DICCIONARIO DE DATOS QU ES UN DICCIONARIO DE DATOS? Definicin: Un diccionario de datos es un catlogo, un depsito, de los elementos en un sistema.

Como su nombre lo sugiere, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que estn estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organizacin. En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos en todo el sistema. Los elementos ms importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario guarda los detalles y descripciones de todos estos elementos. Si los analistas desean conocer cuntos caracteres abarca un determinado dato o qu otros nombres recibe en distintas partes del sistema, o dnde se utiliza, encontrarn las respuestas en un diccionario de datos desarrollado en forma apropiada. El diccionario se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se ver ms adelante, tambin se emplea su contenido durante el diseo de sistemas. (En lo que toca al anlisis de flujo de datos slo son necesarios los detalles de flujo de datos. Pero despus son necesarios detalles como la longitud de los datos, el volumen de transacciones y la secuencia en que se emplean. Es aconsejable capturar todas estas particularidades al mismo tiempo que se lleva a cabo la investigacin detallada. Todos los detalles son validados al mismo tiempo que se verifica la informacin sobre el flujo de datos.)

CARACTERSTICAS DEL DICCIONARIO DE DATOS En muchas aplicaciones de sistemas de informacin, el volumen de datos es esencial (ms de lo que un analista puede seguir de cerca con facilidad). Cuando trabajan sobre un sistema varios equipos de analistas, la tarea de coordinar las definiciones de los datos se vuelve ms compleja. Los individuos dependen de las definiciones establecidas por otros y de sus propias suposiciones con respecto a las especificaciones de los datos. Debido a esto, a menos que todos se renan casi todos los das (lo que ocurre muy rara vez), es virtualmente imposible tener una coordinacin aceptable de datos. Los diccionarios de datos son un componente importante del anlisis estructurado ya que por s solos los diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigacin. El diccionario de datos proporciona ms informacin relacionada con el sistema. Esta seccin estudia lo que es un diccionario de datos, por qu es necesario en el anlisis de flujo de datos y cmo desarrollarlo. Para describir los diccionarios de datos se utilizar el ejemplo del sistema de contabilidad.

IMPORTANCIA DEL DICCIONARIO Los analistas utilizan los diccionarios de datos por cinco razones importantes: 1. Para manejar los detalles en sistemas grandes. 2. Para comunicar un significado comn para todos los elementos del sistema. 3. Para documentar las caractersticas del sistema.

4. Para facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las caractersticas y determinar dnde efectuar cambios en el sistema. 5. Localizar errores y omisiones en el sistema. En lo que resta de esta seccin se discute con gran detalle cada una de las anteriores razones.

Manejo de detalles Los sistemas grandes tienen enormes volmenes de datos que fluyen por ellos en forma de documentos, reportes e incluso plticas (aun en los sistemas pequeos se observan grandes cantidades de datos). De manera similar, se llevan a cabo muchas actividades que utilizan los datos existentes o que generan nuevos detalles. Recurdese, como se mencion en la historia al inicio de este captulo, que Lodos los sistemas experimentan cambios continuos y manejar de manera completa todos los detalles es un desafi. Con franqueza, es imposible que los analistas recuerden todo. Los que tratan de hacerlo cometen de manera invariable equivocaciones u olvidan elementos importantes. Los mejores analistas no intentan recordarlo todo, en lugar de hacerlo registran toda la informacin. Algunos lo hacen sobre hojas de papel y otros quiz sobre tarjetas indexadas. Muchos emplean para tal fin un procesador de palabras y una computadora personal por supuesto. Los analistas mejor organizados y ms eficaces utilizan diccionarios de datos automatizados diseados de manera especfica para el anlisis y diseo de sistemas. En este captulo se muestra la forma en que operan este tipo de diccionarios.

