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TRABAJO PARA EL EXAMEN FINAL

1. Introducción

El siguiente trabajo tiene como objetivo realizar un análisis de la comunicación organizacional de ETAPA EP, ya que es una empresa que destaca tanto a nivel local como nacional, pero que tiene debilidades, las desarrollaremos y buscaremos soluciones a estas.

A continuación efectuaremos un examen minucioso y solucionaremos las diferentes falencias que encontramos dentro de la empresa y les daremos una solución.

Misión

ETAPA EP

Mejoramos la calidad de vida de las personas y contribuimos al desarrollo de

organizaciones proporcionando servicios innovadores y sustentables en sectores estratégicos para el Ecuador.

Objetivos

Garantizar eficiencia y sostenibilidad. Mejorar la satisfacción de los clientes. Mejorar el clima laboral. Diversificar los productos y servicios.

Visión telecomunicaciones

Al 2017 ser reconocidos como la empresa que proporciona las soluciones más adecuadas del Mundo Digital para mejorar la calidad de vida de las personas y facilitar

el desarrollo de las empresas en las comunidades en las que participan mediante la entrega de servicios innovadores, expertos y sustentables basados en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)

Visión Agua Potable y Saneamiento Ambiental

Al 2017 ser reconocidos como la mejor empresa en la prestación sostenible de servicio de agua potable, saneamientos y ambientales, así como la de mayor innovación e investigación en temas operativos, ambientales y de energías limpias, en la que la población deposita confianza.

ETAPA EP, empresa cuencana, cuenta ya con 40 años al servicio de la comunidad, en las áreas de servicios de telecomunicaciones, alcantarillado, agua potable y gestión ambiental, gracias al esfuerzo y voluntad de los 1.327 empleados, hombres y mujeres que han hecho que esta empresa llegue a tan alto nivel.

El sector al que pertenece esta empresa es por naturaleza pública. Se rige bajo las ordenanza y auditorias del Estado, para ésta organización lo más importante es anteponer los intereses de la ciudadanía

. ETAPA EP, en cuanto a comunicación interna, cuenta con un Departamento de Comunicación Organizacional, un Departamento de Talento Humano y uno de Relaciones Públicas, los cuales se encargan de resolver inquietudes, dudas, despachar solicitudes por calamidad doméstica, sueldos, certificados de trabajo, pasantes, difundir información, entre otros; siendo estos departamentos el vínculo entre el personal interno y la administración general de la organización.

Al momento ETAPA EP cuenta con 1.327 trabajadores, distribuidos en diferentes funciones a la carga operativa de cada departamento.

2. Situación de Partida:

Después de haber realizado un exhaustivo trabajo de investigación, entrevistas, encuestas y observación dentro de esta empresa hemos llegado a la conclusión de que existe un problema muy serio en la organización interna de ETAPA EP, dicho

problema radica en que en esta empresa existe la “Falta de reconocimiento por parte de la empresa a sus colaboradores”.

Ante este problema, nos centramos en cambiar esta dificultad ya que no existe motivación de sus colaboradores, ocasionando un bajo rendimiento laboral, además de no sentirse comprometidos con la empresa.

Nuestra propuesta es crear una frase: “Tú, eres etapa” Y también desarrollaremos varias estrategias de comunicación organizacional,

para que los colaboradores de esta empresa se sientan identificados y valorados por parte de ETAPA EP y así lograr un compromiso, motivación y un mejor clima laboral dentro de la empresa.

Luego de que hemos tenido una conversación junto con el departamento de Talento Humano encabezado por el Lcdo. Marcelo Guambaña y la Lcda. Blanca Pesántez del departamento de Relaciones Públicas, hemos sacado conclusiones y vemos la necesidad de realizar veinte encuestas a las personas de los distintos departamentos para obtener criterios más profundos de los colaboradores, quienes finalmente supieron llenar de manera transparente.

