SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES Los subsistemas organizacionales desempean cinco funciones esenciales: de interaccin con el medio ambiente, produccin, mantenimiento,

adaptacin y administracin. Los subsistemas de interaccin con el medio se encargan de manejar las entradas y las salidas. Por el lado de las entradas los departamentos requieren de suministros y materiales, y lo hacen a travs del departamento de compras; y por el lado de las salidas ellos generan demanda y satisfacen el mercado a travs del departamento de Marketing. El Subsistema de produccin se encarga de elaborar o producir los productos y servicios de la organizacin. En ste subsistema se efecta el proceso de transformacin principal de la organizacin. Este subsistema es el departamento de produccin en una empresa de manufactura; los profesores y clases en una universidad y las actividades mdicas en un hospital. El Subsistema de mantenimiento se encarga del mantenimiento de la infraestructura de la organizacin y de atender las necesidades del personal como salario, confort y bienestar del personal en general. El subsistema de adaptacin es responsable del cambio organizacional, se encarga de analizar e investigar los problemas, oportunidades y desarrollo tecnolgico. Este subsistema es encargado de generar innovaciones y ayuda a la organizacin al cambio y adaptacin. Los departamentos de I&D e investigacin de mercado son responsables de la funcin de adaptacin. El subsistema de Administracin es el responsable de la direccin y coordinacin de los otros subsistemas de la organizacin. Este subsistema provee direccin, estrategia, metas y polticas a toda la organizacin as como tambin es responsable del desarrollo de la estructura organizacional y del establecimiento de metas dentro de cada subsistema. Un subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento slo tiene sentido como parte de un sistema ms amplio, es decir, una empresa est formada por subsistemas o reas Dado que consideran los sistemas como una estructura de eventos o actividades, la clasificacin que Katz y Kahn (1977: 49-59) hacen de los subsistemas organizacionales est basada en el tipo de actividades. As identifican cinco subsistemas dentro de la organizacin, que corresponden a la clasificacin ms general de los sistemas sociales de Talcott Parsons. Son los siguientes: Subsistemas tcnicos de produccin Subsistemas de apoyo

 Subsistemas de mantenimiento Subsistemas de adaptacin Subsistemas de administracin Subsistemas tcnicos de produccin. Tienen que ver con el proceso de transformacin o procesamiento de energa. Han constituido el centro de atencin de las teoras de la racionalizacin del trabajo (vase captulo 4) y de los principios administrativos o fayolismo (vase captulo 3). Su funcin es satisfacer los requerimientos de la tarea central de la organizacin mediante la divisin del trabajo; se deciden las especificaciones y estndares del mismo. Los subsistemas de produccin desarrollan una dinmica de eficiencia tcnica: aunque ste es un valor natural del sistema de produccin, tal hecho no garantiza la eficiencia organizacional general (Katz y Kahn, 1977: 100), pues este subsistema se encuentra en interaccin; es interdependiente de los dems subsistemas. Subsistema de mantenimiento. Estos aseguran la presencia de energa humana que permite ejecutar los papeles (Katz y Kahn, 1977: 49) organizacionales. Estn dirigidos a mantener la estabilidad y la capacidad de produccin en la organizacin (Katz y Kahn, 1977: 100), mediando entre las demandas de la tarea y las necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento. Para realizar estas funciones, los subsistemas de mantenimiento elaboran mecanismos de seleccin del personal, socializacin e indoctrinacin, recompensas e incentivos y sanciones, buscando formalizar o institucionalizar todos los aspectos de la conducta organizacional, para disminuir la variabilidad y el cambio. Como lo sealan Katz y Kahn (1977: 101) la caracterstica distintiva de la estructura de mantenimiento es como su nombre lo indica- mantener las cosas como estn y no permitir cambios, mira hacia el interior de la organizacin y hacia s misma. Este conservadurismo es fuente de frustracin para la gente en otros subsistemas, las proposiciones ocasionales de cambio organizacional que emanan de las estructuras de mantenimiento sern superficiales por naturaleza, antes planeadas para aumentar la satisfaccin con lo que se tiene que para crear alternativas ms satisfactorias... (Katz y Kahn, 1977:102). Subsistemas de apoyo. Proporcionan una fuente continua de insumos de produccin, ampliando el sistema de produccin y llevndolo al entorno para obtener materias primas y entregar producto, as como desarrollando un ambiente favorable con otros sistemas de la sociedad. La funcin de los subsistemas de apoyo (abastecimiento y ventas) es mantener intercambios transaccionales en las fronteras del sistema, as como obtener apoyo y legitimacin sociales para la organizacin. Su dinmica es la manipulacin especficamente enfocada al entorno de la organizacin. Sus mecanismos