Comunicacin de significados Los diccionarios de datos proporcionan asistencia para asegurar significados comunes para los elementos y actividades del sistema. Si se examina una muestra de diagramas de flujo de datos para el procesamiento de pedidos, es probable que se tengan pocas dificultades para comprender qu datos representan a la factura y al cheque. Los dos son trminos comunes en el mundo de los negocios y muchas personas conocen su significado. Pero, lo que una persona entiende significa lo mismo para otra? FACTURA significa la cantidad adeudada al proveedor?, el monto incluye el impuesto y los gastos de envo?, cmo se identifica una factura entre varias? Obtener respuestas para estas preguntas o verificar las suposiciones hechas con respecto a lo que significan las respuestas ayudar a aclarar y definir los requerimientos del sistema al describir de manera ms completa los datos utilizados y generados por l. Los diccionarios de datos registran detalles adicionales relacionados con el flujo de datos en el sistema de tal forma que todas las personas participantes puedan localizar con rapidez la descripcin de flujos de datos, almacenes de datos o procesos.

Documentacin de las caractersticas del sistema Documentar las caractersticas de un sistema es la tercera razn para utilizar los sistemas de diccionario de datos. Las caractersticas incluyen partes o componentes as como los aspectos que los distinguen. Claro est que adems se desea conocer informacin relacionada con los procesos y almacenes de datos. Pero tambin es necesario saber bajo qu circunstancias se lleva a cabo cada proceso y con cunta frecuencia ocurren

stas, Tener la descripcin formal de las caractersticas del sistema produce una comprensin ms completa de ste. Una vez que las caractersticas estn articuladas y registradas, todos los participantes en el proyecto tendrn una fuente comn de informacin con respecto al sistema.

Facilidad de anlisis La cuarta razn para hacer uso de los diccionarios de datos es determinar si son necesarias nuevas caractersticas o si estn en orden los cambios de cualquier tipo. Supngase que un analista trabaja con una universidad que est considerando permitir a sus estudiantes que se inscriban en los cursos por medio de una llamada telefnica al sistema en lnea de inscripciones. Qu preguntas debe formular el analista y qu informacin deseara tener disponible para examinarla? En cualquier situacin, incluida la de este ejemplo, los analistas de sistemas abordan las siguientes caractersticas del sistema: Naturaleza de las transacciones

Las actividades de la empresa que se llevan a cabo mientras se emplea el sistema, incluidos los datos necesarios para aceptar, autentificar y procesar cada actividad. Ejemplo: Permite el sistema el procesamiento de las transacciones de inscripcin a cursos para las que el pago se efecta por medio de una tarjeta de crdito bancaria? Qu caractersticas adicionales son necesarias para permitir la inscripcin por medio de una llamada telefnica? En qu forma

se recibirn los pagos si los estudiantes deciden no hacerlos por medio de una tarjeta de crdito? Preguntas

Solicitudes para la recuperacin o procesamiento de informacin para generar una respuesta especfica. Ejemplo: Los datos del estudiante y los que describen los cursos se encuentran en dos archivos separados que no estn ligados. Cmo se pueden poner en forma conjunta a disponibilidad de los asesores que desean ayudar a los estudiantes en la planeacin de sus programas de estudio y horarios de clase? Salida y generacin de reportes

Resultados del procesamiento hecho por el sistema que son presentados a los usuarios en una forma aceptable para ellos. Ejemplo: Cmo identificar a aquellos estudiantes que se inscribirn por telfono para generar un listado de ellos que pueda incluirse en un reporte por separado? Cmo dotar a estos estudiantes con un expediente firmado igual al que tienen ahora los que acuden a inscribirse a la universidad? Archivos y bases de datos

Detalles de las transacciones y registros maestros que son de inters para la organizacin.

Ejemplo: Qu datos deben capturarse para verificar la exactitud y autenticidad de las transacciones que se realizan por va telefnica?

Capacidad del sistema Habilidad del sistema para aceptar, procesar y almacenar transacciones y datos. Ejemplo: Cuntos estudiantes se pueden registrar al mismo tiempo por va telefnica? Cul es el nmero actual y esperado de estudiantes que pueden inscribirse en una hora?