A continuación observamos los datos estadísticos de las diferentes preguntas que se realizaron en la encuesta.

Datos estadísticos de la encuesta realizada a la empresa ETAPA EP

¿Cómo percibe el ambiente en su empresa?

¿Cómo percibe el ambiente en su empresa? En el cuadro de percepción laboral tenemos que quince

En el cuadro de percepción laboral tenemos que quince personas opinan que tienen un buen ambiente; mientras que tres dicen que es malo.

Se siente reconocido por su desempeño laboral por parte de su organización.

¿Cómo percibe el ambiente en su empresa? En el cuadro de percepción laboral tenemos que quince

Aquí tenemos un equilibrio de porcentajes, los cuales diez personas dicen que sí, y los otros diez dicen que no se sienten reconocidos.

Señale las causas por la que ud. piensa que no se siente reconocido.

¿Cómo percibe el ambiente en su empresa? En el cuadro de percepción laboral tenemos que quince

Existen diversas causa por las cuales los empleados de ETAPA EP piensan que no se sienten reconocidos. La más alta es la falta de capacitación, la esperiencia que no es valorada y acumulación de trabajo.

¿Con qué frecuencia se dan charlas motivacionales, coaching, talleres dentro de la empresa?

Diecisiete empleados de ETAPA EP dicen que a veces reciben charlas motivacionales y tres de ellos

Diecisiete empleados de ETAPA EP dicen que a veces reciben charlas motivacionales y tres de ellos argumentan que no, siente éste uno de los problemas a trabajar ya que no existe un compromiso por parte de ellos hacia la empresa.

Cree ud. estar alineado tanto personal como profesionalmente con la misión, visión de la empresa ETAPA EP.

Diecisiete empleados de ETAPA EP dicen que a veces reciben charlas motivacionales y tres de ellos

Son once empleados que se sienten alineados con la misión visión de la empresa, mientras que cinco no por diversos motivos.

  • 3. Objetivo General

Crear motivación en los empleados para un mejor desempeño en la empresa a través del apoyo de profesionales en coaching.

3.1 Objetivos específicos

Crear un buen clima laboral dentro de la empresa.

Mejorar el desempeño laboral en cada uno de los colaboradores.

Aumentar el autoestima a los empleados.

Establecer un compromiso entre el empleado y la empresa.

  • 4. Estrategias:

Apalancamiento

Esta estrategia consiste en la ordenación metodológica de decisiones y recursos, encaminada a averiguar las causas implícitas o ultimas que ocasionan un determinado problema o situación que pretendemos solucionar y actuar sobre ella para obtener el objetivo deseado.

Esta estrategia será el primer paso a tomar en cuenta para la elaboración del plan estratégico, que realizaremos en ETAPA EP. En consecuencia es pertinente utilizar esta herramienta mencionada ya que permite conseguir pequeños cambios aplicando un menor esfuerzo y paulatinamente logrando cambios significativos en cada uno de los colaboradores de ETAPA EP.

Hemos visto la necesidad de aplicar esta estrategia, ya que el problema que tenemos en ETAPA EP, es la falta de reconocimiento laboral por los logros conseguidos de los empleados hacia la empresa, queremos apalancar nuestra estrategia indagando o profundizando en los sentimientos y actitudes de cada empleado, mediante encuestas realizadas a una muestra determinada de empleados de la organización.

Acompañamiento

Es importante que programemos acciones individuales y personales en las que un guía (experto objetivo) apoye el tránsito de una situación a otra, aclare las dudas e incertidumbres y en consecuencia tomemos decisiones con conocimiento de causa y mayor eficacia.

Recomendamos en esta estrategia crear motivación en los empleados a través del apoyo de profesionales en coaching.

Acercamiento

En esta estrategia destacamos la logística de la distribución para garantizar que la información se transmita en ambos sentidos y llegue a su destino en buenas condiciones y en el momento preciso.

