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Commission europenne
MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
SOMMAIRE Page
SOMMAIRE
Introduction et prsentation ..................................................................................................................................... Module 1 - Contrle interne ................................................................................................................................... Module 2 - Documentation, classement et archivage .......................................................................................... Module 3 - Passation de marchs ........................................................................................................................... Module 4 - Gestion des actifs ................................................................................................................................... Module 5 - Gestion des salaires et enregistrement du temps ............................................................................ Module 6 - Trsorerie et gestion bancaire .............................................................................................................. Module 7 - Comptabilit ............................................................................................................................................ Module 8 - Reporting financier .................................................................................................................................
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Les outils et modles auxquels il est fait rfrence dans le prsent manuel sont disponibles l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
INTRODUCTION
ET PRSENTATION
INTRODUCTION ET PRSENTATION
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INTRODUCTION ET PRSENTATION
OBJECTIF DU MANUEL Le prsent manuel a pour but d'aider les bnficiaires de fonds europens destins des actions extrieures se conformer aux exigences en matire de gestion Financire dfinies dans leurs contrats. Ses objectifs spcifiques sont les suivants:
fournir des conseils pratiques et concrets, sous une forme
INTRODUCTION
CE MANUEL:
ne contient pas de nouvelles rgles s'ajoutant aux cadres
ET PRSENTATION
facile utiliser;
mieux faire connatre les exigences contractuelles
Nous ne saurions garantir quil couvre, avec exactitude, l'ensemble des conditions contractuelles existantes en matire de gestion financire;
n'est pas une interprtation des conditions contractuelles
de la CE;
recenser les principaux risques, mettre en garde contre les
extrieure finance par l'UE donne sont contraignants. Les bnficiaires doivent s'assurer d'en avoir une comprhension suffisante.
Les noms et descriptions apparaissant dans les histoires vraies ont t modifis afin de ne pas divulguer l'identit des
entits et personnes concernes. Toute ressemblance avec des entits ou personnes existantes serait purement fortuite.
Toutes les informations contenues dans le prsent manuel se fondent sur la version 2009 des modles de contrats et
orientations de la Commission. Il convient donc d'user de prudence avant de l'appliquer des projets reposant sur des modles contractuels antrieurs.
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INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION
UTILISATION DU MANUEL ET TERMES DE BASE Le prsent manuel s'adresse aux bnficiaires de fonds europens destins des actions extrieures.
ET PRSENTATION
Par bnficiaires de fonds europens destins des actions extrieures, on entend des organisations ayant sign un contrat en vue de recevoir un financement europen. Le bnficiaire des fonds est responsable de l'excution du contrat, de la gestion et de l'utilisation des fonds, ainsi que de la prsentation de rapports relatifs l'affectation de ceux-ci.
Les bnficiaires de fonds europens destins des actions extrieures peuvent tre:
des organisations (gnralement des ONG) qui se sont vu
qui a conclu un contrat de financement europen avec un bnficiaire. Selon le mode de gestion retenu (p. ex. aide centralise, dcentralise ou cogre avec des organisations internationales), l'Administration contractante peut tre la Commission europenne (CE), un pays partenaire ou une organisation qui la CE a confi l'excution du contrat. Lorsque la Commission est l'Administration contractante, elle est gnralement reprsente par EuropeAid ou par une dlgation de lUnion europenne.
accord avec l'UE concernant le financement d'actions extrieures (ledit accord pouvant inclure des devisprogrammes); ces gouvernements peuvent eux-mmes devenir des Administrations contractantes.
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INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION
conventionnel ou contractuel sign par l'Administration contractante et un bnficiaire, jetant les bases lgales d'une action extrieure finance par l'UE. Les annexes audit contrat font galement partie intgrante de celui-ci.
Les contrats de subvention et de services sont les contrats
Les termes bnficiaire de fonds europens destins des actions extrieures (ou bnficiaire), contrat, conditions contractuelles et Administration contractante seront utiliss tout au long du prsent document. La vocation du manuel est de fournir des orientations de base en matire de gestion financire, pouvant en principe tre utilises par tout type de bnficiaire et pour tout type de contrat, indpendamment de l'Administration contractante concerne.
ET PRSENTATION
de dispenser laide extrieure. Ils ne constituent toutefois pas stricto sensu un contrat.
Ces trois faons de raliser des actions extrieures seront
souvent mentionnes dans ce manuel. Les autres types de contrat (p. ex. contrats de travail et de fournitures, contrats de contribution conclus avec des organisations internationales et accords de dlgation conclus avec des agences nationales) n'y seront pas explicitement abords.
Au sens du prsent document, on entend par exigences
contractuelles les conditions, rgles et critres dfinis dans un contrat de financement europen portant sur des actions extrieures.
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INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION
OBLIGATION DE RENDRE COMPTE En signant un contrat, les bnficiaires acceptent d'tre responsables et redevables pour:
l'excution de l'action ainsi que la gestion et l'affectation des
Si un bnficiaire ne respecte pas les exigences contractuelles, les consquences peuvent tre lourdes, telles que:
le recouvrement, par l'Administration contractante, des
sur l'action et l'utilisation des fonds europens. La Commission se rserve le droit de vrifier si les bnficiaires remplissent leurs obligations en confiant la ralisation d'audits et de contrles ses propres agents ou des cabinets d'audit professionnels. La Cour des comptes europenne et lOffice europen de lutte antifraude (OLAF) peuvent galement raliser des audits ou ouvrir une enqute. Les bnficiaires sont galement responsables de tout contrat portant sur une action extrieure finance par l'UE conclu avec une Administration contractante autre que la Commission. En l'espce, la chane de responsabilit englobera la fois le bnficiaire et l'Administration contractante, laquelle sera tenue de faire rapport la Commission.
d'autres actions finances par l'UE dont il est responsable, ou l'extrapolation des erreurs ces actions, en cas de problmes systmiques;
des sanctions qui peuvent prendre la forme de pnalits
financires et/ou d'une rupture de contrat. En cas de fausses dclarations, d'erreurs substantielles, d'irrgularits ou de fraudes avres, le bnficiaire peut tre exclu de tout contrat financ par l'UE pour une priode pouvant aller jusqu' 5 ans. Ladite priode peut tre porte 10 ans en cas de rcidive.
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INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION
CONTENU DU MANUEL Le prsent manuel couvre huit domaines lis la gestion financire:
Module 1 - Contrle interne Module 2 - Documentation, classement et archivage Module 3 - Passation de marchs Module 4 - Gestion des actifs Module 5 - Gestion des salaires et enregistrement du temps Module 6 - Trsorerie et gestion bancaire Module 7 - Comptabilit Module 8 - Reporting financier
ET PRSENTATION
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INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION
COMMENT OBTENIR UN EXEMPLAIRE DU MANUEL Le manuel est disponible en version papier (format A5) et MS PowerPoint.
Des exemplaires imprims du manuel peuvent tre obtenus auprs de l'Office de Dveloppement et
ET PRSENTATION
Coopration - EuropeAid Bruxelles (Belgique) ou des dlgations de l'Union europenne. - Pour prendre contact avec l'Office de Dveloppement et Coopration - EuropeAid : http://ec.europa.eu/europeaid/contact/contact_fr.htm - Pour prendre contact avec une dlgation de l'Union europenne: http://ec.europa.eu/external_relations/delegations/web_en.htm
Le manuel peut galement tre tlcharge depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse:
http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/ OUTILS ET MODLES Les outils (pour l'essentiel, des listes de contrle) et modles (p. ex. registre des actifs, etc.) utiliser avec le manuel sont disponibles l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 1
CONTRLE
INTERNE
Histoire vraie En tant que directeur d'un projet de dveloppement forestier en Syldavie, j'tais la tte d'une quipe d'agronomes chargs de mener bien les activits finances par l'Union europenne. La comptabilit de notre projet tait tenue par le comptable, avec l'aide d'un assistant administratif junior. Mon adjoint et moi-mme faisions entirement confiance notre comptable. C'tait quelqu'un de trs efficace et de trs motiv. Ses rapports nous parvenaient toujours dans les temps, et mon adjoint et moi-mme ne devions pratiquement pas le superviser. Ses tches consistaient tenir les registres comptables du projet et prparer les ordres de paiement. Il tenait aussi la caisse et contrlait les chques et les paiements. Compte tenu de ses comptences et de sa fiabilit, nous lui avions donn mandat sur le compte du projet. Il tait trs consciencieux et effectuait tous les rapprochements entre liquidits et comptes bancaires une fois par semaine. Aprs 18 mois de bons et loyaux services, il nous a demand quelques jours de cong. Il n'est jamais revenu. Nous avons engag un remplaant, qui a dcouvert qu'une grosse somme d'argent avait disparu du compte du projet. Nous l'avons signal la police locale, qui n'a pas encore pu mettre la main sur le fuyard. Moralit: si nous avions appliqu une stricte sparation des tches financires, ce vol n'aurait vraisemblablement jamais eu lieu...
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POURQUOI LE CONTRLE INTERNE REVT-IL UNE TELLE IMPORTANCE? Le contrle interne a pour but de s'assurer, avec un degr de certitude raisonnable, que les oprations sont ralises efficacement, que les informations financires disponibles sont fiables et que les exigences contractuelles sont respectes. Faute de bons contrles internes, il existe un risque rel que les fonds europens ne soient pas bien utiliss, de la manire convenue dans le contrat. Des actifs peuvent se perdre, et la traabilit des fonds n'tre pas garantie. Absence de contrles internes adquats: un risque majeur Il est essentiel de disposer d'un systme de contrle interne offrant des garanties raisonnables quant la ralisation des objectifs.
Message-cl: mieux vaut prvenir que gurir: mettez en place des contrles internes.
CONTRLE
INTERNE
Contenu de ce module
Exigences contractuelles minimales Conseils de base Problme spcifique: l'importance de l'environnement de
contrle interne.
Problme spcifique: projets multisites/multipartenaires Outils et modles
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CONTRLE
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exige une stricte sparation des tches du rgisseur d'avances et de celles du comptable (cf. Rles et responsabilit des intervenants, section 2.5); dfinit les rles et responsabilits de ces deux agents (cf. Le rgisseur et Le comptable, sections 2.5.1 et 2.5.2). Ces exigences visent bien distinguer les tches qui consistent autoriser les dpenses de celles qui consistent effectuer les transactions (on parle cet gard du principe des quatre yeux). Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm La plupart des accords de financement et des clauses techniques et administratives exigent que les tches lies l'autorisation et lexcution des paiements soient spares.
Tous les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'Union europenne interdisent les conflits d'intrts, les paiements confidentiels (p. ex. commissions occultes, pots-de-vin) et toute autre pratique contraire l'thique.
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Dans les actions mises en uvre par coopration dlgue (p. ex. contributions apportes des organisations internationales ou accords de dlgation conclus avec des organismes publics), le contrat exigera gnralement que le dlgataire effectue des contrles rguliers pour s'assurer que l'action a t correctement excute.
CONTRLE
INTERNE
Mesures visant
Dans les actions excutes par coopration dlgue, le contrat exige gnralement du dlgataire qu'il mette en place des mesures visant prvenir les irrgularits, la fraude et la corruption.
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CONTRLE
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(p. ex. respect des procdures d'adjudication et validation du contrat avec le fournisseur);
tches de gestion et tches comptables
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CONTRLE
INTERNE
Message-cl: prvoyez des points d'approbation stratgiques. Approuver signifie aussi vrifier.
Des procdures d'autorisation appropries rendent les contrles plus efficaces. Recensez les points d'approbation pertinents pour le projet et confiez aux personnes les mieux places la responsabilit d'effectuer ces tches. Ces personnes doivent comprendre qu'il leur incombe de vrifier tout ce qu'elles approuvent.
Par exemple, pour un contrat de services, on peut demander au chef d'quipe dapprouver le relev des heures de travail de l'quipe. Il marquera gnralement son approbation en signant ledit relev. Toutefois, pour garantir un contrle efficace, le chef d'quipe doit effectivement vrifier le relev avant de le signer.
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Pour que la rpartition des tches fonctionne comme prvu, chacun doit bien comprendre ses responsabilits.
Pour viter tout malentendu, il importe de dcrire toutes les tches et responsabilits par crit, par exemple au moyen:
de descriptions de fonction crites; d'un organigramme clair indiquant les
CONTRLE
INTERNE
tches et responsabilits;
de descriptions (ou diagrammes) du
processus que doivent suivre les transactions, mentionnant les points de contrle et la frquence des contrles. Une bonne manire de faire consiste mettre tout cela noir sur blanc dans un manuel conu pour le projet ou programme. Les organisations tournant avec des effectifs rduits auront peut-tre du mal bien sparer les tches. Toutefois, un degr minimal de rpartition (p. ex. sparation des principales fonctions, comme les autorisations et la comptabilit) est ncessaire.
Message-cl: les petites organisations doivent elles aussi rpartir les tches et les contrles.
Parfois, la sparation des tches est limite par les ressources du projet. Les bnficiaires doivent compenser ces limitations en introduisant un systme de rvision et de contrle prcis, gr par la direction du projet.
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PROBLME SPCIFIQUE: L'IMPORTANCE DE L'ENVIRONNEMENT DE CONTRLE INTERNE La base premire d'un bon systme de contrle interne rside dans l'environnement mis en place par le bnficiaire. Cet environnement de contrle englobe: l'intgrit, la dontologie et le comportement des cadres; le style de gestion de la direction du projet; le dvouement et la comptence de la direction du projet; la structure organisationnelle et l'attribution des responsabilits et de l'autorit; les politiques et pratiques en matire de ressources humaines.
Le rfrentiel de contrle interne labor par le Committee on Sponsoring Organizations de la Commission Treadway (COSO) est actuellement le cadre le plus largement accept. Ce rfrentiel dfinit plusieurs niveaux et axes de contrle interne: l'environnement de contrle interne; la dfinition d'objectifs; l'valuation et la gestion des risques; les activits de contrle; la communication; le suivi.
