va plasa acolo. Se pot folosi i barele de derulare, pentru a muta fundalul mare al paginii n timp ce se trage imaginea; se salveaz imaginea grafic ca fiier BMP. Imaginea prelucrat va fi utilizat ca fundal. Din cauz c imaginea grafic i fundalul ei sunt de aceeai mrime, pe o pagin se va vedea o singur imagine.

5.5. Editarea obiectelor grafice


Pentru a selecta un obiect grafic n vederea mutrii, tergerii sau modificrii proprietilor este suficient, s se activeze cu un click al mouse-ului. n vederea selectrii unui obiect, cursorul trebuie s aib forma unei sgei. Indicatorul se schimb n momentul n care se afl n interiorul unui obiect. Cnd un obiect grafic este selectat, acesta este introdus ntr-un cadran dreptunghiular invizibil.

Figura nr. 5.23. Obiect grafic selectat Pentru a selecta mai multe obiecte, se va executa click pe primul obiect, dup care, concomitent cu apsarea tastei Shift se selecteaz celelalte obiecte, pe rnd. Fiecare obiect grafic este identificat printr-un numr i un tip asociat. Numrul indic ordinea, n care obiectul a fost creat. Dac se dorete gruparea tuturor obiectelor ntr-un singur obiect, de pe bara de instrumente Drawing, se va alege butonul Select Objects.

butonul Select Objects 105

Capitolul V. Diagrame

Cursorul mouse-ului se modific ntr-o sgeat asemntoare cu sgeata de pe buton. Pentru a selecta obiecte, utiliznd butonul Select Objects, trebuie tras cruciulia peste obiecte, pentru a le nconjura. n acest timp se poate observa un marcaj dreptunghiular care nconjoar obiectele. Pentru a selecta un obiect, acesta trebuie inclus complet. Odat cu eliberarea butonului mouse-ului, toate obiectele mprejmuite sunt selectate i marcajul dispare. Pentru a redimensiona zona selectat, se va verifica dac butonul Select Objects este nc activat, apoi se apas tasta Shift n timp ce se ncadreaz obiectele rmase. Dac se dorete excluderea unor obiecte din selecie, innd apsat tasta Shift se va executa un click, pe fiecare obiect care trebuie exclus din selecie. Pentru a exclude un grup din selecie, se va apsa butonul Select Objects, innd apsat tasta Shift i trgnd indicatorul mouse-ului peste grup. Pentru a deselecta toate obiectele, cel mai simplu mod este acionarea tastei ESC.

tergerea obiectelor grafice Dac obiectul este selectat, se va apsa tasta Delete sau Backspace sau se va selecta opiunea Clear, apoi Clear All din panglica Home. Pentru a terge o csu de tip text, aceasta trebuie selectat printr-un click pe marginea csuei, nu n interiorul acesteia, pentru c dac nu este selectat, va fi golit doar coninutul csuei. Pentru a anula efectul tergerii unui obiect grafic, se va alege comanda Undo sau se va apsa combinaia de taste Ctrl + Z.

106

UTILIZAREA FUNCIILOR

6.1. Definirea i clasificarea funciilor


Funciile sunt formule complexe predefinite, care execut o serie de operaii cu o gama de valori specificate. Funciile, asemenea formulelor, permit introducerea de valori n celulele foii de calcul. Prin intermediul lor se pot efectua calcule matematice i logice, prelucrri de texte, cutri de informaii despre foaia de calcul activ. Ele sunt mai simple, mai uor de scris i ocup mai puin spaiu n bara de formule. De exemplu, pentru a aduna valorile celulelor A1, B1, C1 se poate introduce funcia =SUM(A1:C1) n loc de =A1+B1+C1. Funciile accept informaii numite argumente i returneaz rezultate. Rezultatele pot fi: valori numerice, texte, referine, valori logice, matrici sau informaii despre foaia de calcul. Orice funcie trebuie s conin urmtoarele trei elemente: semnul egal, care arat c urmeaz funcia; numele funciei, care indic operaia ce va fi executat; argumentele, care indic adresele celulelor cu ale cror valori va opera funcia, valori de tip text, valori logice, tablouri de elemente, valori numerice. Argumentele funciei se scriu n paranteze rotunde, desprite ntre ele prin punct-virgul sau virgul. Se pot folosi urmtoarele argumente:
Argument Text Value Num References Serial_numb er Logical Array Text Valoare Numeric Tip Exemple de funcii i nume de argumente LEFT(text;num_chars) (ntre ghilimele sau o referin). LOOKUP(lookup_value;arra.;...) (text ntre ghilimele, un numr sau o referin). RIGHT(text;num_chars) (un numr sau o referina).

Referin de COLUMN(reference) (referin). celul Numr de tip DAY(serial_number) (sau o referin). dat/or Logic Matrice OR(logical1;logical2;) (sau o referin). TRANSPOSE(array) (sau o referin).

107

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Textele folosite ca argumente se introduc ntre ghilimele i pot avea maxim 255 caractere, inclusiv ghilimelele. Dac textul conine el nsi ghilimele, atunci acel cuvnt se va scrie ntre ghilimele duble. Pentru a afia o celul goal, se folosesc ghilimele consecutive. Ex: =IF(B5>20;;Valoare corect).
Adevrat Fals

Funcia analizeaz valoarea din celula B5. Dac aceasta este mai mare dect 20, nu se va afia nimic deoarece: pentru valoarea TRUE, funcia returneaz spaiu, iar pentru valoarea FALSE, funcia returneaz mesajul Valoare corect.

Introducerea funciilor n foaia de calcul Funciile pot fi introduse fie cu ajutorul tastaturii, fie prin utilizarea caracteristicii Paste Function. Generarea funciilor se poate face din banda de instrumente standard sau din bara de formule (Figura nr. 6.1. Banda cu instrumente standard i bara de formule).

Figura nr. 6.1. Banda cu instrumente standard i bara de formule

Figura nr. 6.2. Opiunile meniului Formulas n banda de instrumente standard se gsete opiunea Formulas care deschide o nou band, cu butoane pentru diferitele tipuri de funcii gestionate de biblioteca Function (Figura nr. 6.2. Opiunile meniului Formulas). Aici se afl butonul AutoSum(), utilizat n efectuarea sumei unui domeniu i butonul Insert Function, ce ghideaz programatorul n procesul de scriere a oricrei funcii. De exemplu, pentru funcia Product(C11/(H11)) afieaz tabelul din Figura nr. 6.3. Introducerea argumentelor pentru funcii.

108

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Figura nr. 6.3. Introducerea argumentelor pentru funcii Elementele din bara de formule i din banda de instrumente standard care se refer la funcii sunt:
Banda de instrumente Standard
AutoSum Insert Function Recently Used Financial Logical Text Date & Time Ajut la efectuarea sumei unui domeniu. Se introduce funcia SUM() n una sau n mai multe celule. Ghideaz n procesul de creare a oricrei funcii. Funciile recent utilizate. Funciile financiare Funcii logice

Funcii de tip text

Funcii de tip dat calendaristic

Lookup & Reference

Funcii de cutri i referine

Math & Trig More Function

Funcii matematice i trigonometrice Alte funcii: statistice, pentru calcule inginereti, cube, funcii de informare.

n bara de formule, funciile se introduc folosind aceleai procedee utilizate n cazul formulelor. De exemplu: se pot nsuma valorile din celulele A1:A4 editnd funcia 109

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

n bara de formule, astfel: =SUM(A1:A4). Este o metoda rapid, dar poate fi folosit doar atunci cnd se cunosc exact, argumentele care sunt necesare. Tabelul 6.1. Bara de formule
Bara de formule

Name Box (Caseta de nume) Zona de introducere a datelor

Afieaz referinele de celule sau numele celulei active. Afieaz funcia permind editarea ei.

Utilizarea butonului AutoSum Pentru c funcia SUM este una dintre cele mai des utilizate, programul Excel a creat o cale rapid pentru a o introduce, executnd click pe butonul AutoSum din banda cu instrumente de lucru standard. Poate fi activat i din Home/Autosum sau din Formulas/Autosum. Spre exemplu, funcia SUM poate efectua suma celulelor, cuprinse ntre dou poziii ale unei linii sau a unei coloane. AutoSum identific celulele care, urmeaz a fi adunate pornind de la celula curent selectat. Dac AutoSum identific greit grupul de celule, selecia poate fi corectat. Pentru a utiliza AutoSum se procedeaz astfel: se selecteaz celula n care se dorete a se insera suma (este bine s fie aleas, celula de la sfritul rndului sau coloanei); se execut click pe butonul AutoSum din banda de instrumente standard. AutoSum insereaz =SUM i grupul de celule din stnga sau deasupra celulei selectate; se poate selecta blocul de celule, astfel: se execut click pe celula selectat sau pe bara cu formule i se introduce grupul; se trage cursorul mouse-ului pe grupul corect de celule; se apas tasta <Enter>, totalul este calculat pentru grupul selectat i apare n celula activ. Utilizarea facilitii Insert Function Pentru a introduce mai uor o funcie este posibil utilizarea facilitii Insert Function. Se procedeaz n felul urmtor: se selecteaz celula n care se va insera funcia; se execut click pe butonul Insert Function, de pe banda Formulas care deschide caseta Insert Function (Figura nr. 6.4. Caseta Insert Function); Se selecteaz din lista category: tipul funciei care se dorete a fi inserat i aplicaia Excel afieaz numele categoriilor disponibile; Se selecteaz funcia, care se dorete a fi inserat din lista Select function i apoi se execut click pe butonul OK.

110

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Aplicaia Excel afieaz cutia de dialog Function Arguments. Aceast cutie difer de la o funcie selectat la alta i este folosit pentru a introduce valorile argumentelor; Se introduc gamele de valori sau celulele argumentului. Se mai poate introduce valoarea sau argumentul sau se poate trage de bara de titlu a cutiei de dialog, pentru a o deplasa i se execut apoi click pe celulele dorite;

Figura nr. 6.4. Caseta Insert Function Se poate alege butonul Cancel, pentru a abandona operaia de introducere a funciei; La acionarea butonului OK, aplicaia Excel insereaz funcia i argumentul n celula selectat i afieaz rezultatul.

Facilitatea de auditare a formulelor n caseta Formula Auditing se gsesc mai multe butoane cu rolul de a analiza formulele. Butonul Show Formulas va determina ca n foaia de calcul, s fie vizualizate formulele i nu, valorile returnate de funcii (Figura nr. 6.5. Utilizarea proprietii Show Formulas).

Figura nr. 6.5. Utilizarea proprietii Show Formulas

111

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Revenirea la prezentarea valoric, se realizeaz acionnd nc odat butonul Show Formulas din caseta Formula Auditing. n aceeai caset se gsete i butonul Evaluate Formula, prin intermediul cruia o anumit formul va fi prezentat detaliat n fereastra cu acelai nume (Figura nr. 6.6. Evaluarea formulelor).

Figura nr. 6.6. Evaluarea formulelor n vederea analizrii datelor dintr-un tabel, se poate face uz de facilitatea de vizualizare grafic a corelaiilor dintre celule. n acest scop, se va selecta o celul cu valori rezultate din calcule sau funcii i se apas butonul Trace Precedents din caseta Formula Auditing. De exemplu, valoarea 20000 a rezultat din nmulirea numrului 250 cu 80, numere ce apar punctate pe grafic sau valoarea 286.200 din celula B12 a fost obinut din datele de pe aceeai coloan, nsumndu-se rndurile B6 pn la B11 (Figura nr. 6.7. Vizualizarea grafic a coninutului unei celule rezultat din calcule).

Figura nr. 6.7. Vizualizarea grafic a coninutului unei celule rezultat din calcule 112

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Butonul Trace Dependence are rolul de a scoate n eviden, pentru o celul selectat, n care alte celule a fost referit (Figura nr. 6.8. Vizualizarea referinelor unei celule). De exemplu: celula C6 a fost referit n B6, C12, C13 i D15.

Figura nr. 6.8. Vizualizarea referinelor unei celule

6.2. Descrierea funciilor Excel 2007


6.2.1. Funciile financiare
Argumente des ntlnite n cadrul funciilor financiare sunt: rate (dobnda): reprezint dobnda corespunztoare intervalelor de timp, trebuie s aib aceleai uniti de msur cu cele ale argumentului nper; nper: reprezint numrul perioadelor cum ar fi: luni, trimestre, ani (dac dobnda este anual, trebuie mprit la 12 n cazul n care plile se efectueaz lunar); pmt (plata): reprezint valoarea constant care se pltete/primete n fiecare perioad (plile efectuate se introduc ca valori negative); vv (valoare viitoare): reprezint valoarea unei anumite sume la sfritul perioadei; vp (valoare prezent): reprezint valoarea unei anumite sume la momentul iniial; type (tip): poate lua dou valori (zero i unu), cnd acesta este 0 se presupune c banii sunt pltii la sfritul perioadei, iar dac este 1 plata este efectuat la nceputul perioadei (dac nu se introduce nici o valoare pentru tip, valoarea implicit este 0); estimarea: reprezint cea mai bun estimare a utilizatorului pentru dobnda final (valoarea implicit este 10%). 113

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Cele mai uzuale funcii financiare sunt:

Funcia FV
Formatul general este: FV(dobnda;nper;plata;vp;tip) Funcia FV se utilizeaz pentru a calcula valoarea pe care o va avea o anumit sum la o dat viitoare, adic suma respectiv plus dobnda. Valoarea viitoare (future value) poate fi calculat: fie pentru o serie de ncasri provenite din pli egale (depuneri ntr-un cont) fcute ntr-un numr de perioade nper, cu o anumit dobnd; fie pentru o sum global vp , ce poate fi investit la nceputul perioadei; fie prin combinarea celor dou. Observaie: Dac nu se introduc valori pentru vp i tip, acestea sunt considerate zero. Depunerile lunare i suma investit la nceputul perioadei se vor trece ca argumente ale funciei, cu semnul minus.
Exemplul nr 1:

n cazul n care se investete o sum global de 10.000 lei la nceputul perioadei i se adug cte 1.000 lei lunar pe o perioad de 3 ani, cu o dobnd fix de 17%, se cere s se afle care este valoarea total a investiiei la sfritul perioadei? Pentru rezolvarea problemei se va folosi: fie introducerea datelor direct n formatul general al funciei (n bara de formule); =FV(17%/12;3*12;-1000;-10000)63.135,22 lei fie introducnd datele n celulele foii de calcul i folosind referinele acestora, direct n celul sau n bara de formule, ori folosind fereastra de dialog Function Argumentes (Figura nr. 6.9. Utilizarea funciei FV).

Figura nr. 6.9. Utilizarea funciei FV 114

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

n acest exemplu dac nu s-a trecut valoare pentru argumentul Type, se consider a fi zero (0). Exemplul nr 2: S se determine suma de care se va dispune la sfritul a patru ani, n cazul n care se depun anual la banc 2000 USD cu o dobnd de 5% pe an. Rezolvare: Pentru calcul se utilizeaz funcia FV iar datele se introduc conform tabelului Figura nr. 6.10. Funcia FV n calculul valorilor viitoare Tabelul nr 6.2. C Introducere date pentru funcia FV

Rezultatul este cel din Figura nr. 6.10. Funcia FV n calculul valorilor viitoare

Figura nr. 6.10. Funcia FV n calculul valorilor viitoare Exemplul nr 3: n condiiile n care se dispune de o sum de 1.000.000 Lei i se decide investirea acesteia, iar rata inflaiei este de 20%, ce sum trebuie s se obin la sfritul celor trei ani, astfel nct s nu se nregistreze pierderi? Pentru rezolvare se utilizeaz funcia FV() ca n figura de mai jos.

Rezultatul este urmtorul:

Se observ lipsa argumentului nr 3 (plata). n acest exemplu argumentul plata ar fi putut s fie prezent, dac s-ar fi depus periodic cte o sum. Figura nr. 6.11. Utilizarea funciei FV n actualizarea valorilor datorit inflaiei 115

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Funcia IPMT
Formatul general al funciei este: IPMT(dobnda;perioada;nper;vp;vv;tip) Funcia IPMT calculeaz profitul din plata unei rente sau a unei valori viitoare. Poate fi utilizat, pentru determinarea dobnzii la o ipotec ntr-o perioad per din intervalul nper sau dobnda unui mprumut (vp) la un moment dat (perioada), dac se cunoate perioada pentru care s-a efectuat mprumutul (nper) i % dobnzii anuale (dobnda). Dac dobnda va fi ncasat la sfritul perioadei (tip =0), argumentul tip poate lipsi din formul. Observaie : argumentul perioada trebuie s se afle n intervalul 1 i nper.

Exemplul nr 1: Dac s-a efectuat un mprumut pe o perioad de 5 ani, cu o dobnda de 23% pe an, n valoare de 20.000.000 lei, se cere s se calculeze dobnda datorat n prima lun. Rezolvare: =IPMT(23%/12;1;5*12;20000000) Exemplul nr 2: S se calculeze dobnda datorat n a doua lun a unui mprumut, pe o durat de 4 ani, suma mprumutat fiind de 150 mil. lei, iar rata dobnzii fiind de 35% pe an. Rezolvare. Rezultatul se obine utiliznd funcia IPMT() astfel:

Fig nr. 6.12. Determinarea ratei lunare a dobnzii cu funcia IPMT

Funcia IRR
Formatul general este: IRR(valori;estimare) Funcia calculeaz, rata intern a profitului pentru o serie de beneficii nete plus dobnzile din estimare sau rata medie a profitului adus de o investiie (vp), ntr-o 116

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

perioad de timp determinat (np), cu o anumit valoare a estimrii. Argumentul Valori reprezint beneficiile nete (negative sau pozitive) coninute ntr-un domeniu sau ntr-o matrice de celule. Beneficiile trebuie introduse n ordinea primirii. Dac la momentul iniial al nceperii investiiei s-a pltit o sum de bani, atunci valoarea iniial trebuie sa fie un numr negativ. Estimarea este cea mai bun evaluare a utilizatorului, cu privire la beneficiul final. Valoarea implicit pentru estimare este 10%. Aceast funcie efectueaz 20 de ncercri, pn n momentul n care 2 estimri nu difer mai mult de 0,00001%, iar dac, dup aceste ncercri nu s-a ajuns la nici un rezultat, funcia returneaz valoarea #NUM!. n domeniul de celule, datele se introduc astfel: valoarea iniial a investiiei ( trecut cu semnul minus); profiturile aduse de investiie n ordinea apariiei (anilor). Datele de lucru se vor introduce ntr-un domeniu (matrice ) liniar. Exemplul nr 1: Se are n vedere o investiie ntr-o afacere, care va aduce n viitorii 4 ani urmtoarele profituri: 31.000.000 lei, 35.000.000 lei, 40.000.000 lei i 42.000.000 lei. tiind c investiia iniial este de 65.000.000 lei, se cere s se determine care este rata profitului. Rezolvare: Datele au fost introduse n celulele C8:C12 n urmtoarea ordine: -65.000.000 (investiia iniial cu semn negativ), 31.000.000, 35.000.000, 40.000.000, 42.000.000 (profitul). Se utilizeaz funcia IRR (Figura nr. 6.13. Determinarea ratei profitului cu funcia IRR).

Figura nr. 6.13. Determinarea ratei profitului cu funcia IRR sau se va scrie astfel: =IRR(C8:C12;10%)40% obinndu-se acelai rezultat.

Exemplul nr 2: Se dorete deschiderea unui mic atelier, pentru aceasta fiind necesar suma de 250.000.000 lei. tiind c, profiturile din primii 5 ani sunt: 37 mil, 45 mil, 50 mil, 65 mil i 80 mil, se cere s se determine rata profitului. 117

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Rezolvare: se introduce n celula B1 valoarea investiiei cu semn negativ; se introduc n celulele B2:B6 profiturile estimate; se introduce n celula B8 funcia =IRR(B1:B6).

Figura nr. 6.14. Funcia IRR ntr-o celul a foii de calcul Se observ lipsa argumentului estimare, el va fi implicit 10%. Exemplul nr 3: Pe baza datelor din tabelul de mai jos, s se calculeze varianta optim pentru investirea unei sume ntr-o companie publicitar, prin care se estimeaz obinerea veniturilor conform tabelului. Dobnda pe pia este de 40% pe an.
Tabelul nr. 6.4. Date iniiale privind investiiile Cost Venit trim 1 Venit trim 2 Venit trim 3 Venit trim 4 Varianta 1 Varianta 2 Varianta 3 Varianta 4 -1000000 -2000000 -3000000 -3500000 100000 500000 1000000 1100000 300000 800000 1200000 1200000 500000 750000 1250000 1300000 500000 900000 1250000 1400000

Rezolvare: costurile companiei se introduc n foaia de calcul cu minus, deoarece acestea sunt pli; pentru calcul se utilizeaz funcia financiar IRR (rata intern a profitului); funcia se introduce n celula B9 i se copiaz n celulele C9:E9;

Figura nr. 6.15. Utilizarea funciei IRR pentru determinarea valorii optime

118

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

conform rezultatelor calculelor, se va alege varianta 3 de investire care are cea mai mare rat intern a profitului (20%) (Figura nr. 6.16. Analiza variantei optime a unei investiii). Rezultatele sunt n tabelul alturat.