El objetivo dentro de esta estrategia es lograr que la información llegue a cada uno de los trabajadores mediante reuniones directas entre jefes y colaboradores, detalles significativos e inesperados como mensajes de cumpleaños, santorales, etc.

Además en redes sociales con mensajes personalizados y motivacionales.

Diseñamiento

Consiste en utilizar las técnicas y métodos del diseño en intracomunicación con el objetivo de ayudar a captar la atención de los destinatarios y despertar su interés de forma que al transmitir el mensaje sea más efectivo.

Utilizaremos esta estrategia con el fin de transmitir un mensaje coherente, con identidad, sencillo, transparente y que destaque los puntos más principales a transmitir.

Ritualizamiento

Plantea la necesidad de poner en marcha rituales, actos definidos que sean capaces de visualizar y transmitir la comunicación interna por sí mismos, además proveer la participación de los colaboradores dependiendo del objetivo a conseguir en el plan estratégico.

Esta estrategia es de suma importancia, porque aquí se realizarán eventos, reuniones, charlas motivacionales, celebraciones de fechas importantes como por ejemplo el aniversario de la empresa, día del trabajador, fiestas de fin de año, entre otras, estos rituales harán más interactiva la comunicación entre jefes y empleados de la empresa.

En estos ritualizamientos se hará conocer a los empleados, la misión, visión y objetivos que persigue la empresa para que exista una mejor comunicación interna y para poder alcanzar los objetivos deseados; además se presentarán videos en donde mencionaremos frases o conceptos de que todos los trabajadores son importantes para ETAPA EP.

Nominamiento

Consiste en disponer lo necesario para conseguir que la comunicación no sea un frío intercambio de información entre colaboradores anónimos de la empresa sino que se produzca una relación empática entre los trabajadores plenamente identificados que se conozcan mutuamente.

Se recomienda dentro de esta estrategia considerar a cada empleado dentro del plan de comunicación que se desarrollarán en la empresa, tomando en cuenta los comentarios y sugerencias del personal.

Anclamiento

Consiste en la ordenación metodológica y sistemática de procesos encaminados a lograr la consolidación del cambio, previniendo cualquier intento de retornar al pasado y mejor actuar con sentido de anticipación e iniciativa.

Con esta estrategia lograremos el anclamiento de cada una de las estrategias escogidas teniendo estas un orden cronológico para lograr nuestro objetivo, este orden nos ayudará a que no exista ningún inconveniente dentro del plan estratégico, y así tener un adelantamiento y no un retroceso de los objetivos planteados.

5. Mensajes, medios y acciones de comunicación

La frase que utilizaremos dentro de ETAPA para el compromiso o motivación de cada uno de los colaboradores será:

TÚ, ERES ETAPA .

Con esta frase conseguiremos que los colaboradores se sientan identificados con la empresa y logremos que ellos se pongan la camiseta.

Apelaremos al sentimentalismo que existe en cada ser humano. Utilizaremos publicidad ATL (medios tradicionales) y publicidad BTL.

  • 5.1 Publicidad ATL

Banners Afiches Flayers Esferos Agendas Medios audiovisuales Videos institucionales

  • 5.2 Medios BTL

La Comunicación Directa, con este medio lograremos que los jefes entablen una comunicación entre los colaboradores y departamentos de la empresa, de manera interactiva. Por ejemplo realizaremos procesos a través de internet, teléfono, fax, e-mail, chat, eventos, charlas motivacionales, coaching.

Una herramienta de gran importancia en la actual gestión estratégica de comunicaciones internas son las acciones, es decir, actos u eventos donde prima fundamentalmente la interacción "cara a cara", y la palabra oral. Las realizaremos de manera grupal y en diferentes fechas. Las dividiremos de esta forma:

  • - Masivas

Nuestra propuesta es generar eventos masivos anuales en fechas especiales o de relevancia como por ejemplo aniversario de la empresa, día del trabajo, fiestas de fin de año. El objetivo será comunicarse mejor con los públicos internos, buscando mejorar la interacción personal, permitiendo así motivar colectivamente el entorno y el mensaje que se quiere transmitir.