CONTRLE
INTERNE
En mettant en place l'environnement de contrle, la direction du projet donne le ton l'ensemble de l'organisation, et contribue sensibiliser son personnel l'importance des contrles. De mme, en valorisant l'intgrit, l'thique, la transparence, la comptence et le souci d'appliquer de bonnes pratiques de gestion, par exemple, la direction cre un cadre favorisant la discipline et la structure.
Vous trouverez de plus amples informations sur le rfrentiel de contrle interne du COSO l'adresse: www.coso.org.
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PROBLME SPCIFIQUE : PROJETS MULTISITES/MULTIPARTENAIRES Les projets multisites sont souvent grs par plusieurs partenaires indpendants, chacun possdant sa propre structure de contrle interne. Dans ce cas, il est frquent qu'une entit unique dirige et coordonne le projet dans son ensemble. Dans les contrats portant sur des actions externes finances par l'UE, l'entit dirigeante du projet est gnralement le bnficiaire principal, lequel est considr comme le responsable du projet dans son ensemble. L'entit dirigeante (de coordination) d'un tel projet est gnralement juge responsable en cas de mauvaise excution de certaines activits par les partenaires de projet.
Afin de limiter ce risque, le bnficiaire principal (coordinateur) devrait envisager de prendre les mesures suivantes:
lors de la conception du projet, valuer si les entits
CONTRLE
participantes disposent de mcanismes de contrle interne adquats, conformment aux principes gnraux exposs dans le prsent module;
pendant l'excution du projet, assurer un suivi troit
INTERNE
des performances des partenaires du projet, afin de s'assurer que leurs contrles internes restent adquats et qu'ils conservent la matrise de l'excution;
intervalle rgulier en cours de projet, obtenir des
copies et/ou vrifier les registres comptables et pices justificatives portant sur les activits gres par les entits participantes, afin de s'assurer qu'ils rpondent aux exigences contractuelles.
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OUTILS ET MODLES
CONTRLE
L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
INTERNE
Les bnficiaires sont encourags utiliser la liste de contrle Contrles internes propose avec ce manuel. Les contrles internes s'inscrivant dans la dure, il est vivement conseill aux bnficiaires de prendre le temps de rgulirement mettre jour leurs rponses la liste de contrle.
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 2
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
Histoire vraie L'objectif du projet Dveloppement agricole dans la province de San Theodoro consistait construire des silos grains dans quelque 250 villages de la province. Au cours d'un audit lanc par l'Administration contractante, les auditeurs ont dcouvert que les registres comptables du projet, conservs dans les bureaux du bnficiaire sis dans le chef-lieu de la province, s'appuyaient sur les listes des dpenses envoyes par les villages, qui synthtisaient les quantits et le cot des matriaux utiliss. Cependant, les pices correspondantes taient conserves dans les 250 villages. Les auditeurs se sont aussi rendu compte que les pices taient archives dans des sacs (plusieurs sacs par village). Les documents contenus dans chaque sac ne comportaient aucune rfrence croise aux listes de dpenses envoyes par les villages, et n'taient pas classs. De nombreuses pices lies l'achat de matriaux avaient t obtenues auprs de fournisseurs locaux, dont la plupart taient de trs petites entreprises rurales, qui n'tablissaient pas de factures ou de reus valables. Ce qui s'est pass: les auditeurs ont soumis l'Administration contractante une non-opinion, indiquant que le rapport financier du projet tait invrifiable faute d'une piste d'audit adquate et d'une documentation suffisante. En consquence, l'Administration contractante a dcid de mettre un terme au contrat.
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DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
Contenu de ce module Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Problme spcifique: projets multisites/multipartenaires Problme spcifique: environnements locaux difficiles Problme spcifique: documentation lectronique Outils et modles
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Les pages suivantes rsument les exigences contractuelles minimales en matire de documentation et d'archivage pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de subventions, de contrats de services et de devis-programmes.
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
Contrats de subvention
Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent que: Pour tre ligibles, les cots doivent tre identifiables et vrifiables (article 14). En d'autres termes, il doit exister une documentation adquate prouvant que chaque dpense a bel et bien trait au projet. Le bnficiaire doit permettre l'Administration contractante d'effectuer des contrles et des audits et de vrifier les pices justificatives, documents comptables et tout autre document pertinent pour le financement du projet (article 16, paragraphe 2). Les pices justificatives et documents comptables doivent tre tenus la disposition de l'Administration contractante, des fins de contrle, pour une priode de sept ans compter du versement du solde de la subvention (article 16, paragraphe 2). Les pices justificatives et documents comptables doivent tre facilement accessibles et classs de faon permettre un contrle ais (article 16, paragraphe 2). Certains documents doivent tre conservs (article 16, paragraphe 3). Une liste en est fournie.
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Les conditions gnrales des contrats de services prcisent que: des relevs et comptes complets, prcis et systmatiques doivent tre conservs afin de prouver que le nombre de jours effectivement ouvrs et les frais occasionnels ont t consacrs la prestation des services (article 24, paragraphe 1er); En ce qui concerne les contrats de services prix unitaires, des feuilles de prsence enregistrant les jours ou heures ouvr(e)s doivent tre conserves (article 24, paragraphe 2); les pices justificatives et relevs doivent tre tenus la disposition de l'Administration contractante, des fins de contrle, pour une priode de sept ans aprs le paiement final effectu dans le cadre du contrat (articles 24, paragraphe 3, et 25, paragraphe 1er); la documentation conserver inclut tout document requis pour vrifier les dpenses, tels que les feuilles de prsence, les billets de transport, les cartes d'embarquement, les fiches de paie, les factures ou encore les quittances pour frais occasionnels (article 24, paragraphe 3); les documents doivent tre aisment accessibles et classs de faon faciliter leur examen (article 25, paragraphe 2).
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
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Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes fournit: une liste des pices justificatives requises pour documenter les dpenses (cf. Documents constitutifs des mmoires des dpenses, section 4.1.3); une liste indicative des documents requis pour documenter les paiements (cf. annexe 11 Liste dexemples de pices justificatives par type de dpenses inclure dans les dossiers de paiement). Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm La convention de financement requiert gnralement que toutes les pices justificatives soient tenues la disposition de l'Administration contractante, des fins de contrle, pour une priode de sept ans compter du dernier paiement effectu. Il est recommand aux bnficiaires de consulter la convention de financement correspondante, ainsi que les clauses techniques et administratives, afin de vrifier si elles contiennent d'autres exigences spcifiques.
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci. La plupart des contrats incluent une exigence gnrale de tenir les pices et documentations comptables la disposition de l'Administration contractante, des fins de contrle, pour une priode de sept ans compter du dernier paiement effectu.
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contractuelles et les comprend (les conditions particulires, les conditions gnrales et toute autre condition laquelle il est fait rfrence dans le contrat).
Veiller ce que la documentation de projet fournisse des
ARCHIVAGE
preuves solides et pertinentes (p. ex. documents officiels manant d'une source extrieure).
Mettre en place un systme de numrotation, de classement
Les documents de projet ont t dtruits prmaturment. 8 Ceci peut arriver si les rgles internes du bnficiaire
n'exigent pas qu'un document soit conserv pendant toute la priode mentionne dans le contrat de projet.
Les documents de projet se sont dtriors au fil du temps. 8 Ceci peut arriver si les documents ne sont pas protgs de
de projet.
Veiller ce que les documents soient archivs en toute
scurit.
la chaleur ou de l'humidit.
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Message-cl: prudence est mre de sret. Mieux vaut prvenir que gurir!
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
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Examinez toute votre documentation d'un il critique afin de vous assurer qu'elle suffit prouver l'ligibilit des dpenses. Quelques principes de base:
Un document original est plus fiable qu'une Un document dlivr par une source
DOCUMENTATION
copie, car plus difficile falsifier. Il offre en outre une meilleure protection contre la double comptabilisation des mmes dpenses. Pour cette raison, lors des contrles et audits, les vrificateurs demanderont gnralement voir les documents originaux.
Un document officiel est plus fiable qu'un
extrieure constitue une meilleure preuve qu'un document interne. Ainsi, pour un march pass dans le cadre d'un contrat de subvention, une offre ou une lettre envoye par le soumissionnaire constitue une preuve plus fiable de mise en concurrence qu'une note du bnficiaire indiquant que le soumissionnaire a t contact. Pour un contrat de services, une feuille de prsence remplie et signe par le prestataire constitue une preuve plus fiable qu'une synthse rdige par le service administratif du bnficiaire.
ARCHIVAGE
document officieux. Ainsi, un relev bancaire officiel constitue une meilleure preuve de paiement qu'un reu tabli par le caissier du bnficiaire.
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Il est possible que plusieurs documents soient ncessaires pour prouver l'ligibilit d'une dpense. Ainsi, la facture d'un fournisseur peut prouver qu'un article a t achet un prix donn, mais pas que la dpense est ligible d'autres points de vue:
Lien avec le projet: la facture du fournisseur Au cours de la priode de projet:
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
montre que des marchandises ont t achetes, mais pas forcment qu'elles ont t utilises dans le cadre du projet. Il est possible que le lien au projet doive tre attest, p. ex. au moyen d'un reu sign par l'utilisateur final. Pour les vhicules, un journal de bord peut tre tenu en vue de prouver que le vhicule a t utilis exclusivement aux fins du projet.
Ralit: la documentation du projet doit
prouver que les frais ont bel et bien t engags. Ainsi, la facture du fournisseur peut prouver que le projet devait de l'argent celui-ci. En revanche, elle ne prouve pas forcment que le projet a clos la transaction en acceptant les marchandises et en les rglant. Il peut donc se rvler ncessaire de conserver la facture du fournisseur ET le bordereau de livraison ET le relev bancaire (ou reu) montrant que le paiement a t effectu.
les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE mentionnent gnralement la priode pendant laquelle les actions peuvent tre menes bien. Il se peut que la facture ne suffise pas prouver que les frais ont t engags pendant la dure du contrat. Un bordereau de livraison ou un document de transport mentionnant la date de rception des marchandises peut ds lors se rvler utile.
Exigences contractuelles spcifiques:
le contrat peut inclure des conditions particulires requrant p. ex. une procdure de mise en concurrence ou une forme de visibilit europenne. Dans ces cas, la documentation de projet devra inclure non seulement la facture du fournisseur mais galement la preuve que ces exigences ont t remplies.
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Examinez l'organisation de la documentation d'un il critique afin de vous assurer qu'elle est totalement transparente et exempte d'ambiguts. Certains systmes d'organisation peuvent sembler pratiques a priori, mais poser problme ultrieurement, faute d'tre suffisamment clairs. Exemple 1 Un projet comporte plusieurs antennes dcentralises, avec du personnel bas dans des villages loigns. Faute d'un bon systme bancaire dans la rgion, leur salaire doit tre rgl en espces. Pour des raisons pratiques, les quipes de certains villages envoient l'un des villageois collecter leurs salaires au bureau central du projet. Ce villageois propose, en toute bonne foi, de signer le reu au nom des bnficiaires - le personnel. Sur le moment, le personnel de projet peut trouver qu'il s'agit l d'une manire facile et rapide de documenter le paiement. Toutefois, en procdant de la sorte, le bnficiaire risque de ne pas pouvoir prouver que le personnel a effectivement t pay. Un auditeur examinant les documents plusieurs annes aprs les faits risque de mettre en doute la validit du reu. Exemple 2 Un bnficiaire gre plusieurs projets de dveloppement sanitaire, dont certains sont financs par l'UE et d'autres par d'autres donateurs internationaux (p. ex. USAid). Il se peut que, pour obtenir de meilleurs prix, le bnficiaire dcide de regrouper l'achat de fournitures pour les diffrents projets. Toutefois, si toutes les marchandises figurent sur une seule facture, celle-ci devra tre rpartie entre les diffrents projets. La mme facture sera aussi utilise comme pice justificative dans le cadre de diffrents projets. Ceci peut entraner des erreurs d'imputation et compliquer la traabilit de la documentation. Il serait donc prfrable que le bnficiaire demande des factures par projet son fournisseur.
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
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Si le bnficiaire ne parvient pas retrouver la documentation du projet au cours d'un audit, les consquences peuvent tre les mmes que si aucune documentation n'avait t conserve, surtout si le projet est termin et que le personnel n'est plus disponible. Comment viter cela?
Rfrencement simple, facile utiliser: Classement mthodique: ayez recours un
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
utilisez un systme de numrotation et de rfrence simple, que tout le monde, y compris des personnes trangres au projet, puisse suivre. Assurez-vous que le systme permet de retrouver facilement et rapidement les documents recherchs. Les rfrences du projet peuvent suivre un ordre chronologique, numrique, thmatique, gographique ou autre. Il appartient au bnficiaire de dcider du systme le plus appropri selon les circonstances. Un index de classement clair peut pargner bien des soucis.
systme physique structur pour classer les documents. Par exemple, classez les documents dans des dossiers pour pouvoir les retrouver plus facilement, plutt que de les relier avec des cordelettes, de les conserver dans des sacs ou de les empiler. Si vous conservez vos archives dans des cartons, mentionnez le contenu du carton sur son tiquette.
Conditions d'archivage sres: veillez ce que
les documents soient physiquement protgs et ne risquent pas de se dtriorer pendant leur conservation ou lors de leur transport. Ils ne doivent pas tre entreposs dans un lieu humide ou proximit de produits inflammables ou chimiques. Ils doivent tre conservs dans un endroit ferm, l'abri des rongeurs et autres animaux.
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les partenaires locaux devront parfois conserver leur documentation localement pour se conformer la rglementation comptable et fiscale en vigueur.
En tant que rcipiendaire des fonds europens, il est
Le chef de file du projet devra trouver des solutions pratiques en vue de concilier ces objectifs contradictoires. Voici quelques pistes.
