Ventajas competitivas de la implantacin de un sistema de calidad

Hasta el momento el escaso nmero de pequeas empresas certificadas en base a la norma ISO 9001:2000 se ha atribuido principalmente al exceso burocrtico que supone la aplicacin de los requisitos derivados de la norma, no acordes con la estructura bsica de estas organizaciones. Conscientes de que una de las principales carencias que caracteriza a las pequeas empresas del sector es su propia gestin interna, la aplicacin de los criterios en los que se basa la norma ISO 9001:2000 se percibe como una importante herramienta de ayuda en el control y mejora interna de este tipo de organizaciones. Adems, la implantacin del sistema de calidad permite a la empresa:

Mejorar su imagen externa ante clientes y proveedores. Asegurar un adecuado control de las actividades y procesos de produccin. Identificar, planificar y hacer seguimiento de los objetivos de mejora previstos. Incentivar la participacin de todos los miembros de la empresa. Optimizar la utilizacin de los recursos disponibles. Acercar los resultados de la gestin hacia la satisfaccin del cliente.

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Estructura y elementos que componen el documento gua

Este documento se compone de tres elementos bsicos que le ayudarn a la implantacin del sistema de gestin de calidad en su organizacin:

Manual de Calidad Tipo : Documento que describe la organizacin de la empresa, la estructura funcional del sistema de calidad, los procesos de trabajo y el modo en que la organizacin se va a estructurar para cumplir con los requisitos del sistema de calidad. Procedimientos: La gua le presenta un grupo de procedimientos tipo que puede utilizar como ejemplo para el desarrollo de los suyos propios. El grupo de procedimientos que se han desarrollado son los bsicos para cumplir con los requisitos del sistema de gestin segn la norma ISO 9001. Los formatos propuestos en la gua le servirn, al igual que los procedimientos, como referencia para el desarrollo de sus propios formatos, adaptados al modo de trabajar y la disponibilidad de personas y recursos de su empresa. Todos los elementos que componen el documento gua para la implantacin del sistema de calidad en microempresas y gremios de la construccin estn disponibles en formato electrnico en el CD adjunto que acompaa este documento. Con ello, el responsable de desarrollo del sistema en la empresa podr disponer de dichos documentos para utilizarlos como ejemplo o para utilizarlos directamente y adaptarlos a sus propias necesidades.

Formatos tipo:

Archivos informticos:

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Campo de aplicacin y tipo de empresas a las que va dirigida la gua

Resultando imposible en una primera versin, conseguir un manual que abarque a la multitud de procesos y variaciones de los trabajos que se desarrollan en este sector, se ha definido un campo de aplicacin muy especfico, determinado por dos criterios: Tipo de empresas: Microempresas: Menos de 10 trabajadores y con volumen de negocios o de balance general inferior a 2 millones de euros (Criterio de la U.E.) Gremios que trabajen en la Edificacin Residencial.

Procesos: Trabajos en obra nueva y/o rehabilitacin. Subcontratados de un constructor o contratista.

Referencias utilizadas: Norma UNE-EN-ISO 9001:2000

Los trabajos relacionados con la prestacin de servicios a domicilio, obras industriales, as como los relacionados con servicios de mantenimiento de instalaciones, quedan fuera del campo de aplicacin; aun sabiendo que suponen un gran porcentaje de los trabajos desarrollados por microempresas del sector. En cualquier caso, debido al carcter horizontal, independiente de los procesos de produccin especficos de la empresa, una gran parte de las actividades de gestin propuestas en esta gua son perfectamente adaptables a cualquier tipo de pequea empresa, lo que permite y recomienda su utilizacin por aquellas no incluidas especficamente en las descritas anteriormente.

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Algunos consejos para una correcta implantacin del sistema

Esta Gua recoge una documentacin base para microempresas y gremios de la construccin que trabajan en la edificacin residencial y que realicen trabajos como subcontratados de un constructor o contratista en obra nueva y/o rehabilitacin. El objetivo de este documento es el de constituir una herramienta para facilitar la implantacin y certificacin del Sistema de Calidad en base a los requisitos de la norma ISO 9001:2000. A continuacin apuntamos algunas recomendaciones para una adecuada implantacin del sistema:

Esta Gua no debe tomarse como un documento tipo de implantacin directa en la empresa. Es necesario que lo que se propone en este documento sea adaptado a las caractersticas y particularidades de cada caso. En la mayora de los casos, para realizar una adaptacin de la documentacin y una implantacin ms eficaz del sistema en una empresa, se aconseja contar con la colaboracin de un consultor cualificado y con experiencia en empresas del sector de la construccin, y especialmente en mbitos de pequeas empresas y gremios. As mismo, hay una serie de actividades como la revisin del sistema, auditoras, calibracin, para las que, despus de su implantacin, y sobre todo en las primeras etapas de su mantenimiento, puede ser conveniente el apoyo de un consultor para su realizacin, de cara a su mejor entendimiento y desarrollo. La Gua puede presentar actividades productivas que la empresa realice de forma diferente, que no realice, o bien que lleve a cabo otras no mencionadas. En todo caso, el Manual de Calidad de la empresa debe adaptarse a los procesos reales, sin olvidar las posibilidades de mejora que pueden surgir. Algunas actividades definidas en la Gua es posible que no estn incluidas en el desarrollo normal de las actividades de su empresa, en cuyo caso debern ser implantadas, por constituir requisitos de la norma ISO 9001. Nos referimos a temas tales como, por ejemplo, las auditoras del sistema, la revisin del sistema, plan de formacin, entre otras. El desarrollo de las actividades propuesto en la Gua, est basado en un organigrama de funciones tipo. Es posible que en su empresa, cada funcin pueda ser realizada por varias personas, o bien que una persona realice varias funciones; por lo que ser preciso adaptar las funciones definidas a la estructura de la empresa. Teniendo en cuenta que el ndice de la Gua no se ha estructurado de la misma forma que la norma ISO 9001 en la que se basa; para una mejor identificacin con las actividades de la empresa, en la introduccin se presentan las correspondencias entre los dos documentos. La diferencia ms considerable es la fusin de los apartados 5 Responsabilidad de la direccin y 6 Gestin de los recursos de la norma en un nico captulo 5 Gerencia y recursos, as como la nominacin de algunos de los apartados que dan cumplimiento al captulo 7 de la norma Realizacin del producto.

Para facilitar la lectura de esta gua se ha decidido repetir prrafos en los diferentes captulos de forma que se evite continuas referencias a los mismos. De esta forma tambin se prima el concepto de proceso. Un ejemplo es el apartado 5.2 Revisin y seguimiento del sistema, comentados en otros apartados como el 7.1 Satisfaccin del cliente, y 7.3 Seguimiento y medicin de procesos.

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ndice de la documentacin del Sistema de Calidad

Con el objeto de ofrecer una visin conjunta de la documentacin que a continuacin se muestra, se presentan los ndices de los tres bloques en los que se ha estructurado:

MANUAL DE CALIDAD 0. 1. 2. 3. 4. 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 7. 7.1 7.2 7.3 7.4 Poltica de Calidad y presentacin Objetivo y alcance Normas de aplicacin Mapa de procesos Documentacin del sistema Gerencia y recursos Funciones, responsabilidades y comunicacin Revisin y seguimiento del sistema Formacin del personal Infraestructuras Ambiente de trabajo Realizacin de los trabajos Presupuesto y contrato Planificacin de los Trabajos Compras y subcontratacin Ejecucin y control de los trabajos Identificacin y trazabilidad Propiedad del cliente Preservacin del producto Control de equipos de seguimiento y medicin Mejora Satisfaccin de cliente Auditoras internas Seguimiento de los procesos Control de No Conformidades, acciones correctivas y preventivas

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RELACIN DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD P4.1 P7.2 P7.4 Control de la documentacin y registros Auditoras internas Control de preventivas no conformidades, acciones correctivas y

RELACIN DE FORMATOS ASOCIADOS F41-1 F41-2 F52-1 F53-1 F62-1 F63-1 F63-2 F64-1 F68-1 F68-2 F71-1 F71-2 F73-1 F74-1 Relacin de documentos en vigor Registros del Sistema de Gestin de Calidad Acta de Revisin y Seguimiento del Sistema por Direccin Ficha individual de formacin Plan de Trabajo Relacin de proveedores y subcontratistas aprobados Relacin de pedidos y subcontrataciones realizadas Informes de seguimiento de obra Inventario de equipos Ficha de equipo Encuesta satisfaccin del cliente Evaluacin de encuestas de satisfaccin del cliente Listado de indicadores Informe de no conformidad, acciones correctivas y preventivas

OTROS FORMATOS- EJEMPLO Presupuesto Etiqueta de equipo fuera de uso Programa de puntos de inspeccin

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Observaciones: El formato F41-1 propuesto constituye el registro de control de toda la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad. El formato F41-2 incluido realmente es el registro que cumple con los requisitos de archivo del sistema de registros.

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