Figura nr. 6.16. Analiza variantei optime a unei investiii

Funcia MIRR
Formatul general al funciei este: MIRR(valori;rata_finantare;rata_reinvestire) Funcia MIRR calculeaz, rata intern modificat a profitului din seria de profituri nete (pozitive sau negative) a irului de valori. Argumentele: valori reprezint suma investit (care a fost mprumutat) i profiturile aduse de investiie; rata_finanare reprezint dobnda pltit pentru suma mprumutat; rata_reinvestire reprezint rata dobnzii ncasate, reinvestind profiturile aduse de investiie. Observaie: n domeniul de valori trebuie specificat cel puin o valoare negativ (a investiiei), altfel funcia va furniza eroarea #DIV/0!. Funcia MIRR furnizeaz valori mult mai reale, comparativ cu funcia IRR. Exemplul nr 1: Presupunem c acum 5 ani s-au mprumutat 100.000.000 lei cu o dobnd de 25% pe an, pentru deschiderea unui restaurant. Profiturile aduse au fost urmtoarele: 21.000.000 lei n primul an de activitate, 24.000.000 lei n anul al doilea, 24.500.000 lei n anul al treilea, 26.000.000 lei n anul al patrulea i 28.000.000 lei n ultimul an. Profiturile obinute au fost reinvestite cu o dobnda de 30% anual. Se cere s se determine rata modificat a profitului, n cazul reinvestirii acestuia. Rezolvare: Dac valorile (suma investit i profiturile) au fost introduse n celulele C4:C9 se va utiliza funcia MIRR cu urmtorul format: =MIRR(C4:C9;25%;30%) 17% unde: n celulele C4:C9 s-au introdus valorile (suma investit cu semn negativ i apoi valorile profitului n ordinea obinerii); 119

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

25% este dobnda la mprumut; 30% dobnda la reinvestirea profitului; 17% va fi rata profitului real, pe perioada analizat.

Figura nr. 6.17. Funcia MIRR n calculul ratei modificate a profitului dup reinvestire

Funcia NPER
Formatul general al funciei este: NPER(dobnda;plata;vp;vv;tip) Funcia NPER calculeaz numrul de perioade necesare pentru a crea anuitatea specific, prin argumentele date. n acest format general, argumentele sunt: dobnda va fi dobnda periodic; plata vor fi restituirile periodice (valori negative); vp este mprumutul; vv valoarea viitoare a sumei (poate lipsi); tip poate lua dou valori: zero i unu. Dac are valoarea zero (implicit) dobnda se pltete la sfritul perioadei, cu valoarea 1 dobnda se va plti la nceputul perioadei. Exemplul nr 1: Dac s-au mprumutat 3 000.000 lei cu o dobnd de 20% pe an i se restituie lunar 200.000 lei, se cere s se determine n cte pli se va restitui suma mprumutat. Rezolvare: =NPER(20%/12;-200.000;3.000.000) 17,4 Suma mprumutat va fi restituit n 17 rate. Deoarece restituirile sunt lunare, se va determina i dobnda lunar (20%/12). Restituirile sunt trecute cu semnul negativ. Argumentul vp este suma mprumutat. Lipsete argumentul vv (valoarea viitoare).

120

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Exemplul nr 2: n cazul n care se economisesc 100.000 lei lunar i care sunt depui la banc cu o dobnd de 45% pe an, se dorete s se afle n ce perioad se ajunge la suma de 25.000.000 lei. Rezolvare:

Pentru rezolvare se utilizeaz funcia NPER, iar datele se introduc aa cum se vede n figur.

Rezultatul se afl n figura alturat.

Figura nr. 6.18. Funcia NPER n determinarea numrului de rate lunare

Funcia NPV
Formatul general al funciei: NPV(dobnda;valoare1;valoare2;) Funcia calculeaz valoarea net prezent, din seria de profituri aflate n irul sau matricea (valoare1,valoare2,), fiind dat o reducere egal cu dobnda. Valoarea net este valoarea pe care o reprezint fluxul de numerar actualizat la valoarea curent, deoarece fondurile viitoare pot fi investite cu o anumit dobnd. Exemplul nr 1: Se achiziioneaz un utilaj cu 43.000.000 lei (cu sum mprumutat), iar dobnda de pia este de 20% anual. Prin exploatarea utilajului se obin urmtoarele profituri, pe patru ani: 19.000.000 lei, 18.000.000 lei, 17.000.000 lei, 14.000.000 lei. La finele celor patru ani, utilajul este vndut cu suma de 14.500.000 lei. Se cere s se afle care este valoarea net actual a utilajului. Rezolvare: n celulele C4:C7 sunt introduse urmtoarele valori: 19.000.000 lei, 18.000.000 lei, 17.000.000 lei i 28.500.000 lei (14.000.000 + 14. 500.000). n una din celulele libere se scrie: =NPV(20%;C4:C7)=51.915.509,26 121

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

sau se caut funcia prin Insert Function (Figura nr. 6.19. Actualizarea valorii unei investiii n funcie de dobnd i profit).

Figura nr. 6.19. Actualizarea valorii unei investiii n funcie de dobnd i profit Profitul brut obinut prin aceast investiie este de 51.915.509,26 lei. Dac se scade suma investit (43.000.000 lei) se obine profitul net, deci prin aceast investiie s-a obinut un profit net de 8.915.509,26 lei, peste dobnda de 20% care s-a pltit pentru suma mprumutat. Funcia NPV poate fi utilizeat i pentru calculul unor valori viitoare, din care sa sczut dobnda. Valorile periodice sunt n rate inegale i se vor trece n ordinea apariiei lor. Exemplul nr 2: Considerm c o persoan fizic mprumut de la banc, n decursul a 4 ani urmtoarele sume de bani: 5200E; 3000E; 4500E; 2700E. Dobnda este de 8% pe an. S se determine de ci bani dispune la finele celor 4 ani, n cazul n care dorete s fac o investiie. Rezolvare:

Figura nr. 6.25. Utilizarea funciei NPV n calcule financiare Se va scrie ntr-o celul a foii de calcul, formula:

122

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

=NPV(8%;5200;3000;4500;2700) 12.943,66 Euro sau se vor introduce argumentele funciei conform figurii nr. 6.25. Utilizarea funciei NPV n calcule financiare.Deoarece banii au fost mprumutai cu dobnd fix, la finele perioadei suma va fi diminuat cu dobnda aferent.

Funcia PMT
Formatul general al funciei: PMT(dobnda;nper;vp;vv;tip) Funcia calculeaz plile periodice, avnd n vedere fie valoarea viitoare a investiiei (vv), fie valoarea actual (vp), fiind cunoscute dobnda, numrul de perioade (nper) i tipul (0 sau 1 n funcie de momentul n care se face plata dobnzii). Exemplul nr 1: Se achiziioneaz un apartament cu un mprumut de 200.000.000 lei, cu plata n 25 ani i o dobnda de 20% anual. Se cere s se determine valoarea ratelor lunare, cunoscndu-se c dobnda se percepe la sfritul perioadei. Rezolvare: ntr-o celul liber a foii de calcul se scrie funcia, astfel: =PMT(20%/12;25*12;200000000) -3.356.903,5 lei

Figura nr:6.20. Funcia PMT n determinarea valorii ratelor lunare sau se lanseaz funcia prin Insert Function (Figura nr:6.20. Funcia PMT n determinarea valorii ratelor lunare). Observaie: Plata lunar va fi un numr negativ.

Exemplul nr 2: Se mprumut suma de 200.000.000 lei pe o perioad de 10 ani, cu o rat a dobnzii de 25% pe an. n cazul n care, se poate plti cte 4.500.000 lei/lun pentru mprumutul efectuat, se dorete s se stabileasc dac aceast sum este suficient

123

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

pentru a se achita mprumutul efectuat, iar dac nu, s se revizuiasc corespunztor rata dobnzii. Rezolvare. se introduce n celula B1 suma, n celula B2 perioada, n celula B3 rata dobnzii; n B5 se calculeaz rata lunar cu funcia PMT(B3;B2;-B1); deoarece rezultatul poate depi suma de 4.500.000 lei/lun ce pot fi restituii, se va utiliza Goal Seek pentru ajustarea ratei dobnzii.

Se introduc datele n csua de dialog Goal Seek astfel: Rezult o nou rat a dobnzii ce ar trebui aplicat sumei mprumutate, pentru a putea fi pltit cu 4.500.000 lei/lun.
Noua sum este de 25% nu de 30%

Figura nr. 6.21. Utilizarea facilitii Goal Seek n ajustarea ratei dobnzii

Exemplul nr 3: Pentru dezvoltarea unei noi activiti economice este necesar un credit bancar n valoare de 30.000.000 lei, pe o perioad de 3 ani. Nivelul dobnzii este de 35% pe an. S se stabileasc rata lunar de pltit. Rezolvare: pentru rezolvare se va utiliza funcia financiar PMT; rata dobnzii i perioada trebuie s fie exprimate n aceleai uniti de timp.

Rezultatul se afl n tabelul alturat

Figura nr. 6.22. Calculul ratei lunare

Funcia PPMT
Formatul general al funciei: PPMT (dobanda;per;nper;vp;vv;tip)

124

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Funcia calculeaz rata lunar a unui mprumut efectuat, pe baz de pli periodice, cu o rat a dobnzii variabil n funcie de perioad. Observaie: Dac pentru vv i tip nu se introduc nici un fel de valori, atunci sunt considerate a fi egale cu 0. Exemplul nr 1: S se calculeze rata de plat pentru prima lun a unui mprumut pe 2 ani, suma mprumutat fiind de 2.000 USD, iar rata dobnzii de 10 %. Rezolvare: =PPMT(10%/12;1;24;2000) - 75,62$
Prima lun

=PPMT(10%/12;2;24;2000) -76,25$ -------------------=PPMT(10%/12;24;24;2000) -91,53$ Funcia PPMT se scrie ntr-o celul liber a foii de calcul.

Funcia IPMT
Formatul general al funciei este: IPMT(Rate;Per;Nper;Pv;Fv) Funcia calculeaz valoarea dobnzii datorat ntr-o anumit perioad, cunoscndu-se suma mprumutat i rata dobnzii anuale. Dobnda datorat va fi o valoare negativ (trebuie pltit). Exemplu: S se calculeze dobnda datorat n a doua lun a unui mprumut efectuat pe o durat de 4 ani, suma mprumutat fiind de 150 mil. lei, iar rata dobnzii fiind de 35% pe an. Rezolvare. Rezultatul se obine utiliznd funcia IPMT() astfel: =IPMT(35%/12;2;4*12;150000000) -4332105 lei
A doua lun

sau prin referinele celulelor:

Figura nr. 6.23. Inserarea funciei IPMT 125

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Datele finale

Figura nr. 6.24. Funcia IPMT n calculul valorii dobnzii pe o perioad precizat

Funcia PV
Formatul general al funciei este: PV (dobnda;nper;plata;vv;tip) Funcia recalculeaz valoarea actual a unei sume, obinut prin mprumut cu restituiri periodice egale, la care s-a perceput o dobnd fix anual. Ratele ce se depun lunar, vor fi egale. Observaie: Dac pentru vv i tip nu se introduc nici un fel de valori, atunci sunt considerate a fi egale cu 0. Exemplul nr 1: Se consider c o persoan dorete s i cumpere o main n Euro cu bani mprumutai de la o banc, la care s-a perceput o dobnd de 15% pe an. Restituirea mprumutului se va face pe o perioad de 5 ani, pltind o rat fix de 2.500 Euro pe lun. Se cere s se determine ct l va costa maina respectiv, la finele perioadei. Rezolvare: =PV(15%/12;5*12;-2.500) 16.662,86 Euro La finele celor 5 ani, a pltit 16.662,86 Euro pentru investiia ce i-a propus-o.

Funcia RATE
Formatul general al funciei este : RATE (nper;plata;vp;vv;tip;estimare) Funcia calculeaz rata dobnzii ce se percepe, pentru o sum fix mprumutat pe o perioad determinat de timp, restituirile fiind periodice n rate egale pentru anuitate, definit cu argumentele respective. Observaie: Dac pentru vv i tip nu sunt introduse valori, ele sunt considerate a fi egale cu 0. Dac pentru estimare nu este introdus nici o valoare, aplicaia folosete rata de 10%.

126

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Exemplul nr 1: n cazul n care, se efectueaz un mprumut bancar n valoare de 30.000 lei pe o perioad de 2 ani i se pot restitui lunar 1700 lei, se cere s se determine care ar fi cota dobnzii ce ar putea fi suportat n aceast perioad. Rezolvare: Se tasteaz funcia ntr-o celul a foii de calcul, astfel: =RATE(2*12;-1700;30000) - 3% Se furnizeaz o valoare a dobnzii de 2,62% pe lun (rotunjit va fi 3%). Se poate insera funcia prin Insert Function, obinndu-se acelai rezultat (Figura nr. 6.26. Utilizarea funciei RATE n calcule financiare)

Figura nr. 6.26. Utilizarea funciei RATE n calcule financiare

Funcia SLN
Formatul general al funciei este : SLN (cost;valorificare;durata) Funcia calculeaz valoarea anual a unei deprecieri a unui bun economic, prin metoda liniar, fiind cunoscute costul iniial al bunului respectiv, valorificarea de la sfritul ciclului de via economic a bunului i durata de via economic a acestuia. Exemplul nr 1: S se determine valoarea anual a deprecierii unui bun al crui cost de achiziie este de 25.000 de lei, durata de via este de 7 ani, iar bunul a fost valorificat la finele ciclului de via cu 1.500 de lei. Rezolvare: pentru determinarea deprecierii anuale se utilizeaz funcia SLN, astfel: =SLN(25.000;1.500;7) 3357,14 lei pe an dac se dorete cunoaterea deprecierii lunare, funcia SLN va fi: =SLN(25.000;1.500;7*12 ) 279,76 lei pe lun

127

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Figura nr. 6.27. Utilizarea funciei SLN n calculul deprecierii Exemplul nr 2: S se determine valoarea amortizrii, calculate prin metoda liniar pentru un mijloc fix n valoare de 8.700 lei, cu o durat de via de 5 ani i o valoare rezidual de 2.300 lei. Rezolvare: n vederea rezolvrii se utilizeaz funcia SLN, astfel: =SLN(B6;B7;B8)1280 scris n bara de formule sau ntr-o celul a foii de calcul (Figura nr. 6.28. Calculul amortizrii anuale prin metoda liniar).

Figura nr. 6.28. Calculul amortizrii anuale prin metoda liniar n cazul n care se cere calculul amortizrii lunare, durata de via care intr n calcul va fi: B8*12, funcia furnizeaz un alt rezultat, aa cum se vede n figura urmtoare (Figura nr. 6.29. Fereastra funciei SLN pentru calculul amortizrii lunare).

Figura nr. 6.29. Fereastra funciei SLN pentru calculul amortizrii lunare 128

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Funcia DDB
Formatul general al funciei este: DDB(cost;valorificare;durata;perioada;[factor])

Funcia calculeaz valoarea anual a deprecierii unui bun economic prin metoda calculului regresiv, fiind cunoscute costul iniial al bunului respectiv, valorificarea de la sfritul ciclului de via economic a bunului i durata de via economic a acestuia. Deoarece conform metodei regresive, calculul se face distinct pentru fiecare perioad, funcia va avea ca argument i perioada pentru calcul. Argumentul opional factor are valoarea 2- n mod implicit i indic declinul balanei n perioada analizat. Exemplul nr 1: Se cere s se determine amortizarea unui mijloc fix n valoare de 56.000 lei, cunoscndu-se faptul c durata normat de funcionare este de 8 ani, iar valoarea rezidual la finele celor 8 ani de funcionare va fi de 2.500 lei. Pentru calculul amortizrii, s se foloseasc metoda regresiv. Rezolvare: Pentru metoda regresiv de calcul a amortizrii, se va folosi funcia financiar DDB. Dac se calculeaz amortizarea anual, datele se introduc conform tabelului de mai jos. Datele de lucru au fost introduse n prima linie a tabelului, restul au fost preluate cu ajutorul proprietii Auto Fill (inclusiv formula de calcul). Perioadele pentru calcul sunt de la 1 la 8, de aceea pentru fiecare perioad se va aplica formula nc odat (Figura nr. 6.30. Calculul amortizrii regresive i Figura nr. Argumentele funciei DDB).

Figura nr. 6.30. Calculul amortizrii regresive Formula de calcul este : = DDB(5600;2500;8;D$2) perioada este luat ca adres mixt deoarece se schimb. Valorile rezultate sunt diferite pe perioade i descresctoare.

129

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Se constat c, ntre totalul amortizrii i valoarea mijlocului fix se nregistreaz o diferen, aceasta se consider a fi uzura moral i nu cea fizic care se recupereaz prin amortizare. Pentru a fi introdus n calculul amortizrii, valoarea factorului va fi mrit de exemplu la 2,5 (Figura nr. 6.31. Determinarea uzurii morale i Figura nr. 6.32. Argumentele funciei DDB).

Figura nr. 6.31. Determinarea uzurii morale n acest exemplu, mrind factorul balanei deprecierii de la 2 la 2,5, o parte din uzura moral a fost inclus n amortizare.

Figura nr. 6.32. Argumentele funciei DDB

Funcia SYD
Formatul general al funciei este: SYD(cost;valorificare;durata;per) Funcia calculeaz deprecierea pentru perioada per folosind metoda sumei anilor. Trebuie indicat costul iniial, valorificarea de la sfritul vieii economice, durata de via a elementului, perioada deprecierii. Dei este asemntoare funciei DDB, nu conine factorul deprecierii- ca argument. Exemplu: Se consider un mijloc fix n valoare de 56.000 lei care este normat s funcioneze 8 ani, cu o valoare rezidual de 2.500 lei. Se cere s se determine uzura mijlocului fix, pe cei 8 ani de funcionare. 130

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Rezolvare: Se va utiliza funcia financiar SYD conform tabelului alturat (Figura nr. Funcia SYD n calculul deprecierii).

Figura nr. 6.33. Funcia SYD n calculul deprecierii

Funcia VDB
Formatul general al funciei este: VDB(cost;valorificare;durata;perioada_inceput;perioada_sfrit;[factor];[numr_ comutri])

Funcia calculeaz valoarea deprecierii unui element pe perioada indicat. Perioada_nceput reprezint perioada de la care ncepe calculul deprecierii, iar perioada_sfrit reprezint perioada de sfrit a calculelor. Ambele trebuie s fie exprimate n aceleai uniti de timp ca i durata. Factor este rata cu care se depreciaz balana valoric a elementului i a crei valoare implicit este 2. Numr_comutri este un argument logic care indic dac, VDB trebuie s comute la o depreciere liniar atunci, cnd este mai mare dect deprecierea balanei de declin. Valoarea TRUE evit trecerea la metoda liniar, iar valoarea FALSE (care este valoarea implicit) are drept efect trecerea la metoda liniar. Exemplu: S se determine deprecierea n timp a unui mijloc fix n valoare de 56.000 lei, cu o valoare rezidual de 2.500 i o durat de funcionare de 8 ani. Rezolvare: Pentru calculul deprecierii ntre 2 perioade specificate, se folosete funcia VDB (Figura nr. 6.34. Funcia VDB n calculul deprecieii fr argumentul factor depreciere).

131

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Figura nr. 6.34. Funcia VDB n calculul deprecieii fr argumentul factor depreciere Dac s-a lsat factorul deprecierii la valoarea implicit (2), se constat c n cei 8 ani deprecierea a fost de 39.500, fa de 56.000 ct a fost valoarea mijlocului fix. n cazul n care, factorul deprecierii va scdea, va avea ca efect creterea valorii deprecierii. Astfel, pentru factorul deprecierii zero, a crescut valoarea uzurii mijlocului fix la 46.812,50 lei (Figura nr. 6.35. Funcia VDB n calculul deprecieii cu factorul deprecierii zero).

Figura nr. 6.35. Funcia VDB n calculul deprecieii cu factorul deprecierii zero

6.2.2. Funcii statistice


Cele mai utilizate funcii statistice sunt urmtoarele:

Funcia AVERAGE
Formatul general al funciei este: AVERAGE(numr1;numr2;) Funcia calculeaz media argumentelor. Argumentele pot fi valori singulare sau domenii ce conin numere, referine de celule sau matrice de valori. Sunt ignorate valorile de tip text, logic, error i blancuri. 132

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Observaie: Funcia AVERAGE poate avea ntre 1 i 255 de argumente Exemplul nr 1: Dac domeniul A1:A3 conine numerele: 8; 7; 9 funcia este: =AVERAGE(A1:A3) 8 Rezultatul furnizat de funcie este valoarea 8. Exemplul nr 2: S se calculeze mediile determinrilor caracteristicilor de calitate, pentru un
Nr crt Caracter 1 Caracter 2 Caracter 3 Caracter 4 Caracter 5 5 7 6 6 8 1 6 8 5 8 3 2 4 6 4 4 2 3 9 5 8 5 4 4 2 1 2 2 9 5

produs, datelor din tabelul anterior:

conform

Rezolvare: Se utilizeaz funcia AVERAGE, care se introduce n celula B7 i se copiaz n celulele C7:F7; Media general se calculeaz cu funcia =AVERAGE(B7:F7). Rezultatul se afl n tabelul urmtor (Figura nr. Utilizarea funciei AVERAGE n calculul mediei argumentelor):

Figura nr. 6.36. Utilizarea funciei AVERAGE n calculul mediei argumentelor

Funcia COUNT
Formatul general al funciei este: COUNT(valoare1;valoare2;) Funcia efectueaz numrarea elementelor cu valoare numeric dintre argumente. Argumentul poate fi numr, referin de celule sau o matrice de numere. Sunt ignorate valorile de tip text, logic, error i blancuri.

133

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Observaie: Funcia COUNT poate avea ntre 1 i 255 de argumente. Exemplu: =COUNT(A1:A3)3 va furniza valoarea 3, atunci cnd domeniul A1:A3 conine numerele: 123; F12; 543, condiia este ca argumentul F12 s furnizeze o valoare. Dac celula A3 este goal, funcia va furniza valoarea 2.

Funcia COUNTA
Formatul general al funciei este: COUNTA(valoare1;valoare2;) Funcia efectueaz numrarea celulelor al cror coninut este nenul. Funcia numr i valori de tip text, fiind ignorate blancurile i referinele de celule. Observaie: Funcia COUNTA poate avea ntre 1 i 255 de argumente. Exemplu: Se cere s se numere cte celule sunt ocupate n intervalul A1:A3: =COUNTA(A1:A3)3 i va furniza valoarea 3, atunci cnd domeniul A1:A3 conine valorile 987; profit; i 923.