Localizacin de errores y omisiones Tener informacin en un diccionario relacionada con las caractersticas del sistema (transacciones, consultas, datos y capacidad) dice mucho con respecto al sistema y permite evaluarlo. Pero para esto es necesario saber que la propia informacin es completa y exacta. Por consiguiente, los diccionarios se emplean por una quinta razn: localizar errores en la descripcin del sistema. El conflicto entre descripciones de flujos de datos, procesos que nunca reciben entradas o producen salidas, almacenes de datos que nunca se actualizan etc., son indicadores de un anlisis incorrecto o incompleto; se debe corregir esta situacin antes de determinar los cambios que sean necesarios. Los sistemas automatizados de diccionarios de datos tienen caractersticas que detectan estas dificultades y las presentan en un reporte. Aun en los

diccionarios manuales, el proceso de registrar la informacin revela los errores.

CONTENIDO DE UN REGISTRO DEL DICCIONARIO Todas las partes de un sistema de informacin dependen de los datos. El diccionario contiene dos tipos de descripciones para flujo de datos dentro del sistema:

Elementos dato: son los bloques bsicos para todos los dems datos del sistema. Por s mismo no conllevan suficiente significado para ningn usuario.

Estructuras de datos: es un grupo de datos elementales que estn relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema.

Descripcin de los elementos dato Cada entrada en el diccionario de datos consiste de un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos por el sistema. Cada uno esta identificado con un nombre, descripcin, alias y longitud, junto con el intervalo de valores especficos para el dato permitidos por el sistema bajo estudio. Nombre de los datos: Para distinguir un dato del otro, los analistas les asignan nombres que sean significativos. Los nombres se emplean para hacer referencia a cada elemento durante todo el proceso de desarrollo de sistemas.

Descripcin de los datos: La descripcin de un dato describe de manera breve lo que este representa en el sistema. Las descripciones de los datos deben escribirse con la suposicin de que la persona que las leer no sabe nada con respecto al sistema. Alias: Con frecuencia el mismo dato recibe varios nombres, mismos que dependen e quien haga uso del dato. Estos nombres se denominan alias. Un diccionario significativo debe incluir todos los alias. Longitud: La longitud identifica el nmero de espacios necesarios para cada dato pero sin considerar la forma en que sern almacenados. Valores de los datos: En algunos procesos solo son permitidos valores muy especficos para los datos. Todos los detalles sern de utilidad a los analistas ms adelante, cuando diseen los controles del sistema.

Estructuras de Datos Descripcin de las estructuras de datos Las estructuras de datos se construyen sobre cuatro relaciones de componentes: Relacin secuencial: define los componentes que siempre se incluyen en una estructura de datos en particular; concatenacin de dos o ms datos. Relacin de seleccin: define alternativa para datos o estructuras de datos incluidas en una estructura de datos.

Relacin de iteracin: define la repeticin de un componente cero o ms veces. Relacin opcional: caso especial de la iteracin; los datos pueden estar o no incluidos, esto es, una o ninguna iteracin. Notacin: Los analistas usan smbolos especiales con la finalidad de no usar demasiada cantidad de texto para la descripcin de las relaciones entre datos y mostrar con claridad las relaciones estructurales. En algunos casos se emplean trminos diferentes para describir la misma entidad (alias) estos se representan con un signo igual (=) que vincula los datos.

RESUMEN DEL TRABAJO DE DICCIONARIO DE DATOS

En nuestros das, con el auge de las computadoras y su

influencia en

nuestro mundo, las empresas, con la ayuda de los analistas de sistemas, que ejercen un gran peso en las decisiones que se toman en la misma, ya que cuentan con varias herramientas para anlisis, diseo y desarrollo que les permiten cumplir con sus responsabilidades. Una herramienta es cualquier dispositivo que permite mejorar el desempeo de alguna tarea. Existen herramientas diseadas especialmente para el desarrollo de sistemas, este tipo de herramienta se divide en tres categoras: * Herramientas para el anlisis: Estas herramientas ayudan a documentar un sistema existente y a determinar los requerimientos de la nueva aplicacin. Estas herramientas incluyen: * Herramientas para recoleccin de datos, diagramacin, entre otras. * Herramientas para el diseo: Estas herramientas apoyan al proceso de formular las caractersticas que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades de anlisis. * Herramientas para el desarrollo: Estas herramientas ayudan a trasladar los diseos en aplicaciones funcionales.