Pour les subventions, au stade de la proposition de projet,
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
responsable, vis--vis de l'Administration contractante, de l'excution du contrat par les partenaires locaux. ce titre, il doit:
se demander si l'excution/la documentation du projet doit rellement tre rpartie entre plusieurs acteurs locaux. S'il est possible d'organiser le projet de manire viter toute dispersion inutile, ceci simplifiera les audits et contrles.
Voir si la documentation peut tre regroupe en un nombre
prsenter les pices justificatives lorsque l'Administration contractante effectue des audits et des contrles; tenir compte du fait que les auditeurs demanderont gnralement voir les pices originales; faciliter les audits et les contrles, en gardant l'esprit que si la documentation est conserve en diffrents points, cela peut crer des obstacles.
limit de lieux (p. ex. en rassemblant toute la documentation d'un pays donn sur un seul site).
Voir si la documentation peut tre conserve
locaux d'envoyer une copie de leur documentation en mme temps que leurs rapports financiers. Ceci devrait aider le chef de file vrifier le travail effectu par les partenaires locaux. Cette approche facilitera aussi les audits, car les auditeurs pourraient vrifier les copies de manire centralise. Il se peut nanmoins qu'ils souhaitent vrifier si les copies correspondent aux originaux.
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Dans de telles circonstances, il importe de trouver des solutions pratiques pour s'adapter la situation locale tout en veillant disposer de pices justificatives acceptables. Exemples: Si des empreintes digitales doivent tre recueillies en lieu et place de signatures, pensez faire une copie de la carte d'identit du signataire et noter son nom en regard de ses empreintes. vitez les pratiques ambigus. Par exemple, si une personne signe un reu en lieu et place d'une autre personne, vous risquez de ne pas pouvoir prouver ultrieurement que la transaction tait rgulire. S'il est impossible d'viter les rglements en espces, soyez extrmement strict quant la documentation de ceux-ci. Si le projet se droule dans des circonstances telles qu'il est impossible d'obtenir une documentation suffisante, il est conseill aux bnficiaires d'en informer l'Administration contractante par crit le plus rapidement possible, en proposant des mesures visant rduire les risques et en demandant son approbation crite pralable.
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
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Les bnficiaires qui utilisent des systmes d'archivage lectronique ou de traitement d'images (en d'autres termes, les documents originaux sont numriss et archivs au format lectronique) sont invits organiser leur systme de contrle interne de manire offrir les garanties suivantes:
Chaque e-document numris est identique son
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
original papier.
Il est impossible de numriser le mme document
il doit le faire pour toutes ses oprations et pas uniquement pour le projet financ par l'UE.
Le systme de contrle interne du bnficiaire doit tre conu
de manire garantir que les e-documents sont authentiques, valables et appropris et qu'ils sont soumis des procdures d'approbation adaptes.
Si les documents originaux ont t reus ou tablis sur papier,
de paiement de chaque e-document doit tre unique. Il ne doit pas tre possible d'approuver, d'imputer ou de rgler le mme e-document deux fois.
Une fois numriss, les e-documents ne doivent
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OUTILS ET MODLES
L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
DOCUMENTATION
ARCHIVAGE
Les bnficiaires sont encourags utiliser la liste de contrle Documentation propose avec ce manuel. Chaque projet prsentant ses propres particularits, il appartient chaque bnficiaire de dterminer les questions applicables son projet.
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 3
PASSATION
DE MARCHS
Histoire vraie L'ONG ALTERNOVI a gr plusieurs projets subventionns par l'UE en Afrique, en Asie et en Amrique latine. La plupart de ces projets supposaient des dpenses considrables en fournitures et quipements. Les auditeurs engags par l'Administration contractante ont not que, pour certains projets, de nombreux contrats d'acquisition de fournitures et d'quipements avaient t attribus la mme socit. En contrlant un chantillon de ces contrats, les auditeurs ont relev plusieurs problmes, tels des contrats signs avant la date d'valuation des offres, des documents manquants dans les procdures d'appel d'offres, etc. Ces problmes ont t signals l'Administration contractante. L'Administration contractante a dcid d'ouvrir une enqute et a dcouvert qu'un proche parent du directeur de l'ONG avait un intrt chez le fournisseur en question. Ce qui s'est pass: l'Administration contractante a dcid de recouvrer auprs de l'ONG les fonds allous pour tous les contrats d'achat en question. Comme le montant rembourser dpassait les capacits financires de l'ONG, celle-ci a d cesser ses activits.
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Une saine gestion financire est l'un des principes cls des rglements financiers de l'UE. Elle exige que les fonds europens soient utiliss conformment aux principes d'conomie, d'efficience et d'efficacit. Pour ce faire, une bonne procdure de passation de marchs est essentielle.
La Commission europenne accorde une grande attention la passation des marchs. Si les exigences contractuelles relatives la passation des marchs ne sont pas pleinement respectes, il se peut que les dpenses du projet soient refuses et que l'Administration contractante exige le remboursement des fonds.
PASSATION
DE MARCHS
Contenu de ce module
Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Outils et modles
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Les rgles relatives la passation des marchs sont exposes dans les modles de contrats destins aux actions extrieures finances par l'UE. Elles sont synthtises ci-dessous.
PASSATION
DE MARCHS
Contrats de subvention
Les rgles de passation des marchs applicables aux contrats de subvention sont dfinies dans une annexe standard du contrat (annexe IV). Des interprtations utiles de ces rgles ont t publies par la Confdration europenne des ONG d'urgence et de dveloppement (CONCORD). Elles sont disponibles sur le site web de CONCORD, l'adresse: http://www.concordeurope.org
Contrats de services
Les contrats de services ne supposent gnralement pas de marchs publics. Si c'est le cas, ceci sera prcis dans les termes de rfrence de l'action, et les cots pertinents seront financs dans le cadre de la rubrique Dpenses accessoires du budget. Dans cette hypothse, si l'Administration contractante exige du contractant qu'il suive des procdures spcifiques, celles-ci seront dfinies dans les termes de rfrence de l'action.
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Les rgles de passation de marchs applicables aux projets grs par devis-programmes sont dfinies dans le Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures (PRAG) rdig par la Commission europenne. Vous trouverez le PRAG, ainsi que les modles de documents correspondants, l'adresse: Les contrats supposant des devis-programmes exigent gnralement des bnficiaires qu'ils se conforment au PRAG.
PASSATION
DE MARCHS
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_fr.htm
Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci. Les organisations internationales et organismes publics devront se rfrer aux clauses spciales du contrat afin de dterminer s'ils doivent suivre les procdures de passation de march en vigueur dans l'organisation/le pays ou d'autres procdures prcises par l'Administration contractante.
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PASSATION
transparent.
8 Ce peut tre le cas si les critres de slection et
soient clairs.
tablissez des critres de slection clairs pralablement et
DE MARCHS
d'adjudication utiliss ne sont pas prciss ou si la dcision de slection n'est pas adquatement motive dans la documentation.
Le processus de passation de marchs nobit pas aux
marchs est clairement document. Conservez les procs-verbaux des runions d'valuation et tayez les dcisions de slection.
Assurez-vous que le processus d'appel d'offres est aussi ouvert
ne soient pas correctement rdigs ou ne prvoient pas un dlai suffisant. Ou que le cahier des charges soit si restrictif qu'il limite l'accs certains fournisseurs potentiels.
pour permettre aux fournisseurs intresss de rpondre. Veillez ce que les invitations couvrent le march aussi largement que possible.
Veillez ce que tous les participants reoivent les mmes
conformment aux critres de slection et d'adjudication prdfinis ou les valuateurs font preuve de partialit.
correctement appliqus.
Faites en sorte que les offres ne soient values qu'aprs la date
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PASSATION
procdures en vigueur dans son organisation ou dans son pays en lieu et place de celles dfinies dans le contrat.
le mme niveau de concurrence que celui prvu dans le contrat conclu avec l'Administration contractante.
Vrifiez que la procdure applique est la bonne en fonction
DE MARCHS
concurrentielles requises.
8 Par exemple, il se peut que les besoins soient subdiviss
en plus petites quantits, dbouchant ainsi sur une procdure ngocie plutt que sur une vritable procdure d'appel d'offres.
requis au cours d'une mme priode sont pris en compte ensemble lors du calcul des seuils dterminant le type de procdure appliquer.
soumissionnaires.
Le contrat nest pas adjug conformment aux critres Dfinissez des critres d'adjudication tenant compte
appropris.
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Prvoyez des dlais suffisants pour excuter correctement la procdure de passation de marchs, dans le respect des rgles.
Si vous ne planifiez pas le march suffisamment longtemps l'avance, vous risquez d'tre tent de prendre des raccourcis pour rattraper le temps perdu. Ceci accrot le risque d'irrgularits.
PASSATION
DE MARCHS
Pour bien documenter le processus de passation de marchs, il ne suffit pas de conserver les copies de trois offres. Les bnficiaires doivent pouvoir montrer comment ils ont gr l'ensemble du processus.
Une bonne pratique consiste rdiger un document dcrivant les tapes suivies, du recensement initial des fournisseurs la dcision finale d'adjudication. Ce document ne doit pas tre long et peut revtir la forme d'une brve note destine au dossier. Il permettra de retracer ultrieurement comment tout le processus a t gr.
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Conformment aux rgles europennes, les fournitures doivent provenir d'tats et Territoires ligibles. Ceux-ci sont prciss dans les actes de base rgissant l'instrument financier au titre duquel l'action est finance. Les bnficiaires trouveront l'annexe 2 du PRAG une liste des pays ligibles pour chaque instrument financier. Que signifie origine? Conformment aux rgles, l'origine des marchandises n'est pas rpute tre le pays du fournisseur, mais bien celui de la dernire tape de leur production ou de leur assemblage. Il s'agit du pays d'origine. Quelles sont les rgles en la matire? Pour les actions gres dans le cadre de contrats de subvention, les rgles figurent l'annexe IV du contrat. Pour les actions gres au travers de devisprogrammes, les rgles sont exposes dans le PRAG, sous les rubriques Rgle de la nationalit et d'origine et Exceptions la rgle de la nationalit et d'origine (sections 2.3.1 et 2.3.2).
Certificat d'origine: L'origine des marchandises doit tre atteste par un certificat d'origine - un document officiel dlivr par les autorits comptentes du pays d'origine des fournitures (p. ex. une Chambre de commerce).
Pour les devis-programmes, un certificat
PASSATION
DE MARCHS
d'origine n'est ncessaire que pour les quipements et vhicules dont le cot unitaire dpasse les 5 000 EUR (notez toutefois que les rgles d'origine doivent toujours respectes, y compris pour les montants infrieurs). En l'absence d'un certificat d'origine, l'Autorit contractante peut juger la dpense inligible. Avant de conclure un contrat avec un fournisseur, il est recommand de lui indiquer clairement qu'un certificat d'origine officiel sera exig. Il est par ailleurs souhaitable de n'accepter la livraison que si le fournisseur a dment prsent un certificat d'origine officiel.
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Ceci signifie aussi que les contrats ne doivent pas tre signs avant le terme de la procdure de passation de marchs. De mme, si vous commencez travailler avec le fournisseur/consultant/sous-traitant avant la fin de la procdure, les dpenses seront inligibles.
PASSATION
DE MARCHS
Les bnficiaires peuvent prparer la procdure de passation de marchs ds qu'ils le souhaitent (mme avant le dbut de la priode officielle dexcution de l'action). Toutefois, aucun contrat ne peut tre adjug en dehors de la priode officielle dexcution.
Dans le cas d'une subvention, le bnficiaire doit attribuer (signer) les contrats au cours de la priode mentionne dans les clauses spciales du contrat de subvention. En revanche, pour les actions gres via des devis-programmes, les contrats doivent tre attribus (signs) avant la fin de la phase de mise en uvre oprationnelle des accords de financement correspondants (cf. Guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, sous Fin du dlai dexcution des contrats).
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PASSATION
DE MARCHS
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Les bnficiaires peuvent galement avoir recours des procdures plus labores, mme si le contrat ne les y oblige pas. Veuillez vous reporter au Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures (PRAG), disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/ implementation/practical_guide/index_fr.htm Vous trouverez galement dans les annexes du PRAG des modles de documents, tels ceux utiliss pour les dclarations d'impartialit, les comptes rendus des comits d'valuation et l'change de courriers.
PASSATION
DE MARCHS
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OUTILS ET MODLES
L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
PASSATION
DE MARCHS
Les bnficiaires sont vivement encourags utiliser la liste de contrle Passation de marchs propose avec ce manuel. Cette liste de contrle a t tablie en vue de les aider s'assurer que leur procdure de passation de marchs est transparente, impartiale et non discriminatoire et qu'elle offre le meilleur rapport qualit/prix.
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 4
GESTION
DES ACTIFS
Histoire vraie J'ai travaill pour l'ONG DALITMUNDIA en tant que chef d'quipe en charge de plusieurs projets raliss dans un petit pays d'Afrique. Au fil des ans, l'ONG a men bien plusieurs projets successifs financs par l'UE dans le pays. Ceux-ci exigeaient un grand nombre de vhicules. Dans un souci de rduire les cots, la plupart des vhicules de projet taient achets sur place, parfois d'occasion. Au cours de l'audit d'un de nos projets, les auditeurs mandats par l'Administration contractante ont dcouvert que certains de nos vhicules d'occasion avaient t achets dans le cadre de projets europens antrieurs qu'avait grs l'ONG. Ces vhicules avaient t offerts aux bnficiaires locaux, qui nous les avaient revendus sans que nous nous en rendions compte. L'audit a galement mis en lumire le fait que certains des chauffeurs locaux que nous employions pour les projets utilisaient les vhicules du projet comme taxis en dehors de leurs heures de service. Ce problme n'avait pas t relev parce que les livres de bord de ces vhicules n'taient pas bien tenus. Les auditeurs ont fait tat de ces constatations, ce qui a considrablement embarrass les directeurs de l'ONG. Moralit: notre quipe de projet n'avait pas dcel ces problmes du fait de linsuffisance de nos procdures de gestion des actifs. Si nos procdures avaient t meilleures, ces problmes ne se seraient pas poss.
