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Universidad de Sonora Maestra en Administracin

Sistemas de Informacin Administrativa Presenta: ISC. Mayd Gastlum Garibaldi

Hermosillo, Son a 15 Septiembre de 2005

Sistemas de Informacin Administrativa

Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e informacin y para proveer un mecanismo de realimentacin en pro del cumplimiento de un objetivo.
Entrada Proceso Salida

Existen varios tipos de sistemas de informacin para las empresas: Sistemas de Informacin Administrativa Sistemas de Procesamiento de Transacciones Sistemas de apoyo para la toma de decisiones Inteligencia Artificial y Sistemas Expertos

Sistemas de Informacin Administrativa

Qu es un sistema de Informacin Administrativa? (MIS, Management Information System) En conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar informacin rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

SIA
El propsito principal de un SIA es ayudar a que la organizacin logre sus objetivos al proporcionar a los gerentes conocimientos de las operaciones habituales de la organizacin con el fin de que puedan controlar, organizar y planear con mas efectividad y eficiencia

SIA
El inters particular de un SIA es la eficiencia operativa. Mercadotecnia, produccin, finanzas y otras reas funcionales se apoyan en sistemas de informacin administrativa y se vinculan entre s por medio de una base de datos comn. Los sistemas de informacin administrativa suelen producir informes estndar generados con base en datos e informacin procedentes del sistema de procesamiento de transacciones.

Un SIA produce informacin sobre: El esquema de prestacin de servicios. Por ejemplo: que tipo de servicios presta, quien los presta, que cantidad de servicios presta. Recursos que se requieren y que se utilizan. Por ejemplo: distribucin del personal, cantidad de personal. El apoyo para el control a los administradores. Por ejemplo: como se hizo la seleccin de personal, como se hizo la adquisicin de recursos.

Datos para informes de la organizacin. Por ejemplo: informacin para el Seguro Social, informacin sobre la demanda de atencin en salud en las IPS, informacin sobre la cantidad de suturas utilizadas por ao y por procedimiento. Resultados de los programas o de los servicios que se prestan. Por ejemplo: Cubrimiento de la poblacin con vacuna de hepatitis B, funcionamiento del programa de tuberculosis, utilizacin de los recursos disponibles para el desarrollo de los programas.

Aspectos que debe cubrir un SIA El SIA, tiene que ser coherente con las funciones, prestacin de servicios, desarrollo de personal, contabilidad, recursos materiales, fuentes de financiacin de la organizacin; en igual forma que para la toma de decisiones se requiere informacin sobre las polticas, metas, propsitos, estrategias y programas que lleva a cabo la institucin

Aspectos que debe cubrir un SIA


Las necesidades de informacin varan con los niveles de la actividad administrativa de la organizacin , por lo tanto los sistemas de informacin se deben disear de tal manera que proporcionen diferentes tipos de informacin para diversos niveles.

En este sentido es necesario identificar tres niveles administrativos en las organizaciones de servicios: Nivel Directivo: determinacin de metas, definicin de polticas y objetivos, identificacin de programas y actividades. Por ejemplo: polticas con relacin a contratacin de personal, polticas con relacin a adquisicin de equipos y materiales, poblacin beneficiaria de los servicios que presta la organizacin. En este nivel se requiere mayor informacin externa, menor precisin y alto nivel de sntesis.

Aspectos que debe cubrir un SIA


Nivel Intermedio: adquisicin y asignacin de recursos, identificacin de nuevos servicios, requerimientos de personal, anlisis de presupuesto. Por ejemplo: esquema de distribucin de personal y planeacin de presupuesto anual. En este nivel se requiere informacin ms exacta, precisa, actualizada y repetitiva. Nivel operativo o de control : realizacin de tareas especficas de manera efectiva y eficiente, aceptacin o rechazo de clientes, calidad del servicio que se presta, ejecucin presupuestal. Por ejemplo: seleccin de nuevos clientes, relacin de programas de capacitacin y entrenamiento. En este nivel se requiere informacin mucho mas detallada, datos especficos, exactos, frecuentes y actualizados para que los administradores evalen la respuesta inmediata que se necesita para efectuar cambios a corto plazo en operaciones diarias.

Componentes Operativos de un SIA


Un SIA debe incluir componentes fsicos como computadoras, programas de computacin, archivo; procedimientos operativos y personal; medidas de procesamiento y documentos que se utilizan para la captacin y produccin de datos e informes que demuestran el rendimiento de un sistema de informacin. En relacin con los componentes fsicos, es necesario tener en cuenta que no siempre se requiere o se cuenta con computadoras y en este caso se puede utilizar una mquina de escribir, escritura manual, archivadores, bibliotecas, estantes, con el mismo propsito. En relacin con los procedimientos operativos, se requiere de manuales y folletos de instruccin tales como: instrucciones al usuario, instrucciones para la preparacin de entrada e instrucciones operativas para el personal que maneja la informacin.