Funcia MAX
Formatul general al funciei este: MAX(numr1;numr2;) Funcia MAX determin cea mai mare valoare dintre argumente. Argumentele care nu pot fi interpretate ca numere, vor fi ignorate. Observaie: Funcia MAX poate avea ntre 1 i 255 de argumente. Exemplul nr 1: =MAX(B2:B5) 7549 va furniza valoarea 7549 atunci cnd, domeniul B2:B5 conine valorile: 28, 456, 110 i 7549.

134

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Funcia MIN
Formatul general al funciei este: MIN (numr1;numr2;) Funcia MIN determin cea mai mic valoare dintre argumente. Argumentele care nu pot fi interpretate ca numere, vor fi ignorate. Observaie: Funcia MIN poate avea ntre 1 i 255 de argumente. Exemplul nr 1: Dac se scrie ntr-o celul a foii de calcul, funcia: =MIN(B2:B5) 6 se va obine valoarea 6, atunci cnd domeniul B2:B5 conine valorile: 678, 6; 210 i 709. Exemplul nr 2:
Avnd datele conform tabelului de mai jos, se cere s se determine punctajul maxim i cel minim pentru tipurile de vin i media punctajului pe tipuri. Rezolvare: Utiliznd funcia AVERAGE, se calculeaz media pentru fiecate tip de punctaj. Punctajul maxim se obine cu funcia MAX, iar cel minim cu funcia MIN, aplicate coloanei Total puncte, domeniul G3:G11 (Figura nr. 6.37. Determinarea punctajului maxim i minim a categoriilor de vin i Figura nr. 6.38. Vizualizarea formulelor de calcul).

Figura nr. 6.37. Determinarea punctajului maxim i minim a categoriilor de vin

Figura nr. 6.38. Vizualizarea formulelor de calcul 135

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Exemplul nr 3: Se cere s se calculeze pentru produsele unei firme, totalul pe produs, totalul vnzrilor, vnzrile cu valoarea maxim i vnzrile cu valoarea minim. Se introduc cantitatea i preul unitar, iar total sum, total vnzri, minimul i maximul se calculeaz conform tabelului (Figura nr. 6.39. Utilizarea funciilor MAX i MIN). Se data calendaristic este observ c, la analiza documentului cu furnizat sub form de numr. Formula de calcul pentru valoare, a fost introdus n celula F3, iar pentru celulele F4:F12 s-a folosit facilitatea AutoFill.

Rezultatul obnr. inut este Utilizarea cel din figura urm toare: Figura 6.39. func iilor MAX i MIN

AutoFill

Figura nr. 6.40. Rezultatul furnizat de funciile MAX i MIN

Funcia MEDIAN
Formatul general al funciei este: MEDIAN(numr1;numr2;) Funcia calculeaz valoarea medie a argumentelor. Exemplu: = MEDIAN(B2:B6)400, va furniza valoarea 400, atunci cnd domeniul B2:B6 conine valorile 100, 400, 300, 500 i 700. 136

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Funcia STDEV
Formatul general al funciei este: STDEV(numr1;numr2;) Funcia STDEV determin estimarea abaterii standard a unei populaii, n raport cu un eantion din aceasta. Observaie: Funcia STDEV poate avea ntre 1 i 255 de argumente. Exemplu: S se determine abaterea standard pentru datele din domeniul C2:C10. Rezolvare: =STDEV(C2:C10) 4,598 va furniza valoarea 4,598, dac domeniul C2:C10 conine valorile 31, 25, 39, 41, 28, 37, 33 i 40, i restul valorilor lipsesc (de exemplu: lipsesc n C10).

Funcia STDEVP
Formatul general al funciei este: STDEVP(numr1;numr2;) Funcia STDEVP calculeaz abaterea standard a unei populaii, cnd toate elementele acesteia sunt incluse n lista de argumente. Observaie: Funcia STDEVP poate avea ntre 1 i 255 de argumente. Dac argumentele nu includ ntreaga populaie, se folosete funcia STDEVP. Exemplu: =STDEVP(C2:C12) 11,5 ; va furniza valoarea 11,5 dac, domeniul C2:C12 conine valorile 83, 78, 90, 85, 54, 87, 76, 98, 67, 89 i 76. n aceast funcie, toate argumentele au valori.

Funcia VAR
Formatul general al funciei este: VAR(numr1;numr2;) Funcia calculeaz o estimare a variaiei unei populaii, de la un eantion dat ca argument.

137

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Funcia VARP Formatul general al funciei este: VARP(numr1;numr2;) Funcia VARP calculeaz variaia atunci cnd, elementele ntregii populaii sunt date ca argumente. Alte funcii statistice: - GROWTH(date_y;date_x;noi_x;const) - LINEST(date_y;date_x;const;stat) - LOGEST(date_y;date_x;const;stat) - TREND(date_y;date_x;nou_x;const) Tabelul nr 6.6. Funcii statistice suplimentare
AVEDEV() BETADIST() BETAINV() BINOMDIST() CHIDIST() CHIINV() CHITEST() CONFIDENCE() CORREL() COVAR() CRITBINOM() DEVSQ() EXPONDIST() FDIST() FINV() FISHER() FISHERINV() FORECAST() FREQUENCY() FTEST() GAMMADIST() GAMMAINV() GAMMALN() GEOMEAN() HARMEAN() HYPGEOMDIST() INTERCEPT() KURT() LARGE() LOGINV() LOGNORMDIST() MEDIAN() MODE() NEGMINOMDIST() NORMDIST() NORMINV() NORMSDIST() NORMSINV() PEARSON() PERCENTILE() PERCENTRANK() PERMUT() POISSON() PROB() QUARTILE() RANK() RSQ() SKEW() SLOPE() SMALL() STANDARDIZE() STEYX() TDIST() TINV() TRIMMEAN() TTEST() WEIBULL() ZTEST()

138

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

6.2.3. Funcii pentru administrarea listelor


Funciile pentru administrarea listelor sau pentru baze de date din Excel utilizeaz urmtoarele argumente: baza de date, cmpul i criteriul. Argumentele respective pot fi situate n orice domeniu din foaia de calcul i este posibil ca mai multe funcii s lucreze n acelai timp cu diferite domenii de date, fiecare cu propriul domeniu de criterii. Argumentul baza de date poate fi un domeniu (de exemplu: C12:E19), un nume de domeniu (de exemplu: Produse) sau numele bazei de date. Argumentul cmp poate fi indicat prin numele cmpului (de exemplu:Cost), prin referire la o celul sau printr-un numr. Argumentul criteriu poate fi o referin (exemplu: A2:C7), un nume (exemplu: Criteriu.Produs) sau o formul cu rezultat logic. DAVERAGE(baza_de_date;cmp;criteriu): calculeaz media numerelor, din cmpul indicat al bazei de date care respect criteriul dat. Exemplu: =DAVERAGE(A2:F83;Cost;Criteriu.Produs), unde argumentul baza_de_date se afl n domeniul A2:F83, cmpul cruia i se calculeaz media este Cost, iar criteriul se gsete n domeniul Criteriu.Produs. DCOUNT(baza_de_date;cmp;criteriu): numr nregistrrile numerice, din cmpul bazei de date care satisfac un criteriu specificat. Observaie: Omiterea argumentului cmp, va avea ca efect numrarea tuturor nregistrrilor din baza de date care satisfac criteriul. DCOUNTA(baza_de_date;cmp;criteriu): numr celulele care, au coninut nenul din cmpul bazei de date, pentru acele nregistrri care satisfac un criteriu. Observaie: Omiterea argumentului cmp, va avea ca efect numrarea tuturor nregistrrilor din baza de date care satisfac criteriul i al cror coninut este nenul DGET(baza_de_date;cmp;criteriu): extrage din baza de date, o singur nregistrare care respect un criteriu. n cazul n care nici o nregistrare nu respect criteriul, se va returna valoarea de eroare #VALUE!, iar n cazul n care mai multe nregistrri respect criteriul, se va returna valoarea #NUM!. DMAX(baza_de_date;cmp;criteriu): afieaz numrul maxim din cmpul bazei de date, pentru nregistrrile care respect criteriul.

139

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

DMIN(baza_de_date;cmp;criteriu): afieaz numrul minim din cmpul bazei de date, pentru nregistrrile care ndeplinesc criteriul. DPRODUCT(baza_de_date;cmp;criteriu): nmulete valorile din cmpul bazei de date, pentru nregistrrile care respect un criteriu. DSTDEV(baza_de_date;cmp;criteriu): calculeaz abaterea standard a unui eantion de date, pe baza numerelor dintr-un cmp al bazei de date, pentru nregistrrile care respect un criteriu. DSTDEVP(baza_de_date;cmp;criteriu): calculeaz abaterea standard a ntregului set de date, pe baza numerelor dintr-un cmp al bazei de date, pentru nregistrrile care respect un criteriu.

Funcia DSUM
Formatul general al funciei este: DSUM(database;field;criteria) Funcia nsumeaz toate numerele dintr-un cmp al bazei de date, pentru nregistrrile care respect criteriul precizat. Exemplul nr 1: S se realizeze o aplicaie care, s calculeze valoarea total pe fiecare not contabil n parte, pe baza notelor contabile introduse. Rezolvare: se introduc datele n foaia de calcul; n funcie de datele introduse se realizeaz totalul valorii utiliznd funcia SUM(); totalul pe fiecare not contabil n parte se realizeaz utiliznd funcia DSUM(). Datele i funciile se introduc n foaia de calcul, astfel:

Totalul pentru nota contabil 1

Totalul pentru nota contabil 2

Figura nr. 6.41. Funcia DSUM n centralizarea notelor contabile 140

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Unde:
Domeniul A1:E5 este lista; Valoarea 5 este numrul coloanei care se nsumeaz; Criteriul pentru prima not contabil este n domeniul A8:A8; Criteriul pentru a doua not contabil este n domeniul C8:C9. Formulele de calcul utilizate se regsesc n Figura nr. 6.41. Funcia DSUM n

centralizarea notelor contabile. Rezultatul se afl n figura urmtoare:

Valoarea notei contabile nr 1 este de 550.000, iar a notei contabile cu nr 2 este 300.000

Figura nr. 6.42. Rezultatul utilizrii funciei DSUM DVAR(baza_de_date;cmp;criteriu): calculeaz abaterea estimat a unui eantion de date (abaterea unui eantion de la medie), pe baza numerelor dintr-un cmp al bazei de date, pentru nregistrrile care respect un criteriu dat. DVARP(baza_de_date;cmp;criteriu): calculeaz abaterea ntregului set de date, pe baza numerelor dintr-un cmp al bazei de date, pentru nregistrrile care respect criteriul dat. GETPIVOTDATA(tabel_pivot;nume): returneaz datele stocate ntr-un tabel pivot. Funcia poate fi utilizat i pentru a extrage datele nsumate dintr-un tabel pivot.

6.2.4. Funcii matematice i trigonometrice


Dintre acestea cele mai importante sunt: ABS(numr): returneaz valoarea absolut a unui numr. CEILING(numr;semnificaie): produce rotunjirea unui numr pn la nivelul indicat de semnificaie. COMBINE(numr;numr_ales): are ca rezultat, combinarea elementelor fr a avea importan ordinea acestora.

141

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

EVEN(numr): rotunjete un numr, pn la o valoare par, superioar. EXP(numr): calculeaz exponeniala unui numr. FACT(numr): calculeaz factorialul unui numr. FLOOR(numr;semnificaie): rotunjete n jos, un numr pn la nivelul de semnificaie indicat. INT(numr): rotunjete un numr, pn la cea mai apropiat valoare ntreag. LN(numr): calculeaz logaritmul natural, n baza e a unui numr. Observaie: Numrul trebuie sa fie pozitiv. LOG(numr_baza): calculeaz logaritmul unui numr ntr-o baz specificat. LOG10(numr): calculeaz logaritmul n baza 10 a unui numr. MDETERM(matrice): calculeaz determinantul unei matrice. MINVERSE(matrice): calculeaz inversa unei matrice. MMULT(matrice1;matrice2): efectueaz nmulirea a dou matrice. Observaie: Numrul de coloane din matrice1 trebuie sa fie egal cu numrul de linii din matrice2. MOD(numr_divizor): returneaz restul unui numr, mprit la divizor. ODD(numr): efectueaz rotunjirea unui numr, la cel mai apropiat numr impar. PI(): returneaz valoarea constantei PI, cu exactitate de 15 zecimale. POWER(numr;putere): efectueaz ridicarea unui numr la o putere. PRODUCT(numr1;numr2;): efectueaz nmulirea argumentelor. RAND(): furnizeaz un numr zecimal aleator ntre 0 i 1. ROMAN(numr;forma): convertete numerele arabe n numere romane, n mod text. ROUND(numr;numr_poziie): rotunjete un numr dat, la un numr de poziii precizat.

142

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

ROUNDUP(numr;numr_poziie): rotunjete un numr n sus. ROUNDDOWN(numr;numr_poziie): rotunjete un numr n jos. SIGN(numr): returneaz valoarea 1 dac numrul este pozitiv, 0 dac este 0 i 1 dac este negativ. SQRT(numr): extrage rdcina ptrat dintr-un numr. SUM(numr1;numr2;): calculeaz suma argumentelor. Exemplul nr 1: S se determine cantitatea critic (punctul de echilibru) cu ajutorul comenzii Goal Seek cunoscnduse costurile fixe, costurile variabile unitare, venitul i cantitatea de produse. Rezolvare: Se introduc n celulele A2:B5 denumirea costurilor fixe i cuantumul acestora; Se introduc n celulele A9:B13 denumirea costurilor variabile unitare i cuantumul acestora; Se introduce n celula B16 venitul total; Se introduce n celula B17 numrul de buci de Figura nr. 6.43. Date de calcul pentru realizat; punctului de echilibru determinarea Se calculeaz n celula B6 total costuri fixe, introducndu-se formula =SUM(B2:B5); Se calculeaz n celula B14 total costuri variabile unitare, introducndu-se formula: =SUM(B9:B13); Se introduce n celula B18 formula: =B16-B6-(B14*B17). Dup efectuarea acestor operaii se selecteaz Goal Seek, introducndu-se datele ca n figura alturat.

Dup gsirea unei soluii, se afieaz csua de dialog alturat, iar dac rezultatul este cel dorit se execut click pe OK.

Rezultatul obinut este urmtorul:

143

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Pentru numrul de buci obinute n celula B17, veniturile sunt egale cu cheltuielile.

Figura nr. 6.44. Rezultatul furnizat de Goal Seek


Exemplul nr 2:

Se consider c firma Z a realizat, o anumit cantitate de produse pe care o vinde cu preul X. Se cere s se stabileasc cantitatea minim ce trebuie produs, astfel nct veniturile s fie egale cu costurile (s se calculeze punctul de echilibru). Calculul punctului de echilibru se bazeaz pe relaia: Qcrit = CF / (pv cv) Datele problemei, precum i formulele folosite se gsesc n tabelul urmtor:

Figura nr. 6.45. Determinarea punctului de echilibru Rezultatul se afl n tabel, unde:
Qcrit: cantitatea critic; CF: costuri fixe; CV: costuri variabile unitare; pv: preul de vnzare. Se cunosc: preul de vnzare; costurile fixe; costurile variabile; cantitatea produs. Se calculeaz: total costuri fixe; total costuri variabile; costul variabil unitar cunoscnd cantitatea;

144

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

cantitatea critic dup introducerea preului de vnzare.Figura nr. 6.46. Cantitatea critic n funcie de costuri

Exemplul nr 3:

S se efectueze calculul cotei de pia corespunztoare unor firme, cunoscnduse preul unitar i cantitatea de produse vndute ntr-o perioad. Rezolvare. Datele i formulele se introduc n foaia de calcul n felul urmtor:

Figura nr. 6.47. Introducerea datelor pentru calculul cotei de pia

Rezultatul obinut este:

Figura nr. 6.48. Cotarea pe pia a unor firme Se calculeaz procentul cantitilor n total cantiti vndute i procentul valoric al ncasrilor. Firma cu cel mai mare procent al ncasrilor valorice dar i al vnzrilor va fi cea mai bine cotat pe pia. Exemplul nr 4: Se consider o firm X, pentru angajaii creia se cunosc salariul brut i numele acestora. Se cere s se calculeze pensia suplimentar cu un procent de 5%, fondul de

145

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

omaj 1%, impozitul pe salar cu 30%, CAS 30%, fondul de omaj 5%, fondul asigurrilor sociale 7%, fondul de risc 1% i contribuia pentru carnete de munc de 1%. Se introduc angajaii firmei i salariul brut i se calculeaz toate obligaiile legate de acestea, precum i restul de plat. Rezolvare: Numele angajailor se introduce n mod aleator i se sorteaz cresctor; Se introduce salariul brut; Pensia suplimentar i contribuia la fondul de omaj se calculeaz ca fiind 5% respectiv 1% din salariul brut; Impozitul se calculeaz, scznd din salariul brut pensia suplimentar i contribuia la fondul de omaj, iar la diferen se aplic 30%; Se calculeaz contribuia la fondul de sntate ca fiind 7% din salariul brut; Se calculeaz impozitul de virat, ca diferen ntre impozit i contribuie la fondul de sntate. Formulele sunt cele din figurile ce urmeaz:

Figura nr. 6.49. Calculul obligaiilor salariale partea I

Figura nr. 6.50. Calculul obligaiilor salariale partea II

146

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Rezultatul este urmtorul:

Figura nr. 6.51. Rezultatul calculelor salariale

Exemplul nr 5:

O societate comercial realizeaz produse de patiserie. n condiiile n care se cunosc preul de vnzare, costul unitar i cantitatea vndut, s se determine profitul net att pe produse ct i pe total. Rezolvare:

Figura nr. 6.52. Calculul profitului brut i net pentru o firm Se introduce n celulele A5:A9 denumirea produselor, n celulele B5:B9 cantitatea vndut, se copiaz denumirea n celulele A15:A19 i se introduce preul unitar i costul unitar n celulele B15:C19; Se introduce n celula C5 formula =B5*B15 i se copiaz n celulele C6:C9; Se introduce n celula D5 formula =C5/$C$10 i se copiaz n celulele D6:D9; Se introduce n celula E5 formula =B5*C15 i se copiaz n celulele E6:E9; Se introduce n celula F5 formula =C5-E5 i se copiaz n celulele F6:F9;

147

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Se introduce n celula G5 formula =F5*0.38 i se copiaz n celulele G6:G9; Se introduce n celula H5 formula =F5-G5 i se copiaz n celulele H6:H9; Totalul se calculeaz cu ajutorul funciei SUM;

SUMIF(domeniu;criteriu;domeniu_suma): calculeaz suma coninutului, tuturor celulelor dintr-un domeniu care verific un criteriu. SUMPRODUCT(matrice1;matrice2;): calculeaz suma produsului matricelor. Observaie: Toate matricele trebuie s fie de aceeai dimensiune. SUMSQ(numr1;numr2;): calculeaz suma ptratelor numerelor, introduse ca argumente. SUMX2MY2(matriceX;matriceY): calculeaz suma diferenei ptratelor valorilor din dou matrice. SUMX2PY2(matriceX;matriceY): calculeaz suma ptratelor valorilor din dou matrice. TRUNC(numr;numr_poziii): transform un numr ntr-o valoare ntreag, prin trunchierea poriunii zecimale. Dac argumentul numr_poziii este omis, acesta este considerat 0. Funciile trigonometrice sunt urmtoarele: - ACOS(numr); - ACOSH(numr); - ASIN(numr); - ASINH(numr); - ATAN(numr); - ATAN2(numr_x;numr_y); - ATANH(numr); - COS(numr); - COSH(numr); - DEGREES(radiani); - RADIANS(unghi); - SIN(numr); - SINH(numr); - TAN(numr); - TANH(numr).

148

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

6.2.5. Funcii logice


AND(logic1;logic2;): returneaz TRUE dac toate argumentele logice sunt TRUE i FALSE dac cel puin un argument este FALSE.
Observaie: Argumentele trebuie s fie valori logice sau matrici care conin valori logice.

FALSE(): returneaz ntotdeauna valoarea logic FALSE. Funcia IF Formatul general al funciei este: IF(test_logic;valoare_pentru _adevarat;valoare_pentru _fals) Dac condiia test_logic este evaluat ca adevrat, va returna valoare_pentru _adevarat, n caz contrar va returna valoare_pentru _fals.
Exemplul nr 1:

S se calculeze indicele complex al calitii, pentru dou produse realizate de firma X pe baza celui de-al treilea produs realizat de aceeai firm. Rezultatul ce trebuie s se obin este cel din figura urmtoare (Figura nr. 6.53. Produsul cu indicele complex al calitii cel mai ridicat).

Figura nr. 6.53. Produsul cu indicele complex al calitii cel mai ridicat
n vederea rezolvrii problemei se folosesc funciile IF() i MAX() (Figura nr. 6.54.

Calculul indicelui complex al calitii produselor).

Figura nr. 6.54. Calculul indicelui complex al calitii produselor 149

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Exemplul nr 2:

Se consider o cram ce mbuteliaz vin de diferite tipuri i caliti. S se calculeze punctajul fiecrui vin mbuteliat i s se indice vinul cu punctaj maxim i minim. Rezultatul aplicaiei trebuie s fie cel din figura urmtoare:

Figura nr. 6.55. Vinul cu punctajul maxim i cel cu punctajul minim


Rezolvare:

Pentru calculul coloanei Total puncte se utilizeaz funcia SUM(); Pentru calculul mediei se utilizeaz funcia AVERAGE(); Pentru calculul punctajului minim i maxim se utilizeaz funcia MIN() i MAX();

Figura nr. 6.56. Determinarea punctajului maxim Pentru a afia minim i maxim n celulele vinurilor cu punctaj minim i maxim, se utilizeaz funcia IF() (Figura nr. 6.56. Determinarea punctajului maxim).

Exemplul nr 3:

Pentru cinci produse comercializate de ctre o firm se cunosc: costul de achiziie, cota de adaos comercial, cheltuielile de transport, desfacere, administrative, salariale i alte cheltuieli. Se calculeaz profitul net pe produs i total, profitul minim i profitul maxim.