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Message-cl: les actifs du projet doivent tre conservs en lieu sr et utiliss aux fins prvues.
GESTION
DES ACTIFS
Contenu de ce module
Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Outils et modles
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Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de gestion des actifs pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.
GESTION
DES ACTIFS
Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les points suivants: Lorsque le bnficiaire na pas son sige dans le pays de mise en uvre du projet, les quipements, vhicules et matriels financs par le budget du projet doivent tre transfrs aux partenaires et/ou bnficiaires locaux la fin du projet. La preuve de ce transfert doit tre conserve (article 7). Pour tre ligibles, les cots doivent rpondre aux exigences de bonne gestion financire, en particulier en terme dconomie et defficacit (article 14, paragraphe 1, point e). 8 Si un bnficiaire ne veille pas ce que les actifs du projet soient protgs et correctement utiliss, il se peut que les conditions ci-dessus ne soient pas remplies.
L'achat de terres ou de btiments n'est pas ligible, moins d'tre ncessaire la mise en uvre du projet. Dans ce cas, la proprit doit en tre transfre aux bnficiaires finaux ou aux partenaires locaux la fin de l'action (article 14, paragraphe 6). Un registre des immobilisations doit tre tabli. Pour les vhicules, il convient de tenir une liste rcapitulative du kilomtrage parcouru et de la consommation de carburant et de lubrifiant (article 16, paragraphe 3).
Contrats de services
Les contrats de services n'incluent gnralement pas d'actifs. Si cela devait toutefois tre le cas, le contractant devrait se rfrer au contrat pour connatre les rgles applicables en l'espce.
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Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes exige des bnficiaires qu'ils: tiennent un inventaire permanent de leurs investissements et biens d'quipements (cf. Documents de suivi financier, section 4.1.4); conservent une preuve des frais d'exploitation des vhicules et suivent le cot de chaque vhicule, p. ex. au moyen de livres de bord (cf. annexe 11, sous Cots du matriel roulant); transfrent les matriels et quipements l'administration comptente du pays bnficiaire la clture du programme - ce transfert doit tre document (cf. Transfert du matriel et des quipements en fin dexcution du projet ou programme, section 4.1.10); n'utilisent les matriels et quipements que pour excuter les activits du programme (mme section).
GESTION
DES ACTIFS
Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.
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Mesures de contrle cls Tenez un registre clair et jour des actifs, qui concorde avec les documents comptables et permet de retrouver aisment les actifs physiques concerns.
GESTION
Faute d'un bon registre des actifs, il peut tre impossible de dterminer o se trouvent les actifs du projet, s'ils existent toujours et dans quel but ils sont utiliss.
DES ACTIFS
Les actifs peuvent ne pas faire l'objet d'un contrle physique rgulier. Il peut alors devenir impossible de savoir si les actifs existent toujours et sont toujours en tat de fonctionner. Sans compter que les vols et pertes peuvent passer inaperus.
Inspectez rgulirement les actifs. Une pratique largement admise consiste dresser un inventaire physique complet de tous les actifs au moins une fois par an.
Les actifs peuvent ne pas clairement tre recenss comme relevant du projet. En consquence, ils peuvent tre mls d'autres actifs et il peut se rvler impossible de les retrouver.
Assurez-vous que tous les actifs du projet sont dment et physiquement identifis comme tels (p. ex. au moyen d'tiquettes, de numros de rfrence, etc.).
Il se peut que l'utilisation des actifs ne soit pas correctement supervise. Par exemple, si les livres de bord des vhicules ne sont pas bien tenus ou si l'usage des consommables nest pas surveill. Dans ce cas, les actifs risquent d'tre utiliss de manire abusive, voire vols.
Assurez-vous que les bons outils sont en place pour surveiller l'utilisation des actifs du projet y compris les consommables (cf. Outils et modles prts l'emploi).
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Les risques relatifs aux actifs de projet peuvent tre levs ou faibles, selon la nature des actifs. Il appartient ds lors aux bnficiaires de dterminer quels sont les principaux risques pour leurs actifs et la meilleure manire de protger ces derniers. Exemples de risques par catgorie d'actifs:
Le risque d'une utilisation abusive est plus grand Les infrastructures (en principe uniquement
GESTION
DES ACTIFS
pour les quipements mobiles (ordinateurs, matriel de bureau, voitures, etc.). Pour protger les actifs contre ce type de risque, mettez en place un registre prcis, que vous tiendrez jour. Pour les vhicules, prvoyez des livres de bord o consigner le kilomtrage parcouru.
Le risque de vol est lev pour les
dans les devis-programmes), par exemple les immeubles, routes et systmes d'irrigation, ne risquent en principe pas d'tre voles. En revanche, elles peuvent se dtriorer faute d'un entretien adquat. Elles peuvent aussi ntre peu ou pas utilises par les bnficiaires finals. Pour protger ce type d'actifs, mettez en place un bon systme de maintenance, doubl d'un systme d'inspection physique.
consommables, tels que l'essence, le diesel, les semences, les petits outils et les pices dtaches, par exemple. Pour les protger, mettez en place un systme d'inventaire fiable.
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Pour tre efficace, un registre des biens d'investissement doit contenir suffisamment d'informations pour permettre de remonter, pour chaque actif rpertori, jusqu'aux documents comptables correspondants et de retrouver l'actif physique concern. Parmi ces informations, citons:
le numro d'identification et la description de
GESTION
DES ACTIFS
Vous trouverez, dans les outils et modles proposs, un modle de registre d'actifs prt l'emploi. Pour garantir la fiabilit du registre, il importe que les bnficiaires vrifient rgulirement s'il correspond aux documents comptables et aux actifs physiques concerns.
dossiers de projet (ce numro doit galement figurer sur une tiquette appose sur l'actif, de sorte que celui-ci puisse tre reconnu);
l'emplacement de l'actif (et, pour les
de l'actif.
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Message-cl: les biens d'investissement doivent tre physiquement identifiables des fins de contrle.
GESTION
DES ACTIFS
Inspectez rgulirement tous les actifs du projet afin de vous assurer qu'ils existent toujours, qu'ils sont en bon tat de marche et qu'ils sont toujours employs aux fins du projet.
Une pratique financire gnralement admise consiste dresser un inventaire complet de tous les actifs du projet au moins une fois par an. Les consommables, pour lesquels le risque d'erreur est plus grand, seront, au besoin, contrls plus frquemment.
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Message-cl: un inventaire permanent est ncessaire pour contrler l'usage des consommables.
Pour permettre un contrle appropri, les fiches d'inventaire doivent contenir une description de l'article et mentionner la quantit dtenue ainsi que tout mouvement entrant (achat) ou sortant (utilisation ou distribution). Vous trouverez, dans les outils et modles proposs, un modle de fiche d'inventaire permanent prt l'emploi. Pour garantir la fiabilit des fiches d'inventaire, il convient d'organiser des inspections rgulires.
GESTION
DES ACTIFS
Les inspections des inventaires de biens d'investissement et/ou de consommables peuvent rvler des carts. Les bnficiaires sont vivement encourags mener l'enqute immdiatement. Ceci augmentera leurs chances de dceler la cause de ces carts et de retrouver les actifs en question.
Si lenqute naboutit pas, le bnficiaire devra ajuster les comptes du projet afin de reflter la perte des actifs. Les bnficiaires sont encourags consigner les pertes/vols d'actifs sur un compte spcial et les mentionner dans le rapport financier. Ces imputations doivent tre approuves par le responsable de projet au niveau adquat.
Page 56
GESTION
Le kilomtrage parcouru y sera consign et ce document sera vrifi rgulirement. Vous trouverez, dans les outils et modles, un modle de livre de bord prt l'emploi.
Pour les biens distribuer, des reus peuvent tre
DES ACTIFS
obtenus auprs de leurs destinataires finals, afin de s'assurer que les biens sont exclusivement utiliss aux fins prvues.
Pour les biens d'infrastructure figurant dans les
devis-programmes, des visites d'inspection rgulires peuvent tre effectues afin de s'assurer qu'ils sont bel et bien utiliss. Dans certains projets, les actifs sont lous et non achets. C'est le cas, par exemple, des vhicules, quipements ou locaux. Si le projet est responsable de l'utilisation de ces actifs, une bonne pratique consiste superviser leur utilisation de la mme manire que le projet supervise l'utilisation de ses propres actifs.
immeubles en vue d'y abriter des quipes court terme, un registre des immeubles lous peut tre tenu, mentionnant l'emplacement et l'usage qui est fait des immeubles rpertoris, ainsi que la date des baux.
Page 57
GESTION
Actifs d'occasion: si des actifs d'occasion sont achets pour le projet, il convient de vrifier l'historique de leurs propritaires afin d'viter d'acqurir des quipements initialement financs par d'autres projets europens. Cette prcaution revt une importance particulire dans le cas de l'achat sur place de vhicules d'occasion. Il est galement souhaitable de vrifier l'historique des vhicules de location achets d'occasion.
Actifs du bnficiaire lous au projet: compte tenu du conflit d'intrts inhrent une telle transaction, le bnficiaire ne devrait pas louer au projet des quipements lui appartenant. L'Administration contractante considrera gnralement que le cot li l'utilisation de ces quipements est couvert par le forfait convenu pour les cots indirects dans le cadre des contrats de subvention et par la redevance des contrats de services. Pour les contrats de subvention, dans des cas exceptionnels, les frais d'amortissement lis l'utilisation des propres quipements du bnficiaire pourront tre accepts au titre de cots ligibles. Cette exception doit tre dment mentionne dans le contrat. Dans ce cas, le bnficiaire devra pouvoir dmontrer que le loyer peru ne lui rapporte aucun profit.
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Dans ces cas, les transferts doivent tre documents, et les pices justificatives conserves dans la documentation de projet. Dans le cas d'une subvention, une copie de la preuve de transfert des actifs, quipements et vhicules d'une valeur unitaire de plus de 5 000 euros doit galement tre jointe au rapport final. Vous trouverez un modle de document de transfert d'actifs dans les outils et modles.
GESTION
DES ACTIFS
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OUTILS ET MODLES
GESTION
Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
MGF - MODULE 4 - MODLE TRANSFERT D'ACTIFS MGF - MODULE 4 - MODLE REGISTRE D'ACTIFS MGF - MODULE 4 - MODLE FICHE D'INVENTAIRE PERMANENT MGF - MODULE 4 - MODLE LIVRE DE BORD D'UN VHICULE DES ACTIFS
Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 5
GESTION
DES SALAIRES
Histoire vraie La socit AIDCONSULT s'est vu confier un contrat d'assistance technique (contrat de services) relatif un projet financ par l'UE. Ce contrat tait excut au Borduras, en Amrique latine, par une quipe d'experts expatris et une quipe locale. Les auditeurs dsigns par l'Administration contractante pour auditer le contrat ont remarqu qu'un grand nombre des relevs d'heures de travail relatifs au personnel international avaient en fait t remplis avant que le travail soit effectu. Ils ont aussi not que les relevs de certains employs locaux contenaient des erreurs manifestes (double comptabilisation d'une mme journe, ou 33 jours ouvrs sur un mme mois). Le personnel local en question tait rmunr la journe et avait donc t surpay. Les auditeurs ont galement dcouvert que certains employs avaient dclar travailler tous les jours, samedi et dimanche compris, tout au long de la priode de projet (voire pendant une priode ininterrompue allant jusqu' quatre mois). Ce qui s'est pass: ces problmes n'avaient pas t dcels par la socit, qui n'avait pas bien vrifi les relevs des heures de travail. En consquence, l'Administration contractante a demand la socit de rectifier ses factures. Et comme la socit en question n'a pas t en mesure de recouvrer le trop-peru auprs de ses anciens employs locaux, elle a elle-mme d couvrir la diffrence.
Page 62
Message-cl: les salaires sont un poste de dpenses important qu'il convient de bien contrler.
GESTION
DES SALAIRES
ET DU TEMPS
de rmunration.
Contenu de ce module
Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Problme spcifique: droit une indemnit compensatrice
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GESTION
DES SALAIRES
Contrats de subvention
ET DU TEMPS
correspondant aux salaires bruts rels incluant les charges sociales et les autres cots entrant dans la rmunration. Ces cots ne doivent pas excder ceux normalement supports par le bnficiaire ou ses partenaires (article 14, paragraphe 2);
prcisent que les pices justificatives fournir sont les registres du personnel et des
salaires tels que contrats, fiches de salaire et feuilles de prsence, avec une ventilation en salaire brut, charges sociales, assurances et salaire net (article 16, paragraphe 3).
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Les conditions gnrales des contrats de services comprennent de nombreuses rgles en matire de gestion du personnel. Les principales sont rsumes ci-dessous.
En ce qui concerne les contrats de services prix unitaires, le contractant doit tenir
des feuilles de prsence enregistrant les jours ou heures ouvr(e)s par son personnel. Les feuilles de prsence doivent tre approuves par le gestionnaire du projet ou par toute personne habilite par le pouvoir adjudicateur sur une base mensuelle (article 24, paragraphe 2).
GESTION
DES SALAIRES
ET DU TEMPS
Pour un contrat prix unitaires, ceux-ci sont rputs tenir compte du cong annuel
du personnel. En consquence, les jours de congs annuels ne sont pas considrs comme des jours ouvrs (article 22).