permiten adquirir control sobre las fuentes de abastecimiento y crear una imagen para la organizacin. Subsistemas de adaptacin. Estos se relacionan con la generacin de respuestas adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Son los subsistemas que tienen que ver con el cambio organizacional, con los problemas de ajuste. La funcin adaptativa al igual que la de mantenimiento est dirigida a la supervivencia de la organizacin, aunque a diferencia de aquella est dirigida hacia fuera. Busca tener bajo control al entorno, lograr una constancia ambiental. Katz y Kahn (1977 105) aclaran que La funcin adaptativa puede moverse en ambas direcciones: luchar por lograr el control de las fuerzas externas y seguir siendo capaz de predecir su funcionamiento de este modo o buscar una modificacin interna de las estructuras organizacionales propias, para as satisfacer las necesidades de un mundo cambiante. Ambas tendencias funcionarn en la misma organizacin y a veces la aparente falta de lgica de las actividades de la misma se debe a compromisos establecidos entre esas tendencias antagnicas. La funcin del subsistema adaptativo es una de inteligencia, investigacin, desarrollo y planeamiento, generalmente localizada en unidades de asesora, y su mecanismo son las recomendaciones que como resultado de esa inteligencia hace a la gerencia. Su dinmica distintiva es la de hacer presiones para los cambios organizacionales. Su importancia se deriva del hecho de que El cambio es un elemento vital para la subsistencia del sistema, ya que en un medio de cambios rpidos, los peligros de la obsolescencia son altos. Un sistema que permanezca aislado del medio, un cierto perodo ms o menos prolongado, manteniendo una conducta uniforme, es muy probable que sea destruido por el medio (Johansen, 1982: 103). Subsistemas gerenciales o directivos. En trminos generales, estos buscan dirigir, distribuir y controlar los diferentes subsistemas y actividades de la organizacin. Es el subsistema de toma de decisiones para la organizacin en conjunto. Sus funciones son tres: resolver conflictos entre niveles jerrquicos, coordinar y dirigir los subsistemas funcionales y coordinar los requerimientos externos y los recursos y necesidades organizacionales. Su dinmica, en consecuencia, es tambin mltiple: de control, de compromiso (entre niveles jerrquicos as como entre subsistemas) de supervivencia a largo plazo y de optimizacin. Sus mecanismos son el uso de sanciones de autoridad, el arbitraje, el aumento del volumen de negocios, la agregacin de funciones, el control del ambiente absorbindose o cambindolo y la reestructuracin de

la organizacin (Katz y Kahn, 1977: 99). En la aplicacin de estos mecanismos, dicen estos autores hay que entender que: En un momento dado, una subestructura puede influir ms que otra sobre la gerencia... En general, cuando la estructura gerencial se ha visto ms influida por los subsistemas de produccin y mantenimiento que por los departamentos de desarrollo, de investigacin y de planeamiento, enfrenta los problemas aceptando la dinmica de formalizacin de su unidad de mantenimiento y el modo tecnolgico de pensar de la gente dedicada a la produccin. Katz y Kahn (1977: 109-119). Adems del subsistema gerencial, existe el subsistema que Parsons llama institucional y que tiene que ver con los problemas de las relaciones externas. Est localizado no en la gerencia sino en la junta directiva. Su funcin apunta a las relaciones con el gobierno, la comunidad y diversos sectores sociales y econmicos. Kast y Rozensweig (1979) proponen una clasificacin diferente de los subsistemas organizacionales, cinco segn ellos: estructural, administracin, tcnico, de metas y valores y psico-social. SUBSISTEMAS QUE FORMAN UNA ORGANIZACIN Una organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interacta influyndose mutuamente. Cubriendo estos aspectos, se puede decir, de forma generalizada, que los subsistemas que conforman una organizacin son los siguientes:

Subsistema psicosocial

Est compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel, dinmica de grupos y los sistemas de influencia.

Subsistema tcnico

Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos.