150

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Rezolvare. Formulele se introduc pentru un produs i se copiaz pentru celelalte patru produse n celulele corespunztoare;

Figura nr. 6.57. Utilizarea funciei IF n determinarea profitului maxim i minim

Figura nr. 6.58. Rezultatul calcului pentru determinarea profiturilor Se calculeaz costul de achiziie fr TVA introducnd n celula B7 formula =B3*100/122; Se calculeaz n celula B4 TVA =B3-B5; Se calculeaz suma vnzrilor =B3*B6+B3 n celula B7; Se calculeaz TVA aferent =B7*0,22 n celula B8; Se calculeaz vnzrile nete =SUM(B7:B8) n celula B9; Se calculeaz n celula B15 profitul brut =B7-B3-SUM(B10:B14); Se calculeaz n celula B16 impozitul =B15*0,38;

151

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Se calculeaz n celula B17 profitul net =B15-B16; Se afieaz n celula H19 profitul maxim / produs =MAX(B17:F17); Se afieaz n celula H20 profitul minim / produs =MIN(B17:F17); Se afieaz MINIM sau MAXIM n celulele corespunztoare, cu ajutorul funciei IF() : =IF($H20=B17;MINIM;), IF($H19=B17;MAXIM;).

NOT(logic): inverseaz valoarea de adevr a argumentului logic, de la TRUE la FALSE sau de la FALSE la TRUE. OR(logic1;logic2;): returneaz TRUE, dac cel puin unul din argumentele logice este TRUE i FALSE doar atunci cnd toate sunt FALSE. TRUE(): returneaz ntotdeauna valoarea logic TRUE.

6.2.6. Funcii pentru dat calendaristic i or


DATE(year,month,day) sau DATE(an;luna;zi): returneaz data specificat sub form de zi, lun, an. Se introduc valorile pentru an, lun i zi sau referine de celule care conin valori numerice sau formule. Exemplu: =DATE(2009,12,17)
furnizeaz17.12.2009.

DATEVALUE(data_text): execut conversia datei introdus ca text n numr serial, argumentul putnd fi orice tip de format predefinit din Excel. Exemplu: =DATEVALUE(12-Iun-2009) rezult 39976. DAY(numr_serial): convertete un numr serial ntr-un numr de zile al lunii, n intervalul 1 31. Returneaz ziua din lun. Limitri: numrul serial trebuie s fie n intervalul 0 i 65380. Exemplu: =DAY(36275) returneaz valoarea 25, numrul scris ca argument corespunde zilei de 25. DAYS360(data_nceput;data_sfarsit;metoda): afieaz numrul de zile scurs ntre data de nceput i data de sfrit, lund n considerare 360 de zile pentru un an. Argumentul metoda este un numr care modific- valoarea n cazul n care data de nceput este ziua de 30 sau 31 a lunii.

152

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

HOUR(numr_serial): numr_serial.

returneaz

numrul

de

ore

care

corespunde

valorii

Observaie: Orele sunt pri fracionale ale unei zile exprimate ca numr serial. Exemplu: =HOUR(36987,78) returneaz valoarea 18. MINUTE(numr_serial): returneaz numrul de minute dintr-un numr serial. Exemplu: =MINUTE(60554,5656) returneaz valoarea 34. MONTH(numr_serial): convertete valoarea numr_serial ntr-un numr de luni. Exemplu: =MONTH(55478) afieaz valoarea 11, numrul serial trecut ca argument reprezint luna a 11-a. NOW(): calculeaz numrul serial al datei i orei dat de ceasul intern al calculatorului Observaie: Funcia nu are argumente, ns este necesar introducerea parantezelor. Exemplu: =NOW() va returna 27/10/2009 17:10, dac aceasta este data i ora curent. SECOND(numr_serial): returneaz numrul de secunde din partea fracional a unui numr serial. Exemplu: =SECOND(54112,1245) furnizeaz valoarea 17. TIME(ora;minut;secunda): calculeaz numrul serial corespunztor numrului de ore, minute i secunde indicate. Exemplu: =TIME(17,10,55) furnizeaz valoarea 0,715914352. TIMEVALUE(timp_text): convertete o valoare de tip or, n numr serial. Argumentul timp_text trebuie s fie inclus ntre ghilimele i trebuie s utilizeze unul dintre formatele predefinite ale programului Excel. Exemplu: =TIMEVALUE(5:10 PM)

153

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

furnizeaz valoarea 0,715278 TODAY(): calculeaz numrul serial corespunztor datei din sistem, returneaz numai data (fr or). Este similar cu funcia NOW, ns nu afieaz ora. Exemplul nr 1: Pentru o societate comercial, s se determine att cuantumul cheltuielilor ct i procentul alocrii acestora. Rezolvare: n celula B2 se introduce funcia TODAY() pentru afiarea datei curente; n celulele A4:A10 se introduc categoriile de cheltuieli, iar n celulele B4:B10 cuantumul cheltuielilor; n celula B11 se introduce formula =SUM(B4:B10); n celula C4 se introduce formula =B4/C$11 care se copiaz n celulele C5:C11.
Afiarea datei curente cu TODAY()

Figura nr. 6.59. Utilizarea funciei TODAY pentru data curent WEEKDAY(numr_serial;tip_returnat): valoarea numr_serial este convertit ntr-o zi a sptmnii. Rezultatul este un numr ntre 1 (duminic) i 7 (smbt). WEEKNUM (): returneaz numrul sptmnii dintr-un an (nr cuprins ntre 1 i 52) corespunztor datei din lista argumentelor. Solicit dou argumente (data i 1 sau 2). Dac se trece ca argument valoarea 1, nceputul sptmnii se consider a fi duminic, pentru valoarea 2 nceputul de sptmn va fi luni. YEAR(numr_serial): convertete valoarea numr_serial n numrul unui an, returneaz anul datei specificate ca argument. Exemplu: =YEAR(45617) furnizeaz anul 2024.

Figura nr. 6.60. Funcia YEAR

154

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

6.2.7. Funcii informative


Funciile informative prezint importan din punctul de vedere al legturii cu alte programe de calcul tabelar. CELL(tip_info;referin): returneaz informaii despre coninutul celulei active sau despre celula indicat prin referin. Tip_info precizeaz informaiile, care vor fi returnate. Poate avea urmtoarele caracteristici: - With (limea coloanei); - Row (numrul liniei referinei); - Col (numrul coloanei referinei); - Protect (0 dac celula nu este blocat, 1 dac celula este blocat); - Address (prima celula din referin sub forma de text); - Contents (valoarea din referin); - Format (valoarea de tip text care indic formatul celulei); - Prefix (prefixul etichetei pentru alinieri); - Type (valoare de tip text indicnd formatul celulei); - Color (1 dac celula este formatat cu culori, corespunznd unor numere negative, 0 dac nu este formatat); - File Name (calea i numele de fiier pentru fiierul care conine referina); - Pharentheses (1 dac celula este formatat astfel nct numerele negative sa fie afiate ntre paranteze i 0 dac sunt afiate fr paranteze); COUNTBLANK(domeniu): numr celulele goale dintr-un domeniu. ERRORTYPE(val_eroare): returneaz un numr care depinde de tipul de eroare din celula referit de val_eroare. Valorile furnizate pentru erori sunt urmtoarele: - #NULL! :1 - #DIV/0! :2 - #VALUE! : 3 - #REF! :4 - #NAME? : 5 - #NUM! :6 - #N/A :7 - Alte valori : #N/A INFO(tip_text): furnizeaz informaii despre sistemul de operare i variabilele de mediu corespunztoare acestuia. Argumentul tip_text indic tipul informaiilor cerute i poate avea urmtoarele valori: - Directory : directorul curent; - Memavail : memoria disponibil; - Numfile : numrul foilor de calcul active; - Origin : tipul de referin sub form de text;

155

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Osversion Recalc Release System Totmem Memused

: versiunea sistemului de operare; : modul de recalculare (automat sau manual); : versiunea programului Excel; : numele sistemului de operare; : memoria total; : memoria utilizat.

ISFUNCTION(valoare) Aplicaia Excel dispune de 11 funcii prin intermediul crora se poate determina dac, o celul ndeplinete anumite condiii. n funcie de starea celulei, se returneaz o valoare logic TRUE sau FALSE. Funciile ISFUNCTION() pot fi utilizate mpreun cu funcia IF() pentru a testa dac o celul sau un domeniu conine blancuri, numere, texte sau erori. Funciile ISFUNCTION sunt: ISBLANK(valoare): TRUE dac valoare refer o celul goala, FALSE dac nu; ISERR(valoare): TRUE dac valoare este o eroare diferit de #N/A, FALSE pentru alte valori; ISERROR(valoare): TRUE dac valoare este orice tip de eroare, FALSE n celelalte cazuri; ISEVEN(valoare): TRUE dac partea ntreag din valoare este un numr par, FALSE dac valoare este impar; ISLOGICAL(valoare): TRUE dac valoare este o valoare logic, FALSE dac nu; ISNA(valoare): TRUE dac valoare este #N/A, FALSE dac nu ISNONTEXT(valoare): TRUE dac valoare nu este de tip text, FALSE dac valoare este de tip text; ISNUMBER(valoare): TRUE dac valoare este de tip numr, FALSE dac nu; ISODD(valoare): TRUE dac valoare este un numr impar, FALSE dac valoare este numr par; ISREF(valoare): TRUE dac valoare este o referin, FALSE dac nu este o referin; ISTEXT(valoare): TRUE dac valoare este de tip text, FALSE dac nu este de tip text. N(valoare): convertete o valoare ntr-un numr. Funcia convertete cifrele din forma de text (123) n numere, iar valorile logice TRUE n 1. Orice alte valori vor deveni 0. NA(): aceast funcie are ca rezultat valoarea de eroare #N/A, care nseamn c valorile nu sunt disponibile. TYPE(valoare): returneaz un numr n funcie de tipul de coninut al unei celule. Rezultatele sunt urmtoarele:

156

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Tabelul nr 6.6. Valorile futnizate de funcia TYPE Valoare Rezultat 1 Numr 2 Text 4 Valoare logic 8 Formul Valoare de tip eroare 16 64 Matrice

6.2.8. Funcii de cutare i de referine


Funciile de cutare i referine sunt utilizate atunci cnd, trebuie determinat coninutul celulelor, domeniilor sau zonelor selectate. Unele dintre ele sunt utilizate i n foile de funcii Macro, devenind instrumente de creare a funciilor Macro avansate. Funciile de cutare i referin sunt urmtoarele: ADDRESS(numr_linie;numr_coloana;num_abs;a1;foaie_text) AREAS(referina) CHOOSE(num_index;valoare1;valoare2;) COLUMN(referina) COLUMNS(matrice) HLOOKUP(valoare_cautata;matrice_tab;index_linie_num;domeniu_cutare) HYPERLINK(adresa;nume) INDEX(matrice;numr_linie;numr_coloana) INDEX(referina;numr_linie;numr_coloana;numr_zona) INDIRECT(ref_text;a1) LOOKUP(valoare_cautata;vector_cutare;vector_rezultat) LOOKUP(valoare_cautata;matrice) MATCH(valoare_cautata;matrice_cutare;tip_potrivire) 157

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

OFFSET(referina;linii;coloane;nlime;lime) ROW(referina) ROWS(matrice) TRANSPOSE(matrice) VLOOKUP(valoare_cautata;matrice_tabel;col_index_num;domeniu_cutare)

6.2.9. Funcii de tip text


Funciile de tip text permit manipularea valorilor de tip text. CHAR(numr): are ca rezultat caracterul care, corespunde codului ASCII numr (de la 1 la 255). CLEAN(text): are ca rezultat ndeprtarea din argumentul text,a oricrui caracter avnd codul ASCII mai mic dect 32 sau mai mare ca 127. COD(text): are ca rezultat codul ASCII al primei litere din textul specificat. CONCATENATE(text1;text2;): efectueaz reuniunea tuturor argumentelor. Exemplu: =CONCATENATE(Anul; ;2; ;Finane Bnci) va avea ca rezultat afiarea textului Anul 2 Finane Bnci. DOLLAR(valoare;zecimale): are ca rezultat rotunjirea unei valori cu un numr de zecimale specificat i apoi o convertete n text, cu format de valut. Textul obinut poate fi concatenat, cu alte valori de tip text. Exemplu: =Produsul valoreaz&DOLLAR(A1;2)&. Va avea ca rezultat Produsul valoreaz $50,66, dac celula A1 conine valoarea $50,66, rezultatul se furnizeaz cu 2 zecimale. EXACT(text1;text2): are ca efect compararea valorilor text1 i text2; dac sunt identice se returneaz valoarea logic TRUE; dac nu, se returneaz valoarea logic FALSE. Observaie: Majusculele sunt luate n considerare.

158

Capitolul 6. Utilizarea funciilor

Exemplu: =EXACT(Produs;B1) va returna valoarea TRUE dac celula B1 conine textul Produs i FALSE dac nu conine textul produs, ci alt text. FIND(text_cutat;text_surs;start_num): efectueaz cutarea n text_surs a valorii text_cutat, ncepnd cu poziia indicat de start_num. n cazul n care acesta este gsit, funcia va returna poziia caracterului de nceput, a textului cutat. Valoarea implicit pentru start_num este 1. FIXED(numr;zecimale;fr_virgule): are ca efect rotunjirea argumentului numr, cu un numr specificat de zecimale i afiarea acestuia ca text n format zecimal cu virgul. Dac argumentul zecimale este omis, se vor utiliza dou poziii zecimale, iar dac acesta este un numr negativ, funcia va efectua rotunjirea la stnga punctului zecimal. LEFT(text;num_char): are ca efect afiarea primelor num_char caractere din partea stng a unui text. Observaie: Argumentul num_char trebuie sa fie mai mare ca 0, iar valoarea implicit pentru acesta este 1. Exemplu: =LEFT(B5;2) va afia textul CH dac celula B5 conine textul CHELTUIELI. LEN(text): returneaz numrul de caractere din text. LOWER(text): are ca efect transformarea majusculelor din text, n litere mici. MID(text;start_num;num_char): extrage un numr de num_char din text, ncepnd cu poziia start_num. PROPER(text): are ca efect afiarea valorii text cu caractere mici, nceputurile de cuvinte fiind scrise cu majuscule. REPLACE(text_vechi;start_num;num_char;text_nou): are ca efect nlocuirea num_char din text_vechi cu caractere din text_nou, ncepnd cu poziia start_num. Primul caracter din text_vechi este 1. REPT(text;numr_timp): are ca efect repetarea valorii text de un numr de ori (numr_timp). Observaie: Argumentul numr_timp trebuie s fie numr ntreg, mai mare dect 0. Numrul maxim de caractere din rezultat este 255.

159

Capitolul VI. Utilizarea funciilor

Exemplu: =REPT(X;4) va afia XXXX. RIGHT(text;num_char): are ca efect afiarea ultimelor num_char din partea dreapt a unui text. Observaie: Valoarea implicit pentru num_char este 1. SEARCH(text_cutat;text_surs;start_num): are ca efect cutarea n text_surs a valorii text_cutat ncepnd cu poziia indicat de start_num. n cazul n care acesta este gsit, funcia FIND() va returna poziia caracterului de nceput al textului text_cutat. Observaie: Valoarea implicit pentru start_num este 1. n text_cautat se poate folosi caracterul semnul ntrebrii (?) pentru a indica orice caracter din poziia respectiv i caracterul asterisc () pentru a specifica un grup de caractere. SUBSTITUTE(text;text_vechi;text_nou;instana): are ca efect nlocuirea lui text_vechi cu text_nou n valoarea text. Dac text_vechi apare de mai multe ori, argumentul instana v indic ce apariie urmeaz a fi nlocuit. Exemplu: SUBSTITUTE(Stat de plat luna MAI;MAI;IUNIE) va furniza textul Stat de plat luna IUNIE. T(valoare): va furniza text, dac valoare este de tip text i un spaiu n celelalte cazuri. TEXT(valoare;format_text): convertete o valoare numeric n text i o afieaz corespunztor formatului indicat prin format_text. Observaie: Formatul nu poate conine simbolul asterisc () i nu poate fi General. Exemplu: TEXT(100000;LEI###.###) va furniza valoarea LEI 100.000. TRIM(text): terge toate spaiile din text, astfel nct ntre cuvinte s rmn un singur spaiu. UPPER(text): are ca efect transformarea n majuscule, a tuturor caracterelor din text. VALUE(text): are ca efect convertirea valorilor numerice de tip Text sau de tip Data i Ora, cu formate predefinite n numere care se pot utiliza n formule.
Observaie: Deplasarea ntre argumentele funciilor se face prin apsarea concomitent a

tastelor <CTRL+sgeata stnga/dreapta>.

160

LISTE PENTRU ORGANIZAREA DATELOR

7.1. Gestiune liste


Ce este o list?

Modalitatea de a stoca date ntr-o foaie de calcul este lista. O list este o serie, etichetat de rnduri care conin date similare. De exemplu, o list poate conine studenii dintr-o grup (Figura nr 7.1. Exemplu de lis). Listele aplicaiei Excel au cteva caracteristici comune.
Celulele de pe aceeai coloan conin date similare. Primul rnd conine etichete de coloan.

Rndurile dintr-o coloan conin seturi similare de date.

Figura nr 7.1. Exemplu de lis O list poate fi utilizat ca o baz de date O list poate fi interpretat ca o simpl baz de date, unde rndurile sunt nregistrri i coloanele sunt cmpuri. Nu este nevoie ca utilizatorul, s fac ceva special listei obinuite pentru a o face o baz de date. Atunci cnd se execut mai multe operaii specifice bazei de date, cum ar fi gsirea, sortarea sau subtotalizarea datelor, aplicaia Excel recunoate automat lista utilizatorului ca o baz de date (Figura nr 7.2. Baz de date Excel).

161

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Un cmp este o singur coloan. Etichetele de coloane sunt nume de cmpuri.

O nregistrare este un singur rnd dintr-o list.

Figura nr 7.2. Baz de date Excel Recomandri pentru crearea unei liste ntr-o foaie de calcul Aplicaia Excel are mai multe faciliti automate, care uureaz gestiunea i analiza datelor ntr-o list. Pentru a beneficia de aceste faciliti, se introduc rndurile i coloanele ntr-o list, conform recomandrilor urmtoare. Dimensiunea i poziia listei Este indicat s nu fie mai mult de o list pe o foaie de calcul, deoarece o serie de faciliti de gestiune liste - cum ar fi filtrarea - pot fi utilizate numai pe o list la un moment dat, ntr-o foaie de calcul; Se las cel puin o coloan liber i un rnd liber ntre list i alte date de pe foaia de calcul. n acest fel, aplicaia Excel va putea selecta automat lista atunci cnd se sorteaz, filtreaz sau insereaz subtotaluri automate; Pentru a obine rezultate mai bune, se evit stocarea altor date critice la stnga sau la dreapta listei, deoarece acestea pot fi ascunse atunci cnd se filtreaz lista; O list poate fi, tot att de mare ct ntreaga foaie de calcul: 1.048.576 linii i 16.384 coloane. Etichete de coloan Se creeaz etichete de coloan, pe primul rnd al listei. Aplicaia Excel utilizeaz aceste etichete pentru a crea rapoarte i a gsi i organiza datele.

162

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Se utilizeaz un font, tip de dat, aliniere, format, model, chenar sau stil de scriere cu majuscule pentru etichetele de coloan, care s fie diferite de formatul stabilit pentru datele din list. Se utilizeaz chenarul celulei pentru a insera linii sub etichete, dac se dorete separarea etichetelor de date. Nu se utilizeaz rnduri libere sau linii ntrerupte. Dac o etichet de coloan este mai lat dect datele din coloan, se poate continua scrierea textului pe linia urmtoare. Se selecteaz eticheta, se alege din meniul Home, grupul de butoane Alignment i butonul Wrap Text (Continu automat textul pe rndul urmtor). Coninutul rndurilor i coloanelor Se proiecteaz lista astfel nct, toate rndurile s aib elemente similare n aceeai coloan. Nu se insereaz spaii suplimentare la nceputul unei celule; spaiile suplimentare afecteaz sortarea i cutarea. Se utilizeaz acelai format pentru toate celulele dintr-o coloan. Pentru a aplica un format celulei, se selecteaz comanda Format Cells (Celule ) din grupul de instrumente Number; sau din grupul Cells, butonul Format i apoi comanda Format Cells; ori din meniul contextual comanda Format Cells. Numirea listelor. Dac se va folosi lista ntr-un model mai mare de foaie de calcul, atunci poate fi necesar denumirea ei utiliznd cutia Name (Nume) din meniul care deschide fereastra de dialog New Name n Formulas, opiunea cadrul creia, se stabilete dac noul nume se refer la registru sau la una dintre foile de calcul care conine lista, precum i coordonatele listei (Figura nr. 7.3. Atribuirea de nume listei). Apoi, ori de cte ori aplicaia Excel cere o referin la list, se poate folosi acest nume. Totui, nu este necesar denumirea listei pentru a folosi oricare din facilitile de gestiune a listelor puse la dispoziie de aplicaia Excel. Dac lista este denumit Database, Microsoft Excel identific ntotdeauna primul rnd ca etichete sau nume de cmpuri.

Figura nr. 7.3. Atribuirea de nume listei

163

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr.7.4. Selectarea opiunii Case Sensitive

Scrierea cu majuscule. Se pot utiliza fie litere mari, fie litere mici, atunci cnd se tasteaz date ntr-o list. Microsoft Excel face distincie, ntre litere mari i mici numai cnd se sorteaz i atunci numai cnd, se selecteaz opiunea de sortare Case Sensitive (Difereniaz litere mari i mici (Figura nr.7.4. Selectarea opiunii Case Sensitive) . Formule. Se pot utiliza formule pentru a calcula valori n coloane, aa cum se procedeaz n orice alt celul a foii de calcul. Atunci cnd se sorteaz sau se caut valori ntr-o list, Microsoft Excel utilizeaz valorile produse de formule i nu formulele n sine.