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Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, sous la rubrique Gestion du personnel, section 4.1.9, dfinit les exigences suivantes: Les rgles de gestion des diverses catgories de personnel doivent tre prcises dans les modalits administratives de mise en uvre du devis-programme. Elles doivent comprendre les procdures dengagement du personnel, la rglementation nationale en vigueur, le type de contrat utilis et les droits sociaux qui en dcoulent. Pour le personnel dencadrement, la procdure de recrutement ainsi que les lments constitutifs de la rmunration doivent tre pralablement approuvs par le chef de la dlgation europenne. Dans le cas de recrutement de personnel contractuel, des termes de rfrence et contrats doivent tre tablis. Ces contrats sont, en principe, dure dtermine et aligns sur la dure du devis- programme. La liste du personnel, les barmes salariaux et le barme des indemnits complmentaires doivent tre annexs au devis-programme. Le rgisseur et le comptable doivent tenir jour un registre du personnel et un journal des paies avec des tableaux mensuels indiquant le dtail des dpenses en personnel. Ils doivent par ailleurs tablir annuellement une liste du personnel par fonction et par nom, mentionnant les salaires et les contributions connexes.
GESTION
DES SALAIRES
ET DU TEMPS
Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.
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les heures prestes par le personnel. Faites contrler les feuilles de prsence de tout le personnel par une personne responsable.
Conservez en outre toute la documentation relative aux
DES SALAIRES
dplacements et les cartes d'embarquement du personnel expatri travaillant dans les pays bnficiaires, mentionnant les dates d'arrive et de dpart en relation avec le projet.
Les heures mentionnes par le personnel sur les feuilles Assurez-vous que les feuilles de prsence sont vrifies
ET DU TEMPS
par une personne responsable participant au projet (p. ex. le chef d'quipe ou le chef de l'unit d'appui au projet).
Informez l'Administration contractante de la dsignation
de tout nouveau membre de l'quipe de projet avant que celui-ci n'entre en fonction.
Tenez les registres du personnel et des salaires conform-
ment la lgislation nationale en vigueur. tablissez des fiches de salaire par personne et un relev global.
Veillez ce que les barmes salariaux soient conformes
ceux du march.
La rglementation sociale et/ou le droit du travail national Envisagez de faire appel un organisme spcialis.
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Message-cl: envisagez d'utiliser des feuilles de prsence mme si le contrat ne l'exige pas.
fonction des heures rellement prestes; l'imputation correcte la bonne activit de projet; la vrification de la prsence effective du personnel; la documentation du travail effectu par le personnel dans le cadre du projet. Les bnficiaires sont encourags mettre en place un systme pour grer le temps de travail du personnel, mme si le contrat ne l'exige pas.
Les exigences en matire de saisie du temps de travail peuvent tre plus ou moins strictes en fonction des objectifs. Ainsi, si le personnel mne plusieurs projets de front, un systme plus strict que s'il est appel se consacrer un seul projet peut tre ncessaire. La page suivante prsente des mesures de base qui peuvent tre prises pour rendre le systme de saisie du temps travaill plus strict.
GESTION
DES SALAIRES
ET DU TEMPS
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veillez ce que les feuilles de prsence soient remplies par les personnes qui ont effectu le travail. Demandez-leur de signer leurs propres relevs afin qu'elles en assument la responsabilit.
Prparation sans dlai: demandez au
approuver les feuilles de prsence des agents par leur suprieur direct (p. ex. le chef d'quipe, dans le cas d'un contrat de services). Si l'objectif des feuilles de prsence consiste lutter contre l'absentisme, envisagez de demander au personnel de rentrer ses feuilles de prsence auprs de son suprieur sur une base quotidienne (sans quoi son contrle sera peut-tre moins efficace).
Rapprochement avec le total des heures prestes:
DES SALAIRES
ET DU TEMPS
personnel du projet de rentrer ses feuilles de prsence un jour ou deux au plus aprs la fin de la priode concerne. Pour ly encourager, surveillez le respect de ce dlai.
Priodicit: veillez ce que la priode
couverte par les feuilles de prsence soit suffisamment courte (une semaine, deux semaines ou, au plus, un mois).
Intgrit des donnes: une fois les feuilles
si le personnel travaille sur plusieurs projets de front, veillez conserver un aperu du temps consacr par chaque personne aux diffrents projets. La somme de ces heures doit correspondre aux heures totales prestes. Cette pratique devrait vous permettre de vous assurer que les mmes heures ne sont pas comptabilises deux fois.
Utilisation d'un logiciel de saisie du temps:
feuille de prsence standard, que doivent respecter tous les agents. Ceci sera de nature favoriser la discipline.
(surtout pertinent pour les contrats de service). Si le bnficiaire possde dj son propre systme interne de saisie des temps, celui-ci devrait garantir que les feuilles de prsence soumises l'Administration contractante pour le projet sont cohrentes avec ce systme.
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GESTION
DES SALAIRES
ET DU TEMPS
Les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE mentionnent gnralement la priode pendant laquelle les actions peuvent tre ralises. Les cots de personnel lis des tches effectues en dehors de cette priode sont inligibles.
Les bnficiaires doivent informer le personnel des dates de dbut et de fin de la priode de mise en uvre du projet, seule priode o il peut travailler celui-ci.
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GESTION
DES SALAIRES
nationale l'exige;
dclarations rentres auprs des autorits nationales
concernant les cotisations sociales et les impts sur le revenu, rapproches avec la comptabilit des salaires, et preuve de paiement aux autorits;
le cas chant, preuve de paiement par les membres du
projet eux-mmes s'ils sont responsables, en vertu de la rglementation nationale, du rglement des cotisations sociales et des impts sur le revenu (envisagez de demander au personnel de fournir une telle preuve).
La lgislation sociale de certains pays pouvant se rvler
complexe, moins de disposer d'un comptable familier des rgles en vigueur, il peut tre prfrable de faire appel un organisme spcialis.
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GESTION
peuvent attirer des participants sans motivation, qui viennent uniquement pour toucher les indemnits et pas pour suivre la formation.
De mme, des indemnits de mission
un niveau compatible avec le remboursement raisonnable des frais encourus. Documentez la base de calcul des indemnits. vitez de verser des honoraires ou une rmunration pour la participation des cours.
Tenez des listes de prsence. Demandez
DES SALAIRES
ET DU TEMPS
excessives peuvent encourager le personnel de projet organiser des missions inutiles, qui ne sont pas dans l'intrt du projet.
pas que les montants publis par la CE correspondent un maximum. Les bnficiaires ont toujours la possibilit de verser des indemnits moins leves, p. ex. lorsque la mission a lieu dans une rgion du pays o la vie est moins chre ou si les frais rels sont moindres.
Conservez la documentation attestant que la
mission a bien eu lieu (ordres de mission, rapports, cartes d'embarquement dans le cas de missions internationales, copies des factures d'htel mentionnant les dates d'arrive et de dpart, etc.).
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GESTION
Donations du personnel: dans les projets vocation humanitaire ou sociale, il arrive que certains membres de l'quipe de projet souhaitent faire don d'une partie de leur salaire au projet. Quoique ces dons soient faits avec les meilleures intentions du monde, ils peuvent, du point de vue de la gestion financire, poser les problmes suivants: Dans le cas de contrats en rgie, le don peut rduire les frais de personnel du projet, restreignant ainsi les cots ligibles d'un montant quivalent.
Si le don s'effectue au moyen d'une dduction
Salaires complmentaires: dans certains projets, des salaires complmentaires (prestations extralgales) doivent tre verss, p. ex. au personnel dtach par les autorits nationales, pour motiver les agents collaborer un projet financ par l'UE. Ceux-ci peuvent, toutefois, susciter des critiques d'autres acteurs nationaux, avec un risque que le projet ait mauvaise presse. Si les prestations extralgales sont finances par des dductions du salaire d'autres agents, il existe en outre un risque d'irrgularits et de conflits sociaux. Si le projet offre des prestations extralgales, les bnficiaires doivent s'assurer que le montant, les critres d'attribution et les modes de financement de celles-ci sont tout fait transparents. Il leur est conseill d'obtenir l'appui de la Dlgation de lUnion europenne avant de conclure ce type d'accord.
ET DU TEMPS
sur salaire, il risque, plus tard, d'tre trs difficile de prouver que cet accord n'avait pas pour but de gonfler artificiellement les cots du projet. Il convient ds lors d'tre trs prudent avec ce type de transaction. Il est conseill aux bnficiaires dsireux de permettre de tels dons den informer pralablement l'Administration contractante.
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PROBLME SPCIFIQUE: DROIT UNE INDEMNIT COMPENSATRICE POUR CONGS NON PRIS Pour les contrats de subvention et devis-programmes, les conditions de la plupart des contrats suivent ces principes:
base effective: l'Administration contractante rembourse le
EXEMPLES
Un employ du projet a droit, conformment la GESTION
cot salarial rel du salari, soit son salaire brut major des cotisations sociales et assurances. principes comptables gnralement admis: les registres comptables du projet doivent tre tenus conformment aux principes comptables gnralement admis dans le pays du bnficiaire.
8 La plupart des pays appliquant le principe de la comptabilit
lgislation en vigueur, 30 jours de congs pays par anne ouvre. La priode de projet est de 10 mois, et l'employ prend ses 30 jours de cong pendant celle-ci. En vertu du principe de la comptabilit d'exercice, la part du cot salarial des congs chue au projet correspond 30 jours x 10/12, soit 25 jours de rmunration (et non les 30 jours pris au cours de la priode de projet).
En revanche, si le mme employ ne prend pas ses
DES SALAIRES
ET DU TEMPS
d'exercice, c'est cette mthode que le bnficiaire devra le plus souvent suivre. Des exemples de comptabilit d'exercice relatifs aux indemnits compensatrices pour congs non pris sont fournis dans l'encadr de droite.
congs pendant le projet mais prfre les prendre aprs la fin du projet, la part du cot salarial des congs chue au projet correspond toujours 25 jours de rmunration (et non zro).
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GESTION
Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
MGF - MODULE 5 - MODLES RELEVS DES HEURES DE TRAVAIL (2 modles sont fournis) MGF - MODULE 5 - MODLES FEUILLES DE PRSENCE (2 modles sont fournis) ET DU TEMPS DES SALAIRES
Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 6
TRSORERIE ET
GESTION BANCAIRE
Histoire vraie Notre ONG, la Croix verte, tait base au Royaume-Uni et grait plusieurs projets subventionns par l'UE. L'un de nos projets concernait plusieurs pays d'Amrique latine et tait ralis avec l'aide de partenaires locaux. Outre les fonds europens, le projet tait cofinanc par nous-mmes ainsi que par la Croix bleue amricaine, une organisation caritative amricaine partenaire de notre ONG britannique, et par nos partenaires locaux. Conformment aux pratiques habituelles de notre organisation, les fonds en euros reus de l'Administration contractante taient immdiatement convertis en livres sterling. Ensuite, nous transfrions, en fonction des besoins de nos partenaires locaux, les fonds requis notre partenaire amricain, qui les convertissait en dollars amricains avant de les verser, avec sa propre contribution, nos partenaires latino-amricains. Chaque partenaire local laborait un rapport financier dans sa propre devise et nous le transmettait. Notre service comptable Londres consolidait alors tous ces rapports en vue de produire un rapport financier de projet libell en livres sterling, avec les quivalences en euros. Ce qui s'est pass: lors d'un audit de notre projet lanc par l'Administration contractante, notre service financier n'a pas t en mesure de fournir le montant exact des intrts gnrs par les avances europennes. Il n'a pas non plus pu rapprocher les avances verses par l'Administration contractante ni les contributions de notre partenaire amricain, de nos partenaires locaux et de notre ONG avec les dpenses de projet figurant dans notre rapport financier final. Il ne lui a pas non plus t possible de rapprocher les carts sur taux de change. En consquence, les auditeurs ont soulev des exceptions dans leur rapport l'Administration contractante. Moralit: ces problmes auraient pu tre vits si nous avions appliqu des procdures bancaires plus strictes, telles celles dcrites dans ce module.
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Message-cl: les liquidits doivent tre conserves en lieu sr et les banques utilises de manire adquate, sans quoi c'est le projet dans son ensemble qui peut tre compromis.
Une bonne gestion des ressources financires est essentielle pour ces projets. L'Administration contractante voudra gnralement savoir comment ses fonds ont t employs.
TRSORERIE ET
GESTION BANCAIRE
Contenu de ce module
Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Outils et modles
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TRSORERIE ET
bancaire
Comptes de projet
Tous les contrats exigent en principe du bnficiaire qu'il dsigne, ds le dbut du contrat, le compte bancaire sur lequel les paiements seront effectus par l'Administration contractante. Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les clauses techniques et administratives annexes la convention de financement exigent gnralement qu'un ou plusieurs comptes bancaires soient ouverts aux seules fins de grer les fonds de projet. Vous trouverez de plus amples informations ce sujet dans le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, sous la rubrique Compte(s) bancaire(s), section 3.3.7. Ces dispositions dfinissent les rgles applicables ces comptes bancaires (p. ex. devise utiliser, modalits des transferts de fonds et compte bancaire dont doivent tre dbites les dpenses de projet).
GESTION BANCAIRE
ddis
Caisse
Pour les projets grs au travers de devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes mentionne en outre que le montant de la caisse doit tre limit au strict minimum et conserv en lieu sr (rubrique Caisse, section 3.3.8). Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les annexes 9 et 10 du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes fournissent des exemples de formats pour le rapprochement des mouvements des liquidits et le rapprochement de la trsorerie prsenter lors des demandes de rapprovisionnement et dans les mmoires des dpenses.
Rapprochement des
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ne pas parvenir l'unit dexcution du projet en temps utile pour l'excution du contrat.
Les fonds verss par l'Administration contractante peuvent
possible, sans intermdiaires. tablissez les demandes de rapprovisionnement en temps utile (dans le cas de devis-programmes).
Ayez recours des comptes bancaires ddis, mme si
GESTION BANCAIRE
confronte des problmes de trsorerie et utilise les fonds destins au projet pour couvrir d'autres besoins urgents.
Des ordres de paiement non autoriss peuvent tre tablis. Scindez les tches de prparation, d'autorisation et de
justificatives.