Subsistema administrativo

Relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control. SUBSISTEMAS DE UNA ORGANIZACIN Los subsistemas de una organizacin son: Subsistemas de metas y valores: Subsistema que la organizacin debe satisfacer en sus relaciones con el medio ambiente. Subsistema tcnico: Incluye el conocimiento requerido para desempear las tareas, y que afecta la estructura de la organizacin, as como al subsistema psico-social. Subsistema psico-social: Compuestos de individuos y grupos en interaccin. Comprende comportamiento y motivacin individuales, relacionales de "status" y "roles", dinmica de grupos, sistemas de influencia, entre otros. Subsistema estructural: Comprende la forma en que las tareas se dividen (diferenciacin) y se coordinan (integracin). Subsistema administrativo: Cubre toda la organizacin y la relaciona con el medio, estableciendo metas, formulando planes, determinando estructuras y procesos de control, es decir, es el proceso de dirigir las tareas y organizar los recursos para llegar a las metas de la organizacin. Existe diferentes enfoques sobre este subsistema, a continuacin se dar tres de ellos: Subsistema administrativo I: Subsistema de planeacin Subsistema organizacional Subsistema de direccin Susbsistema de control Subsistema Subsistema Subsistema Subsistema administrativo II: Estratgico Coordinativo (tctico) operativo

Subsistema administrativo III:

Subsistema que involucra a toda la compaa, todas sus divisiones y localizaciones. Subsistema que involucra una divisin de la firma. Subsistema que involucra la interaccin departamental dentro de la firma o divisin. Subsistema que involucra las funciones de un departamento. Subsistema que involucra una funcin dentro de la funcin de un departamento SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES Los departamentos de una organizacin actan como subsistemas y ayudan a distinguir el diseo de la organizacin, algunos ejemplos pueden ser: Enlace sobre los limites, estos manejan transacciones de entrada y salida, es decir, tienen la responsabilidad de realizar intercambios en el ambiente. Estos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios. Los departamentos que se haya en los lmites trabajan directamente con el ambiente exterior, algunos departamentos que sirven de puentes sobre los lmites pueden ser la mercadotecnia y el departamento de compras. Produccin. El subsistema de produccin manufactura el producto y los servicios de la organizacin. Este subsistema fabrica productos de gran necesidad a los clientes. Mantenimiento. Este subsistema es responsable de mantener en buen estado a la organizacin, se mencionan la limpieza, pintura, reparacin, servicio de maquinara, etc. Las actividades de mantenimiento tambin tratan de satisfacer las necesidades humanas que pueden ser la cafetera del personal, el personal de portera, etc. Adaptacin. Este es responsable del cambio organizacional. Detecta problemas, oportunidades y avances tecnolgicos en el ambiente. Es responsable de la creacin de las innovaciones y ayudar a la organizacin a cambiar y adaptarse. Un ejemplo puede ser el departamento de tecnologa e investigacin de mercados. Administracin. Este tiene a cargo la direccin y coordinacin de los dems subsistemas de la organizacin. sta proporciona direccin, estrategias, metas, polticas, etc. En general, se puede decir que dentro de los sistemas siempre est integrado por los subsistemas y todos estn interconectados para tener una relacin favorable con el ambiente externo y sobre todo con el ambiente interno de la organizacin.

Son interdependientes entre s y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las dems, es por ello que independientemente de la naturaleza del cambio que se implante en una empresa, este debe ser planeado y debe ser precedido de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema.

Dentro de la organizacin existen distintos subsistemas que se interrelacionan entre si. Ellos son:
o o o o o o o o o o o o

Subsistema de gestin Estilos de liderazgo Diseo de tareas y funciones Control Subsistema cultural Valores Comportamientos Creencias Subsistema de tecnologa Tecnologas Tcnicas Mtodos Subsistema estructural Procedimientos Reglas Relaciones Subsistema estratgico o Misin o Visin o Polticas

Al entender que dentro de la organizacin existen estos subsistemas interrelacionados entre si, se llega a comprender que la organizacin es compleja y requiere de la bsqueda de problemas que se dan entre las relaciones que surgen entre estos subsistemas.