Organizare date Se poate sorta o list n ordine alfabetic, numeric sau cronologic, conform coninutului unei coloane sau unor coloane specificate. Se poate de asemenea sorta lista, utiliznd o ordine de sortare particularizat, specificat de programator.

Gsirea i afiarea unui subset de date Pentru a edita, imprima, stabili formatul, a face subtotaluri sau crea o diagram dintr-un subset al unei liste, se poate filtra lista. Filtrarea ascunde temporar toate rndurile care, nu ndeplinesc criteriile de cutare specificate. Utiliznd Filter (Filtrare), cu un click al mouse-ului, se pot gsi rndurile i coloanele care conin elementele selectate. Utiliznd Advanced Filter (Filtrare complex), se pot crea criterii de cutare particularizate, folosind formule i criterii multiple.

Creare rapoarte sintetice


Aplicaia Excel permite inserarea subtotalurilor automate pe coloanele alese. Se pot de asemenea, crea interactiv tabele sumar, numite tabele pivot, care aranjeaz n form de tabel

164

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

datele extrase dintr-o list. Tabelele pivot ajut la compararea i analizarea datelor, utiliznd macheta i modul de calcul alese de utilizator.

7.2. Funcii pentru cutri de valori n liste


O list poate fi utilizat i ca un tabel de cutare. ntr-un tabel de cutare, se poate utiliza o formul specific foii de calcul pentru a gsi un element al datelor care este asociat cu alt element al datelor, n aceeai list. De exemplu, se poate gsi preul produsului pentru un element din list, dac se cunoate codul produsului utiliznd funcia VLOOKUP (Figura nr.7.5. Tabel de cutare). Figura nr.7.5. Tabel de cutare

Pentru cutri n liste, se pot utiliza 3 variante: 1. cu ajutorul funciei VLOOKUP; 2. folosind un combo box n combinaie cu funcia INDEX; 3. combinaia dintre funciile MATCH i INDEX.

Cutarea n cadrul unei liste cu ajutorul funciei VLOOKUP Funcia VLOOKUP compar valoarea de cutare cu prima coloan din list i ntoarce o valoare asociat n acelai rnd. Pentru a utiliza funcia VLOOKUP, fie se tasteaz direct funcia n celul, fie se utilizeaz facilitatea INSERT FUNCTION ( ). Sintaxa funciei este urmtoarea: VLOOKUP(lookup_value; table_array;col_index_num;range_lookup) Argumentul lookup_value specific, valoarea de cutare pe care utilizatorul dorete s o compare cu prima coloan din list. De exemplu, aceast valoare poate fi 98. Este posibil i utilizarea unei adrese de celul care s conin valoarea de cutare. Aceast modalitate permite modificarea rapid a valorii de cutare. Argumentul table_array specific zona care conine ntreaga list. n exemplul nr 1, aceasta este zona A2:E13. Argumentul col_index identific, numrul coloanei care conine valoarea de returnat. Dac se caut preul, acesta este n coloana 4 a tabelului.

165

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Argumentul range_lookup indic aplicaiei Excel, cum s compare valoarea de cutare cu prima coloan. Poate lua valorile: True sau False. Valoarea True este cea implicit i poate s lipseasc. Valoarea False indic aplicaiei Excel, s gseasc o potrivire exact a valorii de cutare.

Exemplul nr 1: n tabelul anterior, se cere s se caute preul care corespunde codului 98. Formula de calcul pentru funcia de cutare VLOOKUP va fi: =VLOOKUP(98; A2:E13;4)23, ceea ce presupune c pentru codul de produs 98 n domeniul A2:E13, preul gsit este 23. Exemplul nr 2: Avnd datele conform tabelului de mai jos (Figura nr.7.6. Cotarea aciunilor pe piaa valoric) reprezentnd cotarea pe pia a aciunilor diferitelor uniti economice, se cere s se determine, pentru firma al crui cod este 77, care a fost preul de cumprare i preul de vnzare al aciunilor.

Figura nr.7.6. Cotarea aciunilor pe piaa valoric

Rezolvare: Se va utiliza funcia VLOOKUP cu formatele:


=VLOOKUP(cod firm;domeniu;coloana de cutare)

n acest exemplu, cutarea s-a efectuat dup codul de firm 77, n domeniul A2:C11, pentru coloana 2 valoarea furnizat este 3704, iar pentru coloana 3 valoarea furnizat este 9456 (Figura nr.7.7. Rezultatele cutrii cuVLOOKUP).

Funcia
VLOOKUP VLOOKUP

Val cutat Domeniul


77 77 A2:C11 A2:C11

Colde cutare
2 3

Rezultat
3704 9456

Figura nr.7.7. Rezultatele cutrii cu VLOOKUP

166

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Exemplul nr. 3: Se cere s se determine n funcie de valorile cmpului Nume, urmtoarele informaii: Prenume; Compartiment; Funciune; Salariul brut. Rezolvare: Valorile coloanei de cutare sunt de tip alfabetic. Pentru cutare se va folosi funcia VLOOKUP. Datele de lucru se gsesc n tabelul urmtor (Figura nr.7.8. Date iniale privind salariul brut anual).

Figura nr.7.8. Date iniiale privind salariul brut anual

Figura nr.7.9. Cutarea informaiilor cu funcia VLOOKUP

n domeniul G23:H27 se construiete o tabel de cutare, ce va conine n prima coloan elementele de cutat, iar n coloana a doua valorile gsite. Cutarea efectundu-se dup prima coloan a tabelului, trebuie ca prim argument al funciei s fie, ori valoarea dup care se face cutarea (de exemplu Nicolae) ori adresa respectivei valori (A27). Pentru toate elementele de cutat domeniul este acelai, se schimb doar coloana n care se face cutarea. Funcia VLOOKUP cere ca poziia coloanei de cutare - coloana pe care utilizatorul o compar cu valoarea de cutare - s fie prima din list. n exemplul anterior, coloana dup care se face cutarea este Nume. S-a realizat o machet de 167

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

cutare n domeniul A23:E40. n H23 s-a trecut adresa numelui sau valoarea cmpului. Cutrile se vor efectua n coloanele 2, 3, 4, 5. La schimbarea adresei pentru cmpul Nume, se vor schimba informaiile furnizate n machet (Figura nr. Cutarea informaiilor cu funcia VLOOKUP).

Cutarea n cadrul unei liste utiliznd combinaia dintre un combo box i funcia INDEX Aceeai cutare a valorilor n list, se realizeaz n cazul n care se creaz un combo box care conine, o list a valorilor cmpului de cutare, precum i numrul articolului selectat. Prin selectarea valorii din lista furnizat de combo box, se obine adresa valorii selectate (de exemplu:: G31). Domeniul de cutare se preia din list (de exemplu: E24:E40). n continuare se folosete funcia INDEX care, returneaz valoarea cutat (de exemplu: salariul pentru numele selectat din list) (Figura nr.7.10. Cutarea prin INDEX n combinaie cu un combo box). Funcia INDEX are formatul general: INDEX(array;row_num;column_num) unde: array este domeniul n care se execut cutarea; row_num - adresa valoric dup care se execut cutarea; column_num - prima coloan numeric.

Poziia nregistrrii n list

Figura nr.7.10. Cutarea prin INDEX n combinaie cu un combo box Utiliznd funcia INDEX ce are printre argumente i adresa furnizat de selecia din combo box, aa cum se vede n figura anterioar, se furnizeaz valoarea cutat, (salar brut) mult mai rapid. i n acest caz, lista din combo box se afl n prima coloan a tabelului.

Cutarea n cadrul unei liste utiliznd combinaia dintre funciile MATCH i INDEX Dac se dorete efectuarea cutrii n list, dup o alt coloan dect prima trebuie folosite alte funcii. De exemplu, se pot utiliza funciile MATCH i INDEX mpreun, pentru a localiza o valoare n care, valoarea de cutare s se potriveasc exact cu o valoare din coloana de cutare.

168

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Funcia MATCH va gsi poziia valorii de cutare, n cadrul listei. Utiliznd acel numr de poziie se va folosi forma matricial a funciei INDEX, pentru a gsi elementul asociat datelor. De exemplu, dac se dorete gsirea preului n funcie de cod, iar datele sunt introduse ca n figura care urmeaz, se utilizeaz funciile MATCH i INDEX. Formatul general al funciei MATCH este MATCH(lookup_value;lookup_array;match_type) unde : lookup_value valoarea de cutare n alt coloan dect prima; lookup_array- domeniul de cutare; match_type- tipul cutrii. Funcia MATCH returneaz poziia relativ a unui termen, dintr-un ir care s fie egal cu valoarea specificat, n exemplul urmtor, returneaz poziia numelui produs pentru codul numeric 61. Formula =MATCH(61,B2:B13,1) compar valoarea de cutare 61 cu datele din coloana Cod produs i ntoarce numrul poziiei valorii de cutare din list, poziia din coloana 1, care este n acest exemplu A9. Funcia a fost scris n poziia A16. Formula =INDEX(C2:C13,A16) utilizeaz numrul poziiei ntors de funcia MATCH n celula A16, pentru a gsi preul n coloana Pre produs din list. Cutarea se efectueaz n domeniul C2:C13 pe baza produsului de la poziia A9 (Informaie furnizat de funcia MATCH). Valoarea furnizat este 365428. Figura nr.7.11. Cutri n tabele cu funciile MATCH i INDEX Observaie: Cutarea prin intermediul funciei INDEX se face tot pe baza unei adrese din prima coloan, dar respectiva adres este furnizat de funcia MATCH.

Introducerea funciilor utiliznd Paste Function Se poate utiliza Insert Function (Asistent funcie), care ghideaz introducerea funciilor VLOOKUP, MATCH i INDEX, n loc de a tasta formulele. Pentru a utiliza Insert Function (Asistent funcie), se execut click pe butonul Insert Function (Asistent funcie) i se selecteaz funcia care va fi utilizat, din cutia Function Name (Nume funcie) (Figura nr. 7.12. Inserarea funciei VLOOKUP cu ajutorul butonului Insert Function).

169

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr.7.12. Inserarea funciei VLOOKUP cu ajutorul butonului Insert Function

7.3. Sortarea datelor dintr-o list


Microsoft Excel uureaz organizarea, gsirea i crearea de rapoarte cu datele memorate ntr-o list, prin: Sortare, pentru a organiza datele dintr-o list n ordine alfabetic, numeric sau cronologic; Filtrare, pentru a gsi i a lucra rapid cu un subset de date, fr a le muta sau sorta. O list este constituit din date organizate pe rnduri sau nregistrri ntr-o foaie de calcul. Prin sortare se realizeaz rearanjarea rndurilor, n funcie de coninutul uneia sau mai multor coloane. Dac o coloan conine un set limitat de elemente, cum ar fi numerele departamentelor sau numele produselor, sortarea plaseaz rndurile cu elemente identice mpreun. Acest tip de sortare, va fi folosit n crearea unei liste cu subtotaluri automate. Sortarea poate avea loc dup un rnd, o coloan sau mai multe sau ntr-un plan. Poate fi sortat chiar i o list care a fost filtrat. Pentru a sorta o list, indicatorul mouse-ului trebuie poziionat ntr-una din celulele listei, apoi din meniul . DATA se alege opiunea Sort Implicit lista este selectat, dup care pe ecran se afieaz caseta de dialog Sort. Alegerea ordinii de sortare se face n csua Sort By (Sorteaza dup), de unde se alege numele coloanei dup care se va face ordonarea. Se poate alege o ordine de sortare ascendent sau descendent, utiliznd csua de editare Order. n cadrul acesteia, pentru sortare alfabetic se selecteaz A to Z (ascendent) sau Z to A (descendent). Dac coloana este numeric se poate opta pentru sau Smallest to Largest sau Largest to Smallest. De exemplu, dac se utilizeaz o ordine ascendent, numerele sunt sortate de la 1 la 9, textul este sortat de la A la Z, iar datele calendaristice sunt sortate de la cele mai vechi pn la cele mai recente. n cazul unei sortri descendente, numerele sunt

170

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

sortate de la 9 la 1, textul este sortat de la Z la A, iar datele calendaristice sunt sortate de la cele mai recente la cele mai vechi. n exemplul urmtor s-a optat pentru sortarea cresctoare a valorilor cmpului Cant Vndut (Figura nr. 7.13. Sortarea listei). Fereasra Sort utilizat a fost conform figurii nr 7.14. Caseta de dialog Sort.

Figura nr. 7.13. Sortarea listei

Opiuni de sortare

Figura nr. 7.14. Caseta de dialog Sort

Executarea unei sortri simple Pentru a sorta ntreaga list curent, se va selecta doar o celul din list i se va alege comanda Sort (Sorteaz) cresctor sau descresctor din meniul Data. Microsoft Excel selecteaz automat ntreaga list i execut sortarea, dup coloana n care a fost fixat cursorul. n exemplul urmtor s-a efectuat sortarea descresctor, dup coloana etichetat UM (Figura nr. 7.15. Sortarea rapid a ntregii liste).

171

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr. 7.15. Sortarea rapid a ntregii liste

Figura nr. 7.16. Opiunii de selectare a listei

Figura nr.7.17. Sortarea unei singure coloane n cazul n care se selecteaz o coloan i se solicit sortarea simpl, sistemul deschide fereastra de selecie Sort Warning care are dou opiuni: Expand the selection, n cazul n care se dorete extinderea seleciei la ntreaga list; Continue with the current selection, numai pentru selecia executat.

172

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Dac se opteaz pentru cea de-a doua variant, se va executa sortarea n tabel numai a coloanei selectate. Restul listei nu se reorganizeaz (Figura nr. 7.17. Sortarea unei singure coloane). n exemplul din figur, numai datele coloanei Pre au fost ordonate. Etichetele de coloan vor fi excluse de Microsoft Excel din sortare, dar le utilizeaz, pentru a uura alegerea coloanei de sortat n csua Sort By, n cadrul casetei de dialog Sort. Dac Microsoft Excel nu selecteaz automat datele, ele vor fi selectate manual i se va alege comanda Sort din nou. Rndurile care conin elemente duplicate n coloana Sort By apar mpreun n lista sortat n ordinea iniial, de exemplu toate valorile Nume Vnztor. Dac se dorete sortarea rndurilor duplicate mai departe, se poate specifica o a doua coloan dup care s se sorteze, n prima cutie Then By. Dac exist elemente duplicate n aceast a doua coloan, se poate specifica o a treia coloan dup care s se sorteze, n a doua cutie Then By, chiar i a patra coloan (Figura nr. 7.18. Sortarea listei dup mai multe coloane). n prima csu cu numele Sort by, se va alege opiunea din capul de tabel care va furniza ordinea principal de sortare, dup care n csua Then by se va scrie opiunea din capul de tabel care furnizeaz o doua ordine de sortare, subordonat primeia .a.m.d..

Figura nr. 7.18. Sortarea listei dup mai multe coloane

173

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Microsoft Excel salveaz opiunile de sortare care au fost selectate n cutia de dialog Sort i cutia de dialog Sort Options (Opiuni sortare)- cum ar fi coloana dup care se face sortarea, ordinea de sortare (ascendent sau descendent) i orientarea sortrii (de sus n jos sau de la stnga la dreapta) - i le folosete de fiecare dat la alegerea comenzii Sort pe lista respectiv, pn cnd sunt modificate opiunile sau se sorteaz o alt list. Rndurile sau coloanele ascunse, nu sunt mutate atunci cnd are loc o sortare, cu excepia cazului n care acestea sunt o parte a unui plan. Utiliznd sgeile din interiorul ferestrei Sort, se poate schimba ordinea sortrii ascendent descendent . sau

Anularea sortrii Ultima sortare realizat poate fi anulat executnd un click de mouse pe butonul Undo Sort . Pentru a putea readuce lista la starea nesortat, original, dup mai multe sortri consecutive, rndurile pot fi numerotate nainte de sortare. Se va insera i eticheta o coloan din cadrul listei i se va completa cu numere n secven, folosind facilitatea AutoFill sau butonul Fill din grupul Editing opiunea Home. Pentru readucerea listei n forma original, aceasta va fi sortat dup coloana respectiv.

Sortarea dup o coloan care conine text i numere Dac coloana specificat n cutia Sort By conine numere, se va verifica dac numerele sunt toate n format numeric sau dac, sunt reprezentate ca text. Dac acea coloan conine att numere, ct i numere care includ caractere text (de exemplu, 100, 100a, 200, 200ab), toate celulele se vor defini de tip text. Dac se lucreaz cu formatul numeric, sortarea va lua n considerare prima dat toate numerele, apoi numerele care conin i caractere text. Pentru ca unui numr s i fie stabilit formatul de tip text, se plaseaz naintea numrului respectiv un apostrof () (de exemplu 100; 3456 vor fi interpretate ca texte).

Ordinea de sortare O list poate fi sortat n ordine ascendent, descendent sau folosind o ordine de sortare particularizat. Coninutul i tipul datelor, determin modul n care o valoare este sortat. Ordine de sortare ascendent: Numerele sunt sortate de la cel mai mic numr negativ la cel mai mare numr pozitiv; date i ore, de la cele mai vechi pn la cele mai recente.

174

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Sortarea valorilor de tip text, au ca rezultat sortarea numerelor introduse ca text mai nti i apoi textul obinuit. n cazul valorilor logice, se afieaz prima oar FALSE i apoi TRUE. Valorile eronate, ca de exemplu, #VALUE! sau #NAME?, sunt afiate n ordinea n care acestea sunt gsite. Ordine de sortare descendent Atunci cnd este selectat o ordine de sortare descendent, Microsoft Excel sorteaz valorile n ordinea opus sortrii ascendente, cu excepia celulelor libere, care sunt totdeauna lsate la urm.

Cum identific Microsoft Excel etichetele de coloan Microsoft Excel identific etichetele de coloan, comparnd tipul de format de pe primele rnduri ale listei. Microsoft Excel identific primul rnd ca fiind etichete de coloan i l exclude din sortare, selectnd automat butonul opiune My data has headers din cutia de dialog Sort. Microsoft Excel poate identifica pn la dou rnduri ). Dac s-a deselectat aceast opiune, nu se de etichete de coloan ( vor identifica etichetele de colon iar n cutiile de editare Sort by i Then by, din cadrul cutiei de dialog Sort, se vor trece coloanele. Sortarea unei liste care nu are etichete de coloan Dac Microsoft Excel nu depisteaz nici o diferen, referitor la tipul datelor, scrierea cu majuscule, font, aliniere sau model, ntre primele rnduri i rndurile care urmeaz, nu sunt identificate etichete de coloan. n acest caz, deselecteaz automat butonul opiune My data has headers din cutia de dialog Sort. Dac dintr-un anumit motiv, Microsoft Excel identific primul rnd ca reprezentnd etichete de coloan dar se dorete ca acest rnd s fie inclus n sortare, atunci se va deselecta manual butonul opiune My data has headers. n aceste situaii, sistemul va selecta o coloan care s reprezinte ordinea de sortare, folosind numele generic al acesteia (de exemplu: Column A, Column B) (Figura nr. Opiunea My data has headers deselectat).

Figura nr. 7.19. Opiunea My data has headers deselectat

175

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Sortarea de la stnga la dreapta a coloanelor dintr-o list Pentru a sorta pe linie, nu pe coloan, din meniul Data se va selecta opiunea Sort, iar dup activarea butonului Options, din cutia de dialog Sort, se va selecta butonul Sort left to right (Sorteaz de la stnga la dreapta), apoi se alege butonul OK. Din cutiile Sort By i Then By se vor selecta n continuare, opiunile de sortare. Se procedeaz astfel: 1. Se fixeaz cursorul n cadrul listei, pe o celul a rndului dup care se dorete ordonarea; 2. Se deschide fereastra Sort. n cadrul ei, la cutia de editare Bort by va fi editat denumirea coloanei n care a fost cursorul (de exemplu: Preul); 3. Se acioneaz Options pentru a deschide caseta Sort Options n cadrul creia, se selecteaz opiunea Sort left to right; 4. Se acioneaz OK, n csua de editare Sort by numele coloanei va fi automat schimbat cu denumirea rndului selectat (de exemplu: Row 20) (Figura nr. 7.21. Sortarea de la stnga la dreapta dup rndul 20); 5. Se alege butonul de comand OK executndu-se ordonarea conform seleciilor (Figura nr. 7.20. Sortarea de la stnga la dreapta);

Figura nr. 7.20. Sortarea de la stnga la dreapta 6. Ordonarea cresctoare sau descresctoare dup rnd modific poziia coloanelor n cadrul listei (Figura nr. 7.21. Sortarea de la stnga la dreapta dup rndul 20 i Figura nr. 7.22. Lista nainte i dup sortarea pe rnd).

Figura nr. 7.21. Sortarea de la stnga la dreapta dup rndul 20

176

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Structura rndului 20 nainte de sortare

Structura rndului 20 dup realizarea sortrii

Figura nr. 7.22. Lista nainte i dup sortarea pe rnd n acest exemplu se observ c, rndul care a fost ales ca ordine a sortrii (Rndul 20) a determinat modificarea ordinii coloanelor n cadrul listei. Mai nti, au fost sortate coloanele numerice n ordinea precizat (cresctoare) i dup aceea coloanele alfanumerice. Astfel, coloana Pre a venit n poziia 2 iar Den prod, a fost trecut ultima coloan din poziia a doua.

Utilizarea unei ordini de sortare particularizate O ordine de sortare particularizat nu utilizeaz reguli de sortare numeric sau alfabetic obinuite. De exemplu, o list se dorete a fi sortat dup lun, n ordinea din calendar, folosind ordinea de sortare particularizata Jan, Feb, Mar .a.m.d.. Pentru aceasta se va activa butonul Data, se va alege opiunea Sort, apoi la csua de editare Order, se va alege o alt ordine de sortare care apare n list sau se creaz ordinea personalizat selectnd Custom List (Figura nr. 7.23. Selectare ordinii de sortare partticularizate).