Ayez recours une double signature sur les comptes bancaires. Des fonds peuvent tre dtourns. Les fonds peuvent ne pas parvenir leur destinataire. Effectuez frquemment un rapprochement des comptes
bancaires et caisses. Privilgiez les virements bancaires pour les paiements. Assurez-vous que les rapprochements des comptes bancaires/liquidits ne sont pas effectus par des personnes en charge de la gestion des avoirs bancaires/liquidits.
Assurez-vous que les rgles contractuelles en matire de devi-
ses sont respectes. Vous trouverez de plus amples dtails ce sujet dans le module 7, Comptabilit, sous Conseils de base.
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Message-cl: assurez-vous toujours que les fonds suivent le chemin le plus direct.
Veillez ce que les fonds transfrer l'unit dexcution du projet empruntent le chemin le plus direct. Exemples:
vitez d'envoyer les fonds via des entits
TRSORERIE ET
GESTION BANCAIRE
les intermdiaires;
dans les projets multipays/multidevises, des
ou devises intermdiaires (p. ex. d'Europe en Amrique latine via les tats-Unis ou le dollar).
Envisagez d'employer un systme
d'avances, dans lequel un montant fixe est vers l'unit dexcution et rapprovisionn hauteur du montant exact des dpenses que cette dernire peut prouver.
Envisagez d'ouvrir des comptes bancaires
ddis, mme si cela n'est pas exig. Les comptes ddis ne sont obligatoires que pour les projets grs au moyen de devis-programmes. Toutefois, ils peuvent galement se rvler utiles pour les contrats de subvention, car ils permettent de bien distinguer les fonds du projet des autres fonds.
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Les clauses techniques et administratives des devis-programmes exigent gnralement l'ouverture de comptes bancaires ddis. Pour les contrats de subvention, en revanche, ceci n'est pas obligatoire. Cette pratique est toutefois vivement conseille, compte tenu de ses nombreux avantages.
TRSORERIE ET
GESTION BANCAIRE
leur affectation ultime; elle facilite les contrles et les rapprochements; elle minimise le risque que des fonds destins financer le projet soient affects d'autres activits; elle contribue rduire le risque de double financement; si le contrat prvoit des contributions de plusieurs parties (cofinancement), elle permet de dmontrer que toutes les parties ont apport la contribution financire mentionne et que ces contributions ont t utilises dans le cadre du projet.
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TRSORERIE ET
comptez rgulirement la caisse. Vrifiez que le montant obtenu correspond aux registres comptables et au livre de caisse. Vrifiez rgulirement que les soldes mentionns sur les relevs bancaires correspondent aux registres comptables.
Rapprochement des mouvements de
GESTION BANCAIRE
trsorerie: effectuez frquemment des rapprochements des mouvements de trsorerie afin de vous assurer que les liquidits/transactions bancaires correspondent aux soldes des comptes.
(p. ex. celles qui prparent les virements bancaires/signent les virements bancaires/grent la caisse) doivent tre diffrentes de celles qui tiennent les comptes; les personnes ayant accs aux liquidits et avoirs bancaires doivent tre diffrentes de celles charges des contrles et des rapprochements.
Double signature: veillez ce que deux
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Il est facile de voler des espces, par exemple en falsifiant des reus.
TRSORERIE ET
GESTION BANCAIRE
Les virements bancaires prsentent plusieurs avantages sur les autres modes de paiement:
ils autorisent un contrle par double signature; ils limitent le risque de vols; ils permettent de s'assurer que le paiement
Ces avantages expliquent en quoi les virements bancaires sont beaucoup plus srs que les paiements en espces. Ils sont aussi plus srs que les rglements par chque. Les chques peuvent se perdre ou ne pas tre encaisss tout de suite. Il peut galement se rvler difficile de prouver qu'un paiement a t fait, le nom du bnficiaire du chque n'apparaissant gnralement pas sur le relev bancaire.
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Les fonds europens ne peuvent tre utiliss qu'aux fins de l'action couverte par l'accord correspondant. Les bnficiaires ne peuvent en aucun cas financer d'autres projets, mme subventionns par l'UE, au moyen d'avances provisoires ou de prts manant des fonds du projet.
Si, dans le cadre d'un devis-programme, un bnficiaire envisage de fournir une avance provisoire un autre projet subventionn par l'UE sur la base des fonds du projet, il doit obtenir l'accord pralable de la dlgation europenne concerne.
TRSORERIE ET
GESTION BANCAIRE
Message-cl: n'ayez recours qu' des solutions sres pour abriter les fonds de projet.
Il serait imprudent de prendre des risques pour maximiser les recettes du projet. Les bnficiaires ne doivent donc avoir recours qu' des transactions financires sres et ne pas mettre les fonds de projet en pril.
qu'auprs d'institutions financires ayant pignon sur rue et offrant des garanties suffisantes de solidit financire;
de s'abstenir de conserver les fonds de projet
dans des devises autres que celles dans lesquelles sont libells le contrat ou les dpenses;
de s'abstenir d'investir les fonds de projet dans
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OUTILS ET MODLES
TRSORERIE ET
Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
MGF - MODULE 6 - MODLE APUREMENT DES COMPTES BANCAIRES MGF - MODULE 6 - MODLE RAPPROCHEMENT DES MOUVEMENTS DE TRSORERIE MGF - MODULE 6 - MODLES CAISSE
GESTION BANCAIRE
Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 7
COMPTABILIT
MODULE 7 - COMPTABILIT
Histoire vraie Le projet Droits humains et situations d'urgence tait gr par une organisation publique qui possdait dj son propre systme comptable. L'organisation bnficiaire n'a toutefois pas cr de code spcifique pour les activits de projet dans sa comptabilit, car son systme comptable autorisait une classification des dpenses par type uniquement et non par projet. Le bnficiaire a donc dcid de tenir la comptabilit de projet en rencodant chaque dpense lie au projet dans un jeu de feuilles de calcul volumineux. Lors d'un audit intermdiaire du projet, les auditeurs ont relev de nombreuses erreurs dans ces feuilles de calcul, dont des fautes de frappe (chiffres inverss), des dpenses encodes deux fois sous des rubriques diffrentes et des formules errones (donnant lieu des erreurs d'criture). Plusieurs des critures comptables du projet faisaient rfrence des imputations de cots, mais taient en fait des estimations que l'organisation ne pouvait pas justifier au moyen de donnes prcises et vrifiables. Les auditeurs ont fait tat de ces problmes. Ce qui s'est pass: ds rception du projet de rapport d'audit, la dlgation europenne a dcid de demander au bnficiaire de soumettre un rapport financier corrig, et a suspendu ses versements au projet. Le bnficiaire a reconstitu ses dossiers, ce qui a dbouch sur une correction matrielle du rapport financier intermdiaire et des versements europens.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
POURQUOI LA COMPTABILIT REVT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE DANS LA GESTION FINANCIRE? La comptabilit poursuit deux objectifs fondamentaux:
prsenter les recettes, dpenses, actif et passif MODULE 7
Message-cl: une comptabilit fiable est vitale aux fins de la gestion financire et du reporting.
Le comptable de projet doit tre une personne rigoureuse et comptente, qualifie et exprimente, possdant une bonne connaissance des techniques comptables. Il est essentiel de bien tenir les registres comptables. Faute d'une comptabilit jour et fiable, il est impossible de connatre l'utilisation des ressources financires du projet.
COMPTABILIT
rapports financiers prcis. Pour remplir ces objectifs fondamentaux, les documents comptables doivent tre:
jour; prcis et fiables; tablis conformment aux normes, mthodes,
Contenu de ce module
Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Problme spcifique: apports en nature
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MODULE 7 - COMPTABILIT
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-cl: comprendre les exigences contractuelles.
Contrats de subvention MODULE 7
Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de comptabilit pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.
COMPTABILIT
Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les points suivants: Le bnficiaire doit tenir des relevs et des comptes prcis et systmatiques relatifs la mise en uvre de l'action, sous la forme d'une comptabilit approprie et double entre (article 16, paragraphe 1er). Les comptes et dpenses de projet doivent tre aisment identifiables et vrifiables. Ceci peut tre fait en utilisant des comptes spars pour le projet ou en assurant que les dpenses et recettes de projet puissent tre aisment identifis et retrouvs lintrieur du systme comptable du bnficiaire. Les comptes doivent indiquer prcisment les intrts perus sur les fonds verss par lAdministration contractante (article 16, paragraphe 1er). Pour tre ligibles, les cots doivent tre enregistrs dans les tats de compte du bnficiaire et dtermins conformment aux standards de comptabilit du pays o le bnficiaire est tabli et en conformit avec les pratiques comptables habituelles du bnficiaire (article 14, paragraphe 1er, point d). Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les conditions auxquelles les cots sont ligibles et fournissent une liste des cots considrs comme inligibles (article 14). Ces informations devraient permettre aux bnficiaires d'tablir une distinction entre dpenses ligibles et inligibles dans leur comptabilit. Les bnficiaires peuvent tenir leurs registres comptables dans leur devise locale, mais leurs rapports financiers doivent tre libells dans la devise dfinie dans les conditions particulires (article 3, paragraphe 1er, du contrat), gnralement l'euro. L'article 15, paragraphe 8, exige que les dpenses encourues dans d'autres devises soient converties au taux constitu par la moyenne, sur la priode de rfrence, des taux publis sur InforEuro: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Contrats de services MODULE 7
COMPTABILIT
Le contractant tient des relevs et des comptes complets, prcis et systmatiques, sous une forme et selon des modalits permettant d'tablir que le nombre de jours ouvrs et les frais remboursables inscrits sur la facture ont t dment consacrs la prestation des services (article 24, paragraphe 1er). L'Administration contractante est en droit d'effectuer, si ncessaire, un audit complet des pices justificatives, des documents comptables et de tout autre document en rapport avec le financement du projet (article 25, paragraphe 1er).
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MODULE 7 - COMPTABILIT
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 7
Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, la rubrique Comptabilit (section 4.1.6), mentionne que:
COMPTABILIT
Le bnficiaire doit tenir une comptabilit de toutes les activits du programme. Le systme comptable doit se composer d'une comptabilit en partie double garantissant le respect des rgles comptables gnralement admises et tenue conformment aux normes prvues par la lgislation du pays bnficiaire concern. La comptabilit doit prendre en compte toutes les sources de financement du programme, y compris les ressources propres gnres par le programme lui-mme. Le systme comptable doit tre conu pour lier les dpenses leur source de financement. Le systme comptable doit utiliser un progiciel prsentant toutes les garanties de fiabilit et de scurit. Le bnficiaire est tenu de respecter l'annexe 7 du guide, qui dfinit les rgles relatives la devise de chaque type de projet ainsi qu' l'ouverture de comptes bancaires pour les devis-programmes.
Il est galement recommand aux bnficiaires de consulter la convention de financement correspondante, ainsi que les clauses techniques et administratives, afin de vrifier si elles contiennent d'autres exigences spcifiques.
Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS Problmes ventuels
Le systme comptable peut tre inadquat. 8 Par exemple, il peut ne pas s'appuyer sur un systme en MODULE 7
COMPTABILIT
partie double.
Les registres comptables peuvent ne pas rpondre aux Assurez-vous que le personnel de projet en charge de la
et pratiques comptables appliques au projet financ par l'UE soient les mmes que pour toutes les autres oprations.
pour ses oprations normales et une comptabilit de caisse pour le projet financ par l'UE.
Le systme comptable peut ne pas grer correctement les Si l'entit ou le projet travaille dans plusieurs devises,
devises trangres.
La mthode de conversion ou le taux de change utiliss
rgles contractuelles. Vous trouverez de plus amples dtails ce sujet dans ce module, sous Conseils de base.
Au besoin, utilisez les taux d'InforEuro.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS (suite) Problmes ventuels
Des critures comptables errones peuvent tre enregistres. 8 Exemples d'critures comptables errones: erreur de MODULE 7
COMPTABILIT
compars rgulirement, donnant lieu des dpassements vers le haut ou vers le bas.
Le budget peut tre inadquat, parce que les activits et
comparant au budget.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE Pour bien tenir leur comptabilit, les bnficiaires doivent prter attention aux points suivants:
Message-cl: appliquez de bonnes techniques comptables!
Principes comptables fondamentaux: Mthodes manuelles ou informatises: COMPTABILIT MODULE 7
si les principes rpertoris ci-dessous ne sont pas observs, la comptabilit ne peut tre bien tenue:
le systme comptable doit se composer d'une comptabilit en partie double (dbit/crdit); les registres comptables doivent se fonder sur un plan comptable bien dfini; les mthodes utilises doivent garantir qu'une fois impute, une criture ne puisse plus tre modifie.
si le comptable est comptent et observe les principes fondamentaux de la comptabilit, il n'est pas toujours ncessaire d'avoir recours un outil informatique. Toutefois, un programme comptable spcialis offrira gnralement des fonctions de contrle plus puissantes qu'un systme manuel. En ce sens, il est prfrable d'avoir recours un tel logiciel.
Comptabilit distincte ou intgre:
les bnficiaires peuvent choisir de tenir une comptabilit distincte pour le projet, ou de l'inclure dans leur propre systme comptable. Dans ce dernier cas, ils doivent disposer d'une mthode garantissant une identification aise de la comptabilit du projet. Par exemple, si le bnficiaire possde un systme d'ERP (Enterprise Resource Planning), il peut distinguer les oprations du projet au moyen de codes analytiques.
la personne dsigne pour tenir les comptes du projet doit possder les comptences requises pour ce faire. Cela est capital. En effet, la comptabilit suppose l'utilisation d'outils et techniques spcifiques. Une personne qui n'est pas familire de ceux-ci ne peut pas tenir correctement une comptabilit.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite) Les contrats de subvention exigent que la comptabilit du projet soit tenue conformment aux principes et rgles comptables en vigueur dans le pays du bnficiaire. Pour les projets grs au travers de devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes stipule que la comptabilit du projet doit tre tenue conformment aux rgles comptables du pays bnficiaire. Ces principes et rgles comptables se fondent gnralement sur une comptabilit d'exercice. Dans ce cadre, toutes les transactions ne sont pas imputes comme dpenses. Certaines transactions doivent tre portes aux comptes d'actif ou de passif du bilan. Exemples: Exemples d'actifs:
Garanties rcuprables: par exemple, une garantie MODULE 7
COMPTABILIT
locative paye au propritaire pour les bureaux du projet est impute comme actif, et non comme dpense, parce que le propritaire devra, en dfinitive, la restituer au projet.