Los subsistemas de la empresa. Un subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento slo tiene sentido como parte de un sistema ms amplio, es decir, una empresa est formada por subsistemas o reas:

1- Subsistema de abastecimiento: debe encargarse de las siguientes cuestiones: a) Previsin de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa. b) Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, eleccin de las ms adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y cualidad. c) Recepcin de los materiales, inspeccin de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones. d) almacenaje y gestin de almacn. e) Suministrar los materiales a las diferentes secciones: el subsistema de aprovisionamiento se encarga de obtener los materiales y los servicios en el exterior de la empresa. Funciona de manera efectiva siempre y cuando los materiales que se emplean en el proceso productivo estn disponibles en el momento y lugar adecuados: 1-Una insuficiencia en el suministro de materias primas supone interrupciones en el proceso productivo, incapacidad para responder a la demanda, prdida de ventas y prdidas econmicas. Exceso de suministros supone un volumen de recursos financiero importante para pagar a los proveedores y soportar los costes derivados de la gestin. 2- Subsistema de produccin. El proceso de produccin transforma las materias primas en productos acabados, mediante la aplicacin de una tecnologa. Algunos de los asuntos por los que se debe decidir son: -tipo de proceso productivo a emplear, es decir, que tecnologa debe utilizar la empresa. -La mejor forma de utilizar el trabajo -Cual es el nivel de calidad que se pretende conseguir. Existen dos tipos de produccin empresarial segn si el resultado final del proceso productivo es un bien o un servicio. Bien, por ejemplo un vehculo, servicio, un banco. En cualquier caso la calidad y la cantidad del producto obtenido dependen de: -n y calificacin de los trabajadores. -Tecnologa y efectividad con que se combinan unos y otros. Tecnologa es un factor primordial en el proceso productivo. El avance tecnolgico permite incrementar la produccin por encima de los costes, elaborar artculos con un grado de calidad cada vez mayor y ofrecer nuevos bienes y servicios. En nuestros das se est desarrollando una gran revolucin tecnolgica que afecta a todos los mbitos de la empresa ligada al museo de la informtica y de la telemtica. Subsistema de comercializacin. En un contexto de competencia entre diversas empresas, el consumidor goza de libertad para elegir un bien determinado entre todos los que se ofrecen en el mercado. Este subsistema se encarga de que los nuevos productos sean

conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su distribucin, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea. Actividades ligadas a la comercializacin: -Estudio de necesidades o gustos del consumidor -Diseo de los productos que puedan satisfacerles. -Definicin de medidas sobre produccin en cuanta calidad y cantidad. -Formulacin del precio adecuado. -Publicidad. -Sistemas de distribuciones del producto, tipo de venta: por correspondencia, en establecimientos, a domicilio. El comprador valora el grado de adaptacin del bien a sus necesidades o a sus gustos y compara con los que le ofrecen otras empresas de la competencia, por ello, un diseo adecuado, la calidad del producto y el precio son fundamentales, sin embargo, todo ello no garantiza el xito en el mercado al menos a corto plazo. Si el producto es nuevo el consumidor tendr que reconocer su existencia, por lo que puede confeccionarse una campaa publicitaria, que puede favorecer las ventas. Adems es necesario que el producto est a su alcance lo que supone que se encuentre en el lugar y momento adecuado, por ello habr que planificar la forma de distribucin. La comercializacin influye de forma importante en los dems subsistemas que forman la empresa: el tipo y la cantidad de los materiales necesarios influyen en el aprovisionamiento. Pero las estrategias de comercializacin pueden ser tan agresivas que acaban por condicionar el comportamiento del consumidor, con lo que ste se vea privado a escoger. Sin embargo la palabra final corresponde al comprador que es el que decide si el producto que se le ofrece satisface sus deseos. Subsistema financiero Se encarga de las actividades relacionadas con la obtencin de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. De ello se ocupa el departamento de finanzas. Estos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, prstamos, El objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad. Subsistema de recursos humanos La actividad de la empresa depende fundamentalmente de las personas que trabajan en ella, desde los que dirigen hasta los trabajadores de produccin, as la responsabilidad de la toma de decisiones corresponde a las personas. Pueden establecerse 3 grupos segn su participacin en la realidad de la empresa: -trabajadores: obtienen a cambio de la aportacin de su trabajo un salario. -Directivos: asumen la responsabilidad de la gestin y de la administracin. -propietarios: en las empresas pequeas coincide con los directivos.