Figura nr. 7.23. Selectare ordinii de sortare partticularizate

177

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

i ordinea de sortare particularizat poate fi ordonat cresctor sau descresctor n cadrul csuei de editare Order. Microsoft Excel utilizeaz ordinea de sortare particularizat pn cnd, se va selecta o alt ordine de sortare particularizat sau pn va fi sortat o alt list. Ordinea de sortare particularizat se aplic numai, coloanei care a fost precizat n cutia Sort By. Nu se poate aplica o ordine de sortare particularizat, coloanelor specificate n cutiile Then By. Crearea opiunilor pentru sortarea particularizat Se poate crea o ordine de sortare proprie, cum ar fi Min, Max, Mediu folosind opiunea Custom List din linia Sort by a uneia dintre coloanele selectate pentru sortare. n cutia List Entries (Intrari list) din fereastra Custom Lists, se va tasta fiecare element al listei de sortare. Elementele vor fi tastate n ordinea dorit. Dup tastarea intrrilor, se va apsa butonul Add. Ordinea de sortare creat, se mut n cutia Custom Lists din cadrul aceleai ferestre (Figura nr. 7.24. Crearea ordinii de sortare particularizat).

Figura nr. 7.24. Crearea ordinii de sortare particularizat

Noua ordine de sortare particularizat, astfel specificat, devine o opiune care poate fi selectat n fereastra Sort caseta de editare Order. n cazul n care, n anterior a mai fost efectuat o sortare, coloana ce apare n caseta de editare Sort by de va fi coloana vechi sortri(Figura nr. 7.25. Lista nainte de sortarea personalizat).

Figura nr. 7.25. Lista nainte de sortarea personalizat 178

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

n caseta de editare Order se selecteaz din lista afiat, ordinea de sortare personalizat, se deselecteaz opiunea My data has headers i se acioneaz butonul de comand OK. Dup ce s-a realizat sortarea, conform ordinii precizate, lista sortat i fereastra de dialog Sort vor fi schimbate. n fereastra de dialog la Sort by, n cadrul ferestrei de dialog Sort va fi trecut coloana, dup care s-a realizat sortarea personalizat (de exemplu :Column G). La caseta de editare Order, se editeaz elementele de ordonare selectate din list ( de exemplu: L, Ma, Mi, J, V, S, D) (Figura nr. 7.26. Lista dup sortarea personalizat).

Figura nr. 7.26. Lista dup sortarea personalizat

Sortarea datelor din plan Atunci cnd se sorteaz rnduri care fac parte dintr-un plan al unei foi de calcul, grupurile de pe nivelul cel mai nalt (grupurile de pe nivelul unu) sunt sortate astfel nct, rndurile sau coloanele care sunt grupate mpreun, rmn mpreun. Not: Dac planul a fost creat, prin inserarea unor subtotaluri automate este necesar ascunderea rndurilor detaliu, nainte de sortare (Figura nr. 7.27. Sortarea datelor din plan cu rnduri ascunse). Pentru a sorta rndurile unui plan al foii de calcul, se va selecta o singur celul din datele astfel reprezentate i se va alege comanda Sort din meniul Data. Dac Microsoft Excel nu selecteaz exact poriunea dorit, atunci se vor selecta rndurile manual i se va alege din nou comanda Sort. n caseta de editare Then by se selecteaz al doilea cmp de ordonare, respectiv al treilea, iar la Order se selecteaz tipul ordonrii

179

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

(cresctor sau descresctor). La acionarea butonului de comand OK, se execut ordonarea conform seleciilor. La scoaterea din ascundere a datelor n lista sortat, se observ c au fost ordonate toate cmpurile chiar dac, au fost ascunse (Figura nr. 7.28. Execuia sortrii cu date dintrun plan i Figura nr. 7.29. Scoaterea din ascundere a datelor). Pentru a sorta coloanele de la stnga la dreapta n cadrul listei, n locul sortrii de rnduri, se va alege opiunea Left to Right din cutia Sort Options care este activat odat cu alegerea butonului Options din cutia de dialog Sort. Dac nivelul unu al planului const dintr-un singur grup, atunci Microsoft Excel sorteaz grupurile de pe nivelul doi.

Figura nr. 7.27. Sortarea datelor din plan cu rnduri ascunse

Figura nr. 7.28. Execuia sortrii cu date dintr-un plan

Figura nr. 7.29. Scoaterea din ascundere a datelor

180

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

7.4. Filtrarea listelor


Filtrarea este o cale rapid i uoar de a gsi i a lucra cu un subset de date dintr-o list. Cnd este filtrat o list, Microsoft Excel afieaz numai rndurile care conin o anumit valoare sau ndeplinesc un set de condiii de cutare, numite criterii de filtrare. Spre deosebire de sortare, filtrarea nu rearanjeaz o list. Filtrarea ascunde temporar, rndurile care nu trebuie s apar pe ecran. Exist dou ci de a filtra o list n Microsoft Excel: din grupul de instrumente Sort & Filter pentru a utiliznd Filter (Filtrare) filtra rapid lista, prin potrivirea coninutului celulelor sau utiliznd criterii de comparaie simple, cum ar fi Afieaz rndurile la care cantitatea vndut este 285; 300; 350;( Figura nr. Filtrarea prin selecie). utiliznd Advanced (Filtrare complex) pentru a filtra date pe baza unor criterii complexe sau calculate. Acest Advanced mai poate fi folosit pentru copierea automat a datelor care, satisfac unele criterii specificate, la o alt adres. Atunci cnd Microsoft Excel filtreaz rnduri, foaia de calcul curent este plasat n modul filtrare i se ascund rnduri conform criteriilor selectate. O list filtrat poate fi editat, stabili formate, face diagrame i imprima subsetul listei curente, fr a fi necesar rearanjarea sau mutarea ei. Microsoft Excel permite recunoaterea strii la etichetele coloanelor. La un filtrului unei liste prin crearea unui efect vizual moment dat, se poate filtra numai o list a unei foi de calcul, n cazul n care exist mai multe liste pe aceeai foaie de calcul.

Filtrare liste utiliznd Filter Filter permite selectarea condiiilor de filtrare i s se afieze un subset al listei, cu un simplu click de mouse. Atunci cnd se alege comanda Filter din meniul Data, Microsoft Excel plaseaz sgei verticale, direct n etichetele de coloan ale listei. Dac se execut click pe o astfel de sgeat, se afieaz o list cu toate valorile unice din acea coloan. Selectnd o valoare dintr-o list pentru o coloan anume, se vor ascunde instantaneu toate rndurile, cu excepia acelora care conin valoarea selectat.

Aplicare Filter coloanelor selectate Dac este selectat o singur celul nainte de alegerea comenzii Filter, atunci sgeile de culoare albastr sunt aplicate tuturor etichetelor de coloan din list (Figura nr. 7.30. Acionarea comenzii de filtrare avnd cursorul n interiorul listei).

181

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor Toate cmpurile listei au fost selectate pentru a se stabili criteii de filtrare

Figura nr. 7.30. Acionarea comenzii de filtrare avnd cursorul n interiorul listei Dac se dorete filtrarea unei liste folosind mai multe coloane selectate, atunci se vor selecta doar etichetele pentru acele coloane, nainte de a alege comanda Filter. Microsoft Excel va aplica sgeile numai acelor coloane (Figura nr. 7.31. Selectarea coloanelor pentru filtrare).

Figura nr. 7.31. Selectarea coloanelor pentru filtrare Pentru a aplica sgei unei singure coloane, se va selecta eticheta i celula de sub ea sau ntreaga coloan i apoi se acioneaz butonul Filter (Figura nr. 7.32. Realizarea filtrului n funcie de o singur coloan).

Coloana Cantitate vndut a fost selectat pentru filtrare

Figura nr. 7.32. Realizarea filtrului n funcie de o singur coloan Elementul selectat dintr-o list vertical a unei coloane este numit criteriu de filtrare. n exemplul din figura nr 7.33. Filtrarea prin selecie criteriu de filtrare este s se vizualizeze doar rndurile care au n coloana cantitate valorile :285; 300; 350. Lista

182

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

poate fi filtrat n continuare alegnd un alt criteriu, dintr-o alt coloan. De exemplu, n aceast list se poate filtra dup produs, cantitate vndut, pre unitar, valoare.

Criteriu de filtrare: Cantitatea egal cu 285, 300, 350

Figura nr. 7.33. Filtrarea prin selecie

Gsirea rndurilor cu celule sau cmpuri libere Pentru a gsi rndurile cu celule libere ntr-o anumit coloan, se va selecta opiunea Blanks din lista vertical, pentru acea coloan.

Selectnd criteriul de filtrare Blanks n coloana Pre cumprare s-a gsit un singur articol care nu are date n aceast coloan

Figura nr. 7.34. Gsirea rndurilor cu celule libere

De exemplu, dac se dorete gsirea toturor nregistrrilor necompletate n coloana Pre cumprare, atunci se va selecta opiunea Blanks din lista vertical pentru Pre cumprare.

tergerea unui filtru Pentru a elimina un criteriu de filtrare pentru o singur coloan, se va selecta opiunea All (toate) din lista vertical, corespunztoare coloanei. Pentru a reafia toate rndurile ascunse i pentru a elimina sgeile afiate de Filter, se va activa nc odat comanda Filter, pentru a o anula. 183

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Deoarece Microsoft Excel nu recalculeaz automat subtotalurile atunci cnd se face o filtrare, lista trebuie sortat i filtrat nainte de a insera subtotaluri automate.

Folosirea de criterii particularizate cu Filter Cu Filter pot fi specificate i criterii particularizate pentru fiecare coloan. Acest lucru este util, atunci cnd se dorete: afiarea rndurilor care conin oricare dou elemente posibil a fi incluse n cmp unele de tip text, cum ar fi, rndurile care conin kg ca Unitate de msur i rndurile care conin 123 n coloana Preul (Figura nr. 7.35. Filtrarea listei dup criterii din dou coloane);

S-au filtrat doar nregistrrile ce corespund celor dou criterii de filtrare: Kg pentru coloana UM i 123 pentru Coloana Preul

Figura nr. 7.35. Filtrarea listei dup criterii din dou coloane

afiarea rndurilor care conin valori ce aparin unui domeniu de valori, cum ar fi, rndurile care conin preuri n lei mai mari dect 13 i mai mici dect 890. Pentru a preciza criterii particularizate pentru o coloan, se va selecta opiunea Custom Filter (Particularizare) din lista vertical pentru coloan. Apoi, se vor tasta criteriile care trebuie aplicate coloanei n cutia de dialog Custom AutoFilter (Auto filtrare particularizat).

Figura nr. 7.36. Date iniiale pentru filtrare

n cadrul fereastrei de dialog Custom AutoFilter se vor selecta criteriile care ascund toate rndurile, mai puin acelea care corespund datelor trecute n csuele de editare (de exemplu, pentru coloana Gust valorile egale cu 10 i valorile care nu sunt egale cu 9. Ca operator se va folosi AND. Rezultatul filtrrii va prezenta doar

184

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

nregistrrile cu valoarea 10 n cmpul Gust (Figura nr. 7.37. Filtrare Custom AutoFilter cu operatorul AND).

Figura nr. 7.37. Filtrare Custom AutoFilter cu operatorul AND Pentru aceleai criterii de filtrare, dac se folosete operatorul Or, structura datelor selectate este diferit, se vor selecta i nregistrrile cu valoarea 9 i cele cu valoarea 10 n coloana de filtrare (Figura nr. 7.38. Filtrare Custom AutoFilter cu operatorul OR). Dac se fixeaz cursorul pe simbolul filtrului din coloan, se va afia filtrul realizat (Figura nr. 7.39. Filtrarea combinat dup valorile 9 i 10 la culoare.

Figura nr. 7.38. Filtrare Custom AutoFilter cu operatorul OR

Figura nr. 7.39. Filtrarea combinat dup valorile 9 i 10 la culoare n loc s se selecteze Custom Filter (Filtrare particularizat), se poate face click pe sgeata Number Filters i se va selecta un operand, din lista vertical care apare. Lista de selecie date, conine toate elementele unice ce apar n coloana de filtrat iar lista Number Filters conine toi operatorii ce pot fi utilizai pentru a realiza filtre compuse. Acionnd oricare dintre operatori se deschide fereastra Custom AutoFilter pentru realizarea criteriului de filtrare (Figura nr. 7.40. Selectarea operatorilor de comparare).

185

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr. 7.40. Selectarea operatorilor de comparare

Atunci cnd se specific criterii particularizate, se poate selecta operatorul de comparare care se dorete s se utilizeze, de exemplu: Greater Than (mai mare dect) sau Less Than (mai mic dect). Dac se specific dou criterii particularizate, se alege i modul n care Microsoft Excel s le aplice. Tabelul nr. 7.1. Butoanele de opiune AND OR Pentru afiarea Se selecteaz Exemplu rndurilor care satisfac butonul de opiune And (i) is greater then 100 And ambele is less than 120 criterii Afieaz toate rndurile specificate cu valori cuprinse ntre 100 i 120. care satisfac butonul de opiune Or is greater then 100 And fie unul, fie (Sau) is less than 120 altul din cele Afieaz toate rndurile dou criterii care au valori ce sunt specificate fie mai mici dect 100, fie mai mari dect 120. Se pot utiliza i metacaracterele (* sau ?) pentru a gsi valori aproximative.

Filtrare liste utiliznd criterii complexe Pentru a filtra o list folosind criterii complexe, altele dect cele care pot fi utilizate cu facilitatea Filter, se folosete butonul de comand Advanced (Filtrare complex), meniul Data (Date), grupul de instrumente Sort & Filter. Comanda Advanced (Filtrare complex) filtreaz lista, la fel cum o face i Filter, doar c nu afieaz liste verticale pentru coloane. n schimb, pot fi tastate

186

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

criteriile ntr-o zon de criterii din foaia de calcul curent (Figura nr. 7.41. Filtrarea cu opiunea Advanced).

Figura nr. 7.41. Filtrarea cu opiunea Advanced n acest exemplu, se solicit filtrarea listei pentru capital romn i pre de cumprare 3704. n fereastra Advanced Filter se selecteaz lista i poziia filtrului. n caseta de editare List range se trece domeniul listei, inclusiv denumirea coloanelor va fi preluat n selecie (de exemplu:$A$2:$D$12), iar n caseta de editare Criteria range se trece domeniul criteriilor de selecie (de exemplu: $A$15:$B$16). Pentru ca filtrarea s se efectueze n aceeai list, se selecteaz butonul de opiune Filter the list, in-place. Rezultatul filtrrii se va edita n aceeai list (de exemplu: Figura nr. 7.42. Lista filtrat folosind opiunea Advanced).

Figura nr. 7.42. Lista filtrat folosind opiunea Advanced Pentru a utiliza comanda Advanced (Filtrare complex), mai nti se creaz zona de criterii folosind indicaiile schiate n continuare. Pentru rezultate corecte, se plaseaz zona de criterii deasupra sau sub list, astfel nct, ea s nu fie ascuns atunci cnd lista este filtrat. Se selecteaz apoi o singur celul din list, se alege butonul de comand Advanced (Filtrare complex). Atunci cnd apare cutia de dialog Advanced Filter, se specific: zona care conine lista ce va fi filtrat. Dac s-a selectat o singur celul din list, atunci Microsoft Excel introduce adresa ntregii liste, inclusiv denumirea coloanelor; n zona care conine criteriile, se vor include i etichetele pentru criterii; se selecteaz butonul opiune filter the list, in-place (filtreaz lista, pe loc); atunci cnd se alege butonul OK, Microsoft Excel ascunde temporar toate rndurile, care nu satisfac criteriile specificate. 187

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

i n acest caz, se poate filtra numai o singur list odat, ntr-o foaie de lucru. Nu se pot realiza filtrri succesive folosind comanda Advanced (Filtrarea complex). Dac se modific datele din zona de criterii i se filtreaz din nou, Microsoft Excel aplic noile criterii att rndurilor ascunse ct i rndurilor afiate din list. Not: n fereastra Advanced Filter, chiar dac s-a anulat filtrarea, se rein condiiile de filtrare astfel nct poate fi redeschis fereastra Advanced i aplicat filtru din nou listei. Anularea condiiilor de filtrare se face doar dac se aplic un alt filtru aceleai liste.

Criteriile complexe O zon de criterii permite filtrarea datelor folosind dou tipuri de criterii complexe: criterii multiple de comparare i criterii calculate. Criteriile de comparare multiple permit afiarea rndurilor care conin valori specificate sau care se ncadreaz ntre limitele specificate. Criteriile de comparare pot fi att secvene de caractere ct i expresii. Criteriile calculate evalueaz o coloan selectat din list, n raport cu valori neconinute n list. De exemplu, pentru a afia numai rndurile n care valoarea preului este mai mare dect media preurilor, se poate tasta drept criteriu expresia "=Pret>$A$16", unde Pret este coloana care conine datele despre preuri, iar $A$16 este adresa absolut a celulei care conine valoarea medie a preurilor. Numai rndurile pentru care formula este evaluat ca TRUE (adevrat) sunt afiate. Tipurile criteriilor de comparare Se pot utiliza urmtoarele tipuri de criterii de comparare ntr-o zon de criterii: Secven de caractere ce trebuie identificat. Pentru a gsi nregistrrile care conin o valoare exact, se tasteaz textul, numrul, data calendaristic sau valoarea logic n celula de sub eticheta criteriului.
Criteriul de filtrare text

S-a filtrat articolul care conine n coloana Prenume textul Bogdan

Figura nr. 7.43. Filtrarea utiliznd criteriu de tip text

188

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Cnd se utilizeaz un text drept criteriu, Microsoft Excel gsete toate elementele care ncep cu acel text. Pentru a identifica numai textul specificat, se tasteaz formula ="=text" unde text este textul ce trebuie identificat (Figura nr. 7.43. Filtrarea utiliznd criteriu de tip text). Metacaractere. Pentru a gsi valori text care au comune anumite caractere, dar nu i altele, se utilizeaz un metacaracter. Un metacaracter reprezint unu sau mai multe caractere nespecificate pentru care s-a folosit nlocuitor (Tabelul nr 7.2. Semnificaia utilizrii metacaracterelor). Tabelul nr 7.2. Semnificaia utilizrii metacaracterelor Se folosete acest caracter ? (semn de ntrebare) Pentru a gsi Orice caracter singular aflat n aceeai poziie ca i semnul de ntrebare Orice numr de caractere n aceeai poziie ca i asteriscul (mai multe caractere) Un semn de ntrebare, asterisc sau tilda

* (asterisc)

~ (tilda) urmat de ?, * sau ~

Valori ce trebuie comparate. Pentru a afia numai rndurile care intr n cadrul unor limite specificate, se tasteaz un operator de comparare urmat de o valoare, n celula de sub eticheta criteriilor. De exemplu, pentru a gsi rndurile ale cror valori ale preului sunt mai mari dect 700, se tasteaz ">700" sub eticheta de criterii Pret din zona de criterii. Tabelul nr 7.3. Operatorii de comparare Operator de comparare Semnificaie = Egal cu > Mai mare dect < Mai mic dect >= Mai mare sau egal cu <= Mai mic sau egal cu <> Diferit de

Se pot utiliza att litere mari ct i litere mici, n cadrul criteriilor de comparare. Microsoft Excel nu face distincie ntre acestea, atunci cnd evalueaz datele.

189

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Folosirea criteriilor de comparare ntr-o zon de criterii Criteriile de comparare permit interogarea prin exemple - specificnd criterii ce identific exact valorile pe care utilizatorul dorete s le gseasc ntr-o list. Pentru a crea o zon de criterii folosind criterii de comparare, se utilizeaz un rnd pentru etichetele de criterii i cel puin un rnd pentru criterii. Etichetele criteriilor trebuie s fie identice, cu etichetele coloanelor care vor fi evaluate.

Figura nr. 7.44. Etichetele criteriilor

O cale simpl pentru a realiza acest lucru este copierea i inserarea din Clipboard a etichetelor de coloan, n rndul rezervat etichetelor de criterii. Etichetele criteriilor de comparare trebuie s fie identice cu etichetele de coloan din list (Figura nr. 7.44. Etichetele criteriilor). n exemplul din figur etichetele de coloan Capital i Pret cumprare dintr-o zon de criterii, indic lui Microsoft Excel s evalueze coloanele cu acelai nume din list, folosind criteriile din zona A24:B25.
Lista filtrat

Criteriul de comparare

Figura nr. 7.45. Filtrarea listei utiliznd criterii de comparare Cnd se tasteaz criteriile de comparare se au n vedere urmtoarele aspecte: Se tasteaz n acelai rnd toate criteriile, pentru a gsi nregistrrile care satisfac toate criteriile din acel rnd. De exemplu, urmtoarea zon de criterii

190

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

gsete toate rndurile care conin capital romn, pre cumprare <3000 (Figura nr. 7.45. Filtrarea listei utiliznd criterii de comparare). Se utilizeaz o etichet de coloan de mai multe ori dac se dorete gsirea unor nregistrri, care satisfac mai mult de un criteriu pentru aceeai coloan. De exemplu, aceast zon de criterii gsete toate rndurile cu valori de pre cumprare mai mari dect 3000 i mai mici dect 5000.

sau

Se tasteaz criteriile pe rnduri diferite pentru a gsi nregistrrile care satisfac toate criteriile de pe primul rnd sau de pe cel de-al doilea rnd. n exemplul urmtor au fost satisfcute condiiile de pe rndul al doilea, au fost gsite nregistrrile cu pre de cumprare mai mare de 5000 (Figura nr. 7.46. Criterii de comparare pe rnduri diferite).