Cuando estas herramientas se utilizan de manera apropiada, contribuyen sustancialmente a la utilidad del sistema, y deciden, de forma parcial, qu hacer con los sistemas actuales, si reemplazarlos o no. Cada uno de ellos, de acuerdo a la empresa, se rigen por una metodologa bien sea de un autor u otro. Los diccionarios de datos es la herramienta fundamental y muy utilizada para el anlisis y diseo de sistemas de informacin mediante la cual se describen los elementos de un Diagrama de Flujo de Datos (DFD). El diccionario contiene las caractersticas lgicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. Tambin identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la informacin. Los Diccionarios de Datos tienes grandes utilidades y uso a continuacin algunas de ellos: 1.- Para manejar los detalles en sistemas muy grandes, ya que tienen enormes cantidades de datos, aun en los sistemas mas chicos hay gran cantidad de datos. Los sistemas al sufrir cambios continuos, es muy difcil manejar todos los detalles. Por eso se registra la informacin, ya sea sobre hoja de papel o usando procesadores de texto. Los analistas mas organizados usan el diccionario de datos automatizados diseados especficamente para el anlisis y diseo de software.

2- Para asignarle un solo significado a cada uno de los elementos y actividades del sistema. Los diccionarios de datos proporcionan asistencia para asegurar significados comunes para los elementos y actividades del sistema y registrando detalles adicionales relacionados con el flujo de datos en el sistema, de tal manera que todo pueda localizarse con rapidez. 3- Para documentar las caractersticas del sistema, incluyendo partes o componentes as como los aspectos que los distinguen. Tambin es necesario saber bajo que circunstancias se lleva a cabo cada proceso y con que frecuencia ocurren. Produciendo una comprensin ms completa. Una vez que las caractersticas estn articuladas y registradas, todos los participantes en el proyecto tendrn una fuente comn de informacin con respecto al sistema. 4- Para facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las caractersticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema. Determina si son necesarias nuevas caractersticas o si estn en orden los cambios de cualquier tipo. Importancia del diccionario: Los analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales: Manejar los detalles en sistemas grandes Comunicar un significado comn para todos los elementos del sistema

Documentar las caractersticas del sistema Facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las caractersticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema Localizar errores y omisiones en el sistema

Contenido de un registro del diccionario de datos: El contenido de un registro son 2: Campos o elemento de datos: es el nivel ms importante de datos;

ninguna unidad ms pequea tiene significado para los analistas. Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que estn componente del Los flujos de datos, o los almacenes de datos son ejemplo de estructuras estn en

relacionados con otros y que en conjunto describen un sistema. estructuras de datos. Dicho de otra forma si las

movimiento reciben el nombre de flujos y si son estticas son almacenes de datos. Se construyen sobre cuatro relaciones de componentes; que bien pueden ser datos o estructuras de datos tambin. alguna otra: Relacin secuencial Relacin de seleccin Relacin de iteracin Relacin opcional Se pueden usar las siguientes combinaciones ya sea en forma individual o en conjuncin con

En general el Diccionario de Datos por lo descrito anteriormente es el conjunto de todos los datos de la empresa y sus caractersticas definitorias de uso y conservacin. Lo ideal es que la empresa tenga un solo diccionario. Si hay mas de uno, un mismo dato va a ser definido de formas diferentes. El objetivo del Diccionario de Datos es lograr un dispositivo nico que rena todos los datos que participan de todos los sistemas de la empresa, bajo la responsabilidad de un nico control y con un nico criterio de uso y mantenimiento.

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