Componentes Operativos de un SIA


El personal de operacin incluye operadores de computadoras y analistas de sistemas, si el sistema es computarizado; adems personal de captacin de informacin y administracin del sistema de informacin. El procesamiento de la informacin se efecta de acuerdo a la actividad a que hace referencia. Por ejemplo: Para la prestacin de servicios se requiere de un documento que especifique la orden de prestacin de servicio, el registro de la ejecucin y el informe del mismo. Estos documentos se denominan de transaccin. Para la creacin de archivos histricos, se requiere de un archivo principal en el cual se conservan los datos acumulados y actualizados, a fin de reflejar la informacin actual.

Para la produccin de informes regulares o especiales, se requiere de un diseo previo, que permita dar respuesta rpida a interrogantes y solicitudes de informacin programada o especial.

Establecer un SI en una Organizacin de Servicios


La estructura del sistema de informacin en la organizacin de servicios, se puede disear teniendo en cuenta dos enfoques: uno el jerrquico, con un procesamiento de datos centralizado o descentralizado y otro con un sistema dirigido con un procesamiento integrado o distribuido. Enfoque jerrquico est caracterizado por las relaciones entre el superior y el subordinado las cuales canalizan el flujo y procesamiento de la informacin: hacia arriba y hacia abajo. Cada nivel jerrquico captura y procesa informacin y plantea soluciones para el nivel superior e inferior, de manera que los reportes de informacin aumentan el nivel de jerarqua en la instancia administrativa. La esencia del enfoque jerrquico radica en que el procesamiento y las bases de datos se integran por intereses especializados, funciones, departamentos, divisiones y se controlan mediante la unidad a la que se proporciona informacin.

Establecer un SI en una Organizacin de Servicios


El procesamiento de la informacin puede ser centralizado o descentralizado. En el primer caso la base de datos se procesa mediante una unidad comn y en el segundo cada departamento o seccin realiza el control sobre sus propias actividades de procesamiento. El enfoque dirigido o de sistemas es aquel en donde existe un base amplia de informacin sobre una base dirigida a usuarios externos e internos, para observacin, reaccin y toma de decisiones. Existen dos enfoques generales de sistemas: el integrado y el distribuido. El primero canaliza toda la informacin de la organizacin a una base de datos comn y sirve a todos los departamentos de la organizacin. El segundo utiliza un grupo de sistemas de informacin para proveer un gran sistema con subsistemas relativamente independientes que se pueden comunicar entre si.

Normas para el Desarrollo de un SIA


En el diseo de sistemas de informacin es necesario identificar varios principios a seguir en el desarrollo efectivo de los sistemas de informacin de servicios. Uno de estos principios es que el sistema de informacin no es gratuito, la administracin implica grandes recursos. Otro es el costo beneficio entre tener la informacin suficiente para tomar slidas decisiones sobre planeacin y control y el costo para desarrollar y conservar el sistema de informacin. Por ejemplo cuando una organizacin ampla su sistema de informacin vale la pena preguntar si los beneficios a obtener corresponden a la inversin efectuada. Y el tercer principio hace referencia a la procedencia de la informacin que puede ser de un sistema formal o de uno informal.

Normas para el Desarrollo de un SIA


Entre las normas a tener en cuenta se mencionan las siguientes: El nmero de pasos en la captacin de datos debe ser mnimo. Los datos de todos los subsistemas deben ser compatibles. El ritmo de los informes debe ser proporcional al ritmo y procesamiento de los datos de apoyo. Los cambios e innovaciones deben hacerse teniendo en cuenta el costo-efectividad. La fuente de datos se debe recopilar solo una vez. La reproduccin de registros o informes deben estar disponibles de acuerdo con la demanda. Deben existir procedimientos de seguridad y apoyo para todos los archivos.

Normas para el Desarrollo de un SIA


En resumen el sistema de informacin administrativo solo es til, cuando existe un clima de aceptacin a nivel organizacional y haya un compromiso a nivel de todos los estamentos para llevar a cabo su implementacin. El sistema de informacin ser efectivo, si se determinan la integracin del mantenimiento de los registros, las especificaciones para el procesamiento de datos y el formato y contenido de documentos de entrada. Por ltimo para aplicar el sistema de informacin es necesario disear un plan que minimice las inquietudes del cambio organizacional y logre el desarrollo sin retrasos ni prdida de credibilidad por parte del personal de la organizacin.

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