1.

En el momento de efectuar el envo de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza de contenido y a las condiciones de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, documntate sobre el tema y:

* Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envos. La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales: El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daos en la mercanca. Utilice tubos triangulares, y no cilndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. Escoja el tamao del embalaje en funcin del contenido. Las cajas semivacas es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. Utilice cajas de cartn corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartn de doble capa, idneo para pesos grandes. Asegrese de que los lquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompaados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plstico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede daar otros objetos a su alrededor.

* Establece la forma correcta de embalar: Impresos; objetos pequeos, documentos de gran tamao como planos, mapas, fotografas, documentos que no pueden doblarse

ni enrollarse, objetos frgiles, lquidos y polvos secos.

Para objetos frgiles: Colocar los bienes frgiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen

las esquinas. Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frgiles, por eso sus envos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque. Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mnima de acondicionamiento de 50mm. Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. El objeto deber estar almohadillado por todos lados. No considere que basta con poner etiquetas de Frgil y Trtelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado. Slo sirven como fuente de informacin. Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones, deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchando y daando el contenido. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado, acolchando la caja despus en el fondo, lados y parte superior con relleno. Objetos Pequeos Recuerde siempre envolver los objetos pequeos en volantes adecuados. Proteja sus discos de dato, cintas de audio y video, colocando material de almohadilla suave alrededor. Documento de Gran Tamao. Utilice tubos triangulares, y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas y proyectos. Objetos Frgiles. Coloque en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. El objeto deber estar almohadillado

por todos lados. Objetos Lquidos. Asegrese de que los lquidos sean embalados en contenedores anti-goteo, acompaados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plstico. Recuerde siempre

que un embalaje defectuoso puede daar otros objetos de alrededor. Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plstico fuertes, selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartn madera. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no slidos.

2. Evala los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectan en tu empresa y:

* Describe cada uno de los procedimientos observados y seala las ventajas y desventajas que encuentras en cada uno: Correspondencia recibida Primer paso Registra y radica correspondencia, ventaja: organiza el flujo de la informacin que se tranza en la empresa. Desventaja: ninguna. Segundo paso Organiza la correspondencia por dependencias, ventajas: da mayor comodidad ala persona que distribuye la documentacin, desventajas: ninguna. Tercer paso Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos, ventaja: organizacin, flujo de la informacin, desventajas ninguna. Cuarto paso Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo, ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a s mismo que ha recibido el mensaje original, desventaja: ninguna. Correspondencia

enviada Primer paso En las diferentes dependencias de la entidad, las auxiliares administrativas

elaborarn la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas sealadas en el presente manual. A la correspondencia recibida que se est contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarn la de respuesta, con el fin de que el directivo que firma tenga mayor informacin. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que est bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras, ventajas: organizacin, le da flujo a la informacin., desventajas ninguna. Segundo paso En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el nmero de radicado, verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia, verifica direccin del sobre, clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que ser enviada por correo. Ventajas: Legalidad, organizacin, le da flujo a la informacin., desventajas ninguna.

Tercer paso Para la correspondencia que ser enviada por correo se elaborar la planilla denominada Consignacin envos con licencia de crdito, en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia, otra copia la empresa de correos la enva anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos; en la planilla se registra fecha de envo, destinatario, gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad, desventajas ninguna.

Cuarto paso En

el Centro de Documentos el auxiliar de documentacin encargado de la distribucin y despacho, al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas, revisar que la correspondencia cumpla todos los requisitos sealados en el manual de correspondencia. De igual manera, tendr cuidado de

trasladar correctamente los oficios, copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. Finalmente se formarn carpetas, segn su volumen y debidamente legajadas (no ms de 200 hojas por flder), se almacenarn y se conservarn en la estantera abajo medidas de proteccin, Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ndice de Correspondencia interna y externa Despachada, donde cada ndice contenga: destinatario, cdigo y nmero de radicacin, asunto o referencia. Cuando se enva el correo por medio de empresas especializadas en este ramo, (Adpostal) el recibo de despacho o gua se conservar en el CAD por un perodo determinado para control y seguimiento, ventajas: organizacin, flujo de la informacin, desventajas ninguna.

* Disea una propuesta que permita solucionar los puntos crticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realizan en la entidad donde laboras: No tendra propuesta porque en la Institucin de salud a la que pertenezco ya se maneja una gran cantidad de personal calificado para realizar esta labor, contamos con un profesional especializado que viene directamente del Archivo General de la Nacin, hemos comparado con otros Hospitales y nosotros estamos ms adelantados

que los dems, siempre nos hemos ganado el premio de mejor hospital en Gestin Documental, referente a las Historias Clnicas porque ya la manejamos sistematizadas y lo mismo el archivo.

3. Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de las definiciones y resaltarlas en la sopa de letras.

1. Seala que las entidades debern elaborar programas de gestin de documentos. (LA LEY DE ARCHIVOS)

2. Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones de una entidad. (UNIDADES DE CORRESPONDENCIA)

3. Uno de los requisitos de la normalizacin. (TRMITE)

4. Segn el destinatario las comunicaciones se clasifican en: (COMUNICACIONES EXTERNAS E INTERNAS)

5. Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes. (RECEPCIN)

6. Situar un documento en la empresa. (RADICAR)

7. Conforman el grupo ms voluminoso de documentos comerciales que se producen en una oficina o entidad. (COMUNICACIONES ESCRITAS)

8. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. (COMUNICACIONES OFICIALES)

9. La recepcin se fundamenta en una labor de: (INSPECCIN)

10. Al imprimrselo al documento, indica que ste es de propiedad de la empresa. (SELLO RADICADOR)

11. Anotacin de los datos ms significativos de la comunicacin en un formato para su control y trmite dentro de la entidad. (REGISTRO)

12. Documentos a los que solo se les sigue un control para sustentar su entrega a las dependencias que deben atenderlos. (RADICABLES)

13. Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trmite es diferente al de la correspondencia ordinaria. (DOCUMENTOS CONTABLES)

14. Se controla su rotacin mediante un formato que se adhiere a de la publicacin. (ROTACIN DE FOLLETOS Y REVISTAS) 15. Estos documentos no requieren de ningn control especial. (PROPAGANDA)

16. Nos permiten simplificar los procesos de elaboracin, organizar la presentacin y el manejo de las comunicaciones. (NORMAS TCNICAS)

17. Se refieren a la presentacin fsica del documento como: mrgenes, espacios y cuerpo de la comunicacin. (MODELOS Y ESTILOS)

18. Toda comunicacin debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el nombre de: (COPIAS REGLAMENTARIAS)

19. Es un compendio numrico-cronolgico de todas las copias de las comunicaciones despachadas por la entidad. (CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA)

20. .Uno aspectos que se observan en el momento de verificacin es: (ANEXOS)

21. Consiste en asignar un nmero a cada comunicacin. (NUMERACIN)

22. ltimo paso del procedimiento de despacho de documentos. (ENVI)

23. Estas comunicaciones se numeran y registran en forma independiente. (CIRCULARES)

24. Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica informacin de una organizacin. (MANUALES ADMINISTRATIVOS