  • - Grupales

Realizaremos mensualmente eventos pequeños, divididos en grupos de 20 a 30 personas, de los mismos departamentos para abordar temas de información correspondientes a su ámbito, aquí se aprovechará y realizaran encuentros grupales, reuniones de áreas, ya que esto generará y favorecerá enormemente la comunicación de los jefes hacia sus colaboradores, se podrá conocer opiniones, preocupaciones, anhelos, inquietudes, críticas y sugerencias. La logística de estos eventos será relativamente menor.

  • - Interpersonales

Ejecutaremos encuentros entre dos personas (jefe-empleado o viceversa) su objetivo será que los jefes escuchen y conozcan opiniones y sugerencias, esto generará un buen feed back y un mejor clima laboral.

Estos encuentros los realizaremos cada quince días con fechas y horarios planificados.

6. Recomendaciones para la evaluación del efecto de las estrategias

Nuestra recomendación es medir los grados de satisfacción o resultados de procesos de las estrategias aplicadas al problema mediante los siguientes métodos:

Encuestas a una muestra de empleados de ETAPA EP. Observación. Contratación de una consultora externa en temas de comunicación Diagnóstico del mismo departamento de comunicación interna de ETAPA EP Reunión con cada jefe de departamento

Realización del evento de aniversario de la empresa ETAPA EP

Objetivo General

Aparte de ser el aniversario de la empresa, tiene como finalidad motivar y alinear a los empleados con la misión y visión de la empresa.

Este evento se realizará con el firme objetivo de dar un reconocimiento público a los empleados y resaltar a los más destacados en las diferentes áreas.

Objetivos secundarios

Fortalecer los lazos de empatía con todo el personal. Socializar los diferentes departamentos Unión entre los mandos, altos, medios y bajos Fortalecer la imagen de ETAPA EP ante el personal interno Reafirmar el liderazgo de la empresa, en cuanto a recursos humanos.

Diseño del evento

Parque el Paraíso, vista del público, juegos tradicionales, competencias deportivas, presentaciones artísticas, reconocimiento, almuerzo general,

Naturaleza del evento es netamente informal

Se contratarán servicios de sonido profesional y animación, para que efectúen los protocolos de cada actividad programada.

  • 1. Bienvenida a los asistentes

  • 2. Palabras del alcalde

  • 3. Música

  • 4. Competencias deportivas

  • 5. Juegos tradicionales(ensacados, carretilla, etc)

  • 6. Presentación artística

  • 7. Reconocimientos de los empleados

  • 8. Almuerzo general

  • 9. Demostración artística de los empleados

    • 10. Presentación de grupo de danza

    • 11. Premiación al mejor empleado, al más carismático, al más sincero, al más antiguo, al más bravo, etc.

    • 12. Entrega de recuerdos accesorios o prendas de vestir con el logo de ETAPA EP (gorros, camisetas, esferos, jarros, etc.)

Diseño:

FALTA COMPLETAR EL DISEÑO DEL EVENTO DE ANIVERSARIO, PRESUPUESTO Y

AUSPISIANTES EMILIO TRATA DE QUE LA MAYORÍA SEAN AUSPICIANTES Y PIENSO YO QUE SOLO DEBERÍAN SER EMPLEADOS DE LA ORGANIZACIÓN …… NO CON LA FAMILIA PORQUE SE SALE DEL PRESUPUESTO Y SE SALE DEL CONCEPTO …. ES DECIR EL RECONOCIMIENTO DEBE SER SOLO PARA LOS EMPLEADOS Y NO PARA SUS FAMILIAS. SON 1300EMPLEADOS PERO HAGAMOSLE EL PRESUPUESTO PARA

1500