Criteriul de comparare

Figura nr. 7.46. Criterii de comparare pe rnduri diferite Observaie: Atunci cnd se alege butonul de comand Advanced i se tasteaz sau se selecteaz adresa pentru zona de criterii, trebuie verificat dac au fost incluse i etichetele de criterii. Folosirea de criterii calculate n zona de criterii Se poate utiliza o formul n foaia de calcul, pentru a preciza criteriile. Prin formul se permite precizarea criteriilor calculate, cu valori externe listei curente. Se pot utiliza doar criterii calculate sau se pot combina criterii calculate i criterii de comparare n aceeai zon de criterii. Cnd se tasteaz criterii calculate ntr-o zon de criterii, se au n vedere urmtoarele: formula trebuie s produc valoarea logic True (adevrat) sau False (fals). Numai rndurile ce conin valori care produc True sunt afiate, atunci cnd lista este filtrat; formula trebuie s se refere la cel puin o coloan din list. Se tasteaz adresa de celul la celula din primul rnd al listei curente, pentru acea coloan. Utilizarea unei adrese de celul relativ, indic lui Microsoft Excel s ajusteze formula pentru fiecare celul din coloana care este evaluat; 191

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

dac se eticheteaz formula de criteriu calculat, se utilizeaz ca etichet de criteriu alt text dect o etichet de coloan existent. Microsoft Excel utilizeaz, rezultatul unei formule de criteriu calculat drept criteriu de comparare, ceea ce poate produce rezultate neateptate sau inexacte.

Cnd se utilizeaz adresele de celul relative sau absolute n criterii calculate Atunci cnd se utilizeaz o adres de celul relativ ntr-o formul de criterii calculate, aplicaia Excel ajusteaz acea adres pentru fiecare celul din coloana pe care o evalueaz. Se folosesc adrese de celul relative, pentru a desemna prima celul din coloana care va fi evaluat. Se folosesc adrese de celul absolute, atunci cnd se compar o coloan cu o celul a crei poziie nu se modific. Pentru a desemna o adres de celul absolut, se include semnul dolar (Figura nr. 7.47. Lista de filtrat ce conine calcule cu adrese absolute).

Figura nr. 7.47. Lista de filtrat ce conine calcule cu adrese absolute


Structura filtrului realizat este:
Antetul coloanei Prima celul din coloan coninnd criteriul calculat Valoarea de filtrat

Figura nr. 7.48. Utilizarea de criterii calculate i adrese absolute la filtrare

Atunci cnd se specific zone de criterii coninnd criterii calculate, n cutia de dialog Advanced Filter, se include antetul coloanei, celula ce conine formula i valoarea de selecie. Dac nu a fost etichetat formula, trebuie s se includ celula de deasupra formulei. n exemplul dat D17:D19 este zona criteriilor (figura anterioar)
Figura nr 7.49. Fereastra Advanced Filter pentru filtrarea utiliznd criterii calculate i adrese absolute

192

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr 7.50. Rezultatul filtrrii utiliznd adrese de celule n cadrul filtrului Se selecteaz opiunea Formulas din panglica de instrumente i se apas butonul Show Formulas pentru a converti formulele n cifre.

Figura nr. 7.51. Rezultatul filtrrii cu adrese absolute i criterii calculate Utilizarea numelor n criteriile calculate n loc de a utiliza o adres de celul relativ ntr-o formul de criterii calculate, se poate folosi eticheta de coloan cnd se face referire la coloana de evaluat. Pentru rezultate corecte, coloanele se denumesc nainte de a le utiliza ntr-o formul. Pentru a denumi coloanele din lista curent, se utilizeaz cutia Name (Nume) de pe bara de formule sau comanda Name Define. Se pot folosi etichete de coloan n formule, chiar dac nu sunt denumite coloanele, prin utilizarea comenzii Name Define. Microsoft Excel filtreaz lista, dar afieaz eroarea #NAME? n celula care, conine formula de criteriu calculat. Aceast eroare poate fi ignorat, deoarece ea nu afecteaz modul n care lista este filtrat. Eliminarea unui Advanced Filter (Filtrare complex) Pentru a afia rndurile ascunse utiliznd comanda Advanced, se alege comanda Filter din meniul Data, de dou ori. Filtrare rnduri sau nregistrri duplicate Poate fi utilizat comanda Advanced (Filtrare complex) pentru a ascunde rnduri sau nregistrri duplicate ntr-o list. Mai nti, se stabilete o zon de criterii. Apoi, cnd se alege comanda Advanced meniul Data, se marcheaz cutia de selectare Unique Records Only (Numai nregistrrile unice) nainte de a alege butonul OK. Pentru a filtra toate nregistrrile duplicate, se alege comanda Advanced (Filtrare complex), se iniializeaz cutia Criteria Range (Zon de criterii) i se marcheaz cutia de selectare Unique Records Only (Numai nregistrri unice). Microsoft Excel ascunde toate rndurile duplicate din list.

193

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Copiere date filtrate n alt loc Poate fi utilizat comanda Advanced (Filtrare complex), pentru a copia automat rndurile care satisfac criterii complexe n alt poziie, de pe foaia de calcul. Mai nti, se creeaz zona de criterii. Apoi, se selecteaz o singur celul din list i se alege comanda Advanced (Filtrare complex). Se selecteaz butonul opiune Copy to (Copiaz n alt poziie). n cutia Copy to (Copiaz n), din fereastra Advanced Filter se specific poziia din foaia de calcul, n care se copiaz rndurile care satisfac criteriile (Figura nr. 7.52. Schimbarea locaiei pentru lista filtrat). Aplicaia Excel afieaz lista filtrat n poziia specificat, lista original rmne aa cum era, iar lista filtrat apare la noua locaie.
Lista a fost denumit: Date iniiale

Criteriul de selecie

Noua locaie pentru lista filtrat este A29:G29

Figura nr. 7.52. Schimbarea locaiei pentru lista filtrat

Dac o list este filtrat folosind criterii simple, poate fi mai uor s se filtreze lista utiliznd comanda Filter (Filtrare), iar apoi s se copieze datele folosind comanda Copy to din meniul contextual. Comanda Copy to copiaz numai rndurile selectate i le depune la noua locaie (Figura nr. 7.53. Mutarea filtrrii n alt locaie(A29)).

Figura nr. 7.53. Mutarea filtrrii n alt locaie(A29)

Stabilirea zonei Copy To Cnd aplicaia Excel copiaz rndurile care satisfac criteriile, aceasta examineaz coninutul zonei Copy to pentru a determina datele de copiat din list. Dac este specificat o singur celul liber ca zon Copy to, aplicaia Excel copiaz toate rndurile care satisfac criteriile ntr-o zon ce ncepe cu acea celul, incluznd toate etichetele de coloan, din list.

194

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Dac este specificat o singur celul, trebuie s existe suficient spaiu pentru a insera datele sub celul i la dreapta acesteia. Altfel, peste datele din zona destinaie se va scrie, fr avertizare. Dac se specific o zon de celule ca zon Copy to, aplicaia Excel copiaz attea rnduri, cte ncap n zon. Dac nu este suficient spaiu pentru toate rndurile care satisfac criteriile, Microsoft Excel afieaz un mesaj, ntrebnd dac s insereze rndurile rmase. Dac se specific o zon Copy to care const dintr-un set limitat de etichete de coloan din list, Microsoft Excel copiaz numai acele coloane care se potrivesc cu etichetele de coloan. Acest lucru este util dac se lucreaz cu o list mare i nu sunt necesare toate coloanele. Etichetele de coloan pot fi aranjate n zona Copy to (Copiaz n) n ordinea dorit de utilizator. Copiere date dintr-o list n alt foaie de calcul Se poate specifica numai o zon de pe foaia de calcul curent n cutia Copy to din cutia de dialog Advanced Filter. Dac se copiaz date n alt foaie de calcul, se utilizeaz una din urmtoarele metode: filtrarea sau copierea. Cea mai uoar cale de a copia date n alt foaie de calcul este de a filtra lista pe locul ei, utiliznd fie comanda Filter, fie comanda Advanced din meniul Data (Date). Apoi se copiaz datele filtrate n alt foaie, utiliznd comanda Copy (Copiaz) din meniul contextual. Dac se utilizeaz opiunea Copy to din cutia de dialog Advanced Filter, se comut mai nti pe foaia de calcul n care se va copia, apoi se alege comanda Advanced. Se poate preciza zona list i zonele de criterii, incluznd adresa foii. De exemplu, dac copiaz n Foaia 2 de pe Foaia1, se alege comanda Advanced din Foaia2. Apoi, n cutia List Range, se tasteaz referina la lista din Foaia 1, utiliznd urmtoarea sintax: Foaia1!zona n care Foaia1 este numele foii de calcul, iar zona este zona care conine lista. n acest caz , se recomand s se atribuie nume, listei care se filtreaz.

Locaia pentru a copia lista filtrat ntr-o foaie de calcul nou

Figura nr. 7.54. Copierea listei filtrate ntr-o alt foaie de calcul

195

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Lucrul cu liste filtrare Filtrarea permite realizarea de operaii ca editare, imprimare, sortare i reprezentare n diagram, pe un subset al listei. Atunci cnd utilizeaz Filter i Advanced pentru a ascunde rnduri, utilizatorul se afl n modul Filter. n modul Filter, multe comenzi i faciliti Excel opereaz numai pe rndurile afiate. Acest lucru permite excluderea acelor rnduri cu care, nu se dorete a se lucra. n modul Filter, titlurile de rnduri de pe lista curent sunt albastre. Pentru a afia toate rndurile ascunse din lista filtrat, se utilizeaz comanda Clear, meniul Data, grupul de instrumente Sort & Filter. Pentru a abandona modul Filter , se acionez nc odat butonul Filter.

Imprimarea unei liste filtrate Atunci cnd se imprim o list filtrat utiliznd comanda Print, Microsoft Excel imprim numai datele afiate. Comanda Print (Imprim), nu imprim sgeile puse de Filter (Filtrare).

Editareistabilireformatcelulentrolistfiltrat
Tabelul de mai jos afieaz cteva faciliti tipice de editare i stabilire format care pot fi utilizate ntr-o list filtrat i rezultatul acestora, atunci cnd sunt utilizate n modul de lucru Filter. Tabelul nr 7.4. Faciliti de format i editare pentru o list filtrat
Facilitatea Operare n modul Filter (Filtrare)

AutoFill (AutoUmplere)

Cells (Celule) Clear (Golete) Copy (Copiaz) Delete (terge)

Introduce valoarea celulei active numai n celulele vizibile. Nu pot fi umplute serii utiliznd facilitatea AutoFill atunci cnd foaia de calcul curent este n modul Filter. Stabilete formatul numai pentru celulele vizibile n selecie. Golete numai celulele vizibile n selecie. Copiaz numai celulele vizibile n selecie. Devine Delete Row (terge rnd). terge numai rndurile vizibile. Pot fi terse numai rnduri ntregi pe o foaie de calcul care conine o list filtrat.

Not: n cazul n care se copiaz o list n alt aplicaie, nu se apas butonul de comand Show Formulas nainte de a insera datele copiate n locaia int.

196

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Utilizarea butonului AutoSum (Autonsumare) cu o list filtrat Dac se utilizeaz butonul AutoSum (Autonsumare) pentru a nsuma o zon de date ntr-o list filtrat, aplicaia Excel afieaz o valoare de total numai pentru datele afiate. Dac se schimb filtrul, aplicaia Excel ajusteaz totalul n mod corespunztor. Sortarea unei liste filtrate Sortarea unei liste filtrate este util dac se dorete organizarea rndurilor afiate sau dac se insereaz subtotaluri automate. Cnd se sorteaz o list filtrat, numai rndurile afiate sunt rearanjate. Rndurile ascunse nu sunt mutate din poziiile lor originale. Asemntor oricrui proces de sortare, o list filtrat se sorteaz marcnd o celul din list i alegnd butonul de comand Sort din grupul de instrumente Sort & Filter. Apoi se precizeaz coloana dup care se face sortarea i ordinea de sortare utilizat (Figura nr. Sortarea unei liste filtrate).

Figura nr. 7.55. Sortarea unei liste filtrate Crearea unei diagrame cu datele dintr-o list filtrat Atunci cnd se creaz o diagram dintr-o list filtrat, Microsoft Excel reprezint grafic numai datele afiate. Se stabilete zona care va fi reprezentat grafic, apoi se execut click pe unul din butoanele din grupul de instrumente Charts (Asistent diagram). Acest lucru lanseaz n execuie ChartWizard (Asistent diagram), care este utilizat pentru a crea un tip de diagram, a aduga un titlu sau o legend pe datele selectate.

Figura nr. 7.56. Grupul de instrumente Charts

197

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

O diagram pstreaz o legtur la datele surs din list, astfel nct dac se modific filtrul, se modific i diagrama. Pot fi de asemenea ascunse coloane, utiliznd butonul de comand Column Hide nainte de a preciza zonele de reprezentat grafic (Figura nr. 7.57. Reprezentarea grafic a datelor filtrate).

Figura nr. 7.57. Reprezentarea grafic a datelor filtrate

7.5. Crearea de subtotaluri i totaluri n liste


Creare subtotaluri automate ntr-o list detaliat Inserarea subtotalurilor automate este o cale rapid de a nsuma datele dintr-o list sau baz de date Microsoft Excel. Etape de realizare: 1. Din banda cu meniuri se va selecta meniul Data. 2. Se va sorta lista, n funcie de cmpul de grupare. 3. Se va selecta ntreaga list, inclusiv antetul. 4. Din grupul de instrumente Outline se execut un click pe butonul Subtotal, ce are ca efect afiarea ferestrei de subtotal. 5. n cadrul ferestrei Subtotal se va selecta, din lista afiat (se deschide executnd un click pe sgeata cu vrful n jos ataat csuei), cmpul de grupare de exemplu: Nume vnztor. 6. n csua de editare etichetat Use function: se va selecta funcia ce urmeaz a fi aplicat listei. n mod implicit este Sum. Aceast funcie poate fi schimbat, selectnd o alt funcie din lista afiat. (Figura nr. 7.61. Schimbarea funciei de calcul). 7. n cea de-a treia csu de editare, sistemul afieaz structura listei selectate. Aici se va bifa cmpul sau cmpurile la care se dorete introducerea de subtotal. Aceste cmpuri vor constitui argumente, ale funciei selectate anterior. 8. Se pot afia subtotaluri pentru mai mult de o coloan n acelai rnd de subtotal. n cazul n care s-au selectat dou cmpuri (de exemplu pre i valoare) se obin

198

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

dou subtotaluri pentru funcia selectat (Figura nr. 7.61. Obinerea subtotalului pentru dou cmpuri). 9. n partea inferioar a ferestrei se gsesc trei opiuni de bifat. a. Replace current subtotals. Dac este bifat se vor crea 3 nivele de subtotal (n funcie de numrul de argumente), imediat sub grupul de date. b. Pege break between groups. n aceast variant, cea de-a treia opiune este inactiv. Dup fiecare grup se introduce o ntrerupere de pagin (Figura nr. 7.58. Selectarea opiunii de ntrerupere a paginii la nivel de grup). c. Opiunea Summary below data . Dac este selectat opiunea Replace current subtotaluls se va reda dup grup, neselectat, subtotalul va fi afiat n faa grupului. Acest lucru este util dac exist o list mare i nu se dorete defilarea pn la sfritul listei, pentru a vedea datele de total general (Figura nr. 7.59. Subtotal n faa grupului).
Nivele de subtotal

Figura nr. 7.58. Selectarea opiunii de ntrerupere a paginii la nivel de grup 10. Dup selectarea opiunilor, se acioneaz butonul OK pentru a se obine subtotalul. 11. Anularea subtotalurilor se realizeaz prin acionarea butonului Remove All.

Figura nr. 7.59. Subtotal n faa grupului

199

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Observaie: Nu este necesar introducerea unor formule pe foaia de calcul pentru a utiliza subtotalurile automate. Utiliznd grupurile de date care sunt alese, Microsoft Excel calculeaz automat valorile pentru subtotalurile i totalul general, insereaz rndurile de subtotal i le eticheteaz i elaboreaz planul listei pentru utilizator.

Figura nr. 7.60. Realizarea gruprii pe cmpul Tip produs

Figura nr. 7.61. Obinerea subtotalului pentru dou cmpuri

Utiliznd simbolurile de plan, se pot ascunde datele de detaliu pentru a afia numai datele sintetice (Figura nr. 7.62. Afiarea datelor sintetice).

Simboluri de plan

Figura nr. 7.62. Afiarea datelor sintetice

200

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Odat ce se afieaz nivelul datelor sintetice dorit, se poate stabili rapid un format i imprimarea sau crearea unei diagrame pentru a furniza un raport. Dac se dorete efectuarea totalului dintr-o singur coloan, se va utiliza butonul Autosum (Autonsumare).

Cum sunt calculate valorile pentru Subtotal i Total General Aplicaia Excel calculeaz valorile de subtotal utiliznd o funcie de nsumare, cum ar fi Sum sau Average, pe care o alege utilizatorul. Se pot afia subtotaluri pentru mai multe tipuri de calcule, la un moment dat. n exemplul anterior utilizarea lui SUM este: SUM(F17:F23) pentru subtotal vnzri Mihai. Valorile de total general sunt ntotdeauna derivate din datele de detaliu originale i nu din rndurile de subtotal. De exemplu, dac se utilizeaz funcia de nsumare Average, rndul de total general va afia o medie a tuturor datelor de detaliu din list i nu o medie a valorilor de subtotal. Valorile pentru totalul general sunt calculate utiliznd aceeai funcie de nsumare, care este aleas pentru subtotaluri. Valorile de subtotal i total general sunt automat recalculate, odat cu editarea rndurilor de detaliu. Microsoft Excel afieaz automat rndurile ascunse atunci cnd se insereaz subtotaluri automate, n afar de cazul n care a fost mai nti filtrat lista, utiliznd comanda Filter (Filtreaz) din meniul Data (Data).

Totaluri complexe Microsoft Excel ofer dou faciliti complexe pentru nsumarea datelor: Bazele de date i funciile matematice selectate permit totalizarea rndurilor sau celulelor care ndeplinesc criteriile specificate. Deoarece funciile sunt utilizate n formule, acestea pot fi plasate oriunde pe foaia de calcul; Tabelele pivot permit, crearea de tabele sintetice interactive din list.

Afiare subtotaluri automate ntr-o list Pentru a utiliza subtotaluri automate, datele trebuie s fie organizate n coloane etichetate. De exemplu, o list de articole de vnzri poate include o coloan etichetat Vnztor, care conine nume text; o coloan etichetat Tip produs, care conine categorii de mrfuri; i o coloan etichetat Valoarea, care conine numere rezultate din calcule. Cnd se utilizeaz comanda Subtotal, (Subtotaluri), se aleg: Elementele pentru care se dorete efectuarea de subtotaluri, cum ar fi, pentru fiecare Vnztor din coloana respectiv; Valorile pentru articolele de nsumat, cum ar fi Valoarea sau Preul ; Funcia de nsumare cum ar fi Sum sau Average se utilizeaz pe valori numerice. Funciile acceptate sunt:

201

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Microsoft Excel propune utilizarea funciei Count pentru a furniza o numrare a nregistrrilor, dac coloana de nsumat conine elemente de tip text. Cnd se insereaz subtotaluri automate, Microsoft Excel elaboreaz planul listei. Simbolurile de plan sunt caracterele plus (+) i minus (-). Caracterul plus indic existena datelor ascunse, iar minus prezentarea detaliat a datelor din list. Deoarece se pot ascunde rnduri utiliznd simbolurile de plan, orice dat poziionat la stnga sau la dreapta listei poate fi ascuns. Dac se dorete ca o anumit dat s fie afiat tot timpul, aceasta se va poziiona deasupra listei sau sub list. Pentru a obine rezultate corecte, se las ntotdeauna cel puin un rnd sau o coloan libere ntre list i celelalte date din foaia de calcul.

nsumare date ntr-o list Alegerea valorilor de nsumat. Cnd se folosete prima dat comanda Subtotal (Subtotaluri), cutia de dialog Add Subtotal To (Adaug subtotal la) afieaz eticheta coloanei celei mai din dreapta. Se poate pstra acea etichet din orice alt coloan din list. Data urmtoare cnd se va utiliza comanda Subtotal (Subtotaluri), Microsoft Excel va afia eticheta ultimei coloane care a fost selectat. Afiarea rndurilor de subtotal deasupra datelor de detaliu. Dac se dorete ca rndurile de subtotal s apar deasupra datelor de detaliu asociate i dac se dorete ca rndul de total general s apar la nceputul listei, se va dezactiva opiunea Summary Below data (nsumare sub date) din cutia de dialog Subtotal (Subtotal).

Afiarea de subtotaluri imbricate Se pot insera subtotaluri pentru grupuri mai mici n cadrul unor grupe de subtotaluri existente. De exemplu, se pot insera subtotaluri pentru fiecare tip de articol de bcnie care are deja, subtotaluri pentru fiecare vnztor. nainte de a insera subtotaluri, lista a fost sortat dup Vnztor i dup Tip produs. Deoarece tipurile de articole de bcnie sunt grupate pe fiecare vnztor, subtotalurile pe tip sunt la un nivel inferior n plan. Se realizeaz sortarea dup dou sau mai multe coloane. Se va selecta lista, din meniul contextual se alege comanda Sort i apoi Custom Sort. Se deschide fereastra Sort n cadrul creia se introduce primul cmp de sortate la Sort by: apoi la Then by: cmpurile

202

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

urmtoare. Se precizeaz tipul sortrii i ordinea. La acionarea tastei OK se va executa sortarea solicitat. (Figura nr. 7.63. Sortarea datelor dup mai multe cmpuri). Avnd realizat sortarea pe mai multe nivele, se poate trece la obinerea subtotalurilor imbricate. n acest scop, n fereastra Subtotal se scoate bifa din csua Repalce current subtotals:, ceea ce i indic programului Excel s nu nlocuiasc subtotalurile anterioare atunci cnd, genereaz noi subtotaluri. n planul listei se va aduga un nou nivel (Figura nr 7.64. Inserarea totalurilor imbricate). Atunci cnd se selecteaz att Sum sau Average, Microsoft Excel insereaz un rnd de subtotal pentru fiecare din ele.