El xito con el funcionamiento de la empresa depende por tanto del elemento humano que lo integra. El subsistema de recursos humanos lleva a cabo diversas funciones: -Organizacin del personal -Seleccin -Administracin de recursos humanos. -Formacin -Control. -Relacin con los representantes de los trabajadores. Decide el nmero y la formacin de sus integrantes lo que tendr una importancia fundamental en la cantidad y en la calidad del producto que se lleva al mercado. Las necesidades del personal de las empresas son variables por varios motivos: -preferencias de los consumidores. -La competencia. -El cambio tcnico. Resulta extremadamente importante que la empresa organice los recursos humanos de que dispone de manera idnea a sus necesidades ya que una estructura organizativa inadecuada ser una fuente constante de ineficacias e incluso de conflictos entre los miembros de la empresa lo que influir sobre su produccin. Subsistema de direccin y control. El funcionamiento de cualquier subsistema afecta al funcionamiento de la totalidad. Una empresa considerada en su conjunto no puede funcionar adecuadamente si por ejemplo no lo hacen el subsistema financiero o el de comercializacin. De hecho, el funcionamiento de cualquier de estos subsistemas puede comprometer la misma existencia de la empresa. La complejidad de la actividad de cualquier empresa a partir de una cierta dimensin y de los diferentes subsistemas que la integran ponen de relieve la necesidad de contar con una direccin que organice de forma correcta los recursos disponibles de la empresa, por este motivo el subsistema de direccin reviste una importancia esencial. La tarea de direccin est estrechamente ligada a la definicin de los objetivos que en su conjunto se propone la empresa y a aquellos que en particular debe alcanzar cada uno de los subsistemas que se produzca un funcionamiento armnico. Una vez fijados los objetivos hay que organizar de forma adecuada el personal de que dispone la empresa, de manera que cada uno ocupe el lugar acorde con sus capacidades. Ser tambin necesario definir los mecanismos para seguir da a da la marcha del conjunto y comprobar que cada persona cumple con correccin la funcin que tiene asignada y finalmente contrastar los resultados obtenidos con los objetivos definidos. Desde el subsistema de direccin se aplican los recursos con los que cuenta una empresa para que se consigan unos objetivos definidos.

La direccin lleva a cabo las siguientes tareas: -Se deciden los objetivos que se propone la empresa. -Se efectan los planes para alcanzar dichos objetivos. -Se organizan los recursos humanos y los materiales con vistas a su consecucin. -Se comprueba que cada persona cumple con su responsabilidad. -Se controla el resultado final para verificar que cumple las previsiones y en su casi tomar las decisiones adecuadas. EJEMPLO: El sistema de produccin TOYOTA Los gigantes en la manufactura Japonesa y Coreana deben su xito no a una mejor administracin, no a una labor mas barata, no a una forma de gobierno favorable a la industria y no a una industria mejor financiada, si no que deben su xito a una mejor tecnologa de manufactura y el sistema de produccin Toyota es uno de los cuales les ha dado esa ventaja competitiva en el mercado mundial. El sistema de produccin Toyota, es un revolucionario sistema adoptado por las compaas Japonesas despus de la crisis petrolera de 1973, la compaa Toyota lo empez a utilizar a principios de los aos 50s y el propsito principal de este sistema es eliminar todos los elementos innecesarios en el rea de produccin (que incluye desde el departamento de compras de materias primas, hasta el de servicio al cliente, pasando por recursos humanos, finanzas, etc.) y es utilizado para alcanzar reducciones de costos nunca imaginados y cumpliendo con las necesidades de los clientes a los costos mas bajos posibles. Para lograr los objetivos anteriores el sistema debe cumplir con las metas de tres subsistemas, los cuales son : 1.- Control de Calidad, que disea y desarrolla un sistema que se adapte a las fluctuaciones de la demanda diaria o mensual en trminos de la cantidad y variedad de productos. 2.- Aseguramiento de la calidad, este componente asegura que cada proceso podr nicamente fabricar artculos buenos (de calidad) para los procesos siguientes. el manufacturero de clase mundial busca principalmente tcnicas de prevencin y la solucin de problemas es responsabilidad de todo

el mundo, desde el empleado que acaba de ingresar a la compaa hasta el director general. 3.- Respeto por el personal, que necesita ser capacitado y entrenado, durante el tiempo que el sistema utilice personas para alcanzar los objetivos, las personas constituyen el activo mas importante de toda la compaa. Los empleados son capacitados para desempear un mayor numero de operaciones y son capaces de tomar diferentes y mayores responsabilidades y se les paga basndose en la flexibilidad individual, la participacin del empleado, el conocimiento, las habilidades, la capacidad de resolver problemas y por la disposicin para trabajar en equipos.