Avances payes aux fournisseurs: il s'agit d'actifs
de construction: il s'agit d'un passif, car elle devra tre verse l'entrepreneur une fois la priode de garantie termine.
Les sommes dues des fournisseurs
de projet, parce que ces avances restent la proprit du projet jusqu' ce que le fournisseur soit en droit d'tre pay pour l'excution du contrat.
Avances verses aux bnficiaires ou bnficiaires
secondaires: il s'agit d'actifs de projet, parce que ces avances restent la proprit du projet jusqu' ce que le bnficiaire soit en droit d'tre pay pour l'excution du contrat.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: les feuilles de calcul ne sont pas une panace!
MODULE 7
Les applications de tableur ne sont toutefois pas conues pour tenir une comptabilit en partie double. Les feuilles de calcul peuvent facilement tre modifies et, ce titre, elles ne rpondent pas l'exigence que les critures comptables ne puissent pas tre modifies. Par consquent, les bnficiaires ne doivent pas utiliser de feuilles de calcul pour tenir leur comptabilit, sauf si celles-ci sont utilises en conjonction avec d'autres outils de calcul garantissant le respect des principes de la comptabilit en partie double et de l'inaltrabilit des critures. Pour les projets grs au moyen de devis-programme, la comptabilit des intrts ne pose pas de problmes particuliers, eu gard au fait que ces projets utilisent des comptes bancaires ddis. Pour les contrats de subvention en revanche, le recours de tels comptes n'est pas obligatoire, et l'Administration contractante peut verser les fonds sur le compte bancaire gnral du bnficiaire. Les bnficiaires devraient ds lors produire une analyse dtaille des intrts gnrs par le compte bancaire gnral et calculer la part chue au projet. Il leur faut conserver cette analyse en cas de contrles ultrieurs.
COMPTABILIT
Message-cl: les comptes doivent rpertorier tous les intrts gnrs par les avances.
Pour les contrats de subvention et les devis-programmes, tout intrt gnr par les avances verses par l'Administration contractante doit tre port en compte et figurer dans les rapports financiers. Cette obligation suppose d'ouvrir un compte spcifique dans la comptabilit du projet pour y consigner les intrts.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: les registres comptables doivent inclure toutes les transactions.
MODULE 7
La comptabilit doit rpertorier tous les cots du projet, qu'ils soient financs par des fonds europens ou par des fonds manant d'autres parties. Tous les cots doivent figurer dans le rapport financier.
Pour les contrats de subvention, les registres Pour les projets grs au travers de
COMPTABILIT
comptables et le rapport financier du projet doivent couvrir non seulement les activits du projet finances par des fonds europens, mais galement toute activit finance par des fonds d'autres donateurs ou par les ressources financires propres du bnficiaire (p. ex. cofinancement). La raison en est que, pour les subventions, la contribution europenne est calcule en pourcentage des dpenses ligibles totales du projet. En d'autres termes, l'Administration contractante est en droit d'auditer toutes les dpenses du projet, et pas seulement celles qu'elle a finances.
devis-programmes, le registre comptable et le rapport financier ne doivent pas seulement couvrir les activits finances par des fonds europens, mais galement celles finances par des contributions nationales ou par des bnficiaires locaux. Le systme comptable doit aussi classifier les dpenses en fonction de la source qui les a finances.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: soyez attentif aux rgles en matire de devises.
MODULE 7
Au dbut du projet, les bnficiaires doivent vrifier les exigences contractuelles afin de s'assurer: (i) de la devise utiliser dans les rapports financiers du projet; (ii) des rgles appliquer pour la conversion des devises.
COMPTABILIT
bnficiaires consignent gnralement les dpenses du projet dans la devise locale. Toutefois, le rapport financier doit tre tabli dans la devise prcise dans les conditions particulires du contrat, gnralement l'euro. Dans le rapport financier, il leur faudra donc convertir en euros les dpenses libelles en devise locale, en s'appuyant sur la moyenne des taux publis sur InforEuro au cours de la priode de rfrence du rapport. Ces taux sont disponibles l'adresse: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro (article 15, paragraphe 8, des conditions gnrales). Les pertes de change ne sont pas des cots ligibles au titre des contrats de subvention (article 14, paragraphe 6, des conditions gnrales).
devis-programmes, les rgles sont exposes l'annexe 7 du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes. Cette annexe stipule que les paiements effectus dans des devises autres que celle du devis-programme doivent tre convertis au taux appliqu par la banque au moment de la transaction.
Pour les contrats de services, si le contrat est
libell dans la devise nationale du bnficiaire, les dpenses remboursables effectues dans d'autres devises doivent tre converties au taux InforEuro du mois de la dpense. Si le contrat est libell en euros, et non dans la devise nationale du bnficiaire, les dpenses remboursables effectues dans d'autres devises doivent tre converties au taux publi sur InforEuro au premier jour ouvrable du mois au cours duquel la facture est tablie.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: utilisez un plan comptable et un systme de codification adapts.
MODULE 7
Un bon systme de codification des critures comptables permet de rdiger plus facilement les rapports financiers. Il est recommand aux bnficiaires de prter attention aux points suivants.
Classifications comptables Classification analytique par source de
COMPTABILIT
Le contrat exige toujours que les rapports financiers du projet utilisent les mmes classifications que le budget du projet. Les bnficiaires doivent concevoir le plan comptable du projet de manire rpondre cette exigence.
Distinction entre cots ligibles
financement (devis-programmes uniquement) Le guide des procdures applicables aux devis-programmes exige que les dpenses soient lies chaque source de financement et chaque activit. Les bnficiaires doivent concevoir le plan comptable du projet de manire permettre l'encodage de chaque dpense en fonction de la source de son financement.
Vrification des codes comptables
et cots inligibles Tous les types de cots ne sont pas ligibles. Pour tre ligibles, les cots de projet doivent (i) remplir tous les critres dfinis dans le contrat et (ii) ne pas tre expressment exclus dans les clauses contractuelles (p. ex. TVA et droits l'importation). Les bnficiaires doivent concevoir le plan comptable du projet de manire permettre une distinction entre cots ligibles et cots inligibles.
Pour garantir une bonne classification des comptes, mettez au point une mthode permettant de vous assurer que chaque criture est impute au compte adquat. Par exemple, faites en sorte que les critures comptables du projet soient approuves par le directeur ou responsable financier du projet.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: le budget est un outil de contrle essentiel.
MODULE 7
Objet du budget Le budget d'une action extrieure finance par l'UE est une prvision des cots lis aux objectifs et activits dfinis dans le contrat. Le budget est donc une composante essentielle de celui-ci. C'est un outil permettant de vrifier la ralisation et un volet essentiel du rapport financier. Problmes possibles Un bnficiaire qui n'tablit pas ses budgets avec soin peut rencontrer les problmes suivants:
dpassements de budget, qui seront
Principes budgtaires cls Lors de l'tablissement du budget, les bnficiaires doivent garder quelques principes cls l'esprit:
Le budget est un instrument de conformit financire.
COMPTABILIT
Dans le cadre des actions finances par l'UE, le budget convenu dans le contrat est un instrument de conformit. En d'autres termes, les montants des diffrentes rubriques et lignes budgtaires sont des plafonds de dpenses.
Le budget est un instrument de planification et
entendre que le budget n'tait pas correct et que des fonds ont t engags pour le projet alors qu'ils auraient pu tre utiliss valablement ailleurs;
problmes d'interprtation, qui peuvent
de contrle. Un budget contribue matriser les dpenses en dfinissant des orientations, rfrences, estimations et critres de cots. Il est essentiel que le budget reflte avec exactitude toutes les dpenses projetes, conformment aux activits finances par le contrat.
Le budget sera reflt dans le rapport financier.
Les dpenses effectivement consenties lors de la ralisation des objectifs et activits planifis et convenus seront prsentes dans le rapport financier et seront compares aux dpenses prvues dans le budget. Conseils de base pour tablir un bon budget Pour prparer un bon budget, suivez les conseils fournis la page suivante.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite) Conseils de base pour tablir un bon budget:
Message-cl: les budgets doivent tre tablis avec le plus grand soin.
Examinez minutieusement le lien de causalit Veillez ce que tous les lments de cots MODULE 7
entre les activits planifies et les cots projets. Commencez par recenser les activits, puis rpertoriez toutes les ressources ncessaires afin de dgager les donnes qualitatives et financires pertinentes.
Dans un mmoire annex au budget,
soient clairement dfinis et ne risquent pas de semer la confusion quant la rubrique et la ligne dont ils relvent. Assurez-vous qu'il n'existe aucun chevauchement entre les diffrentes rubriques et lignes.
Le cas chant, prcisez les quantits. Par
COMPTABILIT
transparent et complet.
Veillez ce que le budget soit raliste.
exemple, mentionnez le type et le nombre d'articles acheter (p. ex. vhicules, quipements, outils, etc.), les effectifs, le temps requis (heures, semaines, mois) et les mesures (p. ex. poids, distance, contenance, etc.) des ressources consommer.
Appuyez-vous sur des donnes de prix et de cots
S'il inclut trop d'estimations globales, il risque de ne pas constituer un bon outil de planification et de contrle et de contenir de nombreuses surestimations et sous-estimations.
Assurez-vous de bien estimer les cots et de
budgtes soient clairement dfinies. Elles doivent se fonder sur les mesures utiliser en cours dexcution.
Veillez ce que le budget suive des principes
correctement classifies en fonction des activits prvues par le contrat. Sans cela, il risque d'y avoir des dpassements dans certaines rubriques, et ceux-ci pourraient tre considrs comme des dpenses inligibles.
conformes aux politiques comptables appliques (p. ex. comptabilit d'exercice ou comptabilit de caisse).
Imputez les cots correctement (p. ex. vitez
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MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: observez les rgles en matire de modification budgtaire.
MODULE 7
COMPTABILIT
proposition d'amendement budgtaire crite l'Administration contractante. Celle-ci dcidera de rdiger ou non un avenant au contrat (les modifications budgtaires requirent en gnral un avenant au contrat).
Certains remaniements budgtaires
bnficiaire peut effectuer des rallocations (i) entre postes d'une mme rubrique principale ou (ii) entre rubriques principales, avec un plafond de 15 % du montant initial de ladite rubrique principale. Le bnficiaire peut effectuer ces modifications directement, mais est tenu d'en informer sans dlai l'Administration contractante par crit. Exceptions: les modifications des frais gnraux et de la provision pour imprvus requirent un avenant au contrat. Pour les contrats de services, l'Administration contractante peut autoriser les rallocations dans la rubrique Honoraires et entre les rubriques Honoraires et Dpenses accessoires par simple dcision administrative, pour autant que l'cart ne dpasse pas 15 %.
Pour les projets grs au travers de devis-programmes,
les rallocations entre rubriques budgtaires peuvent tre dcides par le reprsentant comptent du pays bnficiaire (sur proposition du rgisseur et du comptable). La dlgation europenne doit tre informe de ces modifications par crit, sans dlai.
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MODULE 7 - COMPTABILIT
PROBLME SPCIFIQUE: APPORTS EN NATURE Les points suivants sont importants si le budget prvoit des apports en nature.
Les apports en nature ne peuvent pas tre considrs MODULE 7
comme des dpenses de projet, ni tre financs par des fonds europens (sauf, dans le cas des contrats de subventions, pour le cot du personnel du bnficiaire affect au projet - cf. article 14, paragraphe 5, des conditions gnrales des contrats de subvention).
Tout apport en nature inclus dans le budget doit galement
Si le projet dpend dapports en nature, le bnficiaire doit: quantifier la valeur relle des apports en nature, de manire pouvoir en faire tat dans les rapports. Cette estimation doit tre documente de manire adquate. Le bnficiaire doit dtailler les articles et quantits de lapport ainsi que leur valeur relle, de sorte que les apports en nature puissent faire l'objet d'un contrle; consigner la valeur relle des apports en nature dans la comptabilit de projet, en veillant bien la sparer des dpenses de projet; faire tat de la valeur relle des apports en nature dans le rapport financier, en veillant bien la sparer des dpenses de projet.
COMPTABILIT
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MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 8
REPORTING
FINANCIER
Histoire vraie Le projet Cultiver le dsert a t ralis par un organisme public dans un pays du Moyen-Orient. Au cours d'un contrle du premier rapport financier intermdiaire du projet, la dlgation europenne a dcouvert que celui-ci avait t tabli en dollars, et non en euros comme prcis dans les conditions contractuelles. Le rapport financier s'appuyait en outre sur les classifications comptables internes du bnficiaire, au lieu de suivre les rubriques et postes utiliss dans le budget du projet. Il tait ds lors impossible de comparer le rapport financier au budget. Le contrat stipulait en outre que le projet devait tre financ 40 % par le gouvernement du pays. Or, le rapport financier intermdiaire ne mentionnait que les dpenses finances par les fonds europens, sans la moindre information sur l'affectation des fonds allous par le gouvernement. Ce qui s'est pass: la dlgation europenne a demand au bnficiaire de modifier son rapport financier et a dans l'intervalle suspendu tout paiement au projet. Il a fallu plus de six mois pour rectifier le rapport financier intermdiaire et le faire contrler par des auditeurs externes. Pendant ce temps, le projet a d tre suspendu, faute de financement europen.