Figura nr. 7.63. Sortarea datelor dup mai multe cmpuri


Se va adug nc un nivel de plan (4)

Atunci cnd se selecteaz att Sum, ct i Average, Microsoft Excel insereaz un rnd de subtotal pentru fiecare din ele.

Figura nr. 7.64. Inserarea totalurilor imbricate

203

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Afiare subtotaluri automate ntr-o list filtrat Pentru a efectua subtotaluri numai ntr-un subset de rnduri, se poate filtra mai nti lista curent, utiliznd comanda Filter (Filtreaz) din meniul Data (Date). Filtrarea ascunde toate rndurile, cu excepia celor care ndeplinesc criteriile alese. Cnd se insereaz subtotaluri automate ntr-o list filtrat, Microsoft Excel nsumeaz doar datele vizibile. Asemntor unei liste nefiltrate, se sorteaz rndurile nainte de a alege comanda Subtotal (Subtotaluri).

Numrarea rndurilor dintr-o list sau a celulelor dintr-o coloan Se poate utiliza comanda Subtotals (Subtotaluri) pentru a numra elementele identice dintr-o list sau dintr-o singur coloan. De exemplu, dac se sorteaz lista de mai jos, astfel nct elementele identice din coloana Tip s apar mpreun, se va putea afia o contorizare a nregistrrilor pentru fiecare tip de articol.
Lista este selectat dup Nume Vnztor Se va selecta coloana Nume Vnztor n cutia At change in: iar n cutia Add subtotal to: se va bifa Valoarea

i se va selecta funcia Count (Numr) la Use function.

Figura nr. 7.65. Numrarea rndurilor din grup i list

204

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Eliminare subtotaluri
Exist dou modaliti de a elimina subtotalurile: Pentru a Folosii aceast procedur

nlocui subtotalurile existente cu noi subtotaluri.

Se alege comanda Subtotal (Subtotal) din meniul Data (Date). Se selecteaz opiunea Replace Current Subtotals (nlocuiete subtotalurile curente) din fereastra Subtotal i se apas butonul OK Elimina toate subtotalurile din list Se alege comanda Subtotal (Subtotal) din meniul Data (Date). Apoi se apas butonul Remove All (Elimina tot) din cutia de selectare Subtotal (Subtotaluri)

Realizarea grupurilor la nivel de coloan Etape de lucru: 1. Se selecteaz coloanele din list, care se doresc a constitui grupul. din meniul Data, grupul Outline. 2. Se activeaz butonul Group 3. Din fereastra Group se alege opiunea Columns . 4. La acionarea butonului OK se creaz planul pentru grupul de coloane selectate (Figura nr. 7.66. Crearea grupurilor la nivel de coloan). 5. Acionnd un click pe semnul minus al planului, ntregul grup va fi ascuns, iar minusul se transform n plus. 6. Pentru scoaterea din ascundere, se acioneaz semnul plus (+) al planului. 7. Anularea gruprii la nivel de coloan se realizeaz din fereastra Subtotal, opiunea Remove All.

Figura nr. 7.66. Crearea grupurilor la nivel de coloan

205

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

7.6. Afiarea datelor din list


Ascunderea i afiarea date de detaliu ntr-o list cu subtotaluri Cnd se dorete afiarea unor subtotaluri automate, Microsoft Excel elaboreaz planul listei grupnd rndurile de detaliu mpreun cu fiecare rnd de subtotal asociat i rndurile de subtotal mpreun cu rndul de total general. Microsoft Excel afieaz simbolurile de plan, astfel nct organizarea listei poate fi vizualizat rapid i pot fi ascunse i reafiate rndurile de detaliu. Simbolurile de plan
Rnduri de detaliu grupate cu rndurile de subtotal

Rndul de total general

Rnduri de subtotal

Figura nr. 7.67. Planul unei liste Utiliznd simbolurile de nivel de rnd, se pot ascunde detaliile pentru toate grupurile de subtotal. Pentru a ascunde rndurile de detaliu pentru un singur grup de subtotal, se va apsa unul dintre simbolurile de nivel de rnd (Simbolurile de plan): De exemplu, pentru a ascunde toate rndurile cu excepia rndurilor de subtotal i total general, se va activa butonul al doilea.
Acionarea butonului cu nr 2

Figura nr. 7.68. Ascunderea rndurilor de detaliu 206

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Pentru a ascunde rndurile de detaliu, se va activa butonul , iar pentru a afia coninutul rndurilor de detaliu, se va activa butonul . Se pot utiliza butoanele Hide Detail (Ascunde detaliu) Detail (Arat detaliu) Outline (Grup i Plan). i Show din meniul Data (Date), grupul de instrumente

Sortare list cu subtotaluri Prin sortarea grupelor de subtotaluri se poate obine o organizare rapid a datelor. Sortarea poate avea loc pe linie sau pe coloan. Pentru a sorta grupele de subtotal, vor fi ascunse grupele de detaliu utiliznd simbolurile de nivel rnd (Figura nr. 7.69. Sortarea listei cu detalii ascunse).

Figura nr. 7.69. Sortarea listei cu detalii ascunse Sortarea se realizeaz utiliznd comanda Sort din meniul Data. Cnd este sortat o list cu rndurile de detaliu ascunse, acestea sunt sortate mpreun cu rndurile de subtotal asociate. n exemplul urmtor sunt sortate liniile de total cresctor, dup coloana Cant Vndut. Dac se alege comanda Sort avnd toate rndurile de detaliu afiate, Microsoft Excel sorteaz toate rndurile din list, fr a lua n considerare rndurile de subtotal, afind n schimb un mesaj de avertizare:

Dac se alege butonul OK, se observ c liniile de subtotal dispar, iar lista este sortat dup coloana utilizat n fereastra Sort (de exemplu: (Cant Vndut, cresctor) (Figura nr. 7.70. Sortarea listei fr detalii ascunse).

207

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr. 7.70. Sortarea listei fr detalii ascunse

Pregtire list cu subtotaluri ca raport Cu ajutorul subtotalurilor automate, se poate stabili rapid formatul listei curente, aceasta putnd fi imprimat ca un raport. De asemenea, se poate crea o diagram utiliznd doar valorile de subtotal, pentru folosirea simbolurilor de nivel de rnd i pentru a afia numai nivelul de detaliu dorit.

Stabilire automat de format pentru o list cu subtotaluri O cale rapid de a stabili formatul unei liste este aceea de a aplica un autoformat. Un autoformat aplic formate de celul speciale pentru rndurile de subtotal i total general (Figura nr. 7.71. Formatarea listei).

Figura nr. 7.71. Formatarea listei Pentru a aplica un format se va selecta o variant din grupul de instrumente Styles butonul Format as Table din meniul Home (Figura nr. 7.72. Grupul de instrumente pentru formatare).

208

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr. 7.72. Grupul de instrumente pentru formatare

Imprimarea unei liste cu subtotaluri Microsoft Excel uureaz imprimarea unei liste cu subtotaluri. Pentru a Insera salturi la pagin nou ntre grupurile de nivel superior, astfel nct fiecare grup s fie imprimat pe o pagin separat Folosi etichete de coloan ca titluri la nceputul fiecrei pagini imprimate Folosi etichete de rnd ca titluri n partea stang a fiecrei pagini imprimate Se urmeaz etapele Se va selecta meniul Data, opiunea Subtotals. Cutia Page Break Between Groups (Sfrit de pagin ntre grupuri) din fereastra Subtotals va fi selectat. n cutia Rows to repeat at top (Rnduri de repetat la nceput) se va tasta adresa zonei pentru etichete de coloan n cadrul ferestrei Page Setup. n cutia Columus to repeat at left (Coloane de repetat la stnga) se va tasta adresa zonei pentru etichete de coloan n cadrul ferestrei Page Setup.

Figura nr. 7.73. Inserarea ntreruperilor de pagin dup fiecare grup Se selecteaz aria de tiprit n caseta de editare Print area; rndul care se va imprima pe fiecare pagin n caseta de editare Row to repeat at top; i coloana care se va repeta la fiecare pagin n caseta de editare Columns to repeat at left (Figura nr. 7.74. Selectarea opiunilor pentru tiprire). n acest exemplu s-a selectat repetarea antetului de coloan la fiecare pagin i a datelor din prima coloan la nivel de grup. 209

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr. 7.74. Selectarea opiunilor pentru tiprire Rezultatul seleciilor se pot vizualiza cu opiunea Print Preview din cadrul paginii Page Setup (Figura nr. 7.75. Pagina 1 i Figura nr. 7.76. Pagina 2).

Figura nr. 7.75. Pagina 1

Figura nr. 7.76. Pagina 2 Pentru a imprima o list dup selectarea acestor opiuni, se va utiliza comanda Print din Office Button. Dac lista curent are un numr mare de coloane i nu se dorete afiarea tuturor coloanelor n raportul imprimat, acestea pot fi ascunse. Coloanele ascunse nu sunt imprimate. Dac acele coloane au fost prinse n aria de selecie i nu ncap n pagin,

210

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

vor fi afiate pe pagini distincte (De exemplu: Figura nr. 7.74. Afiarea separat a coloanelor ce nu au ncput pe pagin)

Figura nr. 7.77. Afiarea separat a coloanelor ce nu au ncput pe pagin

Crearea unei diagrame dintr-o list cu subtotaluri Pentru a crea o diagram dintr-o list cu subtotaluri, rndurile de detaliu vor fi mai nti ascunse, utiliznd simbolurile de nivel rnd de la marginea din stnga a listei. Apoi, se va selecta zona de reprezentat grafic, fr rndul de total general i se va activa unul din butoanele grupului de instrumente Charts (de exemplu: Pie). Se realizeaz graficul pentru datele selectate (Figura nr. 7.78. Grafic cu datele de subtotal).

Figura nr. 7.78. Grafic cu datele de subtotal

Figura nr. 7.79. Grupul de instrumente Charts Coloanele care nu trebuie s apar n diagram pot fi ascunse, realiznd grup la nivel de coloan, apoi acionnd butonul de plan al grupului (-) (Figura nr. 7.80. Ascunderea coloanelor care nu sunt necesare realizrii graficului).

211

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor Butoane de plan pentru ascunderea/scoaterea din ascundere a coloanelor

Figura nr. 7.80. Ascunderea coloanelor care nu sunt necesare realizrii graficului Pentru readucerea pe ecran a rndurilor sau coloanelor care au fost ascunse, dup realizarea graficului se acioneaz butonul + al planului pentru coloane.

7.7. Creare totaluri complexe utiliznd funcii


Subtotalurile automate, furnizeaz totaluri pentru rndurile dintr-o list. Pentru a afia valori de total numai pentru rndurile sau celulele care ndeplinesc anumite criterii, se pot folosi funciile specifice foii de calcul. Deoarece se folosesc funcii prin introducerea unei formule, se pot afia totaluri n orice poziie a foii de calcul aleas.

Adunarea valorilor care ndeplinesc un singur criteriu Pentru a obine suma doar acelor valori care ndeplinesc un singur criteriu, se poate utiliza funcia SUMIF. Formatul general al funciei este: SUMIF (range; criteria;[ sum range]) unde: range este zona de evaluat; criteria este criteriul de aplicat zonei range; iar sum range este zona ce conine valorile care trebuiesc nsumate. De exemplu, pentru a calcula totalul valoric al vnzrilor doar pentru produsele la care cantitatea vndut este mai mare de 400, se va tasta formula:

212

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

ntr-o celul de pe foaia de calcul. Dac n domeniul D2:D18, pe care l evalueaz, gsete valori mai mari de 400, va nsuma valorile corespunztoare din domeniul F2:F18. Rezultatul apare, acolo unde s-a scris formula de calcul. Zona D2:D18 precizeaz coloana Cant Vndut, coloana de evaluat. Expresia >400 este criteriul de aplicat coloanei, iar zona F2:F18 este coloana de nsumat, n acest caz, coloana Valoare. Zonele pot fi mai uor precizate denumind fiecare coloan prin utilizarea butonului de comand Name. Figura nr. 7.81. Totalul pe un singur criteriu

Funcia poate fi introdus i cu Insert Function, variant n care sistemul prezint detaliat argumentele gsite n cele dou domenii precizate (Figura nr. 7.82. Argumentele funciei SUMIF).. Figura nr. 7.82. Argumentele funciei SUMIF

Numrarea valorilor care ndeplinesc un singur criteriu Pentru a numra acele celule sau rnduri care ndeplinesc un singur criteriu, se va introduce funcia COUNTIF ntr-o celul liber de pe foaia de calcul: Formatul general al funciei este: COUNTIF (range; criteria) unde: range este coloana sau zona de evaluat; iar criteria este criteriul de aplicat zonei. De exemplu, pentru a furniza o numrare a tuturor nregistrrilor din lista de mai jos cu vnzri mai mari de 250.000 lei, se va tasta urmtoarea formul ntr-o celul liber de pe foaia de calcul curent:

213

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

= COUNTIF (F2:F14, > 22800 ) n care zona F2: F14 este coloana Valoare (Figura nr. 7.83. Numrarea valorilor care ndeplinesc un criteriu).

Figura nr. 7.83. Numrarea valorilor care ndeplinesc un criteriu

Numrarea celulelor libere sau a cmpurilor libere Se poate folosi funcia COUNTBLANK pentru a numra toate celulele care sunt libere sau pe acelea, care conin formule care ntorc un ir text vid. Formatul general al funciei este: COUNTBLANK(range) unde: range este domeniul de cutare. De exemplu, dac n list exist unele produse care au data achiziionrii necompletat, se poate utiliza funcia COUNTBLANK pentru a le numra. Pentru aceasta se va preciza zona de examinat. Pentru a numra toate celulele libere din zona E2:E14, se va tasta urmtoarea formul: =COUNTBLANK (E2:E14) care va numra toate celulele libere din domeniul precizat.

Figura nr. 7.84. Numrarea celulelor libere dintr-un domeniu al listei Observaie: n cazul n care funcia se introduce cu Insert Function se pot vedea argumentele funciei. 214

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Specificarea criteriului pentru funciile SUMIF i COUNTIF Criteriul utilizat n cadrul funciilor SUMIF i COUNTIF poate fi exprimat utiliznd un numr, o expresie cum ar fi > 22800 sau un text. ca buc. Tabelul urmtor arat operatorii de utilizat, dac se folosete drept criteriu o expresie (Tabelul nr. 7.4. Operatorii utilizai la funciile SUMIF i COUNTIF). Tabelul nr. 7.4. Operatorii utilizai la funciile SUMIF i COUNTIF Operator Semnificaie = Egal cu Mai mare dect > Mai mic dect < Mai mare sau egal cu >= Mai mic sau egal cu <= <> Diferit de

nsumare valori care ndeplinesc criterii complexe Pentru a nsuma numai valorile care ndeplinesc criterii complexe, cum ar fi numrarea rndurilor sau nregistrrilor n care vnzarile sunt mai mari decat 22500, dar mai mici dect 10200, se va folosi o funcie pentru baze de date. Pentru a utiliza o funcie pentru baze de date, trebuie creat o zon de criterii. De exemplu: Criteriile compuse din tabelul alturat pot fi folosite pentru a cuta nregistrrile ce ndeplinesc condiiile respective. Criteriile se pot realiza cu date din coloane diferite (UM=Kg i Preul>=123) sau cu date din cadrul aceleai coloane (Preul>=12 i Preul<=890). Figura nr. 7.85. Criterii complexe pentru funciile bazei de date Pentru a realiza aceast situaie, se va tasta ntr-o alt zon de lucru capul de tabel exact cu aceeai structur, se vor aduga pe rndul urmtor condiiile, dup care se poziioneaz cursorul mouse-ului ntr-o alt celul i se tasteaz funcia.

215

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Funcia DCOUNT Funcia DCOUNT numr nregistrile din, baza de date care ndeplinesc criteriul specificat n zona de criterii. Formatul general al funciei este: DCOUNT(database;field;criteria) unde:

database - zona care conine lista curent. Trebuie inclus rndul ce conine
etichete de coloan sau numele cmpului;

field - eticheta pentru coloana de nsumat sau adresa etichetei; criteria - zona ce conine criteriile.
De exemplu: =DCOUNT(A2:F11;"Pretul";A17:B18) adic : A2:F11 zona ce conine baza de date inclusiv capul de tabel, urmat de punct i virgul; "Pretul"- ntre ghilimele, cmpul din care se vor numra nregistrrile care verific condiia specificat n zona de criterii; A17:B18 - zona de criterii. Astfel, n tabelul din Figura nr. 7.85. Criterii complexe n cadrul funciei DCOUNT s-a folosit ca i criteriu de cutare UM s fie Kg iar Preul >=123. Zona list este A2:F11; A2 este adresa coloanei ce conine valorile care vor fi numrate (Cod produs); Zona de criterii este A14: B15. n acest exemplu doar 4 articole ndeplinesc criteriile specificate.

Figura nr. 7.85. Criterii complexe n cadrul funciei DCOUNT

216

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Alte funcii pentru baze de date Tabelul urmtor prezint funciile pentru baze de date care pot fi utilizate cu o zon de criterii (Tabelul nr. 7.5 . Funcii de gestiune a listelor). Tabelul nr. 7.5 . Funcii de gestiune a listelor Pentru a Se va folosi face media numerelor DAVERAGE numra valorile numerice DCOUNT numra celule pline DCOUNTA extrage o singur valoare DGET gsi o valoare maxim DMAX gsi o valoare minim DMIN nmuli numere DPRODUCT calcula deviaia standard DSTDEV or DSTDEVP aduna numere DSUM calcula abaterea DVAR or DVARP

7.8. Crearea rapoartelor de tip Tabel Pivot


Tabelele pivot sunt considerate rapoarte centalizatoare avnd rolul de a analiza datele conform unor grupri specifice. Etape de lucru: 1. Se deschide o foaie de calcul ce conine o list (Figura nr. 7.86. Sursa de date); 2. Se selecteaz lista inclusiv etichetele de coloan; 3. Se execut un click pe panglica Insert i apoi un click pe butonul PivotTable (Figura nr. 7.87. Lansarea execuiei tabelului pivot); 4. n urma comenzii anterioare se deschide o nou foaie de calcul care conine macheta standard de execuie a tabelului pivot (Figura nr. 7.88. Macheta standard de execuie a tabelului pivot); 5. n dreapa respectivei foi de calcul se afl lista cmpurilor selectate, din sursa de date, pentru realizarea tabelului pivot (Figura nr. 7.89. Lista cmpurilor pentru realizarea tabelului pivot); 6. Tot n aceast list se afl i structura machetei de filtrare a cmpurilor. Din lista cmpurilor se trag n machet, cu ajutorul cursorului, cmpurile pentru a realiza raportul. De exemplu: ca etichet a liniilor se trage Compartiment; ca etichet a coloanelor se trage Funciune; n cadrul funciei de nsumare Values se trage un

217

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

cmp numeric Sal brut ian ; pentru filtrarea la nivel de raport se selecteaz Nume. n urma acestor selecii macheta a fost ncrcat cu date (Figura nr. 7.90. Rezultatul seleciilor din lista cmpurilor); 7. Tabelul odat creat poate beneficia de facilitile filtrrilor. Etichetele ce pot fi filtrate vor avea ataat o sgeat cu vrful n jos. Acionnd sgeata respectiv se deschide o fereastr de realizare a filtrului cu faciliti de sortare i selecie (Figura nr. 7.91. Fereastra filtrului la nivel de funciune); 8. n exemplul dat realiznd o filtrare pe funciunea comercial se vor selecta din tabel doar datele ce corespund acestei funciuni (Figura nr. 7.92. Filtrarea unei funciuni); 9. Dac, se realizeaz filtru pentru un singur Nume se va crea un tabel cu datele pentru acel nume, de exemplu filtrnd numele Ionescu se obine tabelul pivot din Figura nr. 7.93. Filtrarea unui nume; 10. Cea de-a treia variant de filtrare posibil, n acest exemplu, este filtrarea la nivel de compartiment. Selectnd din lista de filtrare compartimentul Financiar se vor prezenta n tabel doar datele corespunztoare acestuia (Figura nr. 7.94. Filtrarea unui compartiment); 11. n fereastra Pivot Table Field List , n partea inferioar, se afl un buton de comand Update. Acionnd acel buton se anuleaz structura tabelului pivot creat, putndu-se selecta alte cmpuri pentru o nou structur.

Figura nr. 7.86. Sursa de date

Figura nr.7.87. Lansarea execuiei tabelului pivot

218

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr. 7.88. Macheta standard de execuie a tabelului pivot

Figura nr. 7.89. Lista cmpurilor pentru realizarea tabelului pivot

Figura nr. 7.90. Rezultatul seleciilor din lista cmpurilor

219

Capitolul VII. Liste pentru organizarea datelor

Figura nr. 7.91. Fereastra filtrului la nivel de funciune

Figura nr. 7.92 Filtrarea unei funciuni

Figura nr. 7.93. Filtrarea unui nume

Figura nr. 7.94. Filtrarea unui compartiment

220

Bibliografie

BIBLIOGRAFIE

1. Boldea, Maria, Boldea, I., Trnveanu, Diana, Muntean, Alina, Excel 97. Teorie i

aplicaii, Editura Mirton, Timioara, 1999, I.S.B.N.: 973-578-863-2


2. Nossiter Josh, Utilizare Microsoft Excel 97. Traducere de Aurelia Nicoleta

Merezeanu, Daniel Marian Merezeanu, Editura Teora, 1998, Bucureti, I.S.B.N. 973601-649-8
3. Perry Greg, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Microsoft Office 2007, 5

n 1, Editura Teora, Bucureti, 2007, Traducere Preda Simona, I.S.B.N.: 978-1-59496558-6


4. Suriel, Tr., Sofronie,Gh., Baron, C., Toma. L, Informatic economic, Editura

Calipsa 2000, Bucureti, 1998, I.S.B.N. 973-97077-1-8

221