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Un rapport financier final, couvrant l'ensemble de la priode de projet, est toujours exig. Dans certains cas, des rapports financiers intermdiaires sont aussi demands. Si les rapports requis ne sont pas fournis, l'Administration contractante peut dcider de mettre un terme au contrat et exiger le remboursement des montants dj verss pour lesquels il n'existe pas de rapport.
REPORTING
FINANCIER
vrifier que les fonds ont bien t utiliss conformment aux objectifs, activits et budget convenus dans le contrat;
dans le cas des rapports financiers intermdiaires,
informations dont elle a besoin pour dterminer le montant final de la contribution de l'UE au projet.
Contenu de ce module
Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Outils et modles
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Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de reporting financier pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.
REPORTING
FINANCIER
Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les points suivants: Le bnficiaire est tenu de prsenter un rapport financier. Celui-ci doit couvrir la totalit de laction, indpendamment de la part de financement de l'Administration contractante (article 2, paragraphe 1er). Le rapport final est transmis au plus tard trois mois aprs la fin de la priode de mise en uvre de laction dfinie larticle 2 des conditions particulires du contrat (article 2, paragraphe 3). 8 Ce dlai est port 6 mois lorsque le bnficiaire na pas son sige dans le pays de mise en uvre du projet.
Pour les subventions assorties d'une priode de mise en uvre de plus de 12 mois et dont le financement europen dpasse 100 000 euros, un rapport intermdiaire doit tre prsent pour chaque priode de 12 mois et avec chaque demande de paiement intermdiaire (article 2, paragraphe 3). Les rapports intermdiaires et final doivent tre rdigs conformment au modle joint en annexe VI du contrat (article 2, paragraphe 1er). Lorsqu'un rapport de vrification des dpenses produit par un auditeur externe n'est pas requis (soit pour les subventions de moins de 100 000 euros), le rapport doit s'accompagner d'une liste dtaillant chaque dpense encourue (article 2, paragraphe 1er). Les rapports financiers doivent tre rconcilis avec les registres comptables qui les sous-tendent. Il incombe au bnficiaire de rdiger et de conserver ces rconciliations (article 16, paragraphe 1er).
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Les conditions gnrales des contrats de services prcisent que: Toutes les factures des contrats prix unitaires doivent tre accompagnes d'un rapport financier jour. La structure du rapport d'avancement ou du rapport financier final doit tre la mme que celle du budget (annexe V du contrat). Ce rapport financier doit indiquer au minimum les dpenses encourues pendant la priode de rfrence, les dpenses cumules et le solde disponible (article 26, paragraphe 2). Il n'existe pas de modle standard pour les rapports financiers. Ceux-ci (rapports d'avancement et rapport final) doivent toutefois rpondre aux instructions de l'Administration contractante (article 26, paragraphe 1er).
REPORTING
FINANCIER
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Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes indique, propos du reporting financier, que: Le rgisseur et le comptable doivent rgulirement prsenter des rapports financiers. Ces rapports doivent au moins faire tat de la situation financire et comprendre une synthse des dpenses effectues au cours de la priode concerne et le solde disponible pour chaque rubrique budgtaire (cf. Rapports d'excution, section 4.3). Le rapport financier final doit tre prsent au plus tard 30 jours aprs la fin de la priode couverte par le devis-programme (cf. Rapports d'excution, section 4.3). Les demandes de rapprovisionnement doivent s'accompagner d'un mmoire des dpenses, savoir un relev des dpenses effectues au cours de la priode concerne. (pour une liste des informations joindre la demande, veillez-vous reporter Rapprovisionnements du(des) compte(s) bancaire(s) "devis-programme" ou "projet", section 4.1.2, et Documents constitutifs des mmoires des dpenses, section 4.1.3). Il n'existe pas de modle contraignant pour les rapports financiers finals. Les annexes 9 et 10 fournissent toutefois des modles de demandes de rapprovisionnement et de mmoires des dpenses. Outre le guide pratique, les bnficiaires se doivent de consulter la convention de financement, ainsi que les modalits techniques et administratives, afin de vrifier si celles-ci prvoient d'autres exigences particulires.
REPORTING
FINANCIER
Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.
Page 108
REPORTING
jour et que les rapports financiers sont tablis dans le respect des dlais fixs dans le contrat.
FINANCIER
applique dans le budget. Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le rapport financier.
Le rapport financier peut ne pas tre libell dans la bonne
classification que le budget et permet une comparaison entre dpenses effectives et budgtes.
Vrifiez la devise prcise dans le contrat. Assurez-vous que les conversions de devises suivent les
devise.
8 Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le
rapport financier.
Le rapport financier peut ne pas couvrir toutes les sources de
rgles tablies dans le contrat. Vous trouverez de plus amples dtails ce sujet dans le module 7, Comptabilit, sous Conseils de base.
Veillez ce que le rapport financier couvre toutes les
financement du projet. Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le rapport financier.
sources de financement.
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En cas daudit du projet, l'absence de rapports financiers peut conduire les auditeurs sabstenir dmettre une opinion (cest dire dclarer qu'il leur est impossible de formuler une opinion sur le rapport financier du projet). L'Administration contractante pourrait alors dcider de recouvrer les fonds verss.
REPORTING
FINANCIER
Les bnficiaires doivent veiller ce qu'il existe une piste d'audit claire entre le rapport financier, les registres comptables et les pices justificatives. Faute de quoi, les auditeurs peuvent dclarer le rapport financier inauditable. Les consquences pour le bnficiaire peuvent tre les mmes que s'il n'avait produit aucun rapport financier.
Idalement, le rapport financier doit directement correspondre aux registres comptables, compte par compte, ligne par ligne, sans ajout, regroupement, ajustement ni omission. Si ce n'est pas possible, le bnficiaire doit au moins tablir un rapprochement clair entre les deux. Cette rconciliation doit tre conserve dans la documentation de projet.
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Message-cl: les rapports financiers doivent reflter la classification applique dans le budget.
REPORTING
FINANCIER
Message-cl: les rapports financiers doivent tre rdigs dans la bonne devise.
Il est essentiel d'utiliser, dans le rapport financier, la mme devise que dans le budget convenu - gnralement l'euro. La devise utiliser est prcise dans les conditions particulires du contrat. Il s'agit de la devise dans laquelle est libelle la contribution de l'UE.
Il est capital de respecter cette exigence pour permettre la comparaison entre dpenses budgtes et effectives. Lors de la conversion, dans la devise du rapport, des dpenses effectues dans la devise locale, les bnficiaires doivent appliquer les rgles dfinies dans le contrat. Pour de plus amples informations ce sujet, veuillez vous reporter au module 7.
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Message-cl: les rapports financiers doivent couvrir toutes les sources de financement du projet.
REPORTING
FINANCIER
Message-cl: les apports en nature doivent tre bien distingus des dpenses de projet.
Les apports en nature ne peuvent pas tre financs par l'UE ( l'exception des cots lis au personnel du bnficiaire affect aux projets subventionns par l'UE). Toutefois, sils figurent dans le budget du projet, il convient d'galement les inclure dans le rapport financier.
financier, en veillant bien la distinguer des dpenses de projet. Pour de plus amples informations ce sujet, veuillez vous reporter au module 7.
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REPORTING
FINANCIER
les rapports financiers au format prsent l'annexe IV du contrat. Le modle lectronique est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/ implementation/grants/index_fr.htm
Pour les projets grs au travers de
applicable aux rapports financiers, les bnficiaires doivent au moins suivre les conseils de base fournis dans le prsent module. Notamment: Le rapport financier doit utiliser la mme classification que le budget convenu et permettre une comparaison entre dpenses effectives et budgtes. Le rapport financier doit utiliser la mme devise que le budget convenu. Le rapport financier doit couvrir toutes les sources de financement du projet.
devis-programmes, il n'existe aucun format contraignant. Reportez-vous toutefois l'exemple fourni l'annexe 10 du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (Exemple non exhaustif de documents constitutifs des mmoires des dpenses).
Les contrats de services nimposent pas de format
particulier. Toutefois, l'Administration contractante peut, au cas par cas, formuler des instructions spcifiques en la matire.
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OUTILS ET MODLES
L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
REPORTING
FINANCIER
Les bnficiaires sont encourags utiliser la liste de contrle Reporting financier. Chaque projet prsentant ses propres particularits, il appartient chaque bnficiaire de dterminer les questions de la liste applicable son projet propre.
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GLOSSAIRE
GLOSSAIRE
Pays ou tat en dehors de l'Union europenne avec lequel celle-ci a convenu un programme de coopration. Procdure sans publication pralable d'un avis de march, dans le cadre de laquelle seuls les candidats qui y ont t invits par l'Administration contractante peuvent faire offre. Le terme contrat peut se rfrer tout document conventionnel ou contractuel (engagement juridique) conclu entre l'Administration contractante et un bnficiaire, qui constitue la base juridique propre d'une action extrieure finance par l'UE. Les annexes au contrat font galement partie intgrante de celui-ci. Il existe divers types de contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE: contrats de subvention, de services, de fournitures et de travaux, conventions de financement conclues avec les gouvernements de pays bnficiaires, accords de contribution passs avec des organisations internationales et accords de dlgation conclus avec des agences nationales.
Conflit dintrts
Toute situation de nature influencer la capacit d'un candidat, soumissionnaire, contractant ou bnficiaire fournir un avis professionnel objectif et impartial, ou l'empcher, un moment quelconque, de donner la priorit aux intrts de l'Administration contractante. Toute considration lie d'ventuels contrats futurs ou conflits avec d'autres engagements, passs ou prsents, d'un candidat, soumissionnaire, contractant ou bnficiaire. Ces restrictions s'appliquent galement tout sous-traitant ou collaborateur du candidat, soumissionnaire, contractant ou bnficiaire. Autorit qui conclut avec le bnficiaire un contrat de financement europen. Selon le mode de gestion retenu (p. ex. aide centralise, dcentralise ou cogre avec des organisations internationales), l'Administration contractante sera soit la Commission europenne (CE), soit un pays partenaire, soit une organisation qui la CE a confi l'excution d'actions extrieures. Lorsque la Commission est l'Administration contractante, elle est gnralement reprsente par EuropeAid ou par une dlgation de l'Union europenne (dlgation europenne).
Administration contractante
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GLOSSAIRE (suite)
GLOSSAIRE
Exigences contractuelles
Conditions, rgles et critres dfinis dans un contrat de financement europen portant sur des actions extrieures. On entend aussi par l l'ensemble des documents rgissant l'action, le programme ou le projet auxquels il est fait rfrence dans le contrat. Ceux-ci peuvent inclure, par exemple, les bases juridiques rgissant l'instrument de financement en vertu duquel l'action est finance (accord de Cotonou, instrument europen de voisinage et de partenariat, etc.), la convention de financement et les modalits techniques et administratives signes entre l'UE et un pays bnficiaire, ainsi que les guides publis par la CE, tels le PRAG et le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes.
CE UE EuropeAid
Commission europenne. Union europenne. Direction gnrale du dveloppement et de la coopration EuropeAid, direction gnrale de la Commission europenne en charge de la ralisation des programmes d'assistance extrieure de la Commission dans le monde. Accord conclu entre l'UE et le pays bnficiaire dfinissant les objectifs et le champ d'application d'un futur programme de coopration
Convention de financement
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GLOSSAIRE (suite)
GLOSSAIRE
Terme utilis dans les professions comptables en vue de dsigner un ensemble de normes, les rgles et pratiques comptables. Exemples de principes comptables gnralement admis:
-
les normes IFRS (normes internationales d'information financire), ensemble de normes comptables publies par l'IFAC (International Federation of Accountants), destines aux entreprises prives. Les normes IFRS sont souvent utilises par des socits cotes en Bourse; les normes IPSAS (normes comptables internationales destines au secteur public), ensemble de normes comptables publies par l'IFAC (International Federation of Accountants), plus spcialement destines au secteur public. les PCGA nom du pays, ensemble de normes comptables nationales applicables aux entreprises et autres entits domicilies dans le pays mentionn (p. ex. PCGA britanniques, PCGA amricains, PCGA franais, etc.).
InforEuro
Site web de la Commission europenne o sont publis les taux de change mensuels http://ec.europa.eu/budget/inforeuro Dans les contrats de services, expert dfini comme capital dans les termes de rfrence, faisant l'objet d'une valuation dans le cadre de l'appel d'offres. Un changement d'expert principal exige un avenant au contrat. Organisation non gouvernementale. Dans les contrats de services, expert qui n'est pas dfini comme capital dans les termes de rfrence et peut tre approuv par simple dcision administrative de l'Administration contractante Indemnit journalire forfaitaire destine couvrir l'hbergement, les repas, les frais de dplacement locaux et les dpenses diverses sur le lieu d'une mission. La liste officielle de ces indemnits est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_fr.htm
Expert principal
Per diem
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GLOSSAIRE (suite)
GLOSSAIRE
PRAG
Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE. Publi par la Commission europenne, ce guide dfinit et explique les procdures de passation et d'attribution des marchs applicables aux contrats d'aide extrieure financs par l'Union europenne, au travers de son budget gnral (budget) et du Fonds europen de dveloppement (FED). Il est disponible l'adresse:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_fr.htm
Guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes financs par le Fonds europen de dveloppement (FED) et le budget gnral de lUnion europenne (budget) (approche projet). Publi par la Commission europenne, ce guide dfinit et explique les procdures applicables aux projets et aux programmes grs au moyen de devis-programmes. Il est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm L'introduction du guide prcise son champ d'application.
Bnficiaire
Bnficiaire de fonds europens destins des actions extrieures. Les bnficiaires sont des organisations et entits ayant sign un contrat de financement europen. Le bnficiaire des fonds europens est responsable de l'excution des activits prvues dans le contrat, de la gestion et de l'utilisation des fonds, ainsi que de la prsentation de rapports relatifs l'affectation de ceux-ci.
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